Technische Grundlagen

Speziallösung Personalausweisregister
Technische Grundlagen
Die Speziallösung ‚Personalausweisregister‘ enthält vor
allem eine spezielle Teilakte, in der die Dokumente archiviert werden, welche der Antragsteller für einen Personalausweis unterschreiben muss.
Die Personalausweisregister-Akte kann über folgende
Wege angelegt werden:
 Manuelles Anlegen einer Teilakte der Art ‚Personalausweisregister-Akte‘, wobei die Dokumente dann anschließend z.B. über den Schriftgut-Scanner manuell in der
Teilakte abgelegt werden.
 Automatisches Anlegen der ‚PersonalausweisregisterAkte‘ wahlweise über ‚Spooldaten-Import‘ oder ‚Schriftstück-Scanner Capture‘, wobei die „ausgedruckten“
bzw. eingescannten Dokumente automatisch dieser Akte
zugeordnet werden.
Sofern die Adressverwaltung eingesetzt wird, kann der
Personalausweisregister-Akte eine Adresse zugeordnet
werden.
Spooldaten-Import
Dieses Modul liest die „Druckdaten“ aus (insbesondere vom
sogenannten „Kontrollblatt“) und legt auf dieser Grundlage
die Personalausweisregister-Akte an.
Achtung: Wenn nur dieses Modul in Ergänzung zum Personalausweisregister verwendet wird, kann die geforderte
Archivierung nicht vollständig abgedeckt werden. Es fehlen
nämlich in diesem Fall die Dokumente mit der Unterschrift
des Antragstellers, die – genau genommen – ebenfalls archiviert werden müssen.
In diesem Fall empfiehlt sich entweder manuelles Nachscannen mit dem ‚Schriftgut-Scanner‘ oder automatisiertes
Nachscannen mit den Modulen ‚Schriftgut-Scanner Capture‘
oder ‚Schriftgut-Scanner Barcode‘.
Schriftgut-Scanner Capture
Dieses Modul liest durch Scannen vor allem die ausgedruckten und vom Antragsteller unterschriebenen Dokumente ein.
Dabei wird geprüft, ob es die Personalausweisregister-Akte
schon gibt oder nicht. Je nachdem wird diese dann noch
angelegt oder das eingescannte Dokument in der Teilakte
abgelegt.
Schriftgut-Scanner Barcode
Sofern die Möglichkeit besteht, dass das Fachverfahren auf
den Dokumenten einen Barcode aufdruckt und REGISAFE
diesen auch entsprechend interpretieren kann, kann beim
Einscannen die Zuordnung der Dokumente auf dieser Basis
zur jeweiligen Personalausweisregister-Akte erfolgen. Diese
Einlesemethode ist auf Grund der Barcode-Technologie auch
bei schlechter Druckqualität in der Lage eine einwandfreie
Zuordnung der Dokumente durchzuführen.

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