Deutscher Akademischer Austauschdienst German

DAAD
Deutscher Akademischer Austauschdienst
German Academic Exchange Service
Referat Z21
Fax: 0228 - 882 8860
E-Mail: [email protected]
Vergabeunterlagen für die freihändige Vergabe nach
Teilnahmewettbewerb für Unterstützungsleistung von
SAP Business Warehouse
Bonn, den 9. März 2016
Kennedyallee 50, D-53175 Bonn, Tel. (0228) 882-0, Fax: (0228) 882-444, http://www.daad.de
DAAD
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Sehr geehrte Damen und Herren,
der Deutsche Akademische Austauschdienst e.V. (DAAD) vergibt die unten
angegebenen Leistungen im Rahmen einer Freihändigen Vergabe mit
Teilnahmewettbewerb. Wenn Sie Interesse an diesem Auftrag haben, reichen Sie uns
bitte Ihre Bewerbung gemäß den nachstehend genannten Bedingungen ein.
1
Aufgabenbeschreibung
1.1 Ausgeschriebene Leistung
Ausgeschrieben wird die Unterstützungsleistung von SAP Business Warehouse.
Der DAAD wird die vereinbarten Leistungen regelmäßig nach Bedarf abrufen. Eine
Mindestgarantie an Abruftagen kann nicht gegeben werden.
Der DAAD betreibt aktuell SAP Business Warehouse 7.4.
Aufgabenstellung
Der Auftrag umfasst die Betriebsunterstützung von bereits laufenden Anwendungen,
sowie die Unterstützung bei der Umsetzung von neuen Projekten.
1) Betriebsunterstützung




Analyse und Behebung von fehlerhaften Datenladungen
Know-how-Vermittlung an die Mitarbeiter
Erweiterungen im bereits bestehenden Berichtswesen von
Personaladministration, Personalzeitwirtschaft und
Personalstellenplanmanagement
Erweiterungen im bereits bestehenden Berichtswesen des Rechnungswesens
2) Unterstützung bei der Umsetzung von neuen Projekten
Ziel ist es die Hauptgeschäftsprozess (Projekt- und Personenförderung) zukünftig in
SAP Business Warehouse auszuwerten. Dazu sollen sukzessive innerhalb von kleinen
Projekten Datenmodelle aufgebaut und Berichte erstellt werden. Der Großteil der
benötigten Daten liegt im SAP HCM – System (SAP NetWeaver 7.4) vor. Andere
Datenquellen können flat file-Dokumente oder andere Datenbanken sein.
Die Datenstruktur im SAP HCM weicht durch viele eigene bzw. angepasste Infotypen
stark vom Standard ab. Die Datenbeschaffung soll u.a. durch Extraktoren, die auf
Methoden einer zentral entwickelten Klassenbibliothek im Quellsystem zugreifen,
realisiert werden. Im Rahmen von Neuentwicklungen im SAP Business Warehouse ist
die Erstellung technischer Dokumentationen notwendig.
Die im Rahmen von Tätigkeiten zu erstellenden Unterlagen erfolgen auf der DAADStandard-Vorlage (MS Word) für IT-Dokumentationen, die beim Auftraggeber
angefordert werden kann. Dokumentationen müssen in deutscher Sprache nach
aktueller Rechtschreibung erstellt werden. Für grafische Notationen ist nur ERM, UML
oder eEPK zulässig. Andere Notationen müssen vom DAAD vor Erstellung schriftlich
genehmigt werden.
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Der Nachweis der erbrachten Leistungen erfolgt auf dem DAAD Formular
„Tätigkeitsnachweis“ für externe Dienstleister, das beim DAAD angefordert werden kann.
Der Nachweis dient dem DAAD als Basis für die Rechnungsfreigabe und ist zeitnah
nach Einsatzende (bei längerer Dauer-Tätigkeit wöchentlich) dem jeweiligen
Serviceverantwortlichen beim DAAD vorzulegen.
1.2 Leistungs- und Vertragszeitraum
Der Vertrag beginnt mit Bezuschlagung und läuft zunächst bis zum 30.04.2017. Beginn
der Leistung ist voraussichtlich der 01.05.2016. der Vertrag verlängert sich dreimal um
jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner spätestens sechs
Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Er endet spätestens am 30.04.2021,
ohne dass es einer Kündigung bedarf. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung
bleibt hiervon unberührt.
1.3 Aufteilung in Lose
Eine Aufteilung in Lose findet nicht statt.
1.4 Weitere Vertragsbedingungen
Soweit hier nichts anderes bestimmt ist, gilt für die Vertragsdurchführung:
Es gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen
(VOL/B). Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Auftragnehmers gelten zu
keinem Zeitpunkt.
Achtung: Fügt ein Bieter dem Angebot seine AGB oder einen Vertragsentwurf bei, führt
dies wegen der damit verbundenen Änderung der Vergabeunterlagen zwingend zum
Angebotsausschluss!
2
Hinweise zum Vergabeverfahren
2.1 Art der Vergabe
Der Auftrag wird in freihändiger Vergabe nach Teilnahmewettbewerb gem. § 3 Abs. 5 lit. h
VOL/A vergeben.
Aus dem Bewerberkreis werden 3 - 5 Bewerber ausgewählt und in einer zweiten Phase zur
Präsentation sowie zur Abgabe eines detaillierten Angebotes aufgefordert.
2.2
Präsentation
In einer Präsentation sollen die ausgewählten Bewerber folgende Sachverhalte
darstellen:

Erfahrungen bei der SAP BW Integration aus SAP HCM

Erfahrungen bei Projekten mit hohem Entwicklungsaufwand

Technisches Know-how bzgl. ABAP und Schnittstellenentwicklung

Erfahrung in der Datenbereitstellung aus Non-SAP-Systemen

Qualifizierte Referenzen mit Ansprechpartnern aus mindestens 5 vergleichbaren
Projekten

Darstellung und Erläuterung eines Vorgehensmodells zur Servicebereitstellung

Projektmanagementkompetenz insbesondere auch im Vorgehensmodell PRINCE2
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
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Präsentation der Mitarbeiter, die an der Unterstützungsleistung beteiligt sind
Die Präsentationstermine der Bewerber werden voraussichtlich in der 15. KW 2016 liegen.
2.3 Auskünfte; Unklarheiten in den Vergabeunterlagen
Fragen richten Sie bitte ausschließlich schriftlich an:
Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V.
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z.Hd. Frau Sandra Franke
Kennedyallee 50
53175 Bonn
E-mail: [email protected]
Fax: 0228/882-98868
Sind in den Vergabeunterlagen Unklarheiten enthalten, die das Angebot und
insbesondere die Preisermittlung beeinflussen können, wird um einen Hinweis an die
oben genannte Stelle gebeten.
Die Fragen sind spätestens 10 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zu stellen. Später
gestellte Fragen brauchen nicht beantwortet zu werden. Falls ein Bieter von seinem
Fragerecht keinen Gebrauch macht, gehen offensichtliche Unklarheiten und
Widersprüche in den Vergabeunterlagen zu seinen Lasten.
Rechtzeitig eingegangene Fragen von Bietern werden bis spätestens 6 Tage vor Ablauf
der Angebotsfrist beantwortet.
Die Fragen und Antworten werden an anonymisierter Form für alle Bieter auf der Seite
http://www.daad.de/ausschreibenung veröffentlicht.
2.4
Prüfung und Bewertung der Angebote
Die Angebote werden hinsichtlich folgender Kriterien geprüft und bewertet:
(1)
formale Vollständigkeit und Richtigkeit,
(2)
Angemessenheit der Preise
(3)
Konzept
(4)
Wirtschaftlichkeit (Verhältnis Preis/Qualität)
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung des Preises
zu 40% und des zu erwartenden Qualität der Leistung zu 60% erteilt.
Preis
Insgesamt können in der Bewertung des Preises maximal 100 Preispunkte erzielt
werden. Das preislich niedrigste Angebot erhält die maximale Punktzahl. Die
Preispunktzahl eines Angebots errechnet sich danach wie folgt:
Preispunktzahl Bieter X = (niedrigster Angebotspreis / Angebotspreis Bieter X) * 100
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Maßgeblich ist der im Preisblatt angegebene Gesamtpreis (netto) mit optionalen
Leistungen.
Qualität (Leistung)
Die Qualität des Angebots wird durch Bewertung der nachfolgenden Zuschlagskriterien
mit den jeweils angegebenen Punkten und Gewichtung ermittelt:
Ref.
Zuschlagskriterium
1
Konzept, Vorgehen
20%
2
z.B. Qualität des für das Projekt
vorgesehenen Teams, Referenzen
des Teams im ÖD
Eignung der angebotenen Lösung in
Hinblick auf die geforderten
Leistungsmerkmale
20%
3
Punkte (0100)
Gewichtung
60%
Insgesamt können maximal 100 Leistungspunkte erzielt werden.
Berechnung des wirtschaftlichsten Angebots
Die Berechnung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt unter Berücksichtigung der
durch den Bieter im Angebot erreichten Leistungs- und Preispunktzahl nach folgender
Formel:
Gesamtpunktzahl Bieter X = Leistungspunktzahl * 0,6 + Preispunktzahl * 0,4
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot, d.h. auf das Angebot mit der
höchsten Gesamtpunktzahl, erteilt.
Bei gleicher höchster Gesamtpunktzahl nach Auswertung der Angebote erhält das
Angebot den Zuschlag, welches darüber hinaus die höchste Leistungspunktzahl erreicht
hat.
2.5 Beizufügende Unterlagen
Die dem Teilnahmeantrag unbedingt beizufügenden Unterlagen sind der Checkliste
Anlage 1 zu entnehmen.
2.6
Schriftlichkeit; äußere Form
Der Teilnahmeantrag ist zu unterschreiben und mit sämtlichen Unterlagen schriftlich
bzw. in ausgedruckter Form einzureichen. Zusätzlich muss den Anträgen eine digitale
virenfreie Fassung der Unterlagen auf CD-ROM oder Stick beigefügt sein. Der
Teilnahmeantrag ist in doppeltem Umschlag zuzustellen, auf den äußeren Umschlag
kleben Sie bitte das bereitgestellte Label, welches Sie sich mit den
Ausschreibungsunterlagen von unserer Internetseite heruntergeladen haben. Der innere
Umschlag ist zu verschließen und mit folgender Aufschrift zu versehen:
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„Unterstützungsleistung von SAP Business Warehouse “ UNGEÖFFNET an Referat Z21
Der Teilnahmeantrag ist an folgende Anschrift zu senden:
Deutscher Akademischer Austauschdienst
Referat Z21
Ausschreibung 078/2016
Kennedyallee 50
53175 Bonn
2.7 Bewerbungsfrist
Bewerbungen müssen im bis zum 24.03.2016, 12.00 Uhr, im doppelt verschlossenem
Umschlag beim DAAD eingegangen sein.
2.8 Änderungen, Ergänzungen und Erläuterungen
Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind zulässig. Soweit
Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Angebots erforderlich erscheinen, können
sie dem Angebot in einer besonderen Anlage beigefügt werden. Änderungen des Bieters
an seinen Unterlagen müssen zweifelsfrei sein.
2.9
Beschränkung der Teilnehmerzahl
Der DAAD wird mindestens drei, höchstens jedoch fünf geeignete Bewerber zu
Verhandlungen auswählen. Gibt es mehr als drei geeignete Bewerber, so werden die
Bewerber mit dem höchsten Erfahrungsgrad auf Grundlage der Darstellung der
Erfahrung sowie der Anzahl und Qualität der mit der ausgeschriebenen Leistung
vergleichbaren Referenzen ausgewählt.
2.10 Ausgewählte Bewerber
Die ausgewählten Bewerber werden spätestens am 30.03.2016 über ihre Auswahl
informiert und zur Teilnahme an der zweiten Phase aufgefordert.
2.11 Nicht berücksichtigte Bewerbungen
Es wird darauf hingewiesen, dass der Bewerber mit der Abgabe einer Bewerbung auch
den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Bewerbungen (§ 19 VOL/A) unterliegt.
2.12 Kostenerstattung/Entwurfshonorar
Die Bewerbungserstellung einschl. Reis- und Übernachtungskosten für Präsentation und
Verhandlung in Bonn werden nicht vergütet. Eine Auslagenerstattung (Kopien,
Übersetzungen, Porto etc.) erfolgt nicht. Der Bewerbung beigefügte Unterlagen, Muster
etc. gehen ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum des DAAD über.
2.13 Datenschutz
Die von Bewerbern mitgeteilten personenbezogenen Daten werden im Rahmen des
Vergabeverfahrens gespeichert und verarbeitet.
2.14 Bietergemeinschaften
Arbeitsgemeinschaften
und
andere
gemeinschaftliche
Bieter
haften
gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in den
Angeboten sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer
Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und
die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen.
2.15 Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer
Die Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer bedarf der Zustimmung des
DAAD, welche nur in begründeten ausnahmefällen erteilt wird.
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Der Bieter hat Art und Umfang der Leistungen, Teilleistungen und Nebenleistungen, die
er an Unterauftragnehmer übertragen will im Angebot anzugeben und die
Unterauftragnehmer nach Aufforderung durch den DAAD zu benennen.
Bei der Einholung von Angeboten von Unterauftragnehmern ist der Bieter verpflichtet,
kleine und mittlere Unternehmen angemessen zu beteiligen, Unteraufträge an kleine und
mittlere Unternehmen in dem Umfang zu erteilen, wie dies mit der vertragsgemäßen
Ausführung der Leistung vereinbar ist, bei der Übertragung von Teilleistungen nach
Wettbewerbsgesichtspunkten zu verfahren und dem Unterauftragnehmer insgesamt
keine ungünstigeren Bedingungen – insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise und
der Sicherheitsleistungen – zu stellen, als sie durch den Auftrag mit dem Bieter
vereinbart werden.
2.16 Bindefrist
Die Bindefrist endet am 31.07.2016.
Anlagen:
Anlage 1 – Referenztemplate
Anlage 2 – Berufliche Befähigung (Template)
Anlage 3 – Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit
Anlage 4 – Checkliste der beizufügenden Unterlagen
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