März 2016 Vers. final Tschüss, Papier: Verwaltungen auf Digitalisierungskurs Dokumentenmanagement heute: Wege, Ziele, Entscheidungen Kommunale IT: Trends und Potenziale aus ökonomischer Perspektive IT-Strategie: Schritt für Schritt in die Cloud 02 Inhalt Inhalt Inhalt 06 14 24 28 Dokumentenmanagement: Verwaltungen auf Digitalisierungskurs Zusammen stark: Fusion der Samtgemeinden Am Dobrock und Land Hadeln IT-Strategie: Schritt für Schritt in die Cloud KDO-Kunden- und Partnertag 2016 Dokumentenmanagement-Systeme entwickeln sich zunehmend zu einer Schlüsseltechnologie für moderne Verwaltungsarbeit. Zum 1. November 2016 werden sich die Samtgemeinden zu einer neuen Samtgemeinde Land Hadeln zusammenschließen. Titelthema 05 Infos & News Editorial Titelthema 06 KDO-DMS&more: Friesoythe führt „Digitale Bauakte“ ein Ein Interview mit Michael Möller, Stadt Friesoythe 07Harpstedt: Zukunft in den Köpfen Ein Gespräch mit Ingo Fichter, Samtgemeinde Harpstedt 08 DMS heute: Wege, Ziele, Entscheidungen Ein Interview mit Hergen Büsing, KDO 09Rastede jetzt mit „Digitaler Anlagenakte“ Ein Gespräch mit Frank Dudek, Gemeinde Rastede Infos & News 10 12 13 13 14 15 15 Aktenpläne im Aufwind Ein Beitrag von Michael Schäffer, Kommunaltreuhand e. K. Das neue KDO-Messaging-Gateway für EGVP und De-Mail Kurznews Erfolgreicher Jahresabschluss Rückblick auf den Infotag „KDO-doppik&more“ Zusammen stark: Fusion der Samtgemeinden Am Dobrock und Land Hadeln Anspruchsvolle Datenmigration Zusammenführung der Standesämter Am Dobrock und Land Hadeln Kundenbefragung 2015 KDO-Kunden 16 Kommunale IT – Trends und Potenziale aus ökonomischer Perspektive Ein Beitrag von Dino Schubert, NSI 17 Wolfenbüttel: ja zum integrierten Rechnungsworkflow mit newsystem KDO innovativ In Sachen IT-Outsourcing hat jede Kommune eine eigene, ganz individuelle Strategie. Mit flexiblen Angeboten hat sich die KDO darauf eingestellt. Veranstaltungen Am 7. und 8. Juni 2016 findet wieder der traditionelle KDO-Kunden- und Partnertag für alle Interessierten aus der öffentlichen Verwaltung statt. KDO-Partner 18 Digitalisierung erreicht Personalämter Social Media im HR-Bereich 19 Fujitsu und NetApp – eine starke Verbindung für eine intelligente IT 20 Heute für morgen: KDO führt SAP S/4HANA ein 21 Kommunale IT: Outsourcing-Potenziale prozessorientiert identifizieren Ein Beitrag von Niels Kohrt, Picture 23 myObolus® im Kirchenkreis Hamburg-Ost Rudolf Müller, KIGST GmbH, und Dirk Abts, KK HH-Ost, im Gespräch KDO innovativ 24 IT-Strategie: Schritt für Schritt in die Cloud 25 XTA – zertifizierter Standard für den sicheren Datentransport KDO Persönlich 26 Zehn Jahre ServiceLine – der ServiceDesk der KDO feiert Jubiläum Veranstaltungen 28 Spannende Aussichten – KDO-Kunden- und Partnertag 2016 Interessantes & Amüsantes 30 Fit in den Frühling 31 Alles, was zählt Sudoku 31 Impressum 03 04 4 Editorial Editorial 05 Dokumentenmanagement: Die Zukunft ist Gegenwart Liebe Leserin, lieber Leser, kein Papier mehr auf dem Tisch, keine Akten mehr im Schrank – Ob wir wollen oder nicht: für manche unvorstellbar. Die Einführung eines DMS erfordert Digitalisierung bestimmt Umdenken und ist vor allem eine organisatorische Angelegen- mehr und mehr unseren heit. Viele unserer Kunden haben diesen Schritt bereits erfolg- Arbeitsalltag, wir könreich hinter sich und sind durchweg begeistert. nen uns dem nicht entziehen. Deshalb ist es wichtig, die Vorteile zu erkennen und zu Erinnern Sie sich noch an die Zeit vor Outlook? Vor der Jahrtau- nutzen, wie zum Beispiel bei der E-Vergabe oder beim Personal- sendwende hatte jeder Sachbearbeiter einen Kalender auf seinem management, und für Sicherheit zu sorgen, wie zum Beispiel mit Schreibtisch, in den die Termine handschriftlich eingetragen EGVP-Nachrichten oder XTA. Lesen Sie mehr darüber in dieser wurden. Für den Einzelnen reichte das – aber Besprechungen Ausgabe der KOM:in. für einen größeren Teilnehmerkreis zu planen war mehr als eine Herausforderung. Und das genau ist der Punkt: Es geht um eine Ich wünsche Ihnen eine angenehme und spannende Lektüre! effizient funktionierende Organisationsstruktur mit wenig Reibungsverlusten und Medienbrüchen. Dr. Rolf Beyer Verbandsgeschäftsführer Auf www.kdo.de können Sie die aktuelle Ausgabe der KOM:in auch online lesen oder in früheren Ausgaben stöbern. Wir freuen uns auf Ihren Besuch! 06 6 Titelthema Titelthema 07 7 Harpstedt: Zukunft in den Köpfen KDO-DMS&more: Friesoythe führt „Digitale Bauakte“ ein Bei der Einführung von KDO-DMS&more startete die Stadt Friesoythe mit der digitalen Bauakte. Das Scannen der umfangreichen 5.700 Aktenordner übernahm die Firma DOS Dokumenten Systeme GmbH. Im Interview mit KOM:in erläutert Michael Möller, IT-Leiter, den Projektablauf und die Zusammenarbeit. Herr Möller, Sie haben sich entschieden, ein Dokumentenmanagement einzuführen. Warum? Wie ging es weiter, nachdem Sie die Akten in digitaler Form zurückerhielten? Dokumentenmanagement war für uns schon immer ein Thema, allerdings wollten wir es erst nach und nach etablieren. Mit KDODMS&more ist diese Möglichkeit gegeben. Wir fangen mit dem Modul „Digitale Bauakte“ an und bauen die Lösung dann entsprechend unseren Erfordernissen weiter aus. Als Nächstes ist die Einführung des Rechnungseingangs-Workflows geplant. Die gescannten Akten wurden zum Download bereitgestellt. Dadurch, dass alle Parameter im Vorfeld festgelegt wurden, konnten die Daten automatisch von der KDO eingelesen werden. Somit war es nicht erforderlich, dass wir jede gescannte Akte manuell ins DMS importieren. Nach Stichprobenkontrolle und Freigabe wurden die Akten nach den aktuellen Datenschutzbestimmungen entsorgt. Insgesamt dauerte das Projekt ca. drei Monate. Was hat Sie dazu bewogen, beim Scannen von Bauakten die Unterstützung eines externen Dienstleisters in Anspruch zu nehmen? Insgesamt stapelten sich über 5.700 Akten in unserem Archiv. Das sind über 300.000 Seiten. Um diese Papiermenge zu bewältigen, hätten wir wertvolle Mitarbeiterkapazitäten binden müssen. Außerdem gibt es bei den Bauakten eine Besonderheit – die Baupläne. Um sie zu digitalisieren, wird ein spezieller Großformat-Scanner benötigt. Nach Abwägen des Für und Wider haben wir uns dann entschieden, den Auftrag an einen externen Dienstleister zu vergeben. Wie lief das Projekt konkret ab? Unsere Akten befanden sich in zwei unterschiedlichen Räumlichkeiten. Nach Absprache wurden sie in Sicherheitsboxen verpackt, versiegelt, in fünf Chargen abgeholt und direkt ins DOS-Archivcenter gebracht. Vor Ort wurden sie dann sortiert, von Büroklammern befreit, nach Bedarf geglättet und gescannt. Um einen Doppeleinzug zu vermeiden, setzte DOS Hochleistungsscanner mit Doppelblatteinzugskontrollen ein. Ältere, stark beschädigte Akten wurden über einen speziellen Flachbett-Scanner digitalisiert. Um sich auch auf künftige E-Government-Anforderungen vorzubereiten, führte die Samtgemeinde Harpstedt die digitale Steuerakte und den Rechnungseingangs-Workflow in KDO-DMS&more ein. In einem Gespräch erläutert der Erste Samtgemeinderat und Kämmerer Ingo Fichter die daraus resultierenden Mehrwerte. Aufgeräumte Schreibtische und mehr Platz: In den Fachbereichen Samtgemeindekasse und Steueramt gehören Papierberge der Vergangenheit an. Aktenordner, die jahrelang die Regale und Schränke füllten, wurden digitalisiert und anschließend aus den Büros verbannt. „Papierrechnungen werden im Grundsatz nicht mehr weitergegeben. Einmal in der Posteingangsstelle gescannt, laufen sie ab sofort mit Hilfe des digitalen Rechnungseingangs-Workflows durchs Haus und werden ausschließlich elektronisch bearbeitet“, erklärt Ingo Fichter. Um sich an den Workflow zu gewöhnen, testete die Samtgemeinde einen Monat lang die Anwendung. Seit Juli 2015 läuft nun der Echtbetrieb. Für die Steuerakte und den Rechnungseingangs-Workflow war jeweils nur ein Schulungstag erforderlich. Mehr Effizienz durch DMS Ingo Fichter ist von den Neuerungen begeistert: „Mit der digitalen Steuerakte entfällt die lästige Suche, mit dem RechnungseingangsWorkflow die Liege- und Wegezeiten.“ Dieser Effekt wird durch die Flexibilität der Anwendung zusätzlich begünstigt: Im Rechnungseingangs-Workflow können sich Mitarbeiter nach Bedarf und konkreter Situation jederzeit an der Bearbeitung beteiligen. Ein weiterer Vorteil ist für Ingo Fichter die hohe Integration in das Finanzwesen. „Schriftverkehr mit dem Bürger, Grund- und Gewerbesteuermessbescheide sowie Lastschriftmandate werden eingescannt und mittels Angabe des Aktenzeichens direkt der betreffenden Steuerakte zugeordnet. Die automatische Archivierung beschleunigt Abläufe und sichert Aktenvollständigkeit.“ Kam es in dieser Zeit zu Verzögerungen im Tagesgeschäft? E-Rechnung kann kommen! Nein. Ein wichtiger Vorteil, den die Firma DOS bietet, ist die schnelle Bereitstellung von benötigten Akten. Auf Anfrage erhielten unsere Mitarbeiter die angeforderte Akte innerhalb eines Tages als PDF-Datei und konnten ohne Unterbrechungen weiter damit arbeiten. Natürlich erfordert jede Umstellung ein Umdenken. Ingo Fichter ist froh, dass seine Mitarbeiter die Neueinführung von Beginn an befürwortet haben. „Wir sind ans Papier gewöhnt – jedoch läuft bereits heute vieles digital. Und der Trend in eine rein digitale Welt wird weiter anhalten, auch in der Verwaltung wird es immer weiter in diese Richtung gehen. Mit der Einführung des digitalen Rechnungseingangs-Workflows sind wir für die kommenden Anforderungen schon mal auf einem guten Weg – zum Beispiel für die künftige Verarbeitung von E-Rechnungen.“ Herr Möller, wir bedanken uns für das Gespräch! Michael Möller, Stadt Friesoythe [email protected] Mit der Einführung der digitalen Akten wurde die Papiermenge im Harpstedter Rathaus deutlich reduziert. Ingo Fichter, Samtgemeinde Harpstedt [email protected] 08 8 Titelthema Titelthema 09 9 DMS heute: Wege, Ziele, Entscheidungen Rastede jetzt mit „Digitaler Anlagenakte“ Digitalisierung liegt im Trend. Dementsprechend wird das Spektrum der eingesetzten DMS-Software immer breiter. Im Interview mit KOM:in erläutert Hergen Büsing, Bereichsleiter Finanzwesen und Dokumentenmanagement bei der KDO, worauf es bei der elektronischen Archivierung wirklich ankommt. Kommunale Investitionen bedeuten einen hohen administrativen Aufwand. Große Mengen an Dokumenten – Schriftverkehr, Pläne, Genehmigungen und Gutachten – müssen während des Lebenszyklus einer Anlage bearbeitet und archiviert werden. Gemeinsam mit ihrem Pilotkunden Gemeinde Rastede hat die KDO eine passende Lösung dafür entwickelt – die digitale Anlagenakte. Herr Büsing, Sie waren selbst jahrelang in einer Kommunalverwaltung tätig. Was ist aus Ihrer Sicht wichtig für eine DMS-Lösung im kommunalen Bereich? unserem Oldenburger Rechenzentrum gehostet wird, sind Datensicherheit und Hochverfügbarkeit garantiert. Kommunale Kunden benötigen Lösungen, die ihre Prozesse optimal widerspiegeln. Nicht Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsweisen an eine Software anpassen, sondern genau umgekehrt. Eine DMS-Lösung für Kommunen sollte die Beibehaltung etablierter Prozesse gewährleisten. Unabhängig davon ist es im Rahmen einer DMS-Einführung natürlich zunächst empfehlenswert, häufig wiederkehrende Abläufe hinsichtlich ihres Optimierungspotenzials zu überprüfen. In den letzten Monaten sind einige KDO-DMS&more-Anwender auf den zentralen Betrieb umgestiegen. Ist Datensicherheit der Hauptgrund dafür? Wichtig bei der Gesamtlösung ist, den kommunalen Bezug und die speziellen rechtlichen Anforderungen immer vor Augen zu behalten. Bei der KDO führen wir dazu regelmäßige Arbeitskreise für Kommunen und kommunale Betriebe durch. Dabei erhalten unsere Entwickler wichtige Hinweise, die sie später in KDO-DMS&more implementieren. Die Software basiert auf nscale von Ceyoniq Technology und ist so flexibel, dass alles abgebildet werden kann. DMS-Lösungen sind seit Jahrzehnten auf dem Markt. Wie haben sie sich mit den Jahren verändert? In den Anfängen dienten DMS-Lösungen eher als reine Archivsysteme. Heute geht es darum, Verwaltungsprozesse durch den Einsatz von Workflows zu optimieren und das Büromanagement zu unterstützen. Zum Beispiel werden durch den Einsatz des digitalen Rechnungseingangs-Workflows die Durchlaufzeiten von Rechnungen immens verkürzt. Auch die Bearbeitung der Eingangspost (Posteingangs-Workflow) kann fast vollständig am Bildschirm erfolgen. Selbst die Einbindung mobiler Endgeräte ist heute gewährleistet. DMS aus der Cloud ist heute ein Thema. Wie kann man da ausreichende Datensicherheit gewähren? Bereits heute beziehen viele unserer Kunden ihre DMS-Lösung erfolgreich aus der KDO-Cloud. Dadurch, dass der Cloud-Speicher in Nicht nur. Dazu kommen der demographische Wandel sowie die zunehmende Komplexität kommunaler Aufgaben. Aber auch Kunden, die KDO-DMS&more selbst betreiben, können die Vorteile des Rechenzentrumsbetriebs nutzen: Dafür gibt es die Variante Cloud-Backup. Hier werden die Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vom Server in der Kommune in das Rechenzentrum der KDO übertragen und dort gesichert. Was würden Sie Kommunen, die sich für ein DMS entscheiden, mit auf den Weg geben? Ich empfehle, einen Ansprechpartner für das DMS zu benennen, der für die Einbindung in Fachverfahren und den laufenden Betrieb der Systeme zuständig ist. Das ist viel effizienter und hilft außerdem bei der Problemlösung. Auch der regelmäßige Austausch zwischen den Verwaltungen, wie wir ihn in unseren Arbeitskreisen anbieten, ist sehr wichtig. Dabei können Kommunen gegenseitig von ihrem Wissen profitieren und sich bei Fragestellungen rund um das DMS unterstützen. Herr Büsing, vielen Dank für das Gespräch! Hergen Büsing, KDO [email protected] Das Fachkonzept wurde in enger Zusammenarbeit mit der Gemeinde Rastede aus dem Landkreis Ammerland realisiert. In intensiven Gesprächen mit den Mitarbeitern wurden die einzelnen Arbeitsschritte ermittelt und ins Dokumentenmanagement-System übertragen. Auf diesem Weg entstand eine praxisnahe, flexible und hochverfügbare Lösung, die zwar die Handschrift der Gemeinde Rastede trägt, aber überall einsetzbar ist. Musterlösung für besondere Anforderung Frank Dudek, Fachbereichsleiter Haushalt, kennt die speziellen Erfordernisse der Anlagenbuchhaltung. „Eine Anlagenakte setzt sich aus verschiedenen Bereichen zusammen. Um alle Vorgänge sauber und nachvollziehbar im Dokumentenmanagement abzubilden, muss man diese Bereiche erst zusammenführen können.“ Mit KDO-DMS&more ist diese Möglichkeit jederzeit gegeben. Alle in Papierform vorliegenden Unterlagen können einfach gescannt und der Anlagenakte zugefügt werden. Eine weitere Möglichkeit der Prozessoptimierung bietet die Verknüpfung mit den Modulen „Rechnungseingangs-Workflow“ und „Spätes Scannen von Kassenbelegen“. Letzteres wird in Rastede bereits eingesetzt, die Einführung des Rechnungseingangs-Workflows ist geplant. „Dadurch können wir sicherstellen, dass alle Rechnungsdokumente vollständig und automatisiert in den jeweiligen Anlagenakten abgelegt sind – und manuelle Kopien überflüssig werden.“ Prozessoptimierung durch Schnittstellen Auch elektronische Dokumente aus Word oder Excel können der Anlagenakte per Drag-and-drop hinzugefügt werden. Akten oder investive Maßnahmen müssen dazu nicht separat im Dokumentenmanagement angelegt werden. Durch die Schnittstelle zu KDOdoppik&more (SAP) erfolgt dies vollautomatisch. Übrigens: Auch die Schnittstelle in das Finanzwesen newsystem von INFOMA® ist möglich. „Summa summarum bietet uns die Software einen echten Mehrwert. Besonders praktisch: In KDO-DMS&more können wir Dokumente nach Bedarf einfach und ohne Programmieraufwand archivieren. So kommen wir schneller ans Ziel.“ Mehr Platz im Rathaus – in Rastede wird die Anlagenakte jetzt digital geführt. Zukunftsfähigkeit ist das A und O „Bei der Suche nach einem passenden Dokumentenmanagement war die Zukunftsfähigkeit für uns eine der wichtigsten Kriterien“, berichtet Frank Dudek. „Die DMS-Lösung der KDO ist modular erweiterbar und ermöglicht uns, das System schrittweise zu etablieren. Im Finanzwesen haben wir zum jetzigen Zeitpunkt die Kassenbelege, die Steuerakte und die Anlagenakte digitalisiert. Im Bauamt wurde die digitale Beitrags- und Kanalgenehmigungsakte eingeführt. So nähern wir uns nach und nach unserem Ziel – dem papierlosen Büro.“ Frank Dudek, Gemeinde Rastede [email protected] 10 Infos & News Infos & News Aktenpläne im Aufwind Anzeige it Seitdem immer mehr Informationen in Dateien und E-Mails verwaltet werden, ist die Bedeutung von Aktenplänen zurückgegangen. In den kommunalen Verwaltungen sind sie zwar vorhanden, werden aber in der Praxis weniger eingesetzt. Dies ändert sich, wenn die Behörde zu elektronischer Aktenführung wechselt und zunehmend ein Dokumentenmanagementsystem einsetzt. Das DMS braucht Ordnung und Struktur, am besten nach einem sachlich gegliederten Aktenplan. Sachliche Gliederung des Aktenplans bedeutet, das Schriftgut entsprechend den Aufgaben der Behörde zu ordnen – also nach Themen, Handlungsfeldern oder am besten: nach Produkten. Weit verbreitet sind Musteraktenpläne. So wurde beispielsweise der Musteraktenplan der KGSt schon in den 80er Jahren eingesetzt, aber auch regelmäßig angepasst und im letzten Jahr grundlegend überarbeitet. Er war ursprünglich am Aufgabenplan der KGSt orientiert und hat auch jetzt wieder eine sachliche Gliederung erhalten. Anforderungen oder Vorgaben? Aus technischer Sicht ist es für Dokumentenmanagementsysteme eher unerheblich, wie der Aktenplan gegliedert ist. Auch die Syntax der Aktenzeichen kann meist individuell festgelegt werden. Deshalb können Fragen der Aktenplangliederung und der Konfiguration von Aktenzeichen von technischen Vorgaben losgelöst und rein an organisatorischen Anforderungen orientiert werden. 11 ist aufgrund einer Vorgabe des Niedersächsischen Ministeriums für Inneres und Sport bis zu einer bestimmten Gliederungstiefe in allen Gemeinden, Kreisen, Samtgemeinden und Städten gleich. Wenn man den neuen Aktenplan an dieser Produktgliederung orientiert, entstehen auf oberer Ebene etwa folgende Aktionsbereiche: 1 Zentrale Verwaltung 11 Innere Verwaltung Ein System, eine Numerik 12 Sicherheit und Ordnung, An dieser Stelle nennen die Hauptämter oder zentralen Fachbereiche meist ein klares Argument, das für die Verwendung der aus dem Rechnungswesen bekannten Produktgliederung auch für die Gliederung des Schriftgutes spricht: ein einheitliches System und eine einheitliche Numerik für beide Sichtweisen. Das bedeutet, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehrere Numeriken für ihre Sachthemen kennen müssen. Die Produktgliederung im Rechnungswesen Einwohnerservice 2 Schule und Kultur 21 Leistungen als Schulträger 25 Kulturförderung 3 Soziales und Jugend 31 Soziale Hilfen 36 Kinder-, Jugend- und Familienhilfe 4 Gesundheit und Sport 41 Gesundheitsdienste 42 Sportförderung 5 Gestaltung der Umwelt 51 Räumliche Planung und Entwicklung 52 Bauen und Wohnen 53 Ver- und Entsorgung Mit Sicherhe 54 Verkehrsflächen und -anlagen, ÖPNV 55 Natur- und Landschaftspflege 56Umweltschutz 57 Wirtschaft und Tourismus Aufgrund der besonderen Anforderungen an die Schriftgutverwaltung enthält der Aktenplan weiterhin die „fachneutralen Angelegenheiten“ sowie einen neuen Aktenbereich „Leitung und Führung der Verwaltung“. Tatsächlich stimmt die Systematik des neuen KGSt-Aktenplans mit der Produktbereichssystematik im Grundsatz überein, dies auch in allen Bundesländern. EINE MODERNE SOFTWARE MIT EXZELLENTER BEDIENUNG. Der Erfolg von Aktenplanprojekten hängt auch davon ab, inwieweit es gelingt, auf den oberen Ebenen des Plans Vorgaben zu machen und den Fachbereichen im Übrigen einen ausreichenden Spielraum für die individuelle Gestaltung einzuräumen. Das muss sorgfältig erarbeitet und vor allem auch gut geschult werden. Der KGSt-Aktenplan ist als Excel-Datei im Portal der KGSt frei zugänglich. Kommunaltreuhand und KGSt leisten gern individuelle Beratung und Schulung in Fragen der Aktenplangestaltung. Michael Schäffer, Kommunaltreuhand e. K. michael.schaeffer @kommunaltreuhand.de www.kommunaltreuhand.de KGSt-Aktenplan: http://bit.ly/23UhL4R Mehr Informationen auf www.infoma.de INF-A-16-001_Anz_KDo.indd 1 Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft. 08.01.16 09:04 12 Infos & News Infos & News Das neue KDO-Messaging-Gateway für EGVP und De-Mail Durch die Abkündigung des EGVP-Bürgerclients sind einige Kommunen derzeit auf der Suche nach einer neuen Lösung für die Kommunikation mit der Justiz. Anbieter gibt es zur Genüge – die Frage ist nur, wie komfortabel sich eine Lösung in die vorhandenen Prozesse einer Verwaltung einbinden lässt. Denn neben der „normalen“ E-Mail und der De-Mail muss damit ein weiterer Kommunikationskanal gepflegt werden. Um ihren Kunden einen einfachen Zugang anzubieten, hat sich die KDO für eine Zusammenarbeit mit der Mentana-Claimsoft GmbH entschieden und bietet auf Basis deren Plattform das KDO-Messaging-Gateway an. Der Vorteil: Die Anwender können weiterhin ihren gewohnten Outlook-Client nutzen, der einfach um ein Plug-in erweitert wird. Viel Sicherheit, wenig Aufwand Beim Verfassen einer Nachricht wird einfach über die Adressierung festgelegt, ob eine einfache E-Mail verschickt werden soll, eine EGVP-Nachricht oder eine De-Mail. Auch der Empfang läuft über das bisherige Outlook-Postfach. Das kann im Übrigen ein personenbezogenes Postfach sein, eine Gruppen- oder Funktionsadresse. Der Aufwand für die Implementierung ist bei dieser Lösung bewusst einfach gehalten: Es muss keine EGVP-Software installiert werden, der Anwender erhält lediglich das Plug-in zum Herunterladen. Auch die notwendige VPN-Anbindung ist bei der KDO bereits im Leistungspaket enthalten. Alles aus einer Hand Für Kommunen ist diese Lösung sehr praktikabel, wie Frank Slotta, verantwortlicher KDO-Produktmanager, erläutert: „Wir hatten viele Anfragen von Kunden, die am liebsten alles aus einer Hand möchten. Über das KDO-Messaging-Gateway können zum Beispiel auch EGVP-Nachrichten aus der Fachanwendung heraus verschickt werden und es gibt Kommunen, die darüber zum Beispiel die LOGA-Gehaltsabrechnungen versenden. Das ist durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung natürlich sehr sicher!“ Das KDO-Messaging-Gateway kann über Schnittstellen auch an ein DMS oder eine ECM-Lösung angebunden werden, so dass die Mails der unterschiedlichen Formate gleich archiviert werden. Optional bietet die KDO für das Messaging-Gateway auch eine Lösung für die qualifizierte Signatur an. [email protected] +++ Kurznews +++ +++ Das neue KDO-Jugendwesen Nach dreijähriger Entwicklungsphase ersetzt das neue KDO-Jugendwesen nun sukzessive KDO-Info51. Den Anfang machte im Dezember die Stadt Wilhelmshaven gefolgt von Lippstadt. 2018 sollen dann alle Jugendämter mit der neuen Lösung arbeiten. Neben allen Basisfunktionen aus Info51 wird die neue Anwendung in Zukunft auch innovative Fachprozesse, zum Beispiel zum „Falleingangsmanagement“ oder für die „Hilfe zur Erziehung“ bieten. +++ Wahlen – von der Vorbereitung bis zur App Im September ist es auch in Niedersachsen wieder so weit: Es wird gewählt. Fast 200 Kunden in vier Bundesländern nutzen bereits die KDO-Wahlsoftware Wahlmanager und Wahlauswertung/-präsentation, so zum Beispiel auch bei der Landtagswahl in SachsenAnhalt im März. Und im September wird die Software nicht nur in Niedersachsen, sondern auch in Mecklenburg-Vorpommern zum Einsatz kommen. Die Lösungen unterstützen vom ersten Tag der Vorbereitung bis hin zur Aufbereitung der Wahlergebnisse am Wahlabend, zum Beispiel mit der Wahlergebnis-App. Erfolgreicher Jahresabschluss Im Dezember fand bereits zum vierten Mal der Infotag „KDOdoppik&more“ statt. Kernthema der gut besuchten Veranstaltung war dieses Mal das kommunale Berichtswesen. Das Team um Produktmanagerin Annette Schimm hatte sich im letzten Jahr auf die Fahne geschrieben, eine schlanke und kostengünstige Browser-Lösung zu entwickeln, bei der grafische Auswertungen, Ad-hoc-Berichte und Dashboards auf keinen Fall zu kurz kommen sollten. In einem Pilotprojekt mit der Stadt Wildeshausen wurden diese kommunalen Anforderungen an ein Berichtswesen erfolgreich umgesetzt – und den begeisterten Zuhörern auf dem Infotag präsentiert. Prozesse verschlanken Auch beim Thema Prozessoptimierung und Funktionserweiterungen in KDOdoppik&more wurde es für die Zuhö- rer interessant. So hat das Beraterteam komplexe Funktionen im Hinblick auf die Ablaufprozesse analysiert, um so den Arbeitsaufwand in den Verwaltungen zu verringern. Die Unterstützung bei den Jahresabschlüssen mit Hilfe des von der KDO entwickelten Systemchecks wurde ebenfalls mit Interesse aufgenommen. Die Zukunft heißt S/4HANA Ein Highlight der Veranstaltung war der Ausblick in die SAP-Zukunft mit SAP HANA und SAP S/4HANA. „Die Technologien entwickeln sich ständig weiter – zum Vorteil der Anwender – und so werden wir gemeinsam mit SAP den nächsten wichtigen Schritt tun“, erläutert Annette Schimm. +++ Leerstände ermitteln – mit GIS Bei der Suche nach Unterbringungsmöglichkeiten für Flüchtlinge bietet die KDO jetzt Unterstützung. Durch eine Verknüpfung von Geodaten mit Daten aus dem Einwohnerwesen lassen sich schnell und einfach leerstehende Wohngebäude ermitteln. Denn Adressen, unter denen niemand gemeldet ist, vielleicht auch schon längere Zeit, können Leerstand und damit potenzielle Wohnfläche bedeuten. ++++++++++++++ 13 Die Themen des Infotages stießen bei allen Teilnehmern auf großes Interesse. 14 Infos & News Infos & News Zusammen stark: Fusion der Samtgemeinden Am Dobrock und Land Hadeln Eine Fusion ist ein vielschichtiger Prozess: Politische Entscheidungen müssen getroffen, kommunale Interessen gebündelt, Fachanwendungen zusammengelegt werden. In dieser und der nachfolgenden Ausgabe der KOM:in berichten wir über zwei Samtgemeinden, die sich gemeinsam für diesen Weg entschieden haben. Seit Jahren führten Land Hadeln und Am Dobrock intensive, zum Teil kontroverse Fusionsgespräche. Nun ist es entschieden: Zum 1. November 2016 werden sie sich zu einer neuen Samtgemeinde Land Hadeln zusammenschließen. Maik Schwanemann, Erster Samtgemeinderat Land Hadeln, ist überzeugt: „Gemeinsam werden wir wirtschaftlicher arbeiten und künftig noch mehr Dienstleistungen im Bereich Bürgerservice anbieten können. Gerade im Hinblick auf die neuen E-Government-Anforderungen ist das ein Gewinn.“ Aus zwei mach eins Die Vorbereitungen laufen zurzeit auf Hochtouren. Die Synchronisation von Fachanwendungen steht dabei im Vordergrund. „Da die Fusion bereits zum 1. November 2016 vollzogen wird, ist die Vorbereitungszeit gerade für den EDV-Bereich vergleichsweise knapp bemessen“, berichtet Eitel Bergmann, Leiter EDV Samtgemeinde Am Dobrock. Gemeinsam haben sich die Samtgemeinden dazu entschieden, ihre großen Fachanwendungen künftig im Rechenzentrum der KDO zu betreiben. „Zum einen wollen wir die Softwarekosten auf lange Sicht planbar machen. Zum anderen den durch die neue Verwaltungsgröße gestiegenen Sicherheitsanforderungen gerecht werden“, erklärt Eitel Bergmann. Im Vorgriff auf die bevorstehende Fusion wurden die Standesämter der Samtgemeinden Am Dobrock und Land Hadeln bereits am 1. Januar 2016 zusammengelegt. Die Zusammenführung war sowohl aus organisatorischer als auch aus technischer Sicht eine Herausforderung. Die Besonderheit: Die elektronischen Personenstandsregister wurden bis dahin in unterschiedlichen Rechenzentren geführt. Die Registerdaten des Standesamtes Land Hadeln mussten vor der Zusammenführung in das elektronische Personenstandsregister der KDO übernommen werden. Transparenz ist das Schlüsselwort Natürlich ist eine Fusion auch immer eine emotionale Angelegenheit. Es ist wichtig, alle Beteiligten frühzeitig, transparent und umfassend zu informieren. „Wir haben von Beginn an kommuniziert, dass niemand infolge der Fusion seinen Arbeitsplatz verlieren wird. Dadurch haben wir das Aufkommen unnötiger Ängste verhindert und signalisiert, dass wir das Projekt nur gemeinsam mit unseren Mitarbeitern durchführen können“, erläutert der Erste Samtgemeinderat. Anspruchsvolle Datenmigration Beste Aussichten: Die Samtgemeinden Am Dobrock und Land Hadeln (hier die Gemeinde Otterndorf) aus dem Landkreis Cuxhaven fusionieren. Sicherheit aus einer Hand Beide Fusionspartner sind sich einig: Nur ein schrittweises Vorgehen führt zum Erfolg. Zum 1. Januar 2016 haben die Standesämter fusioniert. Danach folgte die Zusammenlegung der GIS-Anwendungen. Für November ist die Verschmelzung der Einwohnerwesen geplant und im Anschluss dann die der Finanz- und Personalwesen. „Die KDO unterstützt uns und bietet Sicherheit für den Umstellungsprozess. Wir sind froh, einen Partner gefunden zu haben, der uns alle Dienstleistungen rund um die Fusion aus einer Hand bietet: von IT-Lösungen über Projektmanagement bis hin zu Verlegung neuer Leitungen“, fasst Maik Schwanemann zusammen. Fortsetzung folgt. Um sicherzustellen, dass alle Daten des elektronischen Personenstandsregisters fehlerfrei in die neue Umgebung migriert werden können, führte die KDO gemeinsam mit allen Beteiligten umfangreiche Vorarbeiten und Tests durch. Zum Jahreswechsel erfolgte dann die „Echt-Migration“ und anschließende Fusion der beiden Standesämter. „Mit Unterstützung der KDO lief die Zusammenführung reibungslos ab. Damit haben wir einen erfolgreichen Schritt in Richtung Gemeindefusion getan“, erläutern Maik Schwanemann und Eitel Bergmann. Maik Schwanemann, Samtgemeinde Land Hadeln [email protected] Eitel Bergmann, Samtgemeinde Am Dobrock [email protected] 15 Kundenbefragung 2015 Bereits zum fünften Mal seit 2005 hat die KDO von einem unabhängigen Meinungsforschungsinstitut eine Kundenzufriedenheitsanalyse durchführen lassen. Das Ergebnis: Die Zufriedenheit der Kunden hat sich in fast allen Bereichen verbessert! Für einen Dienstleister wie die KDO ist eine Kundenumfrage immens wichtig, denn Optimierungspotenziale und auch zukunftsorientierte Kundenwünsche können schnell erkannt werden. Wie in den Jahren zuvor wurden die IT- und Amtsleiter zu ihren Erfahrungen mit den Fachanwendungen und Services der KDO befragt. Die Umfrage selbst wurde in einem anonymen Online-Verfahren durchgeführt, so dass Rückschlüsse auf einzelne Kunden nicht möglich waren. Zufriedenheit ist gestiegen Dabei fiel die Gesamtbewertung insgesamt positiver aus als bei der letzten Befragung drei Jahre zuvor. Bei einer schulnotenähnlichen Skala von 1 bis 5 hat sich die Zufriedenheit der IT-Leiter um 0,4 Skalenpunkte auf 2,1 verbessert. Bei den Amtsleitern stieg die Zufriedenheit sogar von 2,1 auf jetzt 1,8. Die Detailbetrachtung ergibt, dass die Zufriedenheit mit dem Rechenzentrumsbetrieb sowie die Kompetenz und Freundlichkeit der KDO-Fachberater besonders geschätzt werden. Auch die inhaltliche Umsetzung gesetzlicher Änderungen im Zusammenhang mit den Verfahren wurde überdurchschnittlich positiv bewertet. „Wir freuen uns über diesen positiven Trend – betrachten aber auch die Kritik, die Kunden in dieser Befragung äußern“, erläutert Helmut Tiemann, KDO-Vertriebsleiter. „Wir haben vier Kundenbetreuer, die regelmäßig mit allen Kunden im Gespräch sind. In so einer anonymen Befragung kommen aber immer wieder neue Hinweise auf konkrete Wünsche und Probleme. Und die nehmen wir sehr ernst!“ 16 KDO-Kunden KDO-Kunden Kommunale IT – Trends und Potenziale aus ökonomischer Perspektive Kommunen haben den immer größer werdenden Spagat zwischen steigenden Anforderungen und einem damit einhergehenden größeren Dienstleistungsspektrum bei tendenziell knapper werdenden Ressourcen zu bewältigen. Doch was sind die Rahmenbedingungen und Handlungsfelder für eine „gute“ Kommunalverwaltung? Ein Beitrag von Dino Schubert. Um Veränderungen zu bewältigen, sind die folgenden Faktoren von der Verwaltungsleitung bestmöglich aufeinander abzustimmen: Organisation, Strategie, Technologie und Kultur. Diese Faktoren sind eng miteinander verbunden. Bei Veränderungen spielen sie oft alle eine Rolle. Zum Beispiel kann ein Wechsel in der Organisation oder in der Strategie oft nicht ohne technische Anpassungen erfolgen. Doch wie sieht es eigentlich mit dem Faktor IT (Technologie) in der Praxis aus? Digitalisierung von Prozessen Der Faktor IT wird in Kommunen zwar genutzt, jedoch werden seine Potenziale oft nicht vollends ausgenutzt und vor allem nicht im Zusammenhang mit den anderen Handlungsfeldern berücksichtigt. Dies gilt insbesondere in Wechselwirkung mit den Prozessen. Beispiele sind die vollständige digitale Rechnungsbearbeitung sowie digitale Bewerbungs- und Aktenführungsverfahren. Solche und ähnliche Standards gibt es in den wenigsten Kommunen (flächendeckend). Da daran ihnen zahlreiche in sich greifende Management-, Geschäftsund Unterstützungsprozesse verschiedener Ansprechpartner vor Ort ja – eigenes IT-Management nein? Abteilungen hängen, wird klar, welches Potenzial fallweise ungenutzt bleibt. Eigenes IT-Fachpersonal ist sehr teuer Die Halbwertszeit des IT-Wissens, also die Zeit bis das Wissen einmal generalüberholt ist, beträgt nur rund drei Jahre. Somit sind die Kosten des Knowhows für solches Fachpersonal immens hoch. Darüber hinaus ist IT-Fachpersonal generell seit Jahren rar. Zudem bieten starre Tarifverträge, wie der TVöD, keine Anreize mehr. Das Paradoxon ist, dass jedoch fast jede Kommune, sei sie noch so klein, mindestens eine Person für die EDV-Betreuung beschäftigt. Besonders weil der technische Wandel sehr dynamisch voranschreitet, wird es schwieriger, vor Ort wirklich den Großteil an Strukturen rund um den Faktor Technologie mit „eigenen Bordmitteln“ zu bewältigen. Beispiele sind Server-Hostings, IT-Prozessmanagement oder gar HelpdeskLösungen. Dies gilt je nach Anforderungsgrad sowohl für kleine Kommunen um 30 Mitarbeiter als auch beispielsweise für große Landkreisverwaltungen. Wolfenbüttel: ja zum integrierten Rechnungsworkflow mit newsystem Prozesse und gut dimensionierte IT-Manpower pro Jahr gute 10 % des Gesamthaushaltsvolumens einer Verwaltung einsparen können, wird klar, dass sich keine Verwaltung davor verwehren kann, die IT flächendeckend bestmöglich zu positionieren. Zudem gibt es neben der IT keinen weiteren Faktor, der in der Lage ist, mit weniger Ressourceneinsatz eine gleiche oder sogar bessere Leistung gegenüber Leistungsabnehmern zu erzielen. Quelle Abbildung: Vahs, Dietmar/Leiser, Wolf (Hrsg.). Change-Management in schwierigen Zeiten. Erfolgsfaktoren und Handlungsempfehlungen für die Gestaltung von Veränderungsprozessen. Wiesbaden, 2003, S. 3. Dino Schubert, NSI Consult Beratungs- und Servicegesellschaft mbH [email protected] www.nsi-consult.com Letztlich dreht sich alles um eine sinnvolle Balance zwischen Kosten und Nutzen. Bedenkt man demnach also, dass IT-designte Anfang 2016 startete die Stadt Wolfenbüttel in den Echtbetrieb mit newsystem. Parallel dazu wurde unter der Regie der KDO der integrierte Rechnungsworkflow von INFOMA® eingeführt. Die digitale Dokumentation des Rechnungsverlaufs soll den Bearbeitungsaufwand reduzieren, den Belegfluss beschleunigen und Wolfenbüttel auf künftige E-Government-Anforderungen, wie zum Beispiel die E-Rechnung, vorbereiten. Die Einführung des Rechnungsworkflows wurde intensiv geplant. Die Kick-off-Veranstaltung und der erste Workshop, bei dem das Projekt im Groben definiert wurde, fanden bereits im Juli 2015 statt. Beim zweiten Workshop im September ging es dann ins Detail: In enger Zusammenarbeit mit der Stadt Wolfenbüttel wurden das Feinkonzept für den Belegfluss, die Workflowschritte, Berechtigungen und Benutzergruppen erstellt. Der Rechnungsworkflow lässt sich auf den spezifischen Bedarf von Kommunen zuschneiden, so dass die KDO hierbei die individuellen Kundenanforderungen optimal berücksichtigen konnte. Schritt für Schritt zum Erfolg Resümee und Ausblick Ohne dass auf weitere problematische Anforderungen wie zunehmende rechtlich bedingte Sicherheitsstandards, Karrieremöglichkeiten oder Trends wie „Kommune 2.0, 3.0…“ eingegangen werden soll, wird klar, dass es eine Herausforderung ist, das Handlungsfeld IT ökonomisch sinnvoll in die Verwaltung einzubinden. 17 KDO – wir sind für Sie da! Mehr Informationen zu unseren Lösungen und IT-Dienstleistungen finden Sie auf www.kdo.de Im Oktober wurden halbtägige Schulungen für fast 100 Anwender von der KDO vor Ort durchgeführt. Weitere Benutzer, die nur einzelne Prozessschritte im Workflow ausführen, wurden durch Key-User der Stadt Wolfenbüttel geschult. Nachdem die Einrichtung und Konfiguration des Rechnungsworkflows abgeschlossen war, gab Wolfenbüttel grünes Licht für den Testbetrieb. „Wie schon bei der Einführung von newsystem hat sich auch bei diesem Projekt das schrittweise Vorgehen enorm bewährt. Durch intensive Schulungen und eine ausreichende Testphase konnten sich alle Beteiligten mit den künftigen Abläufen der elektronischen Rechnungsbearbeitung vertraut machen“, erläutert Martin Sunder, Produktverantwortlicher der KDO. Transparenz und Zeitgewinn Seit Januar 2016 nutzen nun über 200 Anwender der Stadtverwaltung Wolfenbüttel die Vorteile des vollständig im Finanzwesen newsystem integrierten Rechnungsworkflows. Sämtliche Schritte im Rechnungsbearbeitungsprozess, wie zum Beispiel Digitalisierung, Zuordnung zu den Organisationseinheiten, Feststellung und Kontierung der Rechnung, Mittelprüfung sowie die anschließende Anordnung und integrierte Buchung im Finanzwesen newsystem, übernimmt der Workflow automatisiert. „Eine Herausforderung im Projekt war, sämtliche Abteilungen im Hause flächendeckend auf die workflowgestützte Rechnungsbearbeitung umzustellen“, erklärt Axel Sievers, Leiter der Abteilung Finanzen und Controlling Stadt Wolfenbüttel. „Wenn wir die Einführungsphase mit Unterstützung der KDO bewerkstelligt haben, erhoffen wir uns vom Rechnungseingang bis zur Buchung durch die Kasse einen oder sogar mehrere Tage Zeitersparnis.“ 18 KDO-Partner KDO-Partner Digitalisierung erreicht Personalämter „Wer schreibt, der bleibt“ – so oder so ähnlich lautet die Devise, wenn es um den Status der Digitalisierung der Personalarbeit in öffentlichen Verwaltungen geht. Dabei ist gerade die öffentliche Verwaltung ohne ausreichend qualifiziertes Personal nicht mehr handlungsfähig. Was muss sich also vor dem Hintergrund der demographischen Zeitbombe, der Bedürfnisse der Generation Y und der zunehmenden Transparenz auf den Arbeitsmärkten ändern? Personalabteilungen müssen in der Gegenwart ankommen! Die Digitalisierung ist ein gesellschaftliches Phänomen: Mehr als 80 % aller Personen über 14 Jahre nutzen zumindest gelegentlich Onlinedienste; mehr als 63 % nutzen sie täglich. Nach diesen Bedürfnissen richtet sich die Personalarbeit neu aus. Beispiel 1: Kommunikation Die elektronische Kommunikation im beruflichen Umfeld findet in der Regel per E-Mail statt und im privaten Umfeld mit Hilfe von Chats sowie Blogs. Diese Kluft kann durch verwaltungseigene Social MediaAngebote überbrückt werden. Sie haben den Vorteil, dass starre Informationsverteiler zugunsten einer bedarfsorientierten Informationsverteilung (Veröffentlichung) und Informationsgewinnung (Abonnierung) aufgelöst werden. Beispiel 2: Kompetenzmanagement Warum stellen Beschäftigte ihre Lebensläufe und aktuellen Kompetenzprofile via XING der ganzen Welt zur Verfügung – jedoch nicht dem eigenen Arbeitgeber? Die heutigen HR-Systeme wurden für die Personalabteilungen entwickelt und nicht Kompetenzen im Überblick: mit P&I LOGA3 für die Beschäftigten. Hier muss ein Umdenken stattfinden, da gerade die verfügbaren Fähigkeiten Grundlage für die Personalentwicklungskonzepte der öffentlichen Arbeitgeber sein müssen. Eine transparente Entwicklungsstrategie – verbunden mit klaren Weiterbildungs- und Karriereoptionen – spricht insbesondere die umworbene Generation Y an. Eine Generation, die einen Arbeitgeber nicht ausschließlich nach monetären Aspekten beurteilt. Genau das ist die Chance und Herausforderung für öffentliche Arbeitgeber. Die besten Mitarbeiter sind nur drei Klicks vom neuen Job entfernt. 19 Fujitsu und NetApp – eine starke Verbindung für eine intelligente IT Aus der globalen, strategischen Allianz von Fujitsu und NetApp erwächst ein umfassendes Storage-Portfolio, das gut zusammenpasst und von dem alle unsere Kunden profitieren. Unsere Kunden können aus unserem umfassenden Dynamic Infrastructure Portfolio auf einfache Weise integrierte Lösungen erwerben. Dadurch helfen wir Ihnen, die Effizienz und Flexibilität der IT zu verbessern. Zusätzlichen Mehrwert ziehen Sie aus unserer Partnerschaft mit NetApp durch die weltweite Servicekompetenz von Fujitsu für das gemeinsame Produkt- und Lösungsangebot PRIMEFLEX vShape. Ein Beispiel unseres gemeinsamen Lösungsangebots ist PRIMEFLEX vShape. Fujitsu vShape ist eine Virtualisierungs- und Private-Cloud-Referenzarchitektur, welche die Expertise und Technologien führender Hersteller vereint. vShape bietet ein einfaches Konzept mit hochgradig skalierbaren, branchenüblichen Komponenten. Diese umfassen Storagesysteme von NetApp, Netzwerktechnik sowie Virtualisierungs- software auf FUJITSU PRIMERGY Servern. Sämtliche Komponenten sind perfekt aufeinander abgestimmt und als Einzellösung geprüft, vor dem Hintergrund unterschiedlicher kundenspezifischer Anforderungen und Rahmenbedingungen. Hierdurch lassen sich der Implementierungsaufwand und die damit verbundenen Risiken für die Implementation einer Virtualisierungslösung signifikant reduzieren. Die Vorteile unserer Lösung und Appliance im Überblick Soforteinstieg in Konsolidierung, Virtualisierung und innovative IT-Projekte Schnelle Implementierung mit individuellem Zuschnitt Minimale Projektrisiken bei hoher Qualität Geringe Anschaffungskosten Einfache und kostengünstige Erweiterbarkeit Niedrige Total Cost of Ownership Mirko Weindok, Account Manager, Fujitsu Technology Solutions GmbH [email protected] 20 KDO-Partner KDO-Partner 21 Heute für morgen: KDO führt SAP S/4HANA ein Kommunale IT: Outsourcing-Potenziale prozessorientiert identifizieren Als Innovations- und Technologiedienstleister für Verwaltungsprozesse in Deutschland unterstützt der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) Kommunen und angegliederte Körperschaften bei der Bewältigung ihrer Aufgaben. Jetzt stellt die KDO die Weichen in Richtung Zukunft und ermöglicht ihren Kunden mehr Effizienz bei verringertem Aufwand. Kostendruck, Digitalisierung und hohe Anforderungen an die technische Infrastruktur, das sind nur drei von vielen Herausforderungen, denen Behörden sich im IT-Bereich aktuell stellen müssen. Dazu kommen andere Themen wie die Verfügbarkeit und Sicherheit von Daten sowie das Fehlen von geschultem Fachpersonal. Seit nunmehr einem Jahrzehnt unterhält die KDO eine enge Partnerschaft mit SAP – und führt mit der SAP Business Suite 4 SAP HANA (SAP S/4HANA) jetzt eine neue, zukunftsträchtige Technologieplattform für Ihre Finanzwesenlösung KDO-doppik&more ein. Bedienerfreundlicher, schneller, leistungsstärker Viele Kommunen spielen deshalb mit dem Gedanken, den Problemen mit IT-Outsourcing zu begegnen. Angesichts der großen Anzahl verschiedenster IT-Verfahren im Verwaltungsbereich und der zunehmenden Komplexität drängen sich in diesem Zusammenhang jedoch schnell folgende Fragen in den Organisationen auf: Bei welchen Tätigkeiten ist es sinnvoll, über eine Auslagerung nachzudenken? Wie lassen sich IT-Outsourcing-Potenziale bestmöglich identifizieren? Überblick verschaffen SAP S/4HANA bringt den Anwendern viele Vorteile: Waren bislang oft noch Experten notwendig, um alle Potenziale einer ITLösung auszuschöpfen, so erleichtert das neue Interface die Bedienung erheblich – und damit auch die Möglichkeiten für jeden einzelnen Mitarbeiter. Dabei sind durch die intuitive Nutzung weniger Prozessschritte erforderlich, um das klassische Tagesgeschäft im Finanzwesen zu erledigen. Das spart auch Zeit. Schneller in die Zukunft Produktivsetzung Ende 2018 Darüber hinaus bietet SAP S/4HANA eine deutlich optimierte Performance. Die In-Memory-Datenbank erleichtert den Zugriff auf benötigte Daten und beschleunigt die entsprechenden Prozesse gegenüber der vorher genutzten festplattenbasierten Lösung entscheidend. So lassen sich zum Beispiel künftig problemlos Adhoc-Berichte erstellen, wofür vorher ein separates Business-Intelligence-System notwendig war. Mit SAP S/4HANA stehen sämtliche benötigten Daten unmittelbar zur Verfügung. Der KDO gibt SAP S/4HANA die notwendige Investitionssicherheit im Hinblick auf ihre zahlreichen Eigenentwicklungen, etwa das voll SAP-kompatible Modul „Kommunale Bewirtschaftung und Budgetierung“ (KBB). Mit SAP S/4HANA kann davon ausgegangen werden, dass sich die Investments der KDO auf lange Jahre auszahlen werden. Nach Beginn der Migration im Februar 2016 wird der gesamte Prozess voraussichtlich 2018 beendet sein. Nachdem zunächst Hardware und Datenbanktechnologie im Fokus stehen, findet 2017 der Umzug auf die neue In-Memory-Technologie statt. In der zweiten Ausbaustufe erfolgt dann der Umstieg auf SAP S/4HANA. 2019 wird die KDO den technologischen Wandel vollzogen haben – rechtzeitig bevor 2020 nach Ende der Abschreibungsphase für die aktuellen Lösungen die Nachfrage nach neuen IT-Plattformen stark steigen wird. In den Kommunen werden mit SAP S/4HANA weniger IT-Fachkräfte gebunden. Die entsprechenden Sparpotenziale erhöhen sich noch, wenn die insgesamt steigende Arbeitsverdichtung mit eingerechnet wird. Die Kombination von KDO-doppik&more mit SAP S/4HANA eröffnet allen Beteiligten damit attraktive Perspektiven und gibt echte Zukunftssicherheit. Niels Kohrt, Kundenberater bei der auf Prozessmanagement spezialisierten PICTURE GmbH, hat darauf eine Antwort: „IT-Outsourcing ist vor allem dann eine Option, wenn Tätigkeiten nicht zum Kerngeschäft zählen. Um diese Tätigkeiten überhaupt identifizieren zu können, ist es ratsam, die Rolle der IT und die IT-Anforderungen im eigenen Haus zu klären.“ Erst dann könne bestimmt werden, welche Aufgaben für eine Auslagerung in Frage kämen, so der Kundenberater des Software- und Beratungsunternehmens weiter. Wirtschaftlich outsourcen Bei erfolgreichem IT-Outsourcing geht es also keineswegs darum, die gesamte Systemlandschaft auszulagern. Geeignet für das Outsourcing sind vor allem Basis-Dienstleistungen, die Dritte wirtschaftlicher erbringen können. Was genau zu den jeweiligen Basis-Dienstleistungen einer Behörde zählt, lässt sich mit Hilfe einer prozessorientierten Beschreibung der eigenen Systemlandschaft herausarbeiten. Sollen IT-Strukturen vereinheitlicht oder soll sich ein Gesamtüberblick darüber verschafft werden, bei welchen Geschäftsprozessen (zum Beispiel bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder Beschaffungen) welche IT-Fachverfahren zum Einsatz kommen, lohnt sich darüber hinaus der Aufbau eines prozessorientierten Verfahrensregisters. Besonders dann, wenn neue Fachverfahren angeschafft und implementiert werden müssen, produziert das Verfahrensregister einen Mehrwert. Zukunftsorientiert planen Wenn zum Beispiel ein Fachverfahrensanbieter nicht mehr auf dem Markt ist, steht zwangsläufig die Entscheidung an, welche Anforderungen das neue Fachverfahren in jedem Fall erfüllen muss, damit die Geschäftsprozesse auch weiterhin problemlos ITunterstützt und möglichst medienbruchfrei durchlaufen können. Die von PICTURE entwickelte Prozessplattform bietet für dieses Vorhaben wertvolle Unterstützung. Sie erlaubt es, eine prozessuale Darstellung der Abhängigkeiten zwischen unterschiedlichen Systemen zu visualisieren. Einer wirtschaftlichen und zukunftsorientierten Ausrichtung der IT-Infrastruktur steht dann nichts mehr im Wege. Niels Kohrt, PICTURE GmbH [email protected] www.picture-gmbh.de 22 KDO-Partner KDO-Partner Anzeige IT-SICHERHEIT UND DATENMANAGEMENT FÜR KOMMUNEN DI G I T A L E A R C H IV I ERUNG UND I T- SI C H E R H E IT L E IC HT GEM A C HT! Die DOS Dokumenten Systeme GmbH ist ein KODAK zertifiziertes Document Imaging Center mit mehr als 20-jähriger Erfahrung im Archivierungsbereich. Darüber hinaus bieten wir: Digital Preservation für Dokumente, E-Mails, Zeichnungen, Bücher und Mikrofilme. myObolus® im Kirchenkreis Hamburg-Ost In einem Gemeinschaftsprojekt haben die org-team Lagemann GmbH und die KIGST GmbH eine webbasierte Software zur Friedhofs-Gebührenkalkulation entwickelt. Vom Start weg etablierte sich myObolus® am Friedhofsmarkt und erleichtert seitdem Friedhofsträgern die praktische Arbeit. Wie sich der praktische Einsatz gestaltet, beschreibt Dirk Abts vom Evangelischen Kirchenkreis Hamburg-Ost in einem Interview mit Rudolf Müller, dem Geschäftsführer der KIGST GmbH. Herr Abts, wie wurden die Friedhofsgebühren früher kalkuliert? Die Verwaltungen haben ihre Grunddaten meist manuell in eine Excel-Tabelle eingetragen und anschließende Ergebnisse in ihre Gebührensatzung einfließen lassen. Dabei konnte es zu unbemerkten oder unbeabsichtigten Fehlern in den Berechnungstabellen kommen. Gebührenkalkulation war echte „Handarbeit“ und jede Verwaltung hat dabei ihren individuellen Weg beschritten. Akteneinlagerung und Aktenvernichtung unter Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes. Profitieren auch Sie von unserem umfassenden Leistungsangebot und besuchen Sie uns unter: www.dos-dokumenten-system.de Gemäß der technischen Richtlinie RESISCAN 03138 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik DOS Dokumenten Systeme GmbH Lange Str. 85 · 31552 Rodenberg Tel.: +49 5723 989 28-0 www.dos-dokumenten-systeme.de ein Support zur Verfügung steht, der nicht nur in Fragen der Programmbedienung Auskunft geben kann, sondern auch den fachlichen Hintergrund bietet und ggf. beratend unterstützen kann. Haben sich Ihre Vorstellungen erfüllt? Die manuelle oder Excel-Kalkulation, welche häufig nur alle drei Jahre vorgenommen wurde, führte u. a. dazu, dass man sich immer wieder neu in die komplizierte Thematik einarbeiten musste. Auch wenn eine Tabellenkalkulation die Berechnung einfacher macht, blieb die Unsicherheit, ob verwendete Formeln richtig angewendet bzw. seit der letzten Verwendung nicht unbeabsichtigt verändert wurden. Wir haben festgestellt, dass myObolus® in der täglichen Arbeit eine echte Erleichterung darstellt und vor Ort auch weniger Versierte jetzt in der Lage sind, Gebührenkalkulationen vorzunehmen. Das war früher eine Sache ausschließlich für Spezialisten. Heute sollte man sich zumindest mit der Materie der Gebührenkalkulation schon befasst haben. Und auch die Prüfung der Kalkulationen wird durch einheitliche Gestaltung wesentlich vereinfacht. Warum haben Sie sich entschlossen, eine Softwarelösung zur Gebührenkalkulation zu suchen? Können Sie myObolus® weiterempfehlen? Im Rahmen der Arbeitsgemeinschaft der Kirchenkreisbeauftragten für das Friedhofswesen haben wir uns Gedanken dazu gemacht, wie man die Arbeit vereinfachen und technisch besser unterstützen kann. Dabei war es wichtig, eine Lösung zu finden, die für alle Beteiligten praktikabel und rechtssicher ist. Die gesuchte Software sollte vor allem anwenderfreundlich sein und den Benutzer Schritt für Schritt durch den komplizierten Kalkulationsvorgang leiten. Des Weiteren sollte das Produkt zertifiziert sein, um eine möglichst hohe Rechtssicherheit gewährleisten zu können. Zudem war wichtig, dass uns auch nach dem Erwerb Ja, ohne Einschränkungen! Was war an dieser Stelle besonders herausfordernd? Neueste eingesetzte Technik im Dienstleistungszentrum: KODAK Hochleistungsscanner, OCR-Formularauslesung, ISO-konforme PDF/A Erstellung und digitale Signaturenerstellung. 23 Rudolf Müller, KIGST GmbH [email protected] www.kigst.de und www.org-team.com 24 KDO innovativ KDO innovativ 25 XTA – zertifizierter Standard für den sicheren Datentransport IT-Strategie: Schritt für Schritt in die Cloud In Sachen IT-Outsourcing hat jede Kommune eine eigene, ganz individuelle Strategie. Sowohl die Bereitschaft, die Verantwortung für ihre IT abzugeben, als auch das Bestreben, die Hoheit über eigene Daten zu behalten, sind unterschiedlich. Mit bedarfsgerechten und flexiblen Angeboten hat sich die KDO auf die vielfältigen Anforderungen eingestellt. Durch die verschiedenen Möglichkeiten der technischen Leitungsanbindungen sind Kommunen heute nicht mehr regional gebunden und können ihre Fachanwendungen von vielen verschiedenen Anbietern bundesweit beziehen. Bei der Auslagerung von Hard- und Software ist daher die Flexibilität des Dienstleisters entscheidend. So spielt es für die KDO inzwischen keine Rolle mehr, welche Fachverfahren eingesetzt werden. Die breite Angebotspalette ermöglicht es, nahezu jeder Kommune eine optimale Lösung für ihre IT-Anforderungen zu bieten. Kommunen haben die Wahl Heute können Kommunen selbst bestimmen, inwieweit sie ihre ITVerantwortung delegieren möchten. Die vorhandene Verfahrenslandschaft muss dabei nicht umgebaut werden, da der Support weiterhin direkt durch den ursprünglichen Anbieter erfolgen kann. Zum Beispiel werden beim Housing Computer im Rechenzentrum der KDO untergebracht. Die vollständige Hoheit über die Hard- und Software sowie die fachliche Betreuung der Software verbleiben beim Hersteller oder bei einem Drittanbieter. Bei Hosting stellt die KDO den Kommunen physische oder virtuelle Server bereit, die einen sicheren und performanten Betrieb von Fachanwendungen garantieren. Neben Fachverfahren, Webanwendungen und SAN-Speicher können auch komplette IT-Infrastrukturen gehostet werden – wahlweise mit oder ohne Administration. Beim zentralen Betrieb übernimmt die KDO die komplette fachliche und technische Betreuung von Fachverfahren. Sicher bis wolkig Langjährige Mitarbeiter in Verwaltungen kennen den Transport von Nachrichten, wie zum Beispiel XMeld, noch unter dem Namen „Datenträgeraustausch“. Dabei wird zwischen unterschiedlichen Verfahren bzw. auch mit anderen Stellen eine Vielzahl an unterschiedlichen Daten übermittelt. Fast so vielfältig wie die Daten sind auch die für ihre Übertragung eingesetzten Techniken, wie zum Beispiel PrivateWire oder OSCI. Die technische Vielfalt ist teuer in der Entwicklung und im Betrieb. Zudem kann niemand die Sicherheit dieser Techniken bewerten. Damit hat der IT-Planungsrat nun aufgeräumt: Initiiert von Rechenzentren, maßgeblich auch der KDO, ist mit XTA ein neuer Standard ins Leben gerufen worden. eine eigene Fachlichkeit analog zu dem Meldewesen. Denn bisher läuft die Entwicklung der Technik nebenher. Genau das hat zur jetzigen Vielfalt mit hohen Kosten und unüberschaubarer Sicherheit geführt. Wenn wir die Gleichwertigkeit des Transports zu den anderen Wesen akzeptieren, dann sorgen wir auch dauerhaft für die Weiterentwicklung und den Erhalt der Qualität.“ Nachrichtentransport als Fachgebiet XTA beschreibt genau, was Transportverfahren leisten müssen – einheitlich für alle Nutzer in Deutschland! Von der Anbindung von Fachverfahren über die garantierten Eigenschaften der Funktionen bis hin zur Umsetzung unterschiedlichster Schutzanforderungen ist alles enthalten. Die Einhaltung des Datenschutzes ist integraler Bestandteil des Standards. So können die Kommunen jederzeit per Knopfdruck zu jedem Nachrichtentransport ein ausführliches Protokoll von ihrem Rechenzentrumsbetreiber, wie zum Beispiel der KDO, erhalten. Darin stehen alle Informationen für den Nachweis der ordnungsgemäßen Erfüllung der Datenverarbeitung im Auftrag. Aber Kommunen benötigen für die Erfüllung ihrer Aufgaben nicht nur Standards, sondern vor allem Lösungen. Diese bietet die KDO bereits seit langem in den Bereichen Ausländerwesen und Personenstandswesen an. Weitere Szenarien für die Zukunft sind zum Beispiel Gewerbeanzeigen, das Meldewesen und alle anderen XÖV-Standards. Warum dies so wichtig war, erläutert Marc Behrens, Softwarearchitekt in der Abteilung „Forschung und Entwicklung“ bei der KDO, der an der Entwicklung des Standards im Auftrag des IT-Planungsrates beteiligt war: „Nach unserer Meinung ist der Nachrichtentransport Die „Rundum-sorglos-Lösung“ für die kommunalen IT-Anforderungen ist der KDO-Cloud-Arbeitsplatz. Statt herkömmlicher Hardware kommen dabei schlanke, energiesparende Thin Clients zum Einsatz. Der Betrieb von Fachanwendungen und die Datenspeicherung werden in das KDO-Rechenzentrum verlagert. Gleichzeitig kümmert sich die KDO um Anwendungsaktualisierungen sowie das Hardware- und IT-Verwaltungsmanagement. KDO als private Cloud Ob Housing, Hosting, zentraler Betrieb oder die Nutzung von CloudArbeitsplätzen: Gerade im Hinblick auf die steigende IT-Komplexität werden Kommunen durch Nutzung von IT-Services massiv entlastet. Ein kommunales Rechenzentrum garantiert Informationssicherheit und bietet durch die private Cloud eine wirtschaftliche und verlässliche Alternative. Als eine sichere „Datendrehscheibe“ für Kommunen bündelt die KDO Fachverfahren mit Cloud-Arbeitsplätzen und gewährleistet einen stabilen Datenaustausch zwischen Kommunen, Kreisen und anderen öffentlichen Einrichtungen. Informationen per Knopfdruck Die Version XTA 1.1 wurde übrigens 2012 unter der Bezeichnung GovExpress vom BSI zertifiziert. Inzwischen beschäftigt sich die KDO intensiv mit der Entwicklung der Version 2.0. Ein wichtiges Element beim sicheren Datentransport: das KDO-Rechenzentrum in Oldenburg. 26 KDO Persönlich KDO persönlich Zehn Jahre ServiceLine – der ServiceDesk der KDO feiert Jubiläum Das Jahr 2006 bedeutete für die KDO einen Meilenstein, denn mit Einführung der Doppik entstand ein enormer Beratungsbedarf bei den Kommunen. Das war die Geburtsstunde der KDO-ServiceLine. Seit zehn Jahren ist die ServiceLine nun zentraler Ansprechpartner für alle Themen rund um den Betrieb von Fachanwendungen. Die insgesamt neun Mitarbeiter stehen nicht nur bei Fehlermeldungen, Störungen und Problemen zur Verfügung, sondern für alle Fragen, Wünsche und Anregungen rund um die Lösungen und Dienstleistungen der KDO. „Vorher hatte jeder Kunde in seinem Fachbereich einen zuständigen KDO-Berater, der sich um alles gekümmert hat. Aber durch die Projektarbeit waren wir oft nicht erreichbar“, erläutert Ute Ahlers, die damals die Umstellung auf die ServiceLine als Beraterin für newsystem miterlebt hat. Seit vier Jahren ist sie Leiterin des Bereichs Service und Qualitätsmanagement und damit u. a. auch für die ServiceLine verantwortlich. Vorgeschriebener Prozess – lückenloser Verlauf Mit der Einrichtung der ServiceLine ist die KDO montags bis donnerstags von 7:00 bis 18:00 Uhr und freitags von 7:00 bis 16:00 Uhr für ihre Kunden da – und auf Wunsch sogar darüber hinaus. Über ein Ticketsystem werden alle eingehenden Anfra- gen, ob per E-Mail oder Telefon, erfasst. Viele Fragen werden direkt beantwortet, umfassende Problemstellungen zielgerichtet an den zuständigen Fachbereich weitergeleitet. „Der gesamte Ablauf unterliegt einem vorgeschriebenen Prozess, der von der Aufnahme einer Anfrage bis zur Lösung einen lückenlosen Verlauf gewährleistet. Das beinhaltet auch Prioritätenstufen und Zeiträume für die Bearbeitung, nach deren Ablauf das System den Berater automatisch erinnert“, erklärt Ute Ahlers. Online-Tool verschafft Überblick Mit dem Ticket Self Service (kurz: TSS) steht seit zwei Jahren zusätzlich eine moderne Webanwendung zur Verfügung, die einen Überblick über lau- 27 fende und abgeschlossene Anfragen gibt. Hier können die Kunden jederzeit bequem Tickets aufgeben und den Bearbeitungsstand ihrer Anfrage einsehen. Mehr Transparenz in der Kommunikation Die Resonanz der Kunden auf die Einführung der ServiceLine war nicht immer positiv, wie Ute Ahlers zu berichten weiß: „Schließlich war man es gewohnt, seinen Berater immer direkt ans Telefon zu bekommen. Inzwischen sind unsere Anwendungen und Services jedoch so vielfältig und umfangreich, dass es diesen einen Ansprech„Teamwork wird bei uns partner heute gar nicht mehr geben könnte. Mit großgeschrieben!“ der ServiceLine haben wir eine transparente und strukturierte Kommunikation – und das ist auch Ute Ahlers, Leiterin Service und notwendig bei 30.000 Tickets im Jahr!“ Qualitätsmanagement Und den Mitarbeitern macht die Arbeit in der ServiceLine viel Spaß, Teamwork wird großgeschrieben, so Ute Ahlers weiter: „In den zehn Jahren hat sich das Team kaum verändert, viele sind von Anfang an dabei!“ Die regelmäßigen Zufriedenheitsbefragungen bei den Kunden geben der KDO im Übrigen auch recht: Auf einer Schulnotenskala von 1 bis 5 hat sich der Wert im Jahr 2015 im Vergleich zu 2013 noch einmal von 1,8 auf 1,7 verbessert. Drei Wege zur KDO-ServiceLine Telefon: 0800 536 4357 0800 KDO HELP E-Mail: [email protected] Online: https://www.kdo.de/ticketformular.php Von links nach rechts: Dirk Steiner, Maren Evers, Brigitte Kopp-Stubbe, Sven-Uwe Michalzik, Markus Jakisch, Nicole Janssen, Solveig Völge, Dirk Zweigle, Ute Ahlers, Bernd Bierbaum. 28 Veranstaltungen Veranstaltungen Spannende Aussichten – KDO-Kunden- und Partnertag 2016 Bald ist es wieder so weit: Die Vorbereitungen für den nächsten KDO-Kunden- und Partnertag laufen auf Hochtouren! Der Name ist allerdings nicht mehr Programm, denn die Veranstaltung richtet sich neben den Kunden und Partnern der KDO an alle Interessierten. Seit 2011 lädt die KDO regelmäßig Anwender und Führungskräfte aus öffentlichen Verwaltungen, Eigenbetrieben, Verbänden, Kammern und auch dem Gesundheitswesen ein, um über aktuelle Themen aus der IT zu informieren. In diesem Jahr sind ebenfalls wieder zahlreiche Fachforen geplant, in denen neben innovativen Fachanwendungen und gesetzlichen Neuerungen auch Praxisberichte, technische Innovationen, E-Government-Lösungen und vieles mehr vorgestellt werden. Netzwerken im Messebereich In einem großzügigen Ausstellerbereich präsentieren zahlreiche namhafte Anbieter ihre Hard- und Softwarelösungen bzw. Dienstleistungen für den kommunalen Sektor. Darüber hinaus soll den Besuchern aber noch genügend Zeit für den Austausch untereinander bleiben. Das vollständige Programm und die Anmeldung finden Sie in Kürze auf unserer Homepage. Für weitere Fragen stehen Ihnen Ihre Ansprechpartner gern zur Verfügung. Eintägige Fachforen – am 7. Juni 2016 Datenschutz und IT-Sicherheit Offener Arbeitskreis der KDO-Datenschutzbeauftragten mit aktuellen Themen und Fällen aus der Praxis „WOLFI“: Awareness-Kampagne der Stadt Oldenburg zu IT-Sicherheit und Datenschutz KDO-Jugendwesen Das neue KDO-Jugendwesen – ein Überblick Workshop Prozess „Falleingang“ Workshop Prozess „Hilfe zur Erziehung“ E-Government Management von E-Payment mit pmPayment (GovConnect GmbH) pmHundManager (GovConnect GmbH) pmOWI-App (GovConnect GmbH) Ratsinfosystem Session in der KDO-Cloud (Somacos GmbH & Co KG) Kita-Planer – das Online-Anmeldesystem (arxes tolina GmbH) Anne Hutfilter, KDO [email protected] Tel. 0441 9714-154 Christiane Beier, KDO [email protected] Tel. 0441 9714-117 Dokumentenmanagement mit KDO-DMS&more Digitaler Rechnungseingangs-Workflow Digitaler Posteingangs-Workflow – vom Eingang bis zur Ablage Digitaler Beschaffungsworkflow – vom Antrag bis zur Akte Eintägige Fachforen – am 8. Juni 2016 Zweitägige Fachforen – am 7./8. Juni 2016 Persönliche und soziale Kompetenzen Spaß beiseite – Lachen und Humor in der Kommunikation Modewort Resilienz – was bedeutet das? Die Macht der Gedanken Behördisch? – Ohne mich! Personalwesen mit P&I LOGA Der neue P&I LOGA Webclient Digitalisierung erreicht das Personalamt Personalgewinnung und -bindung im öffentlichen Dienst Neue digitale Produkte der P&I AG HCM2 – das neue Webportal Personalabrechnung und Zusatzmodule – Erfahrungsbericht der Stadt Nordhorn Einwohnerwesen und Wahlen KDO-Wahlprogramme – ein Überblick VOIS – die neue Meldewesensoftware von HSH Rechtssicherer Umgang mit Reichsbürgern, Extremisten und Querulanten Wirtschaftliche IT in Kommunen „Produktionsfaktor IT“ – Chancen für die Kommunalverwaltung (NSI Consult) Das prozessorientierte Verfahrensregister (PICTURE GmbH) Kraftfahrzeugzulassung mit KDO-KFZ Neues aus KDO-KFZ Amtshaftung und Schadensersatz – Haftung der Behörde oder Haftung des Bediensteten Reichsbürger, Extremisten und Querulanten – so gehen Sie mit diesen Personen rechtssicher um Zulassungswesen mit KDO-KFZ Finanzwesen mit KDO-doppik&more SAP HANA und SAP S/4HANA Reform des doppischen Haushaltsrechts Archivierung mit KDO-doppik&more Kommunales Berichtswesen Abrechnung von Kindergartengebühren Die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung Amtshilfe.net Finanzwesen mit newsystem Reform des doppischen Haushaltsrechts Die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung Berichtswesen Plus mit newsystem Referenzbericht der Stadt Wolfenbüttel newsystem 7 – Rückblick und Vorschau Rechnungsworkflow mit newsystem Mehr als nur Finanzwesen – weitere Module und Einsatzbereiche Kennzahlen und interaktiver Haushaltsplan mit IKVS (IKVS GmbH) Effektive Prozesse in der Haushaltsplanung Das vollständige Programm der Veranstaltung lag bei Drucklegung noch nicht vor, die Vortagstitel können u. U. abweichen. 29 30 Interessantes & Amüsantes Interessantes & Amüsantes Fit in den Frühling Alles, was zählt Frühjahrsmüdigkeit ist keine Einbildung, sondern eine Befindlichkeitsstörung. Mehr als jeder Zweite fühlt sich in der Übergangszeit vom Winter zum Frühling müde und schlapp. Mit diesen Tipps gelingt es Ihnen, die Frühjahrsmüdigkeit zu überwinden und wieder tatkräftig und energiegeladen in den Tag zu gehen. Ziel beim Sudoku ist es, die leeren Zellen des Spielfeldes mit den Ziffern 1 bis 9 so auszufüllen, dass in jeder Zeile und in jeder Spalte und in jedem 3x3Teilquadranten jede dieser Ziffern genau einmal steht. Viel Spaß! Sonne tanken In Bewegung bleiben Leichter essen Licht ist der wichtigste Taktgeber für den Menschen. Das Auge teilt dem Gehirn mit, ob es Tag oder Nacht ist. Wenn es dunkel ist, produziert das Gehirn das müde machende Hormon Melatonin. Daher sollten Sie gerade im Frühjahr jede Gelegenheit nutzen, um an die frische Luft zu gehen und Sonnenlicht zu tanken. Sport oder auch Spaziergänge im Freien regen den Kreislauf an, unterstützen den Stoffwechsel und verbessern die Sauerstoffversorgung Ihres Körpers. Insbesondere leichter Ausdauersport wie Fahrradfahren, Walken oder Joggen hilft gegen die Frühjahrsmüdigkeit. Die Zeit der schweren Winterkost ist vorbei! Um den Körper gleichmäßig über den Tag mit Energie zu versorgen, sind Salate, Obst, rohes und gegartes Gemüse bestens geeignet. Dadurch wird der Magen-Darm-Trakt entlastet und Sie verspüren mehr Lust, Sofa gegen Wiese einzutauschen. Aktiv im Büro Bunter werden Auch im Büro gilt das Bewegungsgebot: Nehmen Sie lieber die Treppe statt den Aufzug und erledigen Sie kleinere Gänge zum Kopierer am besten selbst. Ein wichtiger Nebeneffekt – aktiv sein hilft im Kampf gegen den lästigen Weihnachtsspeck! Verbannen Sie die graue Winterkluft zurück in den Kleiderschrank! Die hellen und frischen Frühlingsfarben reizen die Sinne und bringen den Körper dazu, den Botenstoff Serotonin zu produzieren, der bekanntlich für eine gute Stimmung sorgt. März 2016 Herausgeber Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) Elsässer Straße 66 · 26121 Oldenburg Tel. 0441 9714-0 · Fax 0441 9714-148 [email protected] · www.kdo.de Verantwortlich für den Inhalt gemäß §5 Telemediengesetz (TMG): Dr. Rolf Beyer 1 4 9 3 7 7 6 Redaktion Christiane Beier, [email protected] 9 6 4 3 9 3 2 1 5 5 3 4 8 8 9 7 6 Konzeption, Layout und Text Rauschenberg Kommunikation GmbH Druck Druckerei Joh. Burlage, Münster Erscheinungsweise/Auflage Halbjährlich/2.500 Exemplare Bildnachweis Brian Jackson/fotolia (Titel); g-stockstudio/istock (S. 2); Marco2811/fotolia (S. 2, S. 3, S. 24); KDO (S. 13); Foto und Bilderwerk, Oldenburg (S. 2, S. 3, S. 8, S. 26–29); Maksym Dykha/fotolia (S. 6); Stadt Friesoythe (S. 6); Gemeinde Harpstedt (S. 7); Gemeinde Rastede (S. 7); Maksym Yemelyanov/ fotolia (S. 10); vege/fotolia (S. 12); Otterndorf Marketing GmbH (S. 14); stockpics/fotolia (S. 15); P&I AG (S. 18); goodluz/fotolia (S. 20); tashatuvango/fotolia (S. 21); Kirchenkreis Hamburg-Ost (S. 22); Roland Schiffer, Bremen (S. 25); Kzenon/ fotolia (S. 30) 7 1 7 6 3 1 6 Ein Schläfchen halten Wer sich frühjahrsmüde fühlt, sollte ruhig ein kleines Mittagsschläfchen halten. Allerdings nicht länger als 30 Minuten – sonst wird im Körper wieder das Hormon Melatonin produziert, das den Tag- und Nachtrhythmus des Menschen steuert. 31 Hinweis In diesem Magazin wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit bei Personenbezeichnungen oft die männliche Form der Begriffe verwendet, sie steht jedoch stellvertretend auch für die weibliche Form. Urheberrechte Die im Magazin enthaltenen Beiträge sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte werden vorbehalten. Redaktionelle Beiträge geben nicht unbedingt die Meinung des Herausgebers wieder. Wie hat Ihnen diese Ausgabe gefallen? Wir freuen uns über Ihre Anregungen, Fragen, Lob und Kritik. Schreiben Sie uns: [email protected] „Die Geschichte der Menschheit ist die Geschichte der menschlichen Visionen.“ Hans Kasper, dt. Schriftsteller u. Hörspielautor Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) Elsässer Straße 66 26121 Oldenburg Tel. 0441 9714-0 Fax 0441 9714 -148 www.kdo.de [email protected]
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