Name und Anschrift des Bieters Max-Planck-Institut für Psychiatrie Einkauf Kraepelinstraße 2-10 80804 München Geschäftszeichen: 2015-EU-Output/BF02 Vergabeart Öffentliche Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung Freihändige Vergabe Offenes Verfahren Nichtoffenes Verfahren Verhandlungsverfahren Bieterfragenfrist: 30.11.2015 Ende Angebotsfrist: 10.12.2015 12:00 Uhr Ende Zuschlags- und Bindefrist: 31.03.2016 Bieterfragen/Bieterantworten/Konkretisierungen 03.12.2015 Neuausstattung der Druckumgebung des Max-Planck-Institutes für Psychiatrie Zu obiger Ausschreibung wurden Bieterfragen gestellt. Diese sind nachfolgend aufgeführt und beantwortet und werden hiermit allen Bietern zur Verfügung gestellt. Bitte beachten Sie diese bei Ihrer Angebotserstellung. Seite 1 von 6 Frage Antwort I. Vergabebestimmungen Abrechnung Klickpreise (2 Fragen) Frage 1 Gemäß Ziff. I.6 der Vergabeunterlagen werden die Miete (quartalsweise im Voraus) und die Kopien (jährlich im Nachhinein) getrennt voneinander abgerechnet werden, wohingegen die Preisübersicht den Eindruck vermittelt, dass das dort genannte Seitenvolumen in der Monatsmiete enthalten wäre. Diesbezüglich bitten wir um entsprechende Korrektur bzw. Differenzierung der Preisübersicht, dass das Seitenvolumen nicht in der Monatsmiete enthalten ist. Frage 2 (Vergabeunterlagen Kapitel I.6) Die Abrechnung von Kopien erfolgt jährlich zum 31.3.. Dies bedeutet die Berücksichtigung von Riskien und Finanzierungskosten für den Auftragnehmer. Im Sinne eines wirtschaftlichen Angebotes ist diese Methode nicht zielführend. In vergleichbaren Angebotssituationen hat sich deshalb ein anderes Verfahren bewährt. Die monatlichen Mietkosten als auch die Kosten für das monatliche Mindestvolumen werden als Quartalspauschale zu den genannten Zeitpunkten im Voraus gezahlt. Darüber hinaus anfallende Folgeseiten sind gesondert jährlich zum 31.03. in Rechnung zu stellen. Die Preise sind im Angebotsblatt unter Punkt „Folgeseitenpreise DIN A4 je Seite“ anzugeben. Ziff. I.6 Abrechnungs- und Zahlungsbedingungen, Absatz 1 wird dahingehend präzisiert: Die Rechnungsstellung für die monatlichen Mietkosten (siehe Preisblatt) erfolgt jeweils quartalsweise (1.04./1.07./1.10./1.01.) im Voraus. Die Rechnungsstellung für die Folgeseiten Kopien erfolgt 1x jährlich zum 31.03. eines Jahres im Nachhinein. Darüber hinaus haben wir das Preisblatt entsprechend klarer gestaltet und bitten Sie, dieses für Ihr Angebot zu verwenden. Ist es möglich, analog zu den monatlichen Mietkosten, eine Quartalpauschale für die Kopien zu berechnen? Diese würde auf Basis der Mindestabnahme und der jeweiligen Seitenpreise (Klickpreise) berechnet. Jeweils am 31.3. jeden Jahres erfolgt ein „Clearing“ bei dem tatsächliche Drucke/Kopien und die Pauschale verglichen und ggf. eine Gutschrift/Nachverrechnung/Anpassung der zukünftigen Pauschale erfolgt. Laufzeit und Preise Ja. (Vergabeunterlagen Kapitel I.2 in Verbindung mit I.5, und V Preisübersicht) Die Gesamtvertragslaufzeit beträgt 48 Monate. In der Preisübersicht ist ebenfalls ein Preis für 48 Monate anzugeben. Preise für die Verlängerung von 12 Monaten sind nicht anzugeben, es soll lediglich die Möglichkeit zu Verlängerung bestätigt werden. Ist dies korrekt? Vertraulichkeit der Unterlagen Ja. (Vergabeunterlagen Kapitel I.4) Gehen wir Recht in der Annahme, dass den Bietern eine Weiterleitung der Ausschreibungsunterlagen an Refinanzierungspartner zwecks Refinanzierungsanfragen gestattet ist, sofern diese Refinanzierungspartner aus bestehenden Rahmenverträgen in bankenüblicher Weise zur Verschwiegenheit verpflichtet sind? - Seite 2 von 6 III. Rahmenbedingungen Unbegrenzte Haftung Ziff. III.4 wird wie folgt geändert: (Vergabeunterlagen Kapitel III.4 in Verbindung mit den zusätzlichen Vertragsbedingungen der Max-PlanckGesellschaft zur Förderung der Wissenschaften und der VOL/B. Die unbeschränkte Haftung des Auftragnehmers oder seinen Vertretern und Erfüllungsgehilfen ist grundsätzlich auf Fälle von grober Fahrlässigkeit und Vorsatz beschränkt. Die unterschiedlichen Haftungsregelungen in der Ausschreibung formulieren eine unbegrenzte Haftung. VOL/B sieht jedoch selbst vor, dass man sich auf Abweichendes einigen kann. Akzeptieren Sie eine abweichende Haftungsregelung nach folgendem Muster? Bei der einfach fahrlässigen Verletzung von Vertragspflichten ist die Haftung des Auftragnehmers auf den Ersatz typischer und für den Auftragnehmer vorhersehbarer Schäden begrenzt und übersteigt nicht den Betrag von Euro 100.000 pro Schadensfall und Euro 1.000.000 während der Laufzeit des Vertrages. Ergänzend und abweichend zu § 7 und § 14 VOL/B vereinbaren die Vertragspartner Folgendes: Die unbeschränkte Haftung von … oder seinen Vertretern und Erfüllungsgehilfen ist grundsätzlich auf Fälle von grober Fahrlässigkeit und Vorsatz beschränkt. Bei der einfach fahrlässigen Verletzung von Vertragspflichten ist die Haftung der … auf den Ersatz typischer und für … vorhersehbarer Schäden begrenzt und übersteigt nicht den Betrag von Euro 100.000 pro Schadensfall und Euro 1.000.000 während der Laufzeit des Vertrages. Die Haftungsbeschränkung gilt im Hinblick auf alle Schadensersatzansprüche, unabhängig von ihrem Rechtsgrund, insbesondere auch im Hinblick auf vorvertragliche oder nebenvertragliche Ansprüche. Die Haftungsbeschränkung der vorstehenden Absätze gilt nicht bei einer Haftung im Rahmen einer Garantie, für die Verletzung des Lebens, des Körpers oder/und der Gesundheit und bei einer Haftung nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes, oder soweit anderweitig zwingend gesetzlich gehaftet wird. Die Haftungsbeschränkung gilt im Hinblick auf alle Schadensersatzansprüche, unabhängig von ihrem Rechtsgrund, insbesondere auch im Hinblick auf vorvertragliche oder nebenvertragliche Ansprüche. Die Haftungsbeschränkung der vorstehenden Absätze gilt nicht bei einer Haftung im Rahmen einer Garantie, für die Verletzung des Lebens, des Körpers oder/und der Gesundheit und bei einer Haftung nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes, oder soweit anderweitig zwingend gesetzlich gehaftet wird. Definition der Wiederherstellungszeit (Vergabeunterlagen Kapitel III.3) Können Sie bitte den Unterschied zwischen Reaktionszeit und Wiederherstellzeit erläutern. In den Vergabeunterlagen besteht hier kein Unterschied. Auch wird hier kein Wert für die Wiederherstellzeit genannt, bzw. wird in den weiteren Unterlagen nicht auf den Punkt eingegangen. Da nicht in jedem Fall ein Vor-Ort-Einsatz zur Störungsbeseitigung erforderlich ist, hat sich in vergleichbaren Situationen, aus wirtschaftlichen Überlegungen heraus, eine Reaktionszeit von 8 Stunden (auch telefonisch) und eine Wiederherstellung „Next Business Day“ als Standard etabliert. Aufgrund Ihrer Follow-MePrinting-Lösung kann auf weiteren Druckern ausgedruckt werden, so entstehen keine wirklichen Betriebsunterbrechungen, maximal die Wege zum nächsten Gerät verlängern sich. Reaktionszeit = Zeit innerhalb der Servicezeit in der der Auftragnehmer mit der Störungsbehebung vor Ort beginnen muss. Extra Angabe: Servicezeit sind: Mo.- Do. 8:00 – 17:00 h Fr. 8:00 – 14:30 h Wiederherstellzeit = Zeit innerhalb der Servicezeit in der der Auftragnehmer die Störung beseitigt hat und das System wieder funktionsfähig ist. Die Wiederherstellzeit beträgt 24 h. Seite 3 von 6 Umfang Einweisung Grundeinweisung (bei der Lieferung der Systeme) (Vergabeunterlagen Kapitel III.4 i. V. mit 2.15, 2.1.6 und 2.17) Inhalt: Einweisung in die Grundfunktion(en) des jeweiligen Systems, Einweisung kann am Standort des Systems erfolgen Eine der Leistungen im „Full-Service“ ist die Grundeinweisung der User und die erweiterte Einweisung der Systemadministratoren. Diese Leistungen sind nicht weiter spezifiziert. Können Sie bitte diese Anforderungen in Hinblick auf Inhalte, Dauer und Anzahl der Mitarbeiter genauer beschreiben. Dauer: ca. 20-30 min. Anzahl: bei Arbeitsplatzsystemen der LK D1, F1 am Standort des Systems mit dem/den jeweiligen Nutzern, bei Arbeitsgruppen-bzw. Etagensystemen der LK M1, M2, M3, M4 am Standort des Systems mit dem/den jeweiligen Nutzern in Gruppen zu max. 6-8 Personen) Erweiterte Einweisung (für Systeme/Software) Inhalt: Einweisung in die Grund- als auch erweiterten Funktionen der Systeme und der eingesetzten Software Dauer: ca. 2-3Tage (Zeitpunkt/Zeitraum nach Absprache) Anzahl: ca. 3-4 Personen (zentraler Schulungsort, nach Absprache) IV. Leistungsverzeichnis Anzahl der Ausdrucke/Kopien auf DIN A3-Papier (Vergabeunterlagen Kapitel I.2 in Verbindung mit 3.8.10, 3.17.10 und 3.36.10). Bei einigen der multifunktionalen Systeme besteht ein A-Kriterium in der Möglichkeit das Format DIN A3 zu scannen. Mit dieser Forderung besteht auch die Möglichkeit auf DIN A3 zu kopieren und zu Drucken. Angaben dazu werden keine gemacht. Zum besseren Verständnis der Volumensverteilung wurde eine Aufschlüsselung des Gesamtvolumens vorgenommen (siehe Tabelle im Anhang) Die Werte dienen zur kalkulatorischen Orientierung und stellen keine system- oder leistungsklassenbezogene Mindestabnahme dar. Die Mindestabnahme ist in den Vergabeunterlagen, Ziff. I.2 Form der Beschaffung und Inhalt, Vertragsvolumen in Summe definiert. Wie viele Seiten werden schwarz/weiss und farbig auf DIN A3 ausgedruckt? Bitte geben Sie jeweils die Werte für die monatliche Mindestabnahme an. Duplexdruck (Vergabeunterlagen Kapitel IV 1.2.3) Nein, für die Leistungsklasse F1 wird kein Duplexdruck benötigt. Ist bei der Anforderung nach Duplexdruck auch das Faxgerät (F1) beinhaltet? Finisher Für die Finisher werden Locheinheiten angefordert. Diese werde mit 2/4-Lochung bezeichnet. Bedeutet dies einen Ausschluss, wenn wir Ihnen nur eine Locheinheit anbieten können, die ausschließlich 2-fach locht? Falls ja, wäre es dann denkbar ein Lochmodul zu installieren, welches nur 4-fach locht, dann wäre bei Lochvarianten abgedeckt? Finisher müssen mindestens mit einer Zweifachlochung angeboten werden. Das [A]-Kriterium wird geändert von 2/4-fach in 2-fach. Seite 4 von 6 Tabelle zu Anzahl der Ausdrucke/Kopien auf DIN A3-Papier (Vergabeunterlagen Kapitel I.2 in Verbindung mit 3.8.10, 3.17.10 und 3.36.10). Leistungsklassen D1 DIN A4 Seiten sw 61.000 DIN A3 Seiten farbig DIN A3 Seiten sw - M1 M2 M3 M4 F1 Summe 8.000 40.000 16.000 54.000 1.000 180.000 - 6.500 13.500 - - - 10% 10% - 5% - - - - - 5% - Anteil in % DIN A3 Seiten farbigr Anteil in % Ich/wir haben die Bieterfrage/n und –antworten zur Kenntnis genommen und diese bei der Angebotserstellung berücksichtigt. Ort, Datum, Stempel und Unterschrift: Seite 5 von 6 Offenes Verfahren Aktenzeichen 2015-EU-Output Max-Planck-Institut für Psychiatrie (Deutsche Forschungsanstalt für Psychiatrie) Kraepelinstraße 2 – 10 80804 München V Preisübersicht – Angebotsblatt Name und Anschrift des Bieters Miete von 181 fabrikneuen multifunktionalen Systemen, Druck- und Faxsystemen verschiedener Leistungsklassen, Software und Zubehör vom 01.04.2016 – 31.03.2020 (Laufzeit 48 Monate) inkl. FullService laut Leistungsbeschreibung. Ich/wir bieten die Ausführung der in der beigefügten Leistungsbeschreibung enthaltenen Leistungen mit allen den Preis betreffenden Angaben wie folgt an: Mietzins Euro (netto ohne gesetzliche Umsatzsteuer) Monatsmiete 1 gesamt für : • Hardwaresysteme + Zubehör + Software + Wartung Monatsmiete 2 gesamt für : • Mindestvolumen 200.000 Seiten DIN A4 (180.000 sw, 20.000 farbig) incl. Full-Service (Wartungen, Ersatzteile, Reparaturen, Verbrauchsmaterialien etc.). Gesamtbetrag über 48 Monate (= [Monatsmiete 1 + Monatsmiete 2] x 48): + Energiekosten über 48 Monate (aus Energiematrix) = Angebotssumme netto: Folgeseitenpreise DIN A4 je Seite Schwarz-weiß Farbig An mein/unser Angebot halte ich/wir uns bis zum Ablauf der Bindefrist gebunden. (Ort, Datum) Doc: 2015-EU-Output/BF02 (Stempel, Unterschrift) S e i t e | 70
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