Runbook ONE

Runbook
IKS – einfach, übersichtlich mit
Runbook
Alle Teilnehmer sind während des Webinars
stumm geschaltet.
Einwahlnummern
Deutschland: +49 6925511 4400
Österreich: +43 125 302 1542
Schweiz: +41 43456 9564
Webinar 24. Juni 2014
Veranstaltungsnummer: 950 468 530
www.runbook.com
Inhaltsübersicht
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Informationen zu Runbook Company und Runbook ONE
•
Überblick über SAFE Controls
•
Live- Show für interne Kontrollen mit Runbook
•
Fragen?
Runbook Company
Erster RELEASE IN 2001
250+ INSTALLATIONEN bei den “Top 500” Firmen
25.000+ Anwender weltweit in SHARED SERVICE
CENTERS, BPOS, CORPORATE und REGIONAL
FINANCE DEPARTMENTS
RUNBOOK ist SAP Gold Partner
(SAP software & technology solution
partner)
----------------------Im SAP Store erhältlich
----------------------Runbook Software ist zertifiziert für
SAP HANA
----------------------Runbook Software ist SAP zertifiziert
und als SAP Applications eingebettet
im SAP ERP
Runbook ONE
Was macht Runbook?
 Die Entwicklungspartner von Runbook sind Novartis, P&G, Bayer und Siemens AG.
 Implementierungspartner sind Deloitte und BearingPoint.
 Mehr unter www.runbook.com
Wer leitet das Webinar?
Marena Grautoff
Service Manager
Nina Demmelmaier
Marketing Specialist
Arbeitsprozess Finanzbuchhaltung
RunbookONE
ONE – – SMART
SMARTClose
Close
Runbook
FinanzbuchFinanzbuchhaltung
haltung
Hauptbuch
Hauptbuch
(GL)
(GL)
EinzelEinzelabschluss
abschluss
Close
Close
Management
Management
GesellschaftsGesellschafts
- abschluss
Konsolidierung
Konsolidierung
Reporting
Reporting
Publizierung
&&Publizierung
Reporting&&
Reporting
Analyse
Analyse
RunbookONE
ONE– –TRUE
TRUEReconciliation
Reconciliation
Runbook
HauptHaupt&&
Nebenbücher
Nebenbücher
KontrollanKontrollanforderungen
forderungen
KonzernKonzernabschluss
abschluss
ContinuousMonitoring
Monitoring
Continuous
RunbookONE
ONE– –SAFE
SAFEControls
Controls
Runbook
Dokument.Dokument.&&
Veröffentl.-pflicht
Veröffentl.-pflicht
SAFE Controls Überblick
Internes Kontroll- System (IKS)
No
PROCESS
NAME
Subprocess
ID
SUB-PROCESSES
2
Finance (FI)
2.1
Balance consistency
RISK AREA
RISK
Financial IFRS Balance
Statement
not "0"
Risk Rating
ACTUAL CONTROL
Detective
High
check accounts with variant XXX via
report RFBILA00 = 0
√
Übertragung
des IKS nach
Runbook
Safe Controls
Vorteile von Runbook Safe Controls
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Verlinkung der Monatsabschlussschritte mit internen Kontrollen
Eindeutige Identifizierung, analog zum IKS
Klare Aufgabenzuordnung und 4-Augen Prinzip
Gewichtung der Kontrollen
Kundenspezifische Konfiguration fürs Ergebnis
Remediation
Möglichkeit Prüfungshandlungen zu erläutern
Anhänge & Dokumente
Übersicht für User und Manager
Report Verification
= automatisierte
Kontrolle
Internal Control Cockpit für Monitoring
Nachverfolgung des IKS-Prozesses, des Fortschreitens, der Details und der
automatischen Ergebnisse.
Monatliche Stichproben mit dem Test Manager
Jan
Feb
Mrt
April
May
June
July
Aug
Sep
Oct
Nov
Kontroll-BewertungsFunktionalität,
um zu
Dec
testen ob alle
Kontrollen korrekt
durchgeführt wurden.
Meine
Kontrollen
Basierend auf der
periodischen
Performance und
der
Abzeichnungskontrolle.
Effizienztest und
Dokumentation
pro Kontrolle
Fragen & Antworten
F: Kann man Kontrollen selber einstellen, oder muss man alles programmieren lassen?
A: Die Erstellung der Safe Controls ist recht unkompliziert. Entweder man füllt manuell
die Felder aus, oder man lädt die Informationen per xls- file direkt in die Runbook
Software hoch. Von der SAP Berechtigungsseite ist das kein Problem, da Runbook in
einem eigenem „Transaktionscode“ operiert, und somit keine anderen SAPTransaktion (Bspw. Buchungen) auslöst oder beeinflusst.
Die teilautomatisierten Kontrollen = Report Verification werden per Template
erstellt, was einmal programmiert werden muss. Erfahrungsgemäß können das
versierte SAP- User in einer Fachabteilung (Buchhaltung, Controlling etc.) selber
machen, wenn Sie es 2-3 Mal mit einem Runbook Consultant gemeinsam gemacht
haben. Runbook ist als Software konzipiert, die von den Anwendern selber gepflegt
werden soll. Somit können diese auf aktuelle Änderungen im Periodenabschluss
oder IKS selbständig und zeitnah reagieren.
Fragen & Antworten
F: Kann man Runbook zur Umsatzsteuerverprobung nutzen?
A: Das kommt darauf an, welche Reports sie zu der Verprobung nutzen. Wenn es
Standard SAP- Reports sind, dann ist die Automatisierung der Verprobung möglich.
Sollten noch Daten genutzt werden, die aus anderen Quellen kommen
(Schnittstelle), dann müsste man sich den Prozess einmal genau anschauen.
Runbook SAFE Controls
Wenn EIN Puzzleteilchen zum ANDEREN passt!
Was kann Runbook leisten?
Hohe Prozess
Transparenz
A – Z Sicht
Akurate Daten
 Automatisiertes und globales “real time” Monitoring für alle Prozessteilnehmer
 Klare Zuständigkeiten für jeden Schritt
 Alle Arbeitsschritte in einem System (unabhängig von Activity Split) = mehr Harmonisierung
 ERP Reports werden zentral und automatisch erstellt und gespeichert
 Die richtige Reihenfolge der (Abschluss)Schritte wird gewährleistet
 Reconciliation Schritte können automatisiert werden
Vollständige
Dokumentation
 “Wer hat wann was gemacht ” – wird automatisch dokumentiert (inkl. Ergebnisse)
Pünktliche
Erstellung
 Zeitgerechte Durchführung von Vorarbeiten (teilautomatisiert) vermeidet Überstunden
Arbeitsprozess &
Kommunikation
 Prozesstransparenz hinsichtlich “Abzeichnen” und “Remediation”= Fehlerkorrektur
Kosteneinsparung
Qualitätsver besserung
 EIN Speichort für audit relevante Dokumentation (audit trail)
 Abschlussschritte können zeitgleich durchgeführt und dokumentiert werden
 EINE Informations- und Kommunikationsplattform für alle
 Automatisierte Prozesse erhöhen die Effzienz
 Harmonisierte & standardisierte Prozesse ermöglichen verbesserte Ressourcen Allokation
 Standardisierte und automatisierte Schritte erhöhen die Datenqualität
 Management nach dem Ausnahmeprinzip ermöglich Zeiteinsparungen
Runbook
Kontakt:
Runbook Company B.V.
Graf-Adolf-Platz 15
40213 Düsseldorf
Sales D/A/CH:
Thomas Rupf
Tel.: +49 151 18432990
[email protected]
Runbook ONE
http://www.runbook.com/runbook-one
Runbook Webinare
http://www.runbook.com/de/webinars
Service Deutschland:
Marena Grautoff
Tel.: +49 173 6748425
[email protected]
Disclaimer
Die erwähnten SAP Produkte und SAP Services SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, SAP
NetWeaver®, Duet®, PartnerEdge und andere, sowie die entsprechenden Logos sind
Marken oder eingetragene Marken der SAP Deutschland SE & Co. KG in Deutschland
und in diversen anderen Ländern der Welt.
Alle weiteren erwähnten Produkte und Dienstleistungen sind Warenzeichen ihrer
jeweiligen Unternehmen.
Runbook ist ein eigenständiges Unternehmen und weder im Besitz von SAP noch
durch dieses gesteuert.

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