Neu: Reisen via SAP - Fakultät für Mathematik

Fakultät für Mathematik: Reisen (Antrag und Abrechnung)
Bisher wurden Reiseanträge und Reiseabrechnungen in Papierform abgewickelt:
Folgende Verfahrensschritte sind bei der Beantragung und Abrechnung von Reisen zu beachten:
Alle Reisen – Reisebeihilfe und Dienstreisen - werden über das Dekanat beantragt (Ausnahme:
Für Inlandsreisen von Professorinnen und Professoren gibt es eine allgemeine Dienstreisegenehmigung,
Reisen ins Ausland müssen stets beantragt werden). Die Absprache innerhalb des Bereichs zur jeweiligen Zuschussgrenze wird durch den Sichtvermerk der Professorin / des Professors bestätigt. Im Dekanat wird eine Liste mit den beantragten Reisen geführt, um die Etats im Blick zu behalten. Anträge
ohne Obergrenze bzw. Anträge, die den bewilligten Betrag innerhalb des Bereichs überschreiten, können
nicht genehmigt werden. Die Bereiche regeln intern selbst, wie die Zuschüsse auf die Reisen und Personen verteilt werden sollen. (*)
1
2
An
die Rektorin/den
Kanzler
der TU Dortmund
a. d. D.
Antrag auf Genehmigung
einer Dienstreise mit Reisekostenvergütung
einer Dienstreise unter Verzicht auf Reisekostenvergütung
X einer Reisebeihilfe X bis zu einem Betrag von
Bitte in zweifacher
Ausfertigung
einreichen!X Haushaltsmittel
xxxxx
EUR
bis zur Höhe der Pauschalbeträge für Dienstreisen
Drittmittel
PSP-Element L-11-10000-100-010011
Bei Drittmitteln oder Berufungsmitteln: anderes PSP-Element etc.
16
17
Die Reise wird nicht im Rahmen einer Nebentätigkeit ausgeführt.
XXXX (Unterschrift der/des Reisenden)
___________________________________________________________
Datum und Unterschrift Antragsteller(in)
Vertreter(in)
Sichtvermerk
XXXXX (Unterschrift Professor/in o.ä.)
Die Reise ist aus dienstlichen Gründen erforderlich.
Unterschrift Dekan
______________________________________________________________
(Datum)
(Rektorin/Kanzler/Dekan(in)/Dezernent(in) o.ä.)
Reisekostenrechnung
...
PSP-Element L-11-10000-100-010011
Sachlich richtig
(*) Hinweis: Wenn "interne Mittel" für Reisen verwendet werden sollen, ist das Verfahren analog (gleiches PSP-Element); hier sind Antrag und Abrechnung stets mit einem Verweis auf die "internen Mittel"
(z.B. via Post-It-Nachricht) im Dekanat einzureichen.
Neu: Reisen via SAP
Künftig (ab Ende Mai 2015) werden Reisen – ähnlich wie Urlaub oder Beschaffungen –
über SAP abgewickelt.
Die Antragstellung, die Genehmigung und die Abrechnung erfolgen über das System.
Einige Hinweise und Erläuterungen finden Sie dazu auf den nachfolgenden Seiten.
(Erklärfilme und Lehrvideos finden Sie dazu auch im Serviceportal der TU Dortmund:
https://service.tu-dortmund.de/de/group/intra/sap-zugang-dienstreise)
Fakultät für Mathematik – Hinweise Reiseanträge und Reiseabrechnungen –Stand: Juni 2015 Erläuterungen zur Reiseabwicklung mit SAP (Antrag und Abrechnung)
Startseite Reisen
Reiseantrag
Geschätzte Kosten:
Hier sollte eine Schätzung der Kosten eingetragen werden. Dieser Betrag wird als
Obligo in SAP aufgenommen (Budget wird entsprechend gebunden; → Konteneinsicht).
Bei der Reisebeihilfe sollte hier der vorgesehene Maximalbetrag eingetragen werden.
Dieses Feld kann auch leer bleiben (z.B. bei Reisen "unter Verzicht" - Unfallschutz).
Mit der Abrechnung der Reise wird das Obligo entsprechend wieder aufgelöst.
Vorschuss:
Dieses Feld dient zur Beantragung eines Vorschusses; in diesem Fall ist eine Kostenschätzung obligatorisch. Entsprechende Anlagen als Nachweis sind ebenfalls erforderlich.
Fakultät für Mathematik – Hinweise Reiseanträge und Reiseabrechnungen –Stand: Juni 2015 Wichtig bei der Reisebeihilfe:
Der Betrag ist in der Regel "gedeckelt" (Auszahlungsobergrenze); die genaue Höhe wird
innerhalb des Lehrstuhls abgesprochen und aufgeführt.
Diese Obergrenze muss bei der Antragsstellung von der/dem Reisenden in das
Bemerkungsfeld eingetragen werden (zusätzlich zum Feld "Geschätzte Kosten").
Steht hier kein Betrag, wird der Antrag (zunächst) abgelehnt. Der Antrag kann dann
nachgebessert werden.
Beispiel:
Finanzierung:
Das PSP-Element für Reisen aus Fakultätsmitteln (Reisebeihilfe, interne Mittel, ...) ist stets:
L-11-10000-100-010011 (Kostenzuordnung).
Sollen Reisen aus Drittmitteln o.ä. finanziert werden, klären Sie das entsprechende
PSP-Element vorab mit Ihrem Sekretariat.
Kostenzuordnung:
Sollen interne Mittel o.ä. verwendet werden, ist auch dies im Bemerkungsfeld aufzuführen, vgl. Beispiel:
Zur Genehmigung senden:
Über den Schalter "Prüfen" kommt die Auswahl, um den Antrag etc. abschließend zur
Genehmigung weiterzuleiten. Dazu muss das entsprechende Feld ausgewählt werden
Genehmigung:
Reiseanträge werden im Regelfall von zwei Stellen freigegeben resp. genehmigt:
• Budgetverantwortliche/r (1. Schritt)
(abhängig vom PSP-Element)
• Vorgesetzte/r (2. Schritt)
(analog zum Urlaubsantrag)
Die Genehmigung erfolgt in einem Schritt, wenn beide Stellen identisch sind.
Fakultät für Mathematik – Hinweise Reiseanträge und Reiseabrechnungen –Stand: Juni 2015 Abrechnung:
Die Angaben aus dem Reiseantrag werden im System für die spätere Reiseabrechnung übernommen; hier müssen ggf. Angaben korrigiert werden, wenn sich z.B. die
Zeiten geändert haben. Ansonsten werden die entsprechenden Angaben (Reisedaten
etc.) bei der Abrechnung eingetragen.
Reiseabrechnung:
Ein Obligo wird erst mit der Reiseabrechnung aufgelöst. Soll z.B. eine Reise doch nicht
abgerechnet werden, weil sie nicht stattfand oder weil eine andere Finanzierung erfolgt ist, so geschieht dies ebenfalls über die Reiseabrechnung mit Kosten = Null.
Sonderfälle:
Bei Reisen ohne Fahrtkosten ("dienstlicher Charakter" / Dienstreise unter Verzicht
auf Reisekostenvergütung) geht es um den Versicherungsschutz. Bei der Reiseart wird
dann der Punkt "Unfallschutz" (statt DR Beschäftigte) ausgewählt.
Ein Dienstgang wird analog beantragt ("Reise" am Dienstort oder am Wohnort):
Anlagen:
(Antrag und Abrechnung)
werden in SAP hochgeladen
Fakultät für Mathematik – Hinweise Reiseanträge und Reiseabrechnungen –Stand: Juni 2015 Workflow Reisen:
Beschreibung von Dezernat 3
Im Reiter "Reisen" wählen Sie "Reiseantrag anlegen" und erfassen die erforderlichen Daten wie Reisebeginn und -ende, die Daten des Dienstgeschäftes, den
Zielort und den Grund der Reise, einen evtl. Vorschuss, das PSP-Element, aus
dem die Kosten bezahlt werden sollen, sowie das Verkehrsmittel. Bitte geben
Sie auch evtl. erforderliche Begründungen im Bemerkungsfeld an.
Bei der Eintragung des PSP-Elementes beachten Sie bitte, dass zunächst das Kontierungsobjekt " PSP-Element " zugeordnet wird.
Anschließend leiten Sie den Antrag elektronisch weiter. Bitte beachten Sie,
dass Sie den Antrag nicht "nur" als Entwurf sichern!
Ein evtl. beantragter Vorschuss wird nach der Genehmigung der Reise durch die
Reisekostenstelle bearbeitet, leiten Sie dazu einen Ausdruck des Antrages mit
den vorhandenen Belegen der Reisekostenstelle zu.
Anhand des im Antrag geschlüsselten PSP-Elementes ermittelt das System die
Person, die für das Budget verantwortlich ist und dies für die Reise freigibt.
Danach genehmigt die vorgesetzte Person die Reise endgültig.
Sollten die budgetverantwortliche und die vorgesetzte Person identisch sein,
erfolgt die Genehmigung in einem Schritt.
Danach können Sie Ihre Reise durchführen.
Nach Ihrer Rückkehr können Sie über den Reiter " Meine Reiseanträge " die Reise auswählen und die entsprechende Abrechnung anlegen (Achtung, die Reise bitte nicht doppelt anlegen). Dazu ergänzen
bzw. korrigieren Sie die dortigen Angaben und erfassen evtl. gefahrene Kilometer im Privat-PKW und Belege wie z.B. Hotelrechnungen oder Bahnfahrkarten.
Evtl. durch die TU Dortmund bezahlte Rechnungen werden als "bezahlter Beleg"
(z. B. "Tagungsgebühr bez. stfr.") erfasst. Vor der Belegerfassung müssen Sie
evtl. zunächst den "Beleg" "geschätzte Kosten" löschen. Bitte erfassen Sie die
Belege grundsätzlich als "steuerfrei" ("stfr."), da lediglich bei wirtschaftlichen
Projekten die Belege als steuerpflichtig "stpfl." zu erfassen sind.
Dann senden Sie den Antrag elektronisch weiter zur Genehmigung. Die Belege
leiten Sie mit einem (unterschriebenen) Ausdruck des Antrages auf Reisekostenabrechnung der Reisekostenstelle zu.
Auch jetzt erhält zunächst die für das Budget verantwortliche Person die Reise
zur Freigabe. Nach der Budgetfreigabe geht der elektronische Antrag auf Reisekostenabrechnung zur Reisekostenstelle und wird dort bearbeitet.
Workflow Reisen
Beschreibung von Dezernat 3 Jetzt gibt es noch zwei Besonderheiten:
a) Falls Sie eine Reise ohne Reisekostenerstattung durchführen wollen,
gehen Sie bitte wie oben beschrieben vor, geben jedoch bei "Reiseart,
U.-spezifisch:" Unfallschutz (dies ist der einzige Unterschied) an:
b) Falls eine Reise abgerechnet werden soll, für die bereits eine Rechnung vorliegt, die die TU Dortmund bezahlt hat:
In diesem Fall wurde bereits eine Reisekostenabrechnung angelegt, da die
Rechnung mit einer Reisenummer versehen werden musste. Sie finden die Reisekostenabrechnung dann im Reiter "Reisen" => "Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen" => "Meine Reisekostenabrechnungen". Sie können die entsprechende Reise (der Beleg ist dort bereits erfasst) dann auswählen und über
"Ändern" die weitere Bearbeitung (wie oben beschrieben) vornehmen.
Sie können einen Antrag auf Reisekostenabrechnung aber auch anlegen, ohne dass
vorher eine Reise beantragt wurde. Dies ist für die Personen von Bedeutung, die eine
Dauerdienstreisegenehmigung haben.
Bei der Genehmigung einer Reise, die ja nun durch die vorgesetzte Person und nicht
mehr durch das Dezernat Personal und Recht erfolgt, sind natürlich die reisekostenrechtlichen Bestimmungen zu berücksichtigen.
Workflow Reisen
Beschreibung von Dezernat 3

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