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Geschäftsreisen: Kosten
senken ohne Komfortverlust
Professionelles Travel Management analysiert
alle mit der Reise zusammenhängenden
Kosten. Durch Optimierung der Abläufe
lassen sich in manchen Fällen deutlich mehr
als 30 Prozent der Ausgaben sparen.
Für große Unternehmen ist es längst selbstverständlich, für viele
kleine und mittlere Unternehmen birgt es noch ein mitunter erhebliches Einsparungspotential: Travel-Management. Hinter diesem
Begriff steht eine klassische Managementaufgabe, nämlich die
Steuerung und Optimierung von Prozessen, in diesem Fall im
© fotolia.com
Zusammenhang mit Buchung, Abrechnung und Kontrolle von
Geschäftsreisen. Aus Zeitgründen, oft aber mangels entsprechen-
Billig kann teuer werden
dem Know-how, beschränkt sich Travel Management bei vielen
Teuer können billige Flüge bei weit entfernten Destinationen wer-
Unternehmen noch auf einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin,
den. Von Wien in die chinesische Industriestadt Tangshan bei-
der oder die mit den allgemein zugänglichen Buchungsplattformen
spielsweise geht’s zwar im Internet gebucht um wenig Geld. Aber
des Internets den Großteil der Flug- und Bahntickets sowie die
der Mitarbeiter ist bei solchen Flügen, die verschiedene Billigange-
Unterkünfte für die Reisen der Mitarbeiter bucht.
bote kombinieren und somit auch mehrere Umstiege erfordern,
sowie damit verbundene lange Wartezeiten, mitunter 34 und mehr
Das scheint auf den ersten Blick der preisgünstigste Weg zu sein,
Stunden unterwegs. Er wird nach einer solchen strapaziösen Reise
noch dazu, wo manche der Plattformen sogar das Wort „billig“
nur noch eingeschränkt in der Lage sein, gute Verhandlungen für
im Namen tragen. Allerdings kann billig mitunter teuer werden.
sein Unternehmen zu führen. Und wenn es dann etwa beim Um-
Günstig sind Buchungen von Flugtickets über Online-Plattformen
stieg in Shanghai aufgrund von Verspätungen bei vorherigen Flügen
vor allem dann, wenn es um Direktflüge in europäische Haupt-
Probleme mit der Gültigkeit der Buchung gibt und Termine
städte und eventuell noch Großstädte in den USA und Kanada
versäumt werden, wird die günstige Reise endgültig zum Desaster.
geht, Passagiere und Reisedaten nicht mehr geändert werden.
Umbuchungen verursachen neben einigem Aufwand oft zusätzli-
Solche Probleme lassen sich durch professionelles Travel Manage-
che Kosten, die den ursprünglichen Preisvorteil mehr als wettma-
ment vermeiden. Für KMU wird sich ein auf dieses Gebiet spe-
chen. Solche Änderungen kommen gar nicht so selten vor: Nach
zialisierter Mitarbeiter kaum bezahlt machen. Viele kleine und
Erfahrungen von Reisebüros werden rund 30 Prozent der
mittlere Unternehmen nützen deshalb die Dienstleistungen von
Online-Buchungen von Geschäftsreisen wieder „aufgemacht“, wie
Reisebüros, die sich auf Geschäftsreisen spezialisiert haben und
es im Branchenjargon heißt, also es werden Umbuchungen,
Travel Management als zusätzlichen Service für ihre Kunden bieten.
Namensänderungen und ähnliches vorgenommen.
Der optimale Flug zum besten Preis – also beim vorher genannten
AUSGABE MÄRZ 2016
Beispiel China ein Flug mit deutlich kürzerer Flugzeit zu einem in
via Telefon, mit halb-automatisierten Buchungsprozessen via
Relation für dieses Plus vertretbar höheren Preis – ist dabei nur
PC/Email, aber auch mit komfortablen Online-Tools erfolgen –
ein Teilaspekt der Serviceleistungen für die Reise. Dazu gehört
werden diese Regelungen automatisch berücksichtigt. Bei Über-
auch die Sicherheit, dass rund um die Uhr eine Hotline zur Ver-
schreiten von definierten Vorgaben durch einen Mitarbeiter kann
fügung steht, die beispielsweise im Falle von Verspätungen alle
vom System auf Wunsch ein Genehmigungsverfahren gestartet
erforderlichen Umbuchungen der Anschlussflüge vornimmt. Der
werden, das automatisch und elektronisch abgewickelt wird. Auf
Fluggast muss sich nicht übermüdet auf einem Provinz-Flughafen
diese Weise lässt sich der gesamte Prozess flexibel und zugleich
im fernen Land selbst um eine neue Buchung kümmern, sondern
effizient abwickeln, um situationsbedingt auch außerhalb der
erhält ein elektronisches Ticket aufs Smartphone oder ein Fax
Richtlinien liegende Flüge oder Hotels zu buchen.
zum Buchungsschalter der Fluglinie. Hotels, Mietwagen und andere
Buchungen werden ebenfalls umdisponiert.
Reporting und Analysen
Je nach Ausbaustufe der Online-Tools, die auf Business-Reisen
Optimierung der Prozesse
spezialisierte Unternehmen bieten, können darüber hinaus
Professionelles Travel Management beschäftigt sich allerdings nicht
detaillierte Abrechnungen und Analysen des Reisebüros direkt in
allein mit der richtigen Organisation der Reise selbst, sondern
das EDV-System des Kunden übernommen und dort im Rech-
auch mit der Senkung der mit Reisen zusammenhängenden Kos-
nungswesen und im Controlling weiter verarbeitet werden. Selbst
ten. Ein wesentliches Potential dazu bietet die Optimierung aller
der CO2-Footprint von Reisen kann in solchen Reports erfasst
mit der Buchung verbundenen organisatorischen Abläufe im Un-
werden. Die Berichte und Analysen bringen damit eine optimale
ternehmen. Dabei wird die gesamte Prozesskette einer Geschäfts-
Übersicht über die Reisen und ihre Kosten und bilden eine Basis
reise unter die Lupe genommen. Neben den direkten Kosten,
für die Definition von weiterem sinnvollem Einsparungspotential.
wie etwa Flug- und Hotelkosten, werden auch die indirekten
Eine immer wichtigere Rolle in diesen Prozessen spielen
Reisekosten wie Genehmigungsverfahren, Bestellprozesse und
Smartphones. Sie dienen als elektronisches Ticket, Informations-
Reiseabrechnungskosten berücksichtigt. Durch eine Optimierung
terminal für die Reise, wobei auf Wunsch Daten bis hin zum
dieser Prozesse lassen sich nach Erfahrungen der Experten 35 bis
aktuellen Gate am Flughafen mitgeteilt werden, und sie können
50 Prozent der Kosten sparen.
auch für Abrechnungen von auf der Reise getätigten Ausgaben
genützt werden. Travel Management mit modernen Tools
Dazu tragen vor allem EDV-Tools bei, die die Business-Reisebüros
hilft also Kosten für Reisen zu senken und bringt zugleich mehr
ihren Kunden zur Verfügung stellen und mit denen sich der ge-
Komfort und Sicherheit.
samte Vorgang von der Buchung über die Genehmigung bis zur
Abrechnung automatisieren lässt. Selbst Kreditkartenzahlungen
und andere Ausgaben werden bei Bedarf elektronisch erfasst und
FACTBOX
in das System übernommen. In die Tools lassen sich Reiserichtlinien integrieren, die ebenfalls dazu beitragen, die Kosten für Ge-
Mit der Internationalisierung steigen auch für KMU die
schäftsreisen im Griff zu halten. In diesen Richtlinien ist definiert,
Kosten für Geschäftsreisen. Billigflüge sind allerdings
wer für welche Reisen welche Tickets bzw. welche Hotelkate-
nicht der ideale Weg zur Kostensenkung in diesem
gorien buchen darf. Bei Buchungen – sie können je nach Bedarf
Bereich. Sie können, ganz im Gegenteil, unterm Strich
relativ teuer werden. Beträchtliche Einsparungsmöglichkeiten und zugleich mehr Komfort und Sicherheit bei
▶
Reisebüros mit Travel Management:
www.ax-travel.at
www.bcdtravel.at
www.cwt.at
www.hrgworldwide.com/de-at
AUSGABE MÄRZ 2016
www.at.fcm.travel
www.btu.at
www.geschaeftsreisen.at
Reisen ermöglicht professionelles Travel Management.
Wer den Experten nicht im eigenen Haus hat:
Auf Geschäftskunden spezialisierte Reisebüros bieten
diese Dienstleistung inklusive IT-Tools an.
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