GDPdU/ GoBD für ausgewählte SAP-Vorsysteme der

GDPdU/ GoBD für ausgewählte
SAP-Vorsysteme der GEFA
Status-Bericht zur fachlichen Konzeptionierung
und zum Umsetzungs-Beginn
inkl. bisheriger lessons learned
Hr. Di Benedetto, Fa. GEFA/ GEFA Leasing, Abt. Steuern
Berlin, 24. Juni 2015, GISA-Praxisforum IT-Compliance
GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH
GEFA-Leasing GmbH
Agenda
> GEFA-Kurzvorstellung
Einführung: Was bisher geschah bei GEFA zur digitalen PrüfungsVorbereitung
Zustandekommen und Ziele des aktuellen Projektes
Wesentliche Eckdaten der bisherigen Projekt-Arbeit
Bisherige Lessons Learned/ Zwischen-Fazit
Kontakt
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Juni 2015 |
P.2
Kurzvorstellung von GEFA und GEFA Leasing
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Finanziert weltweit bewegliche Objekte bei gewerblichen Kunden durch
Leasing, Mietkauf und Kredit
seit 2013 mit dem Slogan „Zinsen made in Germany“ auch im Einlagengeschäft mit
Privat & Geschäftskunden tätig
Gehört zum Geschäftsbereich Société Générale Equipment Finance
Hauptsitz in Wuppertal, bundesweit 7 Filialen
Beschäftigt rd. 720 Mitarbeiter
Rund 30 weitere Gesellschaften
u.a.:
PEMA GmbH, Truck- und Trailervermietung, Herzberg
GEFA Versicherungsdienst GmbH
AL Aviation Leasing GmbH
Philips Medical Capital GmbH
AgraFinance GmbH & Co.KG
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November 2013 |
P.3
Agenda
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> Einführung: Was bisher geschah bei GEFA zur digitalen PrüfungsVorbereitung
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Wesentliche Eckdaten der bisherigen Projekt-Arbeit
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P.4
Einführung: Bisheriges
• Prüfer-Konzentration war bisher immer nur auf SAP gewesen
• GEFA-Vorbereitungen SAP-seitig waren für bisherige Prüfungen
ausreichend -> Z3-Extrakte und Prüfer-User-Berechtigungen
• Vorsystem-Bezug wegen Nebenbuch-Charakter war da, aber PapierUnterlagen für Einzelfälle reichten bisher aus
• Für bisherige dig. BP-Vorbereitungen gibt es eine interne Richtlinie, wie
zu kommunizieren und zu agieren ist bei einer anstehenden Prüfung
• Jedoch Klarheit, dass seit Beginn der Vorbereitungen in 2002 nun
schon wieder so viel Zeit vergangen ist, dass Überarbeitungs-Bedarf
sehr wahrscheinlich ist
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Juni 2015 |
P.5
Rückblick: GDPdU – Ein Projekt
• erste Bestandsaufnahme 2002
• Vorhandene IT-Systeme
• Aufbewahrungs- und Archivierungsverfahren
• Steuerlich relevante Unterlagen klassifiziert
• Einführung des Archivsystems
• Konzepterstellung Prüf-PC & Datenüberlassung
• Erstellung einer GDPdU-Richtlinie
• Einrichtung einer „Clearingstelle“
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Gründe für das Zustandekommen allgemein und detailliert
Mittlerweile:
 …wurde deutlich, dass es weitere näher zu beleuchtende Systeme aus dem GoBD-Blickwinkel
bei GEFA gibt (SAP-Vorsysteme)
 …hat die Finanzverwaltung grds. die Erwartungshaltung, dass steuerrelevante FIBU- bzw.ERP-Vorsysteme auch gut vorbereitet sind auf GoBD-Zugriffe
 …könnte eine GoBD-Nichterfüllung ggf. beanstandet werden
 …ist klar, dass die Vorbereitungen und Dokumentationen des 1. Projektes einen Refresh
erfahren sollten
Zudem:
 …ist klar, dass es vier SAP-Vorsysteme gibt, die wirklich wesentliche Nebenbücher sind
 …ist klar, dass man Z3 anpacken sollte, da Z1 wohl nicht bevorzugt werden wird, weil es
Eigenentwicklungen sind. Diese kann ein externer Prüfer quasi gar nicht kennen/ bedienen.
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P.8
Ziele des Projektes
Das GoBD-Z3 Vorsystem-Projekt soll:
• Effektiv sein durch strukturiertes Vorgehen/Konzentration auf das Wesentliche
• Effizient sein durch
• gezieltes Analysieren sowie testweise Einsicht seitens GISA zur Ist-Situation
und
• das Herausarbeiten von gut handhabbaren Vorgehens-Möglichkeiten bei einer
digitalen Prüfung mit dem System
Das heißt konkret: Für die betreffenden Vorsysteme sollte je geklärt werden:
• Welche Datenbestands-Arten sind für einen vernünftigen Z3- Grundumfang unumgänglich?
• Welche Felder sind wichtig und müssen valide gefüllt sein?
• Welche Datenextrakt-Dateiformate kann man anwenden?
• Hat man das Verhalten der Extrakte in IDEA getestet?
• Wie dokumentiert man schlicht die Zusammenhänge zwischen den Dateien?
• Wie verdeutlicht und evaluiert man die Verbindung zu mit SAP?
• Welche Extraktionsabstände wählt man?
• Wie legt man vorbereitetes geordnet ab?
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P.9
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Wesentliche Eckdaten der bisherigen Projekt-Arbeit
LEASE IT Leasinggeschäfte
FINANCE IT Finanzierungsgeschäfte
 Wird zuerst betrachtet, weil Extrakte schon vorhanden
 Vorhandene Extraktdateien müssen beurteilt und priorisiert
werden
 Dateien und Felder für Bewegungsdaten
noch zu bestimmen
 Stammdaten in Historie bereits vorhanden
 26 Csv-Extrakte und xml-Satzbeschreibung
 Wichtig: Kontrolle der Summen und der VerknüpfungsLogik
 Die SAP Seite ist sehr bedeutend, da nur
hier eine Gesamtbeurteilung des FINANCE
IT Stoffes ermöglicht wird
 Verbindung zu bestimmten SAP Reports/ SAP Tabellen zu
visualisieren
CASSIOPAE Kredite und Mietkäufe
 Gleich im Anschluss an LEASE IT
 Das System ist vermutlich am bedeutsamsten
 Startpunkt-Tabelle und Zielformat sind bekannt
 Treffende Datenbank Selektionen und
Summenabgleiche iVm SAP werden wie so oft den
PSD Geschäftspartner Stammdaten
 Betrachtung erfolgt zuletzt
 Stammdatenverwaltung ist wichtig insbes.
iVm einigen historischen Ständen
 Prozessuale Empfehlungen für Stammdaten
Handling immer etwas anders
situiert als bei Z3 mit Bewegungsdaten
Kern bilden
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Projekt-Prinzipien
Für alle vier Systeme soll gelten:
• Als Beispieljahr wurde 2013 herangezogen
• IDEA wird als essentielles Testwerkzeug genutzt
• Die reale Extrakt-Erstellung ist im Fokus neben der zugehörenden Doku
• Es gibt grds. 2 verschieden „Phasen“ für die Systeme bzgl. offener BPs:
> 2011-2014: Systemänderungen für abgelaufene Jahre nicht möglich
> 2015 bis ff.: für GoBD-Z3-Extrakte sind Anpassungen noch machbar
• Doku und Konzeptionierung sind wichtig, die reale Machbarkeit und ZielFokussierung hat jedoch Vorrang vor einer theoretischen/idealen Anforderung
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P.13
Was ist bislang offenbar geworden?
Eigenentwicklungen haben einen eigenen Charakter
Eine Herangehensweise hinsichtlich GoBD-Erwartungen wie an ein normales FIBU
Softwareprogramm ist in der klassischen Form nicht zielführend. Man muss subsummieren
und sich alternatives Herangehen und die DB zunutze machen.
Verträge bilden stets den Grundstock
Die Inhalte sind nicht wie in klassischen ERP Modulen transaktionsbasiert, sondern immer
Veränderungen an einem Vertrag lösen alles buchhalterische danach aus: neue
Sollstellungs-Rechenläufe, Delta-Buchungen, Neue Monats-Werte bis zur nächsten
Anpassung etc.
Bedeutsame Nebenbücher je Geschäfts-Zweig
Dank der Oracle DB kommt man an Datenextrakte gut ran. Voraussetzung ist ihr exaktes
Abgrenzen. Die GEFA IT Abteilung kann grds. effektiv handeln und liefern. Auch andere
Datenlieferungen für Reporting-Zwecke hat es schon gegeben. Diese betrafen meist das
Data Warehouse. Man möchte diese jedoch nicht nehmen, weil es nicht das Ur-System ist.
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Was muss im Projekt noch besondere Beachtung finden?
Technik
Abstimmung
Dokumentation
• Extrakte und Beschreibung müssen technisch
valide sein: ist nicht immer voraussetzbar, wie
sich zeigte an bereits vorbereiteten Prüfer-Daten
• Wird der Knackpunkt im Projekt werden, wenn
Differenzen für ein Jahr auftreten sollten
• Ist wichtig auf beiden Ebenen: sowohl
konzeptionell als auch in puncto Durchführung
des konkreten Datenhandlings
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Kontaktdaten
Enzo Di Benedetto
Steuerrefferent
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Robert-Daum-Platz 1
42117 Wuppertal
www.gefa.de
E-Mail: [email protected]
Telefon: 0202/382-394
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