Tschüss, Papier: Verwaltungen auf Digitalisierungskurs

März 2016
Vers. final
Tschüss, Papier: Verwaltungen auf Digitalisierungskurs
Dokumentenmanagement heute: Wege, Ziele, Entscheidungen
Kommunale IT: Trends und Potenziale aus ökonomischer Perspektive
IT-Strategie: Schritt für Schritt in die Cloud
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Inhalt
Inhalt
Inhalt
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Dokumentenmanagement:
Verwaltungen auf Digitalisierungskurs
Zusammen stark: Fusion der Samtgemeinden Am Dobrock und Land Hadeln
IT-Strategie:
Schritt für Schritt in die Cloud
KDO-Kunden- und
Partnertag 2016
Dokumentenmanagement-Systeme entwickeln sich
zunehmend zu einer Schlüsseltechnologie für moderne
Verwaltungsarbeit.
Zum 1. November 2016 werden sich die Samtgemeinden zu einer neuen Samtgemeinde Land Hadeln
zusammenschließen.
Titelthema
05 Infos & News
Editorial
Titelthema
06 KDO-DMS&more: Friesoythe führt „Digitale Bauakte“ ein Ein Interview mit Michael Möller, Stadt Friesoythe
07Harpstedt: Zukunft in den Köpfen Ein Gespräch mit Ingo Fichter, Samtgemeinde Harpstedt
08 DMS heute: Wege, Ziele, Entscheidungen Ein Interview mit Hergen Büsing, KDO
09Rastede jetzt mit „Digitaler Anlagenakte“ Ein Gespräch mit Frank Dudek, Gemeinde Rastede
Infos & News
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Aktenpläne im Aufwind Ein Beitrag von Michael Schäffer, Kommunaltreuhand e. K.
Das neue KDO-Messaging-Gateway für EGVP und De-Mail
Kurznews
Erfolgreicher Jahresabschluss Rückblick auf den Infotag „KDO-doppik&more“
Zusammen stark: Fusion der Samtgemeinden Am Dobrock und Land Hadeln
Anspruchsvolle Datenmigration Zusammenführung der Standesämter Am Dobrock und Land Hadeln
Kundenbefragung 2015
KDO-Kunden
16 Kommunale IT – Trends und Potenziale aus ökonomischer Perspektive Ein Beitrag von Dino Schubert, NSI
17 Wolfenbüttel: ja zum integrierten Rechnungsworkflow mit newsystem
KDO innovativ
In Sachen IT-Outsourcing hat jede Kommune
eine eigene, ganz individuelle Strategie. Mit flexiblen
Angeboten hat sich die KDO darauf eingestellt.
Veranstaltungen
Am 7. und 8. Juni 2016 findet wieder der traditionelle
KDO-Kunden- und Partnertag für alle Interessierten
aus der öffentlichen Verwaltung statt.
KDO-Partner
18 Digitalisierung erreicht Personalämter Social Media im HR-Bereich
19 Fujitsu und NetApp – eine starke Verbindung für eine intelligente IT
20 Heute für morgen: KDO führt SAP S/4HANA ein
21 Kommunale IT: Outsourcing-Potenziale prozessorientiert identifizieren Ein Beitrag von Niels Kohrt, Picture
23 myObolus® im Kirchenkreis Hamburg-Ost Rudolf Müller, KIGST GmbH, und Dirk Abts, KK HH-Ost, im Gespräch
KDO innovativ
24 IT-Strategie: Schritt für Schritt in die Cloud
25 XTA – zertifizierter Standard für den sicheren Datentransport
KDO Persönlich
26 Zehn Jahre ServiceLine – der ServiceDesk der KDO feiert Jubiläum
Veranstaltungen
28 Spannende Aussichten – KDO-Kunden- und Partnertag 2016
Interessantes & Amüsantes
30 Fit in den Frühling
31 Alles, was zählt Sudoku
31
Impressum
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Editorial
Editorial
05
Dokumentenmanagement:
Die Zukunft ist Gegenwart
Liebe Leserin, lieber Leser,
kein Papier mehr auf dem Tisch, keine Akten mehr im Schrank –
Ob wir wollen oder nicht:
für manche unvorstellbar. Die Einführung eines DMS erfordert
Digitalisierung bestimmt
Umdenken und ist vor allem eine organisatorische Angelegen-
mehr und mehr unseren
heit. Viele unserer Kunden haben diesen Schritt bereits erfolg- Arbeitsalltag, wir könreich hinter sich und sind durchweg begeistert.
nen uns dem nicht entziehen. Deshalb ist es wichtig, die Vorteile zu erkennen und zu
Erinnern Sie sich noch an die Zeit vor Outlook? Vor der Jahrtau-
nutzen, wie zum Beispiel bei der E-Vergabe oder beim Personal-
sendwende hatte jeder Sachbearbeiter einen Kalender auf seinem
management, und für Sicherheit zu sorgen, wie zum Beispiel mit
Schreibtisch, in den die Termine handschriftlich eingetragen
EGVP-Nachrichten oder XTA. Lesen Sie mehr darüber in dieser
wurden. Für den Einzelnen reichte das – aber Besprechungen
Ausgabe der KOM:in.
für einen größeren Teilnehmerkreis zu planen war mehr als eine
Herausforderung. Und das genau ist der Punkt: Es geht um eine
Ich wünsche Ihnen eine angenehme und spannende Lektüre!
effizient funktionierende Organisationsstruktur mit wenig Reibungsverlusten und Medienbrüchen.
Dr. Rolf Beyer
Verbandsgeschäftsführer
Auf www.kdo.de können Sie die aktuelle Ausgabe der KOM:in auch online lesen oder in
früheren Ausgaben stöbern. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!
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Titelthema
Titelthema
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Harpstedt: Zukunft in den Köpfen
KDO-DMS&more:
Friesoythe führt „Digitale Bauakte“ ein
Bei der Einführung von KDO-DMS&more startete die Stadt Friesoythe mit der digitalen Bauakte. Das Scannen der
umfangreichen 5.700 Aktenordner übernahm die Firma DOS Dokumenten Systeme GmbH. Im Interview mit KOM:in
erläutert Michael Möller, IT-Leiter, den Projektablauf und die Zusammenarbeit.
Herr Möller, Sie haben sich entschieden, ein Dokumentenmanagement einzuführen. Warum?
Wie ging es weiter, nachdem Sie die Akten in digitaler Form zurückerhielten?
Dokumentenmanagement war für uns schon immer ein Thema,
allerdings wollten wir es erst nach und nach etablieren. Mit KDODMS&more ist diese Möglichkeit gegeben. Wir fangen mit dem
Modul „Digitale Bauakte“ an und bauen die Lösung dann entsprechend unseren Erfordernissen weiter aus. Als Nächstes ist die
Einführung des Rechnungseingangs-Workflows geplant.
Die gescannten Akten wurden zum Download bereitgestellt. Dadurch, dass alle Parameter im Vorfeld festgelegt wurden, konnten
die Daten automatisch von der KDO eingelesen werden. Somit
war es nicht erforderlich, dass wir jede gescannte Akte manuell
ins DMS importieren. Nach Stichprobenkontrolle und Freigabe
wurden die Akten nach den aktuellen Datenschutzbestimmungen
entsorgt. Insgesamt dauerte das Projekt ca. drei Monate.
Was hat Sie dazu bewogen, beim Scannen von Bauakten die Unterstützung eines externen Dienstleisters in Anspruch zu nehmen?
Insgesamt stapelten sich über 5.700 Akten in unserem Archiv. Das
sind über 300.000 Seiten. Um diese Papiermenge zu bewältigen,
hätten wir wertvolle Mitarbeiterkapazitäten binden müssen. Außerdem gibt es bei den Bauakten eine Besonderheit – die Baupläne. Um sie zu digitalisieren, wird ein spezieller Großformat-Scanner benötigt. Nach Abwägen des Für und Wider haben wir uns
dann entschieden, den Auftrag an einen externen Dienstleister
zu vergeben.
Wie lief das Projekt konkret ab?
Unsere Akten befanden sich in zwei unterschiedlichen Räumlichkeiten. Nach Absprache wurden sie in Sicherheitsboxen verpackt,
versiegelt, in fünf Chargen abgeholt und direkt ins DOS-Archivcenter gebracht. Vor Ort wurden sie dann sortiert, von Büroklammern
befreit, nach Bedarf geglättet und gescannt. Um einen Doppeleinzug zu vermeiden, setzte DOS Hochleistungsscanner mit Doppelblatteinzugskontrollen ein. Ältere, stark beschädigte Akten wurden
über einen speziellen Flachbett-Scanner digitalisiert.
Um sich auch auf künftige E-Government-Anforderungen vorzubereiten, führte die Samtgemeinde Harpstedt die
digitale Steuerakte und den Rechnungseingangs-Workflow in KDO-DMS&more ein. In einem Gespräch erläutert der
Erste Samtgemeinderat und Kämmerer Ingo Fichter die daraus resultierenden Mehrwerte.
Aufgeräumte Schreibtische und mehr Platz: In den Fachbereichen
Samtgemeindekasse und Steueramt gehören Papierberge der Vergangenheit an. Aktenordner, die jahrelang die Regale und Schränke
füllten, wurden digitalisiert und anschließend aus den Büros verbannt. „Papierrechnungen werden im Grundsatz nicht mehr weitergegeben. Einmal in der Posteingangsstelle gescannt, laufen sie
ab sofort mit Hilfe des digitalen Rechnungseingangs-Workflows
durchs Haus und werden ausschließlich elektronisch bearbeitet“,
erklärt Ingo Fichter. Um sich an den Workflow zu gewöhnen, testete
die Samtgemeinde einen Monat lang die Anwendung. Seit Juli 2015
läuft nun der Echtbetrieb. Für die Steuerakte und den Rechnungseingangs-Workflow war jeweils nur ein Schulungstag erforderlich.
Mehr Effizienz durch DMS
Ingo Fichter ist von den Neuerungen begeistert: „Mit der digitalen
Steuerakte entfällt die lästige Suche, mit dem RechnungseingangsWorkflow die Liege- und Wegezeiten.“ Dieser Effekt wird durch die
Flexibilität der Anwendung zusätzlich begünstigt: Im Rechnungseingangs-Workflow können sich Mitarbeiter nach Bedarf und konkreter Situation jederzeit an der Bearbeitung beteiligen. Ein weiterer
Vorteil ist für Ingo Fichter die hohe Integration in das Finanzwesen.
„Schriftverkehr mit dem Bürger, Grund- und Gewerbesteuermessbescheide sowie Lastschriftmandate werden eingescannt und mittels
Angabe des Aktenzeichens direkt der betreffenden Steuerakte zugeordnet. Die automatische Archivierung beschleunigt Abläufe und
sichert Aktenvollständigkeit.“
Kam es in dieser Zeit zu Verzögerungen im Tagesgeschäft?
E-Rechnung kann kommen!
Nein. Ein wichtiger Vorteil, den
die Firma DOS bietet, ist die
schnelle Bereitstellung von benötigten Akten. Auf Anfrage erhielten unsere Mitarbeiter die angeforderte Akte innerhalb eines
Tages als PDF-Datei und konnten
ohne Unterbrechungen weiter damit arbeiten.
Natürlich erfordert jede Umstellung ein Umdenken. Ingo Fichter
ist froh, dass seine Mitarbeiter die Neueinführung von Beginn an
befürwortet haben. „Wir sind ans Papier gewöhnt – jedoch läuft
bereits heute vieles digital. Und der Trend in eine rein digitale
Welt wird weiter anhalten, auch in der Verwaltung wird es immer
weiter in diese Richtung gehen. Mit der Einführung des digitalen
Rechnungseingangs-Workflows sind wir für die kommenden Anforderungen schon mal auf einem guten Weg – zum Beispiel für die
künftige Verarbeitung von E-Rechnungen.“
Herr Möller, wir bedanken uns für
das Gespräch!
Michael Möller,
Stadt Friesoythe
[email protected]
Mit der Einführung der digitalen Akten wurde die Papiermenge im Harpstedter Rathaus deutlich reduziert.
Ingo Fichter,
Samtgemeinde Harpstedt
[email protected]
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Titelthema
Titelthema
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DMS heute: Wege, Ziele, Entscheidungen
Rastede jetzt mit „Digitaler Anlagenakte“
Digitalisierung liegt im Trend. Dementsprechend wird das Spektrum der eingesetzten DMS-Software immer breiter.
Im Interview mit KOM:in erläutert Hergen Büsing, Bereichsleiter Finanzwesen und Dokumentenmanagement bei der
KDO, worauf es bei der elektronischen Archivierung wirklich ankommt.
Kommunale Investitionen bedeuten einen hohen administrativen Aufwand. Große Mengen an Dokumenten – Schriftverkehr, Pläne, Genehmigungen und Gutachten – müssen während des Lebenszyklus einer Anlage bearbeitet und
archiviert werden. Gemeinsam mit ihrem Pilotkunden Gemeinde Rastede hat die KDO eine passende Lösung dafür
entwickelt – die digitale Anlagenakte.
Herr Büsing, Sie waren selbst jahrelang in einer Kommunalverwaltung tätig. Was ist aus Ihrer Sicht wichtig für eine DMS-Lösung im
kommunalen Bereich?
unserem Oldenburger Rechenzentrum gehostet wird, sind Datensicherheit und Hochverfügbarkeit garantiert.
Kommunale Kunden benötigen Lösungen, die ihre Prozesse optimal widerspiegeln. Nicht Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsweisen
an eine Software anpassen, sondern genau umgekehrt.
Eine DMS-Lösung für Kommunen sollte die Beibehaltung etablierter Prozesse gewährleisten. Unabhängig davon ist es im Rahmen einer DMS-Einführung natürlich zunächst empfehlenswert,
häufig wiederkehrende Abläufe hinsichtlich ihres Optimierungspotenzials zu überprüfen.
In den letzten Monaten sind einige KDO-DMS&more-Anwender auf
den zentralen Betrieb umgestiegen. Ist Datensicherheit der Hauptgrund dafür?
Wichtig bei der Gesamtlösung ist, den kommunalen Bezug und
die speziellen rechtlichen Anforderungen immer vor Augen zu behalten. Bei der KDO führen wir dazu regelmäßige Arbeitskreise für
Kommunen und kommunale Betriebe durch. Dabei erhalten unsere
Entwickler wichtige Hinweise, die sie später in KDO-DMS&more
implementieren. Die Software basiert auf nscale von Ceyoniq
Technology und ist so flexibel, dass alles abgebildet werden kann.
DMS-Lösungen sind seit Jahrzehnten auf dem Markt. Wie haben sie
sich mit den Jahren verändert?
In den Anfängen dienten DMS-Lösungen eher als reine Archivsysteme. Heute geht es darum, Verwaltungsprozesse durch den
Einsatz von Workflows zu optimieren und das Büromanagement
zu unterstützen. Zum Beispiel werden durch den Einsatz des digitalen Rechnungseingangs-Workflows die Durchlaufzeiten von
Rechnungen immens verkürzt. Auch die Bearbeitung der Eingangspost (Posteingangs-Workflow) kann fast vollständig am
Bildschirm erfolgen. Selbst die Einbindung mobiler Endgeräte ist
heute gewährleistet.
DMS aus der Cloud ist heute ein Thema. Wie kann man da ausreichende Datensicherheit gewähren?
Bereits heute beziehen viele unserer Kunden ihre DMS-Lösung erfolgreich aus der KDO-Cloud. Dadurch, dass der Cloud-Speicher in
Nicht nur. Dazu kommen der demographische Wandel sowie die
zunehmende Komplexität kommunaler Aufgaben. Aber auch
Kunden, die KDO-DMS&more selbst betreiben, können die Vorteile des Rechenzentrumsbetriebs nutzen: Dafür gibt es die Variante Cloud-Backup. Hier werden die Daten zu einem bestimmten
Zeitpunkt vom Server in der Kommune in das Rechenzentrum der
KDO übertragen und dort gesichert.
Was würden Sie Kommunen, die sich für ein DMS entscheiden, mit
auf den Weg geben?
Ich empfehle, einen Ansprechpartner für das
DMS zu benennen, der für die Einbindung
in Fachverfahren und den laufenden Betrieb der Systeme zuständig ist. Das ist
viel effizienter und hilft außerdem bei
der Problemlösung. Auch der regelmäßige Austausch zwischen den Verwaltungen, wie wir ihn in unseren Arbeitskreisen
anbieten, ist sehr wichtig. Dabei können
Kommunen gegenseitig von ihrem
Wissen profitieren und sich bei
Fragestellungen rund um das
DMS unterstützen.
Herr Büsing, vielen Dank für
das Gespräch!
Hergen Büsing, KDO
[email protected]
Das Fachkonzept wurde in enger Zusammenarbeit mit der Gemeinde Rastede aus dem Landkreis Ammerland realisiert. In intensiven Gesprächen mit den Mitarbeitern wurden die einzelnen
Arbeitsschritte ermittelt und ins Dokumentenmanagement-System übertragen. Auf diesem Weg entstand eine praxisnahe, flexible und hochverfügbare Lösung, die zwar die Handschrift der
Gemeinde Rastede trägt, aber überall einsetzbar ist.
Musterlösung für besondere Anforderung
Frank Dudek, Fachbereichsleiter Haushalt, kennt die speziellen
Erfordernisse der Anlagenbuchhaltung. „Eine Anlagenakte setzt
sich aus verschiedenen Bereichen zusammen. Um alle Vorgänge
sauber und nachvollziehbar im Dokumentenmanagement abzubilden, muss man diese Bereiche erst zusammenführen können.“
Mit KDO-DMS&more ist diese Möglichkeit jederzeit gegeben. Alle
in Papierform vorliegenden Unterlagen können einfach gescannt
und der Anlagenakte zugefügt werden. Eine weitere Möglichkeit
der Prozessoptimierung bietet die Verknüpfung mit den Modulen „Rechnungseingangs-Workflow“ und „Spätes Scannen von
Kassenbelegen“. Letzteres wird in Rastede bereits eingesetzt, die
Einführung des Rechnungseingangs-Workflows ist geplant. „Dadurch können wir sicherstellen, dass alle Rechnungsdokumente
vollständig und automatisiert in den jeweiligen Anlagenakten abgelegt sind – und manuelle Kopien überflüssig werden.“
Prozessoptimierung durch Schnittstellen
Auch elektronische Dokumente aus Word oder Excel können der
Anlagenakte per Drag-and-drop hinzugefügt werden. Akten oder
investive Maßnahmen müssen dazu nicht separat im Dokumentenmanagement angelegt werden. Durch die Schnittstelle zu KDOdoppik&more (SAP) erfolgt dies vollautomatisch. Übrigens: Auch
die Schnittstelle in das Finanzwesen newsystem von INFOMA® ist
möglich. „Summa summarum bietet uns die Software einen echten Mehrwert. Besonders praktisch: In KDO-DMS&more können
wir Dokumente nach Bedarf einfach und ohne Programmieraufwand archivieren. So kommen wir schneller ans Ziel.“
Mehr Platz im Rathaus – in Rastede wird die Anlagenakte jetzt
digital geführt.
Zukunftsfähigkeit ist das A und O
„Bei der Suche nach einem passenden Dokumentenmanagement
war die Zukunftsfähigkeit für uns eine der wichtigsten Kriterien“, berichtet Frank Dudek. „Die DMS-Lösung der KDO ist modular erweiterbar und ermöglicht uns, das System schrittweise zu
etablieren. Im Finanzwesen haben wir zum jetzigen Zeitpunkt die
Kassenbelege, die Steuerakte und die Anlagenakte digitalisiert. Im
Bauamt wurde die digitale Beitrags- und Kanalgenehmigungsakte
eingeführt. So nähern wir uns nach und nach unserem Ziel – dem
papierlosen Büro.“
Frank Dudek,
Gemeinde Rastede
[email protected]
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Infos & News
Infos & News
Aktenpläne im Aufwind
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it
Seitdem immer mehr Informationen in Dateien und E-Mails verwaltet werden, ist die Bedeutung von Aktenplänen
zurückgegangen. In den kommunalen Verwaltungen sind sie zwar vorhanden, werden aber in der Praxis weniger
eingesetzt. Dies ändert sich, wenn die Behörde zu elektronischer Aktenführung wechselt und zunehmend ein Dokumentenmanagementsystem einsetzt. Das DMS braucht Ordnung und Struktur, am besten nach einem sachlich
gegliederten Aktenplan.
Sachliche Gliederung des Aktenplans bedeutet, das Schriftgut entsprechend den Aufgaben der Behörde zu ordnen – also nach
Themen, Handlungsfeldern oder am besten:
nach Produkten. Weit verbreitet sind Musteraktenpläne. So wurde beispielsweise der
Musteraktenplan der KGSt schon in den
80er Jahren eingesetzt, aber auch regelmäßig angepasst und im letzten Jahr grundlegend überarbeitet. Er war ursprünglich am
Aufgabenplan der KGSt orientiert und hat
auch jetzt wieder eine sachliche Gliederung
erhalten.
Anforderungen oder Vorgaben?
Aus technischer Sicht ist es für Dokumentenmanagementsysteme eher unerheblich,
wie der Aktenplan gegliedert ist. Auch die
Syntax der Aktenzeichen kann meist individuell festgelegt werden. Deshalb können
Fragen der Aktenplangliederung und der
Konfiguration von Aktenzeichen von technischen Vorgaben losgelöst und rein an organisatorischen Anforderungen orientiert
werden.
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ist aufgrund einer Vorgabe des Niedersächsischen Ministeriums für Inneres und Sport
bis zu einer bestimmten Gliederungstiefe in
allen Gemeinden, Kreisen, Samtgemeinden
und Städten gleich.
Wenn man den neuen Aktenplan an dieser
Produktgliederung orientiert, entstehen auf
oberer Ebene etwa folgende Aktionsbereiche:
1 Zentrale Verwaltung
11 Innere Verwaltung
Ein System, eine Numerik
12 Sicherheit und Ordnung,
An dieser Stelle nennen die Hauptämter oder
zentralen Fachbereiche meist ein klares Argument, das für die Verwendung der aus dem
Rechnungswesen bekannten
Produktgliederung auch
für die Gliederung des
Schriftgutes spricht: ein
einheitliches System und
eine einheitliche Numerik
für beide Sichtweisen. Das
bedeutet, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
nicht mehrere Numeriken für ihre
Sachthemen kennen müssen. Die
Produktgliederung
im
Rechnungswesen
Einwohnerservice
2 Schule und Kultur
21 Leistungen als Schulträger
25 Kulturförderung
3 Soziales und Jugend
31 Soziale Hilfen
36 Kinder-, Jugend- und Familienhilfe
4 Gesundheit und Sport
41 Gesundheitsdienste
42 Sportförderung
5 Gestaltung der Umwelt
51 Räumliche Planung und Entwicklung
52 Bauen und Wohnen
53 Ver- und Entsorgung
Mit Sicherhe
54 Verkehrsflächen und -anlagen, ÖPNV
55 Natur- und Landschaftspflege
56Umweltschutz
57 Wirtschaft und Tourismus
Aufgrund der besonderen Anforderungen an
die Schriftgutverwaltung enthält der Aktenplan weiterhin die „fachneutralen Angelegenheiten“ sowie einen neuen Aktenbereich
„Leitung und Führung der Verwaltung“. Tatsächlich stimmt die Systematik des neuen
KGSt-Aktenplans mit der Produktbereichssystematik im Grundsatz überein, dies auch
in allen Bundesländern.
EINE MODERNE
SOFTWARE MIT
EXZELLENTER
BEDIENUNG.
Der Erfolg von Aktenplanprojekten hängt
auch davon ab, inwieweit es gelingt, auf
den oberen Ebenen des Plans Vorgaben zu
machen und den Fachbereichen im Übrigen
einen ausreichenden Spielraum für die individuelle Gestaltung einzuräumen. Das muss
sorgfältig erarbeitet und vor allem auch gut
geschult werden.
Der KGSt-Aktenplan ist als Excel-Datei im
Portal der KGSt frei zugänglich.
Kommunaltreuhand und KGSt leisten gern
individuelle Beratung und Schulung in Fragen der Aktenplangestaltung.
Michael Schäffer,
Kommunaltreuhand e. K.
michael.schaeffer
@kommunaltreuhand.de
www.kommunaltreuhand.de
KGSt-Aktenplan: http://bit.ly/23UhL4R
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08.01.16 09:04
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Infos & News
Infos & News
Das neue KDO-Messaging-Gateway
für EGVP und De-Mail
Durch die Abkündigung des EGVP-Bürgerclients sind einige Kommunen derzeit auf der Suche nach einer neuen Lösung für die Kommunikation mit der Justiz. Anbieter gibt es zur Genüge – die Frage ist nur, wie komfortabel sich eine
Lösung in die vorhandenen Prozesse einer Verwaltung einbinden lässt. Denn neben der „normalen“ E-Mail und der
De-Mail muss damit ein weiterer Kommunikationskanal gepflegt werden.
Um ihren Kunden einen einfachen Zugang anzubieten, hat sich
die KDO für eine Zusammenarbeit mit der Mentana-Claimsoft
GmbH entschieden und bietet auf Basis deren Plattform das
KDO-Messaging-Gateway an. Der Vorteil: Die Anwender können
weiterhin ihren gewohnten Outlook-Client nutzen, der einfach
um ein Plug-in erweitert wird.
Viel Sicherheit, wenig Aufwand
Beim Verfassen einer Nachricht wird einfach über die Adressierung
festgelegt, ob eine einfache E-Mail verschickt werden soll, eine
EGVP-Nachricht oder eine De-Mail. Auch der Empfang läuft über
das bisherige Outlook-Postfach. Das kann im Übrigen ein personenbezogenes Postfach sein, eine Gruppen- oder Funktionsadresse.
Der Aufwand für die Implementierung ist bei dieser Lösung bewusst einfach gehalten: Es muss keine EGVP-Software installiert werden, der Anwender erhält lediglich das Plug-in zum
Herunterladen. Auch die notwendige VPN-Anbindung ist bei
der KDO bereits im Leistungspaket enthalten.
Alles aus einer Hand
Für Kommunen ist diese Lösung sehr praktikabel, wie Frank
Slotta, verantwortlicher KDO-Produktmanager, erläutert: „Wir
hatten viele Anfragen von Kunden, die am liebsten alles aus
einer Hand möchten. Über das KDO-Messaging-Gateway können zum Beispiel auch EGVP-Nachrichten aus der Fachanwendung heraus verschickt werden und es gibt Kommunen,
die darüber zum Beispiel die LOGA-Gehaltsabrechnungen versenden.
Das ist durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung natürlich sehr sicher!“
Das KDO-Messaging-Gateway kann über Schnittstellen auch an ein
DMS oder eine ECM-Lösung angebunden werden, so dass die Mails
der unterschiedlichen Formate gleich archiviert werden. Optional
bietet die KDO für das Messaging-Gateway auch eine Lösung für die
qualifizierte Signatur an.
[email protected]
+++ Kurznews +++
+++ Das neue KDO-Jugendwesen
Nach dreijähriger Entwicklungsphase ersetzt
das neue KDO-Jugendwesen nun sukzessive KDO-Info51. Den Anfang machte im Dezember die Stadt Wilhelmshaven gefolgt von
Lippstadt. 2018 sollen dann alle Jugendämter
mit der neuen Lösung arbeiten. Neben allen
Basisfunktionen aus Info51 wird die neue
Anwendung in Zukunft auch innovative
Fachprozesse, zum Beispiel zum „Falleingangsmanagement“ oder für die „Hilfe zur
Erziehung“ bieten.
+++ Wahlen – von der Vorbereitung bis
zur App
Im September ist es auch in Niedersachsen
wieder so weit: Es wird gewählt. Fast 200
Kunden in vier Bundesländern nutzen bereits
die KDO-Wahlsoftware Wahlmanager und
Wahlauswertung/-präsentation, so zum Beispiel auch bei der Landtagswahl in SachsenAnhalt im März. Und im September wird die
Software nicht nur in Niedersachsen, sondern
auch in Mecklenburg-Vorpommern zum Einsatz kommen. Die Lösungen unterstützen vom
ersten Tag der Vorbereitung bis hin zur Aufbereitung der Wahlergebnisse am Wahlabend,
zum Beispiel mit der Wahlergebnis-App.
Erfolgreicher Jahresabschluss
Im Dezember fand bereits zum vierten Mal der Infotag „KDOdoppik&more“ statt. Kernthema der gut besuchten Veranstaltung war
dieses Mal das kommunale Berichtswesen.
Das Team um Produktmanagerin Annette Schimm hatte sich im letzten Jahr
auf die Fahne geschrieben, eine schlanke und kostengünstige Browser-Lösung
zu entwickeln, bei der grafische Auswertungen, Ad-hoc-Berichte und Dashboards auf keinen Fall zu kurz kommen sollten. In einem Pilotprojekt mit
der Stadt Wildeshausen wurden diese
kommunalen Anforderungen an ein Berichtswesen erfolgreich umgesetzt – und
den begeisterten Zuhörern auf dem Infotag präsentiert.
Prozesse verschlanken
Auch beim Thema Prozessoptimierung
und Funktionserweiterungen in KDOdoppik&more wurde es für die Zuhö-
rer interessant. So hat das Beraterteam
komplexe Funktionen im Hinblick auf
die Ablaufprozesse analysiert, um so den
Arbeitsaufwand in den Verwaltungen zu
verringern. Die Unterstützung bei den
Jahresabschlüssen mit Hilfe des von der
KDO entwickelten Systemchecks wurde
ebenfalls mit Interesse aufgenommen.
Die Zukunft heißt S/4HANA
Ein Highlight der Veranstaltung war der
Ausblick in die SAP-Zukunft mit SAP
HANA und SAP S/4HANA. „Die Technologien entwickeln sich ständig weiter – zum Vorteil der Anwender – und
so werden wir gemeinsam mit SAP den
nächsten wichtigen Schritt tun“, erläutert Annette Schimm.
+++ Leerstände ermitteln – mit GIS
Bei der Suche nach Unterbringungsmöglichkeiten für Flüchtlinge bietet die KDO jetzt
Unterstützung. Durch eine Verknüpfung von
Geodaten mit Daten aus dem Einwohnerwesen lassen sich schnell und einfach leerstehende Wohngebäude ermitteln. Denn Adressen, unter denen niemand gemeldet ist,
vielleicht auch schon längere Zeit, können
Leerstand und damit potenzielle Wohnfläche
bedeuten.
++++++++++++++
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Die Themen des Infotages stießen bei allen Teilnehmern auf großes Interesse.
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Infos & News
Infos & News
Zusammen stark: Fusion der Samtgemeinden
Am Dobrock und Land Hadeln
Eine Fusion ist ein vielschichtiger Prozess: Politische Entscheidungen müssen getroffen, kommunale Interessen
gebündelt, Fachanwendungen zusammengelegt werden. In dieser und der nachfolgenden Ausgabe der KOM:in berichten wir über zwei Samtgemeinden, die sich gemeinsam für diesen Weg entschieden haben.
Seit Jahren führten Land Hadeln und Am Dobrock intensive, zum
Teil kontroverse Fusionsgespräche. Nun ist es entschieden: Zum 1.
November 2016 werden sie sich zu einer neuen Samtgemeinde Land
Hadeln zusammenschließen. Maik Schwanemann, Erster Samtgemeinderat Land Hadeln, ist überzeugt: „Gemeinsam werden wir
wirtschaftlicher arbeiten und künftig noch mehr Dienstleistungen
im Bereich Bürgerservice anbieten können. Gerade im Hinblick auf
die neuen E-Government-Anforderungen ist das ein Gewinn.“
Aus zwei mach eins
Die Vorbereitungen laufen zurzeit auf Hochtouren. Die Synchronisation von Fachanwendungen steht dabei im Vordergrund. „Da die
Fusion bereits zum 1. November 2016 vollzogen wird, ist die Vorbereitungszeit gerade für den EDV-Bereich vergleichsweise knapp
bemessen“, berichtet Eitel Bergmann, Leiter EDV Samtgemeinde
Am Dobrock. Gemeinsam haben sich die Samtgemeinden dazu entschieden, ihre großen Fachanwendungen künftig im Rechenzentrum der KDO zu betreiben. „Zum einen wollen wir die Softwarekosten auf lange Sicht planbar machen. Zum anderen den durch
die neue Verwaltungsgröße gestiegenen Sicherheitsanforderungen
gerecht werden“, erklärt Eitel Bergmann.
Im Vorgriff auf die bevorstehende Fusion
wurden die Standesämter der Samtgemeinden Am Dobrock und Land Hadeln bereits am
1. Januar 2016 zusammengelegt.
Die Zusammenführung war sowohl aus organisatorischer als auch aus technischer Sicht eine Herausforderung. Die Besonderheit: Die elektronischen Personenstandsregister wurden bis dahin in unterschiedlichen
Rechenzentren geführt. Die Registerdaten des Standesamtes Land Hadeln mussten vor der Zusammenführung
in das elektronische Personenstandsregister der KDO
übernommen werden.
Transparenz ist das Schlüsselwort
Natürlich ist eine Fusion auch immer eine emotionale Angelegenheit. Es ist wichtig, alle Beteiligten frühzeitig, transparent und umfassend zu informieren. „Wir haben von Beginn an kommuniziert,
dass niemand infolge der Fusion seinen Arbeitsplatz verlieren wird.
Dadurch haben wir das Aufkommen unnötiger Ängste verhindert
und signalisiert, dass wir das Projekt nur gemeinsam mit unseren
Mitarbeitern durchführen können“, erläutert der Erste Samtgemeinderat.
Anspruchsvolle
Datenmigration
Beste Aussichten: Die Samtgemeinden Am Dobrock und
Land Hadeln (hier die Gemeinde Otterndorf) aus dem Landkreis Cuxhaven fusionieren.
Sicherheit aus einer Hand
Beide Fusionspartner sind sich einig: Nur ein schrittweises Vorgehen
führt zum Erfolg. Zum 1. Januar 2016 haben die Standesämter fusioniert. Danach folgte die Zusammenlegung der GIS-Anwendungen.
Für November ist die Verschmelzung der Einwohnerwesen geplant
und im Anschluss dann die der Finanz- und Personalwesen. „Die
KDO unterstützt uns und bietet Sicherheit für den Umstellungsprozess. Wir sind froh, einen Partner gefunden zu haben, der uns alle
Dienstleistungen rund um die Fusion aus einer Hand bietet: von
IT-Lösungen über Projektmanagement bis hin zu Verlegung neuer
Leitungen“, fasst Maik Schwanemann zusammen.
Fortsetzung folgt.
Um sicherzustellen, dass alle Daten des elektronischen
Personenstandsregisters fehlerfrei in die neue Umgebung migriert werden können, führte die KDO gemeinsam mit allen Beteiligten umfangreiche Vorarbeiten
und Tests durch. Zum Jahreswechsel erfolgte dann die
„Echt-Migration“ und anschließende Fusion der beiden Standesämter. „Mit Unterstützung der KDO lief die
Zusammenführung reibungslos ab. Damit haben wir
einen erfolgreichen Schritt in Richtung Gemeindefusion getan“, erläutern Maik Schwanemann und Eitel
Bergmann.
Maik Schwanemann,
Samtgemeinde Land Hadeln
[email protected]
Eitel Bergmann,
Samtgemeinde Am Dobrock
[email protected]
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Kundenbefragung 2015
Bereits zum fünften Mal seit 2005 hat die KDO von einem unabhängigen Meinungsforschungsinstitut eine
Kundenzufriedenheitsanalyse durchführen lassen. Das
Ergebnis: Die Zufriedenheit der Kunden hat sich in fast
allen Bereichen verbessert!
Für einen Dienstleister wie die KDO ist eine Kundenumfrage immens wichtig, denn Optimierungspotenziale und auch zukunftsorientierte Kundenwünsche können schnell erkannt werden. Wie in
den Jahren zuvor wurden die IT- und Amtsleiter zu ihren Erfahrungen mit den Fachanwendungen und Services der KDO befragt. Die
Umfrage selbst wurde in einem anonymen Online-Verfahren durchgeführt, so dass Rückschlüsse auf einzelne Kunden nicht möglich
waren.
Zufriedenheit ist gestiegen
Dabei fiel die Gesamtbewertung insgesamt positiver aus als bei der
letzten Befragung drei Jahre zuvor. Bei einer schulnotenähnlichen
Skala von 1 bis 5 hat sich die Zufriedenheit der IT-Leiter um 0,4
Skalenpunkte auf 2,1 verbessert. Bei den Amtsleitern stieg die Zufriedenheit sogar von 2,1 auf jetzt 1,8.
Die Detailbetrachtung ergibt, dass die Zufriedenheit
mit dem Rechenzentrumsbetrieb sowie die Kompetenz und Freundlichkeit der KDO-Fachberater
besonders geschätzt werden. Auch die inhaltliche Umsetzung gesetzlicher Änderungen im
Zusammenhang mit den Verfahren wurde
überdurchschnittlich positiv bewertet.
„Wir freuen uns über diesen positiven Trend – betrachten aber auch
die Kritik, die Kunden in dieser
Befragung äußern“, erläutert Helmut Tiemann, KDO-Vertriebsleiter.
„Wir haben vier Kundenbetreuer,
die regelmäßig mit allen Kunden
im Gespräch sind. In so einer anonymen Befragung kommen aber
immer wieder neue Hinweise auf
konkrete Wünsche und Probleme.
Und die nehmen wir sehr ernst!“
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KDO-Kunden
KDO-Kunden
Kommunale IT – Trends und Potenziale
aus ökonomischer Perspektive
Kommunen haben den immer größer werdenden Spagat zwischen steigenden Anforderungen und einem damit einhergehenden größeren Dienstleistungsspektrum bei tendenziell knapper werdenden Ressourcen zu bewältigen.
Doch was sind die Rahmenbedingungen und Handlungsfelder für eine „gute“ Kommunalverwaltung? Ein Beitrag von
Dino Schubert.
Um Veränderungen zu bewältigen, sind die folgenden Faktoren von der Verwaltungsleitung bestmöglich aufeinander
abzustimmen:
Organisation,
Strategie, Technologie und
Kultur. Diese Faktoren sind
eng miteinander verbunden.
Bei Veränderungen spielen sie
oft alle eine Rolle. Zum Beispiel kann ein Wechsel in der
Organisation oder in der Strategie oft nicht ohne technische
Anpassungen erfolgen. Doch
wie sieht es eigentlich mit dem
Faktor IT (Technologie) in der Praxis aus?
Digitalisierung von Prozessen
Der Faktor IT wird in Kommunen zwar genutzt, jedoch werden seine Potenziale oft
nicht vollends ausgenutzt und vor allem
nicht im Zusammenhang mit den anderen
Handlungsfeldern berücksichtigt.
Dies gilt insbesondere in Wechselwirkung
mit den Prozessen. Beispiele sind die vollständige digitale Rechnungsbearbeitung
sowie digitale Bewerbungs- und Aktenführungsverfahren. Solche und ähnliche Standards gibt es in den wenigsten Kommunen
(flächendeckend). Da daran ihnen zahlreiche
in sich greifende Management-, Geschäftsund Unterstützungsprozesse verschiedener
Ansprechpartner vor
Ort ja – eigenes
IT-Management nein?
Abteilungen hängen, wird klar, welches Potenzial fallweise ungenutzt bleibt.
Eigenes IT-Fachpersonal ist sehr teuer
Die Halbwertszeit des IT-Wissens, also die
Zeit bis das Wissen einmal generalüberholt
ist, beträgt nur rund drei Jahre. Somit sind
die Kosten des Knowhows für solches Fachpersonal immens hoch. Darüber hinaus ist
IT-Fachpersonal generell seit Jahren rar.
Zudem bieten starre Tarifverträge, wie der
TVöD, keine Anreize mehr. Das Paradoxon
ist, dass jedoch fast jede Kommune, sei sie
noch so klein, mindestens eine Person für
die EDV-Betreuung beschäftigt.
Besonders weil der technische
Wandel sehr dynamisch voranschreitet, wird es schwieriger, vor Ort wirklich den
Großteil an Strukturen rund
um den Faktor Technologie
mit „eigenen Bordmitteln“ zu
bewältigen. Beispiele sind Server-Hostings, IT-Prozessmanagement oder gar HelpdeskLösungen. Dies gilt je nach
Anforderungsgrad sowohl für
kleine Kommunen um 30 Mitarbeiter als
auch beispielsweise für große Landkreisverwaltungen.
Wolfenbüttel: ja zum integrierten
Rechnungsworkflow mit newsystem
Prozesse und gut dimensionierte IT-Manpower pro Jahr gute 10 % des Gesamthaushaltsvolumens einer Verwaltung einsparen
können, wird klar, dass sich keine Verwaltung davor verwehren kann, die IT flächendeckend bestmöglich zu positionieren.
Zudem gibt es neben der IT keinen weiteren Faktor, der in der Lage ist, mit weniger
Ressourceneinsatz eine gleiche oder sogar
bessere Leistung gegenüber Leistungsabnehmern zu erzielen.
Quelle Abbildung: Vahs, Dietmar/Leiser, Wolf
(Hrsg.). Change-Management in schwierigen
Zeiten. Erfolgsfaktoren und Handlungsempfehlungen für die Gestaltung von Veränderungsprozessen. Wiesbaden, 2003, S. 3.
Dino Schubert,
NSI Consult Beratungs- und
Servicegesellschaft mbH
[email protected]
www.nsi-consult.com
Letztlich dreht sich alles um eine sinnvolle
Balance zwischen Kosten und Nutzen. Bedenkt man demnach also, dass IT-designte
Anfang 2016 startete die Stadt Wolfenbüttel in den Echtbetrieb mit
newsystem. Parallel dazu wurde unter der Regie der KDO der integrierte
Rechnungsworkflow von INFOMA® eingeführt. Die digitale Dokumentation
des Rechnungsverlaufs soll den Bearbeitungsaufwand reduzieren, den Belegfluss beschleunigen und Wolfenbüttel auf künftige E-Government-Anforderungen, wie zum Beispiel die E-Rechnung, vorbereiten.
Die Einführung des Rechnungsworkflows
wurde intensiv geplant. Die Kick-off-Veranstaltung und der erste Workshop, bei
dem das Projekt im Groben definiert wurde, fanden bereits im Juli 2015 statt. Beim
zweiten Workshop im September ging es
dann ins Detail: In enger Zusammenarbeit
mit der Stadt Wolfenbüttel wurden das
Feinkonzept für den Belegfluss, die Workflowschritte, Berechtigungen und Benutzergruppen erstellt. Der Rechnungsworkflow
lässt sich auf den spezifischen Bedarf von
Kommunen zuschneiden, so dass die KDO
hierbei die individuellen Kundenanforderungen optimal berücksichtigen konnte.
Schritt für Schritt zum Erfolg
Resümee und Ausblick
Ohne dass auf weitere problematische Anforderungen wie zunehmende rechtlich
bedingte Sicherheitsstandards, Karrieremöglichkeiten oder Trends wie „Kommune
2.0, 3.0…“ eingegangen werden soll, wird
klar, dass es eine Herausforderung ist, das
Handlungsfeld IT ökonomisch sinnvoll in
die Verwaltung einzubinden.
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KDO – wir sind
für Sie da!
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Lösungen und IT-Dienstleistungen
finden Sie auf www.kdo.de
Im Oktober wurden halbtägige Schulungen für fast 100 Anwender von der KDO
vor Ort durchgeführt. Weitere Benutzer,
die nur einzelne Prozessschritte im Workflow ausführen, wurden durch Key-User der
Stadt Wolfenbüttel geschult. Nachdem die
Einrichtung und Konfiguration des Rechnungsworkflows abgeschlossen war, gab
Wolfenbüttel grünes Licht für den Testbetrieb. „Wie schon bei der Einführung von
newsystem hat sich auch bei diesem Projekt das schrittweise Vorgehen enorm bewährt. Durch intensive Schulungen und
eine ausreichende Testphase konnten sich
alle Beteiligten mit den künftigen Abläufen
der elektronischen Rechnungsbearbeitung
vertraut machen“, erläutert Martin Sunder,
Produktverantwortlicher der KDO.
Transparenz und Zeitgewinn
Seit Januar 2016 nutzen nun über 200 Anwender der Stadtverwaltung Wolfenbüttel
die Vorteile des vollständig im Finanzwesen
newsystem integrierten Rechnungsworkflows. Sämtliche Schritte im Rechnungsbearbeitungsprozess, wie zum Beispiel
Digitalisierung, Zuordnung zu den Organisationseinheiten, Feststellung und Kontierung der Rechnung, Mittelprüfung sowie die
anschließende Anordnung und integrierte
Buchung im Finanzwesen newsystem, übernimmt der Workflow automatisiert. „Eine
Herausforderung im Projekt war, sämtliche
Abteilungen im Hause flächendeckend auf
die workflowgestützte Rechnungsbearbeitung umzustellen“, erklärt Axel Sievers,
Leiter der Abteilung Finanzen und Controlling Stadt Wolfenbüttel. „Wenn wir die Einführungsphase mit Unterstützung der KDO
bewerkstelligt haben, erhoffen wir uns vom
Rechnungseingang bis zur Buchung durch
die Kasse einen oder sogar mehrere Tage
Zeitersparnis.“
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KDO-Partner
KDO-Partner
Digitalisierung erreicht Personalämter
„Wer schreibt, der bleibt“ – so oder so ähnlich lautet die Devise, wenn es um den Status der Digitalisierung der Personalarbeit in öffentlichen Verwaltungen geht. Dabei ist gerade die öffentliche Verwaltung ohne ausreichend qualifiziertes Personal nicht mehr handlungsfähig.
Was muss sich also vor dem Hintergrund der demographischen
Zeitbombe, der Bedürfnisse der Generation Y und der zunehmenden Transparenz auf den Arbeitsmärkten ändern?
Personalabteilungen müssen in der Gegenwart ankommen! Die Digitalisierung ist ein gesellschaftliches Phänomen: Mehr als 80 %
aller Personen über 14 Jahre nutzen zumindest gelegentlich Onlinedienste; mehr als 63 % nutzen sie täglich. Nach diesen Bedürfnissen richtet sich die Personalarbeit neu aus.
Beispiel 1: Kommunikation
Die elektronische Kommunikation
im beruflichen Umfeld findet in der
Regel per E-Mail statt und im privaten Umfeld mit Hilfe von Chats
sowie Blogs. Diese Kluft kann durch
verwaltungseigene Social MediaAngebote überbrückt werden. Sie
haben den Vorteil, dass starre Informationsverteiler zugunsten einer
bedarfsorientierten Informationsverteilung (Veröffentlichung) und Informationsgewinnung (Abonnierung)
aufgelöst werden.
Beispiel 2:
Kompetenzmanagement
Warum stellen Beschäftigte ihre Lebensläufe und aktuellen Kompetenzprofile via XING der ganzen Welt
zur Verfügung – jedoch nicht dem
eigenen Arbeitgeber? Die heutigen
HR-Systeme wurden für die Personalabteilungen entwickelt und nicht
Kompetenzen im Überblick:
mit P&I LOGA3
für die Beschäftigten. Hier muss ein Umdenken stattfinden, da
gerade die verfügbaren Fähigkeiten Grundlage für die Personalentwicklungskonzepte der öffentlichen Arbeitgeber sein müssen.
Eine transparente Entwicklungsstrategie – verbunden mit klaren
Weiterbildungs- und Karriereoptionen – spricht insbesondere die
umworbene Generation Y an. Eine Generation, die einen Arbeitgeber nicht ausschließlich nach monetären Aspekten beurteilt. Genau
das ist die Chance und Herausforderung für öffentliche Arbeitgeber. Die besten Mitarbeiter sind nur drei Klicks vom neuen Job
entfernt.
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Fujitsu und NetApp – eine starke
Verbindung für eine intelligente IT
Aus der globalen, strategischen Allianz von Fujitsu und NetApp erwächst ein umfassendes Storage-Portfolio, das
gut zusammenpasst und von dem alle unsere Kunden profitieren. Unsere Kunden können aus unserem umfassenden Dynamic Infrastructure Portfolio auf einfache Weise integrierte Lösungen erwerben. Dadurch helfen wir Ihnen,
die Effizienz und Flexibilität der IT zu verbessern. Zusätzlichen Mehrwert ziehen Sie aus unserer Partnerschaft mit
NetApp durch die weltweite Servicekompetenz von Fujitsu für das gemeinsame Produkt- und Lösungsangebot
PRIMEFLEX vShape.
Ein Beispiel unseres gemeinsamen Lösungsangebots ist PRIMEFLEX vShape. Fujitsu vShape ist eine Virtualisierungs- und
Private-Cloud-Referenzarchitektur, welche
die Expertise und Technologien führender
Hersteller vereint. vShape bietet ein einfaches Konzept mit hochgradig skalierbaren,
branchenüblichen Komponenten. Diese
umfassen Storagesysteme von NetApp,
Netzwerktechnik sowie Virtualisierungs-
software auf FUJITSU PRIMERGY Servern.
Sämtliche Komponenten sind perfekt aufeinander abgestimmt und als Einzellösung
geprüft, vor dem Hintergrund unterschiedlicher kundenspezifischer Anforderungen
und Rahmenbedingungen. Hierdurch lassen
sich der Implementierungsaufwand und die
damit verbundenen Risiken für die Implementation einer Virtualisierungslösung signifikant reduzieren.
Die Vorteile unserer Lösung und
Appliance im Überblick
Soforteinstieg in Konsolidierung,
Virtualisierung und innovative
IT-Projekte
Schnelle Implementierung mit
individuellem Zuschnitt
Minimale Projektrisiken bei hoher
Qualität
Geringe Anschaffungskosten
Einfache und kostengünstige
Erweiterbarkeit
Niedrige Total Cost of Ownership
Mirko Weindok,
Account Manager,
Fujitsu Technology Solutions GmbH
[email protected]
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KDO-Partner
KDO-Partner
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Heute für morgen:
KDO führt SAP S/4HANA ein
Kommunale IT: Outsourcing-Potenziale
prozessorientiert identifizieren
Als Innovations- und Technologiedienstleister für Verwaltungsprozesse in Deutschland unterstützt der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) Kommunen und angegliederte Körperschaften bei der Bewältigung ihrer Aufgaben. Jetzt stellt die KDO die Weichen in Richtung Zukunft und ermöglicht ihren Kunden mehr
Effizienz bei verringertem Aufwand.
Kostendruck, Digitalisierung und hohe Anforderungen an die technische Infrastruktur, das sind nur drei von vielen
Herausforderungen, denen Behörden sich im IT-Bereich aktuell stellen müssen. Dazu kommen andere Themen wie
die Verfügbarkeit und Sicherheit von Daten sowie das Fehlen von geschultem Fachpersonal.
Seit nunmehr einem Jahrzehnt unterhält die KDO eine enge Partnerschaft mit SAP – und führt mit der SAP Business Suite 4 SAP
HANA (SAP S/4HANA) jetzt eine neue, zukunftsträchtige Technologieplattform für Ihre Finanzwesenlösung KDO-doppik&more
ein.
Bedienerfreundlicher, schneller,
leistungsstärker
Viele Kommunen spielen deshalb mit dem Gedanken, den Problemen mit IT-Outsourcing zu begegnen. Angesichts der großen
Anzahl verschiedenster IT-Verfahren im Verwaltungsbereich und
der zunehmenden Komplexität drängen sich in diesem Zusammenhang jedoch schnell folgende Fragen in den Organisationen
auf: Bei welchen Tätigkeiten ist es sinnvoll, über eine Auslagerung nachzudenken? Wie lassen sich IT-Outsourcing-Potenziale
bestmöglich identifizieren?
Überblick verschaffen
SAP S/4HANA bringt den Anwendern viele Vorteile: Waren bislang oft noch Experten notwendig, um alle Potenziale einer ITLösung auszuschöpfen, so erleichtert das neue Interface die Bedienung erheblich – und damit auch die Möglichkeiten für jeden
einzelnen Mitarbeiter. Dabei sind durch die intuitive Nutzung weniger Prozessschritte erforderlich, um das klassische Tagesgeschäft
im Finanzwesen zu erledigen. Das spart auch Zeit.
Schneller in die Zukunft
Produktivsetzung Ende 2018
Darüber hinaus bietet SAP S/4HANA eine deutlich optimierte Performance. Die In-Memory-Datenbank erleichtert den Zugriff auf
benötigte Daten und beschleunigt die entsprechenden Prozesse
gegenüber der vorher genutzten festplattenbasierten Lösung entscheidend. So lassen sich zum Beispiel künftig problemlos Adhoc-Berichte erstellen, wofür vorher ein separates Business-Intelligence-System notwendig war. Mit SAP S/4HANA stehen sämtliche
benötigten Daten unmittelbar zur Verfügung.
Der KDO gibt SAP S/4HANA die notwendige Investitionssicherheit
im Hinblick auf ihre zahlreichen Eigenentwicklungen, etwa das
voll SAP-kompatible Modul „Kommunale Bewirtschaftung und
Budgetierung“ (KBB). Mit SAP S/4HANA kann davon ausgegangen werden, dass sich die Investments der KDO auf lange Jahre
auszahlen werden.
Nach Beginn der Migration im Februar 2016 wird der gesamte Prozess voraussichtlich 2018 beendet sein. Nachdem zunächst Hardware und Datenbanktechnologie im Fokus stehen, findet 2017 der
Umzug auf die neue In-Memory-Technologie statt. In der zweiten
Ausbaustufe erfolgt dann der Umstieg auf SAP S/4HANA. 2019
wird die KDO den technologischen Wandel vollzogen haben –
rechtzeitig bevor 2020 nach Ende der Abschreibungsphase für
die aktuellen Lösungen die Nachfrage nach neuen IT-Plattformen
stark steigen wird.
In den Kommunen werden mit SAP S/4HANA weniger IT-Fachkräfte gebunden. Die entsprechenden Sparpotenziale erhöhen
sich noch, wenn die insgesamt steigende Arbeitsverdichtung mit
eingerechnet wird. Die Kombination von KDO-doppik&more mit
SAP S/4HANA eröffnet allen Beteiligten damit attraktive Perspektiven und gibt echte Zukunftssicherheit.
Niels Kohrt, Kundenberater bei der auf Prozessmanagement spezialisierten PICTURE GmbH, hat darauf eine Antwort: „IT-Outsourcing ist vor allem dann eine Option, wenn Tätigkeiten nicht zum
Kerngeschäft zählen. Um diese Tätigkeiten überhaupt identifizieren zu können, ist es ratsam, die Rolle der IT und die IT-Anforderungen im eigenen Haus zu klären.“ Erst dann könne bestimmt
werden, welche Aufgaben für eine Auslagerung in Frage kämen,
so der Kundenberater des Software- und Beratungsunternehmens
weiter.
Wirtschaftlich outsourcen
Bei erfolgreichem IT-Outsourcing geht es also keineswegs darum,
die gesamte Systemlandschaft auszulagern. Geeignet für das Outsourcing sind vor allem Basis-Dienstleistungen, die Dritte wirtschaftlicher erbringen können. Was genau zu den jeweiligen Basis-Dienstleistungen einer Behörde zählt, lässt sich mit Hilfe einer
prozessorientierten Beschreibung der eigenen Systemlandschaft
herausarbeiten. Sollen IT-Strukturen vereinheitlicht oder soll sich
ein Gesamtüberblick darüber verschafft werden, bei welchen Geschäftsprozessen (zum Beispiel bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder Beschaffungen) welche IT-Fachverfahren zum
Einsatz kommen, lohnt sich darüber hinaus der Aufbau eines prozessorientierten Verfahrensregisters. Besonders dann, wenn neue
Fachverfahren angeschafft und implementiert werden müssen,
produziert das Verfahrensregister einen Mehrwert.
Zukunftsorientiert planen
Wenn zum Beispiel ein Fachverfahrensanbieter nicht mehr auf
dem Markt ist, steht zwangsläufig die Entscheidung an, welche
Anforderungen das neue Fachverfahren in jedem Fall erfüllen
muss, damit die Geschäftsprozesse auch weiterhin problemlos ITunterstützt und möglichst medienbruchfrei durchlaufen können.
Die von PICTURE entwickelte Prozessplattform bietet für dieses
Vorhaben wertvolle Unterstützung. Sie erlaubt es, eine prozessuale Darstellung der Abhängigkeiten zwischen unterschiedlichen
Systemen zu visualisieren. Einer wirtschaftlichen und zukunftsorientierten Ausrichtung der IT-Infrastruktur steht dann nichts
mehr im Wege.
Niels Kohrt,
PICTURE GmbH
[email protected]
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KDO-Partner
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Digital Preservation für Dokumente, E-Mails, Zeichnungen,
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myObolus® im Kirchenkreis Hamburg-Ost
In einem Gemeinschaftsprojekt haben die org-team Lagemann GmbH und die KIGST GmbH eine webbasierte Software zur Friedhofs-Gebührenkalkulation entwickelt. Vom Start weg etablierte sich myObolus® am Friedhofsmarkt
und erleichtert seitdem Friedhofsträgern die praktische Arbeit. Wie sich der praktische Einsatz gestaltet, beschreibt
Dirk Abts vom Evangelischen Kirchenkreis Hamburg-Ost in einem Interview mit Rudolf Müller, dem Geschäftsführer
der KIGST GmbH.
Herr Abts, wie wurden die Friedhofsgebühren früher kalkuliert?
Die Verwaltungen haben ihre Grunddaten meist manuell in eine
Excel-Tabelle eingetragen und anschließende Ergebnisse in ihre
Gebührensatzung einfließen lassen. Dabei konnte es zu unbemerkten oder unbeabsichtigten Fehlern in den Berechnungstabellen
kommen. Gebührenkalkulation war echte „Handarbeit“ und jede
Verwaltung hat dabei ihren individuellen Weg beschritten.
Akteneinlagerung und Aktenvernichtung unter Einhaltung
des Bundesdatenschutzgesetzes.
Profitieren auch Sie von unserem umfassenden Leistungsangebot und besuchen Sie uns unter:
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des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik
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ein Support zur Verfügung steht, der nicht nur in Fragen der Programmbedienung Auskunft geben kann, sondern auch den fachlichen Hintergrund bietet und ggf. beratend unterstützen kann.
Haben sich Ihre Vorstellungen erfüllt?
Die manuelle oder Excel-Kalkulation, welche häufig nur alle drei
Jahre vorgenommen wurde, führte u. a. dazu, dass man sich immer
wieder neu in die komplizierte Thematik einarbeiten musste. Auch
wenn eine Tabellenkalkulation die Berechnung einfacher macht,
blieb die Unsicherheit, ob verwendete Formeln richtig angewendet
bzw. seit der letzten Verwendung nicht unbeabsichtigt verändert
wurden.
Wir haben festgestellt, dass myObolus® in der täglichen Arbeit
eine echte Erleichterung darstellt und vor Ort auch weniger Versierte jetzt in der Lage sind, Gebührenkalkulationen vorzunehmen.
Das war früher eine Sache ausschließlich für Spezialisten. Heute sollte man sich zumindest mit
der Materie der Gebührenkalkulation schon befasst haben. Und
auch die Prüfung der Kalkulationen wird durch einheitliche Gestaltung wesentlich vereinfacht.
Warum haben Sie sich entschlossen, eine Softwarelösung zur Gebührenkalkulation zu suchen?
Können Sie myObolus® weiterempfehlen?
Im Rahmen der Arbeitsgemeinschaft der Kirchenkreisbeauftragten
für das Friedhofswesen haben wir uns Gedanken dazu gemacht,
wie man die Arbeit vereinfachen und technisch besser unterstützen
kann. Dabei war es wichtig, eine Lösung zu finden, die für alle Beteiligten praktikabel und rechtssicher ist.
Die gesuchte Software sollte vor allem anwenderfreundlich sein
und den Benutzer Schritt für Schritt durch den komplizierten Kalkulationsvorgang leiten. Des Weiteren sollte das Produkt zertifiziert sein, um eine möglichst hohe Rechtssicherheit gewährleisten
zu können. Zudem war wichtig, dass uns auch nach dem Erwerb
Ja, ohne Einschränkungen!
Was war an dieser Stelle besonders herausfordernd?
Neueste eingesetzte Technik im Dienstleistungszentrum:
KODAK Hochleistungsscanner, OCR-Formularauslesung,
ISO-konforme PDF/A Erstellung und digitale Signaturenerstellung.
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Rudolf Müller,
KIGST GmbH
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24
KDO innovativ
KDO innovativ
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XTA – zertifizierter Standard
für den sicheren Datentransport
IT-Strategie:
Schritt für Schritt in die Cloud
In Sachen IT-Outsourcing hat jede Kommune eine eigene, ganz individuelle Strategie. Sowohl die Bereitschaft, die
Verantwortung für ihre IT abzugeben, als auch das Bestreben, die Hoheit über eigene Daten zu behalten, sind unterschiedlich. Mit bedarfsgerechten und flexiblen Angeboten hat sich die KDO auf die vielfältigen Anforderungen
eingestellt.
Durch die verschiedenen Möglichkeiten der technischen Leitungsanbindungen sind Kommunen heute nicht mehr regional gebunden
und können ihre Fachanwendungen von vielen verschiedenen Anbietern bundesweit beziehen. Bei der Auslagerung von Hard- und
Software ist daher die Flexibilität des Dienstleisters entscheidend. So
spielt es für die KDO inzwischen keine Rolle mehr, welche Fachverfahren eingesetzt werden. Die breite Angebotspalette ermöglicht es,
nahezu jeder Kommune eine optimale Lösung für ihre IT-Anforderungen zu bieten.
Kommunen haben die Wahl
Heute können Kommunen selbst bestimmen, inwieweit sie ihre ITVerantwortung delegieren möchten. Die vorhandene Verfahrenslandschaft muss dabei nicht umgebaut werden, da der Support weiterhin
direkt durch den ursprünglichen Anbieter erfolgen kann. Zum Beispiel werden beim Housing Computer im Rechenzentrum der KDO
untergebracht. Die vollständige Hoheit über die Hard- und Software
sowie die fachliche Betreuung der Software verbleiben beim Hersteller oder bei einem Drittanbieter. Bei Hosting stellt die KDO den Kommunen physische oder virtuelle Server bereit, die einen sicheren und
performanten Betrieb von Fachanwendungen garantieren. Neben
Fachverfahren, Webanwendungen und SAN-Speicher können auch
komplette IT-Infrastrukturen gehostet werden – wahlweise mit oder
ohne Administration. Beim zentralen Betrieb übernimmt die KDO die
komplette fachliche und technische Betreuung von Fachverfahren.
Sicher bis wolkig
Langjährige Mitarbeiter in Verwaltungen kennen den Transport von Nachrichten, wie zum
Beispiel XMeld, noch unter dem Namen „Datenträgeraustausch“. Dabei wird zwischen unterschiedlichen Verfahren bzw. auch mit anderen Stellen eine Vielzahl an unterschiedlichen
Daten übermittelt.
Fast so vielfältig wie die Daten sind auch die für ihre Übertragung eingesetzten Techniken, wie zum Beispiel PrivateWire oder
OSCI. Die technische Vielfalt ist teuer in der Entwicklung und
im Betrieb. Zudem kann niemand die Sicherheit dieser Techniken
bewerten. Damit hat der IT-Planungsrat nun aufgeräumt: Initiiert von Rechenzentren, maßgeblich auch der KDO, ist mit XTA
ein neuer Standard ins Leben gerufen worden.
eine eigene Fachlichkeit analog zu dem Meldewesen. Denn bisher
läuft die Entwicklung der Technik nebenher. Genau das hat zur
jetzigen Vielfalt mit hohen Kosten und unüberschaubarer Sicherheit geführt. Wenn wir die Gleichwertigkeit des Transports zu den
anderen Wesen akzeptieren, dann sorgen wir auch dauerhaft für die
Weiterentwicklung und den Erhalt der Qualität.“
Nachrichtentransport als Fachgebiet
XTA beschreibt genau, was Transportverfahren leisten müssen –
einheitlich für alle Nutzer in Deutschland! Von der Anbindung von
Fachverfahren über die garantierten Eigenschaften der Funktionen
bis hin zur Umsetzung unterschiedlichster Schutzanforderungen
ist alles enthalten. Die Einhaltung des Datenschutzes ist integraler
Bestandteil des Standards. So können die Kommunen jederzeit per
Knopfdruck zu jedem Nachrichtentransport ein ausführliches Protokoll von ihrem Rechenzentrumsbetreiber, wie zum Beispiel der
KDO, erhalten. Darin stehen alle Informationen für den Nachweis
der ordnungsgemäßen Erfüllung der Datenverarbeitung im Auftrag. Aber Kommunen benötigen für die Erfüllung ihrer Aufgaben
nicht nur Standards, sondern vor allem Lösungen. Diese bietet die
KDO bereits seit langem in den Bereichen Ausländerwesen und
Personenstandswesen an. Weitere Szenarien für die Zukunft sind
zum Beispiel Gewerbeanzeigen, das Meldewesen und alle anderen
XÖV-Standards.
Warum dies so wichtig war, erläutert Marc Behrens, Softwarearchitekt in der Abteilung „Forschung und Entwicklung“ bei der KDO, der
an der Entwicklung des Standards im Auftrag des IT-Planungsrates
beteiligt war: „Nach unserer Meinung ist der Nachrichtentransport
Die „Rundum-sorglos-Lösung“ für die kommunalen IT-Anforderungen ist der KDO-Cloud-Arbeitsplatz. Statt herkömmlicher Hardware
kommen dabei schlanke, energiesparende Thin Clients zum Einsatz.
Der Betrieb von Fachanwendungen und die Datenspeicherung werden in das KDO-Rechenzentrum verlagert. Gleichzeitig kümmert sich
die KDO um Anwendungsaktualisierungen sowie das Hardware- und
IT-Verwaltungsmanagement.
KDO als private Cloud
Ob Housing, Hosting, zentraler Betrieb oder die Nutzung von CloudArbeitsplätzen: Gerade im Hinblick auf die steigende IT-Komplexität
werden Kommunen durch Nutzung von IT-Services massiv entlastet.
Ein kommunales Rechenzentrum garantiert Informationssicherheit
und bietet durch die private Cloud eine wirtschaftliche und verlässliche Alternative. Als eine sichere „Datendrehscheibe“ für Kommunen bündelt die KDO Fachverfahren mit Cloud-Arbeitsplätzen und
gewährleistet einen stabilen Datenaustausch zwischen Kommunen,
Kreisen und anderen öffentlichen Einrichtungen.
Informationen per Knopfdruck
Die Version XTA 1.1 wurde übrigens 2012 unter der Bezeichnung
GovExpress vom BSI zertifiziert. Inzwischen beschäftigt sich die
KDO intensiv mit der Entwicklung der Version 2.0.
Ein wichtiges Element beim sicheren Datentransport: das
KDO-Rechenzentrum in Oldenburg.
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KDO Persönlich
KDO persönlich
Zehn Jahre ServiceLine –
der ServiceDesk der KDO feiert Jubiläum
Das Jahr 2006 bedeutete für die KDO einen Meilenstein, denn mit Einführung der Doppik entstand ein enormer
Beratungsbedarf bei den Kommunen. Das war die Geburtsstunde der KDO-ServiceLine.
Seit zehn Jahren ist die ServiceLine nun zentraler Ansprechpartner für alle Themen rund um den Betrieb von Fachanwendungen.
Die insgesamt neun Mitarbeiter stehen nicht nur bei Fehlermeldungen, Störungen und Problemen zur Verfügung, sondern für
alle Fragen, Wünsche und Anregungen rund um die Lösungen
und Dienstleistungen der KDO.
„Vorher hatte jeder Kunde in seinem Fachbereich einen zuständigen KDO-Berater, der sich um alles gekümmert hat. Aber durch
die Projektarbeit waren wir oft nicht erreichbar“, erläutert Ute
Ahlers, die damals die Umstellung auf die ServiceLine als Beraterin für newsystem miterlebt hat. Seit vier Jahren ist sie Leiterin
des Bereichs Service und Qualitätsmanagement und damit u. a.
auch für die ServiceLine verantwortlich.
Vorgeschriebener Prozess – lückenloser Verlauf
Mit der Einrichtung der ServiceLine ist die KDO montags bis
donnerstags von 7:00 bis 18:00 Uhr und freitags von 7:00 bis
16:00 Uhr für ihre Kunden da – und auf Wunsch sogar darüber
hinaus. Über ein Ticketsystem werden alle eingehenden Anfra-
gen, ob per E-Mail oder Telefon, erfasst. Viele Fragen werden direkt beantwortet, umfassende Problemstellungen zielgerichtet an
den zuständigen Fachbereich weitergeleitet. „Der gesamte Ablauf
unterliegt einem vorgeschriebenen Prozess, der von der Aufnahme einer Anfrage bis zur Lösung einen lückenlosen Verlauf gewährleistet. Das beinhaltet auch Prioritätenstufen und Zeiträume
für die Bearbeitung, nach deren Ablauf das System den Berater
automatisch erinnert“, erklärt Ute Ahlers.
Online-Tool verschafft
Überblick
Mit dem Ticket Self Service
(kurz: TSS) steht seit zwei
Jahren zusätzlich eine moderne Webanwendung zur
Verfügung, die einen Überblick über lau-
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fende und abgeschlossene Anfragen gibt. Hier können die Kunden
jederzeit bequem Tickets aufgeben und den Bearbeitungsstand ihrer Anfrage einsehen.
Mehr Transparenz in der Kommunikation
Die Resonanz der Kunden auf die Einführung der ServiceLine
war nicht immer positiv, wie Ute Ahlers zu berichten weiß:
„Schließlich war man es gewohnt, seinen Berater immer direkt
ans Telefon zu bekommen. Inzwischen sind unsere Anwendungen und Services jedoch so vielfältig
und umfangreich, dass es diesen einen Ansprech„Teamwork wird bei uns
partner heute gar nicht mehr geben könnte. Mit
großgeschrieben!“
der ServiceLine haben wir eine transparente und
strukturierte Kommunikation – und das ist auch
Ute Ahlers, Leiterin Service und
notwendig bei 30.000 Tickets im Jahr!“
Qualitätsmanagement
Und den Mitarbeitern macht die Arbeit in der ServiceLine viel Spaß, Teamwork wird großgeschrieben, so Ute Ahlers weiter: „In den zehn Jahren hat
sich das Team kaum verändert, viele sind von Anfang an dabei!“
Die regelmäßigen Zufriedenheitsbefragungen bei den Kunden
geben der KDO im Übrigen auch recht: Auf einer Schulnotenskala von 1 bis 5 hat sich der Wert im Jahr 2015 im Vergleich zu
2013 noch einmal von 1,8 auf 1,7 verbessert.
Drei Wege zur KDO-ServiceLine
Telefon: 0800 536 4357
0800 KDO HELP
E-Mail: [email protected]
Online: https://www.kdo.de/ticketformular.php
Von links nach rechts:
Dirk Steiner, Maren Evers, Brigitte Kopp-Stubbe, Sven-Uwe
Michalzik, Markus Jakisch, Nicole Janssen, Solveig Völge,
Dirk Zweigle, Ute Ahlers, Bernd Bierbaum.
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Veranstaltungen
Veranstaltungen
Spannende Aussichten –
KDO-Kunden- und Partnertag 2016
Bald ist es wieder so weit: Die Vorbereitungen für den nächsten KDO-Kunden- und Partnertag laufen auf Hochtouren! Der Name ist allerdings nicht mehr Programm, denn die Veranstaltung richtet sich neben den Kunden und
Partnern der KDO an alle Interessierten.
Seit 2011 lädt die KDO regelmäßig Anwender und Führungskräfte aus öffentlichen Verwaltungen, Eigenbetrieben, Verbänden,
Kammern und auch dem Gesundheitswesen ein, um über aktuelle
Themen aus der IT zu informieren. In diesem Jahr sind ebenfalls
wieder zahlreiche Fachforen geplant, in denen neben innovativen
Fachanwendungen und gesetzlichen Neuerungen auch Praxisberichte, technische Innovationen, E-Government-Lösungen und
vieles mehr vorgestellt werden.
Netzwerken im Messebereich
In einem großzügigen Ausstellerbereich präsentieren zahlreiche
namhafte Anbieter ihre Hard- und Softwarelösungen bzw. Dienstleistungen für den kommunalen Sektor. Darüber hinaus soll den
Besuchern aber noch genügend Zeit für den Austausch untereinander bleiben.
Das vollständige Programm und die Anmeldung finden Sie in
Kürze auf unserer Homepage. Für weitere Fragen stehen Ihnen
Ihre Ansprechpartner gern zur Verfügung.
Eintägige Fachforen – am 7. Juni 2016
Datenschutz und IT-Sicherheit
Offener Arbeitskreis der KDO-Datenschutzbeauftragten mit
aktuellen Themen und Fällen aus der Praxis
„WOLFI“: Awareness-Kampagne der Stadt Oldenburg zu
IT-Sicherheit und Datenschutz
KDO-Jugendwesen
Das neue KDO-Jugendwesen – ein Überblick
Workshop Prozess „Falleingang“
Workshop Prozess „Hilfe zur Erziehung“
E-Government
Management von E-Payment mit pmPayment
(GovConnect GmbH)
pmHundManager (GovConnect GmbH)
pmOWI-App (GovConnect GmbH)
Ratsinfosystem Session in der KDO-Cloud
(Somacos GmbH & Co KG)
Kita-Planer – das Online-Anmeldesystem
(arxes tolina GmbH)
Anne Hutfilter, KDO
[email protected]
Tel. 0441 9714-154
Christiane Beier, KDO
[email protected]
Tel. 0441 9714-117
Dokumentenmanagement mit KDO-DMS&more
Digitaler Rechnungseingangs-Workflow
Digitaler Posteingangs-Workflow – vom Eingang bis zur Ablage
Digitaler Beschaffungsworkflow – vom Antrag bis zur Akte
Eintägige Fachforen – am 8. Juni 2016
Zweitägige Fachforen – am 7./8. Juni 2016
Persönliche und soziale Kompetenzen
Spaß beiseite – Lachen und Humor in der Kommunikation
Modewort Resilienz – was bedeutet das?
Die Macht der Gedanken
Behördisch? – Ohne mich!
Personalwesen mit P&I LOGA
Der neue P&I LOGA Webclient
Digitalisierung erreicht das Personalamt
Personalgewinnung und -bindung im öffentlichen Dienst
Neue digitale Produkte der P&I AG
HCM2 – das neue Webportal
Personalabrechnung und Zusatzmodule –
Erfahrungsbericht der Stadt Nordhorn
Einwohnerwesen und Wahlen
KDO-Wahlprogramme – ein Überblick
VOIS – die neue Meldewesensoftware von HSH
Rechtssicherer Umgang mit Reichsbürgern, Extremisten
und Querulanten
Wirtschaftliche IT in Kommunen
„Produktionsfaktor IT“ – Chancen für die
Kommunalverwaltung (NSI Consult)
Das prozessorientierte Verfahrensregister (PICTURE GmbH)
Kraftfahrzeugzulassung mit KDO-KFZ
Neues aus KDO-KFZ
Amtshaftung und Schadensersatz –
Haftung der Behörde oder Haftung des Bediensteten
Reichsbürger, Extremisten und Querulanten –
so gehen Sie mit diesen Personen rechtssicher um
Zulassungswesen mit KDO-KFZ
Finanzwesen mit KDO-doppik&more
SAP HANA und SAP S/4HANA
Reform des doppischen Haushaltsrechts
Archivierung mit KDO-doppik&more
Kommunales Berichtswesen
Abrechnung von Kindergartengebühren
Die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung
Amtshilfe.net
Finanzwesen mit newsystem
Reform des doppischen Haushaltsrechts
Die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung
Berichtswesen Plus mit newsystem
Referenzbericht der Stadt Wolfenbüttel
newsystem 7 – Rückblick und Vorschau
Rechnungsworkflow mit newsystem
Mehr als nur Finanzwesen –
weitere Module und Einsatzbereiche
Kennzahlen und interaktiver Haushaltsplan mit
IKVS (IKVS GmbH)
Effektive Prozesse in der Haushaltsplanung
Das vollständige Programm der Veranstaltung lag bei Drucklegung noch nicht vor, die Vortagstitel können u. U. abweichen.
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Interessantes & Amüsantes
Interessantes & Amüsantes
Fit in den Frühling
Alles, was zählt
Frühjahrsmüdigkeit ist keine Einbildung, sondern eine Befindlichkeitsstörung. Mehr als jeder Zweite fühlt
sich in der Übergangszeit vom Winter zum Frühling müde und schlapp. Mit diesen Tipps gelingt es Ihnen, die
Frühjahrsmüdigkeit zu überwinden und wieder tatkräftig und energiegeladen in den Tag zu gehen.
Ziel beim Sudoku ist es, die leeren Zellen des Spielfeldes mit den Ziffern 1 bis
9 so auszufüllen, dass in jeder Zeile und in jeder Spalte und in jedem 3x3Teilquadranten jede dieser Ziffern genau einmal steht. Viel Spaß!
Sonne tanken
In Bewegung bleiben
Leichter essen
Licht ist der wichtigste Taktgeber für den
Menschen. Das Auge teilt dem Gehirn mit,
ob es Tag oder Nacht ist. Wenn es dunkel
ist, produziert das Gehirn das müde machende Hormon Melatonin. Daher sollten
Sie gerade im Frühjahr jede Gelegenheit
nutzen, um an die frische Luft zu gehen
und Sonnenlicht zu tanken.
Sport oder auch Spaziergänge im Freien regen den Kreislauf an, unterstützen den Stoffwechsel und verbessern die Sauerstoffversorgung Ihres Körpers. Insbesondere leichter
Ausdauersport wie Fahrradfahren, Walken
oder Joggen hilft gegen die Frühjahrsmüdigkeit.
Die Zeit der schweren Winterkost ist vorbei!
Um den Körper gleichmäßig über den Tag
mit Energie zu versorgen, sind Salate, Obst,
rohes und gegartes Gemüse bestens geeignet.
Dadurch wird der Magen-Darm-Trakt entlastet und Sie verspüren mehr Lust, Sofa gegen
Wiese einzutauschen.
Aktiv im Büro
Bunter werden
Auch im Büro gilt das Bewegungsgebot:
Nehmen Sie lieber die Treppe statt den Aufzug und erledigen Sie kleinere Gänge zum
Kopierer am besten selbst. Ein wichtiger Nebeneffekt – aktiv sein hilft im Kampf gegen
den lästigen Weihnachtsspeck!
Verbannen Sie die graue Winterkluft zurück
in den Kleiderschrank! Die hellen und frischen Frühlingsfarben reizen die Sinne und
bringen den Körper dazu, den Botenstoff Serotonin zu produzieren, der bekanntlich für
eine gute Stimmung sorgt.
März 2016
Herausgeber
Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung
Oldenburg (KDO)
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Tel. 0441 9714-0 · Fax 0441 9714-148
[email protected] · www.kdo.de
Verantwortlich für den Inhalt gemäß
§5 Telemediengesetz (TMG): Dr. Rolf Beyer
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Redaktion
Christiane Beier, [email protected]
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Konzeption, Layout und Text
Rauschenberg Kommunikation GmbH
Druck
Druckerei Joh. Burlage, Münster
Erscheinungsweise/Auflage
Halbjährlich/2.500 Exemplare
Bildnachweis
Brian Jackson/fotolia (Titel); g-stockstudio/istock
(S. 2); Marco2811/fotolia (S. 2, S. 3, S. 24); KDO
(S. 13); Foto und Bilderwerk, Oldenburg (S. 2, S.
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Stadt Friesoythe (S. 6); Gemeinde Harpstedt (S. 7);
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Marketing GmbH (S. 14); stockpics/fotolia (S. 15);
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Ein Schläfchen halten
Wer sich frühjahrsmüde fühlt, sollte ruhig ein
kleines Mittagsschläfchen halten. Allerdings
nicht länger als 30 Minuten – sonst wird im
Körper wieder das Hormon Melatonin produziert, das den Tag- und Nachtrhythmus
des Menschen steuert.
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Hinweis
In diesem Magazin wird aus Gründen der besseren
Lesbarkeit bei Personenbezeichnungen oft die männliche Form der Begriffe verwendet, sie steht jedoch
stellvertretend auch für die weibliche Form.
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„Die Geschichte der Menschheit
ist die Geschichte der menschlichen Visionen.“
Hans Kasper, dt. Schriftsteller u. Hörspielautor
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