八重瀬町公文書整理保存管理業務に係る仕様書１．委託業務名八重瀬町公文書整理保存管理業務２．委託期間委託契約締結日から平成 28 年 3 月 25 日まで３．業務発注方式企画提案方式とし、業務内容と価格を総合的に評価する。４．業務場所八重瀬町役場所管の執務室、書庫及び倉庫等５．業務の目的公文書等を適切に保存する管理規程を策定し、執務室の文書整理並びに各庁舎の書庫や倉庫の公文書（約 56,000 冊）の再評価を行い、保存年限を超過した不要な公文書は廃棄し、保存すべき公文書は新庁舎の書庫に１２月迄に移転し再配架するため、事前に公文書の整理を行う。また、公文書を適切に管理できるよう限られた期間内に新庁舎へ移転する文書ファイルをリスト化し、公文書整理や容易にファイル検索が可能となる継続ファイルのデータベースの構築を行い、本町の公文書の向上を図るともに事務の効率化・円滑化を推進することを目的とする。６．業務内容書庫等の公文書の整理及び目録のデータ化を行う。庁舎及び関連施設の書庫等で保存しているファイル（簿冊等）や文書等を、適切な保存期間管理及びファイル検索が容易に行えるように、不要ファイルの破棄、継続保存ファイルのデータベース化、書庫の棚への仮配架等を行う。なお、安全かつ正確にすべての文書を新庁舎へ移動させる措置を取り実行する。（１）現状の調査、検証の実施 ① 本町の各課所管の書庫等を調査し、現状を把握する。各書庫の現状を把握し、改善の検証・計画・提案を行う。 ② 文書分類表及び管理基準表の検証合併以前（旧具志頭村、旧東風平町）に作成された文書分類表及び文書管理基準表を確認し、合併や機構改革による変更点だけでなく、表の構成自体が有用性のあるものか検証する。（２）公文書の管理基準作成及び書庫整理 1 ① 文書分類表及び管理基準表の作成公文書管理法及びガイドラインの現状と改正等を見据え、現状の組織体制・業務状況に適した文書分類表及び管理基準表を作成する。 ② 書庫整理複数存在する書庫等の整理整頓を行い、新庁舎移転までの間の管理及び新庁舎移転後に適切な運用ができる措置を行うことを目的とする。可能な限り保存箇所の統一化を図る。 ③ 書庫及び執務室管理情報のデータベース化書庫管理を単純一括データ管理するためにシステムを構築する。システム構築については下記のとおりとする。・グループウェアを活用したシステムの構築（協議による変更可能性）・継続保存か破棄かの判断を明確にすること。・ファイル検索が容易にできること。・書庫管理担当者のみが入力または修正できることとし、他課は閲覧及び検索のみできるようにすること。・その他本町と協議し、要望に沿えること。 ④ 書庫内運用基準の作成書庫内の公文書を管理するための書庫内公文書管理要綱案の作成。（３）各課との調整事項 ① 未確定（不明）保留ファイルの確定作業名称などの各項目が未確定となった保留ファイルをリスト化する。八重瀬町文書取扱規程や管理基準を参考にし、修正案を作成するなどサポートも含め、各課と直接対応・処理する。 ② 廃棄リストの作成各課と調整・協議のうえ決定した廃棄文書について、八重瀬町文書取扱規程に基づき廃棄リストを作成し、文書廃棄の支援をする。 ③ その他公文書に関するコンサルティング書庫整理・管理方法等における提案（４）そ ① の他職員への説明公文書保存管理方法等に関する職員説明会を開催し、本業務への理解を深め実施体制を整える。 ② 八重瀬町文書編さん保存規程の検討八重瀬町文書編さん保存規程の検討を行い改正案を作成する。 ④ 新庁舎への文書移転に関する技術支援具志頭本庁舎の書庫や東風平庁舎及び旧具志頭中学校体育館等の倉庫で保管 2 している文書等を、文書等の保全の観点から１２月迄には保存年限を超過した不要文書は破棄し、保存すべき公文書は新庁舎の書庫に移転するための技術的支援を行う。ただし、歴史的公文書等については表を作成し保存すること。７．成果品（１）文書分類表の原案一式（２）管理基準表の原本一式（３）書庫内配架表の原本一式（４）書庫内データ検索システム一式（５）書庫内公文書管理要綱案一式（６）廃棄リストの原本一式（７）八重瀬町文書編さん保存規程案一式（８）職員研修の資料一式（９）その他本委託業務内容における報告書一式（10）上記の電子媒体データ 3