Eine Suche, mit der man findet

STRATEGIE & PRAXIS
SharePoint
Computerworld 8/22. Mai 2015
www.computerworld.ch
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FOKUS: COLLABORATION
Eine Suche, mit der man findet
SharePoint-Anwender sind auf brauchbare Suchresultate angewiesen.
Damit sie diese erhalten, müssen die Daten systematisch richtig strukturiert werden. Das ist für IT-Verantwortliche nicht nur eine technische,
sondern auch eine strategische Aufgabe.
VON STEPHAN JOLA
T
op oder Flop? Ob ein SharePoint-Projekt
erfolgreich ist, hängt in allen Fällen von
der Benutzerakzeptanz ab. Die Qualität
der Suche spielt in diesem Zusammenhang eine grosse Rolle, genauer gesagt die
Auffindbarkeit relevanter Informationen. Was
nützt dem Anwender eine grosse Menge an
Suchresultaten, wenn die gewünschte Infor
mation nicht unter den ersten zehn Treffern zu
finden ist? Wenn Information Worker ihre wichtigste Ressource – die Informationen – nicht
finden, birgt dies nicht nur grosses Frustpotenzial, sondern verursacht in den Unternehmen
auch hohe Kosten: McKinsey hat in einer Studie
festgestellt, dass Information Worker im Durchschnitt acht Stunden pro Woche damit verbringen, Informationen zu suchen.
Die häufigste Ursache für unbrauchbare
Suchresultate ist eine mangelnde Strukturierung der vorhandenen Daten. Mit der optimalen
Nutzung der in SharePoint vorhandenen Werkzeuge kann dem Informationschaos jedoch
effizient entgegengewirkt werden. Als Grundlage
dafür dienen Metadaten. Für ein erfolgreiches
Collaboration-Projekt ist es somit unverzichtbar,
dass die vorhandenen Daten und Dokumente
mit dem richtigen Kontext angereichert werden – nur so entstehen wertvolle Informationen.
Wenn für die Benutzer dabei nicht viel Arbeit
anfällt, erhöht dies die Akzeptanz erst recht.
METADATEN: ES BRAUCHT EINEN PLAN
Bei der täglichen Arbeit mit Office-Dokumenten
richtet sich das Augenmerk der Autoren vor
allem auf den korrekten Inhalt des jeweiligen
Dokuments. Die Pflege der Metadaten kommt
dabei meist zu kurz. Im besten Fall werden Informationen wie der Name des Autors, der Dokumententitel und eventuell Kommentare und
Schlagworte erfasst. Für die SharePoint-Suche
sind diese Angaben aber nicht ausreichend.
Stephan Jola ist Senior Collaboration Consultant
bei der Garaio AG www.garaio.com
an der resultierenden Benutzerakzeptanz und
sollten bei Planung und Design einer Metadatenstruktur im Zentrum stehen.
«Wissen und
Erwartungshaltung der
Benutzer sollten bei der
Planung einer
Metadatenstruktur im
Zentrum stehen»
Stephan Jola
Wenn relevante Daten, Strukturen und Hintergrundinformationen zum Dokumenteninhalt
fehlen, fehlt auch der Kontext. Dieser ist jedoch
entscheidend, um dem Anwender zufriedenstellende Resultate zu liefern.
Die wesentliche Herausforderung liegt also
darin, den konsequenten Einsatz von Metadaten
zu realisieren. Vor der Umsetzung des jeweiligen
Projekts ist somit eine genaue Analyse der vorhandenen Daten unumgänglich, denn Aufbau
und Implementation einer tauglichen Informationsstruktur beginnen bei der Planung. Benutzer und Inhaltsverantwortliche sollten daher
möglichst früh einbezogen werden. Ihr Wissen
und ihre Erwartungshaltung im Zusammenhang
mit der Suche haben einen wesentlichen Anteil
DESIGN EINER METADATENSTRUKTUR
Beispielsweise will ein Unternehmen, das sich
auf den Vertrieb von IT- und Unterhaltungselektronik spezialisiert hat, sämtliche Bedienungsanleitungen in SharePoint speichern. Die
Information «Bedienungsanleitung» ist dabei
bereits ein erster Schritt in der Planung der
Metadaten und hat Einfluss auf die Informationsstruktur. Die jeweilige Produktkategorie
sowie die Spartenzugehörigkeit sind ebenfalls
essenzielle Informationen, die in den Metainformationen vorhanden sein sollten. Damit
eine klare Struktur erhalten bleibt und kein Datenwildwuchs entsteht, besteht seit SharePoint
2010 die Möglichkeit, Metadaten im Unternehmen zentral zu erfassen. Dies hat den Vorteil,
dass nur festgelegte Metainformationen verwendet und allfällige Schreibfehler und individuelle Eigenkreationen von Begrifflichkeiten
durch die Benutzer vermieden werden.
Nun ist es verlockend, sämtliche Dokumente
mit möglichst vielen Metadaten zu versehen; ein
Vorgehen, das jedoch beim Benutzer auf Ablehnung stossen wird. Schliesslich braucht die manuelle Erfassung von Metadaten zu den einzelnen Dokumenten vor allem Zeit. Die Folge davon
ist häufig, dass Metadaten noch schlechter oder
gar nicht mehr erfasst werden. Werden die Metadaten sodann als Pflichtfelder definiert, mindert
dies natürlich die Benutzerakzeptanz.
AUTOMATISCHE ANREICHERUNG
Um die Informationsqualität mit gezielten
Metadaten sicherzustellen und die Anwender
dabei möglichst wenig im Arbeitsfluss zu beeinträchtigen, ist es in der Praxis das Beste,
die vorhandenen Mittel von SharePoint optimal
auszuschöpfen. Seit SharePoint 2013 besteht
hierfür die Möglichkeit, Dokumente automatisch mit Metadaten anzureichern.
Die Integration von FAST Search for Enterprise
in SharePoint 2013 hat zahlreiche Verbesserungen bewirkt. Eine davon ist der Content Enrichment Web Service (CEWS), der Inhalte unterschiedlicher Quellen so indexiert, dass die Daten
im Suchindex mit zusätzlichen Informationen
angereichert werden. Für sämtliche Dokumente
werden im Index wichtige Metainformationen
hinterlegt, was automatisch und ohne Zutun
des Benutzers zu einer starken Erhöhung der
Informationsqualität führt.
STRUKTURIERUNG
Mit dem Einzug von SharePoint in Unternehmen und der Möglichkeit der strukturierten
Dokumentenspeicherung erscheinen Verzeichnisstrukturen in Dokumentenbibliotheken oft
nicht mehr zeitgemäss. Meist zu Recht, dennoch gibt es nach wie vor gute Gründe, die für
den Einsatz von Verzeichnissen sprechen.
Im Beispiel des Unternehmens für IT- und Unterhaltungselektronik wird dies sichtbar, wenn
eine neue Bedienungsanleitung in der Produktbibliothek gespeichert wird. Hier müsste der
Anwender unter anderem jedes Mal die Metadateninformation der Sparte erfassen. Effizienter geht dies über die Konfiguration der Dokumentenbibliothek: Indem man pro Sparte ein
Verzeichnis in der Bibliothek der Produkte anlegt, legt man damit gleich fest, zu welcher
Sparte die darin gespeicherten Dokumente
gehören. Bei der Speicherung einer neuen Datei
im richtigen Verzeichnis wird diesem Objekt
automatisch die Metadateninformation der
Sparte zugewiesen, ohne Benutzerinteraktion.
VERWENDUNG BEI DER SUCHE
Diese Massnahmen schaffen ein grundlegendes
Fundament für die Verbesserung der Daten
qualität. Zum einen ermöglichen die ausreichend
5 Empfehlungen gegen das Informationschaos
BILD: ISTOCKPHOTO.COM/CHAIWATPHOTOS
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Definieren Sie einen Leitfaden und eine
erkennbare Struktur in den Metadaten.
Legen Sie Wert auf korrekte Titel. Als
wichtige Metadateninformation gewichtet SharePoint Search Titel in den Suchresultaten stark.
Verwenden Sie aussagekräftige Dokumentennamen.
Bieten Sie den Benutzern eine FeedbackMöglichkeit und finden Sie damit heraus,
was die Benutzer suchen und was sie in
den Suchresultaten erwarten. Werten Sie
die Rückmeldungen aus und verbessern
Sie die Informationsstruktur bei Bedarf.
Last but not least: Keep it simple! Weniger ist oft mehr.
hinterlegten Metadaten dem Benutzer, gezielte
Filter (Refinement) auf den Resultaten zu setzen, zum anderen besteht damit die Möglichkeit, Search-Driven-Applikationen zu bauen.
Ein angepasstes Suchformular unterstützt
den Benutzer bereits bei der Sucheingabe. Auch
kann die Metadatenstruktur bereits bei der
Suchabfrage auf bekannte Werte filtern und
eine sehr hohe Trefferqualität sicherstellen.
FAZIT: BENUTZERAKZEPTANZ SCHAFFEN
Aufbau und Implementation einer qualitativ
hochwertigen Datenstruktur beginnen immer
bei der Planung und setzen voraus, dass Inhaltsverantwortliche bereits früh eingebunden
werden. Für ein optimales Fundament wird dieses Wissen mit Gesprächen und Interviews der
Endbenutzer validiert. Ihre Erwartungshaltung
an die Suche und die Suchresultate muss in die
Planung und das Design der Metadatenstruktur
übertragen werden, denn die Qualität der Suchresultate ist in hohem Masse abhängig von
Daten und deren Informationsgehalt.
Mangelnde oder keine explizite Metadatenpflege sind keine Option, doch auch der übertriebene Einsatz manuell zu pflegender Metadatenfelder mindert die Akzeptanz. Mit CEWS
und dem gezielten Einsatz von Verzeichnis
strukturen bietet SharePoint 2013 zwei mächtige Werkzeuge, die den Umgang mit Meta
daten wesentlich erleichtern und den Projekterfolg fördern.

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