MACROS PublicSuite: MEHR ALS NUR E-AKTE: 360

MACROS PublicSuite:
MEHR ALS NUR E-AKTE: 360-GRADOPTIMIERUNG DER BÜRGERKOMMUNIKATION
AuF EinEn BlicK
Die PublicSuite auf Basis von Macros eWorkplace dient
der effizienten Bearbeitung standardisierter Prozesse in
Bundesbedörden vom Posteingang bis zum Postausgang. Durch
ihren ganzheitlichen Ansatz vom Bürger über die Sachbearbeitung
bis zurück zum Bürger unterstützt die Macros PublicSuite
Behörden bei der umsetzung der gesetzlichen Anforderungen
aus dem gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung
(E-government-gesetz, egovg).
MAcrOS PublicSuite BEDEuTET:
•
Mehrkanalfähiges Input Management, also ggf. Scanning,
Erkennung (Ocr/icr), Klassfizierung und indizierung
– Dokumente, Anträge und nachweise werden in
elektronischer oder in Papierform effizient verarbeitet
(Elektronischer Zugang zur Verwaltung (§ 2) und nachweise
(§5)).
•
Automatische und intelligente Verteilung in Einzeloder gruppenpostkörbe bzw. an bereits zuständigen
Sachbearbeiter.
•
überblick über alle Vorgänge, Sendungen, Dokumente,
Termine und Wiedervorlagen im elektronischen Postkorb.
Der Postkorb ist der Start der Sachbearbeitung und
ermöglicht mit einem Klick das Anzeigen der zur Sendung
gehörenden Dokumente, den Absprung in das Fachsystem
und den Absprung in die eAkte. Das bedeutet: 360 grad-Sicht
auf alle aktuell zum Kontext relevanten informationen und
deren Bearbeitung.
•
Elektronische Akte mit allen zu einem geschäftsvorfall,
Verfahren oder einem Bürger vorliegenden Dokumente.
MACROS PUBLICSUITE: MEHR ALS NUR eAKTE
eWorkplace den gesamtprozess vom Posteingang
bis zum Postausgang zu unterstützen. Durch
diesen “closed-loop”-Ansatz werden alle Etappen
ihrer Kommunikation mit dem Bürger und
Prozessbearbeitung optimiert (siehe Abbildung
unten links)
Die elektronischen Akten ermöglichen die
Akteneinsicht durch den Bürger (§ 6, § 8).
•
•
•
•
inPuT MAnAgEMEnT
Optimierte Abläufe durch das integrierte
Checklisten- und Workflow-Tool:
noch nicht elektronisch vorliegende Dokumente
benutzerfreundliche Erstellung von
werden mit Macros eScan oder über
checklisten und Workflows, integration der
Scandienstleister digitalisiert. im nächsten Schritt
checklisten und bearbeitungsrelevanter
müssen die wichtigsten informationen extrahiert
Dokumente in die Workflows sowie eine
werden: Die Dokumente werden klassifiziert
einfache Verwaltung über Templates (§ 9)
und indiziert. Bei einer großen Dokumentmenge
interaktive elektronische Formulare zur
können Sie hierfür auf die automatisierten Ocr/
online- oder offline-Bearbeitung (§ 13)
icr lösungen unserer Partner zurückgreifen.
Multichannel Output Management: Versenden
Der indizierclient Macros eIndex ist dagegen die
der Dokumente, Bescheide, informationen
kostengünstigere Variante zur Verschlagwortung
etc. an den Brüger auf mehreren
kleinerer Mengen eingehender Dokumente,
Ausgangskanälen: Papierform, E-Mail, SMS,
E-Mails oder Faxe. neben einer übersicht über
newsletter, Website etc. mit nur einem
gescannte bzw. eingelaufene Stapel und deren
Template je geschäftsvorfall.
Dokumente steht ein integrierter Viewer, eine
Tiefe Integration in die bestehende
Kleinbildvorschau der Seiten und eine anpassbare
Systemlandschaft: Adaptoren zu allen
indiziermaske zur Verschlagwortung zur
gängigen Archiv-/Storagesystemen, Office-
Verfügung.
und E-Mailsystemen, Fachanwendungen,
Kernsystemen etc.
•
VErTEilung AuF POSTKÖrBE
Webbasiert und standortunabhängig:
Soweit rechtlich möglich Zugriff auf die
Die digitalisierten und verschlagworteten
Akten, Dokumente, Bearbeitungsstatus und
Dokumente sollen nun an den richtigen
Templates durch mehrer öffentliche Stellen
Sachbearbeiter versendet werden. Mit Macros
und durch den Bürger (§ 8, § 9, §11)
eDistribute bestimmen die Fachbereiche, referate
oder Abteilungen eigenständig, wie, wann und nach
Wie kaum ein anderer hersteller hat es sich
welchen Kriterien die Dokumente auf Team- oder
Macros reply zur Aufgabe gemacht, mit seinen
Einzelpostkörbe automatisch verteilt werden. Der
Branchenlösungen auf Basis von Macros
Fachbereich definiert und administriert hierbei
seine Verteilregeln und -kriterien selbst. Bei
der Verteilung werden die aus den Dokumenten
extrahierten informationen genauso genutzt,
wie auch den Sachbearbeiter betreffende Daten
(Abteilung, Skill-level, Arbeits-/urlaubszeiten
etc.). Für Prozesse, die keiner manuellen
Bearbeitung bedürfen, lassen sich die Dokumente
auch vollständig automatisiert verarbeiten
(„Dunkelverarbeitung“).
SAchBEArBEiTung –
POSTKOrB unD AKTE
Macros POSTKOrB
im Macros Postkorb sieht der Sachbearbeiter
seine Eingangsdokumente, Wiedervorlagen und
Abbildung: Macros PublicSuite – Optimierung der Kommunikation mit dem Bürger im “Closed Loop”
Arbeitsaufträge gebündelt auf einen Blick. hier
fließen die informationen aus allen relevanten
Eingangskanälen und Systemen zusammen –
also auch Benachrichtigungen und Daten aus
Bestands- und Fachsystemen. Die Strukturierung
von Postkörben folgt der unternehmens- und
Prozessorganisation. Themen-, Vorgangs-,
gruppen- oder Mitarbeiterpostkörbe werden
so konfiguriert, dass die Anforderungen der
Abteilung/des referats optimal erfüllt werden. Als
Schaltstelle ist der Postkorb die Ausgangsbasis
für das weitere Vorgehen: Soll der Vorgang
genehmigt, freigegeben, abgelehnt, weitergeleitet,
bearbeitet werden? Oder reicht eine Ablage in der
Akte? um diese Entscheidung zu treffen, muss
sich der Sachbearbeiter einen gesamtüberblick
über den Vorfall, den Bürger oder allgemein über
die umfeldbedigungen verschaffen – am besten
Abbildung: Macros Postkorb zeigt übersichtlich eingehende Vorgänge, Sendungen, Dokumente und Termine
schnell und unkompliziert.
Macros eAKTE
Die Macros eAkte wurde genau dafür
konzipiert: um dem Sachbearbeiter alle für die
Vorgangsbearbeitung notwendigen informationen
an einer Stelle zur Verfügung zu stellen – aus
Eingangskanälen, bereits in der Akte vorliegenden
Daten und durch informationen aus Bestandund Fachsystemen. Der Aktenaufbau folgt der
bewährten Aktenstruktur und orientert sich
bewusst an der Papierstruktur. im Aktendeckel
werden die benötigten, übergeordneten
informationen angezeigt. gleichzeitig werden
die zur Akte gehörenden Dokumente, offenen
Vorgänge und ToDos in einer liste oder
in Kleinbildern (Thumbnails) dargestellt.
Wesentlicher Vorteil dieser Miniaturansichten:
Der Mitarbeiter muss nicht nach der benötigten
Dokumentseite suchen. Allein die visuelle Struktur
Abbildung oben: Macros eAkte mit
Kleinbildvorschau (Thumbnails;
Listenansicht siehe Deckblatt)
Abbildung rechts: Macros eViewer zur
Ansicht der Dokumente
des Dokuments verrät dem Sachbearbeiter,
welche Seite er prüfen muss. Durch farbige
die innerhalb von Macros
Markierungen weiß der Mitarbeiter sofort, welche
eWorkplace möglich ist, bietet
Seiten bereits von Kollegen geprüft wurden und
Macros reply ein weiteres
erkennt die entscheidenden Dokumente einer
instrument:
Akte. Die Bearbeitung wird lückenlos dokumentiert
Mit Macros ePrint für Text-
und in einer historie eingetragen. Die historie
& Output Management lassen sich individual-
gibt Aufschluss über den Arbeitsverlauf und
und Massenkorrespondenz automatisch oder
dient als Ausgangsbasis für die Berechnung von
manuell über verschiedenste Kanäle versenden.
Prozesslaufzeiten und Optimierungsmöglichkeiten.
Templates helfen bei der effizienten Verwaltung
OuTPuT MAnAgEMEnT
Zur weiteren Kommunuikation mit dem Bürger
kann der Sachbearbeiter direkt aus dem Postkorb
oder aus der Akte Briefe, Faxe und E-Mails
versenden. neben dieser individualkorrespondenz,
der ausgehenden Kommunikation. Flexibel
kombinierbare Text- und layoutbausteine und
die Organisation in Form von Templates machen
die Kommunikation einfach, einheitlich und
kundenorientiert. Das Ergebnis der Korrespondenz
wird in der Akte des Kunden dokumentiert
und steht dem Sachbearbeiter beim nächsten
Kundenkontakt wieder zur Verfügung.
Vorteile im überblick
• Transparenz durch Einsicht auf Akten,
Dokumente und Bearbeitunsgstatus durch den
Bürger und Zugriff verschiedener öffentlicher
elektronische Archivierung
Stelle auf diese Inhalte
• Durchgängig elektronische Prozesse ohne
Mit Macros eConnect kann Macros Reply alle
Medienbrüche durch die Optimierung des
gängigen Archiv- oder Storage-Systeme anbinden.
gesamten Kommunikationsprozesses – vom
Alle abgelegten Dokumente stehen den Benutzern
Posteingang bis zum Postausgang – anhand
über eine einheitliche Oberfläche zur Verfügung.
Rechtliche und unternehmensspezifische
einer Standardsoftware
• Mitarbeiterzufriedenheit durch die intuitive,
Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und
schnellere und durchgehend softwaregestützte
Aufbewahrungsfristen finden die notwendige
Arbeit inkl. 360-Grad-Sicht, eAkten, intelligente
Beachtung.
Verteilung und Workflows
• Schnellere Bearbeitung von Anträgen und
sonstigen Prozessen durch Bürger-Self-Service,
nutzerfreundliche Software und Unterstützung
von Workflows
• Besserer Service für den Bürger durch weniger
Anwesenheitspflichten mit Wartezeiten,
zeitgemäße elektronische Kommunikation,
Nutzung der gewohnten Medien, Einsicht in den
Bearbeitungsstatus
Als Spezialist für Dokumentenmanagement Systeme innerhalb der Reply Gruppe optimiert Macros Reply
durch innovative Software die Geschftsprozesse seiner Kunden. Unternehmensweite Informations- und
Dokumentenmanagement Systeme, Archivlsungen, Vorgangssteuerung und Postkorb-/Aktensysteme
der Macros Reply haben zahlreiche namhafte Kunden berzeugt. Das hohe fachliche, branchen- und
prozessspezifische Know-how der Macros Mitarbeiter spiegelt sich in jedem Produkt wider und ist zugleich
wertvollstes Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens. Denn in Kombination mit den konfigurierbaren
Standardprodukten und Erweiterungsmodulen bietet Macros Reply seinen Kunden genau die Lsung,
die die individuellen Geschftsprozesse przise abbildet. Die Einbindung in das Netzwerk des europaweit
agierenden IT-Dienstleisters Reply erffnet Macros Reply den Zugriff auf das Know-how von ber 4 700
IT-Experten.
Weitere Informationen finden Sie unter www.macrosreply.de und unter www.reply.de
Macros Reply GmbH
Arnulfstraße 27
80335 München
Tel.+49 89 411142-400
Fax+49 89 411142-499

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