(OCS) nach MS Exchange

Migration der Kalenderdaten aus dem Oracle Calendar Server (OCS) nach MS Exchange Zugriff auf MS Exchange: Für die Nutzung von Exchange wird Outlook als Client für Windows und Mac empfohlen. Diese bieten die volle Funktionalität auch im Bereich der Kalendernutzung. Alternativen sind Thunderbird, Entourage oder Mac Client und natürlich div. Mobile Clients. Exchange kann auch ohne Installation eines Clients benutzt werden. Der Zugriff erfolgt dann über einen Web‐Browser mit OWA (Outlook Web App). OCS Kalendernutzung: (aktueller Stand) Derzeit bieten wir den Oracle Kalender via Web‐Client oder Desktop‐Client an. Ein Outlook Connector zur Synchronisation der Kalenderdaten ist nur für Office 2003 und Office 2007 vorhanden. Für Smartphones oder Tablets wird eine zusätzliche App benötigt. Mobiltelefone können über syncML Kalenderdaten synchronisieren falls sie diese Schnittstelle besitzen. Bisher erfolgte die Freischaltung für den Oracle Kalender Account nur nach Anforderung und konnte von allen Mitarbeitern der HM gestellt werden. Derzeit werden bei der Kalender Freischaltung folgende Zugriffsrechte zusätzlich gesetzt: Sofern bekannt ist, zu welcher Abteilung/Fakultät der Benutzer gehört, werden die gegenseitigen Einladungsrechte gesetzt: für Termine, Tagesereignisse und Notizen werden normale Sichtrechte (alle Einträge), persönlich Sichtrechte (nur Zeit), vertraulich (keine) sowie keine Auftragsrechte und keine Sichtrechte bei Auf‐
gaben. Die Kategorie Öffentlich soll nicht verwendet werden. Ansonsten gilt für den ganzen Kalender: Keine Sicht‐ und Einladungsrechte anderer Benutzer. Grundsätzlich kann jeder User selbst entscheiden und einstellen welche Zugriffsrechte er für andere Personen freigibt oder nicht. (Differenzierte Regelungen sind teilweise durch Vorgesetze möglich) Kalender mit Exchange Outlook: Die Einstellmöglichkeiten im Outlook Kalender sind vielfältig und in einschlägigen Anleitungen genau beschrieben. Da im neuen Outlook Kalender alle Termine, Besprechungen etc. via E‐Mails gesetzt und verbreitet werden, arbeitet das System grundsätzlich anders als der Oracle Kalender. Einladungen zu Meetings können an alle Benutzer verschickt werden, die in der globalen Adresslist (GAL) eingetragen sind. Der Berechtigungszugriff auf den Kalender ist voreingestellt auf Frei/Gebucht‐Zeit. Diese Einstellung wird automatisch beim Anlegen des Accounts auf Exchange vorgenommen. Freigabeberechtigungen auf anderen Kalender müssen selbstständig angefordert werden. Im OWA können Freigabe und Frei‐
gabeanforderungen nur in 3 Stufen erfolgen. (Frei/Gebucht‐Informationen; Frei/Gebucht‐
Informationen einschließlich Betreff und Ort sowie alle Informationen). Detaillierte Einstellungen können mit dem Outlook Client erfolgen. Empfohlen wird bei zusammenarbeitenden Bereichen, sich die gegenseitigen Berechtigungen auf alle Informationen zu geben. Übergreifend ist die Voreinstel‐
lung auf Frei/Gebucht –Zeit normalerweise ausreichend. Ansonsten ist für den jeweiligen User eine zusätzliche Berechtigung zu konfigurieren. Termineinladungen können an jeden geschickt werden (Mail), es wird keine extra Freigabeberechti‐
gung benötigt. Einladungen sollen aus Gründen der Netiquette per Antwortmail (durch Anklicken der Einladung) bestätigt werden. Termine können mit 🔒 jederzeit als Privat gesetzt werden. D. h. der Termin ist als privater Termin gekennzeichnet. Achtung: eventuell kann es bei Verwendung von Drittanbietern (Client) zu einer anderen Anzeige kommen. Beschreibung der Migration der Kalenderdaten vom OCS nach Exchange Der Migrationszeitraum der Daten wird festgelegt auf 1 Jahr zurück in die Vergangenheit und 2 Jahre in die Zukunft. Wiederholungstermine werden bis 31.12.15 übertragen. OCS‐Termine der Kategorie Normal werden als Standardtermine in Exchange migriert. Termine der Kategorie persönlich/vertraulich sind in Exchange als private Termine gekennzeichnet. Auch Normale Termine mit persönlicher Notiz werden als Privat angelegt. Eine eigene Notiz wird an den Text im Textfeld mit dem Präfix „persönliche Notiz“ angehängt. Tagesereignisse und Tagesnotizen werden als Tagestermine angezeigt, evtl. auch über mehrere Tage. Eigene Termine mit Vorbehalt werden in Exchange als „mit Vorbehalt“ gekennzeichnet. Aufgaben der Kategorie persönlich/normal/vertraulich werden mit Privat gekennzeichnet. Serientermine werden in Exchange als Serie von Einzeltermine angezeigt. Die Einzeltermine werden mit (S) vor dem Titel gekennzeichnet. Dabei ist folgendes zu beachten. Es können keine Änderungen an den „Serieneigenschaften“ wie z. B. Verschiebung der Uhrzeit oder Änderung des Ortes durchgeführt werden. Diese Änderungen wirken nur noch auf den Einzeltermin, alle übrigen (Einzel‐)termine bleiben auf ihrem ursprünglichen Wert. Sollten Änderungen an den Serieneigenschaften notwendig werden, empfehlen wir, die Serie der Einzeltermine vollständig zu löschen und einen neuen Serientermin in Exchange anzulegen. Anhänge werden im Textfeld als Icon angezeigt. Feiertage werden vom OCS System nicht migriert! Feiertage im Outlook‐Kalender anzeigen lassen 1. Öffnen Sie Outlook. 2.
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Wechseln Sie in die Registerkarte Datei. Klicken Sie in der linken Menüspalte auf Optionen. Das Fenster Outlook‐Optionen öffnet sich. Klicken Sie auf Kalender. Klicken Sie im Bereich Kalenderoptionen auf die Schaltfläche Feiertage hinzufügen…. Das Fenster Feiertage in Kalender eintragen öffnet sich. 6. Klicken Sie in das Kästchen bei der Option Deutschland. 7. Klicken Sie auf OK. Die Feiertage werden in Ihren Kalender importiert. Wenn das Importfenster sich wieder ge‐
schlossen hat, können Sie die Feiertage in Ihrem Kalender sehen. Zusätzlicher Hinweis falls eine Migration nicht gleichzeitig mit allen Kalendernutzer erfolgt: Während der Kalendermigration können Termine in OCS und Exchange abweichen, eine Synchronizi‐
tät kann nicht gewährleistet werden. Aus diesem Grund sollten Sie ab dem Startzeitpunkt der Migra‐
tion nur noch den Exchangekalender nutzen. User die noch nicht migriert sind müssen Termine im OCS manuell eintragen und Termine immer per E‐Mail als vcard Anhang senden. Die Kalender‐Ressourcen aus OCS werden nach Exchange transferiert, dabei erfolgt eine Aufteilung auf Ressourcenpostfächer unterschiedlichen Typs. Zusätzlich werden die Ressourcen neu benannt.

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