平成 28 年度のアルバイト・パートの就業管理について

平成 28 年 3 月 22 日
各
位
平成 28 年度のアルバイト・パートの就業管理について
人事部
この文書は、平成 28 年度アルバイト・パートを雇用される方を対象に手続き方法などをまとめた案内文です。
使用責任者又は指揮命令者、労働者は必ずお読みください。
また、アルバイト・パート就業システム運用マニュアル［教員・職員用］がお手元にない場合は、人事部管理デ
スクまたは庶務課までお問い合わせください。
１．申請の時期について
平成 28 年度の【労働者使用申請】および【雇用条件登録申請】は、平成 28 年度予算が決定した後、財務部から
予算通知書が配布される日（3 月 25 日頃配布予定）から就業開始日までに、アルバイト・パート就業システムにて
行ってください。
※ 通常、
【雇用条件登録申請】は始業５日前（休日を含む）までに申請することになっていますが、4 月は新年度
予算決定の日程により、その限りではありません。
※ 新年度で申請する際は必ず【労働者使用申請】を行ってください。なお、使用申請 ID にお気を付けください。
例：（正）１６－○○○○
（誤）１５－○○○○
※ 契約を作成する際、昨年度と新年度関係なく 1 週間の合計勤務時間（週 20 時間未満）を見ます。そのため、
前年度の契約で 3 月 27 日（日）～3 月 31 日（木）が含まれている場合、1 週間の労働時間が換算されますの
で、作成する際ご注意ください。
２．新規アルバイト・パートの労働者登録について
新たに雇用する労働者が労働者登録をしていない場合には、事前に労働者登録の手続きを人事部管理デスクまた
は庶務課にて行うようご本人にご連絡ください。労働者登録が完了していないとシステム利用ができませんので、
必ず就業 7 日前（休日を含む）までには手続きをしてください。
※ 昨年度本学でアルバイトとして勤務し大学、大学院を卒業し、引き続き本学で勤務される場合、身分が社会人
パートになりますので、
「労働者登録内容変更届」
、
「ＩＤ・アカウント発行依頼書」を必ずご提出ください。
※ 労働者登録の申請方法は、アルバイト・パート就業システム運用マニュアル［教員・職員用］P37「労働者が
すること① 」を参照してください。
※ 労働者登録は、予算の決定に関わらず随時申請できます。
３．外国人労働者（留学生など）の雇用について
外国人労働者を雇用する場合、必ず資格外活動の許可申請がされているかの確認をお願いいたします。
資格外活動許可がない場合には、労働者ご本人が入国管理局にて手続きをする必要があります。
□本学の学生アルバイト規程、社会人パートタイム労働者規程では週 20 時間未満までの労働となっております。
※留学生を雇用する際の注意点
留学生が就労する際には、労働者登録申請時に資格外活動許可を受けた在留カード（表裏）またはパスポートに
1
資格外活動許可が記されているページの写しを人事部管理デスクまたは庶務課に提出しなければなりません。未
提出または有効期限を過ぎている場合には、就労が認められません。また週 28 時間以上労働をすると、強制退
去または事業主へ罰金が課せられることがあります。
（出入国管理および難民認定法）雇用の際は、本学の規程の
順守をお願いします。
すでに労働者登録が完了している方は、現時点で有効な書類を提出されていますが、新年度の契約期間中に有効
期限が切れる場合には更新し、写しを人事部管理デスクまたは庶務課に提出してください。有効期限を過ぎた期
間の契約は締結することができませんので、留学生を雇用する場合には事前の更新と提出をご周知ください。
４．ティーチング・アシスタントとスチューデント・アシスタント（以下 TA、SA と表記）について
TA、SA の説明会の日時については、教育支援センターより別途ご案内いたします。申請・勤務状況の報告方法
などは、教育支援センター主催の説明会にてご説明いたします。
５．人事異動に伴う使用責任者・指揮命令者の変更について
4 月 1 日付での人事異動や業務分担の変更などにより、使用責任者又は指揮命令者が変わる場合は、新年度契約
の申請をする際に、新たに設定してください。３月中に翌年度の申請をする場合、使用責任者又は指揮命令者の所
属は、異動前と異動後のものを選択できますので、翌年度の所属を指定してください。
契約の継続中に担当者が変更となる場合は、従来の担当者が契約の変更申請を行い、新たな担当者を指揮命令者
等に設定してください。
※ 人事部では変更内容を把握できないため、自動で変更できません。変更手続きは各部署で行っていただきます
ようお願いいたします。
※ 契約内容の変更方法は、アルバイト・パート就業システム運用マニュアル［教員・職員用］P28 「3-3-8」を
参照してください。
（設定した変更適用日から変更されます。
）
６．契約の更新について（3 年目を迎えてからの対応）
社会人パートタイム労働者規程第 8 条で、本学での契約が 3 年目を迎えると 4 年目の契約を結ぶことができま
せん。そのため、3 年目を終え新たな契約を結ぶためには契約しない期間（ク―リング）を 2 週間以上作る必要
があります。
ただし、契約のない期間を 2 週間以上設けることにつきましては、契約期間中に勤務がない状態を 2 週間設け
てもクーリングとはなりませんし、また契約のない期間中に勤務をされてもクーリングとはなりませんのでご注
意ください。
７．平成 27 年度の勤務状況の未承認について
平成 27 年度の勤務状況で未処理分がありましたら、必ず 4 月の月次承認締切までにアルバイト・パート就業シ
ステムにて月次承認を行ってください。4 月の月次承認締切後は、
平成 27 年度分の支払いはできなくなりますので、
承認漏れのないよう十分ご注意ください。
■ 承認締切日
使用責任者承認：平成 28 年 4 月 4 日（月）
労働者承認
：平成 28 年 4 月 5 日（火）
2
■ 労働者承認がされなかった勤務状況データの取り扱い
１. 出退勤記録が全くない状態
→平成 28 年 4 月 6 日（水）付で人事部にて強制的に削除します。
2. 労働者承認待ち（責任者承認済みで、労働者が未承認）の状態
→承認：平成 28 年 4 月 7 日（木）付で人事部にて代理承認します。
3.
要訂正
（データに不整合がある）が状態
→責任者、労働者で内容確認の上、必ず承認をお願いいたします。
4. 責任者承認待ち（責任者が未承認）の状態
→責任者、労働者で内容確認の上、必ず承認をお願いいたします。
８．勤務状況の月次承認スケジュールについて
平成 28 年 5 月以降の月次承認については、例年通り使用責任者は翌月 3 日までに、労働者は翌月 5 日までに行
ってください。学外の PC からもアルバイト・パート就業システムにログインできますので、ご協力をお願いいた
します。
※ 諸事情により締切りまでに月次承認ができない場合には、事前に人事部管理デスクにご相談ください。
※平成26 年度より支給遅延や未払いを防ぐために、
労働者未承認分に関しましては人事部管理デスクで代理承認、
使用責任者または指揮命令者には状況確認と催促の連絡をしております。予めご了承ください。
９．雇用契約書の提出について
アルバイト・パート就業システムで契約を作成しましたら、
【雇用条件登録申請一覧】から雇用契約 ID を選択し
ますと雇用契約書が出力されますので、必ずご提出いただきますようお願いします。なお、未提出分に関しまして
は、人事部管理デスクより提出の催促の連絡をいたしますので、ご了承ください。
１０．立ち入り調査について
これまでもアルバイト・パート就業の適正化を図ることを目的に、立ち入り調査を実施してきましたが、平成 28
年度も引き続き実施します。なお、調査にあたっては、事前に連絡は致しませんので、ご承知おきください。
１１．平成 28 年度、パート・アルバイト運用体制について
平成 26 年度よりパート・アルバイト専用の管理デスクを設けることとなりました。そのため、お問合せ先が下
記のとおりとなりますので、ご承知おきくださいますようお願いいたします。
人事部管理デスク
人事部
受付時間：月～金 9：00－17：00
受付時間：月～金 8：30～16：30
担当者：坂下、矢野
※上記以外も開室している場合には受付けます。
場所：横浜キャンパス 1 号館 1 階 102 号室
担当者：辰野
内線： 2176、2175
場所：横浜キャンパス 1 号館 2 階
担当：社会人パート・アルバイト雇用手続き
内線：2174
アルバイト・パート就業システム操作
担当：外部資金による雇用に関すること
その他問合せ
以上
3

Download Report