Case Study - Weleda AG

Case Study - Weleda AG
Zukunftsorientiert wie erfahren, modern und traditionell anthroposophisch - das ist die Weleda AG.
Die Firma begann im Jahre 1921 als pharmazeutischer Laborbetrieb mit eigenem
Heilpflanzengarten. Heute ist Weleda der weltweit führende Hersteller von anthroposophischen
Arzneimitteln und ganzheitlicher Naturkosmetik. Die Weleda AG Arlesheim ist eine
Aktiengesellschaft nach schweizerischem Recht mit Hauptsitz in Arlesheim bei Basel (Schweiz)
und einer Niederlassung in Schwäbisch Gmünd (Deutschland). Daneben besteht die internationale
Weleda Gruppe aus weltweit 17 Mehrheitsbeteiligungen und beschäftigt heute rund 2000
Mitarbeitende in Vollzeit. Insgesamt ist Weleda in rund 50 Ländern vertreten.
Interview mit Frau Doris Ehrensberger-Urbach, HR Director bei der Weleda AG sowie
Herrn Robert Knemeyer, Interim Manager.
Herr Knemeyer, wie kamen Sie auf die Idee von der Festanstellung in interimistische
Projekte zu wechseln?
Herr Knemeyer: Mein erster Einsatz als Interim Manager ergab sich auf Grund eines Hilferufs von einem
guten Freund. Dieser hatte im Zuge einer Nachfolgeregelung ein Unternehmen übernommen aber als
Ingenieur und Vertriebsexperte auch leider nur Erfahrung in diesen Bereichen. Er benötigte sofort
jemanden dem er die Bereiche Personal und Finanzen anvertrauen konnte. Innerhalb kürzester Zeit haben
wir beide Bereiche wieder auf Kurs gebracht.
Die darauf folgenden Projekte waren dann nur noch interimistische Einsätze. Momentan gibt es für mich
kein Unternehmen, welches meine Überzeugung von wertiger HR Arbeit, Arbeit mit Mehrwehrt für das
Unternehmen, widerspiegelt. Die Wertigkeit des HR-Bereiches ging in den Jahren nach der Krise vom
Neuen Markt sehr stark verloren und wird heute nur noch als Kostenblock angesehen. Die Arbeit in einer
Festanstellung macht nicht mehr so viel Spass wie noch vor 10 Jahren. Es gibt daher momentan für mich
keinen Grund wieder in eine Festanstellung zu wechseln.
Frau Ehrensberger-Urbach, Sie haben Herrn Knemeyer als Interim Manager an Bord
geholt. Was waren die grundsätzlichen Überlegungen diesen Schritt zu gehen?
Frau Ehrensberger-Urbach: Die Position im Bereich HR Services war nicht optimal besetzt. Leider haben
wir auch auf dem Arbeitsmarkt keinen passenden Ersatz gefunden. Wir haben uns daher zur
Überbrückung für eine interimistische Lösung entschlossen. division one hat uns hierbei unterstützt und mit
Herrn Knemeyer den perfekten Interim Manager für uns gefunden.
Frau Ehrensberger-Urbach, in welcher Situation befand sich der Bereich HR Services
als der IM an Bord geholt wurde?
Frau Ehrensberger-Urbach: In den Prozessen und Abläufen des Bereiches HR Services bestand noch
überhaupt keine Automatisierung, es wurde noch viel zu viel manuell gearbeitet. Auch die dazugehörige IT
Landschaft musste neu aufgestellt werden um effizienter arbeiten zu können.
Welche Aufgaben / Schwerpunkte warteten auf Herrn Knemeyer?
Frau Ehrensberger-Urbach: Wir hatten im Bereich HR Services ein wahnsinnig junges Team, welches
viel auf sich selbst gestellt war und auf externes Know-How von externen Beratungen angewiesen war.
Durch den Einsatz von Herrn Knemeyer wurde jeder einzelne Mitarbeiter weiter qualifiziert. Herr Knemeyer
konnte jeden genau dort abholen wo er gerade stand. Vor allem hat er es extrem gut verstanden aus
jedem das Selbstvertrauen herauszuholen und zu motivieren.
Ein wichtiger Schwerpunkt war die Optimierung unseres Zeitwirtschaftssystems. Bisher wurden alle
Urlaubs- und Dienstanträge noch manuell eingegeben. Leider ist ein automatisches Work-Flow System
sehr kostenintensiv. Herr Knemeyer konnte für uns eine professionelle Lösung implementieren, die uns die
Arbeit erleichterte und auch in unser Budget passte. Alle Personen, die bei personellen Veränderungen
betroffen sind, bekommen nun zeitnah alle notwendigen Informationen und sind im Prozess eingebunden
– vor allem auch die Bereiche IT und Finance. Auch die Prozesse bei Ein- und Austritten laufen nun
reibungsloser, da hierbei besonders viele Schnittstellen im Unternehmen angesprochen werden.
Weitere Herausforderung für Herrn Knemeyer war die Verbesserung unserer Datenqualität. Es wurde
leider festgestellt, dass viele Daten im System falsch gepflegt wurden. Auch unser Jahresabschluss wurde
von ihm qualifiziert neu aufgestellt. Die pragmatischen Lösungsansätze von Herrn Knemeyer haben
perfekt zu uns gepasst.
Herr Knemeyer, wie sah Ihre Tätigkeit als Interim Manager bei der Firma Weleda
während des interimistischen Einsatzes aus? Welche Maßnahmen haben Sie
getroffen?
Herr Knemeyer: Als Leiter des Bereiches HR Services habe ich den kompletten Abwesenheitsprozess
erneuert. Es wurde ein Tool eingeführt welches keine manuelle Verbuchung der An- und
Abwesenheitszeiten mehr erfordert. Ein großer Schritt war die Verbesserung der Zusammenarbeit und
Kommunikation der Bereiche HR Services und HR Management. Hierfür habe ich ein Konzept entwickelt.
Durch regelmäßige Abstimmung in Lösungsteams (Personalreferent, HR-Assistenz und eine Person aus
der Gehaltsabrechnung) funktioniert die Zusammenarbeit nun sehr gut. Weiterhin wurden übergreifend die
Prozesse bei Eintritt, Austritt und Veränderung von mir optimiert.
Nach der Übergabe meines Projektes an meinen Nachfolger wurde ich noch 8 Wochen in einer Stabsstelle
bei Weleda in Basel eingesetzt um dort dieselben Prozesse und Konzepte wie auch im Unternehmen in
Deutschland zu implementieren.
Frau Ehrensberger-Urbach, warum haben Sie sich für Herrn Knemeyer entschieden?
Frau Ehrensberger-Urbach: Herr Knemeyer ist ein sehr positiver Mensch und vor allem unheimlich
schnell. Viele Ideen auf meiner Wunschliste wurden von ihm innerhalb kürzester Zeit umgesetzt. Er hat die
Fähigkeit sich wahnsinnig schnell in Thematiken ein zudenken. Zu seinem hervorragenden fachlichen
Know-How hat er extrem schnell verstanden wie wir ticken – man hat überhaupt nicht gemerkt, dass er als
Interim Manager ein Externer war.
Herr Knemeyer was hat Ihnen am Einsatz als interimistischer Leiter des HR Services
Bereich besonders gut gefallen? Was war die größte Herausforderung für Sie?
Herr Knemeyer: Am besten gefallen hat mir die Arbeit zusammen mit meinen direkten Mitarbeitern. Vor
allem hat sich niemand davon abschrecken lassen, als man festgestellt hat, dass vieles in der
Vergangenheit schlecht gelaufen ist. Alle haben sich dann nur noch tiefer in das Projekt gekniet und aktiv
Vorschläge eingebracht.
Die größte Herausforderung war für mich die schwierige Zusammenarbeit zwischen den Schnittstellen IT
und Finance – hier konnte ich leider nicht die Verbesserungen erwirken, wie ich es gerne gesehen hätte.
Frau Ehrensberger-Urbach, wie zufrieden waren Sie mit dem Einsatz, der Effektivität
von Herrn Knemeyer?
Herr Knemeyer: Mit dem Einsatz von Herrn Knemeyer waren wir wirklich 100% zufrieden. Deshalb haben
wir ihn nach dem Einsatz in Schwäbisch Gmünd auch noch zwei Monate in Basel eingesetzt. Er konnte
durch die Erfahrungen auch unsere Prozesse in der Schweiz automatisieren. Weiteres wichtiges Thema
war die Abrechnung und Sozialversicherung, diese Abläufe ticken in der Schweiz etwas anders als hier.
Herr Knemeyer konnte sich auch hier sehr schnell in die Materie einarbeiten und unsere Probleme lösen.
Worin liegen für ein Unternehmen die Vorteile eines Interim Managers gegenüber
einem festangestellten Experten?
Herr Knemeyer: Klarer Vorteil ist für mich, dass ich beim Einsatz die Situation sachlich nüchtern
analysieren kann und die erforderlichen Maßnahmen zur Lösung angehen kann ohne auf politische
Spiele Rücksicht nehmen zu müssen oder dadurch gar behindert zu werden.
Die Kehrseite der Medaille bei der Tätigkeit als Interim Manager ist jedoch die, dass man die Früchte
seiner Arbeit meistens nicht ernten kann. Im Normallfall leiste ich während meiner Projekteinsätze
Aufbauarbeit und bringe Veränderungsprozesse ins Rollen. Sobald die Ergebnisse dieser Projekte zum
Tragen kommen bin ich meistens schon nicht mehr im Unternehmen.
Frau Ehrensberger-Urbach: Bereits bei meinem vorherigen Arbeitgeber habe ich mit Interim Managern
zusammen gearbeitet und sehr gute Erfahrungen gemacht. Der generelle Vorteil beim Einsatz eines
Interim Managers ist, dass man einen absoluten Spezialisten mit dem richtigen Know-How bekommt und
dies für einen bestimmten, festgelegten Zeitraum.
Was sollte Ihrer Meinung nach ein Interim Manager mitbringen, Herr Knemeyer?
Herr Knemeyer: Auf jeden Fall erwartet man von einem Interim Manager eine gehörige Portion Flexibilität.
Man muss sich auf jeden Kunden neu einstellen und individuelle Lösungen entwickeln. Pauschallösungen
sind hier nicht möglich! Eine weitere Voraussetzung ist eine hohe Geschwindigkeit bei der
Analysefähigkeit. Oft habe ich nicht mal zwei Wochen Zeit bis erste Lösungsansätze von mir erwartet
werden.
Vielen Dank für das Gespräch Frau Ehrensberger-Urbach und Herr Knemeyer!

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