Special: 5. Wissensmanagement-Tage Krems Fachwissen: Organigramme Iris Bruns Organisationsstrukturen sichtbar machen: In einem QM-System angelegte Informationen nutzen In einem effektiven QM-System werden Informationen zielgerichtet verteilt. Damit das funktioniert, müssen detaillierte Organisations strukturen hinterlegt werden. Die Aachener ConSense GmbH ermöglicht ihren Anwendern, diese Daten mit einem speziellen Modul zur Verwendung für strategische Pla nungen transparent aufzubereiten. Organisationsstrukturen sichtbar machen – welchen Nutzen kann man daraus ziehen? Organisationsstrukturen legen Zusammen hänge und Verantwortlichkeiten in einem Unternehmen oder einer Organisation fest. Organigramme beschreiben diesen Aufbau bildlich. Sie visualisieren das Zu sammenspiel, die Zuständigkeiten und die Kommunikationswege zwischen einzelnen Bereichen, Abteilungen oder Prozes sen. Oft werden Organigramme auch als „Spielregeln“ oder „Landkarte“ eines Un ternehmens oder einer Organisation be zeichnet, die es ermöglichen, die Zusam menhänge auf einen Blick zu erfassen. Die Bedeutung von Organigrammen wird oft unterschätzt. Die grafische Darstel lung der Struktur und der Zusammen hänge zwischen den einzelnen Unter nehmens- oder Organisationsbereichen bietet wertvolle Unterstützung bei unter schiedlichen Aufgaben: So legt das Orga nigramm in bildhafter, schnell erfassbarer Darstellung organisatorische Einhei ten, Funktionen, Aufgabenverteilung und Kommunikationsbeziehungen offen und fasst damit wichtige Informationen für die Belegschaft zusammen. Es vereinfacht z. B. neuen Mitarbeitern, die Strukturen zu verstehen und erleichtert die Ausar beitung von Stellen- und Funktionsbe schreibungen. Ein besonders wichtiges Instrument ist das Organigramm, wenn über Änderungen und Umorganisatio nen diskutiert werden soll. Darüber hinaus ist es ein bedeutendes Element der Außendarstellung einer Organisation. 1 Mit vorhandenen Daten Zusammenhänge sichtbar machen Die Erstellung und stetige Aktualisierung von Organigrammen ist allerdings mit einem großen Aufwand verbunden. Die Aachener ConSense GmbH, Entwickler innovativer Software für das Qualitätsund Integrierte Management, hat nach einem Weg gesucht, um den Anwendern ihrer Software ConSense IMS|QMS|PMS diese Arbeit zu erleichtern. „Der Gedanke, der hinter der Entwick lung unseres Moduls OrganigrammVisualisierung stand: Die Informationen, die man für die Umsetzung benötigt, sind bereits im System vorhanden. Denn für ein funktionierendes Qualitätsma nagementsystem müssen viele Daten in ConSense IMS|QMS|PMS hinterlegt werden, damit alle Mitarbeiter immer mit den für sie relevanten Informationen versorgt werden. Dazu ist der Aufbau einer Organisationsstruktur im System not wendig. Was liegt also näher, als diese bereits vorhandenen Daten aufzubereiten, einen Automatismus zu entwickeln und sie damit sinnvoll weiter zu nutzen“, erläutert Dr. Alexander Künzer aus der Geschäftsleitung der ConSense GmbH. Welche für Organigramme erforderlichen Informationen benötigt QMSoftware wie ConSense IMS|QMS|PMS? „Zur Philosophie von ConSense gehört, die User nicht mit Nachrichten zu überschütten, sondern jedem zielgerichtet genau die Informationen zuzuleiten, die für ihn relevant sind. Dafür müssen die Strukturen des Unternehmens bekannt sein“, ergänzt der Experte. Rollen, Rechte und übergeordnete Stellen genau definieren Zur Verteilung von Informationen an die Mitarbeiter, z. B. durch die Personalver waltung, wird das in ConSense angelegte Mitarbeiter-Profil genutzt. Hier sind den einzelnen Personen im Unternehmen de tailliert Mitgliedschaften in verschiedenen Gruppen mit den dazugehörigen Rollen und Rechten zugewiesen. Das macht es möglich, dass der einzelne Anwender eine Organigramm Special: 5. Wissensmanagement-Tage Krems Fachwissen: Organigramme Special: 5. Wissensmanagement-Tage Krems Übersicht der aktuellen, für ihn relevanten Informationen und anstehenden Auf gaben erhält, sobald er sich an seinem ConSense-System anmeldet. Zum Konzept gehört darüber hinaus, dass in der Struk tur übergeordnete Stellen festgelegt sind. Das versetzt das System beispielsweise in die Lage, automatisch Eskalations meldungen per E-Mail bei überfälligen Terminen zuzustellen – eine wichtige Funktion, um ein erfolgreiches Maß nahmenmanagement zu gewährleisten. Damit dies alles funktionieren kann, muss zuvor die Organisationsstruktur des Unternehmens in allen Einzelheiten hinterlegt werden. ConSense IMS|QMS|PMS nimmt dafür eine Gliederung des Unter nehmens nach Abteilungen, Gruppen oder Stellen vor und ergänzt diese Organisationseinheiten durch Koordina ten wie: Aufgabenerfassung, Gliederung dieser Aufgaben bzw. Teilaufgaben zu Aufgabenpaketen, Verteilung der Auf gaben, Festlegung von Befugnissen und Verantwortungen. Zusätzlich findet eine Festlegung der Beziehung zwischen den Organisationseinheiten statt: Das beinhaltet die Darstellung bestehender hierarchischer Strukturen, die transparente Zuordnung von Verantwortlichkeiten sowie einen zentralen Überblick über die aktuellen Aufgaben in einem komplexen Organisationsbereich. Im System entsteht aus diesen Daten eine komplexe Matrix aller Vernetzungen im Unternehmen. Diese ermöglicht, In formationen den entsprechenden Per sonen genau zuzuordnen. Auch der Geltungsbereich von Prozessen und Dokumenten wird über die hinterlegten Organisationsstrukturen gesteuert. Kleine Einheiten oder ganze Konzernstrukturen darstellen Mit dem ConSense Modul OrganigrammVisualisierung werden diese Daten systematisch aufbereitet und zur Erstellung von transparenten Organigrammen in übersichtlicher und ansprechender grafischer Aufbereitung genutzt. Diese lassen sich durch die Übernahme der im System vorhanden Strukturen auf Knopf druck schnell und flexibel zusammenstellen, anpassen und erweitern. Der An wender kann wählen zwischen der Dar Organigramm-Modellierung stellung des gesamten Unternehmens oder nur von Ausschnitten, z. B. bestimm ten Abteilungen. Bei großen Konzernen sind länderspezifische Darstellungen oder auch weltweite Strukturen visualisierbar. Da Veränderungen im Unternehmen sofort in ConSense aufgenommen werden, ist das System immer auf dem aktuellen Stand – und damit auch die daraus generierten Organigramme. Deren Lenkung erfolgt nach dem QM-Prinzip. Das heißt, Verantwortlichkeiten, Freiga ben und Änderungen werden revisioniert und dokumentiert. Das macht Zusammenhänge und Verantwortlich keiten schnell erfassbar und jederzeit nachvollziehbar. Darüber hinaus lässt sich eine automatische Information der betreffenden Mitarbeiter bei Verände rungen von Organisationsstrukturen einrichten. dass die manuelle Erstellung und Ak tualisierung derartiger Organigramme für ein Unternehmen mit einem enormen Aufwand verbunden ist. Besonders wertvolle Unterstützung leistet das Modul vor allem bei der Organisations entwicklung: Anhand von OrganigrammEntwürfen, ebenfalls aus den vorhandenen Daten gewonnen, lassen sich neue Abteilungen oder Strukturveränderungen sowie Gesamtzusammenhänge planen und diskutieren. Mit der Nutzung bereits vorhandener Daten und Strukturen lässt sich dieser Prozess also erheblich vereinfachen – genau das war das Ziel bei der Entwicklung dieses Software-Moduls“, unterstreicht Dr. Alexander Künzer. Mit fiktiven Organigrammen strategisch planen Strategie und Organisation eines Unter nehmens hängen eng zusammen. Die erfolgreiche Umsetzung strategischer Pläne ist von der Ausgestaltung der Or ganisationsstruktur abhängig, also von dem Zusammenspiel der verschiedenen Unternehmensbereiche und Abläufe. Hie rarchien, Entscheidungsbefugnisse und Informationsflüsse spielen dabei eine wichtige Rolle. „Es liegt auf der Hand, Special: 5. Wissensmanagement-Tage Krems Die Autorin: Dr. Iris Bruns ist Geschäftsführerin der ConSense GmbH, Aachen. [email protected] www.consense-gmbh.de 2
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