ウェブメール ウェブメール １．ポータル画面の表示 (P2) ２．ウェブメールの画面構成 (P3) ３．メールを作成する (P4～6) ４．メールを受信する (P7) ５． メールを閲覧する (P8～9) ６．メールを整理する (P10) ７．メールフォルダを管理する (P１1) ８．フィルタを設定する ．フィルタを設定する (P12～13) ９．迷惑メール対策をする ウェブメール 目次 (P14) １０．ゴミ箱の設定をする (P15) １１．開封確認の設定する １１．開封確認の設定する (P16) １２．署名を設定する １２．署名を設定する (P17) １３．メールの自動受信設定をする １３．メールの自動受信設定をする (P18) １４．メールのアカウントを設定する １４．メールのアカウントを設定する (P19～21) １５．共有アカウントを表示する １５．共有アカウントを表示する (P22) ウェブメール機能とは・・・ Webブラウザ上で Webブラウザ上で電子メールの送受信ができます。 ブラウザ上で電子メールの送受信ができます。 メールデータは全てサーバに保管されるため、個々の端末にはメールデータ メールデータは全てサーバに保管されるため、個々の端末にはメールデータを残しません。 の端末にはメールデータを残しません。 「アドレス帳」「利用者名簿」機能と連携しているので、宛先選択も簡単です。 「アドレス帳」「利用者名簿」機能と連携しているので、宛先選択も簡単です。 Rismon Business Portal Co.,Ltd GW-2014-110-EDT01-6 1 ウェブメール ポータル画面の表示 ウェブメールコンテンツに新着及び未 読のメールが表示されます。 ウェブメールコンテンツを表示させて いる場合、トップポータルを表示する タイミングで新規受信が行われます。 [ウェブメール]をクリックすると、ウェ ブメール画面が別ウィンドウ 別ウィンドウで表示 別ウィンドウ されます。 別ウィンドウ ※ブラウザのポップアップブロック機 能によりブロックされる場合がありま すのでブラウザの設定にてポップ アップを許可してください。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 2 ウェブメール ウェブメールの画面構成 [メール メール]、[アドレス帳 メール アドレス帳]、[設定 アドレス帳 設定]を 設定 クリックすることで画面を切り替 えることができます。 管理者側の設定で、各個人ごとに保存 容量が設定されている場合、右上の自 身の氏名の横にグラフが表示され、マウ スを合わせると自身の使用容量が確認 できます。 アカウント一覧 アカウント一覧/フォルダ一覧 一覧 フォルダ一覧 アカウントとそのフォルダの一覧 が表示。 階層でフォルダを管理すること ができます。 代表メールアドレスなどの共有 アカウントの一覧も表示されま す。 メール一覧 メール一覧 フォルダ一覧で選択したフォル ダに保存されているメール一覧 が表示されます。 メールをダブルクリックすると、 そのメールの詳細画面が別ウィ ンドウで表示されます。 メールプレビュー メール一覧で選択したメール本 文のプレビューが表示されます。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 3 ウェブメール メールを作成する 1 メールを作成する ① 1 ヘッダーメニューの[作成 作成]をクリックすると、 作成 別ウィンドウでメール作成画面が表示されま す。 2 メールの宛先を指定します。 直接入力、又は”宛先”をクリックするとアドレ ス帳/利用者名簿の選択画面に切り替わりま す。 2 利用者名簿： グループウェアにユーザーとして登録されて いるユーザー名簿。 アドレス帳： アドレス帳： 外部の取引会社、顧客等のアドレス帳名簿。 ※宛先は、最大256件までの制限があります。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 4 ウェブメール メールを作成する メールを作成する ② 1 [件名] 件名] メールのタイトルを入力します。 2 「HTML形式に切り替え」 HTML形式に切り替え」 メールの本文作成にて、テキスト形式から HTML形式に切り替えることができます。 1 2 5 3 ▼テキスト形式 テキスト形式 入力した文字がそのままの形式で作成されます。 ▼HTML HTML形式 HTML形式 文字のフォントサイズや色など編集が可能です。 3 [本文] 本文] メールの本文内容を入力します。 4 [添付ファイル] 添付ファイル] ファイルを添付することができます。 5 [署名] 署名] メール本文末尾に付加する署名を選択します。 4 ※署名は、「P17 署名設定」をご確認下さい。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 5 ウェブメール メールを作成する 1 メールを作成する ③ 1 [一時保存 一時保存]をクリックすると、メールを作成 一時保存 途中で下書きトレイに保存できます。 下書きトレイに保存されたメールを開くことで 続きから作成ができます。 2 2 [送信 送信]をクリックすると、確認ウィンドウが 送信 表示されますので、そちらで[OK OK]をクリックす OK ると、メールが送信されます。 ※[OK]をクリックした際に、エラーが表示され なければ正常に送信が行えております。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 6 ウェブメール メールを受信する 新規メールの受信はヘッダーメニューの[受信 受信] 受信 をクリックしたタイミングで行われます。 さらに、グループウェアのポータル画面にウェブ メールコンテンツを表示させている場合にポータ ルを表示するタイミングでも行われます。 1 1 [受信 受信]をクリックすると、受信中のウィンド 受信 ウが表示されます。 2 新規に受信したメールはトレイ内のメー ル一覧上に表示されます。 2 管理者設定により、各ユーザーごとに保存容 量の制限設定されている場合、ウェブメール 画面右上の自身の氏名の横に使用容量と使 用率が表示されます。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 7 ウェブメール メールを閲覧する メールの閲覧 ① 閲覧したいメールをワンクリック ワンクリックすると、下 ワンクリック 部のプレビュー画面に本文内容が表示され ます。 ダブルクリックしますと、本文内容の詳細画 ダブルクリック 面が別ウィンドウで表示されます。 別ウィンドウ [返信] 返信] [全員へ返信 [全員へ返信] 全員へ返信] [転送 [転送] 転送] 受信メールの返信・転送を行います。 [印刷] 印刷] メール本文を印刷するための印刷用表示画面 [削除] 削除] メールを削除します。 削除したメールは一旦ゴミ箱に移動されます。 ※ゴミ箱の設定は「P15 ゴミ箱設定」をご確認下さい。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 8 ウェブメール メールを閲覧する メールの閲覧 ② メールアドレスをクリックすると 個人アドレス帳に新規登録する ことができます。 [操作 操作] 操作 サブメニューが表示されます。 ▼再編集 再編集 同じ内容のメールを新規に作成します。 ▼アドレス帳に追加 アドレス帳に追加 送信元のメールアドレスをアドレス帳に 新規登録します。 ▼迷惑メールに追加 迷惑メールに追加 送信元のメールアドレスを迷惑メールとし て登録します。 [キャビネット キャビネット] キャビネット キャビネット機能へ、このメール の情報をコピー保存することが できます。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 9 ウェブメール メールを整理する メールを別フォルダに移動する メールを別フォルダに移動する 移動したい対象のメールをマウスボタンを 押したまま、移動先の任意のフォルダの上 でマウスボタンを離すとドラッグ＆ドロップ ドラッグ＆ドロップ でメールの移動ができます。 ドラッグ＆ド ロップ ※メールを複数選択し、一括で移動するこ ともできます。 メールをダウンロードする メールをダウンロードする ダウンロードしたい対象のメールを選択し、 右クリックでサブメニューが表示されますの 右クリック で、[ダウンロード]をクリックするとzip形式 に圧縮してダウンロードができます。 1メール/1ファイル（.eml）形式となります。 ※メールのダウンロードは管理者により使 用が制限されている場合があります。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 10 ウェブメール メールフォルダを管理する フォルダの作成・編集・削除 フォルダの作成・編集・削除 ■フォルダ作成 フォルダ作成 [作成 作成]ボタンをクリックすると、フォルダ新規作 作成 成ウィンドウが表示されます。 作成 フォルダは階層で作成することができます。 ■フォルダ削除 フォルダ削除 削除したいフォルダを選択し、[削除 削除]ボタンを 削除 クリックすると、削除確認ウィンドウが表示され ます。 ※フォルダを削除すると、該当フォルダとフォ ルダ内のメールおよびサブフォルダが全て削 除されますのでご注意ください。 右クリック フォルダ一覧上でフォルダを右クリック 右クリックすると 右クリック サブメニューが表示され、こちらでもフォルダ の作成・編集・削除が行えます。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 11 ウェブメール フィルタを設定する フィルタの設定 メールを受信する際や、受信済みメールに対 し、指定条件に一致したメールを自動で、 転送/フォルダ移動を行うことができます。 画面左上の[設定 設定]をクリックすると個人設定 設定 画面が表示されますので、そちらの「フィルタ フィルタ 設定」から設定します。 設定 [条件] 条件] フィルタ処理するための条件を入力します。 ※カンマ区切りで複数指定が可能です。 [アクション] アクション] 条件に一致したメールの処理方法を設定します。 [振分けタイミング] 振分けタイミング] 自動：メール受信時の新規受信メールが対象。 手動：既に受信済みのメールが対象。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 12 ウェブメール フィルタを設定する フィルタを使用する ※振分タイミングが、自動の場合はメールを受 信するタイミングで新規受信メールに対し、自 動で処理が行われます。 2 ■手動の場合 手動の場合… 手動の場合… メール一覧上で対象メールを選択し、[[操 作]ボタンから「振分け 振分け」をクリックすると、 振分け メールの振分け実施します。 1 1 対象のメールを[ctrl]キーや[shift]キー を使用し選択します。 使用例１： 使用例１ 2 [操作 操作]をクリックするとサブメニューが 操作 表示されますので、[[振分け]をクリックする 振分け と、フィルタ設定で”手動”登録されてフィル タで振分けが行われます。 メールの表題に”売上報告”が含まれる場合に、特定のフォルダ に自動移動させる。 →条件の[表題]に“売上報告”を入力し、処理で“移動する”を選 び、移動先のフォルダを指定して下さい。 使用例２： 使用例２ 特定のユーザーから届くメールを上司に自動転送する。 →条件の[送信元]に送信元のユーザーのメールアドレスを入力し、 処理で“転送する”を選び、上司のメールアドレスを入力して下さ い。 ※管理者設定にて転送設定が有効になっている必要があります。 管理者設定にて転送設定が有効になっている必要があります。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 13 ウェブメール 迷惑メール対策をする スパムメールなど特定の送信元からのメー ルを迷惑メールとして登録することで自動 削除できます。 ※こちらで削除されたメールは「ゴミ箱」へ 移動されます。 1 1 画面左上の[設定 設定]から個人設定画面を開 設定 き、[迷惑メール設定 迷惑メール設定]にて迷惑メールの設定 迷惑メール設定 を行います。 2 迷惑メールとして登録したい送信元のメー ルアドレスの文字列を入力します。 例）「test」と入力すると、「test」の文字列が 含まれるメールアドレスから送信されるメー ルを迷惑メールとして処理（削除）します。 [email protected]、 [email protected] 2 迷惑メール設定は、メールの一覧で対象のメール の右クリックからも設定が可能で、そちらで設定し たものは全てこちらで一元管理されます。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 14 ウェブメール ゴミ箱の設定をする 受信トレイなど保存されているメールを削除 すると、メールは一度ゴミ箱に移動され、ゴ ミ箱に格納されたメールをどのように処理す るかをこちらで設定します。 ゴミ箱に格納された削除メールの保存期間を 設定します。 ■「ゴミ箱に入ったらメールの日付から・・・」 の場合、メールの送受信日時からの経過日 数で削除されます。 ■「ゴミ箱に入った日付から・・・」 の場合、ゴ ミ箱に移動した日時からの経過日数で削除さ れます。 ■「無期限に保存」 の場合、ゴミ箱に格納さ れたメールは自動削除されません。その場合、 手動で削除する必要があります。 【注意！】※ゴミ箱に格納された削除メールをゴミ箱設定機 能、もしくは手動で削除しない限りはメールは完全に削除 されませんのでご注意ください。 また、ゴミ箱内にあるメールを削除した場合、そのメールは 復旧することはできません。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 15 ウェブメール 開封確認の設定をする 個人設定画面内の「開封確認設定」にて、 メール送信時の開封確認要求、開封確認要 求受信時の設定を行います。 この機能を利用することで、相手がメールを 開いたかどうか、さらに自分がメールを開い たかどうかを相手に知らせます。 [新規メール送信時の開封確認 新規メール送信時の開封確認要求 メール送信時の開封確認要求] 要求] ▼「 「送信しない」を選択した場合 送信しない」 メール作成時の開封確認項目が「要求しない 要求しない」にデ 要求しない フォルト設定されます。 送信する」を選択した場合 ▼「 「送信する」 メール作成時の開封確認項目が「要求する 要求する」にデ 要求する フォルト設定されます。 [開封確認要求受信時の確認 開封確認要求受信時の確認メッセージ 確認要求受信時の確認メッセージ] メッセージ] ▼「 「返信しない」を選択した場合 返信しない」 開封確認要求受信時に開封確認画面が表示され ません。 ▼「 「返信前に確認する」を選択した場合 返信前に確認する」 開封確認要求が「要求する」に設定されているメー ルは、開封確認画面が表示されます。 ▼「 「自動的に返信する」を選択した場合 自動的に返信する」 開封確認要求が「要求する」に設定されているメー ルは開封確認画面が表示されず、自動的に開封 済みメッセージが送信されます。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 16 ウェブメール 署名を作成する メール作成時に本文末尾に付加する署名 を設定します。 個人設定画面内の「署名設定」にて設定を行 います。 署名は複数登録することが可能です。 登録した署名はメール作成時に使用する署名 を選択することができます。 使用方法は、「P.4～6 メールの作成」をご参照 ください。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 17 ウェブメール メールの自動受信設定をする メールを自動で受信することができます。 こちらをご使用することでログインしていな くても設定した時間に受信が行われます。 個人設定画面内の「自動受信設定」で設定し ます。 こちらがグレーアウトしている場合、管理者設定 で使用が制限されています。 また「スケジューラが起動していません」とエラー が表示されている場合、サーバ側でスケジューラ の起動設定がされておりませんので、 管理者様にご確認ください。 1 2 1 自動受信機能を使用する場合、”利用す る”を選択します。 2 時間間隔または時刻指定で、自動受信 する時間を設定します。 フィルタ設定を使用している場合、自動受信 のタイミングでもフィルタ処理（自動）されま す。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 18 ウェブメール メールアカウントを設定する アカウント設定 ① 個人設定メニュー画面の[アカウント設定 アカウント設定]に アカウント設定 て、メールを送受信するアカウントを設定でき ます。 ※管理者設定により設定が制限されている場合 があります。 1 1 [新規アカウント作成 新規アカウント作成]をクリックすると、 新規アカウント作成 アカウントを新規に設定できます。 GmailやYahoo!メールといったクラウドメー ルサービスのアカウントも登録できます。 2 [氏名] 氏名] [メールアドレス] メールアドレス] 名前とメールアドレスを入力します。 “氏名<メールアドレス>” の形式で、送信す るメールの「送信元」として表示されます。 2 【注意！】管理者設定にて「ユーザー毎の アカウント設定」を ”許可されている場合に、 アカウントの設定が行えます。許可されて いない場合、一般ユーザーではアカウント の設定が行えません。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 19 ウェブメール メールアカウントを設定する アカウント設定 ② 3 3 受信メールサーバ（POP）を設定します。 [メールサーバ情報] メールサーバ情報] 既に管理者でメールサーバの設定をしてい る場合、“管理者設定の・・・”を選択して下さ い。 管理者が設定しているメールサーバ以外を 利用する場合は、“個別に設定する”を選択 し、別途にメールサーバを指定して下さい。 [ユーザーID] ユーザーID] [パスワード] パスワード] 設定するアカウントのIDとパスワードを入力し て下さい。 [サーバータイムアウト] サーバータイムアウト] メールサーバへのログオンの失敗を何秒ま で待機するかを設定します。 目安：60～90秒 [その他設定] その他設定] 受信したメールのコピーをメールサーバ上に 残すかどうかの設定になります。 ※“残す”設定を解除すると、それまでメールサー バに蓄積された全てのメールを再受信します。解 除の際はメールサーバ上のメールを空にするこ とをおすすめします。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 20 ウェブメール メールアカウントを設定する 4 アカウント設定 ③ 4 送信メールサーバ（SMTP）を設定します。 [メールサーバ情報] メールサーバ情報] 既に管理者でメールサーバの設定をしてい る場合、“管理者設定の…”を選択して下さい。 管理者が設定しているメールサーバ以外を 利用する場合は、“個別に設定する”を選択 し、別途にメールサーバを指定して下さい。 [送信時の認証 送信時の認証] の認証] メールサーバ側で設定されている認証を設 定します。 ※詳細はメールサーバの管理者様にお問い 合わせ下さい。 [SMTP認証の設定 [SMTP認証の設定] 認証の設定] 「送信時の認証」設定で“SMTP認証”を選択 している場合に、ユーザーIDとパスワードを 入力して下さい。 ※グループウェアのログインIDパスワード ではございませんのでご注意ください。 5 必要事項の入力が完了したら[OK OK]で設定 OK を確定してください。 5 Rismon Business Portal Co.,Ltd 21 ウェブメール 共有アカウントを表示する 個人アカウント 1つのメールアカウントを、複数のメンバー で共有できます。部署の代表アドレスやサ ポート窓口のアドレスをメンバー間で共有 することで、対応状況を共有します。 ※共有アカウントの設定は、管理者側の設定 より許可されていれば登録可能です。 より許可されていれば登録可能です。 2 1 共有アカウント 共有アカウント 1 管理者が設定する「共有アカウント」 の共有先ユーザーに自分自身が追加され ています場合は、アカウント一覧画面に設 定された共有用アカウントが表示されます。 2 共有アカウントではメンバー間で送受 信メールや未既読の情報等が共有されま す。 Rismon Business Portal Co.,Ltd 22
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