consulting work for preparing and arranging Individual Company

Open call for tender to outsource the “consulting work for preparing and arranging
Individual Company Visits for EU managers of the Human Resources Training Programme
(HRTP)”
Terms of reference
Preliminary remarks:
(1) the "Centre" refers to the EU-Japan Centre for Industrial Cooperation, Tokyo, Japan;
(2) the "consultant" refers to the outside organization - legally independent from the EU-Japan
Centre for Industrial Cooperation - whose services are requested by the EU-Japan Centre for
Industrial Cooperation under the framework of this tender;
(3) the “Individual Company Visits” is a one-week long module part of the Human Resources
Training Programme (HRTP) prepared and organized by the EU-Japan Centre for Industrial
Cooperation. Refer to section H) 1. for more information about HRTP and more details about
the Individual Company Visits;
(4) this proposal has 10 numbered pages;
(5) 日本語抄訳が7頁以降にございます。
Interested parties are requested to deliver their draft in accordance to the terms of paragraph A
“Submission of proposals”.
A) Submission of proposals
Interested parties are required to submit a written proposal to the call for tender to outsource the
“consulting work for preparing and arranging Individual Company Visits for EU managers of the
Human Resources Training Programme (HRTP)”. To be valid, all written proposals must arrive at
the Centre by e-mail, fax or post no later than Wednesday 16th March 2016 17h30 Tokyo local
time.
Postal address for the submission of proposals:
Attn: HRTP section
EU-Japan Centre for Industrial Cooperation
Shirokane Takanawa station building. 4F, 1-27-6 Shirokane, Minato-ku, Tokyo 108-0072
Email: [email protected] Tel: +81 (0)3 6408 0281 Fax +81 (0)3 6408 0283
Important notes:
1. Size limitation on e-mail attachments: all files and proposals attached by e-mail must be smaller
than 3 Mega Bytes in total cumulative size (obtained by adding the sizes of all file attachments)
– contact the Centre beforehand if you plan to e-mail files with total cumulative size exceeding
3 Mega Bytes.
2. Acknowledgment of receipt: all submitted proposals will be returned by an acknowledgement of
receipt from the Centre for validation purposes. Applicants who have sent proposals by e-mail
must promptly confirm their sending by calling the Centre at +81 (0)3 6408 0281 (Attn: Manager,
Training Programmes Section).
1
B) Description of services to be rendered:
Prepare and arrange Individual Company Visits at the request of the EU participants who have been
selected by the Centre to take part in the HRTP 52 (refer to section H) 6.) of this document for a
detailed calendar of HRTP 52).
The consultant shall:
1.
Identify and draft a long-list of target Japanese firms or organizations, based on EU participant(s)
who have specifically requested the Centre to arrange the Individual Company Visits (requests
for meetings are made by HRTP participants well before the start of the HRTP course);
2.
After having handed over the long-list on request by each EU Participant, prepare a short-list of
potential meetings with target Japanese firms or organizations, based on the long-list and based
on face-to face discussions with the EU participant(s),
3.
Contact the short-list target firms and set up a schedule of visits in agreement with the EU
participant’s timetable (the schedule of visits must be set during the 5th week of HRTP (refer to
the Annex 2 for details about the 5th week). No individual company visit shall interfere with the
EU participants’ core schedule in the first 4 weeks of HRTP);
4.
Arrange and communicate individual meeting schedules of the HRTP 52 participants with an
interpreters if necessary. The interpreter company will be pre-selected by the Centre. Accrued
interpretation costs are borne by the Centre.
5.
Before each individual company visit, prepare and hand over to the HRTP participant:
a)
b)
c)
d)
6.
a clear and detailed travel itinerary to the meeting place;
the address of the meeting place, a list of people and their contacts involved in the
meeting, including an interpreter if necessary;
a detailed timetable of the meeting including information about estimated travel time
and meeting time in agreement with the target Japanese firm or organization;
an estimate of the travel costs to the meeting place (and interpretation costs if
interpretation is necessary) (note: all transportation costs to/from all meetings will be
covered by the HRTP participant);
At the end of the Individual Company Visits, produce a written assessment to the Centre, which
includes:
a)
b)
The list of all successfully completed visits for each EU participant (including the
name(s) and contact information of the persons met during all visits);
The list of all unsuccessful visits together with a short explanation of the reasons for
the lack of success;
C) Request for pricing:
The consultant must quote fees for the following services (but not limited to):
2
1.
2.
3.
4.
5.
All work for planning, preparing and arranging the Individual Company Visits at the request of
HRTP participants;
Unit price per visit
Work for drafting the written assessment at the end of HRTP 52;
Fees for management and consulting (if relevant);
Other fees (please specify);
All prices must be quoted in Japanese Yen (JPY).
D) Legal, economic and technical information required:
The consultant must provide the following documents:
1.
2.
3.
4.
a)
b)
c)
Legal position: A copy of the papers indicating the trade or professional registration of the
consultant. The papers must contain information about the consultant's legal status on the
profession;
A list of the directors and managers in the consultant's organization;
Economic and financial capacity: bank contact for reference and balance sheet, trading account
and turnover for the past year are required;
Technical capacity:
Educational and professional qualifications of those who will provide the consulting service;
A list of past principal projects in the field of arranging individual business meetings or business
matching between Western firms and Japanese firms carried out in the past 3 years with dates;
A copy of the CV of the consultant(s) who will be directly involved in the individual company
meetings for HRTP;
E) Payment terms
Payment will be based on the consultant’s ability to successfully prepare and secure Individual
Company Visits at the request of EU participants. A visit is deemed successfully prepared when the
consultant has effectively obtained approval from both parties (the targeted company in Japan and the
HRTP participant) on the schedule and location of a meeting:
_ 30% at the signature of the contract with the consultant;
_ 70% after the successful completion of all Individual Company Visits and based on completion of
the required written assessment as described in paragraph B.5) above.
F) Remarks
1.
The Centre is the main organizer of the HRTP 52 course in Japan. The Centre staff may provide
logistic coordination (at the consultants’ justified request) to ensure continuity between the
Individual Company Visits and the overall schedule of the HRTP 52 (the consultant must include
a written, justified request to ask for logistic coordination in his/her proposal);
2.
European managers who are full course participants of HRTP 52, as defined in section H) 2., are
pre-selected and directly recruited by the Centre – the consultant is not involved in the
3
recruitment of full course participants of HRTP 52.
3.
For further questions about the contents of HRTP 52, please contact the Project Manager in
charge of the course: tel: +81 (0)3 6408 0281.
G) Award criteria
The contract will be awarded on the basis of the following criteria to determine the best value for
money:
- Quality of the proposal: validity of the solution proposed (30%)
- Quality of the team in charge of the project (30%)
- Price (40%)
H) Notes
1.
About HRTP
HRTP stands for Human Resources Training Programme – the programme is a 4 to 5 weeks
management-training course that takes place in Japan. It is specifically aimed at European managers
who are interested in succeeding in Japan by improving their understanding of Japanese business
practices and acquiring appropriate negotiation skills.
HRTP is specifically aimed at managers from the EU who are interested in:
a)
b)
c)
d)
gaining a better understanding of the Japanese business mindset by learning from the Japanese
society, history, economy, industry, finance and politics, as well as the legal and practical aspects
of doing business in Japan;
understanding the decision-making processes inside Japanese companies and gaining a better
insight in their negotiation style and hierarchy;
reinforcing relationships with current Japanese customers and/or facilitating contacts with future
customers;
gathering up-to-date information on the current business, trade and economic situation and the
political developments in Japan.
HRTP is designed around the following modules:
a)
b)
c)
d)
e)
Business-related Japanese language lessons
Lectures about Japan
Group visits to companies in Japan
Joint seminar with Japanese mangers
Individual visits to companies in Japan (optional)
Each module gives participants a broad understanding of Japan together with an update on the overall
Japanese business environment. In addition, each part is built independently, but modules are
designed to provide extra input for others in the programme.
4
For example, the business Japanese language course is designed to help participants to develop a
basic language ability, which will allow participants to communicate in Japanese during the Individual
Company Visits in Japan).
Refer to the link below for a more detailed description of each module:
http://www.eu-japan.eu/detail-business-programmes/HRTP
1.
About the Individual Company Visits:
Participants of HRTP have an opportunity to meet one or more companies in Japan face-to-face in
order to:
- initiate a business proposition or transaction
- gather market information or competitive intelligence
- interview experts in the business areas of their interest
2.
Target participants from EU firms
The HRTP candidates:
- must be citizens of an EU Member State
- must work for an organization that is >50% EU-owned, or a subsidiary thereof
- must be presented by their employer and be able to participate in the entire programme
- must have a reasonable command of English
- should be managers from industrial companies
- should have a minimum of 5 years’ experience in industry
3.
Costs for EU participants
HRTP participants who request Individual Company Visits must cover all transportation costs to/from
all meetings.
4.
Suggested duration and timing to arrange the Individual Company Visits
Step 1: draft a long-list of target firms to meet at the request of each EU participant (the long-list is
to be handed to the EU participant and to the Centre before the start of HRTP 52, e.g. before 9th May
2016).
Step 2: hold face-to-face negotiations with each EU participant to draft a short-list of
firms/organization in Japan to meet (the face-to-face negotiation process must happen between
Tuesday 10 May 2016 and Friday 13 May 2016 outside the timetable of the core modules of HRTP
52).
Step 3: EU participants travel within Japan to attend the Individual Company Visits in the short-list
whose meeting details have been pre-arranged by the consultant.
5
HRTP 52 Individual Company Visits dates (duration: 5 days, dates below are tentatively fixed):
First day Monday, 6 June 2016
in Tokyo
Last day Friday, 10 June 2016
in Tokyo
For reference:
Start date of HRTP 52:
Monday, 9 May 2016
Finish date of HRTP 52:
Friday, 3 June 2016
The tender announcement
Deadline for submission
Announcement of winning bidder
Thursday, 18th February 2016
Wednesday, 16th March 2016
Thursday, 31st March 2016
6
（抄訳）
受入研修事業HRTP52 個別企業訪問のアレンジ及びマッチングのコンサルタント
に関する公募要項
“Individual Company Visits”（日欧ビジネス・パーソン対象）
はじめに
(1) ”Centre／センター”とは日欧産業協力センター（東京事務所）を指します。
(2) ”コンサルタント”とは、本公募要領に基づき役務を提供する、「当センターから法的に独
立した」法人・個人を指します。
(3) ” 個別企業訪問 ” とは当センター実施の受入研修事業 (Human Resources Training
Programme / HRTP)の 1 週間モジュールです。HRTP に関する追加詳細はセクション H) 1.
をご参照ください。
(4) 本公募要項は 10 ページから構成されます。
ご興味のある方／団体は、A)企画案の提出の条件に従い企画書をご提出ください。
A) 企画書の提出について
本公募要領をご熟読の上、日欧ビジネス・パーソンを対象とした「個別企業訪問」におけ
るアレンジ及びマッチング業務のコンサルタント公募にご関心のある方は、書面で企画書
をご提出ください。
公募期限は2016年3月16日（水）17：30 必着とし、電子メール、ファックスまたは郵送に
て受け付け致します。
提出・照会先：日欧産業協力センター受入研修事業宛
〒108-0072 東京都港区白金1-27-6白金高輪ステーションビル4階
電子メール：[email protected]
Tel: 03 6408 0281 Fax: 03 6408 0283
注記：
1. 電子メールでのファイル添付：合計許容サイズは3MBです。
2. 受領通知：企画書を受領後、センターよりその旨通知いたしますが、電子メールにて
ご提出の方に限り、念のため送信直後にお電話（03 6408 0281 HRTP担当マネジャー宛）
でのご連絡をお願い致します。
B) 業務内容及び要項
HRTP52 研修参加者(当センター欧州事務所で選出済み)のリクエストにより個別企業訪問
のアレンジ及びマッチングを実施するものとします。
1.
当センターに個別企業訪問のリクエストをしてきた研修参加者の訪問・商談希望企業、
情報等のリストを基とする。
（訪問・商談希望の申請は本研修開始前に限る。）
7
2.
研修参加者からの訪問・商談希望リストの提示後、彼らの情報を基に訪問・面談可能
な企業のリストを作成し、双方のリストを基に研修生とのミーティングを行う。
3.
日本企業への訪問・商談を設定し、スケジュールを埋めていく。（イベントの実施は
HRTP研修中の5週目のみ。個別企業訪問をHRTP研修中の4週間には組み込まないこと。
）
4.
当センター指定の通訳会社と直接連絡を取り、上記3.で決定したスケジュールに対応
可能な通訳者のアレンジ。なお、通訳者への謝金は当センターが負担。
5.
各個別企業訪問の前に、HRTP参加者に以下の資料を用意し、配布すること。
a) 訪問企業までの地図、交通手段、時刻表などの日程表
b) 場所の住所、訪問・商談対応者リスト（コンタクト・パーソン、訪問・面談参列者）
、
通訳者対応の有無など
c) 訪問企業との訪問・商談開始時間、移動時間等を含むミーティングに関する詳細
な時間割表
d) 訪問・商談場所までの交通費、
（通訳が必要な場合は通訳に係る交通費の見積も含
める）
（注記：通訳の同伴が必要な訪問・商談に関しては、研修生が通訳者の交通
費も負担。
）
個別企業訪問後はセンター宛に報告書を提出。
a) 研修生が訪問した全訪問企業のリストの提出。
（全訪問での面談対応者、面談同席
者の名前、連絡先を含む。
）
b) アポイントの取れなかった企業リストとその理由を簡単にまとめて提出。
6.
C) 見積もり依頼
コンサルタントは以下のサービスに対する費用を見積もってください。
1. HRTP 参加者が要求する個別企業訪問の全ての企画、準備、アレンジ作業
2. 企業訪問 1 件における単価
3. HRTP52 終了時報告書作成作業
4. コンサルティング管理に関わる詳細な費用
5. その他特にあれば
すべての費用は日本円で見積もってください。
D) 法的、経済的かつテクニカル情報
コンサルタントは次の書類を提供してください。
1. 法的状況：コンサルタントの法人登記簿のコピー。書類はコンサルタントの職業上の法的立場
の情報を含む。
2. コンサルタント企業の役員やマネジャーのリスト
3. 財務能力：過去 3 年の売り上げ実績、事業内容など
4. テクニカル能力：
a) コンサルティングサービスできる専門的教育資格
b) 過去 3 年間（日付要）の個別ビジネスミーティングのアレンジや欧州企業と日本企業との
ビジネスマッチングに関わる主要なリスト
c) HRTP の個別企業訪問に直接関わるコンサルタントの経歴
E) 支払い条件
8
EU参加者の要求を基に個別企業訪問を遂行できる事を基本に支払います。
コンサルタントとの契約書の署名時に30%支払い
上記 B)5.に記載された報告書の完成と個別企業訪問の成功時に完了後70%支払い
F) 重要事項
1. 当センターは、日本における HRTP52 の主要運営者である。当センターのスタッフは、
HRTP52 プログラムの個別企業訪問と全スケジュールの実行においてロジスティックのコーデ
ィネーション（コンサルタントの正当な要求により）を行います（コンサルタントは、提案書にロジ
スティック・コーディネーションに関わる要求を正当に書面で要求）。
2. H）2.に記載されているように HRTP52 に参加する欧州マネジャーは、当センターにより事前
選考され採用されますので、コンサルタント側はリクルートには関わりません。
3. HRTP52 の詳細は、コース研修担当までご連絡ください。
電話：03-6408 0281
G) 入札決定評価基準
採用に関する評価基準は下記の通りです：
提案書全体の質の評価 30%
担当チームおよび人材の質の評価 30%
入札価格 40%
H) 注記
1. HRTP プログラム（受入研修事業）について
HRTP は Human Resources Training Programme の略称で、将来の日本と EU との産業協力を担
う人材を育成するため、EU 企業幹部を対象に、現場研修に力点を置き、実務と講義とが有機的
に関連した研修事業を年間１回、約 5 週間にわたり行います。下記のモジュールを基本に設計さ
れており、これらは参加者が最新の日本のビジネス環境と日本についての広義な理解ができるよ
う設計されています。
研修内容
a) 日本言語文化研修：研修生の学習経験に応じた少人数グループでのビジネス日本語研修。
b) 講義：日本の歴史、社会、経済、政治、産業等に関する講義。系列・流通、商習慣、経営、意
思決定メカニズム等に関する講義。
c) 事例研究：生産管理、品質管理、人事管理、価格形成メカニズム、商社の役割、外資企業の
経営、地域経済等特定のテーマごとの講義及び企業訪問
d) ジョイント・セミナー：日本人ビジネス・パーソンとの模擬商談等による異文化間マネージメント
トレーニング。
e) 個別企業訪問：研修生の要望に応じた個別の企業訪問。
詳細については下記サイトを参考にしてください。
http://www.eu-japan.eu/ja/detail-business-programmes/HRTP-JP
2. HRTP プログラムの内容
HRTP は日本で行う 4～5 週間の研修プログラムです。
a) ビジネス日本語レッスン
b) 日本についての講義
c) グループ企業訪問
9
d)
e)
日本のビジネスマンとのジョイント・セミナー
個別企業訪問（希望者のみ）
それぞれのパートは独立しているが他の部分と関連性のあるように設計されています。（例えば、
ビジネス日本語コースは基本的な日本語能力の育成と個別企業訪問した時に日本語でコミュニ
ケーションできるように設計）
3. 個別企業訪問について
HRTPの参加者は一社以上の企業と面会する機会があります。その目的は、
取引の開始
市場の情報や重要な知識を得る
興味のある業界の専門家との面談
4. EU 企業からの参加者資格
HRTP参加者は、
EU加盟国の市民である事
50%以上のEU資本企業に勤務するもの
会社派遣で全プログラムに参加可能であること
適合できる英語力があること
産業界からの管理職であること
業界で5年以上の経験があること
5. EU 参加者の経費
個別企業訪問を希望するHRTP参加者は、全ミーティングに関わる全交通費を負担する。
6. 個別企業訪問の予定期間
ステップ1. EU参加者の要求を基に訪問予定企業を作成する（2016年5月9日までのHRTP52開始
前にＥＵ参加者及び当センターに提出）。
ステップ2. 各ＥＵ参加者と直接面談交渉し訪問企業の最終リストを作成する（直接の面談は
HRTP52の主たるスケジュール外の2016年5月10日から5月13日までの間に行う）。
ステップ3. ＥＵ参加者はコンサルタントによって事前に詳細をアレンジされた訪問企業リストにある
企業訪問のために国内を旅行する。
第52回個別企業訪問予定日程（5日間）：
初日
2016年6月6日（月）
最終日 2016年6月10日（金）
参考：
HRTP52 開始日
HRTP52 最終日
2016 年 5 月 9 日（月）
2016 年 6 月 3（金）
入札案内
提出締め切り
入札決定者案内
2016 年 2 月 18 日（木）
2016 年 3 月 16 日（水）
2016 年 3 月 31 日（木）
10
以上

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