法務トッピクス電子帳簿保存法の改正が具体化牧野総合法律事務所弁護士法人 -課題は内部統制2015 年 3 月 18 日牧野総合法律事務所弁護士法人弁護士本年１⽉１４⽇、「27 年度税制改正⼤綱」が牧野二郎ただし、重要なのは、それを実施するための「適閣議決定されました。税制改正の内容は、多岐に正事務処理要件」の充⾜となります。この要件は、わたりますが、その中でも、今、企業から最も注内部統制が確⽴していること、さらに内部統制確⽬されているのが、「スキャナ保存」でしょう。⽴を担保するための企業の毎⽇のように使⽤する契約書、領収書な ①相互牽制どの書類の保存が、紙に限定されることなく、⽐ ②定期的チェックが出来る体制整備較的簡便なスキャナによるデータ化が承認され、 ③再発防⽌対策の完備そのデータの保存の⽅法が承認されました。の３点が⽰されています。そして、この３点が確従って、もはや紙の保存は不要となる、という改実に実施されていることを⽰す記録も必要とさ正になります。れています。 e ⽂書法では、紙の保存に代えて電⼦化したデここで注⽬していただきたいのが①の相互牽ータの保存で、企業の業務効率化が⾶躍的に促進制です。相互牽制とは何か？事故や犯罪は、⼀⼈されるはずでした。しかし、これまでは３万円とで実⾏される事が多く、他⼈の⽬や、点検が不可いう限度があり、３万円以上の契約に伴う契約書、⽋である事を⽰しています。過去の事例がその事領収書の保存はすべて紙で⾏うこと、また、３万を⽰しています。古くは⼤和銀⾏ニューヨーク⽀円未満についても厳しい基準が課せられており店の経理担当者が、単独で決裁権限を掌握してい実質的にはデータ化、データ保存は広がりませんたため、１１００億円もの架空粉飾をしてしまっでした。た事件がありました。最近ではベネッセの個⼈情電⼦帳簿保存法が⽬指した効率化は、全くとい報漏えいが、単独で実⾏したことが明らかにされって良いほど進みませんでした。ています。３⽉１８⽇の新聞報道では、ベネッセでは、⼆回⽬となる個⼈情報漏えいが発⽣してい今回の税制改正の提案では、３万円という限度た事が判明したという事ですが、これもまた担当額が撤廃され、すべての契約についてのデータ保で⾏われた、ということです。存が承認されるとともに、その⽅法も⼤きく簡素化されました。 ©Makino Law Office 2015 1 相互牽制とは、⼀⼈ではできない事が重要なの企業では、⾃らの内部統制の確⽴を再点検して、ですが、単に他の従業者、上司などのチェック、この「適正事務処理要件」の充⾜に向けた体制整規制があることでは不⼗分でしょう。同じ系列の、備、ルール作りなどを積極的に進めてください。同じ⼒学の働く⼈間関係でのチェックは、お⼿盛りの危険があり、有効に機能するかは疑問もあります。たとえば、経理部の作業が、経理部の上司にチェックされるのではなく、監査部⾨、内部統制部⾨、その他の異なる部⾨によりチェックされる事が重要でしょう。営業部の⾏為を経理部が詳細にチェックするのも有効でしょう。こうして相互牽制は、異なる視点、⽴場で、牽制すること、すなわち注意喚起して、⾃由にはさせないことが必要になるわけです。効率性とは、少々⽭盾することです。効率性を上げるには⻭⾞を進むように障害をなくす事です。しかし、障害が無いと、暴⾛するという発想から、適切点検監査、牽制作⽤を求めるという事です。この点が、今回、新たに追加されたポイントになると思います。会社の組織図をしっかり観察して、重要な部署、重要な内容が、正しく牽制され、有効な点検監査が⾏われているか、そしてそうした牽制が機能していることを事実として記録し、その牽制効果まで⾒えるようにすべきなのです。ただ、内部統制の確⽴とそれによる効率化、さらにこの電⼦帳簿保存制度の活⽤により、経理処理も効率化され、監査業務も、税務署からの調査に対しても、効率化が進み、具体的な経費削減に結びつくと考えられます。従って、その効果が明確に出るものであり今回の改正は、歓迎すべき内容と考えられます。 ©Makino Law Office 2015 2