仕様書 1 件名 2015年度かんぽ営業代表者会議等の運営の委託 2

仕様書
１
件名
２０１５年度かんぽ営業代表者会議等の運営の委託
２
委託概要
営業最高優績者を対象とした２０１５年度かんぽ営業代表者会議（以下「代表者会議」
という。）における資格認定式（以下「認定式」という。）、意見交換会、宿泊並びに海外
研修の各事務の運営を委託する。
３
開催日
ア代表者会議
2015 年 10 月 7 日(水)
イ国内研修
2015 年 10 月 8 日(木)
ウ海外研修
2015 年 10 月 8 日(木)から同月 14 日（水）まで
ただし、日程については 4 泊 6 日とする。
４
参加人数（予定）
６６０名（※上限：７１０名、下限：６１０名）
内訳（予定）：会議出席者６３０名
主催者
３０名
なお、人数の確定は、2015 年 9 月 1 日（火）までに日本郵便株式会社営業部保険担当
（以下「主管担当」という。）から通知するが、その後変更があった場合も、対応可能な
ものについては対応すること。
５
委託期間
契約締結日から 2015 年 11 月 20 日（金）まで
６
代表者会議における開催場所
ホテルグランパシフィック LE DAIBA
〒135-8701 東京都港区台場２−６−１
なお、代表者会議会場については主管担当において仮押さえ済みであり、その費用に
ついては、受託者負担とする。
７
委託内容等
主管担当の指示するところにより、次の事務を実施すること。
(1) 代表者会議運営等
ア
進行スケジュールの作成
主管担当と事前に協議の上、別記１「2015 年度かんぽ営業代表者会議等カリキュ
ラム【案】」を基に当日の詳細な進行スケジュールを 2015 年 9 月 18 日（金）までに
作成すること。
イ会場の確保及び設営
上記６の利用施設を代表者会議の会場として、次のとおり確保することとし、詳
細な会場の決定、設営等については、主管担当及び利用施設と事前に調整すること。
(ｱ) 認定式等会場１室（９：００から１８：００まで）
Ａ６６０名程度が余裕をもって収容できる大宴会場とし、音響設備や照明設備
が整っていること。
Ｂ認定式においては、出席者に対し優績章等を授与することから、レイアウト
は、参加人数を踏まえてテーブル等を配置したものとし、講演等のイベントが
実施可能な舞台を設置すること。
Ｃ舞台は、優績章等の授与を円滑に実施できるスペースを確保することとし、
舞台の左右にはスクリーンの設置場所及び裏動線のためのスペースを有する
ものとすること。
Ｄ認定式を円滑に行うために、舞台後方に認定者が待機できるスペースを確保
することとし、パーテーションを設置すること。
(ｲ) 意見交換会会場１室（１８：００から２０：００まで）
Ａ６６０名程度が余裕をもって収容できる大宴会場等とし、音響設備や照明設
備が整っていること。
Ｂレイアウトは、立食パーティー形式とすること。
Ｃ原則として、認定式等会場と意見交換会会場は別な会場とするが、別に確保
することが困難な場合は、兼用することも可。
(ｳ) 講師控室１室（１２：００から１７：００まで）
(ｴ) 役員控室１室（１２：００から２０：００まで）
(ｵ) 事務局室１室（９：００から２０：００まで）
(ｶ) 喫煙室
２室（１２：００から２０：００まで）
※ 役員控室は２０名程度、喫煙室は１００名程度収容可能なこと。
ウ受付の設置及び運営
参加者の受付場所を設け、参加者の出欠確認等の受付事務を行うとともに、意見
交換会までの誘導等を効率的かつ円滑に行うこと（バーコード等を利用した出欠確
認等、受付を効率的に行うため、独自の工夫を行ってもかまわない。）。
エ司会進行
代表者会議における認定式及び意見交換会の司会進行を行う者（プロのアナウン
サー等。経費は１０万円相当（消費税別））を主管担当と協議の上選定・雇用等し、
進行スケジュールに従って認定式及び意見交換会を進行させること。
オスキルアップセミナー
認定式において、部外講師による講話を実施すること（６０分程度、経費２００
万円相当（消費税別））。講師の選定に当たっては、出席者のモチベーションが向上
するような希少性かつ価値のある講話ができる講師を選定することとし、候補者と
なる者を事前に主管担当に通知し、調整すること。
なお、講師は、下記の要素のいずれかを備えていること。
(ｱ) モチベーションの持続及び向上策について、出席者にとって参考となる内容の
話ができること。
(ｲ) 社会的に顕著な功績を収めており、営業先での話題となり得る人物であること。
カ代表者会議の運営
代表者会議開催中は、認定式等が滞りなく進行するよう運営スタッフを準備する
こと。また、認定式及び意見交換会の演出は、出席者のモチベーションが向上する
よう、舞台装飾、映像ソフト、音響、照明等を効果的に活用し、インセンティブ感
が高まる内容とすること。
なお、具体的な演出方法等は、事前に主管担当と調整の上、決定すること。
(ｱ) 認定式の運営等
次の事務を行うこと。
Ａ参加者の配置・座席図を作成すること。
Ｂ進行スケジュールに従い、誘導計画及び進行台本を作成
Ｃ出席者を誘導すること。
Ｄ優績章等の授与に当たり、補助等を行うために必要な人員を用意すること。
Ｅ認定式を演出するための照明、音響等については、主管担当と協議の上、下
記クの必要な機材等を準備し、実施すること。
(ｲ) 意見交換会の運営等
次の事務を行うこと。
Ａ参加者の配置図を作成すること。
Ｂ進行スケジュールに従い、進行台本を作成し、意見交換会を円滑に進めるこ
と。
キ映像機器の設営及び活用
主管担当と事前に協議の上、会場の代表者会議出席者全員が見られるよう、認定
式における優績章等の授与模様、スキルアップセミナーにおける講師の講話及び意
見交換会の模様をプロジェクターにより放映すること。放映は、会場の広さ及び形
状に応じた大型スクリーン等を活用すること。
ク運営用機材・備品等の用意
映像関連機材及び優績章等授与時に必要な備品等を次のとおり用意すること（全
て付随して必要な備品を含む。）。
(ｱ) マイク２本（予定）
(ｲ) 音響機材１式
(ｳ) 映像関連機材１式
(ｴ) プロジェクター２台（予定）
(ｵ) スクリーン２台（予定）
(ｶ) インカムトランシーバー及びイヤホン２０式（予定）
(ｷ) 吊り看板２枚（予定） ※ 記載内容は、主管担当から別途指示する。
(ｸ) 料理卓装花１卓（予定）
(ｹ) テーブル装花２０卓（予定）
(ｺ)
(ｻ)
(ｼ)
(ｽ)
受付看板１０枚（予定） ※ 記載内容は、主管担当から別途指示する。
パネルスタンド１０台（予定）
その他必要備品１式（実施時の必要備品は、主管担当に確認すること。）
胸花１０個（予定）
前垂れに役職及び氏名を筆耕すること。役職名及び氏名は、主管担当から別途
指示する。
(ｾ) ストラップ吊下げ型名札６５０個（予定）（上限７００個、下限６００個）
名札の内容及びデザイン等は、主管担当に事前に確認すること。
ケ出席者への配布物の作成６６０式（予定）
次の配布物を 2015 年 10 月 2 日（金）までに作成し、出席者に配布すること。
(ｱ) 会議のしおり（出席者名簿、席図、進行スケジュール等）
(ｲ) 講話レジュメ
コ写真の撮影等
(ｱ) プロのカメラマンによる撮影
受託者は、プロのカメラマンを雇用（経費は、１０万円相当（消費税別）。機材
費及び画像処理等の付随経費が発生する場合は、当該経費も含む。）し、次の場面
等について撮影・記録させること。
Ａ認定式模様及び意見交換会模様の撮影
認定式における授与模様及び意見交換会の模様を写真撮影（３００枚程度）
すること。
Ｂ記念撮影
事前に主管担当と写真の撮影位置等を調整し、写真撮影位置図の作成等を行
った上で、認定式終了後、ホテル内において、主管担当が指示する一部の参加
者を対象とした記念撮影を行うこと。
(ｲ) 写真の現像及び配布 170 部（予定）（上限 200 部、下限 140 部）
上記(ｱ)Ｂの記念撮影写真を対象者分カラー現像（「六切りサイズ」、「写真印画
紙を使用」、「銀塩方式で印刷」）するとともに、写真下部に「2015 年度かんぽ営
業代表者会議（2015 年○月○日）○○○○」の文言（主管担当から別途指示する。）
を適宜の大きさで表示すること。
なお、現像写真は、汚損等がないよう適宜包装し、会議終了後１か月以内に日
本郵便株式会社商品のレターパック 360 又は簡易書留郵便を利用し、対象者宛に
受託者負担で主管担当に発送すること。
おって、現像写真の送付先は、主管担当から別途指示する。
サ意見交換会における飲食物等
５６０人分（予定）（上限６１０人、下限５１０人）
なお、１人当たり１０，０００円相当（飲み放題。消費税及びサービス料別）の
飲食物を提供すること。
シ認定式及び意見交換会の運営スタッフ
認定式及び意見交換会が円滑に進むよう、運営スタッフとして次の人員（予定）
を配置すること。
なお、次の(ｲ)及び(ｳ)については、主管担当に事前に確認の上、運営上支障のな
い範囲で重複してかまわない。
(ｱ) 総合責任者
１名
(ｲ) 認定式及び意見交換会における案内役
５名程度
(ｳ) 受付スタッフ
１０名程度
(ｴ) 照明及び音響スタッフ
適宜必要人数
スその他
委託内容に付随する必要な事務（リハーサル等）を行い、設営その他必要なもの
の準備を行うこと。
(2) 宿泊手配等６６０室（予定）（上限７１０室、下限６１０室）
下記ア又はイのとおり宿泊室を手配すること。
（１名１室１１，３００円以内（朝食含む。消費税及びサービス料込み。）。
また、認定式終了後の休憩時間等において、宿泊先のルームキーの交付を行うこと。
ア全ての客室をホテルグランパシフィック LE DAIBA において手配
代表者会議会場であるホテルグランパシフィック LE DAIBA において６６０室（予
定）（上限７１０室、下限６１０室）手配すること。
イ上記アが困難な場合
上記アが困難な場合については、事前に主管担当と調整した上、複数のホテルに
分けて確保することも可とするが、次の条件を満たすものとする。
(ｱ) ホテルグランパシフィック LE DAIBA
最低４５０室は手配すること。
(ｲ) 上記(ｱ)以外
上記(ｱ)において確保できなかった客室数について、ホテルグランパシフィック
LE DAIBA から徒歩１０分程度の範囲のホテル又は新交通ゆりかもめ線台場駅か
ら徒歩１０分程度の範囲のホテルを確保すること。
なお、新交通ゆりかもめ線台場駅から徒歩１０分程度の範囲のホテルを確保し
た場合、意見交換会終了後、宿泊先への移動のためのバスを必要な台数確保し、
運行することとし、受託者の負担とする。
８
国内研修６００名（予定）（上限６５０名、下限５５０名）
2015 年 10 月 8 日（木）に、今後の営業活動におけるコミュニケーション力の向上、
営業活動に対するモチベーションの向上等とともに、見識を深めることを目的とした
国内研修を行うので、研修の企画及び研修先の確保を行うこと。
なお、国内研修に要する時間は、宿泊先からの移動も含め、１時間から２時間程度
とすること。
おって、研修内容等については、事前に主管担当と調整すること。
９
海外研修２０名（予定）
スケジュールについては、別記２のとおりとし、海外研修参加者は国内研修に参加
しないものとする。
(1) 事前説明会の開催等
出発の当日、宿泊施設内の会議室又は空港内控え室等において事前説明会を行う
こと。また、事前説明会の会場及び説明内容等は、事前に開催時間を含めて主管担
当と調整の上確保すること。
(2) 交通機関等の手配
アバスの手配
出発の当日、宿泊先から成田空港までの移動はバス等を個別に用意することと
し、必要な台数については主管担当と事前に調整すること。
なお、受託者の負担とする。
イ航空券の手配
下記のとおり海外研修に必要となる航空券の手配を行うこと。
なお、出発時刻は出発当日（2015 年 10 月 8 日（木））の 18：00 から 22：00 ま
でとし、帰着時刻は帰国日（2015 年 10 月 14 日（水））の 16：00 から 18：00 ま
でとする（いずれも日本時間）。
おって、上記時刻での発着便がない等、上記条件での航空機の確保が困難な場
合は、事前に主管担当と調整の上、用意すること。
区
間
クラス
座席数（予定）
成田空港 ― オーストラリア
エコノミー
20
オーストラリア ― 成田空港又は羽田空港
エコノミー
20
注：エコノミークラスについては、団体包括旅行、個人包括旅行運賃等割引価格
とし、海外研修実行日の１か月前までに利用航空会社及びフライトスケジュ
ールを確定すること。
ウ訪問国での移動手段の手配
空港から宿泊するホテルまでの間、研修先への移動等訪問国の滞在期間中に必
要となるバス等の移動手段を手配すること。
(3) 宿泊及び食事の手配
次のとおり研修参加者が宿泊するホテル、食事を手配すること。
なお、成田空港での搭乗手続開始時刻が正午を過ぎる場合は、日本国内において
昼食を 20 食分（予定）用意すること。
［現地での宿泊等］
日程
2015 年 10 月 8 日（木）から４泊６日
宿泊場所
オーストラリア
宿泊数
４泊 × ２０室（予定）
人数
２０人（予定）
・朝食４回 × ２０人分（予定）
食事
・昼食４回 × ２０人分（予定）
・夕食５回 × ２０人分（予定）
注１：価格は税・サービス料込みとし、１名１室邦貨換算２３，０００円以内と
する。
注２：朝食の手配は、宿泊場所のホテルとするが、昼食及び夕食については、事
前に主管担当と調整の上、受託者によりホテル外のレストラン等の食事場
所を確保しても差し支えない。
注３：航空機内での食事サービスは含めない。
(4) 添乗員の手配
２名（予定）
なお、添乗員の食事及び宿泊については、受託者において手配し、必要な経費は
受託者負担とする。
(5) 視察先の選定及びアポイント等
視察先については、落札後、主管担当宛て複数案を提示し、了解を得た後にアポ
イントを取得し、視察時の対応等について事前調整すること。
なお、視察の際、通訳が必要な場合は適宜確保・対応すること。ただし、主管担
当において視察先の選定及びアポイントを行うことが指示された場合はこの限りで
はない。
※ 通訳が必要な場合は、運営上支障のない範囲で添乗員と重複してかまわない。
(6) 研修資料
ガイドブック等の研修資料を２０冊（予定）用意すること。
(7) 海外研修模様の撮影
主管担当と事前に協議の上、海外研修時において、集合写真、研修先の視察模様
等を、随時撮影（２００枚程度）すること。
(8) その他
ア航空運賃には、成田空港施設使用料（成田空港を使用する場合に限る。）、燃油
特別付加運賃、空港税、航空保険料、海外空港施設使用料等の諸経費を含むもの
とする。
イ渡航手続きに係る一切の代行事務を行うこと。
渡航手続きの代行事務を行う際に、研修参加者本人からの申告書等を必要とす
る場合は、契約締結日以降遅滞なく、主管担当に報告すること。
申告書等を必要とする手続については、主管担当が事務を行うこととする。
ウ海外研修の実施に当たり、航空機の遅延等によりスケジュールを予定どおり実
施できなかったことに伴う宿泊、食事等については、受託者において必要人数分
の全ての費用を負担するとともに、宿泊手配等の必要な事務を実施すること。こ
の場合、詳細な状況を主管担当に報告することとするが、その後の現地での行動
予定を円滑にするための作業を優先するものとする。
エその他、現地到着時等の円滑な移動等のための手段の必要な手配等、海外研修
に関して必要となる事務を行い、必要となる費用を負担すること。
(9) アンケートの実施
次年度以降の代表者会議開催の参考とするため、代表者会議出席者を対象とした
アンケートを実施すること。
なお、アンケートの内容については、事前に主管担当と調整すること。
(10) 実施報告書の提出
代表者会議、国内研修及び海外研修の実施後、上記(9)のアンケート結果を含め、
代表者会議及び研修の全体評価と今後の課題等についての実施報告書を作成し、主
管担当に提出すること。
10
納入成果物等
次の(1)から(3)までの納入成果物を、主管担当の指示により納入すること。
(1) 備品の準備、出席者への配布物及び研修資料
納入期限：代表者会議開催日の前日
納入場所：ホテルグランパシフィック LE DAIBA
※ 出席者への配布物及び研修資料の内容については、代表者会議開催日の前日か
ら起算して１０営業日（この仕様書において「営業日」は、行政機関の休日に関
する法律に定める行政機関の休日以外の日とする。）前の日までに主管担当の確認
を受けること。
(2) 代表者会議（意見交換会を含む。）、国内研修及び海外研修の模様を撮影した記録
媒体
納入期限：2015 年 10 月 30 日（金）まで
納入場所：主管担当
〒100-8798
東京都千代田区霞が関１−３−２
(3) 実施報告書
納入期限：2015 年 10 月 30 日（金）まで
納入場所：主管担当
〒100-8798
東京都千代田区霞が関１−３−２
11
業務の再委託
(1) 本件業務全部の再委託は禁止する。本件業務の一部を第三者に再委託する場合は、
再委託業務の内容、再委託先の担当者氏名その他再委託に係る契約の概要について、
書面で日本郵便株式会社に通知し、日本郵便株式会社の書面による承諾を事前に得な
ければならない。
なお、本件業務の再々委託は、全部又は一部を問わず禁止する。
(2) 受託者は、本件業務の一部を第三者に再委託する場合は、日本郵便株式会社と受託
者との契約条項を遵守できることを再委託の条件として示し、同条件を遵守する義務
を課す旨の契約（守秘義務については、日本郵便株式会社と受託者との間の守秘義務
と同等の守秘義務契約）を再受託者と締結しなければならない。また、受託者は、再
受託者に対しては、再委託業務に必要な情報に限り開示することができるものとし、
再受託者に開示した情報については、再受託者に対し、再委託された目的以外に使用
し、又は受託者及び再受託者以外の第三者に開示し、若しくは漏えいしてはならない
義務を課さなければならない。
(3) 受託者は、下請代金支払遅延等防止法を遵守し、下請業者に対する優越的地位の濫
用を防止すること。
12
著作権
(1) 受託者は、この契約の履行過程で提出した報告書等に関し、著作権法第27条及び第
28条に定める権利を含む全ての著作権（受託者又は第三者が従前から保有していた著
作物の著作権を除く。）を日本郵便株式会社に譲渡するものとする。
なお、この場合の譲渡の対価は、契約金額に含まれるものとする。
(2) 受託者は、上記(1)に基づいて受託者に著作権を留保した報告書等について、日本郵
便株式会社が使用するために必要な範囲で著作権法に基づく利用を許諾する。また、
報告書等の利用に際し、第三者が著作権を有する著作物の利用が必要な場合は、受託
者は、日本郵便株式会社のために当該第三者から必要な著作権の利用許諾を得る等、
受託者の責任において必要な措置を講じるものとする。
なお、この場合の許諾及び必要な措置の対価は、契約金額に含まれるものとする。
(3) 受託者は、日本郵便株式会社に対し、上記(1)により著作権を譲渡した報告書等及び
上記(2)により許諾した利用について一切の著作者人格権を行使しないこととし、また、
第三者をして行使させないものとする。
(4) 報告書等に第三者が権利を有する著作物が含まれている場合は、日本郵便株式会社
が特に使用を指示した場合を除き、受託者は、当該著作物の使用に関して費用の負担
を含む一切の手続を行うものとする。
なお、この場合、受託者は、当該著作物の使用許諾条件等につき主管担当の了承を
得ること。
(5) この仕様書に基づく作業及び報告書等に関し、第三者との間に著作権に係る権利侵
害の紛争等が生じた場合は、当該紛争等の原因が専ら日本郵便株式会社の責めに帰す
べき事由による場合を除き、受託者は、自らの責任と負担において一切を処理するこ
と。ただし、紛争の相手方に対する主張（訴訟上、訴訟外を問わない。）の内容につい
ては、事前に日本郵便株式会社と協議し、日本郵便株式会社の承認を得なければなら
ない。
なお、日本郵便株式会社が、紛争等の事実を知ったときには、速やかに受託者に通
知することとし、受託者が行う紛争等の処理について、必要な範囲で受託者に協力す
るものとする。
13 情報管理体制等に関する報告
受託者がこの契約で扱う情報には、日本郵便株式会社の業務に関する情報が含まれて
いることから、日本郵便株式会社は、受託者が適切な情報管理体制の整備を行っている
ことに関する報告を受託者に求めることができる。
14
その他
(1) 本件業務の遂行に当たっては、主管担当と密に連絡を取り、遺漏のないように取り
運ぶこと。
なお、詳細については、主管担当（℡03-3504-5624）の指示によること。また、こ
の仕様書に記載されていない事項がある場合又はこの仕様書の記載事項について疑義
が生じた場合は、随時、主管担当と協議し、解決すること。この場合、受託者は、当
該協議に関する議事録を作成し、主管担当の確認を受けること。
(2) この仕様書の「予定」としている事項の確定した数値は、2015 年 9 月 1 日（火）ま
でに主管担当から通知するが、その後変更があった場合においても、対応可能なもの
については対応すること。
(3) 納品書又は作業完了届等の履行を確認する書類は、履行完了日の翌日から起算して
３営業日までに主管担当に提出すること。
別記１
２０１５年度
かんぽ営業代表者会議等カリキュラム【案】
※カリキュラムは時間を含めて変更となる場合があります。
時間
第１日目
9:00
国内研修
10:00
11:00
12:00
13:30∼ 14:20
受付【 50 分】
14:20∼ 14:30
オリエンテーション【 10 分】
14:30∼ 14:55
開会【 25 分】
◇ 役員紹介、開会挨拶
14:55∼ 16:10
認定式【 75 分】
◇ 優績章等授与
◇ 認定者代表決意表明
16:10∼ 16:20
休憩【 10 分】
16:20∼ 17:20
スキルアップセミナー【 60 分】
（部外講師による講話）
17:20∼ 17:25
閉会【5 分】
休憩【 55 分】
17:25∼ 18:20
18:20∼ 19:50
第２日目
（注）この休憩時間を利用しチェック
インを行う。なお、分宿となる場
合、認定式会場以外のホテルに宿
泊する出席者に対しては、この時
間帯に、ルームキーを交付する。
意見交換会【 90 分】
別記２
２０１５年度
海外研修カリキュラム【案】
第１日目
滞在地名等
時間帯
食事
東京
午前
−
（成田空港）発
第２日目
午後
○
午前
○
オーストラリア滞在
【オーストラリア泊】
研修
○
第３日目
午後
○
午前
○
オーストラリア滞在
【オーストラリア泊】
終日：休暇
○
第４日目
午後
○
午前
○
オーストラリア滞在
第５日目
オーストラリア
会場→成田空港→シドニー国際空港
○
↓
オーストラリア着
行程
【オーストラリア泊】
終日：休暇
○
午後
○
午前
○
【オーストラリア泊】
研修
○
オーストラリア発
第６日目
東京
午後
○
午前
○
−
（成田空港又は
羽田空港）着
午後
【機中泊】
通関後、解散
−
※１
研修先については、原則として受託者において準備する。
※２
日程等は、別途調整の上決定する。

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