ウェブメール - J-MOTTO グループウェア

ウェブメール
ウェブメール
1.ポータル画面の表示 (P2)
2.ウェブメールの画面構成 (P3)
3.メールを作成する (P4~6)
4.メールを受信する (P7)
5. メールを閲覧する (P8~9)
6.メールを整理する (P10)
7.メールフォルダを管理する (P11)
8.フィルタを設定する
.フィルタを設定する (P12~13)
9.迷惑メール対策をする
ウェブメール 目次 (P14)
10.ゴミ箱の設定をする (P15)
11.開封確認の設定する
11.開封確認の設定する (P16)
12.署名を設定する
12.署名を設定する (P17)
13.メールの自動受信設定をする
13.メールの自動受信設定をする (P18)
14.メールのアカウントを設定する
14.メールのアカウントを設定する (P19~21)
15.共有アカウントを表示する
15.共有アカウントを表示する (P22)
ウェブメール機能とは・・・
Webブラウザ上で
Webブラウザ上で電子メールの送受信ができます。
ブラウザ上で電子メールの送受信ができます。
メールデータは全てサーバに保管されるため、個々の端末にはメールデータ
メールデータは全てサーバに保管されるため、個々の端末にはメールデータを残しません。
の端末にはメールデータを残しません。
「アドレス帳」「利用者名簿」機能と連携しているので、宛先選択も簡単です。
「アドレス帳」「利用者名簿」機能と連携しているので、宛先選択も簡単です。
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GW-2014-110-EDT01-6
1
ウェブメール
ポータル画面の表示
ウェブメールコンテンツに新着及び未
読のメールが表示されます。
ウェブメールコンテンツを表示させて
いる場合、トップポータルを表示する
タイミングで新規受信が行われます。
[ウェブメール]をクリックすると、ウェ
ブメール画面が別ウィンドウ
別ウィンドウで表示
別ウィンドウ
されます。
別ウィンドウ
※ブラウザのポップアップブロック機
能によりブロックされる場合がありま
すのでブラウザの設定にてポップ
アップを許可してください。
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2
ウェブメール
ウェブメールの画面構成
[メール
メール]、[アドレス帳
メール アドレス帳]、[設定
アドレス帳 設定]を
設定
クリックすることで画面を切り替
えることができます。
管理者側の設定で、各個人ごとに保存
容量が設定されている場合、右上の自
身の氏名の横にグラフが表示され、マウ
スを合わせると自身の使用容量が確認
できます。
アカウント一覧
アカウント一覧/フォルダ一覧
一覧 フォルダ一覧
アカウントとそのフォルダの一覧
が表示。
階層でフォルダを管理すること
ができます。
代表メールアドレスなどの共有
アカウントの一覧も表示されま
す。
メール一覧
メール一覧
フォルダ一覧で選択したフォル
ダに保存されているメール一覧
が表示されます。
メールをダブルクリックすると、
そのメールの詳細画面が別ウィ
ンドウで表示されます。
メールプレビュー
メール一覧で選択したメール本
文のプレビューが表示されます。
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3
ウェブメール
メールを作成する
1
メールを作成する ①
1 ヘッダーメニューの[作成
作成]をクリックすると、
作成
別ウィンドウでメール作成画面が表示されま
す。
2
メールの宛先を指定します。
直接入力、又は”宛先”をクリックするとアドレ
ス帳/利用者名簿の選択画面に切り替わりま
す。
2
利用者名簿:
グループウェアにユーザーとして登録されて
いるユーザー名簿。
アドレス帳:
アドレス帳:
外部の取引会社、顧客等のアドレス帳名簿。
※宛先は、最大256件までの制限があります。
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4
ウェブメール
メールを作成する
メールを作成する ②
1
[件名]
件名]
メールのタイトルを入力します。
2
「HTML形式に切り替え」
HTML形式に切り替え」
メールの本文作成にて、テキスト形式から
HTML形式に切り替えることができます。
1
2
5
3
▼テキスト形式
テキスト形式
入力した文字がそのままの形式で作成されます。
▼HTML
HTML形式
HTML形式
文字のフォントサイズや色など編集が可能です。
3
[本文]
本文]
メールの本文内容を入力します。
4
[添付ファイル]
添付ファイル]
ファイルを添付することができます。
5
[署名]
署名]
メール本文末尾に付加する署名を選択します。
4
※署名は、「P17 署名設定」をご確認下さい。
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5
ウェブメール
メールを作成する
1
メールを作成する ③
1
[一時保存
一時保存]をクリックすると、メールを作成
一時保存
途中で下書きトレイに保存できます。
下書きトレイに保存されたメールを開くことで
続きから作成ができます。
2
2
[送信
送信]をクリックすると、確認ウィンドウが
送信
表示されますので、そちらで[OK
OK]をクリックす
OK
ると、メールが送信されます。
※[OK]をクリックした際に、エラーが表示され
なければ正常に送信が行えております。
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6
ウェブメール
メールを受信する
新規メールの受信はヘッダーメニューの[受信
受信]
受信
をクリックしたタイミングで行われます。
さらに、グループウェアのポータル画面にウェブ
メールコンテンツを表示させている場合にポータ
ルを表示するタイミングでも行われます。
1
1
[受信
受信]をクリックすると、受信中のウィンド
受信
ウが表示されます。
2
新規に受信したメールはトレイ内のメー
ル一覧上に表示されます。
2
管理者設定により、各ユーザーごとに保存容
量の制限設定されている場合、ウェブメール
画面右上の自身の氏名の横に使用容量と使
用率が表示されます。
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7
ウェブメール
メールを閲覧する
メールの閲覧 ①
閲覧したいメールをワンクリック
ワンクリックすると、下
ワンクリック
部のプレビュー画面に本文内容が表示され
ます。
ダブルクリックしますと、本文内容の詳細画
ダブルクリック
面が別ウィンドウで表示されます。
別ウィンドウ
[返信]
返信] [全員へ返信
[全員へ返信]
全員へ返信] [転送
[転送]
転送]
受信メールの返信・転送を行います。
[印刷]
印刷]
メール本文を印刷するための印刷用表示画面
[削除]
削除]
メールを削除します。
削除したメールは一旦ゴミ箱に移動されます。
※ゴミ箱の設定は「P15 ゴミ箱設定」をご確認下さい。
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8
ウェブメール
メールを閲覧する
メールの閲覧 ②
メールアドレスをクリックすると
個人アドレス帳に新規登録する
ことができます。
[操作
操作]
操作
サブメニューが表示されます。
▼再編集
再編集
同じ内容のメールを新規に作成します。
▼アドレス帳に追加
アドレス帳に追加
送信元のメールアドレスをアドレス帳に
新規登録します。
▼迷惑メールに追加
迷惑メールに追加
送信元のメールアドレスを迷惑メールとし
て登録します。
[キャビネット
キャビネット]
キャビネット
キャビネット機能へ、このメール
の情報をコピー保存することが
できます。
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9
ウェブメール
メールを整理する
メールを別フォルダに移動する
メールを別フォルダに移動する
移動したい対象のメールをマウスボタンを
押したまま、移動先の任意のフォルダの上
でマウスボタンを離すとドラッグ&ドロップ
ドラッグ&ドロップ
でメールの移動ができます。
ドラッグ&ド
ロップ
※メールを複数選択し、一括で移動するこ
ともできます。
メールをダウンロードする
メールをダウンロードする
ダウンロードしたい対象のメールを選択し、
右クリックでサブメニューが表示されますの
右クリック
で、[ダウンロード]をクリックするとzip形式
に圧縮してダウンロードができます。
1メール/1ファイル(.eml)形式となります。
※メールのダウンロードは管理者により使
用が制限されている場合があります。
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ウェブメール
メールフォルダを管理する
フォルダの作成・編集・削除
フォルダの作成・編集・削除
■フォルダ作成
フォルダ作成
[作成
作成]ボタンをクリックすると、フォルダ新規作
作成
成ウィンドウが表示されます。
作成
フォルダは階層で作成することができます。
■フォルダ削除
フォルダ削除
削除したいフォルダを選択し、[削除
削除]ボタンを
削除
クリックすると、削除確認ウィンドウが表示され
ます。
※フォルダを削除すると、該当フォルダとフォ
ルダ内のメールおよびサブフォルダが全て削
除されますのでご注意ください。
右クリック
フォルダ一覧上でフォルダを右クリック
右クリックすると
右クリック
サブメニューが表示され、こちらでもフォルダ
の作成・編集・削除が行えます。
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11
ウェブメール
フィルタを設定する
フィルタの設定
メールを受信する際や、受信済みメールに対
し、指定条件に一致したメールを自動で、
転送/フォルダ移動を行うことができます。
画面左上の[設定
設定]をクリックすると個人設定
設定
画面が表示されますので、そちらの「フィルタ
フィルタ
設定」から設定します。
設定
[条件]
条件]
フィルタ処理するための条件を入力します。
※カンマ区切りで複数指定が可能です。
[アクション]
アクション]
条件に一致したメールの処理方法を設定します。
[振分けタイミング]
振分けタイミング]
自動:メール受信時の新規受信メールが対象。
手動:既に受信済みのメールが対象。
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ウェブメール
フィルタを設定する
フィルタを使用する
※振分タイミングが、自動の場合はメールを受
信するタイミングで新規受信メールに対し、自
動で処理が行われます。
2
■手動の場合
手動の場合…
手動の場合…
メール一覧上で対象メールを選択し、[[操
作]ボタンから「振分け
振分け」をクリックすると、
振分け
メールの振分け実施します。
1
1 対象のメールを[ctrl]キーや[shift]キー
を使用し選択します。
使用例1:
使用例1
2
[操作
操作]をクリックするとサブメニューが
操作
表示されますので、[[振分け]をクリックする
振分け
と、フィルタ設定で”手動”登録されてフィル
タで振分けが行われます。
メールの表題に”売上報告”が含まれる場合に、特定のフォルダ
に自動移動させる。
→条件の[表題]に“売上報告”を入力し、処理で“移動する”を選
び、移動先のフォルダを指定して下さい。
使用例2:
使用例2
特定のユーザーから届くメールを上司に自動転送する。
→条件の[送信元]に送信元のユーザーのメールアドレスを入力し、
処理で“転送する”を選び、上司のメールアドレスを入力して下さ
い。
※管理者設定にて転送設定が有効になっている必要があります。
管理者設定にて転送設定が有効になっている必要があります。
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13
ウェブメール
迷惑メール対策をする
スパムメールなど特定の送信元からのメー
ルを迷惑メールとして登録することで自動
削除できます。
※こちらで削除されたメールは「ゴミ箱」へ
移動されます。
1
1
画面左上の[設定
設定]から個人設定画面を開
設定
き、[迷惑メール設定
迷惑メール設定]にて迷惑メールの設定
迷惑メール設定
を行います。
2
迷惑メールとして登録したい送信元のメー
ルアドレスの文字列を入力します。
例)「test」と入力すると、「test」の文字列が
含まれるメールアドレスから送信されるメー
ルを迷惑メールとして処理(削除)します。
[email protected][email protected]
2
迷惑メール設定は、メールの一覧で対象のメール
の右クリックからも設定が可能で、そちらで設定し
たものは全てこちらで一元管理されます。
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14
ウェブメール
ゴミ箱の設定をする
受信トレイなど保存されているメールを削除
すると、メールは一度ゴミ箱に移動され、ゴ
ミ箱に格納されたメールをどのように処理す
るかをこちらで設定します。
ゴミ箱に格納された削除メールの保存期間を
設定します。
■「ゴミ箱に入ったらメールの日付から・・・」
の場合、メールの送受信日時からの経過日
数で削除されます。
■「ゴミ箱に入った日付から・・・」 の場合、ゴ
ミ箱に移動した日時からの経過日数で削除さ
れます。
■「無期限に保存」 の場合、ゴミ箱に格納さ
れたメールは自動削除されません。その場合、
手動で削除する必要があります。
【注意!】※ゴミ箱に格納された削除メールをゴミ箱設定機
能、もしくは手動で削除しない限りはメールは完全に削除
されませんのでご注意ください。
また、ゴミ箱内にあるメールを削除した場合、そのメールは
復旧することはできません。
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15
ウェブメール
開封確認の設定をする
個人設定画面内の「開封確認設定」にて、
メール送信時の開封確認要求、開封確認要
求受信時の設定を行います。
この機能を利用することで、相手がメールを
開いたかどうか、さらに自分がメールを開い
たかどうかを相手に知らせます。
[新規メール送信時の開封確認
新規メール送信時の開封確認要求
メール送信時の開封確認要求]
要求]
▼「
「送信しない」を選択した場合
送信しない」
メール作成時の開封確認項目が「要求しない
要求しない」にデ
要求しない
フォルト設定されます。
送信する」を選択した場合
▼「
「送信する」
メール作成時の開封確認項目が「要求する
要求する」にデ
要求する
フォルト設定されます。
[開封確認要求受信時の確認
開封確認要求受信時の確認メッセージ
確認要求受信時の確認メッセージ]
メッセージ]
▼「
「返信しない」を選択した場合
返信しない」
開封確認要求受信時に開封確認画面が表示され
ません。
▼「
「返信前に確認する」を選択した場合
返信前に確認する」
開封確認要求が「要求する」に設定されているメー
ルは、開封確認画面が表示されます。
▼「
「自動的に返信する」を選択した場合
自動的に返信する」
開封確認要求が「要求する」に設定されているメー
ルは開封確認画面が表示されず、自動的に開封
済みメッセージが送信されます。
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ウェブメール
署名を作成する
メール作成時に本文末尾に付加する署名
を設定します。
個人設定画面内の「署名設定」にて設定を行
います。
署名は複数登録することが可能です。
登録した署名はメール作成時に使用する署名
を選択することができます。
使用方法は、「P.4~6 メールの作成」をご参照
ください。
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ウェブメール
メールの自動受信設定をする
メールを自動で受信することができます。
こちらをご使用することでログインしていな
くても設定した時間に受信が行われます。
個人設定画面内の「自動受信設定」で設定し
ます。
こちらがグレーアウトしている場合、管理者設定
で使用が制限されています。
また「スケジューラが起動していません」とエラー
が表示されている場合、サーバ側でスケジューラ
の起動設定がされておりませんので、
管理者様にご確認ください。
1
2
1
自動受信機能を使用する場合、”利用す
る”を選択します。
2 時間間隔または時刻指定で、自動受信
する時間を設定します。
フィルタ設定を使用している場合、自動受信
のタイミングでもフィルタ処理(自動)されま
す。
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ウェブメール
メールアカウントを設定する
アカウント設定 ①
個人設定メニュー画面の[アカウント設定
アカウント設定]に
アカウント設定
て、メールを送受信するアカウントを設定でき
ます。
※管理者設定により設定が制限されている場合
があります。
1
1
[新規アカウント作成
新規アカウント作成]をクリックすると、
新規アカウント作成
アカウントを新規に設定できます。
GmailやYahoo!メールといったクラウドメー
ルサービスのアカウントも登録できます。
2
[氏名]
氏名] [メールアドレス]
メールアドレス]
名前とメールアドレスを入力します。
“氏名<メールアドレス>” の形式で、送信す
るメールの「送信元」として表示されます。
2
【注意!】管理者設定にて「ユーザー毎の
アカウント設定」を ”許可されている場合に、
アカウントの設定が行えます。許可されて
いない場合、一般ユーザーではアカウント
の設定が行えません。
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ウェブメール
メールアカウントを設定する
アカウント設定 ②
3
3 受信メールサーバ(POP)を設定します。
[メールサーバ情報]
メールサーバ情報]
既に管理者でメールサーバの設定をしてい
る場合、“管理者設定の・・・”を選択して下さ
い。
管理者が設定しているメールサーバ以外を
利用する場合は、“個別に設定する”を選択
し、別途にメールサーバを指定して下さい。
[ユーザーID]
ユーザーID] [パスワード]
パスワード]
設定するアカウントのIDとパスワードを入力し
て下さい。
[サーバータイムアウト]
サーバータイムアウト]
メールサーバへのログオンの失敗を何秒ま
で待機するかを設定します。
目安:60~90秒
[その他設定]
その他設定]
受信したメールのコピーをメールサーバ上に
残すかどうかの設定になります。
※“残す”設定を解除すると、それまでメールサー
バに蓄積された全てのメールを再受信します。解
除の際はメールサーバ上のメールを空にするこ
とをおすすめします。
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ウェブメール
メールアカウントを設定する
4
アカウント設定 ③
4
送信メールサーバ(SMTP)を設定します。
[メールサーバ情報]
メールサーバ情報]
既に管理者でメールサーバの設定をしてい
る場合、“管理者設定の…”を選択して下さい。
管理者が設定しているメールサーバ以外を
利用する場合は、“個別に設定する”を選択
し、別途にメールサーバを指定して下さい。
[送信時の認証
送信時の認証]
の認証]
メールサーバ側で設定されている認証を設
定します。
※詳細はメールサーバの管理者様にお問い
合わせ下さい。
[SMTP認証の設定
[SMTP認証の設定]
認証の設定]
「送信時の認証」設定で“SMTP認証”を選択
している場合に、ユーザーIDとパスワードを
入力して下さい。
※グループウェアのログインIDパスワード
ではございませんのでご注意ください。
5
必要事項の入力が完了したら[OK
OK]で設定
OK
を確定してください。
5
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ウェブメール
共有アカウントを表示する
個人アカウント
1つのメールアカウントを、複数のメンバー
で共有できます。部署の代表アドレスやサ
ポート窓口のアドレスをメンバー間で共有
することで、対応状況を共有します。
※共有アカウントの設定は、管理者側の設定
より許可されていれば登録可能です。
より許可されていれば登録可能です。
2
1
共有アカウント
共有アカウント
1
管理者が設定する「共有アカウント」
の共有先ユーザーに自分自身が追加され
ています場合は、アカウント一覧画面に設
定された共有用アカウントが表示されます。
2
共有アカウントではメンバー間で送受
信メールや未既読の情報等が共有されま
す。
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