2016年 1月 運用開始！ はじめに マイナンバー制度の運用開始まで１年を切りました。2015年（平成 27年） は「マイナンバー元年」です。10月には国民全員にそれぞれの マイナンバーが届きます。それは一生変わることのない大切な番号です。 マイナンバーは、法律で限定的に定められた場合にのみ利用すること ができ、それ以外では利用することはできません。大切なマイナンバー を法律の範囲内で利用するために、会社として様々な準備が必要です。 本冊子は、制度の解説はもとより、下図の制度運用（スケジュール） に応じて、マイナンバーの運用開始前に会社が準備しなければならない こと、そして、それ以後の会社実務を平易な表現でわかりやすく解説し ています。会社の業務のどの場面でマイナンバーを利用するか、マイナ ンバーの適正な取扱いのポイントがおわかりいただけるでしょう。本冊 子を皆様の業務にお役立ていただければ幸いです。 なお、本冊子の意見にわたる部分は筆者の個人的見解にすぎず、特定 個人情報保護委員会の公的見解を示すものではないことにご留意くださ い。 2015年 （平成27年） 10月 2016年 （平成28年） マイナンバー 通知開始 2017年 （平成29年） マイナンバー利用開始 制度 個人番号カード交付開始 1月から国の機関間、 7月を目途に地方公共団体等 との情報連携開始 会社がすべきこと マイナンバーを取り 扱うための事前準備 ・基本方針、取扱規程等 ・社内体制の整備 ・従業員の監督・教育 ・パソコンなどの管理 ・取扱いの制限 ・委託契約の見直し ・ソフトウエアのバージョンアップなど 安全管理措置 従業員からマイナンバーの収集 源泉徴収票、社会保険関係書類など作成対応 支払先からマイナンバーの収集 支払調書作成対応 毎年1月末までにマイナンバーを記載した源泉徴収票、支払調書などの提出 社会保険関係書類は資格取得など必要なつど提出 ＊マイナンバーの通知は2015年10月から開始。従業員などから準備行為として、2016年 1月前でもマイナンバーの収集ができます。 目次 Ⅰ マイナンバーの基礎知識 １ マイナンバーの利用場面… …………………………………2 ２ 会社業務とマイナンバーの利用範囲… ……………………4 ３ マイナンバーの安全管理などの必要性… …………………6 ４ 特定個人情報の提供制限… …………………………………8 マイナちゃん ５ マイナンバー取得と本人確認… ………………………… 10 Ⅱ マイナンバー取扱いの事前準備 ６ 基本方針、取扱規程等の策定… ………………………… 12 ７ 社内体制の整備… ………………………………………… 14 ８ 事務取扱担当者の監督と教育… ………………………… 16 ９ パソコンや書類等の管理… ……………………………… 18 10 情報漏えいなどを防止するための対応…………………… 20 11 その他の留意点… ………………………………………… 22 Ⅲ 会社の実務対応 12 従業員からのマイナンバーの取得… …………………… 24 13 マイナンバー取得時の従業員の本人確認… …………… 26 14 従業員の年末調整、源泉徴収票などへの記載と提出 … 28 15 従業員のマイナンバーの保管と廃棄… ………………… 30 16 従業員の退職とマイナンバー… ………………………… 32 17 従業員の休職・再雇用とマイナンバー…………………… 34 18 従業員の出向・転籍とマイナンバー……………………… 36 19 会社の合併などとマイナンバー…………………………… 38 20 個人の支払先からのマイナンバーの取得… …………… 40 21 マイナンバー取得時の支払先の本人確認… …………… 42 Ⅳ その他の注意事項 22 個人事業主のマイナンバーの取扱い… ………………… 44 23 マイナンバーが漏えいなどした場合の罰則……………… 46 コラム＊法人番号の基礎知識 ＊本冊子の内容は2015年（平成27年） １月末日現在の法令等に基づいています。 Ⅰ マイナンバーの基礎知識 １ マイナンバーの利用場面 Q マイナンバーは、どのような場面で利用されるのですか。 A マイナンバーは、①社会保障、②税、③災害対策に関する３ 分野でのみ利用されます。 マイナンバー制度（社会保障・税番号制度）は、具体的には、「行政手 （平 続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」 成25年法律27号。以下「番号法」 ）に基づく制度で、社会保障、税、災害 対策の分野における行政を効率化して、国民の利便性を高め、公平・公 正な社会を実現するための社会基盤です。 １ マイナンバーとは しっ マイナンバー（個人番号）は、住民票を有するすべての人に付番（悉 かい 皆性）され、一人一番号で、他人と重複しない番号（唯一無二性）です。 また、 「民（本人）― 民（会社）― 官（行政機関など）」の関係で流通させ て利用可能な視認性のある番号となります。そして、最新の基本４情報 （氏名、住所、生年月日、性別）と関連付けられます。 マイナンバーは、2015年（平成27年）10月に、住民票を持つ者全員 に郵送で通知され（10ページ参照）、2016年（平成28年）１月から利用 が開始されます。 ２ 利用範囲 マイナンバーは、その利用範囲が番号法で限定的に定められており、 社会保障、税、災害対策に関する分野でのみ利用できます。 2 Ⅰ マ イ ナンバ ー の 基 礎 知 識 社会保障 ①年金の資格取得や確認、給付、②雇用保険の資格取得や確認、給付、 ③ハローワークの事務、④医療保険の保険料徴収、⑤福祉分野の給付、 生活保護など 税 ①税務当局に提出する確定申告書・届出書・調書等に記載、②税務当局 の内部事務など 災害対策 ①被災者生活再建支援金の支給、②被災者台帳の作成事務など マイナンバーの利用は、個人を特定することや、様々な情報をひも付 けることが容易になる反面、その利用範囲を広範なものとすると不正利 用などによるプライバシー侵害の危険性が高まるため、プライバシー保 護の観点から、その利用範囲を限定しています。 １ マ イ ナン バ ー の 利 用 場 面 マイナンバーを利用して、個人情報を効率的に検索や管理することが できるのは、国の行政機関、地方公共団体などの行政事務を処理する者 に限られています。 なお、これらの者が上記の事務でマイナンバーを利用することを「個 4 4 人番号利用 事務」といい、その事務を行う者（委託を受けた者を含む） 4 4 を「個人番号利用事務実施者」といいます。 ３ 本人及び会社とマイナンバー 本人及び会社（本冊子では団体や個人事業主などすべての事業者を含む） は、社会保障、税、災害対策に関する分野で、国の行政機関、地方公共 団体などに提出する申請書、申告書、調書などの書類にマイナンバーを 記載して提出することになります。 例えば、本人が、児童扶養手当の支給を受けるための申請書や所得税 の確定申告書などにマイナンバーを記載して市町村長や税務署長に提出 することになります。また、会社は、従業員（本冊子では、役員、パー トなども含む）からマイナンバーの提供を受け、源泉徴収票などにその マイナンバーを記載して税務署長などに提出することになります。 マイナンバー 本人 マイナンバー 会社 税務署長など 3 ２ 会社業務とマイナンバーの利用範囲 Q 会社の業務で、マイナンバーはどのように利用するのですか。 A 従業員などのマイナンバーを給与所得の源泉徴収票、支払調 書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届などに記載 して、 税務署長、日本年金機構などに提出することとなります。 １ 会社におけるマイナンバーの利用範囲 会社は、主に社会保障及び税に関する行政手続書類に従業員などのマ イナンバーを記載して提出するという役割を担うこととなります。 会社におけるマイナンバーの利用としては、例えば、次に掲げる事務 があげられます。 ① 従業員から提供を受けたマイナンバーを給与所得の源泉徴収票、給与支払報告 書に記載して、税務署長、市町村長（特別区の区長を含む。以下同じ）に提出 ② 従業員から提供を受けたマイナンバーを健康保険・厚生年金保険被保険者資格 取得届などに記載して、日本年金機構などに提出 ③ 税理士に対する顧問料や地主に対する地代などを支払った場合は、その税理士 や地主から提供を受けたマイナンバーを支払調書に記載して、税務署長に提出 4 4 上記の事務でマイナンバーを利用することを「個人番号関係事務」と 4 4 いい、その事務を行う者（委託を受けた者を含む） を「個人番号関係 事 務実施者」といいます。会社は主に個人番号関係事務を行うこととなり ます。マイナンバーを利用できるのは、個人番号関係事務など番号法で 限定的に定められた事務のみであり、それ以外の事務で利用することは できません。 ２ 利用目的の特定・通知等 マイナンバーは、番号法があらかじめ限定的に定めている事務の範囲 の中から、具体的な利用目的を特定したうえで利用するのが原則です。 4 Ⅰ マ イ ナンバ ー の 基 礎 知 識 例えば、次のように特定することが考えられます。 健康保険・厚生年金 保険届出事務 源泉徴収票作成事務 ＊自らのマイナンバーがどのような目的で利用されるのかを一般的かつ合理的に予想でき る程度に具体的に特定する必要がある。 なお、個人情報保護法の適用を受ける会社（個人情報取扱事業者）は、 特定した利用目的を本人に対して通知等しなければなりません。 ３ 利用目的を超えたマイナンバーの利用禁止 番号法においては、「本人の同意」があったとしても、利用目的を超 ２ 会 社 業 務 と マ イ ナン バ ー の 利 用 範 囲 えてマイナンバーを取り扱うことを禁止しています。 例えば、次のような利用目的のケースです。 源泉徴収票作成事務 を利用目的として提供を受けたマイナンバーは… 「本人の同意」があっても 健康保険・厚生年金 保険届出事務 に利用できない ＊このような場合は利用目的を変更し、 本人への通知等を行うことにより、 健康保険・厚生 年金保険届出事務にマイナンバーを利用できる。 したがって、マイナンバーの提供を受ける場合には、想定されるすべ ての事務を利用目的として特定して、本人に対する通知等をすることが 考えられます。 ４ 例外的な取扱いができる場合 例外として、次の場合には、利用目的を超えたマイナンバーの利用も 認められています。 ① 金融機関が激甚災害時などに金銭の支払を行う場合 ② 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、本 人の同意があり、または本人の同意を得ることが困難である場合 5 ３ マイナンバーの安全管理などの必要性 Q マイナンバーが漏えいしないようにするには、何らかの措置が 必要ですか。 A 会社は、マイナンバーが漏えいしないように「安全管理措置」 を講じなければなりません。また、個人番号関係事務を外部 に委託する場合の取扱いにも注意が必要です。 マイナンバーの利用は、個人を特定することや、様々な情報をひも付 けることが容易になる反面、それが漏えいすると不正利用などによるプ ライバシー侵害の危険性が高まります。そのため、マイナンバーの安全 管理はしっかりと行わなければなりません。 １ 委託の取扱い ① 委託先の監督 個人情報の漏えいは、事務の委託先から発生することが多いと考えら れます。そのため、委託者は、委託先に対してマイナンバーをその内容 に含む個人情報（以下「特定個人情報」）の安全管理が図られるように、 その委託先に対する「必要かつ適切な監督」を行わなければなりません。 つまり、会社は、委託先に対して、番号法に基づき委託者（会社）自 らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が行われるように必要かつ適 切な監督をしなければならないのです。 また、再委託が行われた場合は、最初の委託者（Ａ）は、委託先（Ｂ） 必要かつ 適切な監督 A 6 必要かつ 適切な監督 B 間接的な監督 C Ⅰ マ イ ナンバ ー の 基 礎 知 識 に対する監督を通じて、再委託先（Ｃ）を間接的に監督することとなり ます。 「必要かつ適切な監督」には次の３つが含まれます。 ① 委託先の適切な選定 ② 委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結（契 約内容についてはＱ11参照） ③ 委託先における特定個人情報の取扱状況の把握 ② 委託者の許諾 委託先が再委託を行おうとする場合は、委託者（最初の委託者）の許 諾を得る必要があります。例えば、ＡがＢに委託した場合において、Ｂ ３ マ イ ナン バ ー の 安 全 管 理 な ど の 必 要 性 がＣに再委託を行おうとするときは、ＢはＡの許諾を得る必要がありま す。さらに、ＣがＤに再々委託を行おうとする場合は、Ｃは最初の委託 者であるＡの許諾を得る必要があります。 委託 A 再委託 許諾 B C ２ 安全管理措置 マイナンバーや特定個人情報については、漏えい、滅失、毀損の防止 その他のマイナンバーや特定個人情報の管理のために、必要かつ適切な 安全管理措置を講じなければなりません。 安全管理措置の内容としては、①基本方針の策定、②取扱規程等の策 定、③組織的安全管理措置、④人的安全管理措置、⑤物理的安全管理措 置、⑥技術的安全管理措置があげられます。 なお、これらの措置の具体的内容については、「Ⅱマイナンバー取扱 いの事前準備」（12ページ以下）を参照してください。 7
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