Manual de indicadores. - Hospital Clarita Santos ESE

MANUAL DE INDICADORES
FORMULACION
COORDINACION DE CONTROL INTERNO
CODIGO
MIN
TABLA DE CONTENIDO
ACTO ADMINISTRATIVO DE APROBACION
INTRODUCCION
CONTROL DE CAMBIOS
1. GENERALIDADES
1.1. PRESENTACION
1.2. MARCO DE LOS INDICADORES
1.3. OBJETIVO DEL MANUAL
1.4. BENEFICIOS DEL MANUAL DE INDICADORES
1.5. VENTAJAS QUE OFRECEN LOS INDICADORES
2. MARCO LEGAL
3. GESTION, EVALUACION Y CONTROL
3.1. GESTION
3.2. GESTION PUBLICA
3.3. EVALUACION Y CONTROL
3.3.1. Control de Gestión
4. DE LOS INDICADORES
4.1. INDICADOR
4.2. CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES
4.3. TIPO DE INDICADORES
4.3.1. Indicadores de eficacia o resultados
4.3.2. Indicadores de eficiencia o gestión
4.3.3. Indicadores de efectividad o impacto
4.4. CONSTRUCCION DE INDICADORES
4.4.1. Estructura básica del indicador
4.4.2. Ficha técnica de indicador
4.4.3. Revisión y aprobación de los indicadores
5. ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION DE LOS INDICADORES
6. INVENTARIO DE INDICADORES
7. FICHAS TECNICAS DE INDICADORES
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INTRODUCCIÓN
Los Indicadores son el principal parámetro para ejercer control y estos se construyen de acuerdo a las
necesidades de la entidad, es decir con base en lo que se quiere medir, analizar y observar.
La gerencia pública debe orientar su acción, planes y programas hacia resultados visualizados a mediano y
largo plazo, considerando la medición de los resultados para realizar los ajustes que permitan el desarrollo y
crecimiento de la entidad.
Es importante resaltar que una gestión más eficiente y comprometida con los resultados implica transformaciones
importantes en el funcionamiento de las Entidades Públicas como el Hospital Clarita Santos E.S.E. y se
requiere, entre otras cosas, desarrollar liderazgos que impulsen el cambio, establecer metas medibles de
desempeño, todo ello dentro de un marco de participación y compromiso en todos los niveles de la entidad.
Una serie de indicadores que provea información veraz a la Gerencia y a los diferentes procesos de la entidad,
permitirá la toma de decisiones oportunas y la implementación de las acciones de mejora, a fin de asegurar una
mayor eficiencia en la asignación de recursos físicos, humanos y financieros.
Si no puede MEDIR lo que hace, no puede CONTROLARLO Si no
puede CONTROLARLO, no puede GERENCIARLO Si no puede
GERENCIARLO, no puede MEJORARLO
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CONTROL DE CAMBIOS
Versión
E:
M:
X:
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Elaboración del documento, en este caso no se diligencia el campo de actividades.
Modificación de del documento o de los indicadores.
Eliminación de un indicador del manual, en este caso no se diligencia el campo de
actividades.
INFORMACION DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS AL
DOCUMENTO
Elaboración del Manual de
Indicadores
E M X
X
Actividades o
Justificación
Elaboró / Actualizó
Acto Administrativo de
Adopción
Justificación: Por
requerimientos del servicio y
Elaboró:
acorde a las necesidades de
la empresa se elabora el Coordinación de Control
Manual de Indicadores
Interno de la E.S.E.
Resolución No. 065 de
Versión 1.0, como
Octubre 3 de 2014
herramienta para los
Responsables de
procesos de evaluación, indicadores según fichas
control, seguimiento y apoyo
técnicas.
a la toma de decisiones.
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1. GENERALIDADES
1.1. PRESENTACION
El Manual de Indicadores de la Empresa Social del Estado Hospital Clarita Santos de Sandoná, establece los
criterios básicos para la formulación de indicadores, los cuales deben ser una herramienta para la evaluación
Institucional, para la autoevaluación y el autocontrol, permitiendo comparar los resultados alcanzados en relación
con lo programado y así determinar las posibles causas de las desviaciones para promover acciones preventivas,
correctivas y de mejora necesarias en el cumplimiento de los planes y facilitar el alcance de las metas previamente
definidas en el desarrollo de la misión institucional.
Las fichas técnicas de los indicadores debidamente aprobadas forman parte integral del presente manual.
1.2. MARCO DE LOS INDICADORES
Para el diseño de un sistema de medidas básicas en la empresa, hay que asegurarse de contar con un sistema
de medición formal, en donde pueda traducir la visión y objetivos estratégicos, con una serie de medidas
específicas y comprensibles para todos los miembros de la Institución.
Un sistema de métrica organizacional contribuye a alinear las operaciones diarias de la empresa a su visión y
objetivos estratégicos, además de ser guía explícita y clara para que los colaboradores de la empresa tengan
presente que es lo verdaderamente importante a ejecutar.
Los instrumentos para realizar el Control de Gestión son los Indicadores y con ellos se puede analizar los
siguientes tipos de actividades, entre otras:
Actividades
Misionales
Denominadas también operaciones relacionadas con el
cometido misional de la entidad.
Actividades
Financieras
Cubren las áreas y actividades como son: presupuesto,
flujo de fondos, ingresos y costos, los activos y pasivos y la
información financiera.
Actividades de
Gestión
Abarcan la misión, los objetivos y políticas en general, así
como la planificación, organización y control.
Actividades
Administrativas
Las que respaldan las tareas principales de la entidad,
constituyen los apoyos y servicios a la gestión institucional.
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Hay diferentes indicadores que pueden ser tenidos en cuenta a la hora de intentar comprender un fenómeno. La
utilización de uno en particular depende del uso que se le quiera dar y que área, dependencia y/o persona lo va a
utilizar, de tal manera que dicho indicador sea utilizado y tenido en cuenta como un elemento importante en el
momento en que la institución realice el ejercicio medición, para observar su comportamiento e intervenir cuando
sea necesario.
1.3. OBJETIVO DEL MANUAL
Fortalecer la ejecución del control de la gestión de la Empresa Social del Estado Hospital Clarita Santos ESE, a
través de indicadores formulados y aprobados, que suministren a la alta dirección información de calidad,
oportuna, veraz y objetiva, sobre los cuales sea posible establecer la trazabilidad y evidenciar variaciones.
1.4. BENEFICIOS DEL MANUAL DE INDICADORES.
a. Se establecen las responsabilidades de información para cada indicador de acuerdo a fichas técnicas
aprobadas, comprometiendo procesos, áreas, dependencias y funcionarios de la empresa
b. Al asumir la responsabilidad de la información, permitirá que el control y evaluación sea permanente y
sistemático al interior de la entidad.
c. Aporta herramientas para asegurar los flujos de información que permiten la trazabilidad de los indicadores, al
consolidarse en un solo documento para toda la empresa.
1.5. VENTAJAS QUE OFRECEN LOS INDICADORES
a. Respecto a la planeación: Los indicadores sirven a la planeación, en la medida en que permiten formular
objetivos concretos, precisos y cuantificables, y con base en ellos se pueda organizar los recursos y
programar las actividades pertinentes para el logro de los objetivos establecidos.
b. Respecto al Usuario: La identificación de las prioridades y percepción del cliente marca la pauta para
establecer los objetivos institucionales relacionados con la prestación de los servicios, en la medida en que se
logre monitorear a través de los indicadores la satisfacción del cliente.
c. Respecto a los procesos: Según la trazabilidad y valores que tengan los indicadores a lo largo del tiempo,
la empresa podrá tomar decisiones sobre el proceso que los genera, concretamente sobre las variables o
puntos de control que permitan cambiar el comportamiento del proceso, según sea conveniente para el logro
de los resultados esperados o el mejoramiento de los mismos.
d. Monitorear el progreso: Mantiene un flujo permanente de información sobre el comportamiento de la entidad,
que permite a la gerencia tomar decisiones a tiempo.
e. Las mejoras se evidencian a largo plazo, por lo tanto, los resultados que se van obteniendo muestran el
grado de avance, permitiendo mantener el control sobre los principales procesos en la entidad.
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f. Auto comparación y referenciación competitiva: Los resultados obtenidos de los indicadores permiten hacer
comparaciones con otras entidades, o con resultados de periodos anteriores, o con otras áreas de la misma
empresa para identificar aspectos a mejorar.
g. Conducen al mejoramiento continuo: A través de un proceso de retroalimentación se establecen
actividades de mejoramiento continuo.
h. Flexibilidad: Un adecuado sistema de indicadores es flexible y se ajusta a los cambios que sufre la entidad en
el tiempo.
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MARCO LEGAL
• Ley 190 de 1995, Art. 48, Parágrafo: “Las entidades del Estado deben elaborar un manual de indicadores de
eficiencia para la gestión de los servidores públicos, de las dependencias y de la entidad en su conjunto,
que deberán responder a indicadores generalmente aceptados.”
• Directiva Presidencial Nº 4. La cual en el numeral Nº 1 literal f) expresa “Diseñar y revisar
periódicamente un manual de indicadores de eficiencia para la gestión de los servidores públicos, de las
dependencias y de la entidad en su conjunto, que deberán corresponder a indicadores generalmente
aceptados”
• El Art. 12 de la Ley 42 precisa “El control de gestión es el examen de la eficiencia y eficacia de las
entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus
procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la
identificación de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficiarios de su
actividad”.
• Resolución 0473 de 2008. Por medio de la cual se define la metodología para el diseño, elaboración y
evaluación del Plan de Gestión de los Gerentes o Directores de las Empresas Sociales del Estado del
nivel territorial y se adopta para ello un instrumento de medición y evaluación. Anexo técnico. Tabla
número 1: Información de base e indicadores.
• Circular Externa 030 de 2006-Super Salud. Instrucciones en materia de indicadores de calidad para
evaluar la oportunidad, accesibilidad, continuidad, pertinencia, y seguridad en la prestación de los
servicios de la salud en las instituciones prestadoras de servicios en salud, los indicadores de salud y los
respectivos estándares en los procesos prioritarios de la atención en salud.
• Decreto 1599 de 2005: Mediante el cual se adopta el modelo MECI 1000:2005 para las entidades del
estado Colombiano.
• Resolución 1446 de 2006. Por la cual se define el sistema de información para la calidad y se adoptan los
indicadores de monitoria del SOGCS y se fijan lineamientos para la vigilancia de eventos adversos
trazadores.
• Resolución 0473 de 2008. Define metodología para el diseño, elaboración y evaluación del plan de
gestión de los gerentes de ESE's del nivel territorial y se adopta para ello un instrumento de medición y
evaluación.
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GESTION, EVALUACION Y CONTROL
3.1. GESTIÓN
Está definida como todas aquellas actividades que en forma integral asume la empresa, con el fin de alcanzar los
objetivos y metas establecidas a través de un proceso de planeación. La gestión entonces, permite desarrollar la
Misión y lograr la Visión institucional.
La gestión se explica como una cadena de actividades definidas en el proceso administrativo, representado en el
ciclo de la calidad PHVA, (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), por tanto vale la pena subrayar que la gestión no
solo es acción sino también efecto.
3.2. GESTIÓN PÚBLICA.
Es toda acción que realiza el Estado a través de las entidades que lo conforman en cumplimiento de los fines que
le fueron señalados en la constitución.
El proceso de gestión pública a nivel de entidades, comienza con la asignación de recursos económicos a través
de la aprobación del presupuesto el cual debe ser ejecutado en el término de la vigencia fiscal.
La gestión pública siempre deberá cumplirse en concordancia con los principios establecidos en el artículo 209
de la Constitución Política: Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad y Publicidad.
3.3. EVALUACIÓN Y CONTROL
La evaluación y control requiere:
a. Un conjunto de objetivos concretos y las acciones necesarias para alcanzarlos (planes y programas) que se
constituyen en el objeto de control. Es decir, para que exista control, es necesario que previamente se
establezca el que controlar a partir principalmente de los planes, programas y proyectos.
b. Un conjunto de resultados cuya periodicidad esté previamente determinada.
c. Un conjunto de dependencias y/o áreas funcionales donde se hayan identificado los responsables de ejecutar
las acciones a controlar.
3.3.1. Control de gestión
Se conoce con este nombre el proceso de evaluación que permite a la alta dirección y a los líderes de proceso
medir en forma eficaz, sistemática y objetiva el funcionamiento de la entidad, para cambiar el curso si se considera
necesario, o adoptar medidas preventivas y correctivas para garantizar el curso normal.
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Para realizar el control de la gestión existen instrumentos o medidas de rendimiento institucional como los
son los INDICADORES, enfocados a medir la eficacia y eficiencia de los planes, programas, proyectos, procesos,
productos, áreas y dependencias, cumplimiento de objetivos y otros aspectos relevantes que en la entidad se
consideren; y que pueden ser de carácter cuantitativo y cualitativo.
El Control de Gestión obliga a tener adaptados los elementos básicos que le corresponden a una entidad,
como son: Estructura orgánica, normas, reglamentos, procesos y procedimientos, planes, proyectos y
programas, controles, etc.
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DE LOS INDICADORES
4.1. INDICADOR
En términos generales, un indicador es la medida cuantitativa o cualitativa que permite identificar cambios en
el tiempo y cuyo propósito es determinar qué tan bien está funcionando un sistema, dando la voz de alerta
sobre la existencia de un problema y permitiendo tomar medidas para solucionarlo, una vez se tenga claridad
sobre las causas que lo generaron.
En este sentido, los indicadores se convierten en uno de los elementos centrales de un sistema de
referenciación, ya que permiten, dada su naturaleza, la comparación al interior de la organización
(referenciación interna) o al exterior de la misma (referenciación externa colectiva).
Los indicadores pueden ser:
a. Indicadores Cuantitativos: Son los que se refieren directamente a medidas en números o cantidades.
b. Indicadores Cualitativos: Son los que se refieren a cualidades. Se trata de aspectos que no son
cuantificados directamente, como opiniones, percepciones o juicio de parte de la gente sobre algo.
c. Indicadores Directos: Son aquellos que permiten una dirección directa del fenómeno.
d. Indicadores Indirectos: Cuando no se puede medir de manera directa la condición, se recurre a
indicadores sustitutivos o conjuntos de indicadores relativos al fenómeno que nos interesa medir o
sistematizar.
e. Indicadores Positivos: Son aquellos en los cuales si se incrementa su valor estarían indicando un avance
hacia el logro de los objetivos o metas previstas.
f. Indicador Negativo: Son aquellos en los cuales si su valor se incrementa estarían indicando un retroceso el
logro de los objetivos o metas previstas. De seguir con la tendencia a subir el indicador se empeora la
situación objeto de medición.
Igualmente según la frecuencia de medición pueden ser:
Proporción: es un cociente en el que el numerador está incluido en el denominador. El valor de una proporción
puede variar así de 0 a 1, y suele expresarse como un porcentaje que varía entre 1 y 100.
Razón: Es la comparación por cociente entre dos cifras de diferente o similar naturaleza. La manera correcta de
expresar el resultado del cálculo de una razón es señalar el número de elementos del numerador que existen por
cada elemento del denominador.
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Tasa: El concepto de tasa es similar al de una proporción, con la diferencia de que las tasas llevan incorporado
el concepto de tiempo. Toman todos los casos de un evento (enfermedad o muerte) por una causa,
pertenecientes a una población total, en un lugar y período determinado.
Las tasas están compuestas por un numerador que expresa la frecuencia con que ocurre un suceso y un
denominador, dado por la población que está expuesta a tal suceso. De ésta forma se obtiene un cociente que
representa la probabilidad matemática de ocurrencia de un suceso en una población y tiempo definido.
4.2. CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES.
a. Pertinencia y validez: Un indicador pertinente es aquel que es oportuno para una situación determinada, el
que pertenece o se refiere a una cosa particular. La validez de los indicadores significa que éstos deben
tener la capacidad de medir realmente el fenómeno que se quiere medir y no otros. Al formular un
indicador pertinente y válido se debe tener claridad de: ¿Para qué se hace? y ¿Cuál es realmente la
utilización que se hará con la información obtenida?.
b. Disponibilidad: los datos básicos para la construcción del indicador deben ser de fácil obtención sin
restricciones de ningún tipo.
c. Simplicidad: el indicador debe ser de fácil elaboración y comprensible para las diferentes partes.
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d. Precisión: Es el grado en que la medida o resultado obtenido refleje fielmente lo que se quiere analizar
o corroborar. El indicador debe permitir conocer a fondo la precisión del dato obtenido. Para alcanzar
mayores niveles de precisión se debe realizar una buena definición operativa o de lo que se quiere conocer,
de las unidades de escala de medición, tamaño y selección de las muestras, errores permisibles, elegir un
instrumento de medición coherente con lo que se quiere conocer, asegurar que el dato dado por el
instrumento de medición sea bien recogido por el operador.
e. Oportunidad: La información del indicador debe ser oportuna, ya que está indicando los avances en el logro
de las metas, y permite tomar decisiones adecuadas y a tiempo, bien sea para corregir lo que genera la
anormalidad o para prevenir y tomar decisiones antes de que se produzca la anormalidad, incluso es posible
incorporar elementos que impiden que los resultados deseados se salgan de los límites de tolerancia.
f. Confiabilidad: Está relacionada con la precisión, se refiere a la seguridad de que los resultados de un
indicador sean la base adecuada para la toma de decisiones. La confiabilidad depende de los datos
utilizados para la construcción del indicador, los cuales deben ser fidedignos y provenir de fuentes de
información satisfactorias.
g. Economía: Se refiere a la proporcionalidad que debe existir entre los costos incurridos para obtener la
información del indicador y los beneficios o relevancia de la decisión que se soporta en los datos
obtenidos. Si la utilización del indicador no es representativa y significativa en la toma de decisiones, no se
justifica incurrir inversión de tiempo, talento humano, insumos y demás requeridos para la consecución de los
datos.
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4.3. TIPO DE INDICADORES
Los indicadores deben ser clasificados de acuerdo a lo que se quiere medir, teniendo como parámetros los
siguientes:
4.3.1. Indicadores de eficacia o resultado
Los indicadores de eficacia se refieren al logro de los "Resultados" en relación con las "Metas y
cumplimiento de los Objetivos". Para ser eficaz se deben priorizar y organizar las tareas y realizar
ordenadamente las que permiten alcanzar los resultados mejor y más rápidamente.
Eficacia es el grado en que algo puede lograr el mejor resultado posible. Este tipo de indicadores mide si lo
que se generó se ajusta a los objetivos y metas propuestos inicialmente.
4.3.2. Indicadores de eficiencia o gestión
Los indicadores que miden la eficiencia se emplean para relacionar los esfuerzos y/o costos frente a los
resultados que obtenidos. A mayores resultados, mayor eficiencia. Si se obtiene mejores resultados con menor
gasto de recursos o menores esfuerzos, se habrá incrementado la eficiencia. Dos factores que se utilizan para
medir o evaluar la eficiencia son el Costo y el Tiempo.
Este tipo de indicadores mide la forma de como se utilizaron los recursos durante el proceso de generación del
producto y/o servicio.
Como ejemplo, podríamos proponernos implementar el Sistema de PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) para la
empresa en un tiempo de tres meses, pero finalmente se obtienen los resultados en cuatro meses, lo cual indica
que el ejecutor de la implementación fue ineficiente.
Eficiencia social: Se determina por el nivel de aseguramiento de las necesidades de la sociedad, comunidad o
población receptora de los servicios.
Eficiencia económica: Refleja la relación entre los gastos y los resultados que se obtienen.
4.3.3. Indicadores de efectividad o impacto
Los indicadores de efectividad o de impacto miden los cambios o modificaciones positivas o negativas que se han
producido en el entorno o sobre la población objetivo como consecuencia de la ejecución del plan, programa,
proyecto, proceso, la prestación del servicio o el cumplimiento de las funciones asignadas.
Los indicadores de efectividad se enfocan en el impacto producido por los productos y/o servicios sobre los
clientes y usuarios, en relación con las necesidades existentes en el área de intervención de la entidad. Este tipo
de indicadores mide el impacto final alcanzado frente a los bienes o servicios generados sobre los clientes y
usuarios.
Para realizar la evaluación del impacto, básicamente existen dos procedimientos:
a. Determinar el valor de los indicadores relevantes antes de iniciar el proyecto, y el valor que asumen estos
mismos indicadores después de un tiempo de finalizado el proyecto, determinando las variaciones positivas o
negativas.
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b. Dividir la población objetivo en dos segmentos: el primero (grupo testigo) que no recibe los beneficios del
proyecto o no es objeto del accionar institucional, y el segundo (grupo objeto), al cual se entregan los
resultados del proyecto, y que será evaluado en el cambio de sus condiciones para luego compararlas con
las del grupo testigo.
4.4. CONSTRUCCION DE INDICADORES
El requisito fundamental y previo para formular indicadores que permitan la evaluación es que la empresa tenga
definidos la misión y los objetivos que orientarán las operaciones y funcionamiento en el mediano y largo plazo.
Definidas la misión, los objetivos estratégicos y los productos o servicios de valor para la empresa, se debe
proyectar las metas de gestión que establezcan los logros que se quiere alcanzar en cada uno de los procesos o
actividades que surgen a partir de los objetivos.
4.4.1. Estructura básica del indicador
La estructura básica de un indicador debe incluir como mínimo:
a. Objetivo: Señalar para qué se establece el indicador y qué mide.
b. Definición: Debe ser simple y clara, e incluir además solo una característica.
c. Fuentes de Información: origen de los datos que alimentarán el indicador. Deben ser fuentes válidas y
verificables.
d. Responsabilidad: Indica el proceso dueño del indicador y por lo tanto los responsables de las acciones
que se deriven de este.
Responsable de la obtención de la Información, se encargará de la recolección y/o generación de los
datos necesarios del indicador, así como de registrarla en los medios físicos o magnéticos
correspondientes para remitirla a quienes la validan.
Responsable de la validación de la Información, se encargará de revisar la validez y confiablidad de las
fuentes de información, según los datos recibidos del generador, evidenciar desviaciones y verificar los
motivos que la generan, como fallas del sistema, fallas en la captura de los datos y otras. De encontrarse
inconsistencias se debe solicitar la corrección hasta que pueda ser válida para la construcción de indicadores.
Responsable de la remisión de la Información, Una vez validados los datos que alimentan el indicador, se
remite la información al encargado de su construcción.
Responsable de la construcción y/o ajuste del Indicador, recibida la información, validada por los
responsables, se construye el indicador para el periodo correspondiente a medir. El responsable de la
construcción debe alimentar las fichas técnicas periódicas del indicador, para garantizar la trazabilidad de
los mismos.
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Responsable del análisis: Será el jefe del área funcional o dependencia quien debe evaluar los indicadores
que miden el desempeño de los servicios, planes, programas, proyectos, procesos u otros. Adicionalmente,
es responsable de la formulación e implementación de las acciones necesarias para alcanzar los resultados
esperados a partir del análisis de los datos de indicador.
Responsable del reporte a entes de vigilancia y control u otros: Será el jefe del área funcional o
dependencia quien debe asegurar y garantizar el reporte y entrega oportuna de la información y los
indicadores que son requeridos de acuerdo a la normatividad vigente. Generalmente es el mismo responsable
desde la construcción y análisis de la información.
El jefe de área y/o dependencia debe reportar periódicamente a la Oficina Coordinadora de Control Interno y
la Gerencia cuando lo requiera, los resultados de los indicadores de su responsabilidad de acuerdo a lo
indicado en las fichas técnicas, adjuntando cuando sea el caso el informe de implementación de acciones de
mejoramiento.
La Oficina Coordinadora de Control Interno adelantará la concentración y conservación de la información de
los indicadores, que permitan evidenciar la trazabilidad en cualquier momento.
e. Recursos: De personal, instrumentos, informáticos, financieros, entre otros.
f. Periodicidad: Debe ser la suficiente para informar sobre la gestión. La periodicidad de evaluación de los
indicadores se define dependiendo de la complejidad de cada proceso o de los periodos en los cuales se
pueden obtener los datos y es determinada por el responsable de la formulación del indicador, teniendo en
cuenta que como mínimo se debe evaluar una vez al año a excepción de aquellos procesos que por su
naturaleza solo pueden ser evaluados con una periodicidad mayor.
g. Parámetros y Nivel de referencia. Pueden ser datos históricos, un estándar establecido, un requerimiento del
cliente o de la competencia, o una cifra acordada por consenso en el grupo de trabajo.
Los parámetros como el estándar, la meta y el rango se definen con el fin de establecer puntos de
referencia que faciliten el análisis del comportamiento del indicador a través de cada periodo para
tomar decisiones o accione.
Si es la primera vez que se formula el indicador, el rango, el estándar y las metas establecen con base
en la experiencia de comportamiento del mismo la disponibilidad de información.
Si se dispone de datos históricos, se establecen el rango, el estándar y la meta teniendo en cuenta la
máxima capacidad del proceso y el análisis de estos datos.
h. Puntos de lectura. Debe tenerse claro en qué punto se llevará a cabo la medición, al inicio, en una etapa
intermedia o al final del proceso.
4.4.2. Ficha técnica de indicador
La ficha técnica de indicadores propuesta cumple los criterios mínimos y establece las responsabilidades por
etapas en el flujo de la información.
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La ficha técnica de indicadores propuesta en el presente manual, puede ser revisada y ajustada o modificada por
acciones de mejoramiento, y debe incorporarse al presente Manual a través de acto administrativo.
Anexo No. : Ficha Técnica de Indicadores
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FICHA TECNICA DE INDICADORES
APROBACION
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ACTO ADMINISTRATIVO
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PROCESO/SERVICIO
CODIGO
SIS
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ASPECTOS GENERALES
APROBACION INDICADOR
NOMBRE DEL INDICADOR
CODIGO INDICADOR
DOMINIO
CONTENIDO EN
SEGUIMIENTO
JUSTIFICACION
Acto administrtativo
Se refiere al énfasis estratégico al cual esta midiendo el indicador.
Si está establecido en normas, aplicar el mismo código.
Se refiere al énfasis estratégico al cual esta midiendo el indicador.
Indicar la normatividad, plan, programa o proyecto en el cual se incluye el indicador.
Indicar si es Interno - Institucional ó Externo - Entidad Externa
Razón por la cual se construye el indicador, es decir el porqué
DEFINICION OPERACIONAL
NUMERADOR
DENOMINADOR
UNIDAD DE MEDICION
FACTOR
FORMULA DE CALCULO
Especificar claramente en numero, porcentaje o valor del dato o información.
Especificar claramente en numero, porcentaje o valor del dato o información.
En este campo se define la unidad de medida en que se esta expresando el indicador, puede ser:
Porcentaje (%) un índice, días, horas, Numero, Valor monetario($) o unidades.
Este icono depende de la unidad de Medición (1 y/o 100)
Se divide el numerador entre el denominador y el resultado se presenta con una cifra decimal
VARIABLES
GENERALIDADES DESCRIPTIVAS
ORIGEN DE LA INFORMACION (FUENTE)
AREA FUNCIONAL O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE
GENERAR LA INFORMACION
PERIODICIDAD RECOMENDADA (NO OBLIGATORIA) DE
GENERACION DE LA INFORMACION
NUMERADOR
Definir claramente en que consiste la actividad
a medir considerando el factor.
De donde se origina la información
De donde procede la información, se
considera de primera mano (fuente primaria)
DENOMINADOR
Definir claramente en que consiste
la actividad a medir considerando
el factor.
De
donde se origina la
información
De donde procede la información,
se considera de primera man
Mes
Mes
PERIODICIDAD DE REMISION DE LA INFORMACION
Semestral
Semestral
(OBLIGATORIA)
RESPONSABLE DE LA OBTENCION DE LA INFORMACION
Quien genera los datos
DEL INDICADOR
RESPONSABLE DE LA VALIDACION DE LA INFORMACION
Quien revisa la información
DEL INDICADOR
RESPONSABLE DE LA REMISION DE LA INFORMACION
Jefe inmediato del área que genera la
DEL INDICADOR
información
RESPONSABLE DEL AJUSTE (CONSTRUCCIÓN)
Jefe del area funcional que genera la
PERIODICO DEL INDICADOR
informacion
REPORTE A ENTES DE VIGILANCIA Y CONTROL
Ente territorial: Superintendencia Nacional de Ente territorial: Superintendencia
Salud - D.L.S.; IDSN, especificar cual
Nacional de Salud - D.L.S.; IDSN,
especificar cual
OBSERVACIONES:
FACTORES QUE ALTERAN LA CALIDAD DE LA INFORMACION:
DESCRIPCION
FACTOR
OPERATIVOS
SISTEMAS DE INFORMACION
OTROS
ANALISIS E INTERPRETACION:
CONTROLES
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UMBRALES
Definir los valores máximos o mínimos que permitan mantener al indicador en condiciones de control y faciliten el uso de alertas.
Indicar los que establen las normas como mínimos o máximos. Verificar las metas cuendo correspondan a planes o programas.
DESEMPEÑO SUPERIOR
Por establecerse luego del análisis del comportamiento del indicador.
DESEMPEÑO ACEPTABLE
DESEMPEÑO MINIMO
Por establecerse luego del análisis del comportamiento del indicador.
META
Consignar, el nivel de referencia o resultado que se desea alcanzar, respecto del Factor Crítico a medir.
REFERENCIAS
En este campo se incluirán las experiencias de mejoramiento relevantes al comportamiento del indicador, como insumo para el
Observatorio de Calidad y la comparación entre instituciones del Sistema.
BIBLIOGRAFIA
En este campo se incluirá la referencia a publicaciones científicas relevantes que permitan a las Instituciones mejorar su
conocimiento y utilización del indicador.
UMBRALES
Definir los valores máximos o mínimos que permitan mantener al indicador en condiciones de control y faciliten el uso de alertas.
Indicar los que establen las normas como mínimos o máximos. Verificar las metas cuendo correspondan a planes o programas.
Definir los valores máximos o mínimos que permitan mantener al indicador en condiciones de control y faciliten el uso de alertas.
Indicar los que establen las normas como mínimos o máximos. Verificar las metas cuendo correspondan a planes o programasAPROBO: Fabián Mauricio Echeverria P.
ELABORO: Guillermo Leyton Betancourt.
REVISO:
Gerente.
Coordinador Control Interno
UMBRALES
MANUAL DE INDICADORES
FORMULACION
COORDINACION DE CONTROL INTERNO
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4.4.3. Revisión y aprobación de los indicadores
La revisión de los indicadores se hace una vez construida la ficha técnica, con el fin de validar los siguientes
aspectos:
a. La pertinencia del indicador frente al proceso.
b. La adecuada selección de las fuentes de información.
c. La validez de algunos parámetros establecidos como la periodicidad, el estándar, la meta y la ponderación.
d. Cambios que afectan la ejecución de los procesos y que afectan las variables del indicador. e.
Responsables de las diferentes etapas del flujo de datos e información.
f. El aporte de información para el mejoramiento continuo de los procesos de la empresa y la toma de
decisiones.
Una vez revisados y validados los indicadores en sus fichas técnicas, según corresponda a los jefes del nivel
directivo y asesor, pueden ser presentados a la Gerencia para su aprobación.
La aprobación de los indicadores será mediante acto administrativo. En el acto administrativo que aprueba y
adopta el Manual de Indicadores se aprueban los indicadores del anexo de inventario de indicadores.
Los indicadores pueden ser modificados en sus fichas técnicas, de acuerdo son las necesidades de la empresa,
pero las modificaciones deben ser justificadas. Igualmente se someten a revisión para luego ser aprobadas y
adoptadas mediante acto administrativo.
En el control de cambios del presente manual se deben incluir todos los cambios, ajustes, inclusiones o
modificaciones. Los documentos obsoletos se retiran del manual y se archivan como evidencia.
5.
ANALISIS E INTERPRETACION DE LA INFORMACION DEL INDICADOR
Una vez se obtenga el resultado de un indicador, se debe analizar e interpretar para que sea útil en la toma de
decisiones.
Analizar la información consiste en ordenar, organizar y describir el comportamiento de uno o más indicadores
de gestión, resultados y/o impacto, con la finalidad de conocer la dirección de una determinada situación o caso
particular.
La interpretación es a partir del análisis confiable de los indicadores, y consiste en explicar, estimar o determinar
las relaciones de causa y efecto que generan un resultado, así como las posibles repercusiones en cadena, para
evaluar y decidir sobre las acciones a implementar que permitan obtener mejores resultados en el periodo
siguiente objeto de evaluación.
El análisis que se haga a al resultado de un indicador se debe basar en:
•
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Clase de indicador: Puede ser cuantitativo, cualitativo, directo, indirecto, positivo o negativo.
Unidad de medición: Porcentaje, Días, Valor, número, etc.
Umbrales de desempeño permitidos: Valores máximos y mínimos que permitan mantener al indicador
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en condiciones de control y faciliten el uso de alertas.
Meta propuesta: Es el resultado que se quiere alcanzar
Resultado del indicador: Resultante de aplicar las variables definidas en la fórmula de cálculo.
Con el resultado y la información técnica del indicador, es posible establecer si se encuentra o no dentro de los
umbrales permitidos y si el resultado es el previsto en la meta o no.
La interpretación del resultado del indicador debe establecer las posibles causas favorables o desfavorables
que generaron el resultado, las cuales pueden ser imprevistas y por ello no se controlan a tiempo. Por
ejemplo, errores dentro del proceso y/o servicio que lo generan, o por entradas inconsistentes que causaron
desviaciones al proceso y/o servicio, incluso por negligencia de los operadores y responsables de las actividades
de operación, falta de recursos, o causas positivas que hacen que el resultado sea superior al esperado, etc.
Establecidas las causas que generaron el resultado del indicador, es necesario prever los posibles efectos
positivos y negativos, como cumplimiento o incumplimiento de metas, cumplimiento o incumplimiento de
umbrales permitidos establecidos por normas vigentes, aumento o disminución de productividad, disminución o
aumento de ingresos, reconocimientos, sanciones, afectaciones en la calificación de gestión, etc.
Cuando las causas y efectos son perjudiciales para las metas de la empresa, se deben establecer las
acciones correctivas, preventivas y/o de mejora a que haya lugar, y deben ser formuladas por los responsables
de la construcción del indicador, pero la ejecución de las acciones es según corresponda a las causas definidas.
De conformidad con la norma NTC GP1000:2009 y con el MECI la empresa debe planificar e implementar los
procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del producto o
servicio, asegurarse de la conformidad de los procesos y mejorar continuamente la eficacia del sistema de
gestión de la entidad.
En este contexto, los Indicadores se convierten en
instrumentos que van a facilitar la toma de
decisiones, ya que proporcionan información relevante sobre la situación y evolución de la entidad.
6. INVENTARIO DE INDICADORES
Se encuentra en el anexo No. 2
7. FICHAS TECNICAS DE INDICADORES
Las fichas técnicas de los indicadores del presente manual se anexan a continuación. Fin de documento.
(ORIGINAL FIRMADO)
FABIAN MAURICIO ECHEVERRIA P.
Aprobó.
(ORIGINAL FIRMADO)
GUILLERMO LEYTON BETANCOURT
Oficina Coordinadora de Control Interno Revisó.