Bieterfragen und deren Beantwortung

Vergabeverfahren „Lieferung, Vermietung und Wartung von 26 Kopiersystemen
sowie Bereitstellung der dazugehörigen Verbrauchsmaterialien“ 2016
Bieterfragen
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Letzte Aktualisierung - Stand 22.03.2016
Treffen Bieteranfragen zu Ausschreibungen des Staatsinstituts für Schulqualität und
Bildungsforschung ein, werden diese baldmöglichst beantwortet und die Antworten
zusammen mit den Anfragen in anonymisierter Form auf der Homepage eingestellt.
Bieterfragen und Antworten zum Vergabeverfahren „Lieferung, Vermietung und Wartung
von 26 Kopiersystemen sowie Bereitstellung der dazugehörigen Verbrauchsmaterialien“
2016:
Bitte beachten Sie folgende Klarstellung:
In den Tabellen unter Ziffer 6.2 der Vergabeunterlagen bzw. unter Ziffer 3.1 des
Angebotsschreibens sind folgende Verweisungen zu korrigieren:
Die Verweisungen beziehen sich jeweils auf das Kapitel 6.1 der Vergabeunterlagen
(Allgemeine Leistungsbeschreibung). Die Mindestanforderungen in Kapitel 6.1 der
Vergabeunterlagen (Allgemeine Leistungsbeschreibung) sind entsprechend vollständig zu
erfüllen, auch wenn in den Tabellen unter Ziffer 6.2 der Vergabeunterlagen bzw. unter
Ziffer 3.1 des Angebotsschreibens im Einzelfall ein geringerer Wert abgefragt wird. Bitte
beachten Sie jedoch auch die Bieterfragen 7 und 14 zu Papier aus Stapeleinzug.
In Tabellenziffer 2.6.1: „Punkt 3.1.2“ wird korrigiert in „Ziffer 6.1.2 der allgemeinen
Leistungsbeschreibung in den Vergabeunterlagen“
In Tabellenziffer 3.5.1: „Punkt 3.1.3“ wird korrigiert in „Ziffer 6.1.3 der allgemeinen
Leistungsbeschreibung in den Vergabeunterlagen“
In Tabellenziffer 4.5.1: „Punkt 3.1.4“ wird korrigiert in „Ziffer 6.1.4 der allgemeinen
Leistungsbeschreibung in den Vergabeunterlagen“
In Tabellenziffer 5.5.1: „Punkt 3.1.4“ wird korrigiert in „Ziffer 6.1.5 der allgemeinen
Leistungsbeschreibung in den Vergabeunterlagen“
Bieterfrage 1:
Zu Ziffer 6.1.4 der Vergabeunterlagen:
Anforderungen an die Farbkopierer M4: Papierfächer
Darf das Großraumpapierfach (min. 2.000 Blatt) auch neben der Maschine stehen?
Beantwortung Bieterfrage 1:
Ja.
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Bieterfrage 2:
Zu Ziffer 6.1.4 der Vergabeunterlagen:
Anforderungen an die Farbkopierer M4: Papierfächer
Ist es möglich, 4 Papierfächer mit mehr als 500 Blatt (DIN A5 bis DIN A3 frei anpassbar)
unter der Druckmaschine sowie ein Papierfach mit mehr als 2000 Blatt zusätzlich neben
der Maschine anzubringen?
Beantwortung Bieterfrage 2:
Ja.
Bieterfrage 3:
Zu Ziffer 6.1.5 der Vergabeunterlagen:
Anforderungen an die Farbkopierer M5: Finisher
Handelt es sich bei der Angabe „mit Faltung: Mittelfalz mit Mittelheftung DinA3 und DinA4
(Broschüre) sowie mit Wickelfalz um ein Ausschlusskriterium?
Beantwortung der Bieterfrage 3:
Ja.
Bieterfrage 4:
Zu Ziffer 6.1.5 der Vergabeunterlagen:
Anforderungen an die Farbkopierer M5: Druckgeschwindigkeit
Könnten Sie die Anforderungen an die Geschwindigkeit etwas ausgeglichener anpassen?
Z.B.: 70 Seiten s/w und 65 Seiten Farbe/Min?
Beantwortung Bieterfrage 4:
Nein, die Vorgaben der Leistungsbeschreibung (Ziffer 6 der Vergabeunterlagen) sind
einzuhalten.
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Bieterfrage 5:
Zu Ziffer 4.1.1 der Vergabeunterlagen:
Preisbildung
Sie geben an, dass der Gesamtpreis alle Kosten für die in der Leistungsbeschreibung
geforderten sowie die im Angebot angebotenen Leistungen (u.a. auch S/W- und FarbToner, unabhängig vom Schwärzungsgrad bzw. Farbdeckung) zu beinhalten hat.
Für eine Kalkulation (insbesondere der Verbrauchsmaterialien) ist die Angabe des
Deckungsgrades jedoch erforderlich. Können wir daher davon ausgehen, dass ein
Deckungsgrad von marktüblichen 5 % bei s/w-Seiten und 4 x 5 % = 20 % bei Farbseiten
als verbindliche Kalkulationsgrundlage vereinbart wird?
Alternativ bitten wir um Angabe eines abweichenden verbindlichen Deckungsgrades.
Beantwortung Bieterfrage 5:
Ja. Eine alternative Angabe ist daher nicht erforderlich.
Bieterfrage 6:
Zu Ziffer 6.1.9 der Vergabeunterlagen:
Laufzeit des Miet- und Servicevertrages
Es wird angegeben, dass der Vertrag am 30.06.2020 endet, sofern das Vertragsverhältnis
nicht zu einem früheren Zeitpunkt durch Kündigung einer der beiden Vertragsparteien
beendet wird.
Gehen wir recht in der Annahme, dass es sich bei dieser Kündigungsregelung
ausschließlich auf die gesetzlich geregelten Fälle der Kündigung aus wichtigem Grund
handelt?
Beantwortung Bieterfrage 6:
Es gelten die Bestimmungen des Vertragsentwurfs, insbesondere § 9 sowie § 16 Abs. 3
und 4, die die allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen i.d.F.
vom 05.08.2003 (VOL/B) zum Vertragsbestandteil machen und im Übrigen die
allgemeinen Rechtsvorschriften.
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Bieterfrage 7:
zu Ziffer 6.1.1 der Vergabeunterlagen:
Druckeinheit; Papier
Es wird eine Grammatur von 60-210 g/m² aus Stapelblatteinzug gefordert. Ist in Bezug auf
die A4-Systeme ein geringerer Wert von weniger als 210 g/m² möglich? Wir bitten ggf. um
Anpassung.
Beantwortung Bieterfrage 7:
Die Vorgaben der Leistungsbeschreibung unter Ziffer 6.1.1 Druckeinheit/Papier werden für
die Geräteklassen M1 und M2 wie folgt angepasst:
Druckeinheit
Papier:
Für die Officegeräte M1 schwarz/weiß mit Fax und M2 schwarz/weiß wird die
Anforderung wie folgt geändert:
DIN A4 Umweltpapier, 60-120g/m² aus Standardfächern, 60-160g/m² aus Stapeleinzug
Für die Farbkopierer M4 und M5 bleiben die Anforderungen unverändert aufrechterhalten.
(Siehe auch Bieterfrage 14.)
Bieterfrage 8
zu Ziffer zu 6.1.6 der Vergabeunterlagen:
Softwarebedarf
Für die beiden Geräte der Kategorie M5 wird eine Lösung gewünscht, verschiedene
Druckaufträge zu einem Paket zusammenzufassen.
Für eine zielgerichtete Lösungsfindung bitten wir um weitere Erläuterungen:
Sollen Druckjobs gesammelt und dann nach einer zeitlichen Spanne gesammelt
ausgedruckt werden?
Oder soll nach Sammlung der Druckjobs eine Ausgabe als eine zusammengefasste Datei
mit einer definierten Endverarbeitungsmöglichkeit erfolgen?
Oder sollen die Dokumente mit verschiedenen Finishingmöglichkeiten als ein
Gesamtpaket ausgegeben werden?
Wie soll dann der Ausdruck angestoßen werden?
Beantwortung Bieterfrage 8:
Insbesondere sollen Dokumente (Simplex und/oder Duplex) mit verschiedenen
Finishingmöglichkeiten als ein Gesamtpaket mehrfach ausgegeben werden. Z.B soll es
möglich sein, zehn Dokumente mit unterschiedlichen Druckeinstellungen als ein Paket 500
mal auszudrucken. Weitere Kriterien sind unter Ziffer 6.2.1 Punkt 1.3.6 der
Vergabeunterlagen bzw. im Angebotsschreiben unter Ziffer 3.1 Punkt 1.3.6 und Ziffer
3.2/zu Ziffer 1.3.6 enthalten. Darüber hinaus bestehen keine speziellen Vorgaben, wie der
Ausdruck angestoßen werden soll.
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Bieterfrage 9
zu Ziffer 6.2.1 Punkt 1.2.2 der Vergabeunterlagen
Tabelle; gemeinsame Anforderungen an alle Geräte; Datensicherheit
Die Geräte dürfen keine Verbindung ins Internet aufnehmen und keine Daten nach Außen
senden.
Um eine automatische Tonerbestellung durch die Systeme anzustoßen, werden
automatisch die Tonerdaten und die Zählerdaten des Systems an den Auftragnehmer
übermittelt. Es werden keine personenbezogenen oder sicherheitstechnisch relevanten
Daten verschickt. Ist diese Lösung vertretbar?
Beantwortung Bieterfrage 9:
Nein, diese Lösung ist nicht vertretbar. Eine automatische Tonerbestellung ist nicht
gewünscht. Die Geräte dürfen keine Verbindung ins Internet aufnehmen. (Siehe auch
Ziffer 6.2.1 Punkte 1.1.10 und 1.1.11 der Vergabeunterlagen.)
Bieterfrage 10
zu Ziffer 6.2.1, Punkt 1.5.6 der Vergabeunterlagen
Tabelle; gemeinsame Anforderungen an alle Geräte; Service- und
Supportleistungen, Schulung; Ticketsystem
Ist hierfür ausreichend, wenn eine automatisierte E-Mail vom Ticketsystem (Störung
offen/gelöst) pro Fall gesendet wird?
Beantwortung Bieterfrage 10:
Ja.
Bieterfrage 11
zu Ziffer 6.2.1, Punkt 2.8.1 der Vergabeunterlagen
Tabelle; Anforderungen an die Officegeräte M1 schwarz/weiß mit Fax; Sicherheit
Was ist mit "Kann das Auslesen von Logfiles durch die Anwender verhindert werden"
gemeint? Bezogen auf HDD Daten der Festplatte? Wir bitten um genauere Erläuterung.
Beantwortung Bieterfrage 11:
Viele Geräte speichern die Namen der gedruckten Dokumente und die Absendernamen
der Benutzer. Diese Logfiles bzw. Protokolle dürfen aus Datenschutzgründen nicht von
Benutzern (mit Ausnahme der vorgegebenen Benutzer) einsehbar sein, weder am Display
noch auf der Webseite etc. der Geräte. (Dies gilt entsprechend für die Punkte 3.7.1, 4.7.1
und 5.7.1.der Tabellen.)
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Bieterfrage 12:
Zu Ziffer 6.2.1, Punkt 2.2.1 und 2.2.2 sowie 3.2.1 und 3.2.2 der Vergabeunterlagen
Tabelle, Ergonomie
Sie wünschen bei den Geräteklassen M1 und M2 eine Höhe des Bedienfeldes von 120cm.
Wir gehen davon aus, dass die Systeme durch diese Anforderung auf einen Unterschrank
stehen sollen oder werden diese auf einem Tisch platziert?
Beantwortung Bieterfrage 12:
Es ist nicht beabsichtigt, die Geräte auf einen Tisch zu stellen. Ein Unterschrank ist eine
mögliche Lösung, andere Möglichkeiten sind nicht ausgeschlossen.
Bieterfrage 13:
s. Ziffer 6.1.1 und Ziffer 6.2.1 Punkt 1.3.3 der Vergabeunterlagen
Druckersprachen
Sie fordern die Druckersprache Postscript. Wir bitten Sie um Bestätigung, dass ein
Postscript kompatibler Treiber ebenfalls ausreicht.
Beantwortung Bieterfrage 13:
Dieser reicht aus, wenn vollständige Kompatibilität gewährleistet ist.
Bieterfrage 14:
zu Ziffer 6.1.1 der Vergabeunterlagen:
Papier
Sie haben eine Mindestanforderung für alle Systeme bei der Papierverarbeitung über den
Stapeleinzug von 60-210 g/m². Benötigen Sie diese Grammatur für Urkunden und
Zeugnisse?
Beantwortung Bieterfrage 14:
Bitte beachten Sie zunächst die Anpassung der Anforderung in Bieterfrage 7 für die
Officegeräte M1 und M2.
Es werden auch Urkunden, Zeugnisse und weiteres benötigt (u.U. auch Etiketten,
Visitenkarten, Deckblätter etc.). Dies ist im Rahmen der Anpassung bei Bieterfrage 7
berücksichtigt.

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