GDPdU/ GoBD für ausgewählte SAP-Vorsysteme der GEFA Status-Bericht zur fachlichen Konzeptionierung und zum Umsetzungs-Beginn inkl. bisheriger lessons learned Hr. Di Benedetto, Fa. GEFA/ GEFA Leasing, Abt. Steuern Berlin, 24. Juni 2015, GISA-Praxisforum IT-Compliance GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH GEFA-Leasing GmbH Agenda > GEFA-Kurzvorstellung Einführung: Was bisher geschah bei GEFA zur digitalen PrüfungsVorbereitung Zustandekommen und Ziele des aktuellen Projektes Wesentliche Eckdaten der bisherigen Projekt-Arbeit Bisherige Lessons Learned/ Zwischen-Fazit Kontakt GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.2 Kurzvorstellung von GEFA und GEFA Leasing GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH GEFA Leasing GmbH Finanziert weltweit bewegliche Objekte bei gewerblichen Kunden durch Leasing, Mietkauf und Kredit seit 2013 mit dem Slogan „Zinsen made in Germany“ auch im Einlagengeschäft mit Privat & Geschäftskunden tätig Gehört zum Geschäftsbereich Société Générale Equipment Finance Hauptsitz in Wuppertal, bundesweit 7 Filialen Beschäftigt rd. 720 Mitarbeiter Rund 30 weitere Gesellschaften u.a.: PEMA GmbH, Truck- und Trailervermietung, Herzberg GEFA Versicherungsdienst GmbH AL Aviation Leasing GmbH Philips Medical Capital GmbH AgraFinance GmbH & Co.KG GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH November 2013 | P.3 Agenda GEFA-Kurzvorstellung > Einführung: Was bisher geschah bei GEFA zur digitalen PrüfungsVorbereitung Zustandekommen und Ziele des aktuellen Projektes Wesentliche Eckdaten der bisherigen Projekt-Arbeit Bisherige Lessons Learned/ Zwischen-Fazit Kontakt GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.4 Einführung: Bisheriges • Prüfer-Konzentration war bisher immer nur auf SAP gewesen • GEFA-Vorbereitungen SAP-seitig waren für bisherige Prüfungen ausreichend -> Z3-Extrakte und Prüfer-User-Berechtigungen • Vorsystem-Bezug wegen Nebenbuch-Charakter war da, aber PapierUnterlagen für Einzelfälle reichten bisher aus • Für bisherige dig. BP-Vorbereitungen gibt es eine interne Richtlinie, wie zu kommunizieren und zu agieren ist bei einer anstehenden Prüfung • Jedoch Klarheit, dass seit Beginn der Vorbereitungen in 2002 nun schon wieder so viel Zeit vergangen ist, dass Überarbeitungs-Bedarf sehr wahrscheinlich ist GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.5 Rückblick: GDPdU – Ein Projekt • erste Bestandsaufnahme 2002 • Vorhandene IT-Systeme • Aufbewahrungs- und Archivierungsverfahren • Steuerlich relevante Unterlagen klassifiziert • Einführung des Archivsystems • Konzepterstellung Prüf-PC & Datenüberlassung • Erstellung einer GDPdU-Richtlinie • Einrichtung einer „Clearingstelle“ GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.6 Agenda GEFA-Kurzvorstellung Einführung: Was bisher geschah bei GEFA zur digitalen PrüfungsVorbereitung > Zustandekommen und Ziele des aktuellen Projektes Wesentliche Eckdaten der bisherigen Projekt-Arbeit Bisherige Lessons Learned/ Zwischen-Fazit Kontakt GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.7 Gründe für das Zustandekommen allgemein und detailliert Mittlerweile: …wurde deutlich, dass es weitere näher zu beleuchtende Systeme aus dem GoBD-Blickwinkel bei GEFA gibt (SAP-Vorsysteme) …hat die Finanzverwaltung grds. die Erwartungshaltung, dass steuerrelevante FIBU- bzw.ERP-Vorsysteme auch gut vorbereitet sind auf GoBD-Zugriffe …könnte eine GoBD-Nichterfüllung ggf. beanstandet werden …ist klar, dass die Vorbereitungen und Dokumentationen des 1. Projektes einen Refresh erfahren sollten Zudem: …ist klar, dass es vier SAP-Vorsysteme gibt, die wirklich wesentliche Nebenbücher sind …ist klar, dass man Z3 anpacken sollte, da Z1 wohl nicht bevorzugt werden wird, weil es Eigenentwicklungen sind. Diese kann ein externer Prüfer quasi gar nicht kennen/ bedienen. GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.8 Ziele des Projektes Das GoBD-Z3 Vorsystem-Projekt soll: • Effektiv sein durch strukturiertes Vorgehen/Konzentration auf das Wesentliche • Effizient sein durch • gezieltes Analysieren sowie testweise Einsicht seitens GISA zur Ist-Situation und • das Herausarbeiten von gut handhabbaren Vorgehens-Möglichkeiten bei einer digitalen Prüfung mit dem System Das heißt konkret: Für die betreffenden Vorsysteme sollte je geklärt werden: • Welche Datenbestands-Arten sind für einen vernünftigen Z3- Grundumfang unumgänglich? • Welche Felder sind wichtig und müssen valide gefüllt sein? • Welche Datenextrakt-Dateiformate kann man anwenden? • Hat man das Verhalten der Extrakte in IDEA getestet? • Wie dokumentiert man schlicht die Zusammenhänge zwischen den Dateien? • Wie verdeutlicht und evaluiert man die Verbindung zu mit SAP? • Welche Extraktionsabstände wählt man? • Wie legt man vorbereitetes geordnet ab? GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.9 Agenda GEFA-Kurzvorstellung Einführung: Was bisher geschah bei GEFA zur digitalen PrüfungsVorbereitung Zustandekommen und Ziele des aktuellen Projektes > Wesentliche Eckdaten der bisherigen Projekt-Arbeit Bisherige Lessons Learned/ Zwischen-Fazit Kontakt GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.10 Wesentliche Eckdaten der bisherigen Projekt-Arbeit LEASE IT Leasinggeschäfte FINANCE IT Finanzierungsgeschäfte Wird zuerst betrachtet, weil Extrakte schon vorhanden Vorhandene Extraktdateien müssen beurteilt und priorisiert werden Dateien und Felder für Bewegungsdaten noch zu bestimmen Stammdaten in Historie bereits vorhanden 26 Csv-Extrakte und xml-Satzbeschreibung Wichtig: Kontrolle der Summen und der VerknüpfungsLogik Die SAP Seite ist sehr bedeutend, da nur hier eine Gesamtbeurteilung des FINANCE IT Stoffes ermöglicht wird Verbindung zu bestimmten SAP Reports/ SAP Tabellen zu visualisieren CASSIOPAE Kredite und Mietkäufe Gleich im Anschluss an LEASE IT Das System ist vermutlich am bedeutsamsten Startpunkt-Tabelle und Zielformat sind bekannt Treffende Datenbank Selektionen und Summenabgleiche iVm SAP werden wie so oft den PSD Geschäftspartner Stammdaten Betrachtung erfolgt zuletzt Stammdatenverwaltung ist wichtig insbes. iVm einigen historischen Ständen Prozessuale Empfehlungen für Stammdaten Handling immer etwas anders situiert als bei Z3 mit Bewegungsdaten Kern bilden GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.11 Projekt-Prinzipien Für alle vier Systeme soll gelten: • Als Beispieljahr wurde 2013 herangezogen • IDEA wird als essentielles Testwerkzeug genutzt • Die reale Extrakt-Erstellung ist im Fokus neben der zugehörenden Doku • Es gibt grds. 2 verschieden „Phasen“ für die Systeme bzgl. offener BPs: > 2011-2014: Systemänderungen für abgelaufene Jahre nicht möglich > 2015 bis ff.: für GoBD-Z3-Extrakte sind Anpassungen noch machbar • Doku und Konzeptionierung sind wichtig, die reale Machbarkeit und ZielFokussierung hat jedoch Vorrang vor einer theoretischen/idealen Anforderung GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.12 Agenda GEFA-Kurzvorstellung Einführung: Was bisher geschah bei GEFA zur digitalen PrüfungsVorbereitung Zustandekommen und Ziele des aktuellen Projektes Wesentliche Eckdaten der bisherigen Projekt-Arbeit > Bisherige Lessons Learned/ Zwischen-Fazit Kontakt GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.13 Was ist bislang offenbar geworden? Eigenentwicklungen haben einen eigenen Charakter Eine Herangehensweise hinsichtlich GoBD-Erwartungen wie an ein normales FIBU Softwareprogramm ist in der klassischen Form nicht zielführend. Man muss subsummieren und sich alternatives Herangehen und die DB zunutze machen. Verträge bilden stets den Grundstock Die Inhalte sind nicht wie in klassischen ERP Modulen transaktionsbasiert, sondern immer Veränderungen an einem Vertrag lösen alles buchhalterische danach aus: neue Sollstellungs-Rechenläufe, Delta-Buchungen, Neue Monats-Werte bis zur nächsten Anpassung etc. Bedeutsame Nebenbücher je Geschäfts-Zweig Dank der Oracle DB kommt man an Datenextrakte gut ran. Voraussetzung ist ihr exaktes Abgrenzen. Die GEFA IT Abteilung kann grds. effektiv handeln und liefern. Auch andere Datenlieferungen für Reporting-Zwecke hat es schon gegeben. Diese betrafen meist das Data Warehouse. Man möchte diese jedoch nicht nehmen, weil es nicht das Ur-System ist. GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.14 Was muss im Projekt noch besondere Beachtung finden? Technik Abstimmung Dokumentation • Extrakte und Beschreibung müssen technisch valide sein: ist nicht immer voraussetzbar, wie sich zeigte an bereits vorbereiteten Prüfer-Daten • Wird der Knackpunkt im Projekt werden, wenn Differenzen für ein Jahr auftreten sollten • Ist wichtig auf beiden Ebenen: sowohl konzeptionell als auch in puncto Durchführung des konkreten Datenhandlings GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.15 Agenda GEFA-Kurzvorstellung Einführung: Was bisher geschah bei GEFA zur digitalen PrüfungsVorbereitung Zustandekommen und Ziele des aktuellen Projektes Wesentliche Eckdaten der bisherigen Projekt-Arbeit Bisherige Lessons Learned/ Zwischen-Fazit > Kontakt GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.16 Kontaktdaten Enzo Di Benedetto Steuerrefferent GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH Robert-Daum-Platz 1 42117 Wuppertal www.gefa.de E-Mail: [email protected] Telefon: 0202/382-394 GEFA Gesellschaft für Absatzfinanzierung mbH -- GEFA-Leasing GmbH Juni 2015 | P.17
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