1 EINFÜHRUNG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 2 SYMBOLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 3 MAILBOX AKTIVIEREN . . . . . . . . . . . . . 4 4 ALLGEMEINE TIPS . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 5 MAILBOX ANWÄHLEN . . . . . . . . . . . . . 6 6 1 NACHRICHTENÜBERBLICK . . . . . . . . . 7 "# #% -#% -&$#& #%& $ % #(#*%$ 7 SPRACHNACHRICHT SENDEN . . . . . . 12 8 PERSÖNLICHE OPTIONEN . . . . . . . . . )'!#% #$+ #,)& && $ * # &%!%$ #%& 13 1 2 2 Diese Unterlage soll dem Benutzer des SprachĆ und FaxĆNachrichtenspeichers Alcatel 4635 helfen, proĆ blemlos mit der Einrichtung umgehen zu können. Es gibt die Modelle A 4635H und A 4635J. Der Unterschied zwischen A 4635H und A 4635J besteht darin, daß im A 4635J kein FaxĆNachrichĆ tenspeicher integriert ist. Es werden die wichtigsten Abläufe und LeistungsĆ merkmale beschrieben, die unter Nutzung eines AlĆ catel StandardĆTelefons oder eines beliebigen andeĆ ren Telefons mit Frequenzwahl (MFV) möglich sind. Alle anderen Leistungsmerkmale sind in der ausĆ führlichen BEDIENUNGSANLEITUNG beschrieben. Achten Sie bitte auch auf die akustischen Ansagen/ Benutzerführungen durch das System. Nachfolgend sind die in der Anleitung verwenĆ deten graphischen Symbole (Icons) und deren Bedeutung dargestellt. Nachricht liegt vor eigene Mailbox öffnen (anwählen) Paßwort eingeĆ ben Betätigen / Wählen Aufnahme Hier bitte jeĆ weils die entsĆ prechende Kennziffer einĆ tragen Hören 3 3 &# ( &&%& & # #/ % !) %'#% - #&# #% %#$$ B #% # &&%& ,$% %# %% %$"# +# ## ! • !!#% &&%& • &&%& $%+% • &&%& % • %& % $%+% +# .# &&%& & &# $ !)$*$%$ %/ $"# / +# & &/ &# $ / !)$*$%$ - .# # ! &# &&%& "#!#/ # %(# & #% !) !# +& # ! #!##& -$% '!##/ B -$ # &&%& +# .# &&%& -$ 4 +# +&# -/ $& # &&/ %& 4 Nachfolgende allgemein gültige Tips sollen Ihnen helfen, das System effektiv zu nutzen. Haben Sie Verbindung mit Ihrer Nachrichtenbox, dann haben die Tasten , und generelle Funktionen. Ć Hilfe/ Erklärungen/ weitere Menüauswahl B (Drücken Sie keine Taste, so wiederholt das System noch einmal das aktuelle Menü.) Wenn Sie Ć drücken, so versucht das System eine Hilfsperson zu rufen. Ć Abbruch/ Stornierung einer Eingabe B Wann immer Sie möchten, können Sie mit dieser Taste eine Eingabe stornieren oder einen Vorgang abbrechen. Das System springt dann zum vorherĆ gehenden Menü. Die Betätigung dieser Taste im Hauptmenü führt zu einer Trennung der VerbinĆ dung. Ć Bestätigung der Eingabe B Beispiel: Drücken Sie diese Taste, zum Beenden der Aufnahme Ihres Begrüßungstextes oder wenn Sie die Telefonnummer eingegeben haben, an dem Ihr Fax ankommen soll. B Wenn eine Nachricht gelöscht wurde, gibt es keine Möglichkeit mehr, sie zurückzuholen. B Alle Nachrichten werden nach einer gewissen Zeit automatisch entfernt, damit der NachrichtenĆ speicher nicht überläuft. Die Zeit wird vom SystemĆ manager eingestellt. 5 5 Die Leuchtdiode an Ihrem AlcatelĆTelefon blinkt, wenn neue Nachrichten vorliegen (LED muß über die persönlichen Optionen aktiviert sein). B Telefon mit programmierter Funktionstaste MailboxĆFunktionsĆ taste drücken Paßwort eingeben Drücken Sie die programmierte Funktionstaste und geben Sie Ihr Paßwort ein. drücken od. TimeĆout (ca. 4s) abwarten B Telefon ohne programmierte Funktionstaste Telefonnummer des MailboxsysĆ tems eingeben Wählen Sie die TeĆ lefonnummer des Mailboxsystems. auf Ansage achten eigene Mailboxnummer nur dann eingeben, wenn Sie mit einem MFVĆ oder fremden UAĆTelefon anrufen Geben Sie Ihr PaßĆ wort ein. Paßwort eingeben drücken od. TimeĆout (ca. 4s) abwarten Obige Abläufe werden im Nachfolgenden als "Mailbox öffnen" bezeichĆ net und durch das Symbol dargestellt. 6 6 Dieses Menü erlaubt es Ihnen, Ihre Nachrichten zu verwalten, wie z.B. die Nachrichten abzuhören, an andere Kopien weiterzusenden oder eine Antwort an den Absender zurückzuschicken. B Die LED signalisiert, daß eine neue Nachricht einĆ gegangen ist. neue Nachricht da Mailbox öffnen für Nachrichten abĆ hören - und entweder Sie hören neu einĆ getroffene NachĆ richten, wenn Sie nach dem Öffnen Ihrer Mailbox 1Ć1 eingeben. Drücken Sie nach nur neue Nachrichten dem Öffnen die Tastenkombination abhören 1Ć2, so hören Sie - oder alle, also auch beĆ um alle Nachrichten reits gehörte oder abhören gespeicherte Nachrichten. Nachrichten abhören Die nächste Nachricht hören Sie, wenn Sie: - die Nachricht 'verwaltet' wurde (speichern oder löschen). - die Taste drücken. In diesem Fall wird die geĆ hörte Nachricht in einem Kurzzeitspeicher abgeĆ legt, der sie gewöhnlich nach wenigen Tagen autom. löscht. Dieser Art zur nächsten Nachricht zu kommen, wird als "Nachricht übersprungen" bezeichnet. Während der Kurzspeicherzeit könĆ nen Sie durch erneutes Abhören der Nachricht mit "Speichern" die Speicherzeit verlängern. 7 7 Abspielsteuerung 1 1 1 2 10 Sek vorspulen 3 3 Während eine Nachricht abgeĆ 10 Sek zurückspulen spielt wird, können Sie über die ZifĆ Pause/ weiter ferntasten steuĆ ernd eingreifen. Nachrichtenanfang 3 Nachrichtenende 4 langsamer 5 Absenderinfo 6 schneller * Abbruch # Sprung zur nächĆ sten Nachricht Optionen SprachĆ Nachrichten verwalten 4 Nachricht wiederholen 5 Absenderinfo 6 Kopie an andere 7 Nachricht löschen 8 Antwort schicken an Mailbox 8 8 Rückruf b. Absender (sofern Nr. d. System bekannt) 9 speichern # Nachricht übersprinĆ gen 8 Wenn eine NachĆ richt zu Ende ist, haben Sie nebenĆ stehende MöglichĆ keiten, die gerade abgehörte NachĆ richt weiter zu beĆ arbeiten. Drücken Sie wähĆ rend oder am Ende einer NachĆ richt die ĆTaste, so springt der Sprachspeicher soĆ fort zur nächsten Nachricht, sofern noch weitere da sind. 8 Diese Option ist in A 4635H verfügbar. B Sobald ein Fax in der Mailbox eingeht, blinkt die LED am Telefon genauso, wie bei einer neuen SprachĆ nachricht (LED muß über die persönlichen Optionen aktiviert sein). Mailbox öffnen 1 für Nachrichten abĆ hören FaxĆInformationen 3 - und entweder nur neue Faxe 1 - oder nur "alte" Faxe 2 Hören Sie die Info zu den FaxĆEingängen. - oder 3 Druck aller neuen Faxe Optionen FaxĆ Nachrichten verwalten 3 Fax ausdrucken 4 FaxĆInfo wiederholen 5 Absenderinfo 6 Kopie an andere 7 Fax löschen gesprochene Antwort schicken speichern 8 9 Nachricht überspringen: drücken 9 Sie hören, wieviele Faxnachrichten eingegangen sind, wenn Sie Ihre Mailbox öffnen. Nach den Tasten 1Ć3 erfahren Sie, wann das Fax einĆ traf, den Absender (sofern übermittelt worden) und wieĆ viele Seiten das Fax umfaßt. Wenn eine FaxĆInfo zu Ende ist, haben Sie nebenstehende Möglichkeiten, das Fax weiter zu bearĆ beiten. Drücken Sie wähĆ rend oder am Ende einer FaxĆInfo die ĆTaste, so springt der Sprachspeicher sofort zur nächsten Nachricht, sofern noch weitere da sind. 9 Mailbox öffnen 1 Nachr. abhören 3 FaxĆNachrichten gespeicherte Faxe neues Fax eingetroffen 3 2 2 für Fax drucken Wählen Sie nun das AusgabeĆ gerät aus: primäre FaxdruckĆ 1 adresse (Standardgerät) 2 individuelles Gerät 3 FaxĆGerät, von dem Sie gerade anrufen 4 Kopie an externen EmpĆ fänger 10 Liegen neue FaxĆ Nachr. vor, so könĆ nen Sie sofort nach dem Menüpunkt "FaxĆNachrichten" mit 3 zum DruckĆ menü weitersprinĆ gen, ohne vorher die FaxĆInfo abgehört zu haben. 2.FaxĆ Bei "2.Fax" und "Kopie" werden Sie aufgefordert, die EmpfängerĆRufĆ nummer einzugeĆ ben. 10 Mailbox öffnen 4 für persönl. Optionen 2 für VerwaltungsĆ optionen 3 für FAX-Optionen 1 Einrichten/Ändern der primären FaxĆ druckadresse auf Ansage achten Rufnr. eingeben drücken od. TimeĆ out abwarten 11 2 zum Menü autoĆ matischer Druck 1 f. autom. Druck ein 2 f. autom. Druck aus Wählen Sie "FaxĆ Optionen" und tragen sie dort die Rufnummer des FaxĆGeräts ein, an dem normalerĆ weise Ihre Faxe ankommen sollen. Für die autom. Ausgabe aller anĆ kommender Faxe auf diesem AnĆ schluß schalten Sie bitte den automaĆ tischen Druck ein. 11 B Sie können eine Nachricht direkt in die Mailbox eiĆ nes anderen Teilnehmers schicken. Mailbox öffnen 22 f. Aufnahmestart Öffnen Sie Ihre Mailbox und starĆ ten Sie die AufĆ zeichnung. Nachricht aufĆ nehmen Während der AufĆ nahme haben Sie nebenstehende SteuerungsmögĆ lichkeiten. Drücken Sie wähĆ rend des AbspieĆ lens die 5, so wird ab dieser Stelle weiter aufgenomĆ men. Dadurch ist eine Korrektur der bisherigen AufĆ nahme möglich. Aufnahmesteuerung 1 1 1 Abspielen der letzten 10 s 2 Pause/ weiter 5 Fortsetzung der AufĆ nahme * Neuaufnahme der Nachricht Aufnahmeende # Nr. des Empfängers/ der Liste eingeben 0 zum Menü "ÜbermittĆ lungsoptionen" # normal senden 1 als 'private Nachricht' 2 'dringende Nachr.' 3 mit EmpfangsbestätiĆ gung absenden 4 Nachr. erst senden # Bestätigung b. "1"Ć"4" 12 Abspielen der geĆ samten Aufzeichn. später Nach dem AufĆ nahmeende müsĆ sen Sie den EmpĆ fänger eingeben. Auch Versenden an mehrere EmpĆ fänger mittels eiĆ ner Verteilerliste ist möglich. Danach müssen Sie noch die ÜberĆ tragungsart angeĆ ben. 12 B Beim ersten Öffnen Ihrer Mailbox werden Sie autoĆ matisch aufgefordert, ein Paßwort einzugeben. Mailbox öffnen 4 2 Persönl. Optionen 22 VerwaltungsĆ optionen 21 allgemein 2 1 Paßwort 21 persönl. Paßwort Das Paßwort kann später immer wieĆ der geändert werĆ den mittels nebenĆ stehendem Ablauf. Paßwort eingeben 2# 13 bestätigen 13 B Beim ersten Öffnen Ihrer Mailbox werden Sie autoĆ matisch aufgefordert, ihren persönlichen BegrüßungsĆ text aufzusprechen. Der Text kann später immer wieder geändert werden mittels nachfolgendem Ablauf. Mailbox öffnen 4 Persönl. Optionen 3 Begrüßungen 1 Persönl. Begrüßung ändern - und entweder Standardtext 1 - oder - eigenen Namen aufĆ nehmen 3 - oder - eigene Begrüßung 2 2 sonstiges (nicht da) 1 Besetzt Aufnahme # Aufnahmeende 1 Aufnahme abhören (kann übersprungen werden) # bestätigen 14 Sobald ein Anrufer auf Ihre Mailbox trifft, hört er zuerst die persönliche Begrüßung. Wählen Sie 1, um den im System geĆ speicherten StanĆ dardtext zu verĆ wenden. Zum Aufzeichnen einer persönlichen Begrüßung drükĆ ken Sie 2. Die Begrüßung "nicht da" gilt bei sofortiger RufumĆ leitung bzw. RuĆ fumleitung nach Zeit. Die Ansage "BeĆ setzt" ist zu hören, wenn Sie RufumĆ leitung bei besetzt aktiviert haben. 14 B Ist Ihre persönliche Begrüßung derzeit aktiv, so gilt nachfolgender Ablauf zur Änderung Ihres AnsagetexĆ tes. Mailbox öffnen 4 Persönl. Optionen 3 Begrüßungen 1 Persönl. Begrüßung ändern - und entweder 1 Standardtext - oder 2 eigene Begrüßung 1 nicht da 2 Besetzt Aufnahme 15 # Aufnahmeende 1 Aufnahme abhören (kann übersprungen werden) # bestätigen Sobald ein Anrufer auf Ihre Mailbox trifft, hört er zuerst die persönliche Begrüßung. Wählen Sie jetzt 1, so wecheln Sie zur im System gespeiĆ cherten StandardĆ begrüßung. Zum Ändern Ihrer persönlichen BeĆ grüßung drücken Sie 2. Die Begrüßung "nicht da" gilt bei sofortiger RufumĆ leitung bzw. RuĆ fumleitung nach Zeit. Die Ansage "BeĆ setzt" ist zu hören, wenn Sie RufumĆ leitung bei besetzt aktiviert haben. 15 B Sie können sich vom System anrufen lassen, wenn neue Nachrichten eintreffen. Dabei sind die RufĆ nummer, die Tageszeit und das Wiederholintervall einstellbar, sofern Sie die Berechtigungen haben. Mailbox öffnen 4 persönl. Optionen 4 für Übermittlungspläne Benachrichtigungen entĆ sprechend Plan1 durchĆ führen 1 -oder- Benachrichtigungen entĆ sprechend Plan2 durchĆ führen 2 -oder3 f. vorläufiger, individ. Plan Telefonr. eingeben Achten Sie bitte auf akustische Hinweise des SyĆ stems. Die BenachrichĆ tigung kann nach festgelegĆ ten Plänen erfolĆ gen. Sie können aber auch über "3" einen vorläufiĆ gen, individuelĆ len Plan proĆ grammieren. Beginn und Ende der BeĆ nachrichtigungsdauer an Wochentagen eingeben Beginn und Ende der BeĆ nachrichtigungsdauer an Wochenenden eingeben Auswahl, bei welchen NachĆ richten benachrichtigt werden soll: b. jeder neuen Nachricht 1 -oder- b. dringend. Nachrichten 2 -oder- b. dringend. Nachrichten von Personen, die in eiĆ ner Anruferliste festgelegt sind 3 16 hier jeweils mit 1 bestätigen/ weiter -oder2 Eingabe ändern Wählen Sie, bei welcher Art von Nachrichten Sie benachrichtigt werden wollen. 16 Auswahl des BenachrichtiĆ gungszykluses: 1 stündlich 2 2Ćstündlich 3 4Ćstündlich 4 täglich 5 sofort 6 nie Zum Schluß noch mit 1 bestätigen/ weiter -oder2 Eingabe kontrollieren/ ändern Nachdem Sie einĆ gegeben haben, bei welcher Art von Nachrichten Sie benachrichtigt werden wollen, haben Sie nun die Auswahl, ob das System Sie 1Ć/ 2Ć/ 4ĆstündĆlich/ tägĆ lich/ sofort oder nie unter der einĆ gegebenen NumĆ mer anrufen soll . B EinĆ/Ausschalten der Benachrichtigung Das System bietet Ihnen die Möglichkeit, die BeĆ nachrichtigung (Übermittlungsanrufe/NachrichtenĆ LED) ausĆ und wieder einzuschalten. Mailbox öffnen 17 4 persönl. Optionen 1 Benachrichtigung Benachrichtigungsanruf ein 1 (Übermittlungsanruf) /aus 2 Benachrichtigungs-LED ein 3 /aus 4 17 Wichtige Mailboxen Persönliche Verteilerliste SystemĆVerteilerliste (fest) 18 18 19 19 20 20
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