Ein Arbeitnehmer auf zwei Personalnummern?

Ein Arbeitnehmer auf zwei Personalnummern?
Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1612
Inhaltsverzeichnis
1.
Ziel
2
2.
Fälle
3
2.1.
Änderung der Personaldaten zum 01. eines Monats
3
2.2.
Änderung der Personaldaten während des Monats (z.B. ab 15. des Monats)
4
2.3.
Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden Monats mit
Vereinfachungsregelung (empfohlen)
5
2.4.
Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden Monats ohne
Vereinfachungsregelung
6
2.5.
Wiedereintritt in anderem Monat als der Austritt
6
2.6.
Wiedereintritt im selben Monat in dem der Austritt liegt oder mehrere Eintritte/
Austritte im selben Monat
6
2.7.
Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber
(Betriebsrente + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber)
7
2.8.
Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber
(Elternzeit + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber)
8
3.
Wichtige Informationen
8
Autor: BAS / 03.12.2015
© 2015 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
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Info für Anwender Nr. 1612
1.
Ziel
Arbeitnehmer sind grundsätzlich nur unter einer Personalnummer abzurechnen, auch wenn sich
beispielsweise Personengruppenschlüssel, Beitragsgruppenschlüssel oder Krankenkasse ändert.
Nur in besonderen Fällen darf eine zweite Personalnummer für den Arbeitnehmer angelegt werden:
Sachverhalt
Zweite
Personalnummer
2. Änderung der Personaldaten während des Monats
(z.B. ab 15. des Monats) 4
§ Krankenkasse
§ Beitragsgruppe
§ Personengruppe
§ Rechtskreiswechsel (Beschäftigungsort)
nein
3
1. Änderung der Personaldaten zum 01. eines Monats
§ Krankenkasse
§ Beitragsgruppe
§ Personengruppe
§ Rechtskreiswechsel (Beschäftigungsort)
4
ja
3. Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden
Monats mit Vereinfachungsregelung (empfohlen) 5
nein
4. Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden
Monats ohne Vereinfachungsregelung 6
ja
5. Wiedereintritt in anderem Monat als der Austritt
6
nein
6. Wiedereintritt 6
§ im selben Monat, in dem der Austritt liegt oder
§ mehrere Eintritte/Austritte im selben Monat
möglich
Empfehlung: nein
7. Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse
beim gleichen Arbeitgeber: 7
7
Betriebsrente (Versorgungsbezug)
+ Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber
möglich
Empfehlung: nein
8. Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse
beim gleichen Arbeitgeber: 8
8
Elternzeit
+ Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber ohne Änderung im
Beschäftigungsverhältnis
nein
+ Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber + Änderung im
Beschäftigungsverhältnis + Beginn zum 01. eines Monats
nein
+ Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber + Änderungen im
Beschäftigungsverhältnis + Beginn während des Monats
ja
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2.
Fälle
Sofern eine zweite Personalnummer verwendet wird, um ein Beschäftigungsverhältnis fortzuführen
(bisheriges Beschäftigungsverhältnis ändert sich), sind die beiden Personalnummern zu verbinden
(verknüpfen). Damit ist sichergestellt, dass zukünftige ELStAM auf der richtigen Personalnummer
angewendet werden. Die Verknüpfung erstellen Sie durch die Felder»Personalnr. Alt« und »Personalnr.
Neu« im Register »Adresse«.
Sofern zwei Personalnummern parallel geführt werden, dürfen bei einer Personalnummer keine ELStAM
angewendet werden. Diese Konstellation ist im ELStAM-Verfahren nicht vorgesehen. Entfernen Sie bei
einem der Beschäftigungsverhältnisse die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers und hinterlegen Sie
die Lohnsteuerklasse 6.
2.1.
Änderung der Personaldaten zum 01. eines Monats
§ Krankenkasse
§ Beitragsgruppe
§ Personengruppe
§ Rechtskreiswechsel (Beschäftigungsort)
Vorgehensweise
Keine neue Personalnummer. Die Änderungen sind in der aktuellen Personalnummer vorzunehmen.
Meldungen
§ Meldung 31 + 11 Krankenkassenwechsel
§ Meldung 32 + 12 Beitragsgruppenwechsel
§ Meldung 33 + 13 Personengruppenschlüssel- oder Rechtskreiswechsel
Hinweise
§ Meldungen werden nur für den kleinsten zutreffenden Meldegrund erstellt.
§ Sofern mehrere Meldungen erstellt werden, verwenden Sie die Pfeiltasten, um zu blättern.
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2.2.
Änderung der Personaldaten während des Monats (z.B. ab 15. des
Monats)
§ Krankenkasse
§ Beitragsgruppe
§ Personengruppe
§ Rechtskreiswechsel (Beschäftigungsort)
Sofern eine Änderung während des laufenden Monats (z.B. ab 15. eines Monats) eintritt, muss eine
zweite Personalnummer angelegt werden.
Hinweis
Keine zweite Personalnummer für Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden
Monats mit Vereinfachungsregelung 5 .
Vorgehensweise
1. Zweite Personalnummer anlegen:
Bisherige Personalnummer (alt) markieren + kopieren (rechte Maustaste).
2. In der fortführenden Personalnummer (neu):
Register »Adresse«: Eintrittsdatum eintragen (Beginndatum der aktuellen Beschäftigung).
Register »Adresse«: »Personalnr. alt« eintragen.
Änderungen der Personaldaten vornehmen.
3. In der bisherigen Personalnummer (alt):
Register »Adresse« : zwingend Austrittsdatum eintragen (Enddatum der bisherigen Beschäftigung).
Register »Adresse«: »Personalnr. neu« eintragen.
Meldungen
§ Meldung 31 + 11 Krankenkassenwechsel
§ Meldung 32 + 12 Beitragsgruppenwechsel
§ Meldung 33 + 13 Personengruppenschlüssel- oder Rechtskreiswechsel
Hinweise
§ Meldungen werden nur für den kleinsten zutreffenden Meldegrund erstellt
§ Sofern mehrere Meldungen erstellt werden, verwenden Sie die Pfeiltasten zum Blättern.
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2.3.
Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden
Monats mit Vereinfachungsregelung (empfohlen)
Der letzte Tag der Ausbildung ist ein Datum während des Monats (Beispiel:15.08). Der Auszubildende
soll anschließend gleich in eine Festanstellung übernommen werden.
Für diesen Fall hat der Gesetzgeber eine Vereinfachungsregelung geschaffen: Die Meldung Grund 33
"Änderungen im Beschäftigungsverhältnis" kann zum letzten Tag des Monats erstellt werden, in dem
das Ausbildungsende liegt.
Vorgehensweise
Keine neue Personalnummer. Die Änderungen sind in der aktuellen Personalnummer vorzunehmen:
1. Im Monat, in dem die Ausbildung endet (Beispiel: August), bleibt die Personengruppe noch auf
Ausbildung (102, 121 oder 122) geschlüsselt.
2. Teillohn manuell anhand der Teillohnformel errechnen und erfassen:
§ Teillohn der Ausbildungsvergütung (Beispiel: 01.08. bis 15.08.).
§ Teillohn für die Festanstellung (Beispiel: 16.08 bis 31.08).
3. Im Folgemonat (Beispiel: September) schlüsseln Sie die Personengruppe und die Angaben zur
Tätigkeit (höchster beruflicher Ausbildungsabschluss) um.
Meldung
§ Abmeldung 33 wird zum letzten Tag des Monats erzeugt, in dem das Ausbildungsende liegt
(Beispiel: Abmeldung zum 31.08).
§ Anmeldung 13 (Beispiel: Anmeldung zum 01.09).
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2.4.
Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden
Monats ohne Vereinfachungsregelung
Falls Sie die Vereinfachungsregelung 5 nicht in Anspruch nehmen möchten, muss für den Beginn der
Festanstellung eine neue Personalnummer angelegt werden.
Vorgehensweise
1. Zweite Personalnummer anlegen:
Bisherige Personalnummer (alt) markieren + kopieren (rechte Maustaste).
2. In der fortführenden Personalnummer (neu):
Register »Adresse« : Eintrittsdatum eintragen (Beginndatum der aktuellen Beschäftigung).
Register »Adresse«: »Personalnr. Alt« eintragen.
Änderungen der Personaldaten vornehmen.
3. In der bisherigen Personalnummer (alt):
Register »Adresse« : zwingend Austrittsdatum eintragen (Enddatum der bisherigen Beschäftigung).
Register »Adresse«: »Personalnr. neu« eintragen.
2.5.
Wiedereintritt in anderem Monat als der Austritt
In diesem Fall ist keine zweite Personalnummer notwendig. Verwenden Sie die Schaltfläche
<Wiedereintritt> im Register Adresse.
2.6.
Wiedereintritt im selben Monat in dem der Austritt liegt oder mehrere
Eintritte/ Austritte im selben Monat
Im Austrittsmonat ist die Schaltfläche Wiedereintritt bei einem Arbeitnehmer nicht aktiv. Diese Fälle sind
im ELStAM-Verfahren nicht vorgesehen.
Empfehlung
Geben sie kein Austrittsdatum ein und schlüsseln Sie im Kalender die Fehlzeit 022 »Unbezahlter
Urlaub«.
Nicht empfohlen
Legen Sie für den Wiedereintritt eine neue Personalnummer an (siehe Änderungen der Personaldaten
während des Monats (z.B. ab 15. des Monats) 4 .
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2.7.
Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen
Arbeitgeber (Betriebsrente + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen
Arbeitgeber)
1. Möglichkeit: Abrechnung unter einer Personalnummer
Ein Arbeitnehmer kann nur ein Arbeitsverhältnis bei einem Arbeitgeber haben. Werden vom
Arbeitgeber sowohl Bezüge aus früheren Beschäftigungsverhältnissen als auch Bezüge aus dem
aktuellen Beschäftigungsverhältnis gezahlt (zum Beispiel Betriebsrentner mit einem zusätzlichen
aktiven Arbeitsverhältnis), handelt es sich steuerrechtlich um ein Arbeitsverhältnis, welches zwingend
einheitlich abgerechnet werden muss.
In Agenda LOHN können Versorgungsbezüge und Bezüge aus einem aktiven
Beschäftigungsverhältnis in einer Personalnummer abgerechnet werden.
Legen Sie den Versorgungsbezugsempfänger wie im Info Nr. 1654 Versorgungsbezugsemfänger
beschreiben an.
§ Rechnen Sie Versorgungsbezüge mit folgenden Lohnarten ab:
0081 »Versorgungsbezug lfd.«
0080 »Versorgungsbezug Einmal«
§ Rechnen Sie zusätzliche Bezüge aus einem aktiven Beschäftigungsverhältnis mit allgemeingültigen
Lohnarten ab, z.B. 0005 »Gehalt«.
2. Möglichkeit: Abrechnung über zwei Personalnummern
Soweit ein Arbeitgeber bisher für einen Arbeitnehmer unter mehreren Personalnummern mit
verschiedenen Steuerklassen Lohnabrechnungen vorgenommen hat, darf diese Praxis aus
Kulanzgründen bis Ende 2016 fortgeführt werden (»Nichtbeanstandungsregelung« lt. BMF-Schreiben
vom 25.07.2013). Der zweite Bezug muss dann aber mit Steuerklasse 6 versteuert werden. Ein Abruf
der ELSTAM ist dazu weder erforderlich noch möglich.
Legen Sie zwei Personalnummern an.
§ 1. Personalnummer:
Register »Steuer«:
o keine ID-Nummer eintragen.
o Option <Die steuerl. ID-Nummer wurde dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt> aktivieren.
o Steuerklasse 6 eintragen.
§ 2. Personalnummer:
o Mit ID-Nummer für ELStAM anmelden und die gültigen ELStAM für die Abrechnung zugrunde
legen.
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2.8.
Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen
Arbeitgeber (Elternzeit + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen
Arbeitgeber)
a) Elternzeit + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber ohne Änderung im
Beschäftigungsverhältnis
§ Keine zusätzliche Personalnummer notwendig.
§ Entfernen Sie den Kalenderschlüssel 013 »Elternzeit«.
b) Elternzeit + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber + Änderung im
Beschäftigungsverhältnis + Beginn zum 01. eines Monats
§ Keine zusätzliche Personalnummer notwendig.
§ Entfernen Sie den Kalenderschlüssel 013 »Elternzeit«.
§ Schlüsseln Sie die Personaldaten um.
c) Elternzeit + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber + Änderungen im
Beschäftigungsverhältnis + Beginn während des Monats
§ In der Personalnummer mit Elternzeit ein Austrittsdatum eintragen.
§ Zusätzliche Personalnummer anlegen (siehe Änderungen der Personaldaten während des
Monats 4 ).
3.
Wichtige Informationen
Weitere Änderung in der Personaldaten:
Nr. 1663 Eintritt/Austritt ändern oder stornieren
Nr. 1681 Nachberechnung Bezüge
Nr. 1682 Nachberechnung Personaldaten
Autor: BAS / 03.12.2015
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