3. Hausübung Geschäftsprozesse

Jantscher Olivier 0910364016 WS 2009/10 ICT II ‐ Geschäftsprozesse 3. Hausübung Geschäftsprozesse Möglichkeiten einer Workflow Unterstützung für den Prozess des Übersiedelns von einer Wohnung in eine andere Olivier Jantscher CO5G2 Angewandtes Wissensmanagement Fachhochschulstudiengänge Burgenland WS 09/10 ICT II ‐ Geschäftsprozesse Hausübung 3 Seite 1 Jantscher Olivier 0910364016 WS 2009/10 ICT II ‐ Geschäftsprozesse Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 2. Prozessanalyse und Workflowmanagement 3. Prozesskennzahlen 1. Einleitung Ich habe mich auf die wichtigsten Tätigkeiten beschränkt. Der Prozess ist in 4 Phasen eingeteilt. Phase 1: Vorarbeit Phase 2: Transport Phase 3: Um‐und Abmeldungen Phase 4: Abschluss Wobei im Unterschied zu meinem modellierten Prozess unter der Phase Vorarbeit auch die Kündigung der Wohnung mit reingenommen und die Beschaffung einer neuen Wohnung ebenso dazu genommen wurde. Somit ergeben sich 2 neue Rollen. Einerseits der Wohnungseigentümer (ev. Hausverwaltung) der alten Wohnung und eine Makler für die Beschaffung der neuen Wohnung. ICT II ‐ Geschäftsprozesse Hausübung 3 Seite 2 Jantscher Olivier 0910364016 WS 2009/10 ICT II ‐ Geschäftsprozesse 2. Prozessanalyse und Workflowmanagement 2.1 Vorarbeit Vor der Kündigung der alten Wohnung wird ein Makler für die Beschaffung der neuen Wohnung beauftragt. Nach Beauftragung des Maklers und Klärung der individuellen Anforderungen und Bedürfnisse bietet sich ein Workflow an. So kann der Makler mir Besichtigungstermine per Workflow zusenden, die ich gegebenenfalls bestätigen oder Ablehnen kann. Unter der Annahme, dass eine passende Wohnung dabei ist, wird der Mietvertrag aufgesetzt und unterschrieben. Nun kann die alte Wohnung gekündigt werden. Da wir diesen Prozess in der Lehrveranstaltung zu genüge besprochen haben, verzichte ich hier auf eine detaillierte Erörterung. Die ganzen Vorarbeiten der Ummeldung von Strom, Internet usw. erledigt dankenswerter Weise der Makler, Hier wird ein Workflow von mir gestartet, in dem den Makler alle zu erledigenden Arbeiten, wie vorhin beschrieben, zugeteilt werden. Ein Weiterer Workflow kann bei der Erstellung der Checklisten ausgearbeitet werden. Hierin werden alle Bekannten und Freunde reingenommen, die zumindest schon einmal übersiedelt sind. Ein weiterer Workflow bietet sich beim Vorbereiten der Übergabe der alten Wohnung an. So können einige Helfer beauftragt werden Malutensilien zu besorgen oder passendes Werkzeug (Leiter, etc.) bereitzustellen. Nach erfolgter Baureifmachung der alten Wohnung kann nun per Workflow der Übergabetermin vereinbart werden. (Wird in Phase 4 schlagend) In dieser Phase kann auch per Workflow die Bereitstellung passender Transportfahrzeuge organisiert werden. Da dankenswerter Weise ein Freund einen Kastenwagen besitzt, wird dieser per Workflow um eine Terminbestätigung zum Übersiedeln gebeten. Weitere Freunde werden per Workflow zu diesem Termin eingeladen und gebeten, Transport Utensilien (Kisten, Tragegurte, etc.) mitzubringen. ICT II ‐ Geschäftsprozesse Hausübung 3 Seite 3 Jantscher Olivier 0910364016 WS 2009/10 ICT II ‐ Geschäftsprozesse 2.2 Transport Hier tritt man nun in die heiße Phase des Übersiedelns ein. Zum bestätigten Termin laufen mehrere parallele Prozesse ab. Neben dem Abbau der Möbel, erfolgt auch das Einräumen der Besitztümer in Kisten. Dies wird vom Proszesseigner (dem Siedler) immer wieder per Check‐ und Inventurliste überprüft. Da mehrere Personen anwesend sind, kann parallel mit dem Einladen der Möbel und der Kisten begonnen werden. Hierzu macht es auch Sinn, andere Personen für die jeweiligen Tätigkeiten zu berechtigen, da der Siedler ja nicht an mehreren Orten gleichzeitig sein kann. Erfahrungsbedingt geht auch bei der besten Planung immer wieder etwas schief, so wird die Vergabe von Ad‐Hoc‐Zuweisungen sicherlich auch nötig werden. Ein Beispiel hierzu: Bei meiner vorletzten Übersiedlung hatte der Leihtransporter eine Panne. Dies hätte mehrere Ad‐Hoc‐Zuweisungen zur Folge. Einerseits muss jemand den Pannendienst beauftragen und auf diesen warten. Auf der anderen Seite muss mit der Autovermietung Kontakt aufgenommen werden und die weitere Vorgehensweise besprochen werden. In der Zwischenzeit muss eine Überbrückungslösung für den Transport gefunden werden, um nicht zu sehr in Terminbedrängnis zu kommen. So musste ein Freund sein Auto holen um zwischenzeitlich den Transport der kleineren Gegenstände zu erledigen. Während eine Person auf den Pannendienst wartete, konnten die anderen in der Zwischenzeit Möbel aufbauen und mit dem Auspacken der Kisten beginnen. ICT II ‐ Geschäftsprozesse Hausübung 3 Seite 4 Jantscher Olivier 0910364016 WS 2009/10 ICT II ‐ Geschäftsprozesse 2.3 Ummeldung und Abmeldungen In dieser Phase sind Tätigkeiten, die großteils parallel schon mit der ersten Phase ablaufen können. Da man dabei aber sehr gewissenhaft vorgehen sollte, ist meine Annahme, dass die vierte Phase nur dann starten kann, wenn Phase 3 komplett abgeschlossen ist. Hier kommt der in der Einleitung angesprochene Workflow mit dem Makler zum Tragen. Dieser übernimmt einen Teil der Ummeldearbeiten, die keinen persönlichen Nachweis erfordern. Eine weitere Möglichkeit in dieser Phase Workflows zu integrieren, wäre bei Aktivitäten, die eine Beteiligung von Behörden/Institutionen erfordern, wie z.B. Post, Kabelbetreiber, Meldeamt, Arbeitsgeber. 2.4 Abschluss Dies beginnt mit dem Kisten ausräumen und gleichzeitigem Vergleich der Inventurliste. Hier wird nun der Workflow aus der ersten Phase mit Wohnungsübergabe der alten Wohnung schlagend. Als Output aus diesem Workflow wird bei der Übergabe ein Begehungsprotokoll erstellt und etwaige Mängel festgehalten. Bei nicht vorhanden sein jedweder Mängel wird die Wohnung übergeben und die Kaution ausgehändigt. Das Putzen der neuen Wohnung und das Einrichten von dieser geschehen ohne Workflow. Der letzte und wichtigste Workflow in diesem Prozess ist aber die Organisation der Einweihungsfeier! Hier werden alle beteiligten Personen eingeladen und aufgefordert einige Dinge noch mitzunehmen, da die neue Wohnung noch nicht voll ausgestattet ist.  ICT II ‐ Geschäftsprozesse Hausübung 3 Seite 5 Jantscher Olivier 0910364016 WS 2009/10 ICT II ‐ Geschäftsprozesse 3. Prozesskennzahlen Allgemein denke ich, dass für den Prozess des Übersiedelns sich viele Tätigkeiten für Workflowmanagement eignen. Dies aber in der Praxis schwer umsetzbar ist. Dies betrifft vor allem die handwerklichen Tätigkeiten wie Ausmalen, Möbel ab‐ und aufbauen, das Be‐ und Entladen, usw. Organisatorische Tätigkeiten sind leichter in Workflows umzusetzen. Dies trifft zum Beispiel auf die ganzen Um‐ und Abmeldungen oder die Kündigung des Mietvertrags mit all seinen Tätigkeiten (Übergabe, Besichtigung, usw.) zu. All die vorhin beschriebenen Aktivitäten lassen sich sehr gut per Workflow organisieren. Hieraus können dann auch Prozesskennzahlen abgeleitet werden um einen laufenden Soll‐Ist Vergleich zu haben. So kann ich im Vorfeld einschätzen, wie lange es z.B. dauern darf, um die Möbel abzubauen. Sollte dies länger dauern als geplant, habe ich Möglichkeiten zu reagieren. So kann ich mehr Leute dazu abstellen um die Tätigkeit zu beschleunigen oder ich setzte erfahrene Handwerker hierzu ein, die das Ganze schneller erledigen können. Somit ist die wichtigste Prozesskenzahl in diesem Prozess eindeutig Zeit. Hierbei kann noch eine Unterteilung der Durchspielzeiten in die einzelnen Aktivitäten und daraus abgeleitet in die Prozessphasen erfolgen, damit ich eine gute Basis für eine laufende Soll‐Ist‐Kontrolle habe. Denn Zeit ist Geld. Eine Verzögerung um einen Tag bedeutet Mehrkosten beim Transportmittel (z.B. Leihauto) oder einige Helfer haben keine Zeit mehr. Deshalb muss betreffend der Spielzeiten der einzelnen Phasen besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Untergeordnete Kennzahlen sind Qualität (wie gut werden die Möbel abgebaut, transportiert und wieder aufgebaut) Wird wenig beschädigt? Diese Kennzahlen sind zwar für den Siedler wichtig aber kaum messbar. Sind 3 kaputte Sachen eine gute Qualität oder schon 3 Zuviel? ICT II ‐ Geschäftsprozesse Hausübung 3 Seite 6

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