知っているようで知らない機能が盛りだくさん普段のエクセル業務を

知っているようで知らない機能が盛りだくさん♪
普段のエクセル業務をもっと効率的に☆
毎月のなでしこジャーナルに連載しております。
Satisfaction to Hospitality
Business Solution of the TOYO co.,ltd
１．Excelを並べて⾒⽐べたい・列幅の⾃動調節
２．少しでも⼊⼒を楽にする便利機能
３．意外と知らないキーボードのボタン
４．貼り付けのオプション・ExcelをPDFに変換
５．簡単計算オートカルク
・チェックボックスの挿入
６．印刷タイトルの設定・⼊⼒⽂字幅の折り返し
７．グラフの種類・棒グラフの作成
８．円グラフの作成・グラフの詳細設定
９．ショートカットキーは⾮常に便利
10．条件付き書式
11．ブックの共有
知っているようで…知らない！？
連載開始！
エクセルファイルを並べて見比べたいと
思ったことありませんか？でも・・・
こうなってしまう・・・(T_T)
①開いているエクセルはそのままで
スタートメニュー
からもう1度
エクセルを起動してエクセルの中で
ファイルを開いてください(*^_^*)
タスクバーで表示を
切り替えられるだけ・・・
②メニューの【開く】でエクセルの中から
使いたいブックを開きます！！
エクセルを開いている状態で！
画面を調節して・・・・
完成！！
長い文字列の場合、
隣に文字が入ると見えなくなってしまいます・・・(T_T)
でも！複数列を一気に文字列の長さに合わせて
列幅を調節できるんです！！
①列番号上で
をドラッグ。
列を選択して・・・
②列番号の境界線上で
になったらダブルクリック！！
完成！！
知っているようで…知らない！？
第2回！
フィルハンドルって知ってますか?
フィルハンドル
たとえば右にドラッグすると・・・・・・・・・
フィルハンドルをドラッグしたり、
ダブルクリックするだけで
入力が楽になります。
これはコピー機能の一種なんです。
数式の結果もを2回クリックで簡単に
表の一番下までコピーできます。
『12月』まで増加した後は『1月』に戻ります。
逆に左方向にドラッグすると減少もします。
日付に限らず、EXCELに登録されている
規則性のある連続データなら可能です。『数
字』や『曜日』も試してみてください！
2回クリック！
フィルハンドルを
利用するときに、
マウスポインターの形が
必ず「＋」になってることを
確認してからドラッグや
2回クリックしてください！
出来上がり☆
※ただし、2回クリックの場合
縦方向のみです・・・(>_<)！
知っているようで…知らない！？
ノートパソコンの左下についている
キー。
なんのため？？って思ったことありませんか？
便利&これって何？
と思うキーについて紹介します！！
ノートパソコンのキーボードを見ると、と同じ色で書か
れた文字が見つかります。
を押しながら、同じ色で書
かれたーキーを押すと、書いてあるものと同じ操作が出
来ます。（例えば、青色の
と青色の
ボタンを押すと
と同じ働きをします。）
実行している操作を中止する役割に使われます。
例えば、ホームページの表示に時間がかかり、表示を
キャンセルしたいときに、
を押すと読込みを中止した
りします。
を押すとパソコンの画面イメージを画像データとして
コピーできます。Officeなどのアプリケーションで、[貼り付
け]の操作をすると、コピーしたイメージが貼り付きます。
これはインターネットの画面上でもデスクトップ上でも場
所を選ばずに画面イメージをコピーできるので、エラー
メッセージなども保存することが出来て、知っていると非
常に便利です。
Wordやメモ帳などで文字を入力しているときに押すと
カーソルが行の先頭に移動します。インターネットの画面
でもページの一番下から一番上までスクロールせずに戻
れるのでホイールをクルクル回す必要がありません！！
さらにCrlキーを組み合わせるとWordなら文頭・Excelなら
セル番号【A1】に移動します。
知っているようで…知らない！？
エクセル上でコピーして貼り付けた時に
右下にアイコンが出てますよね？
これ、何か知っていますか？
（[ホームタブ]の中にもあります！）
クリックするとこんな感じ☆
これは【貼り付けのオプション】と言い、
コピーし貼り付けた後に貼り付け方を選択していきます。
LESSON 1ではこのアイコンの中から
知っておくと便利なものをご紹介します！
OR
・・・文字・関数・書式は貼り付けられますが、
列の幅は貼り付けられません。
※
は貼り付け元のテーマもコピーします。
・・・罫線が使用されていれば、罫線は貼り付けられません。
（文字・関数・書式は通常通り貼り付けられます。）
・・・文字・関数・書式・列の幅も貼り付けられます。
同じ列の幅を保持したい場合使ってください。
・・・関数は貼り付けられますが、書式と値は貼り付けられません。
※office2010の画面ショットです。
バージョンが違う場合、
表示されないボタンもあります。
・・・関数の値や文字のみで
書式までコピーしたくない場合はこれを使います。
文書を PDF に変換するとき、Office2007までは
別のアプリケーションを用意しないといけなかったのですが・・・
office2010ではPDF形式で保存する方法があります!!
①PDF形式にして保存するというかんじになるので、
[ホーム]タブから[名前を付けて保存]をクリックします。
②ファイルの種類を【Excelブック】から
【PDF】を選択します。
あとは通常通りファイル名を付けて
保存して完成です。
☆是非試してみてください!!
知っているようで…知らない！？
合計を知りたいけど、
「ちょっと計算結果を見たいだけ」なんて時に、
いちいち電卓を叩いたり、数式を設定するのは面
倒なもんです。そんな時には範囲選択だけで簡単
に計算結果を確認でき、
これを『オートカルク』と言います。
①まずは合計したい場所を範囲選択します。
範囲選択
②あとは画面右下のステータスバーで
確認するだけ！！
※右上の図では選択した部分の【平均】と【合計】しか表示されていませんが、
ステータスバーを右クリックして
『ステータスバーのユーザー設定』の項目の
チェックを変更すれば【データの個数】や
【最大値】なども表示することが出来ます。
Excelでチェックボックスを作るのはとっても簡単です。
書類を作成するときに是非使ってみてください！
お使いのPCによっては［開発］タブが非表示ですので、
Excelのオプションから表示する設定にしておいてください！
①[開発]タブの[挿入]ボタンをクリックし、[フォームコント
ロール]のチェックボックスのボタンをクリックする。
②あとは作成したい場所でクリック。中の文字の変更・
削除もできますし、再編集するときは
ctrl を押しながらクリックすると
選択することが出来ます。
※[挿入]の右横、[プロパティ]のボタンから
チェックボックスを３Dの形にすることもできますよ！
知っているようで…知らない！？
大きな表は、複数ページに分かれて印刷
されるので2ページ目以降は、行の見出し
がない表が印刷されます。各ページに共通の
見出しがあるとわかりやすいですよね☆
印刷時１ページ目
印刷時２ページ目以降
【設定方法】
設定なし
設定あり
クリックしてカーソルを表示させる。
タイトルとして必要な行を行番号をクリックして選択し、OKボタンを押す。
長い言葉が入るときに適度な場所で
次の行にしたいなと思ったことありませんか?
このあたりで一度改行したい！！
しかし途中で改行しようとしても Enter キーでは入力の場所が変わってしまいます。(+_+)
そんな時は是非 Aｌｔ＋ Enter を使ってください！！
結果・・・
少し行の幅は広がりますが、
2行にわたって文字を配置することができます。
知っておくと便利かも☆
知っているようで…知らない！？
今回からはグラフの用途や
作成方法についてご紹介します！！
グラフはたくさんの種類があるので、使用頻度が高いものを表にしてみました！
★目的によって使い分けますが、どのグラフが適しているのかを
考えるのがグラフの大変なところかもしれませんね。(^_^.)
①
営業担当の月別成績の推移の比較
を棒グラフで視覚化したいと思います。
必要なのは営業名と各月、成績データの数字になるので、
①表すべてを選択して②グラフのボタンを押してください。
※Excel2003を
ご利用中の方は
このボタンをクリック
してグラフの種類を
決めていきます。
②
③完成！
→次回は
円グラフについて
紹介します★
知っているようで…知らない！？
今回もグラフ作成のご紹介です。
円グラフはそれぞれの項目の構成割合を示すのに適します。
★ポイント★
円グラフ完成後は、
元データの表の1番目のデータから「時計回り」に並べられます。
ポイントをふまえて左の表の元データの並びを見てみると、
70→105→22と数字の大きさがバラバラです。
②
降順並べ替えボタン
並べ替え作業
①
作成してみよう！
下準備としてデータを降順に並び替えておくと、
完成したときに見栄えの良いグラフができます。
①表の中の数値（数値部分ならどこでも）を
クリックしてアクティブセル
（黒い太い四角で囲まれている状態）にする。
②[データ]タブの並べ替えボタンをクリックし、
数値に対して降順に並べ替える。
②
USBメモリ
ノートPC
①
デスクトップPC
プリンタ
ペンタブレット
②[挿入]タブの
円ボタンをクリック
スキャナ
③完成！
①構成割合が必要なので、
商品名とデータの数値のみの選択です。
※Excel2003を
ご利用中の方は
このボタンをクリック
してグラフの種類を
決めます。
注意：選択時に「売上数」の文字を入れてしまうと、
A列とB列の行数が変わってしまうので、
上手く作成できないことがあります。
棒グラフ・円グラフともに、作成されたグラフを選択すると、
『デザイン』タブ、『レイアウト』タブ、『書式』タブが表示されます。
グラフの詳細な設定は、これらのタブから操作していきます。
知っているようで…知らない！？
今回は入力を便利にする
ショートカットキーのご紹介です。
★マウスで選択・キーボードで操作！
知ってると大変便利ですよ★
ショートカットキーはoffice共通のものと
Excel内のみで有効なものがあります。
Ｃｔｒｌ
+
Ｃ
コピー
Ｃｔｒｌ
+
Ｖ
貼り付け
Ｃｔｒｌ
+
Ｘ
切り取り
Ｃｔｒｌ
+
Ｄ
データを下方向にコピー
Ｃｔｒｌ
+
Ｚ
元に戻す
Ｃｔｒｌ
+
Ｒ
データを右方向にコピー
Ｃｔｒｌ
+
Ｐ
ファイルを印刷
+
セルを挿入する
Ｃｔｒｌ
+
+
Ｎ
新規作成
Ｆ４
Ｓ
Ａｌｔ
Ｃｔｒｌ
+
Ｃｔｒｌ
+
Ｆ４
+
れ
Ｃｔｒｌ
+
－ほ
セルを削除
アプリケーション終了
Ｃｔｒｌ
+
；れ
現在の日付の入力
ファイルを上書き保存
Ｃｔｒｌ
+
+
：け
現在の時刻の入力
ファイルを保存
Ｆ１２
Ｓｈｆｔ
Ｃｔｒｌ
Ｓｈｆｔ
Ｃｔｒｌ
リボンの表示・非表示
の切り替え
Ｓｈｉｆｔ
Ａｌｔ
Ｓｈｉｆｔ
+
+
+
Ａｌｔ
+
←
ひらがな
+
Ｄｅｌｅｔｅ
Ｄ
％
+
え
れ
Ｆ３
値を％で表示する
関数を挿入する
Ｆ１１
簡易グラフを作る
Ｅｎｔｅｒ
セル内で改行
ファイルやフォルダをゴミ箱に入れずに
完全削除する
IEやソフトを起動しているとき、
デスクトップを表示する
ウィンドウを画面の半分にリサイズして配置する
「ローマ字入力」「かな」入力を切り替える
知っているようで…知らない！？
今回はExcelのいくつかの機能を使って
表のレイアウトを整えてみます。
★皆様ならどのようにされますか？★
この表の体裁を整えるなら・・・・
①購入年月日の表示変更しよう！
②製品名をリストから選ぼう！
③単価・価格に(￥)マークをつけよう！
④項目名の文字列を中央揃えにしよう！
★今回はこの4つを設定してみたいと思います★
購入年月日の表示変更しよう！
[ホーム]タブの[数値]グループ右下
をクリックすると
[書式設定]ダイヤログボックスが出てきます。
[表示形式]ー[日付]ー[種類]を選んでください。
★完成★
※この応用で、曜日をいれたり、
数字の表示を「01」にしたりもできます！
製品名をリストから選ぼう！
[データツール]タブの[データの入力規則] でリストを作りましょう！
下図のように項目が決まっている場合、
リストから選択できると便利ですよね。
カンマ区切りで項目名を入力！
★完成★
単価・価格に(￥)マークをつけよう！
必要箇所を選択後、
[数値]グループの
を押すだけです！
項目名を中央揃えにしよう！
設定箇所を選択して[ホーム]タブ[配置]グループの
真ん中２つのボタンを使いましょう！
★完成★
★完成★
★紹介した４つの他に、罫線・列の幅など、
まだまだ出来ることはたくさんあります！
ここからは皆様で考えてみてください！★
知っているようで…知らない！？
Excelの右上のこの部分ってご存知ですか?
★office2007以降の機能です！★
※最新の2013ならこんな感じ。
自分仕様でカスタマイズしてます！
これを
【クイックアクセスツールバー】
と言います！
このクイックアクセスツールバーには［上書き保存］［元に戻す］など、よく使う
ボタンが最初からあります。その他にも自分がよく使うボタンがあるなら、
ここに登録しておくと、タブを切り替えなくていいので、すぐに使えて便利です。
登録方法
①よく使うボタンを右クリック！
②［クイックアクセスツールバーに追加］をクリックすると
★完成★
応用編
タブの中に表示がないボタンも
Excelのオプションを使うと自分の好きなようにカスタマイズできます！
【印刷プレビュー】
【電卓】
【スクリーンショット】
は便利なので愛用してます！
知っているようで…知らない！？
表で一定の数値を満たしているものだけに
視覚的にわかりやすいように
色を付けたくなることありませんか？
1つ1つの数字を確認して
設定してられない!!
そんな時は
【条件付き書式】
を使ってください！
利益率が55％より大きいもの
【赤】
25％より小さいもの
【黄】
の塗りつぶしの設定に
なってます。
設定方法
①色を付けたい場所を選択する。
②［ホーム］タブの[条件付き書式]より
[セルの強調表示のルール]から
[指定のあたりより大きいor小さい]
を選んで設定する。
③あとは設定したい
数字と書式を設定して完成！！
応用編
利益率55％以上の商品の
[商品名] の部分に
書式を設定したい場合は…
①色を付けたい
[商品名]を選択する。
②[新しいルール]を選択。
③[数式を使用して書式設定するセルを決定]
を選び、数式を入力して
[書式]ボタンで書式設定をします。
知っているようで…知らない！？
ファイルサーバ上に置かれているブックは，
一人がそのブックを開き作業をしている間，
読み取り専用になり、作業することはできません。
忙しいのに待ってられない!!
そんな時は
【ブックの共有】を使ってください！
一つのブックを複数のユーザで
同時に作業をし，
更新することができるようになります。
設定方法
①[校閲]タブの[ブックの共有]をクリック
②［編集］タブの[複数のユーザーによる…]にチェックを入れる。
③設定完了すればブックの名前に
[共有]の文字が入ります。
運用編
[変更履歴の記録]を使うと変更された場所を表示させたり、
何回か変更をかけた場所で、最終的に
どの修正を反映させるかなど選ぶことができます。
★確認したい部分を指定。
★どのユーザーがいつ・どのような
変更をしているのか確認ができる。
★適応させたいものを選んで反映ボタンを押す。
注意点！
ブックの共有によって使用できなくなる機能もあります！！
例：結合・条件付き書式・ワークシートの削除など
本日は御来社頂きありがとうございました。
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