Ausstellerrundschreiben

Essen, Dezember 2016
SHK ESSEN 2016
RUNDSCHREIBEN AN ALLE AUSSTELLER
Sehr geehrte Damen und Herren,
um Ihnen die Vorbereitungen zur SHK ESSEN 2016 zu erleichtern, haben wir für Sie mit diesem
Rundschreiben einige wichtige Informationen und Unterlagen zusammengestellt.
Bitte leiten Sie dieses Schreiben gegebenenfalls an Ihren Messebauer weiter.
Wichtiger Hinweis!!
Die Technischen Richtlinien der MESSE ESSEN GmbH sind Bestandteil der Messeteilnahme und sind
einzuhalten. Ausstellungsstände einschließlich Einrichtungen und Exponate sowie Werbeträger sind so
standsicher zu errichten, dass die öffentliche Sicherheit und Ordnung, insbesondere Leben und Gesundheit, nicht gefährdet werden.
Alle Standaufbauten ab 3,00 m Höhe sind genehmigungspflichtig. Dazu müssen der MESSE ESSEN
GmbH das Formular A0.2a “Standbaugenehmigung“ und prüffähige Unterlagen wie vermaßte Standzeichnungen, Grundriss-, Ansichts- und Schnittzeichnungen, Bau und Betriebsbeschreibungen, geprüfte
statische Nachweise und Konstruktionszeichnungen spätestens 6 Wochen vor Aufbaubeginn – in zweifacher Ausfertigung und deutscher Sprache – vorgelegt werden.
Die Kosten des Genehmigungsverfahrens werden dem Aussteller in Rechnung gestellt (siehe auch Formblatt A0.2b). Für verspätet eingegangene Unterlagen wird ein Zuschlag erhoben. Alle Genehmigungen
gelten nur für die jeweilige Veranstaltung.
Die Technischen Richtlinien finden Sie im Internet.
Sollten Sie nach Durchsicht des Rundschreibens noch Fragen bezüglich der Vorbereitung Ihrer Präsentation haben, stehen wir Ihnen unter den angegebenen Kontaktdaten gerne zur Verfügung.
Wir wünschen Ihnen und Ihrem Team bei den Vorbereitungen der SHK ESSEN 2016 alles Gute und
schon jetzt einen erfolgreichen Messeauftritt in Essen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr SHK ESSEN-Team
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Inhaltsverzeichnis des Rundschreibens an alle Aussteller der SHK Essen 2016
Wichtiges in Kürze
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1. Abfallbeseitigung
2. Anreise und Aufenhalt
3. Aufbau- / Abbautermine
4. Aussteller-Messeservice im Internet
5. Dekoration
6. Einfahrt in das Messegelände
7. Messeleitung / Aussteller-Messeservice
8. Mietsystemstände
9. Offizieller Messekatalog
10. Öffnungszeiten Messe / Standaufenthalt
11. Parkscheine (Dauerausweise) und Ausstellerausweise
12. Presseservice: Aussteller kündigen an…
13. Produktpiraterie / Einstweilige Verfügung
14. Verkaufsregeln
15. Vorführungen und Werbung
16. Werbe- und Organisationsmittel
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Terminplan
Termin/ Date
19.01.2016
Standbaugenehmigung
26.01.2016
Presseservice „Aussteller kündigen an“
26.01.2016
Servicebestellungen
26.01.2016
Bestellung von Werbe- und Organisationsmitteln, zusätzlichen Ausstellerausweisen und Parkscheinen
(Dauerausweise)
Aufbau 07:00 – 20:00 Uhr
02.03.2016 – 07.03.2016
08.03.2016
08.03.2016
Aufbau 07:00 – 16:00 Uhr
Restarbeiten innerhalb der Standfläche bis 20:00 Uhr
Fertigstellung Mietsystemstände
09.03.2016
Veranstaltungsbeginn 09:00 Uhr
12.03.2016
Veranstaltungsende 16:00 Uhr
15.03.2016
Abbauende 16:00 Uhr
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Wichtiges in Kürze
Detailpläne und Standsicherheit
Für den Fall, dass Sie einen Detailplan Ihres Standes benötigen, wenden Sie sich bitte an unsere technische
Abteilung.
Ansprechpartner:
Herr Sebastian Black
Tel.: +49(0)201 7244-857
Fax: +49(0)201 7244-1857
E-Mail: [email protected]
Bitte beachten Sie: Ausstellungsstände einschließlich Einrichtungen und Exponate sowie Werbeträger sind
so standsicher zu errichten, dass die öffentliche Sicherheit und Ordnung, insbesondere Leben und Gesundheit, nicht gefährdet werden.
Für die statische Sicherheit ist der Aussteller verantwortlich und nachweispflichtig.
Stehende bauliche Elemente bzw. Sonderkonstruktionen (z.B. freistehende Wände, hohe Exponate, hohe
dekorative Elemente), die umkippen können, müssen mindestens für eine horizontal wirkende Ersatzflächenlast qh bemessen werden:
qh1 = 0,125 kN/m² bis 4,00 m Höhe ab Oberkante Fußboden
qh2 = 0,063 kN/m² für alle Flächen über 4,00 m Höhe.
Um unnötige Komplikationen während des Aufbaus zu vermeiden, bitten wir Sie, uns rechtzeitig
(bis 6 Wochen vor Aufbaubeginn) Ihre Standpläne zukommen zu lassen!
Nachbarschaftszone und Standgestaltung
Im Normalfall beträgt die Aufbauhöhe 2,50 m. Auf Antrag und bei Vorlage von Standzeichnungen und
eventuell notwendigen statischen Nachweisen kann die Messeleitung gegebenenfalls unterschiedliche
Bauhöhen genehmigen.
Bei eingeschossiger Bauweise ist ein Abstand zum Standnachbarn nicht erforderlich.
Bei zweigeschossiger Bauweise ist die Genehmigung des Standnachbarn (bei offener Bauweise des zweiten Obergeschosses) notwendig. (Punkt 4.3 der Technischen Richtlinien)
Es ist darauf zu achten, dass die zu den Besuchergängen befindlichen Standseiten transparent gestaltet
werden und max. bis zu 50 % geschlossenen werden dürfen. Standrückseiten, die an Nachbarstände
grenzen, sind neutral zu halten, um den Nachbarstand in dessen Gestaltung nicht zu beeinträchtigen.
(Punkt 4.7.1)
Auf- und Abbauzeiten
!!!Bitte beachten Sie unsere aktuellen Auf- und Abbauzeiten!!!
(siehe Punkt 3.)
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Auf- und Abbaustrom
Der für den Stand bestellte Stromanschluss wird generell ab dem letzten Aufbautag zur Verfügung gestellt
und 2 Stunden nach Veranstaltungsschluss abgeschaltet.
Vorab benötigte Stromversorgung ist kostenlos an den Hallenwänden, Säulen und Toren bis maximal
10 kW/CEE 16 A gegeben. Eine darüber hinausgehende Versorgung bzw. eine vorzeitige Freischaltung
ihres bestellten Anschlusses ist kostenpflichtig. Die Bestellung hierfür muss spätestens 1 Woche vor Aufbaubeginn vorliegen (siehe Bestellformular B 1.2). Danach ist eine Versorgung vor dem letzten Aufbautag
nicht mehr möglich.
Ansprechpartner:
Elektro Peters
Tel.: +49(0)201 7244-9482
E-Mail: [email protected]
1. Abfallbeseitigung
Alle während der Veranstaltung oder bei der Montage / Demontage des Standes anfallenden Abfälle sind
vom Abfallerzeuger (Aussteller / Messebauer) dem Abfallbesitzer (MESSE ESSEN GmbH) zu übergeben.
Aufgrund gesetzlicher Vorschriften ist der Abfallbesitzer verpflichtet, für die sachgerechte Beseitigung
Sorge zu tragen. Bitte füllen Sie grundsätzlich das Bestellformular D4 aus.
Für Abfälle, die nicht angemeldet sind oder in den Hallen zurückgelassen werden, wird eine erhöhte Gebühr von 200,00 € je m³ bzw. 3,00 € je m² für Teppichboden erhoben.
Bitte beachten Sie hierzu auch das Infoblatt Entsorgung.
Ansprechpartner:
Herr Klaus Bujok
Tel.: +49(0)201 7244-873
Fax: +49(0)201 7244-1873
E-Mail: [email protected]
Herr Michael Bylsma
Tel.: +49(0)201 7244-270
Fax: +49(0)201 7244-1270
E-Mail: [email protected]
2. Anreise und Aufenthalt
Für Ihre Reisevorbereitungen und Hotelbuchungen zur SHK ESSEN 2016 stehen Ihnen unsere Partner
HRS Hotel Reservation Service und die Touristikzentrale Essen gerne zur Verfügung (Anreise und Aufenthalt).
3. Aufbau-/Abbautermine
Der erste Aufbautag ist Mittwoch, 2. März 2016.
Der Aufbau läuft vom 2. – 7. März 2016 täglich von 07:00 Uhr bis 20:00 Uhr und am 8. März 2016 von
07:00 Uhr bis 16:00 Uhr. Ab 16:00 Uhr nur noch innerhalb der Standfläche.
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Die Anlieferung von Standausstattung muss bis Dienstag, 8. März 2016, 16:00 Uhr abgeschlossen sein.
Alle Fahrzeuge müssen nach diesem Zeitpunkt aus den Messehallen gefahren werden, damit wir mit der
Endreinigung beginnen können.
Sollten Sie außerhalb dieser Zeiten aufbauen wollen, werden dafür Gebühren fällig. Die Preise und Bedingungen entnehmen Sie bitte dem Antragsformular „Vorgezogener Aufbau/Nachtaufbau/Verlängerter Abbau“. Bei Bedarf senden Sie das ausgefüllte Formular bitte an die dort angegebene Fax-Nr. oder E-Mail
Adresse.
Für kleine Exponate, PC’s, Broschüren etc. stehen am 8. März 2016 kostenlose Hallentaxen zum Transport direkt zu den Hallen zur Verfügung. Die Hallentaxen befinden sich auf den Parkplätzen P2 und P9
und fahren jeweils zwischen 08:00 Uhr und 18:00 Uhr. Zum Abbau stehen keine Taxen zur Verfügung.
Der Abbau beginnt am Samstag, 12. März 2016 ab 16.00 Uhr innerhalb der Standfläche und ist bis Dienstag, 15. März 2016 – 20:00 Uhr möglich.
!!! Bitte beachten Sie, dass Kindern und Jugendlichen unter 18 Jahren während des Auf- und Abbaus der
Zutritt auf das Messegelände aus sicherheits- und arbeitsschutzrechtlichen Gründen nicht gestattet ist.
Ausgenommen von dieser Vorschrift sind Auszubildende bzw. Angestellte des ausstellenden Unternehmers oder Messebauers!!!
4. Aussteller-Messeservice im Internet
Auf der Homepage www.shkessen.de finden Sie alle Informationen und Bestellformulare für Service, Aufbau und Ausstattung Ihres Standes, die Werbe- und Organisationsmittel, den Internetauftritt und den
Presseservice. Zusätzlich finden Sie dort alle notwendigen Informationen z.B. zur Umweltzone, den Verkehrsleitfaden, Anreiseinformationen, etc.
Bestimmte Dienstleistungen (dazu gehören Abhängungen jeglicher Art von der Hallendecke und Dachkonstruktionen der Ausstellungshallen, Elektrohaupt-, Wasser- und Druckluftanschlüsse, Sprinkleranlagen,
Unterflurverlegungen und Fundamentarbeiten, Bewachung, Speditionsleistungen auf dem Messegelände,
Telefon- und Datenanschlüsse) müssen grundsätzlich über die MESSE ESSEN GmbH bestellt werden und
werden ausschließlich durch ein Vertragsunternehmen der MESSE ESSEN GmbH ausgeführt.
Bitte beachten Sie besonders die Technischen Richtlinien und die Allgemeinen Geschäfts- und Lieferbedingungen der MESSE ESSEN GmbH.
Weiterhin empfehlen wir den Abschluss einer Ausstellungsversicherung.
Damit unsere Servicefirmen Ihre Aufträge fristgerecht ausführen können, bitten wir Sie, alle Anträge und
Bestellformulare bis zum 26. Januar 2016 bei der MESSE ESSEN GmbH einzureichen. Ab dem 27. Januar
2016 müssen wir Ihnen für Bestellungen von Elektro– und Wasserinstallationen, Abhängungen, Mietsystemständen, Standbegrenzungswänden sowie Telekommunikationsdienstleistungen, einen Aufschlag von
20 Prozent berechnen.
Erfolgt eine Bestellung von Mietgut oder Serviceleistungen nach dem Bestellschluss, so übernimmt die
MESSE ESSEN GmbH keine Gewähr für eine komplette und rechtzeitige Vertragserfülllung.
Bitte beachten Sie zudem, dass Stornierungen von Leistungen nur bis 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn
schriftlich möglich sind. Bei Stornierungen zu einem späteren Zeitpunkt wird der volle Mietpreis berechnet.
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Für alle Fragen rund um Ihre Bestellungen wenden Sie sich bitte an:
Ansprechpartnerin:
Frau Bettina Senkel
Tel.: +49(0)201 7244-351
Fax: +49(0)201 7244-421
E-Mail: [email protected]
5. Dekorationen
Wir weisen an dieser Stelle nochmals darauf hin, dass gemäß unserer Technischen Richtlinien sämtliche
für Dekorationen verwandte Stoffe schwer entflammbar und nach DIN 4102 imprägniert sein müssen.
Weiter möchten wir Sie noch einmal darauf aufmerksam machen, bei Ihrer Standdekoration darauf zu
achten, dass die Bodenfläche grundsätzlich abgedeckt ist. Bei einer Beschädigung der Bodenfläche durch
schwere Ausstellungsgüter, bzw. Verunreinigung der Bodenfläche durch, z.B. Deko-Sand, werden dem
Aussteller die uns dadurch entstehende Kosten in Rechnung gestellt.
6. Einfahrt in das Messegelände
Um einen reibungslosen Transport im Messegelände während der Auf- und Abbauzeiten zu gewährleisten, müssen alle Fahrzeuge unmittelbar nach dem Ladevorgang vom Messegelände entfernt werden. Zum
Zwischenparken der Fahrzeuge steht Parkplatz P2 zur Verfügung.
Die Einfahrt in das Messegelände ist gegen eine Kaution in Höhe von € 100,00 möglich. Diese Kaution
wird bei der Ausfahrt innerhalb der auf dem Kautionsschein vermerkten Zeit erstattet.
Alle Aussteller, die das Messegelände befahren möchten, bitten wir, sich ab dem 4. März 2016 (Lkw ab
dem 2. März 2016) für den Aufbau und vom 14. – 15. März 2016 für den Abbau auf dem Parkplatz P9
beim “check-in“ einzufinden. Von dort wird die Einfahrt in das Messegelände gesteuert.
Bitte beachten Sie hierzu auch den „Verkehrsleitfaden SHK ESSEN 2016“.
Wir bitten alle Aussteller, die am letzten Messetag abends ihren Stand abbauen möchten, die Anzahl der
Fahrzeuge mit Angabe der entsprechenden Kennzeichen vorzeitig mit dem Formular „Einfahrtschein für
den Abbau“ anzumelden. Um unnötige Rückfragen zu vermeiden, nutzen Sie diese Möglichkeit bitte auch,
wenn Sie keinen Bedarf haben. Am 11. März 2016 werden anhand der Anmeldungen Einfahrtnummern
an Ihren Messestand verteilt, die zum kautionspflichtigen Befahren des Messegeländes am 12. März 2016
berechtigen. Die geplanten Einfahrtzeiten entnehmen Sie bitte dem „Verkehrsleitfaden SHK ESSEN 2016“
Sie finden den Verkehrsleitfaden SHK ESSEN 2016 sowie alle wichtigen Informationen zum Time-SlotManagement im Internet.
Ansprechpartner:
Herr Michael Benger
Tel.: +49(0)201 7244-269
Fax: +49(0)201 7244-1269
E-Mail: [email protected]
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7. Messeleitung/ Aussteller-Messeservice
Das Büro der Messeleitung und des Aussteller-Messeservice befindet sich während der SHK Essen 2016
im Saal Westfalen (Halle 4A, 1. Etage).
Hier stehen Ihnen alle Ansprechpartner der Messeleitung und des Aussteller-Messeservices zur Verfügung. Dort erhalten Sie auch zusätzliche Parkscheine (Dauerausweise) bzw. Ausstellerdauerkarten und
können gegebenenfalls zusätzliche Servicebestellungen tätigen.
Öffnungszeiten
während des Aufbaus
während der Laufzeit
Mi
2. März 2016 08:00 – 16:30 Uhr
Mi
9. März 2016 08:00 – 18:30 Uhr
Do
3. März 2016 08:00 – 16:30 Uhr
Do
10. März 2016 08:00 – 18:30 Uhr
Fr
4. März 2016 08:00 – 15:30 Uhr
Fr
11. März 2016 08:00 – 18:30 Uhr
Sa
5. März 2016 09:00 – 16:00 Uhr
Sa
12. März 2016 08:00 – 17:00 Uhr
So
6. März 2016 09:00 – 16:00 Uhr
während des Abbaus
Mo
7. März 2016 08:00 - 18:30 Uhr
So
13. März 2016 10:00 – 13:00 Uhr
Di
8. März 2016 08:00 – 20:30 Uhr
Mo
14. März 2016 08:00 – 16:30 Uhr
8. Mietsystemstände
Aussteller können direkt über die MESSE ESSEN GmbH Mietsystemstände beziehen. Die vier Standtypen
„SPRING“, „SUMMER“, „AUTUMN“ und „WINTER“ sind ein Komplettpaket, das natürlich individuell
nach Ihren Wünschen erweitert werden kann.
Ansprechpartnerin:
Frau Martina Meyer
Tel.: +49(0)201 7244- 482
Fax: +49(0)201 7244- 854
E-Mail: [email protected]
9. Offizieller Messekatalog
Zur SHK ESSEN 2016 gibt der STROBEL VERLAG GmbH & Co. KG, Arnsberg, den offiziellen Messekatalog heraus. Jedem Aussteller steht ein Messekatalog zur Verfügung. Die Ausstellerfreiexemplare werden
zu Messebeginn auf Ihren Messeständen für Sie bereit gelegt.
Ansprechpartner:
STROBEL VERLAG GmbH & Co. KG
Herr Peter Hallmann
Zur Feldmühle 9-1, 59821 Arnsberg
Tel.: +49(0)2931 8900-26
Fax: +49(0)2931 8900-38
E-Mail: [email protected]
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10. Öffnungszeiten Messe / Standaufenthalt
Die Messe ist von Mittwoch, 9. März 2016 – Freitag 11. März 2016 von 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr
und am Samstag, 12. März 2016 von 9:00 Uhr – 16:00 Uhr geöffnet.
Der Aufenthalt im Messegelände während der Messelaufzeit ist den Ausstellern von 8.00 bis 19.00 Uhr
gestattet, d. h. 1 Std. vor Messebeginn ist der Zutritt möglich und 1 Std. nach Messeschluss müssen die
Aussteller das Gelände verlassen haben.
Aussteller, die sich in begründeten Ausnahmefällen über diesen Zeitraum hinaus auf Ihrem Stand aufhalten (Standpartys, Nachtarbeit, Fotoarbeiten etc.), benötigen entsprechende Genehmigungen.
Ansprechpartner:
Herr Reinhard Gursky Tel.: +49(0)201 7244-264
Fax: +49(0)201 7244-1264
E-Mail: [email protected]
11. Parkscheine (Dauerausweise) und Ausstellerausweise
Die Bestellformulare finden Sie im Internet.
12. Presseservice: Aussteller kündigen an...
Mit unserem Pressedienst „Aussteller kündigen an…“ informieren wir interessierte Redaktionen kompakt
und aktuell im Vorfeld und während der Messe über Ihre Neuheiten, Trends, Termine, Aktionen, etc.
Bitte informieren Sie uns über Ihre „Highlights“ auf der SHK ESSEN 2016 und nutzen somit diese Chance,
mit der wir Ihre Öffentlichkeitsarbeit unterstützen. Einsendeschluss ist der 26. Januar 2016.
13. Produktpiraterie / Einstweilige Verfügung
Im Falle von Verstößen gegen das Geschmacksmustergesetz, das Markengesetz oder das Urheberrecht
während der Laufzeit der SHK ESSEN 2016, können wir Sie kurzfristig an einen Patent- bzw. Rechtsanwalt vermitteln.
Ansprechpartnerin:
Frau Susann Selent
Tel.: +49(0)201 7244- 228
Fax: +49(0)201 7244- 513
E-Mail: [email protected]
14. Verkaufsregelung
Wie bereits in den Teilnahmebedingungen (V. Punkt 4) zur SHK ESSEN 2016 thematisiert, ist der Direktverkauf von Waren an den Messeständen grundsätzlich nicht gestattet. Insbesondere der Abverkauf von
Waren am letzten Messetag vor 15:30 Uhr ist verboten.
Bei Zuwiderhandlung behält sich die MESSE ESSEN GmbH vor, diejenigen Aussteller von der Teilnahme
an der kommenden Veranstaltung auszuschließen.
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15. Vorführungen und Werbung
Für den Einsatz von akustischen Werbeträgern, Mikrofonen, Verstärkern, Musik (live oder vom Tonträger) ist grundsätzlich die Genehmigung des Messeveranstalters einzuholen.
Der Veranstalter behält sich insoweit gleichzeitig vor, die Genehmigungen gegebenenfalls mit angemessenen Auflagen zu belegen (Zeitrahmen, Lautstärke, o.ä.). Bereits erteilte Genehmigungen können im Interesse der Aufrechterhaltung eines geordneten Messe-/Ausstellungsbetriebs eingeschränkt oder widerrufen werden.
Bei Verstoß ist der Aussteller dem Veranstalter gegenüber verpflichtet, diese etwaigen Schadensersatzansprüche, die von anderen Ausstellern wegen Störungen aus Zuwiderhandlung geltend gemacht werden,
freizustellen. Siehe auch Pkt. 10.0 „Werbung“ der „Teilnahmebedingungen“ sowie Pkt. 5.9 „Szenenflächen“ und Pkt. 5.13 „Musikalische Wiedergaben“ der Technischen Richtlinien.
16. Werbe- und Organisationsmittel
Bitte bestellen Sie die Werbemittel rechtzeitig. Die Bearbeitung beträgt je nach Menge und Eingangsdatum
mindestens 2 Wochen.
Ansprechpartnerin:
Frau Cornelia Krause Tel.: +49(0)201 7244-771
Fax: +49(0)201 7244-386
E-Mail: [email protected]
Die Bestellformulare finden Sie im Internet.
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