経営者の為のマイナンバーガイド 手遅れにならない前にマイナンバー制度を徹底理解。 すべての国民に番号をつけて、税・社会保障関連の手続きに活用する「マイナンバー制度」。 2015 年 10 月から国民への通知をスタートし、実際の運用に関しては 2016 年 1 月から開始され ます。 行政の効率化を目的として開始される制度ですが、企業側は漠然とした不安や、面倒さを感じ ている方が多いのではないでしょうか。 このガイドでは、マイナンバーのスケジュールや知っておきたい基本知識、必要な対応や書類 の記入方法、企業側の管理体制等のマイナンバーを理解する為に必要な情報が全てまとめられ ています。 このガイドを有効活用し、直前にばたばたと対応するのではなく、余裕をもって対策しマイナ ンバーへの不安を取り除いた上で、通常通り本業にフォーカス出来る環境を整えて頂ければと 思います。 Copyright 2015 © Gleaner Co.,Ltd. 1 目次 1. そもそも「マイナンバー制度」って何？（P3〜5） ・マイナンバー制度の導入で便利になるポイント（個人編） ・マイナンバー制度の導入で便利になるポイント（法人編） 2. 運用開始までのスケジュール（P6〜9） ・スケジュール設定の重要性 ・マイナンバー制度のスケジュール ・従業員研修で抑えるポイント 3. 企業に義務付けられる「安全管理措置」とは？（P10〜11） ・安全管理措置の５つの手順 ・安全管理措置の具体的対策 ・まとめ 4. 最後に（P12） Copyright 2015 © Gleaner Co.,Ltd. 2 1. そもそも「マイナンバー制度」って何？ マイナンバー制度とは日本が 2016 年度から導入する制度の名前で、「国民総背番号制」とも呼ばれてい ます。全ての国民に個別の管理番号 全ての国民に個別の管理番号をつけ、それに基づいて社会保障や個人情報の管理など、行政の処 全ての国民に個別の管理番号 理を全て行うというものです。 マイナンバー制度の導入により、行政では書類の確認作業の手間とコストが削減 行政では書類の確認作業の手間とコストが削減できます。 行政では書類の確認作業の手間とコストが削減 社会保障の申請においては、今までは申請の為に様々な書類を準備しないといけませんでしたが、マイ ナンバー制度の導入により添付書類無しで申請が出来る 添付書類無しで申請が出来るようになる為、申請時の手間が省けます。 添付書類無しで申請が出来る 基本的に個人・法人問わず、色んな事務処理を簡素化する事が目的となっています。 基本的に個人・法人問わず、色んな事務処理を簡素化する事が目的となっています。 マイナンバー制度の導入で便利になるポイント（個人） 1. 定年退職者 年金を受け取る時は、支給時期が来れば自動的にもらえるという訳ではありません。 支給時期が来れば自動的にもらえるという訳ではありません。受給の為に手続を 支給時期が来れば自動的にもらえるという訳ではありません。 する必要がありますが、その手続きの事を裁定請求 裁定請求といいます。この手続きをする為に現在 現在で言うと住 裁定請求 現在 民票と課税証明省という２つの添付書類が必要 ２つの添付書類が必要でした。 ２つの添付書類が必要 これがマイナンバー制度導入後 マイナンバー制度導入後は、あらかじめマイナンバーを年金事務所に提供する事で、この添付書 添付書 マイナンバー制度導入後 類が不要になります。 類が不要 2. 子育て 毎年 6 月に児童手当の申請をおこなっているかと思いますが、マイナンバーを勤めている会社に提供す る事で、年金手帳や健康保険証の添付が不要 年金手帳や健康保険証の添付が不要になります。 年金手帳や健康保険証の添付が不要 3. 結婚 配偶者のマイナンバーを勤めている会社に提出する事で、国民年金の第３号被保険者の認定、健康保険 の被扶養者認定の手続きの際に、課税証明書の添付が不要 課税証明書の添付が不要になります。 課税証明書の添付が不要 4. 個人番号カードと通知カードの違い マイナンバー制度では、個人番号カードと通知カードというものがあります。平成 28 年 1 月 1 日以降は どちらかのカードを使う事になりますので、それぞれについて確認しましょう。 Copyright 2015 © Gleaner Co.,Ltd. 3 ■通知カード 住民票のある全国民に無料で交付 全国民に無料で交付されるカードです。 全国民に無料で交付 通知カードと身分証明書のセットでマイナンバーの提供をしていく事になります。 ※通知カードのイメージ 個人番号 ○○○・・・○○○ 生年月日 性別 氏名 住所 昭和○年 △月 □日 男 田中 太郎 大阪府大阪市南船場 1-1-1 ■個人番号カード 簡単に言うと住民基本台帳が変化したものです。 住民基本台帳は有効期間 10 年、交付金額が 1,000 円/回でしたが、個人番号カードは初回の交付は無 料、有効期間は５年となります。※２回目以降の交付料金は未定。 個人番号カードには主に以下のメリットがあります。 身分証明書として利用出来る。 国民健康保険証として利用出来る。 個人番号の確認に利用出来る。 都道府県・市町村・行政機関による付加サービスで利用出来る。 確定申告の e-tax で利用出来る。 有効期間は５年間ですが、個人番号カードを持っていれば様々な用途で活用が出来ます。 マイナンバーの提示を求められた時もこのカード１枚で対応でき、とても便利です。 カード１枚で対応でき、とても便利です。 5. マイポータブル制度にスマホが活躍 マイナンバー制度にはマイポータル制度というものがあります。 この制度では「自分の情報をいつ、どことやりとりしたのかを確認 「自分の情報をいつ、どことやりとりしたのかを確認」 「行政機関が番号提供者のど 番号提供者のどん 「自分の情報をいつ、どことやりとりしたのかを確認 」、「行政機関が 「行政機関が 番号提供者のど ん 情報を持っているか確認」 「行政機関からのお知らせの確認」の３つが主に出来ます。 な情報を持っているか確認 」、「行政機関からのお知らせの確認」 「行政機関からのお知らせの確認」 Copyright 2015 © Gleaner Co.,Ltd. 4 この制度を利用して情報を確認するにはパソコンが必要になってきます。 しかし実際に利用する為には電子証明書が必要 電子証明書が必要になり、IC カードリーダをパソコンに接続し個人番号カ 電子証明書が必要 ードをパソコンに認識させる必要があります。 IC カードリーダ自体は家電量販店等で普通に購入する事は可能ですが、この作業をス スマホであれば特に 何かを購入する必要なく、認証と利用が可能になります。 何かを購入する必要なく マイナンバー制度の導入で便利になるポイント（法人） 法人には法人番号という番号が付与されます。 法人は市町村、年金事務所、健康保険組合、税務署、ハローワークの業務を簡素化させるために、従業 従業 員及び取引先などの番号を提供しなければなります。 員及び取引先などの番号を提供 1. 取引先との契約 法人は 13 桁の法人番号を保有する事になり、取引先から報酬を受け取る場合は取引先に自社の法人番号 を提供しなければなりません。逆に報酬を支払う場合は取引先から法人番号を提供してもらい、支払調 書等の書類に記入して税務署に提出する必要があります。 2. 従業員 従業員及び、その扶養家族がマイナンバーを会社に提出する事によって、各種届け出書類の数が確実に 減ります。それによって法人側の事務処理の簡素化を進められることになります。 3. 個人事業主の場合 個人事業主は法人ではないので、法人番号は付与されません 法人番号は付与されません。 法人番号は付与されません 仕事をしている限り何らかの形で報酬を受け取る事になるかと思いますが、この際に取引先に個人のマ イナンバーを提供する必要が出てきます。 Copyright 2015 © Gleaner Co.,Ltd. 5 2. 運用開始までのスケジュール 運用開始は 2016 年 1 月ですが、開始に備えて企業は何をすればいいのでしょうか？ マイナンバー制度では企業は社員や取引先のマイナンバーを収集し管理していかなければなりません。 1. スケジュール設定の重要性 スケジュール設定の重要性 2015 年 10 月には個人にマイナンバーが記載された通知カードが送付されてきますので、企業はそれま でに以下の準備をしなければなりません。 経営陣の制度そのものについての理解 マイナンバーを利用する事務内容の明確化 マイナンバーを利用する事務に係るシステムの変革 従業員への周知 マイナンバーを扱う事務職員、取引先への研修 安全管理措置に付随するセキュリティ環境の整備 これらの事を直前に一気にまとめて実施することは難しいので、スケジュールを組んで段取りよく進め スケジュールを組んで段取りよく進め る事が重要です。 る事が重要 Copyright 2015 © Gleaner Co.,Ltd. 6 2. マイナンバー制度のスケジュール 基本的な流れは上記の図の通りです。 企業は、対顧客、対従業員に対して様々な対策を講じる必要があります。 ■対顧客の対応 ・2016 年 1 月までにやっておきたい事 従業員研修 安全管理措置の整備（詳細は P10〜） 取引先との確認 ・2016 年 1 月からやる事 からやる事 個人番号の取得・管理・廃棄 人事・給与・会計関係で何かしらのシステムを利用している場合は、マイナンバー対応のバージョンに 変更を検討する必要があります。もし変更をされるのであれば本稼働まで（2015 年中）には仮稼働をし てシステムに不具合がないか検証する事をお勧めします。 ■対従業員の対応 ・2016 年 1 月までにやっておきたい事 Copyright 2015 © Gleaner Co.,Ltd. 7 番号管理体制の構築 ・2016 年 1 月からやる事 従業員等のマイナンバー収集（従業員、その扶養家族、役員やパート、アルバイトを含む） 税金の申告で個人番号届出 雇用保険で個人番号届出 国民健康保険で個人番号届出 ・2017 年 1 月からやる事 健康保険・厚生年金保険で個人番号届出 3. 従業員研修で抑えるポイント マイナンバーの守秘義務の認識 マイナンバーは漏えいさせてはいけない個人情報である事を認識してもらわないといけません。 仮に、従業員がマイナンバーを含む個人情報を外部に漏えいさせた場合、4 年以下の懲役または 200 万 円以下の罰金（併科される場合もあります）となります。 円以下の罰金 企業側も同じ刑を負う事になるだけではなく、社会的信用を大きく失う事になります 社会的信用を大きく失う事になりますので徹底的に研修 企業側も同じ刑を負う 社会的信用を大きく失う事になります する必要があります。 マイナンバーの記録における本人確認の重要性 雇用主が直接従業員の顔を確認できる場合はマイナンバーの提供だけでいいのですが、遠隔地での勤務 等で、顔を見れない場合は本人確認が必要です。 本人確認の方法 「個人番号カード」、「通知番号カード又は住民票＋運転免許証又はパスポート」のどちらかの方法で 確認が必要です。 従業員の扶養 従業員の扶養親族の本人確認が必要な場合 扶養親族の本人確認が必要な場合 従業員の扶養親族については本人確認の必要な場合と不要な場合があります。 企業への提出義務者が従業員の場合は確認の必要ありませんが、扶養親族自身の場合は本人確認を行う 必要があります。 Copyright 2015 © Gleaner Co.,Ltd. 8 遠方の取引先のマイナンバー提供 遠方の取引先の場合は本人確認が必要になります。しかし本人確認の為にわざわざ来社頂く事は現実的 ではありません。その場合、個人番号カードがある場合は IC チップの読み取り、無い場合は住民基本台 帳や地方公共団体情報システム機構などに登録されている情報と、公的個人による電子証明書の確認を おこないます。 マイナンバーが必要な書類の把握 マイナンバーが必要な書類は下記の通りです。 □社会保険関係 ・健康保険・厚生年金被保険者資格取得届 ・健康保険被扶養者（異動）届・国民年金第３号被保険者関係届 ・雇用保険被保険者資格取得届 ・離職票など □税金関係 ・報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書 ・不動産の使用料などの支払調書 ・配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書など 2016 年 1 月に向けてこれだけの事前準備を進めないといけません。 システムの検証等もありますので、出来る限り早いうちに準備を進めていくことをお勧めします。 Copyright 2015 © Gleaner Co.,Ltd. 9 ３ . 企業に義務付けられる「安全管理措置」とは？ 企業に義務付けられる「安全管理措置」とは ？ 番号法は、個人番号を利用できる事務の範囲、特定個人情報（個人番号を含む個人情報）ファイルを作 成・収集・保管・提供出来る範囲を制限しています。 安全管理措置とは、事業者が個人番号及び特定個人情報の漏えい、減失、毀損の防止のために設定され た措置の事です。マイナンバー制度ではこの安全管理措置が義務付けられます。 1. 安全管理措置の５つの手順 企業は、特定個人情報などの取り扱いに関する安全管理措置について、次の５つの手順で検討をおこな う必要があります。 個人番号を取り扱う事務の範囲を明確化 特定個人情報などの範囲を明確化 事務取扱担当者を明確化 基本方針の策定 取扱い規定などの策定 2. 安全管理措置の具体的対策 企業は、以下の４つの分類の対策を行わなければなりません。 組織的安全管理措置 ・組織体制の整備 ・取扱規定などに基づく運用 ・取扱状況を確認する手段の整備 ・情報漏えい事案に対応する対応の整備 ・取扱状況把握及び安全管理措置の見直し 人的安全管理措置 ・事務取扱担当者の監督・教育 Copyright 2015 © Gleaner Co.,Ltd. 10 物理的安全管理措置 ・特定個人情報等を取り扱う区域の管理 ・機器及び電子媒体などの盗難等の防止 ・電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止 ・個人番号の削除、機器及び電子媒体の破棄 技術的安全管理措置 ・情報へのアクセス制御 ・アクセス者の識別と認証環境の整備 ・外部からの不正アクセス等の防止 ・セキュリティ対策による情報漏えいの防止 3. まとめ まず、マイナンバーは簡単に変更できる物ではない マイナンバーは簡単に変更できる物ではないという認識が必要です。 マイナンバーは簡単に変更できる物ではない 様々な行政機関等と連携ができ、便利になる反面、変更するとなった場合の作業は膨大です。 罰則を重くしているのも厳重な管理を求めているという事だと思います。 例えば、サイバー攻撃による不正アクセスなどで、特定個人情報の漏えいを防げなかった場合、企業側 に「過失がなかった」と証明出来れば刑事責任は問われないと言われています。 過失がないと証明するにもやはり設備等の整備が必要になりますし、刑事責任は問われなかったとして も民事責任 民事責任や、特定個人情報保護委員会からの是正勧告の対象 特定個人情報保護委員会からの是正勧告の対象になったりする可能性があります。 民事責任 特定個人情報保護委員会からの是正勧告の対象 こうした状況に対策を打つには「経営層が認識して組織全体で取り組む事」、「ログを取る仕組みの整 備」、「不正アクセスを防ぐ為の仕組みの整備」の３つが重要になってきます。 経営層が状況を認識し危機意識を持つ、合わせて万が一の時にそなえて自社の潔白を証明する為の証拠 を作る環境を整備しなければなりません。 Copyright 2015 © Gleaner Co.,Ltd. 11 最後に いかがでしたでしょうか。 このガイドを通じて、少しでも皆様のマイナンバーに対する不安を解消出来れば幸いです。 本来、マイナンバー制度は行政手続きや、業務の効率化を目的として施行される制度です。 それが逆に企業の負担になってしまっては本末転倒です。 概要を理解し危機意識を持つ、それが出来れば後は各分野の専門家にご相談される事をお勧めします。 例えば給与計算等はマイナンバーに対応した専用のソフトを開発している企業もたくさんありますし、 セキュリティ対策の機器についても現在は多くの企業が販売をしております。 やらないといけない事を早めに済ませ、本業にフォーカス出来る環境作りを実現させてください。 弊社でも大手メーカーが提供しているセキュリティ機器の構築、販売、導入支援等も行っており、現在 2016 年 10 月までの期間限定ではありますが、導入から最低 5 年間の無償運用サポートのご提供等のキ ャンペーンも行っております。 日々変化する状況の中で、常に最適なセキュリティ環境をご提供させて頂けると自負しております。 ご興味御座いましましたら一度お問い合わせ頂ければ幸いです。 お問合せ先 株式会社 Gleaner 大阪市中央区南船場 2-4-19 大和ビル 16 号館 8F TEL：06-6210-2680 mail：[email protected] 担当：中村 智明 ※当ガイドは信頼できると考えられる情報に基づいて作成しておりますが、情報の正確性、安全性を保証するもので は御座いません。何卒ご了承ください。 Copyright 2015 © Gleaner Co.,Ltd. 12
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