大懇親会運営委員会 作成者 松橋 晃助 作成日 2015.09,14 Ver.10 実行計画書 大懇親会 入退場管理・当日受付 １ 目次 １ 組織図 ・・・P1 ２ 入退場、当日受付担当役割表一覧 ・・・P2 ３ 当日受付全体スケジュール ・・・P3 ４ 入退場計画（入場スケジュール） ・・・P4 ５ 入退場計画（入場対応） ・・・P5 ６ 入退場計画（導線図） ・・・P6 ７ 入退場計画（リストバンド、入退場） ・・・P7 ８ 当日受付要領（未登録メンバー） ・・・P8 ９ リストバンド、スタッフ証 ・・・P9 １０ 緊急連絡対制図 ・・・P10 2015/9/15 組織図 統括 斎藤 正明 ０９０―８７１５―９７５０ 管理部会 ●インカム所持者 ●部会長 月舘 健一 ０９０―８７１５―９７５０ 2015/9/15 入退場管理責任者 当日受付管理責任者 田中 泰朗 松本 昌彦 ０９０－７３２８－７２８８ ０９０－４５７７－２５０１ 管理部会 管理部会 松橋 晃助 松橋 晃助 ０８０－８２１０－９４０２ ０８０－８２１０－９４０２ 細越 健太郎 細越 健太郎 ０９０ー５８３４ー７７８６ ０９０ー５８３４ー７７８６ １ 入退場、当日受付担当役割一覧 部会 担当 担当者 総責任者 副議長 今小路 覚淳 ０９０－４６８５－９６６７ 役割 大懇親会の総責任者 役員対応 総責任者の補助業務 総責任者補佐 副実行委員長 佐々木 隆悦 ０９０－１９３７－５２５０ 本部 JC会員・市民からのクレーム対応 大懇親会全体の把握 運営実行統括・運営リーダー 大懇親会運営委員会委員長 杉澤 惟成 ０８０－８２０６－６９７５ 指示系統の統率 準備・リハーサル・当日・撤去の運営 大懇親会本部運営の責任者 入退場管理責任者 田中 泰郎 ０９０－７３２８－７２８８ 各班からの情報を収集・分析して、適切な対応・指示を出す 参加者や関係者等からの通報や事故情報の受付窓口 入退場管理 総合受付対応班 松橋 晃助 ０８０－８２１０－９４０１ 各種情報を聞き取り、所定の記録用紙に記入し、各担当の係に引き渡す 責任者の指示で現場確認が必要な場合、現場確認・連絡班に引き渡す 本部運営部会長 杉澤 惟成 ０８０－８２０６－６９７５ 入場者のリストバンドを確認する リストバンド確認係 全運統括 松本 和人 ０９０－７３６３－０５２７ リストバンドをしていない方の担当係と連携して対応する リストバンドをしていない人の対応 入場時リストバンドをしていない方が居たら退場してもらい本部へ行ってもらう 入退場係 カウンター係 退場係 会場案内係 入退場案内係 当日受付管理 2015/9/15 当日受付管理 当日受付管理責任者 松本 昌彦 ０９０－４５７７－２５０１ 入場者をカウントする 退場時速やかな退場を促す 入場時会場の案内、当日受付の案内をする 会場内に入る際、リストバンド、登録証の提示を促す 大懇親会未登録者、登録証忘れの対応 ２ 入退場、当日受付スケジュール 全運 担当者（主） 八戸 担当者（副） 全体ミーティング 総責任者 今小路 覚淳 運営実行統括・運営リーダー 14：30 入退場・当日受付打ち合わせ 入退場 田中 泰郎 当日受付 松本 昌彦 15：00 入退場・受付・当日受付準備 当日受付管理責任者 松本 昌彦 16:00 受付、当日受付開始 入退場管理責任者 田中 泰朗 17:00 プレオープン（入場開始） 入退場管理責任者 田中 泰朗 時間 作業内容 8:00 全員集合 8:30 17:30 オープン 19：20 退場準備（入場ゲート解放） 19:30 閉会 20:00 全体清掃、片付け開始 21:00 終了 2015/9/15 委員長 杉澤 惟成 管理部会 松橋 晃助 入退場管理責任者 田中 泰朗 会場内清掃・衛生管理責任者 松橋 史典 ３ 入退場計画（入場スケジュール） １５：００ 受付・当日登録・入場ゲート準備 １６：００ 受付・当日登録開始 入場案内開始・導線の確保（警備と連携） １７：００ 入場ゲート開門 大懇親会登録証リストバンドを確認し場内へ 2015/9/15 ４ 入退場計画（入場対応） ●入場対応について（入退場案内スタッフ） ・あいさつをきちんとする 『おんでやぁんせ～ようこそ大懇親会へ。』 ・丁寧に誠意を持った受け答えをする。 ・大きな声で内容をわかりやすく説明する。 案内内容１「大懇親会の登録が済んでいない方は本部当日受付で登録を済ま せてから入場ください」 案内内容２「入場する際はリストバンドをスタッフにお見せください。」 ●車椅子のお客様が来場された場合（入退場案内スタッフ） 一人でお越しのお客様に関しては会場の混雑具合を確認して、 安全な場所まで誘導する。 ●紛失物・落し物の届出があった場合 本部テントに行って手続きするように案内してください。 ※トラブル発生時はクレーム対応の副実行委員長に連絡し対応する。 ●人員配置（１７名） ・リストバンド目視確認 6名 ・人数カウント 3名 ・退場確認 1名 ・会場内案内（会場内） １名 ・会場外案内（会場外） 2名 ・リストバンドをしてない人の声がけ係り+当日受付への誘導 3名 ●スタッフ証所持者の入場対応 各スタッフ証所持者（スタッフ･役員等）は、スタッフ証を提示してもらうことで、 入退場を許可してください。 ※但しブース出展者はリストバンドの確認が必要です。 2015/9/15 ５ 題名が入る 入退場計画（導線図） 会場案内スタッフ（会場内１名） ← 入退場案内スタッフ（会場外２名) → リストバンド確認 ６名 カウンター ３名 リストバンドをしていない方の対応 ３名 退場確認 １名 会場案内（会場内） ３名 入退場案内（会場外） ２名 場所 入退場 2015/9/15 品名 必要数 手配担当 ポール 22 ＧＧＪ トラロープ 3ｍ 11 ＧＧＪ カウンター 3 八戸ＪＣ メジャー 1 八戸ＪＣ ６ 題名が入る 入退場計画（リストバンド、退場） ●リストバンドの確認担当 場内に入場する人がリストバンドを装着しているか確認する。 リストバンドを装着していない参加者は入場させない。 ●リストバンドをしていない方担当 リストバンドをしていない方がいたら一度止めて、リストバンドの有無を確認する ・持っていた場合→装着してもらい会場内へ ・持っていない場合→一度退場して頂き本部にて受付を行ってもらう ●カウンター担当 入場してくる参加者をカウンターにて確認を行う。 ●会場案内（場内） ・会場入場者へのインフォメーション・個別質問の対応を行う。 ・看板への案内 ・タイムスケジュールは個別案内する。 ●会場案内（場外） ・あいさつをきちんとする 『おんでやぁんせ～ようこそ大懇親会へ。』 ・丁寧に誠意を持った受け答えを心がける。 ・入退場時、整列を呼びかける。 ・１８：５５～終了まではアーティストライブの為、拡声器等大きな声での案内を辞め る。 ●退場通路担当 退場する参加者に速やかな退場を促す。 ※混雑時は退場通路１本を入場ゲートに切り替える。 ●退場について ・19：20に入場ゲートに設置してあるポールとトラロープを撤去する。 ・撤去終了後ゲート脇に整列し、退場者へ「ありがとうございました」の言葉と共に お見送りする。 2015/9/15 ７ 当日登録受付要領（未登録メンバー） ●大懇親会の登録受付は、原則事前登録制です。未登録メンバーは、当日登録受付ブースにて、代金支払い後 入場ゲートへ移動して頂きます。（一般市民は入場出来ません） 《受付区分》 ※登録受付に関しては、大会事務局が対応する。 受付ブース１ヶ所（受付ブース内に登録３ヶ所、集金受付１ヶ所） 《受付業務内容》 ①当日大懇親会登録のみ（大会登録済みで大懇親会追加登録受付）※２名配置 大会登録証の提示を受ける ⇒ ５，０００円集金 ⇒ 大懇親会登録リストバンド引渡し ②大会未登録（大会＋大懇親会未登録のため、Ｗ登録を行うことが条件）※１名配置 ＪＣメンバーか否かの確認 ⇒ １５，０００円集金 ⇒ 登録キット配布（説明） ⇒ 登録用紙へ記入 ③登録証忘れ※各１名配置 ＪＣメンバーか否かの確認 ⇒ １５，０００円集金 ⇒ 登録キット配布（説明） ⇒ 登録用紙へ記入（返金可能性があるため、専用登録用紙を利用する。） ④集金受付テーブル※大会事務局対応 《必要備品》 場所 登録受付 チケット販売 ブース 品名 手配担当 インカム 1 大会事務局 文具（ボールペン） 25 八戸ＪＣ 文具（マジック・黒） 5 八戸ＪＣ 文具（マジック・赤） 5 八戸ＪＣ 手提げ金庫 1 大会事務局 当日登録集計用紙 10 大会事務局 大懇親会登録リストバンド 1,500 大会事務局 登録キット 1,500 大会事務局 100 大会事務局 専用登録用紙 2015/9/15 必要数 ８ リストバンド、スタッフ証 リストバンド スタッフ証 2015/9/15 ９ 緊急連絡先 2015/9/15 １０
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