Vernetzte Kommunikation beim Eurovision Song Contest

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PRAXIS WISSENSMANAGEMENT
Digitale Transformation
Caroline Rünger
Vernetzte Kommunikation beim
Eurovision Song Contest
Die digitale Transformation wird nicht nur die Unternehmensprozesse
nachhaltig verändern . Sie sorgt auch für einen tief greifenden kulturellen Wandel in den Unternehmen: weg von starren Hierarchien, hin zu
agilen und flexiblen Projektteams . Vernetzung und Kommunikation über
Länder- und Zeitgrenzen hinweg sind dafür absolut erfolgskritisch . Wie
das funktionieren kann, hat unter anderem der Eurovision Song Contest
(ESC) im Frühjahr gezeigt .
die für eine durchgehende Digitalisierung
der gesamten Prozesskette sorgen und so
entscheidend zur Wettbewerbsfähigkeit
in einer digitalen Welt mit Big Data und
dem Internet der Dinge beiträgt. Mit der
Transformation verbunden ist ein tiefgreifender Kulturwandel: Die traditionelle
Arbeit im Büro wird zu einem vernetzten
und ortsunabhängigen Schaffen. Projektteams sind – gerade in international tätigen Organisationen wie dem ESC – oft
räumlich und zeitlich über die ganze Welt
verteilt und müssen dennoch eng zusammenarbeiten, um erfolgreich zu sein.
Mit dieser Veränderung von Wissensarbeit wandeln sich auch Hierarchien: Statt
festgefügter Organigramme mit zugeteilten Führungsaufgaben finden in modernen Unternehmen agile und wechselnde
Projektteams zusammen, in denen führt,
wer Verantwortung übernimmt. Und
schließlich verändert sich der Umgang
mit Wissen: Statt Informationen zu verwalten, ist das transparente Teilen von
Wissen in Teams zu einem absolut erfolgskritischen Faktor geworden.
© Montage_ rasc/PIXELIO – pixelio.de
Kommunikation in Teams
sollte hierarchiefrei sein
Der ESC ist ein Event der Superlative:
Fast 200 Millionen Menschen in 40 Ländern haben die 60. Ausgabe im Mai
dieses Jahrs im Fernsehen verfolgt – ein
neuer Rekord. Mit einer Einschaltquote
von 95,5 Prozent lag Island weit vorne;
in Deutschland schaute immerhin jeder
Dritte zu. Die Organisation des Events
ist dabei eine echte Mammut-Aufgabe
mit mehr als tausend Mitarbeitern von
Rundfunk- und Konzertveranstaltern in
den 40 Teilnehmerländern in Europa
und – erstmals – auch Australien. Kommunikation ist in einem Event dieser
Größenordnung ein absoluter Erfolgsfaktor. Um den reibungslosen Austausch
der vielen Mitarbeiter zu gewährleisten,
setzten die Organisatoren auf Yammer,
wissensmanagement 6/2015
die Enterprise Social-Lösung von Microsoft. Über Yammer konnten sich die
Mitarbeiter bei der Organisation des
Events über alle Ländergrenzen und
Zeitzonen hinweg vernetzen und wichtige Informationen teilen – vom VideoStream bei den Proben über Termine für
Ankunftszeiten der Teilnehmer bis zum
ständig aktualisierten „Call-Sheet“, in
dem zu sehen ist, wann welcher Mitarbeiter wo benötigt wird.
Digitale Transformation sorgt
für einen Kulturwandel
Die digitale Transformation ist eines der
Kernthemen moderner Unternehmen,
Eine Organisation mit strengen Regeln
und starren Hierarchien verhindert Kreativität und Innovation in einer Welt
komplexer Abläufe und Prozesse. Denn
agile Projektteams funktionieren dort
nicht. Wissensarbeiter streben in erster
Linie nach interessanten Aufgaben und
befriedigenden emotionalen Beziehungen, nicht nach Führungsaufgaben oder
nach Arbeit in streng hierarchischen
Organisationen. Ein modernes Management muss solche Teams unterstützen
und fördern und dabei Kontrolle abgeben. „Es ist eine Illusion zu glauben,
dass Manager überprüfen können, dass
die Leute produktiv arbeiten, nur weil
sie sie an ihrem Computer (bzw. in ihrem Büro) sehen“, sagt Alison Maitland,
Journalistin und Gastprofessorin an der
Londoner Cass Business School. Wer
sich die Produktivität und die hohe intrinsische Motivation qualifizierter Wissensarbeiter zunutze machen möchte,
„muss neue Strukturen und neue Regeln schaffen“, stellte der amerikanische Ökonom Robert S. Kelley schon
1985 fest, als es weder das Internet
noch einen selbstverständlichen Zugang
zu modernen Kommunikationsmitteln
Digitale Transformation
gab. Konformität und strenge Hierarchien stehen im Gegensatz zu dem, was
ein Wissensarbeiter benötigt.
Globales Wissen ist heute in Sekundenschnelle abrufbar. Und es ist unproduktiv,
wenn in Unternehmen einzelne Abteilungen auf Wissen und Informationen
sitzen, die sie nicht jedem zugänglich
machen. Kommunikation innerhalb eines Unternehmens sollte nicht Hierarchien unterworfen sein, schon gar nicht im
Zeitalter der weltweiten Vernetzung. Das
Internet hat eine funktionierende Dialogkultur etabliert, die auch für Unternehmen beispielgebend sein sollte. Die Kommunikation kann auf vielen Kanälen, auf
vielen Medien funktionieren – dabei
sollte sie auf Augenhöhe stattfinden.
Yammer sorgt für eine hierarchiefreie
und vernetzte Kommunikation auf
Augenhöhe – so wie beim ESC. Auch
die Microsoft-Mitarbeiter nutzen Yammer täglich. Sie lesen die Kommentare, Anregungen, Fragen und Ideen der
Kollegen in ihren weltweiten Teams
und sehen sich dort auch – zumindest
auf den Profilfotos. So bekommt jede
mit, was die Kollegen in ihren Projekten machen und woran sie mit ihren
Teams arbeiten.
Vernetztes Arbeiten in
Gruppen und Projektteams
Es ist nun auch möglich, externe Nutzer
wie Partner, Zulieferer oder Kunden zu
Threads hinzuzufügen, so dass die interne
und externe Kommunikation mit Stakeholdern einzelner Projekte direkt und umfassend in Yammer erfolgen kann. Auch
die Benutzeroberfläche fokussiert auf
Gruppen, die im neuen Design übersichtlicher und nutzerfreundlicher dargestellt
werden. Im Newsfeed wird über jedem
Post angezeigt, zu welcher Gruppe dieser
gehört. Über die Funktion „Find Groups“
lassen sich gleich zum Start in Yammer
relevante Gruppen finden.
Aktuell wird zudem an der Integration
mit den Office 365 Groups gearbeitet.
Die Office-365-Anwendungen wie Skype
for Business und OneDrive for Business
setzen auf Office 365 Groups auf. Somit
können neue Benutzererfahrungen geschaffen werden und ist es außerdem
noch einfacher als bisher, mit Kollegen
aus einzelnen Teams in Kontakt zu tre-
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ten, Dokumente mit ihnen zu teilen und
sich direkt mit ihnen auszutauschen.
Nutzer können ohne IT-Administratoren
selbst Office-365-Gruppen anlegen. Sie
erhalten im Handumdrehen ihre nötigen
Arbeitswerkzeuge wie Dateiablagen, EMail-Verteiler, OneNote, Skype Unterhaltungen, gemeinsame Kalender und in
Zukunft auch Yammer-Diskussionen.
Berliner Unternehmen
setzen auf Yammer
Nicht nur das Team hinter dem ESC nutzt
die kommunikative Kraft von Yammer. Bei
der Agentur und Innovationsberatung
The Dark Horse in Berlin beispielsweise ist
ebenfalls Yammer im Einsatz. Die 30
gleichberechtigten Gründer schreiben ihre Innovationsprojekte auf dem Social
Network aus und organisieren anschließend die gesamte Kommunikation und
einen großen Teil des Projektmanagements über die Plattform. Die intensive
Kommunikation über Yammer funktioniert bestens: Für seine gesamte Arbeitsgestaltung ist das Unternehmen 2013 mit
dem von Xing ausgelobten New Work
Award ausgezeichnet worden.
Ebenfalls in der Bundeshauptstadt arbeitet Berlin Burger International. Mit
Yammer postet jeder aus dem fünfköpfigen Führungsteam an zentraler Stelle
seine Nachrichten an die anderen Teammitglieder. Abstimmungen über einzelne Projektschritte sind so schneller möglich als vorher – von jedem Ort aus.
Yammer dient als Teil einer unternehmensweiten Installation von Office 365
auch für den Austausch von Dokumenten, zum Beispiel Dienstplänen, die über
Yammer einfach hochgeladen und ausgetauscht werden können. Die Kommunikation über das Social Network hat
traditionelle Kanäle wie das Telefon nahezu vollständig abgelöst. Für den Inhaber des Berlin Burger International, Thimo Gladel, funktioniert Yammer zugleich
auch wie ein „Langzeitgedächtnis“: „Hat
man etwas diskutiert, scrollt man einfach runter, holt das hoch und sieht,
was besprochen wurde.“
Bisher gab es bei Problemen immer nur
einen Ansprechpartner: den Inhaber Thimo Gladel. Er musste sich ständig per Telefon, E-Mail oder SMS mit seinem Team
austauschen, um Probleme zu lösen.
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Denn trotz der klaren Wege wurden Beschlüsse immer wieder anders umgesetzt
als ausgemacht. „Oft lag es an der Kommunikation, Aufträge wurden einfach
anders verstanden“, berichtet Gladel.
„Aber eine Lösung dafür hatten wir nicht.
Wir entschieden uns, einen Versuch mit
Yammer zu wagen“, so Gladel. Die Lösung war innerhalb nur eines Tages eingerichtet. Als Teil der Cloud-Lösung Microsoft Office 365 ist ständig erreichbar
und im Abonnement zu beziehen. Zudem
ist Yammer plattformunabhängig, die
Mitarbeiter können es auf einem PC, Tablet oder Smartphone mit beliebigem Betriebssystem nutzen. „Die Einstiegkosten
sind so gering, das war einen Versuch
wert“, so Gladel. Und sen Fazit? Am
meisten begeistert ihn, dass er nicht mehr
den Verteiler machen muss: „Es ist entspannter geworden. Bei uns allen fünf.“
Fazit
Die Beispiele zeigen, dass Yammer und
Office 365 die Arbeit in agilen Unternehmen unterstützen. Firmen, die Wert
auf flache Hierarchien, verteiltes Arbeiten und vernetzte Kommunikation legen, sind mit Yammer bestens aufgestellt und damit ein Vorbild für alle
Unternehmen, die den kulturellen Wandel in der digitalen Transformation vollziehen möchten.
Die Autorin
Caroline Ruenger ist bei Microsoft
Deutschland für Modern Mail &
Enterprise Social verantwortlich. Als
Produktmanagerin für Exchange
und Yammer verfolgt sie gemeinsam mit den Microsoft-Partnern die
Vision vom Wandel der Büroarbeit,
vom vernetzten und ortsunabhängigen Arbeiten.
ruenger@
wissensmanagement.net
wissensmanagement 6/2015

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