Bewirtungskostenrichtlinie

Richtlinie zur Finanzierung von Bewirtungskosten an der Universität Siegen
(Bewirtungskostenrichtlinie - Bewiko-RL)
I. Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für die Finanzierung von Bewirtungskosten. Bewirtungskosten, die
nicht den Regelungen dieser Richtlinie entsprechen, können nicht finanziert werden und
alle anderen Aufwendungen als die hier geregelten Bewirtungskosten müssen privat
getragen werden. Werden die in dieser Richtlinie festgelegten Betragsgrenzen
überschritten, muss der die jeweilige Betragsgrenze übersteigende Betrag privat getragen
bzw. der Universität erstattet werden.
Soweit spezielle Regelungen gelten, die auch eine Finanzierung von Bewirtungskosten
vorsehen (z.B. das Reisekostenrecht), gehen sie dieser Richtlinie vor.
Abschnitt II.A enthält die formalen Grundlagen zur Bewirtschaftung der Budgets für
Aufmerksamkeiten und Bewirtung an den Fakultäten und zentralen Einrichtungen, die als
Verfügungsmittel bei Kapitel 12240 Titel 529 10 veranschlagt sind.
Abschnitt II.B enthält die formalen Voraussetzungen für die Finanzierung von
Bewirtungskosten aus Drittmitteln. Diese Regelungen gelten, soweit der Mittelgeber keine
Regelungen oder keine engeren Regelungen vorgegeben hat.
Bewirtungskosten für Weihnachtsfeiern, interne Betriebsfeiern, Verabschiedungen von
Kollegen/Kolleginnen oder andere Feiern mit nicht hinreichenden dienstlichem Anlass
(z.B. Geburtstagsfeiern) werden nach dieser Richtlinie nicht finanziert. Bezüglich der
Finanzierung einzelner teambildender Maßnahmen sowie von Veranstaltungen und
anderen Sachzuwendungen mit motivierendem Charakter für Mitarbeiter, Studierende,
Partner und Kunden oder zur Pflege einer allseitig anerkannten akademischen Tradition
wird auf die Incentive-Richtlinie verwiesen.1
Abschnitt II.C enthält allgemeine inhaltliche Regelungen, die für alle Fallgestaltungen
gelten.
Abschnitt II.D enthält Regelungen bezüglich der mit Bewirtungskosten eng
zusammenhängenden Beschaffungen, z.B. von Verbrauchsmaterialien, Besteck, Geschirr,
Küchengeräten und Kücheneinrichtungen.
Abschnitt III enthält Verfahrensregelungen bezüglich der Finanzierung der in den
Abschnitten II.A und II.B genannten Bewirtungskosten sowie der in Abschnitt II.D
genannten Beschaffungen.
Bewirtungskosten im Sinne dieser Richtlinien umfassen zum Einen die sogenannten
„Aufmerksamkeiten in geringem Umfang“ (z.B. Kaffee, Tee, Wasser, Gebäck) und zum
Anderen alle darüber hinausgehenden Bewirtungen, sofern Sie den Vorgaben der
Richtlinie entsprechen.
Zur besseren Lesbarkeit wird in den Personenbezeichnungen dieser Richtlinie die
männliche Form verwendet, die auch die weibliche Form umfasst.
1
Die Incentive-Richtlinie muss noch erstellt werden.
II.A Budgets für Aufmerksamkeiten und Bewirtung an den Fakultäten und zentralen
Einrichtungen
1. Das Gesamtbudget für alle Fakultäten beträgt 13.500 € pro Jahr. Dieser Betrag
bemisst sich an der Zuweisung des Landes für Verfügungsmittel an die Universität
Siegen insgesamt. Jede Fakultät erhält einen Sockelbetrag von 1.500 €, die
verbleibenden 7.500 € werden analog dem Modus der LOM an die Fakultäten
verteilt. Die Budgets der zentralen Betriebseinheiten Universitätsbibliothek (UB)
und Zentrum für Informations- und Medientechnologie (ZIMT) in Höhe von
insgesamt 800 € pro Jahr werden im Rahmen der jährlichen Mittelverteilungen
festgelegt.
2. Die Budgets sind nicht übertragbar, damit keine Mittel angesammelt werden, die
bei haushaltsrechtlichen Prüfungen deren Angemessenheit in Frage stellen
könnten. Innerhalb eines Jahres können nicht für Bewirtungskosten benötigte
Mittel zur Verstärkung des Budgets für Fortbildungskosten (ohne Reisekosten)
verwendet werden, wenn entsprechender Bedarf gegeben ist.
3. Die Fakultäten und zentralen Betriebseinheiten UB und ZIMT können die
Verteilung des Budgets innerhalb ihres Verantwortungsbereiches eigenständig
regeln.
II.B Voraussetzungen für die Finanzierung von Bewirtungskosten aus Drittmitteln
1. Bewirtungskosten können aus Drittmitteln nur unter den Voraussetzungen des
Abschnitts II.C und nur dann finanziert werden, wenn der Mittelgeber dies
vorgesehen oder nicht ausgeschlossen hat. Die Regelungen des Mittelgebers sind
bei der Bewirtschaftung zu beachten. Insbesondere in den Punkten, in denen
Regelungen des Mittelgebers enger sind als diese Richtlinie, treten die Regelungen
des Mittelgebers an die Stelle der entsprechenden Regelung dieser Richtlinie. Bei
der Einreichung einer Abrechnung von Bewirtungskosten aus Drittmitteln geht die
Rechnungsstelle daher grundsätzlich davon aus, dass die Verwendung der Mittel
dem Grunde und der Höhe nach im Einklang mit den Vorgaben des Mittelgebers
steht.
II.C
Allgemeine Regelungen
1. Es werden nur Bewirtungskosten finanziert, die durch einen dienstlichen Anlass
begründet sind. Unter Berücksichtigung der Angemessenheit der Kosten können
z.B.
Bewirtungskosten
abgerechnet
werden,
die
bei
Treffen
mit
Kooperationspartnern und Drittmittelgebern zu Projektbesprechungen, bei der
Pflege von Industriekontakten, zur Förderung von Technologietransfer, der
Einwerbung oder Begründung von Drittmittelprojekten und Kooperationen, der
Darstellung der Fakultät oder der wissenschaftlichen Einrichtung nach außen, bei
Akkreditierungs- und Auditverfahren, bei akademischen Ehrungen, bei der Pflege
von Auslandskontakten und der Ausübung von Funktionsaufgaben/-ämtern wie z.
B. dem Vorsitz in Arbeitsgruppen oder der Koordination im Rahmen der
Durchführung von F&E-Projekten anfallen. Wenn sonstige dienstliche Anlässe
vorliegen, die mit den vorstehend genannten Fällen nicht in Einklang zu bringen
sind, ist die Finanzierung der Bewirtung im Rahmen dieser Richtlinie zuvor (vor der
Durchführung der Bewirtung) mit der Rechnungsstelle abzustimmen. Erfolgt in
diesen Fällen keine Abstimmung, werden die anfallenden Bewirtungskosten nicht
finanziert.
2. Eine Kofinanzierung aus den Budgets gemäß Abschnitt II. A und Drittmitteln ist
möglich.
3. Es werden grundsätzlich nur Bewirtungskosten finanziert, wenn diese im Rahmen
der Tätigkeit eines Organs der Universität (z.B. des Fakultätsrats) anfallen, wenn
Besprechungen mit Teilnehmern verschiedener universitätsinterner Stellen
stattfinden oder Gäste der Universität aus repräsentativen Gründen bewirtet
werden. Als einzelne Organisationseinheiten der Universität im Sinne des Satzes 1
gelten im Bereich der wissenschaftlichen Einrichtungen die Professuren der
Universität und im Bereich der Zentralverwaltung die Abteilungen. Gäste der
Universität im Sinne dieser Richtlinie sind Personen, die keine Mitglieder oder
Angehörigen der Universität gemäß § 9 des Hochschulgesetzes sind. Nicht
erstattungsfähig sind somit insbesondere Bewirtungskosten, die bei Bewirtungen
anfallen, an denen nur innerhalb einer Organisationseinheit der Universität tätige
Personen teilnehmen (z.B. nur Mitarbeiter einer Professur oder einer Abteilung der
Zentralverwaltung).
Sofern
eine
von
der
Universität
veranlasste
Fortbildungsveranstaltung oder Klausurtagung an einem externen Tagungsort
stattfindet, werden die anfallenden Bewirtungskosten von teilnehmenden Gästen
unter den Voraussetzungen von Nr. 1 (Beträge gemäß Abschnitt III. Nr. 2 c)
finanziert.. Im übrigen können hierbei Aufmerksamkeiten finanziert werden. Für die
teilnehmenden Mitarbeiter können, wenn es sich um eine außergewöhnliche
betriebliche Besprechung oder Sitzung handelt, mit entsprechender Begründung
Speisen bis zu einem Richtwert von 25,00 € bzw. mit bis zu einem Höchstbetrag
von 40,00 € pro Person und Mahlzeit finanziert werden (lohnsteuerrechtlicher
Grenzwert nach R 19.6 der Lohnsteuerrichtlinien).
4. Das zahlenmäßige Verhältnis von Mitarbeitern und Gästen, die bewirtet werden,
muss sich in einem angemessenen Rahmen bewegen, das heißt die Anzahl der
Gäste muss in der Regel überwiegen.
5. Es können außerdem Bewirtungskosten bei der Durchführung von Tagungen,
Kongressen und sonstigen Veranstaltungen wissenschaftlicher, belehrender oder
repräsentativer Art, die von der Universität veranstaltet werden, finanziert werden,
sofern diese aus hierfür eingezahlten Entgelten finanziert werden. In diesem Fall
müssen die Bewirtungskosten aus der Kostenstelle gezahlt werden, bei der auch
die Einnahmen verbucht worden sind. Die Einnahmen für die Finanzierung von
Bewirtungskosten bei diesen Veranstaltungen sind mindestens kostendeckend zu
kalkulieren.
6. Aus Spenden, für die eine Zuwendungsbestätigung für Zwecke der Wissenschaft
und Forschung ausgestellt worden ist, dürfen Bewirtungskosten aus
steuerrechtlichen Gründen nicht finanziert werden, damit es nicht zu einer
Mittelfehlverwendung kommt.
II.D Voraussetzungen für die Finanzierung von mit Bewirtungskosten eng
zusammenhängenden Beschaffungen
1. Gemäß den nachstehend genannten Regelungen können aus den Mitteln, aus
denen nach Abschnitt II.A oder II.B Bewirtungskosten finanziert werden können,
auch mit den Bewirtungskosten eng zusammenhängende Beschaffungen finanziert
werden:
a) Mit den zugelassenen Bewirtungsleistungen eng in Zusammenhang stehende
Verbrauchsmaterialien können in angemessenem Umfang beschafft werden.
Verbrauchsmaterialien in diesem Sinne sind ausschließlich Milch/Kaffeesahne,
Zucker, Filtertüten, Servietten und Reinigungsmittel.
b) Besteck und Geschirr für Tagungen, Kongresse und sonstige Veranstaltungen
wissenschaftlicher oder belehrender Art sind bei einem Cateringunternehmen für
die Veranstaltung zu mieten. Gleiches gilt, wenn eine Vielzahl von Gästen
bewirtet wird, und Besteck und Geschirr in ausreichender Zahl in den
Kücheneinrichtungen der Universität (siehe Buchstabe c)) nicht vorhanden ist.
Die Reinigung des Geschirrs soll ebenfalls durch das Cateringunternehmen
erfolgen.
c) Besteck, Geschirr und Kücheneinrichtungen können nur in folgenden Fällen
beschafft werden:
- im Rahmen des Bestandsschutzes, dass heißt zur Vornahme von
Ersatzbeschaffungen bei bereits vorhandenen und von der Universität
finanzierten Küchen bzw. Gegenständen, in dem Umfang, in dem die
Gegenstände auch bisher dort vorhanden waren
- im Rahmen der Ausstattung von Sozialräumen nach den hierfür
geltenden Vorschriften
- im
Rahmen
der
Ausstattung
von
Küchen,
die
mit
Besprechungsräumen verbunden sind. Die Anzahl der vorhandenen
Gegenstände orientiert sich in diesen Fällen an der Zahl der Plätze im
Besprechungsraum. Es können bei der Ausstattung von diesen
Küchen nur Besteck, Geschirr und Küchengeräte beschafft werden,
die für die nach dieser Richtlinie zulässigen Bewirtungen verwendet
werden können.
Darüber hinaus können Kaffeemaschinen beschafft werden, sofern die
Finanzierung nicht aus Haushaltsmitteln erfolgt, ein Betrag von 80,00 € brutto
nicht überschritten wird und die Kaffeemaschinen die funktionalen
Mindestanforderungen erfüllen.
2. Bei Bewirtungen nach dieser Richtlinie sind vorrangig die gemäß Nr. 1 c)
beschafften Gegenstände zu verwenden.
3. Für die Beschaffung der Verbrauchsmaterialien und Gegenstände gelten die
Regelungen dieser Richtlinie entsprechend. Dies bedeutet insbesondere, dass der
Grundsatz der wirtschaftlichen und effektiven Verwendung der Mittel beachtet
werden muss, dass die Verbrauchsmaterialien und Gegenstände nur in
angemessener Zahl beschafft werden dürfen und dass der Verwendungszweck (in
allgemeiner Form) sowie die Grundlage der Beschaffung (Ersatzbeschaffung im
Rahmen des Bestandsschutzes, Ausstattung von Sozialräumen oder Ausstattung
einer Küche, die mit einem Besprechungsraum verbunden ist) anzugeben ist. Bei
einer Finanzierung der Beschaffungen aus Drittmitteln ist zu beachten, dass diese
nur dann erfolgen kann, wenn der Mittelgeber dies vorgesehen oder zugelassen
hat.
III. Verfahren
1. Bei der Bewirtschaftung der Budgets ist der Grundsatz der wirtschaftlichen und
effektiven Verwendung der Mittel (§ 5 Abs. 2 S. 5 HG) zu beachten. Dies bedeutet
insbesondere, dass Bewirtungsleistungen unter Berücksichtigung des Anlasses
so günstig wie möglich zu beschaffen sind und die Menge so kalkuliert wird, dass
möglichst wenig Lebensmittel entsorgt werden müssen.
2. Die Bewirtungskosten müssen angemessen sein. Die Angemessenheit orientiert
sich an den lohnsteuerrechtlichen Vorschriften. Eine Angemessenheit liegt in
diesem Sinne vor, wenn einer der nachstehend genannten Fälle erfüllt ist.
a) Bei der Durchführung von Besprechungen, die von dieser Richtlinie umfasst
werden, werden nur die bei Besprechungen üblichen Getränke (z.B. Kaffee,
Wasser, Tee) und Gebäck in angemessenem Umfang finanziert. Diese
Aufwendungen gelten lohnsteuerrechtlich als Aufmerksamkeiten und führen
somit bei den teilnehmenden Mitarbeitern der Universität nicht zu Arbeitslohn.
b) In den anderen von dieser Richtlinie umfassten Fällen, insbesondere bei den
in Abschnitt II.C Nr. 1 genannten Fällen und bei den in Abschnitt II.C Nr. 5
genannten
Veranstaltungen
(Tagungen,
Kongresse
und
sonstige
Veranstaltungen wissenschaftlicher, belehrender oder repräsentativer Art mit
Entgelterhebung) kann eine Bewirtung auch mit anderen Speisen als den
unter a) genannten Aufmerksamkeiten durchgeführt werden, wenn hierbei
externe Personen bewirtet werden und das zahlenmäßige Verhältnis von
externen und internen Personen angemessen ist.
c) In den von dieser Richtlinie umfassten Fällen, insbesondere bei den in
Abschnitt II.C Nr. 1 genannten Fällen und den in Abschnitt II.C Nr. 5
genannten Veranstaltungen, ist eine Bewirtung der teilnehmenden Mitarbeiter
der Universität mit anderen Speisen als den unter a) genannten
Aufmerksamkeiten nur zulässig, wenn die Bewirtung im ganz überwiegend
betrieblichen Interesse der Universität liegt, da diese nur dann keinen
Arbeitslohn darstellt. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Bewirtung
anlässlich eines und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes bei
der Veranstaltung und im ganz überwiegend betrieblichen Interesse an einer
günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs erfolgt. Ein solcher Fall liegt sind z.B.
dann vor, wenn die Mitarbeiter die Veranstaltung organisieren und sie
hauptsächlich dort anwesend sind, um eine ordnungsgemäße Durchführung
der Veranstaltung sicherzustellen. Eine Bewirtung der teilnehmenden
Mitarbeiter ist bei Veranstaltungen mit Entgelterhebung außerdem zulässig,
wenn diese das für die Bewirtung vorgesehene Entgelt zahlen.
Bezüglich des Umfangs der Bewirtung mit Speisen liegt eine Angemessenheit in
allen Fällen nur vor, wenn ein Richtwert von 25,00 € brutto pro Person und Anlass
nicht überschritten wird. Als Höchstgrenze für die Angemessenheit gilt ein Betrag
von 40,00 € brutto pro Person und Anlass. Die Überschreitung des Richtwerts
bedarf einer besonderen und nachvollziehbaren Begründung. Soweit die Grenze
nicht personenbezogen zu ermitteln ist, z.B. bei Büffets, wird der Gesamtbetrag
der Bewirtungsleistung durch die Anzahl der teilnehmenden Personen geteilt.
Darüber hinausgehende Bewirtungsaufwendungen werden von der Universität
nicht finanziert bzw. erstattet. Der Verzehr alkoholischer Getränke ist in allen
Fällen angemessen zu begrenzen. Die Angemessenheit bezüglich des Verzehrs
alkoholischer Getränke orientiert sich an den Grenzwerten zur Führung eines
Kraftfahrzeugs. Wird diese Grenze überschritten, wird der komplette Verzehr
alkoholischer Getränke nicht abgerechnet.
3. Trinkgelder und Pfandgebühren sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig.
4. Der Bezug von Bewirtungsleistungen kann durch die mittelbewirtschaftenden
Stellen ohne Beteiligung der Abteilung Beschaffung erfolgen, sofern ein
Rechnungsbetrag von insgesamt 1.000,00 € pro Veranstaltung für alle bewirteten
Personen nicht überschritten wird. Auch für diese Beschaffungen gilt das
Vergaberecht. Beim Bezug von Bewirtungsleistungen oberhalb dieser
Betragsgrenze (für alle bewirteten Personen bei einer Veranstaltung) ist die
Beteiligung der Abteilung Beschaffung aufgrund des Vergaberechts unabdingbar.
5. Für die Abrechnung gilt: Es können entweder direkt die Rechnungen des
Lieferanten beglichen werden oder ein Mitarbeiter der mittelbewirtschaftenden
Stelle legt zunächst die Beträge vor, die dann als Auslagen an ihn erstattet
werden. In beiden Fällen müssen auf den Belegen der Anlass und die dienstliche
Notwendigkeit der Bewirtung, Ort und Datum der Bewirtung und – soweit bereits
bekannt – die Zahl, der Status (Mitarbeiter/Gäste) und der Name der bewirteten
Personen (bei Tagungen reicht es aus, dass bezüglich der externen Teilnehmer
deren Zahl vermerkt wird und dass vermerkt wird, ob die Bewirtungskosten aus
Teilnehmerbeiträgen finanziert wurden, universitätsinterne Teilnehmer sind
namentlich zu benennen) sowie der pro Person aufgewendete Betrag vermerkt
sein. Bei Fortbildungsveranstaltungen oder Klausurtagungen ist der Abrechnung
darüber hinaus das Programm beizufügen. Werden Lebensmittel, z.B. Kaffee, im
Voraus für eine unbestimmte Zahl von Bewirtungen gekauft, reicht es aus, z.B. zu
vermerken „Kaffee für Besprechungen mit externen Gästen“. Diese Angaben
dienen dem haushalts- und steuerrechtlichen Nachweis der Angemessenheit der
Aufwendungen. Zur Vereinheitlichung der Abrechnung ist den Rechnungen bzw.
den Anträgen auf Erstattung eines verauslagten Betrages das Formblatt Angaben
zu Bewirtungskosten (Anlage 2) beizufügen. Wenn Belege diese Angaben nicht
enthalten, erfolgt keine Abrechnung der geltend gemachten Bewirtungskosten.
Die Belege sind mit der entsprechenden Verbuchungsstelle, insbesondere mit der
Nummer der Kostenstelle oder des Drittmittelprojekts und dem entsprechenden
Sachkonto zu versehen. Bei Bewirtungsleistungen ist dies das Sachkonto
686001, bei Beschaffungen nach Abschnitt II.D ist das Sachkonto zu verwenden,
das sich für die jeweilige Beschaffung nach dem Sachkontenplan ergibt. Die
sachliche und rechnerische Richtigkeit ist von einer hierzu berechtigten Person zu
bescheinigen. Wird eine Auslagenerstattung angefordert, muss eine andere
Person als diejenige, auf deren Konto die Überweisung erfolgt, die sachliche und
rechnerische Richtigkeit bescheinigen.
Wenn Rechnungen direkt gegenüber dem Lieferanten beglichen werden sollen,
muss die Universität als Leistungsempfänger bzw. Rechnungsempfänger genannt
sein.
Die Angemessenheit der Aufwendungen und das Vorliegen der Voraussetzungen
der steuerrechtlichen Qualifizierung als Aufmerksamkeiten bzw. des ganz
überwiegenden betrieblichen Interesses müssen für haushalts- und
steuerrechtliche Prüfzwecke sorgfältig dokumentiert werden. Der Bereich
Bewirtungskosten
ist
regelmäßig
Gegenstand
von
haushaltsund
steuerrechtlichen Prüfungen. Eine Kopie der Belege mit den oben genannten
Angaben ist von der mittelbewirtschaftenden Stelle vorgangsbezogen für
Nachweiszwecke
zehn
Jahre
(steuerrechtliche
Aufbewahrungsfrist)
aufzubewahren.
6. Um bei Prüfungen Diskussionen und Beanstandungen (und damit gegebenenfalls
verbundene Nachzahlungen an das Finanzamt) zu vermeiden, ist es erforderlich,
die Regelungen dieser Richtlinie genau zu beachten und ihre Einhaltung in der
oben genannten Form zu dokumentieren. Die Verantwortung hierfür liegt bei den
mittelbewirtschaftenden Stellen und hier konkret bei dem jeweiligen Feststeller der
sachlichen und rechnerischen Richtigkeit.
Anlage 1
Übersicht über die Fallgestaltungen bei Bewirtungskosten gemäß der Richtlinie zur
Finanzierung von Bewirtungskosten an der Universität Siegen (Bewiko-RL)
Anlage 2
Formblatt Angaben zu Bewirtungskosten
Anlage 1 zur Bewirtungskostenrichtlinie
Übersicht über die Fallgestaltungen bei Bewirtungskosten gemäß der Richtlinie zur
Finanzierung von Bewirtungskosten an der Universität Siegen (Bewiko-RL)
Nr.
Fallgestaltung
Bewirtungsleistungen
1
Treffen mit Gästen, z.B. mit
Kooperationspartnern, Treffen zur
Außendarstellung, bei
akademischen Ehrungen, der Pflege
von Auslandskontakten, bei
Akkreditierungs- und Auditverfahren
und bei der Ausübung von
Funktionsaufgaben/-ämtern
Besprechungen mit Gästen (im
Unterschied zu Nr. 1 ohne
repräsentativen Charakter), von
Organen der Universität oder
zwischen verschiedenen
Organisationseinheiten der
Universität ohne Besprechungen
innerhalb einer Organisationseinheit
der Universität
externe Klausurtagungen/
Fortbildungsveranstaltungen,
Bewirtung von Gästen
Aufmerksamkeiten (z.B.
Kaffee, Tee,
Wasser,
Gebäck),
Speisen
4
externe Klausurtagungen/
Fortbildungsveranstaltungen,
Bewirtung von Mitarbeitern
(verschiedener universitätsinterner
Stellen)
Aufmerksamkeiten (z.B.
Kaffee, Tee,
Wasser,
Gebäck)
5
Veranstaltungen wissenschaftlicher, Aufmerksambelehrender oder repräsentativer Art keiten,
mit Entgelterhebung, mit Gästen
Speisen
(z.B. Tagungen, Kongresse)
6
Veranstaltungen wissenschaftlicher, Aufmerksambelehrender oder repräsentativer Art keiten,
ohne Entgelterhebung, mit Gästen
Speisen
(z.B. Tagungen, Kongresse)
2
3
Betragsgrenze brutto
pro Person und Anlass
(III. Nr. 2 Bewiko-RL)
Aufmerksamkeiten in
angemessenem Umfang
Speisen:
Richtwert 25,00 €,
Höchstbetrag 40,00 €
(mit besonderer
Begründung)
Rechtsgrundlage
der
Bewiko-RL
II.C Nr. 1,
III. Nr. 2 b)
Aufmerksamkeiten (z.B.
Kaffee, Tee,
Wasser,
Gebäck)
Aufmerksamkeiten in
II.C Nr. 3,
angemessenem Umfang III. Nr. 2 a)
Aufmerksamkeiten (z.B.
Kaffee, Tee,
Wasser,
Gebäck),
Speisen
Aufmerksamkeiten in
angemessenem Umfang
Speisen:
Richtwert 25,00 €,
Höchstbetrag 40,00 €
(mit besonderer
Begründung)
Aufmerksamkeiten in
angemessenem Umfang
Speisen:
bei außergewöhnlicher
betrieblicher
Besprechung oder
Sitzung mit
entsprechender
Begründung, Richtwert
25,00 €, Höchstbetrag
40,00 €
II.C Nr. 3 S.5
und 6 i.V.m. II.
C Nr. 1, III. Nr.
2 b)
Aufmerksamkeiten in
angemessenem Umfang
Speisen:
Richtwert 25,00 €,
Höchstbetrag 40,00 €
(mit besonderer
Begründung)
Aufmerksamkeiten in
angemessenem Umfang
Speisen:
Richtwert 25,00 €,
Höchstbetrag 40,00 €
(mit besonderer
Begründung)
II.C Nr. 5,
III. Nr. 2 b)
II.C Nr. 3 S. 6
und 7
fallen unter II.C
Nr. 1 und III.
Nr. 2 b)
Bewirtung von teilnehmenden Mitarbeitern mit Speisen in den Fällen Nr. 1 bis 6 (III. Nr. 2 c) BewikoRL):
Die Finanzierung von Bewirtungskosten der teilnehmenden Mitarbeiter kann in den Fällen Nr. 1 bis 6 nur
erfolgen, wenn die Bewirtung im ganz überwiegend betrieblichen Interesse der Universität liegt. Dies kann
ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz sein, wobei die Bewirtung während dieses Arbeitseinsatzes erfolgen
muss. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn Mitarbeiter eine Veranstaltung organisieren und hauptsächlich dort
anwesend sind, um eine ordnungsgemäße Durchführung der Veranstaltung sicherzustellen. Für die
Bewirtung der teilnehmenden Mitarbeiter gelten die oben genannten Betragsgrenzen. Unabhängig davon
kann eine Bewirtung teilnehmender Mitarbeiter erfolgen, wenn sie das für die Bewirtung vorgesehene
Entgelt zahlen (z.B. bei einer Tagung).
Finanzierungsquellen:
1. Budgets für Aufmerksamkeiten und Bewirtung an den Fakultäten und zentralen Einrichtungen
(Kapitel 12240 Titel 529 10)
2. Drittmittel, soweit der Mittelgeber die Finanzierung von Bewirtungskosten vorgesehen oder nicht
ausgeschlossen hat
Eine Kofinanzierung aus den Budgets und aus Drittmitteln ist möglich.
Keine Finanzierung:
-
-
Trinkgelder und Pfandgebühren (III. Nr. 3 Bewiko-RL)
Bewirtungskosten für Veranstaltungen bzw. Besprechungen mit Teilnehmern nur einer
Organisationseinheit, z.B. einer Professur oder einer Abteilung der Zentralverwaltung (II.C Nr. 3 S. 4
Bewiko-RL)
Keine Finanzierung von Bewirtungskosten aus Spenden, für die eine Zuwendungsbestätigung
ausgestellt worden ist (II.C Nr. 6 Bewiko-RL)
Begrenzung des Verzehrs alkoholischer Getränke, orientiert an den Grenzwerten zur Führung eines
Kraftfahrzeugs (III. Nr. 2 letzter Absatz Bewiko-RL)
Feiern mit nicht hinreichend dienstlichem Anlass, z.B. Geburtstagsfeiern (I. Abs. 5 Bewiko-RL)
Vorrang von Sonderregelungen, z.B. des Reisekostenrechts (I. Nr. 2 Bewiko-RL)
Finanzierung von Verbrauchsmaterialien und Kücheneinrichtungen:
-
-
Finanzierung von Verbrauchsmaterialien (ausschließlich Milch/Kaffeesahne, Zucker, Filtertüten,
Servietten, Reinigungsmittel) in angemessenem Umfang (II.D Nr. 1 a) Bewiko-RL)
Geschirr und Besteck: Vorrangig mieten (II.D Nr. 1 b) Bewiko-RL)
Beschaffung von Geschirr, Besteck und Kücheneinrichtungen (II.D Nr. 1 c) Bewiko-RL) nur
a) im Rahmen des Bestandsschutzes, das heißt im Rahmen von Ersatzbeschaffungen bereits
eingerichteter und von der Universität finanzierter Küchen
b) im Rahmen der Ausstattung von Sozialräumen nach den hierfür geltenden Vorschriften
c) im Rahmen der Ausstattung von Küchen, die mit Besprechungsräumen verbunden sind.
Beschaffung von Kaffeemaschinen, die die funktionalen Mindestanforderungen erfüllen, über die
oben genannten Kücheneinrichtungen hinaus bis zu einem Betrag von 80,00 € brutto (II.D Nr. 1 c)
letzter Absatz Bewiko-RL)
Anlage 2 zur Bewirtungskostenrichtlinie
Formblatt Angaben zu Bewirtungskosten
Bei der Einreichung einer Rechnung bzw. eines Erstattungsantrags für Auslagen, die sich auf Bewirtungskosten
beziehen, ist dieses Formblatt vollständig auszufüllen und der Rechnung bzw. dem Erstattungsantrag in einfacher
Ausfertigung beizufügen. Es dient dazu, die für die haushalts- und steuerrechtlichen Prüfungen erforderlichen Angaben
zu Bewirtungsleistungen vollständig zu erfassen und damit deren Abrechnung zu beschleunigen und zu erleichtern. Bei
unvollständigen Angaben wird der Vorgang an die einreichende Stelle zurück gesendet.
Ansprechpartner in der Einrichtung: _____________________
Telefon: __________
Anlass der Bewirtung (z.B. Treffen mit Kooperationspartnern, Tagung):
Werden Lebensmittel, z.B. Kaffee, im Voraus für eine unbestimmte Anzahl von Bewirtungen (in der Regel für
Besprechungen) gekauft, reicht es aus, z.B. zu vermerken „Kaffee für Besprechungen mit externen Gästen“.
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Finanzierung der Bewirtung aus Teilnehmerbeiträgen (z.B. bei Tagungen)
Bei Fortbildungsveranstaltungen und Klausurtagungen bitte das Programm beifügen.
Datum der Bewirtung: ________________
eine unbestimmte Anzahl von Besprechungen (z.B. beim Kauf von Kaffee)
Ort der Bewirtung (soweit nicht aus den Belegen ersichtlich):
innerhalb der Universität
Mensa
sonstiger Ort: ____________________________________________________________
Teilnehmer mit Status (z.B. Mitarbeiter, Gast, Tagungsteilnehmer):
Bei Tagungen: Anzahl der externen Teilnehmer benennen, Mitarbeiter namentlich benennen (eventuell
zusätzliches Blatt beifügen)
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Pro Person aufgewendeter Betrag (soweit nicht aus den Belegen ersichtlich):
_________________________________________________________________________________
Wenn der Richtwert von 25,00 € pro Person und Anlass überschritten wird, bitte eine besondere
Begründung für die Überschreitung des Richtwerts angeben. Bewirtungskosten werden nur bis zum
Höchstbetrag von 40,00 € pro Person und Anlass finanziert.
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Begründung des ganz überwiegend betrieblichen Interesses bei der Bewirtung von Mitarbeitern (z.B.
Erforderlichkeit der Anwesenheit aus organisatorischen Gründen):
________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
Mitarbeiter zahlen Teilnehmerbeiträge für die Bewirtung (z.B. bei Tagungen)
Sachlich und rechnerisch richtig: _______________________________________
Bei Auslagenerstattungen muss eine andere Person als diejenige, auf deren Konto die Überweisung erfolgt, die
sachliche und rechnerische Richtigkeit bescheinigen.

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