E-POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden

E‑POST
Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
Version 2.2
Impressum
Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche
Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder
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vorbehalten.
Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln.
Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen
Eigentümer.
© 2015 Deutsche Post AG
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E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
Inhalt
1 Überblick
1
2 E‑POST Portal nutzen
3
2.1 Posteingang des Administratorkontos öffnen
3
2.2 Administrationssicht öffnen
5
3 Selbstadministration nutzen
6
3.1 Mitarbeiter verwalten
6
3.1.1 Mitarbeiter hinzufügen
6
3.1.2 Mitarbeiter bearbeiten
17
3.2 Firmenstammdaten verwalten
22
3.3 Daten veröffentlichen
23
3.3.1 Unternehmensdaten veröffentlichen
23
3.3.2 E‑POST Adresse veröffentlichen
24
3.4 Fallback-Postfach verwalten
25
3.4.1 Fallback-Postfach: Überblick
25
3.4.2 Fallback-Postfach verwenden
25
3.5 Vertrag verwalten
27
3.5.1 Zahlungsweise ändern
28
3.5.2 Einzelverbindungsnachweis einstellen
28
3.5.3 Zahlungsdaten bearbeiten
29
3.5.4 Rechnungen herunterladen
29
3.5.5 Tarif-Details einsehen
30
3.6 Subdomain beantragen
31
3.7 E‑POSTIDENT verwalten
33
3.7.1 E‑POSTIDENT: Überblick
33
3.7.2 E‑POSTIDENT beauftragen
34
3.8 Datennutzung verwalten
35
3.9 Entsperrpasswort neu beantragen
36
3.9.1 Entsperrpasswort: Überblick
36
3.9.2 Entsperrpasswort über den Selbstadministrationsbereich beantragen
37
3.9.3 Entsperrpasswort über das E‑POST Portal beantragen
37
3.9.4 Entsperrpasswort außerhalb Ihres E‑POST Kontos beantragen
38
3.9.5 Entsperrpasswort über Kundenservice beantragen
39
4 Kundenservice
40
Glossar
41
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E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
1
Überblick
1 Überblick
Ihr Unternehmen nutzt die E‑POST Anwendung und hat Ihnen die Verwaltung des Unternehmenskontos übertragen. Sie wurden somit als Administrator bestimmt. Sie haben dadurch
umfangreiche Rechte, die in dieser Dokumentation beschrieben werden.
Aufgaben im Als Administrator haben Sie im E‑POST Portal im Wesentlichen folgende Aufgaben:
E‑POST Portal ▪ Pflegen der Stamm- und Vertragsdaten Ihres Unternehmens
▪
Anlegen und Pflegen der Mitarbeiterpostfächer
▪
Anlegen und Pflegen der Subdomains Ihres Unternehmens,
▪
Prüfen von Rechnungen und eventueller Einzelverbindungsnachweise
Gehen Sie mit allen Änderungen gewissenhaft um. Sollten Sie Fragen haben, die im
Administratoren-Handbuch nicht beantworten werden, kontaktieren Sie den Kundenservice
der Deutschen Post AG.
StandardAdministratorpostfach zum Einloggen im E‑POST
Portal
Mindestens ein Administrator-Administratorpostfach, mit dessen E‑POSTBRIEF Sie sich im
E‑POST Portal einloggen, wird standardmäßig bei der Registrierung nach dem Schema
[email protected] von der Deutschen Post AG als Portal-Postfach
angelegt. Entweder bereits bei der Registrierung Ihres Unternehmens oder nachträglich können bis zu drei Administratoren bestimmt werden. Die Zugangsdaten erhalten Sie per Post.
ACHTUNG
Mitarbeiter- und Administratorpostfach mit identischer E‑POSTBRIEF Adresse vermeiden
Sollten Sie als Administrator Ihres Unternehmens eine E‑Mail-Adresse nach dem Schema
[email protected] haben und per Individualkommunikations-Gateway
alle E‑Mail-Adressen auf die dazugehörigen E‑POSTBRIEF Adressen umleiten lassen,
kann es dazu kommen, dass Sie als Administrator für den Portalzugang und für die Anbindung über Individualkommunikations-Gateway eine identische E‑POSTBRIEF Adresse erhalten haben.
E‑POSTBRIEFE landen in diesem Fall im Portalpostfach des Administrators. Um das zu
vermeiden, tun Sie Folgendes:
1. Entziehen Sie dem von der Deutschen Post AG angelegten Administratorpostfach die
Administratorenrechte.
2. Legen Sie ein neues Mitarbeiterpostfach mit einer abweichenden E‑POSTBRIEF an
und weisen Sie dem Postfach Administratorrechte zu. Weitere Informationen finden
Sie unter Administrator festlegen.
3. Löschen Sie den von der Deutschen Post AG angelegten Mitarbeiter.
Navigation Sie können die Funktionen der Selbstadministration über die Navigation im Browser steuern.
Nachfolgend sind die Steuerungselemente für die Selbstadministration aufgeführt (siehe Abbildung 1-1 auf Seite 2):
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▪
Position 1: Navigation
▪
Position 2: Registerkarte
▪
Position 3: Symbolleiste
▪
Position 4: Hauptfenster
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1
1
Überblick
Abbildung 1-1 Selbstadministration: Überblick
Siehe auch 3.1.1.4 Administrator anlegen auf Seite 14
3.1.2.4 Postfach löschen auf Seite 21
3.1.2.5 Administratorrechte entziehen auf Seite 21
4. Kundenservice auf Seite 40
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2
E‑POST Portal nutzen
2 E‑POST Portal nutzen
Das E‑POST Portal ist die zentrale Anlaufstelle für alle administrativen Aufgaben.
Voraussetzung ü Ihr Unternehmen ist für die E‑POST Anwendung registriert.
ü Es wurde mindestens ein Administrator-Konto bei der Registrierung von der Deutschen
Post AG für Sie angelegt.
Die Anmeldung am E‑POST Portal erfolgt für den Zweck der Selbstadministration immer
zweistufig:
Vorgehen 1. Zunächst melden Sie sich mit Passwort an Ihrem E‑POST Nutzerkonto an.
2. Durch eine weitere Autorisierung per HandyTAN bestätigen Sie, dass Sie die Administrationsberechtigung besitzen.
2.1 Posteingang des Administratorkontos öffnen
Die Anmeldung am E‑POST Portal erfolgt mit Ihrer E‑POSTBRIEF Adresse und Ihrem Passwort. Auf normalem Authentifizierungsnbiveau haben Sie dann Zugang zum Posteingang.
Optional können Sie sich auf hohem Authentifizierungsniveau mit HandyTAN anmelden, um
administrative Tätigkeiten auszuführen.
Voraussetzung ü Wenn Sie sich auf hohem Authentifizierungsniveau anmelden wollen, haben Sie Ihr Mobiltelefon für das Empfangen von mTANs bereitliegen.
Vorgehen 1. Rufen Sie unter https://portal.epost.de das E‑POST Portal auf.
2. Optional: Wenn Sie administrative Tätigkeiten ausüben wollen (z. B. Stammdaten pflegen), können Sie sich direkt als Administrator mit hohem Authemtifizierungsniveau anmelden. Wählen Sie unter Ident-Nachweis: normal die Schaltfläche Wechseln (Abbildung 2.1-1 auf Seite 4, Position 1).
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2
E‑POST Portal nutzen
Abbildung 2.1-1 Am E‑POST Portal anmelden
Die Option Ident-Nachweis: hoch ist gesetzt.
3. Wählen Sie bei Login als Privatkunde die Schaltfläche Wechseln.
Die Angabe Login als Geschäftskunde erscheint (Abbildung 2.1-1 auf Seite 4, Position 2).
4. Geben Sie Ihre E‑POSTBRIEF Adresse und Ihr Passwort ein, und bestätigen Sie mit
Einloggen (siehe Abbildung 2.1-1 auf Seite 4, Position 3).
5. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden:
a. Geben Sie Ihr Initialpasswort an und bestätigen Sie mit Einloggen.
Die Eingabemaske TAN-Eingabe erforderlich erscheint und eine HandyTAN wird
per SMS an Ihr Mobiltelefon gesendet.
b. Geben Sie die erhaltene HandyTAN ein und wählen Sie Bestätigen.
Die Eingabemaske Neues Passwort erscheint.
c. Geben Sie bei Altes Passwort das Passwort aus dem Begrüßungsschreiben an.
d. Geben Sie sowohl bei Neues Passwort als auch bei Neues Passwort bestätigen
Ihr neues Passwort ein.
Das Anmeldepasswort muss
▪
aus mindestens 8 und maximal 30 Zeichen bestehen
▪
mindestens eine Ziffer (0-9) enthalten
▪
aus Klein- und Großbuchstaben (a-z, A-Z) bestehen
▪
mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. +, $, !, ?, #)
Der Mitarbeiter ändert das Passwort bei der ersten Anmeldung.
e. Wählen Sie Bestätigen.
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E‑POST Portal nutzen
▪
Das Passwort wurde geändert und das Initialpasswort hat keine Gültigkeit mehr.
▪
Sie werden aus Sicherheitsgründen ausgeloggt.
6. Wenn Sie sich mit hohem Authentifizierungsniveau angemeldet haben, geben Sie die
HandyTAN ein, die Sie erhalten haben.
Ergebnis Sie befinden sich im Posteingang des E‑POST Administratorkontos.
2.2 Administrationssicht öffnen
Um z. B. die Stammdaten Ihrer Organisation zu pflegen oder Mitarbeiter anzulegen oder ihre
Daten zu bearbeiten, öffnen Sie die Administrationssicht.
Voraussetzung ü Sie haben sich mit der E‑POST Adresse des Administrators am E‑POST Portal angemeldet (2.1 Posteingang des Administratorkontos öffnen).
Vorgehen 1. Wählen Sie die Schaltfläche Administration (siehe Abbildung 2.2-1 auf Seite 5, Position 1).
Abbildung 2.2-1 Als Administrator anmelden
Wenn Sie sich bei der Anmeldung mit Ident-Nachweis: normal angemeldet haben, wird
Ihnen eine HandyTAN zugesendet. Andernfalls wird die Administrationsoberfläche direkt
geöffnet, da Sie bereits mit hohem Ident-Nachweis angemeldet sind.
2. Bei Aufforderung zur Eingabe der HandyTAN geben Sie diese ein und wählen die
Schaltfläche Bestätigen.
3. Wählen Sie die Schaltfläche Administration.
Ergebnis Es öffnet sich die Mitarbeiterübersicht.
HINWEIS
Die Anmeldung mit hohem Ident-Nachweis wird nach 15 Minuten Inaktivität auf normal
zurückgesetzt. Wenn Sie in diesem Fall die Selbstadministration nutzen wollen, müssen
Sie erneut eine HandyTAN eingeben.
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3
Selbstadministration nutzen
3 Selbstadministration nutzen
Über die Selbstadministration können Sie Informationen zu Ihren Mitarbeitern, Ihrem Unternehmen, Ihrem Vertrag, Ihren gespeicherten Daten sowie weiteren E‑POST Funktionen verwalten.
3.1 Mitarbeiter verwalten
Sie können Mitarbeiter Ihres Unternehmens hinzufügen und bearbeiten.
Das Anlegen von Mitarbeitern im E‑POST Portal dient zwei Zielen:
▪
Die Mitarbeiter können E‑POSTBRIEFE senden und empfangen.
▪
E‑POST Adressen von Mitarbeitern oder Funktionspostfächern können im öffentlichen
Adressverzeichnis veröffentlicht werden.
3.1.1 Mitarbeiter hinzufügen
Legen Sie Postfächer für Mitarbeiter an und legen die Art des Zugangs für die E‑POST Anwendung fest.
HINWEIS
Je nach Ihrem gewählten Tarif unterscheidet sich die Anzahl an Mitarbeitern, die Sie über
das E‑POST Portal anlegen können.
Vorgehen 1. Geben Sie zunächst die Mitarbeiterdetails an.
2. Legen Sie für den Mitarbeiter die Zugangsart fest. Sie müssen eine der zwei Möglichkeiten wählen:
▪
Legen Sie ein Mitarbeiterkonto an, damit der Mitarbeiter über ein E‑POST PortalPostfach Zugriff erhält.
▪
Geben Sie die E‑POSTBRIEF Adresse eines Mitarbeiters an, die über einen Zugang
über das Individualkommunikations-Gateway angebunden ist.
3.1.1.1 Mitarbeiterdetails angeben
Über die Mitarbeiterdetails geben Sie persönliche Daten, Rechte und Rollen sowie ein optionales Profilbild eines Mitarbeiters an.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
Vorgehen 1. Wählen Sie in der Navigation Mitarbeiter (Abbildung 3.1-1 auf Seite 7, Position 1).
2. Wählen Sie die Schaltfläche Neuer Mitarbeiter (Abbildung 3.1-1 auf Seite 7, Position 2).
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3
Selbstadministration nutzen
Abbildung 3.1-1 Neuen Mitarbeiter anlegen
Sie gelangen auf die Registerkarte Mitarbeiter anlegen.
Abbildung 3.1-2 Eingabemaske zum Anlegen eines Mitarbeiters
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3
Selbstadministration nutzen
3. Geben Sie die Anrede, Vorname, Nachname und Position an (Abbildung 3.1-2 auf
Seite 7, Position 5).
4. Geben Sie optional Akademischer Grad, Weitere Vornamen, Standort, Abteilung
und Telefonnummer an (Abbildung 3.1-2 auf Seite 7, Position 3).
5. Legen Sie optional unter Rechte und Rollen eine Funktion des Mitarbeiters fest (Abbildung 3.1-2 auf Seite 7, Position 4).
Option
Beschreibung
Administrator
Legen Sie den Mitarbeiter als weiteren Administrator fest, der dieselben Rechte hat, wie
der initial von der Deutschen Post AG angelegte Administrator.
Gesetzlicher Vertreter
Legen Sie den Mitarbeiter als gesetzlichen
Vertreter fest (z. B. Vorstand oder Geschäftsführer), um ihn als Stellvertreter für das Vertragskonto einzurichten.
Tabelle 3.1-1 Rechte und Rollen
6. Laden Sie optional ein Profilbild hoch (Abbildung 3.1-2 auf Seite 7, Position 2).
HINWEIS
Das Profilbild des Mitarbeiters wird bei Freigabe im öffentlichen Adressverzeichnis
dargestellt.
a. Wählen Sie Durchsuchen.
b. Wählen Sie eine Grafikdatei aus.
HINWEIS
Die erlaubte Maximalgröße der Bild-Datei für ein Profilbild beträgt 2 MB. Die Auflösung der Bilddatei muss mindestens 140 Pixel x 185 Pixel betragen. Zulässig sind
die Datei-Formate JPG, GIF und PNG. Das Hochladen eines Bilds ersetzt ein vorhandenes Bild.
c. Bestätigen Sie mit Bild übernehmen.
7. Wenn Sie den Mitarbeiter als Administrator festlegen wollen, gehen Sie folgendermaßen
vor:
HINWEIS
Wenn Sie einen Mitarbeiter mit Administrator-Rolle festlegen, wird immer ein Nutzerkonto angelegt. Eine Zuordnung zu einem Postfach mit IndividualkommunikationsGateway ist nicht möglich.
a. Wählen Sie bei Administrator das Optionsfeld ja (Abbildung 3.1-3 auf Seite 10,
Position 1).
Die Eingabemaske zum Anlegen des Nutzerkontos für den Administrator erscheint.
b. Legen Sie den local part der E‑POSTBRIEF Adresse fest (Abbildung 3.1-3 auf Seite
10, Position 2).
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3
Selbstadministration nutzen
c. Geben Sie die Mobilfunknummer des Mitarbeiters ein (Abbildung 3.1-3 auf Seite
10, Position 3).
HINWEIS
Die Mobilfunknummer wird für die Verifizierung mit einer HandyTAN bei der ersten
Anmeldung und zum Versenden von elektronischen E‑POSTBRIEFEN benötigt.
d. Legen Sie das Anmeldepasswort fest (Abbildung 3.1-3 auf Seite 10, Position 4).
Das Anmeldepasswort muss
▪
aus mindestens 8 und maximal 30 Zeichen bestehen
▪
mindestens eine Ziffer (0-9) enthalten
▪
aus Klein- und Großbuchstaben (a-z, A-Z) bestehen
▪
mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. +, $, !, ?, #)
Der Mitarbeiter ändert das Passwort bei der ersten Anmeldung.
e. Legen Sie optional fest, ob eine Anmeldung nur mit hohem Ident-Nachweis möglich
sein soll (Abbildung 3.1-3 auf Seite 10, Position 5).
HINWEIS
Wenn Sie einen hohen Ident-Nachweis für die Anmeldung festlegen, ist eine Anmeldung ohne Mobiltelefon (HandyTAN) solange nicht möglich, bis Sie die Einstellung wieder deaktivieren.
8. Wenn Sie den Mitarbeiter als gesetzlichen Vertreter festlegen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:
a. Wählen Sie bei Gesetzlicher Vertreter das Kontrollkästchen ja (Abbildung 3.1-3 auf
Seite 10, Position 6).
b. Geben Sie das Geburtsdatum, den Wohnort und das Land an (Abbildung 3.1-3 auf
Seite 10, Position 7).
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Selbstadministration nutzen
Abbildung 3.1-3 Anlegen von Administrator und/oder gesetzlichem Vertreter
9. Bestätigen Sie alle Angaben mit Speichern.
Ergebnis Der Mitarbeiter wird angelegt und der Reiter Mitarbeiterdetails erscheint. In einem weiteren
Prozess legen Sie das Mitarbeiterkonto an.
HINWEIS
Wenn Sie einen Mitarbeiter bei Rechte und Rollen als Administrator festgelegt haben,
sind keine weiteren Schritte notwendig, da das zugehörige Mitarbeiterkonto bereits angelegt worden ist.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.1.1.2 Mitarbeiterkonto anlegen auf Seite 10
3.3.2 E‑POST Adresse veröffentlichen auf Seite 24
3.1.1.2 Mitarbeiterkonto anlegen
Durch das Anlegen eines Mitarbeiterkontos ermöglichen Sie es einem Mitarbeiter Ihres Unternehmens, Funktionen des E‑POST Portals zu nutzen. Sie können standardmäßig bis zu
50 Mitarbeiter anlegen.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
ü Sie haben die Mitarbeiterdetails angegeben.
ü Sie haben die Mitarbeiterdetails des entsprechenden Mitarbeiters aufgerufen.
Vorgehen 1. Wählen Sie auf der rechten Seite bei Kontoeinstellungen die Schaltfläche Mitarbeiterkonto anlegen (Abbildung 3.1-4 auf Seite 11, Position 1).
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Selbstadministration nutzen
Abbildung 3.1-4 Mitarbeiterkonto anlegen
Die Eingabemaske Mitarbeiterkonto / E-POSTBRIEF Adresse anlegen erscheint.
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3
Selbstadministration nutzen
Abbildung 3.1-5 Mitarbeiterkonto / E-POSTBRIEF Adresse anlegen
2. Legen Sie den Namen der E‑POSTBRIEF Adresse fest (Abbildung 3.1-5 auf Seite 12,
Position 1).
3. Legen Sie fest, ob die Adresse im öffentlichen Adressverzeichnis veröffentlicht werden
soll (Abbildung 3.1-5 auf Seite 12, Position 2).
TIPP
Um Wartungsaufwand zu vermeiden, empfehlen wir, nur E‑POST Adressen zu veröffentlichen, die keinen Änderungen unterworfen sind.
▪
Veröffentlichen Sie z. B. keine persönlichen Adressen von Mitarbeitern. Mitarbeiter
können aus dem Unternehmen ausscheiden.
▪
Veröffentlichen Sie ausschließlich nicht-personenbezogene Adressen, z. B. die Adresse eines Gruppenpostfachs wie info@<firmenname>.epost.de. Siehe auch
Empfehlung: Gruppenpostfach mit öffentlicher E‑POSTBRIEF Unternehmensadresse anlegen.
4. Markieren Sie bei Nutzerkonto anlegen das Optionsfeld ja (Abbildung 3.1-5 auf Seite
12, Position 3).
Die Eingabemaske erweitert sich.
5. Geben Sie die Mobilfunknummer des Mitarbeiters an (Abbildung 3.1-5 auf Seite 12, Position 4).
HINWEIS
Die Mobilfunknummer wird für die Verifizierung mit einer HandyTAN bei der ersten Anmeldung und zum Versenden von elektronischen E‑POSTBRIEFEN benötigt.
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Selbstadministration nutzen
6. Legen Sie ein initiales Passwort fest (Abbildung 3.1-5 auf Seite 12, Position 5).
Das Anmeldepasswort muss
▪
aus mindestens 8 und maximal 30 Zeichen bestehen
▪
mindestens eine Ziffer (0-9) enthalten
▪
aus Klein- und Großbuchstaben (a-z, A-Z) bestehen
▪
mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. +, $, !, ?, #)
Der Mitarbeiter ändert das Passwort bei der ersten Anmeldung.
7. Legen Sie mit dem Kontrollkästchen bei Ident-Nachweis Einstellung fest, ob sich der
Mitarbeiter mit hohem Ident-Nachweis, das heißt mit HandyTAN, anmelden muss (Abbildung 3.1-5 auf Seite 12, Position 6).
HINWEIS
Wenn Sie einen hohen Ident-Nachweis für die Anmeldung festlegen, ist eine Anmeldung ohne Mobiltelefon (HandyTAN) solange nicht möglich, bis Sie die Einstellung
wieder deaktivieren.
8. Optional: Um eine Vertreterregelung einzurichten, legen Sie unter Mitarbeiter / Berechtigung fest, wer eine Zugriffsberechtigung auf das Konto haben soll (Abbildung 3.1-5
auf Seite 12, Position 7).
ACHTUNG
Briefgeheimnis
Auch elektronische Post unterliegt dem Briefgeheimnis.
Richten Sie eine Vertreterregelung nur in Absprache mit den betroffenen Mitarbeitern
ein.
9. Bestätigen Sie mit Speichern (Abbildung 3.1-5 auf Seite 12, Position 8).
Für den Mitarbeiter wird ein Nutzerkonto angelegt.
10. Teilen Sie dem Mitarbeiter seine E‑POST Adresse und das initiale Passwort mit, das Sie
festgelegt haben.
Beim ersten Anmelden in seinem Portal-Postfach wird der Mitarbeiter aufgefordert, ein
neues Passwort zu erfassen.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.1.1.1 Mitarbeiterdetails angeben auf Seite 6
3.1.2 Mitarbeiter bearbeiten auf Seite 17
3.1.1.3 Individualkommunikations-Gateway zuweisen
Wenn Ihre Mitarbeiter per Individualkommunikations-Gateway an die E‑POST Anwendung
angebunden sind, ist es möglich, die zugeordneten E‑POSTBRIEF Adressen den angelegten Mitarbeitern zuzuweisen.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
ü Sie haben die Mitarbeiterdetails angegeben.
ü Sie haben die Mitarbeiterdetails des entsprechenden Mitarbeiters aufgerufen.
Version 2.2
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3
Selbstadministration nutzen
Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Individualkommunikations-Gateway-Adresse zuweisen
möchten, führen sie nachfolgende Schritte durch.
ACHTUNG
Es muss sich bei der E‑POSTBRIEF Adresse um eine bereits vorhandene Adresse handeln. Es ist nicht möglich, über die Selbstadministration eine IndividualkommunikationsGateway-Adresse anzulegen.
Vorgehen 1. Wählen Sie auf der rechten Seite bei Kontoeinstellungen die Schaltfläche Mitarbeiterkonto anlegen (Abbildung 3.1-4 auf Seite 11, Position 1).
Die Eingabemaske Mitarbeiterkonto / E-POSTBRIEF Adresse anlegen erscheint.
2. Geben Sie die E‑POSTBRIEF Adresse an (siehe Abbildung 3.1-6 auf Seite 14, Position 1).
3. Legen Sie fest, ob die Adresse im öffentlichen Adressverzeichnis veröffentlicht werden
soll. Setzen Sie dafür das Kontrollkästchen auf ja bzw. nein (siehe Abbildung 3.1-6 auf
Seite 14, Position 2).
4. Wählen Sie unter Nutzerkonto anlegen mit dem Kontrollkästchen nein aus (siehe Abbildung 3.1-6 auf Seite 14, Position 3).
HINWEIS
Die Angabe Nutzerkonto anlegen legt fest, welche Zugangsart das Mitarbeiterkonto
erhält. Da nur auf eine E‑POSTBRIEF Adresse verwiesen wird, die über einen
Individualkommunikations-Gateway-Zugang erreichbar ist, wird kein Nutzerkonto angelegt.
Abbildung 3.1-6 Individualkommunikations-Gateway-Zugang einrichten
5. Bestätigen Sie mit Speichern.
Ergebnis Es wird im E‑POST Portal festgelegt, dass der Mitarbeiter E‑POSTBRIEFE per
Individualkommunikations-Gateway sendet und empfängt.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.1.1.1 Mitarbeiterdetails angeben auf Seite 6
3.1.2 Mitarbeiter bearbeiten auf Seite 17
3.1.1.4 Administrator anlegen
Legen Sie weitere Administratoren für die E‑POST Anwendung Ihres Unternehmens an.
Version 2.2
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Selbstadministration nutzen
Bei der Registrierung wird mindestens ein Administrator standardmäßig angelegt. Wir empfehlen, mindestens einen weiteren Administrator anzulegen. Sie können bis zu 3 Administratoren anlegen.
Wenn Sie einen Administrator anlegen, erhält die Geschäftsführung per Post eine Bestätigung.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
Falls Sie keinen Zugriff auf ein bestehendes Administrator-Konto haben und einen neuen Zugang einrichten möchten, wenden Sie sich mit Ihrer MasterTAN an den Kundenservice.
ü Sie haben unter Mitarbeiter > Angelegte Administratoren geprüft, ob Sie noch einen
weiteren Administrator anlegen können. Sie können maximal 3 Administratoren festlegen.
HINWEIS
Wenn Sie einen neuen Administrator anlegen möchten und die maximale Anzahl bereits erreicht haben, können Sie einem bestehenden Administrator die Administrationsrechte entziehen. Weitere Informationen finden Sie unter 3.1.2.5 Administratorrechte entziehen.
Vorgehen 1. Wählen Sie Mitarbeiter > Neuer Mitarbeiter und machen Sie die erforderlichen Eingaben.
2. Wählen Sie unter Rechte und Rollen bei Administrator das Optionsfeld Ja.
Eine Eingabemaske zum Anlegen eines Portal-Postfachs für den Administrator erscheint
(Abbildung 3.1-7 auf Seite 16).
HINWEIS
Wenn Sie einen Mitarbeiter mit Administrator-Rolle festlegen, wird immer ein PortalPostfach angelegt. Eine Zuordnung zu einem Postfach mit IndividualkommunikationsGateway ist nicht möglich.
Version 2.2
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3
Selbstadministration nutzen
Abbildung 3.1-7 Anlegen von Administrator und/oder gesetzlichem Vertreter
3. Legen Sie den local part der E‑POSTBRIEF Adresse fest (Abbildung 3.1-7 auf Seite 16,
Position 2).
4. Geben Sie die Mobilfunknummer des Mitarbeiters ein (Abbildung 3.1-7 auf Seite 16, Position 3).
HINWEIS
Die Mobilfunknummer wird für die Verifizierung mit einer HandyTAN beim Anmelden
als Administrator benötigt.
5. Legen Sie das Anmeldepasswort fest (Abbildung 3.1-7 auf Seite 16, Position 4).
Das Anmeldepasswort muss
▪
aus mindestens 8 und maximal 30 Zeichen bestehen
▪
mindestens eine Ziffer (0-9) enthalten
▪
aus Klein- und Großbuchstaben (a-z, A-Z) bestehen
▪
mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. +, $, !, ?, #)
Der Mitarbeiter ändert das Passwort bei der ersten Anmeldung.
6. Empfehlung: Legen Sie fest, ob eine Anmeldung nur mit hohem Ident-Nachweis (mit
HandyTAN) möglich sein soll (Abbildung 3.1-7 auf Seite 16, Position 5).
HINWEIS
Wenn Sie einen hohen Ident-Nachweis für die Anmeldung festlegen, ist eine Anmeldung ohne Mobiltelefon (HandyTAN) solange nicht möglich, bis Sie die Einstellung
wieder deaktivieren.
Version 2.2
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3
Selbstadministration nutzen
Ergebnis Der Administrator erhält per SMS die E‑POST Adresse seines Portal-Postfachs und per
Post das Passwort. Die Geschäftsführung erhält eine Bestätigung, dass der Administrator
angelegt wurde.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.1.1.1 Mitarbeiterdetails angeben auf Seite 6
3.1.2 Mitarbeiter bearbeiten
Sie können die gespeicherten Informationen eines Mitarbeiters nachträglich ändern.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
Die änderbaren Informationen umfassen:
▪
die Mitarbeiterdetails, d. h. alle Informationen zur Person,
▪
die Angaben zum E‑POST Konto oder zur E‑POSTBRIEF Adresse.
Zum Bearbeiten dieser Informationen gehen Sie so vor:
Vorgehen 1. Wählen Sie Mitarbeiter (siehe Abbildung 3.1-9 auf Seite 19, Position 1).
2. Sie können den Mitarbeiter, den Sie bearbeiten möchten, auf zwei verschiedene Weisen
auswählen:
Version 2.2
▪
Markieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Mitarbeiters und wählen
Sie auf der Symbolleiste die Schaltfläche Bearbeiten (siehe Abbildung 3.1-8 auf Seite 18, Position 2).
▪
Klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters (siehe Abbildung 3.1-8 auf Seite 18,
Position 3).
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3
Selbstadministration nutzen
Abbildung 3.1-8 Mitarbeiter auswählen
Der Reiter Mitarbeiterdetails öffnet sich.
3. In dieser Auswahl können Sie alle Änderungen an einem Mitarbeiter vornehmen:
Version 2.2
▪
3.1.2.1 Mitarbeiterdetails bearbeiten (siehe Abbildung 3.1-9 auf Seite 19, Position
1)
▪
3.1.2.2 Mitarbeiterkonto bearbeiten (siehe Abbildung 3.1-9 auf Seite 19, Position 3)
▪
3.1.2.3 Mitarbeiterkonto sperren (siehe Abbildung 3.1-9 auf Seite 19, Position 2)
▪
3.1.2.4 Postfach löschen
▪
3.1.2.5 Administratorrechte entziehen
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18
3
Selbstadministration nutzen
Abbildung 3.1-9 Mitarbeiter bearbeiten
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.1.2.1 Mitarbeiterdetails bearbeiten
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
ü Sie haben die Mitarbeiterdetails aufgerufen.
Wenn Sie Änderungen an Mitarbeiterdetails vornehmen, unterliegen diese denselben Bedingungen wie beim Angeben von Mitarbeiterdetails. Sie gehen dazu folgendermaßen vor:
Vorgehen 1. Wählen Sie in auf der Symbolleiste die Schaltfläche Bearbeiten.
Der Reiter Mitarbeiter bearbeiten öffnet sich.
2. Nehmen Sie die Änderungen vor.
3. Speichern können Sie Ihre Angaben auf zwei verschiedene Weisen:
▪
Bestätigen Sie auf der Symbolleiste mit der Schaltfläche Speichern.
▪
Bestätigen Sie mit Speichern unter der Eingabemaske.
Ihre Eingaben werden übernommen und der Reiter Mitarbeiterdetails öffnet sich.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.1.1.1 Mitarbeiterdetails angeben auf Seite 6
3.1.2 Mitarbeiter bearbeiten auf Seite 17
Version 2.2
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Selbstadministration nutzen
3.1.2.2 Mitarbeiterkonto bearbeiten
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
ü Sie haben die Mitarbeiterdetails aufgerufen.
Wenn Sie Änderungen an einem Mitarbeiterkonto vornehmen, unterliegen diese denselben
Bedingungen wie beim Anlegen des Mitarbeiterkontos.
HINWEIS
Es ist nicht möglich, für einen Mitarbeiter die Zugangsart nachträglich zu ändern (von
Individualkommunikations-Gateway-Zugang zu Portal-Postfach und umgekehrt). Wenn
Sie dies durchführen möchten, müssen Sie das zugeordnete Mitarbeiterkonto löschen und
danach neu anlegen.
Vorgehen 1. Wählen Sie auf der rechten Seite im Hauptfenster bei Kontoeinstellungen die Schaltfläche Bearbeiten.
Die Eingabemaske Mitarbeiterkonto / E-POSTBRIEF Adresse bearbeiten öffnet sich.
2. Nehmen Sie die Änderungen am Mitarbeiterkonto vor.
3. Bestätigen Sie mit Speichern.
Ihre Eingaben werden übernommen und der Reiter Mitarbeiterdetails öffnet sich.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.1.1.2 Mitarbeiterkonto anlegen auf Seite 10
3.1.2 Mitarbeiter bearbeiten auf Seite 17
3.1.2.3 Mitarbeiterkonto sperren
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
ü Sie haben die Mitarbeiterdetails aufgerufen.
ü Es muss sich bei dem zu sperrenden Mitarbeiterkonto um ein Portal-Postfach handeln;
Postfächer, die einen Zugang über Individualkommunikations-Gateway haben, lassen
sich nicht sperren.
Vorgehen 1. Wählen Sie auf der rechten Seite Konto sperren.
Die Einblendung Zustand Mitarbeiterkonto ändern erscheint.
2. Geben Sie eine Begründung für die Sperrung an.
3. Wählen Sie Kontozustand ändern.
Ergebnis Das Nutzerkonto wird gesperrt.
HINWEIS
Administratoren lassen sich nicht sperren. Sie müssen, wenn Sie ein Administrator-Konto
sperren möchten, zunächst in den Mitarbeiterdetails die Administrator-Berechtigung entziehen und danach die Löschung vornehmen.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.1.2 Mitarbeiter bearbeiten auf Seite 17
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
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3
Selbstadministration nutzen
3.1.2.4 Postfach löschen
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
ü Sie haben die Mitarbeiterdetails aufgerufen.
Zum Löschen eines Mitarbeiters gehen Sie so vor:
1. Sie entfernen das Mitarbeiter-Postfach oder die Zuordnung zum
Individualkommunikations-Gateway.
2. Sie löschen Sie die Mitarbeiter-Stammdaten.
Vorgehen 1. Wählen Sie auf der rechten Seite Konto löschen.
Eine Sicherheitsabfrage erscheint:.
2. Wählen Sie Bestätigen.
▪
Das Mitarbeiterkonto ist entfernt.
▪
Die Zuordnung zum Individualkommunikations-Gateway ist gelöscht.
▪
Der Reiter Mitarbeiterdetails öffnet sich.
3. Um die Stammdaten des Mitarbeiters zu löschen, wählen Sie das Löschen-Symbol.
Ergebnis Sie gelangen in die Mitarbeiterübersicht. Postfach und Stammdaten des Mitarbeiters sind
gelöscht.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.1.2 Mitarbeiter bearbeiten auf Seite 17
3.1.2.5 Administratorrechte entziehen
Sie können einem im E‑POST Portal als Administrator angelegten Mitarbeiter die Administratorrechte entziehen.
HINWEIS
Sie können sich selbst nicht die eigenen Administratorenrechte entziehen. Der Vorgang
muss immer über ein weiteres Administratorenkonto durchgeführt werden.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
Vorgehen 1. Markieren Sie das Postfach des Administrators und wählen Sie Bearbeiten.
2. Wählen Sie die Registerkarte Mitarbeiterdetails.
3. Wählen Sie in auf der Symbolleiste die Schaltfläche Bearbeiten.
Der Reiter Mitarbeiter bearbeiten öffnet sich.
4. Wählen Sie unter Rechte und Rollen bei Administrator das Optionsfeld Nein.
5. Bestätigen Sie mit Speichern.
Ergebnis Die Administratorrechte sind dem Mitarbeiter entzogen.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.1.2 Mitarbeiter bearbeiten auf Seite 17
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
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3
Selbstadministration nutzen
3.2 Firmenstammdaten verwalten
Über die Verwaltung der Firmenstammdaten können Sie die gespeicherten Angaben, die bei
der Registrierung Ihrer Firma erfasst wurden, einsehen und bei Bedarf aktualisieren.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
Abbildung 3.2-1 Firmenstammdaten verwalten
Vorgehen 1. Wählen Sie in der Navigation Firmenstammdaten (siehe Abbildung 3.2-1 auf Seite 22,
Position 1).
Die Übersicht mit den bereits angelegten Firmenstammdaten öffnet sich.
2. Wählen Sie auf der Symbolleiste die Schaltfläche Bearbeiten (siehe Abbildung 3.2-1 auf
Seite 22, Position 2).
Die Eingabemaske zum Ändern der Daten öffnet sich.
3. Nehmen Sie die Änderungen vor.
Version 2.2
Änderung
Auswirkung
Berufsgeheimnisträger
Wenn Sie die Option aktivieren, erhalten Sie
Informationen über Rechte und Pflichten bei
der Nutzung der E‑POST Anwendung.
Hauptsitz/Hauptniederlassung
Beim Ändern der postalischen Adresse erhält Ihr Unternehmen eine neue AdressTAN
zur Verifizierung postalisch zugesandt.
Ansprechpartner im Unternehmen
Der Ansprechpartner wird im öffentlichen Adressverzeichnis bei Ihrem
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
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3
Selbstadministration nutzen
Änderung
Auswirkung
Unternehmenseintrag dargestellt. Es handelt
sich dabei um den öffentlichen Hauptansprechpartner.
Administratoren
Die Reihenfolge der Administratoren legt
fest, in welcher Reihenfolge der Kundenservice der Deutschen Post AG bei Bedarf mit
den Administratoren kommuniziert.
Firmenlogo
Das Firmenlogo wird im öffentlichen Adressverzeichnis bei Ihrem Unternehmenseintrag
dargestellt.
Tabelle 3.2-1 Auswirkungen von Änderungen
HINWEIS
▪
Änderungen der Bereiche Allgemeine Daten, Hauptsitz/Hauptniederlassung,
Angaben zum Register und Gesetzlicher Vertreter der juristischen Person ziehen eine Überprüfung des Kundenservices der Deutschen Post AG nach sich.
▪
Sollte Ihr Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen sein (beispielsweise
bei der Rechtsform GbR oder bei internationalen Rechtsformen wie Inc., LLP oder
S.P.R.L.), werden Sie nach der Änderung der Bereiche Allgemeine Daten oder
Gesetzlicher Vertreter der juristischen Person auf eine Folgeseite geleitet, auf
der Sie eine neue Identifikationsbestätigung herunterladen müssen. Die Identifikationsbestätigung muss unterschrieben an unseren Kundenservice geschickt werden.
▪
Änderungen von Firmendaten, die im öffentlichen Adressverzeichnis freigegeben
sind, werden durch den Kundenservice der Deutschen Post AG verifiziert. Solange
die Verifizierung durchgeführt wird, sind diese Daten im Adressverzeichnis mit einem roten „X“ gekennzeichnet. Nach erfolgter Verifizierung werden die Daten mit
einem grünen Haken versehen.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.3.1 Unternehmensdaten veröffentlichen auf Seite 23
3.3 Daten veröffentlichen
Sie können Unternehmens- und Mitarbeiterdaten für Nutzer des E‑POST Portals freizugeben.
3.3.1 Unternehmensdaten veröffentlichen
Sie können Ihr Unternehmen im E‑POSTBRIEF Adressverzeichnis freigeben.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
ü Ihre Geschäftsleitung hat einen Brief mit einer AdressTAN erhalten, die zur Verifikation
Ihrer Firmenadresse im E‑POST Portal eingetragen werden muss. Der Nutzereintrag im
öffentlichen Adressverzeichnis ist zwar auch ohne die Verifikation der AdressTAN möglich, allerdings wird die postalische Adresse erst nach einer erfolgreichen Verifikation
veröffentlicht.
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
23
3
Selbstadministration nutzen
ü Sie haben mindestens einen Mitarbeiter als Ansprechpartner mit E‑POSTBRIEF Adresse angelegt Weitere Informationen finden Sie unter 3.1 Mitarbeiter verwalten.
ü Sie haben die Daten der Mitarbeiter, die als Ansprechpartner fungieren sollen, im öffentlichen Adressverzeichnis freigegeben. Weitere Informationen finden Sie unter
3.3.2 E‑POST Adresse veröffentlichen.
ü Sie haben sie Firmenstammdaten gepflegt. Weitere Informationen finden Sie unter
3.2 Firmenstammdaten verwalten.
Vorgehen 1. Wählen Sie in der Navigation Firmenstammdaten.
2. Wählen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Freigabe Adressverzeichnis.
Die Maske Datenfreigabe für das öffentliche Adressverzeichnis erscheint.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen bei Daten für das öffentliche Adressverzeichnis
freigeben.
HINWEIS
Wenn bei der Registrierung Ihres Unternehmens die Freigabe bereits erteilt wurde, ist
das Kontrollkästchen bereits markiert und es sind keine weiteren Schritte erforderlich.
4. Prüfen Sie die Angaben.
HINWEIS
Wenn Sie Angaben anpassen möchten, nehmen Sie dies bei den Firmenstammdaten
vor.
5. Bestätigen Sie mit Speichern.
Die Maske schließt sich.
Ergebnis Die angegebenen Daten werden für das öffentliche Adressverzeichnis innerhalb weniger Minuten übernommen.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.2 Firmenstammdaten verwalten auf Seite 22
3.3.2 E‑POST Adresse veröffentlichen auf Seite 24
3.3.2 E‑POST Adresse veröffentlichen
Sie können die Daten von Mitarbeiter- oder Gruppenpostfächern im E‑POSTBRIEF Adressverzeichnis veröffentlichen.
Folgende Daten werden beim Eintrag Ihres Unternehmens im öffentlichen Adressverzeichnis
angezeigt:
Version 2.2
▪
Vorname und Name des Mitarbeiters
▪
E‑POSTBRIEF Adresse
▪
Position und Profilbild des Mitarbeiters, wenn erfasst.
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
24
3
Selbstadministration nutzen
HINWEIS
Typischerweise veröffentlichen Sie nur die Daten eines oder mehrerer Gruppenpostfächer.
Weitere Informationen finden Sie unter Gruppenpostfach mit öffentlicher EPB anlegen
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
Vorgehen 1. Rufen Sie die Mitarbeiterdetails des Mitarbeiters auf, dessen Daten Sie veröffentlichen
wollen.
2. Wählen Sie im Hauptfenster bei Kontoeinstellungen die Schaltfläche Bearbeiten.
3. Wechseln Sie bei Freigabe öffentliches Adressverzeichnis das Kontrollkästchen auf
ja.
4. Bestätigen Sie mit Speichern.
Ergebnis Mitarbeiterdaten und E‑POST Adresse sind im E‑POSTBRIEF Adressverzeichnis bei Ihrem
Unternehmenseintrag sichtbar.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.1.2 Mitarbeiter bearbeiten auf Seite 17
3.4 Fallback-Postfach verwalten
Als Administrator können Sie das Fallback-Postfach, das nicht zugestellte E‑POSTBRIEFE
vorhält, verwalten.
3.4.1 Fallback-Postfach: Überblick
Sollte Ihr Server über mehr als acht Stunden nicht erreichbar sein, so werden die in dieser
Zeit nicht zustellbaren E‑POSTBRIEFE in das Fallback-Postfach in Ihrem E‑POST Portal geleitet, damit diese nicht verloren gehen. Das Fallback-Postfach wird als weiteres Postfach
automatisch angelegt und ist in jedes Administrator-Postfach eingebunden. Mit Hilfe des
Fallback-Postfachs können Sie nicht zugestellte E‑POSTBRIEFE weiterleiten, archivieren
oder löschen.
HINWEIS
Das Fallback-Postfach lässt sich nicht löschen.
ACHTUNG
Prüfen Sie das Fallback-Postfach regelmäßig auf eingegangene Nachrichten.
3.4.2 Fallback-Postfach verwenden
Die Verwendung des Fallback-Postfachs ermöglicht es Ihnen, eingegangene und bisher
nicht zugestellte Nachrichten zu überprüfen und diese entweder an den ursprünglichen Empfänger weiterzuleiten, zu archivieren oder zu löschen.
Vorgehen 1. Melden Sie sich am E‑POST Portal an.
In der Navigation wird unter Ihrem Postfach das Fallback-Postfach angezeigt.
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
25
3
Selbstadministration nutzen
2. Wählen Sie das Fallback-Postfach aus (siehe Abbildung 3.4-1 auf Seite 26, Position
1).
Abbildung 3.4-1 Fallback-Postfach: Überblick
▪
Das Fallback-Postfach wird als aktives Postfach ausgewählt.
▪
Im Posteingang wird jeder nicht zugestellte E‑POSTBRIEF angezeigt. Ein nicht zugestellter E‑POSTBRIEF ist jeweils als EML-Datei beigefügt.
HINWEIS
EML-Dateien können sie mit einem E‑Mail-Programm öffnen.
3. Wählen Sie die angehängte E‑POSTBRIEF EML-Datei zum Herunterladen aus.
HINWEIS
Aus Sicherheitsgründen wird die Nachricht als ZIP-Datei gepackt.
Ein Sicherheitshinweis erscheint.
4. Wählen Sie Anhang herunterladen.
5. Legen Sie das Verzeichnis fest, in dem Sie die Datei speichern möchten.
6. Entpacken Sie die ZIP-Datei.
7. Öffnen Sie die EML-Datei.
Durch das Öffenen der EML-Datei können Sie die E‑POSTBRIEF Adresse ermitteln, die
zu dem Zeitpunkt nicht erreichbar war.
8. Entscheiden Sie, ob Sie die Nachricht löschen, archivieren oder an den ursprünglichen
Empfänger weiterleiten möchten.
9. Gehen Sie zurück ins E‑POST Portal zum entsprechenden E‑POSTBRIEF.
10. Wählen Sie aus folgenden Optionen:
▪
Version 2.2
Wählen Sie Weiterleiten und geben Sie die ermittelte E‑POSTBRIEF Adresse an.
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
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3
Selbstadministration nutzen
▪
Wählen Sie In Papierkorb verschieben zum Löschen der Datei.
HINWEIS
Die Datei wird so lange im Papierkorb vorgehalten, bis Sie sie von dort endgültig
entfernen.
Siehe auch 2.1 Posteingang des Administratorkontos öffnen auf Seite 3
3.5 Vertrag verwalten
Sie können wesentliche Merkmale Ihres Vertrages über den Selbstadministrationsbereich
verwalten.
Sie haben die Möglichkeit, alle Änderungen über eine zentrale Übersicht vorzunehmen.
Vorgehen 1. Wählen Sie in der Navigation Vertrags- und Kontodaten E‑POST (siehe Abbildung
3.5-1 auf Seite 27, Position 1).
Abbildung 3.5-1 Vertrags- und Kontodaten E‑POST
2. Nehmen Sie die gewünschte Änderung vor:
Version 2.2
Option
Funktion zur Änderung
3.5.1 Zahlungsweise ändern
Abbildung 3.5-1 auf Seite 27, Position 3
3.5.2 Einzelverbindungsnachweis einstellen
Abbildung 3.5-1 auf Seite 27, Position 4
3.5.3 Zahlungsdaten bearbeiten
Abbildung 3.5-1 auf Seite 27, Position 5
3.5.4 Rechnungen herunterladen
Abbildung 3.5-1 auf Seite 27, Position 6
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
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3
Selbstadministration nutzen
Option
Funktion zur Änderung
3.5.5 Tarif-Details einsehen
Abbildung 3.5-1 auf Seite 27, Position 2
Tabelle 3.5-1 Vertragsmerkmale ändern
3.5.1 Zahlungsweise ändern
Sie können die Zahlungsweise für Ihren Tarif über die Selbstadministration ändern.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
ü Sie haben die Übersicht Vertrags- und Kontodaten E‑POST geöffnet.
Vorgehen 1. Wählen Sie im Hauptfenster bei Zahlungsweise den Link Jetzt ändern (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 27, Position 3).
2. Wählen Sie unter Zahlungsweise im Auswahlmenü die gewünschte Zahlungsart.
HINWEIS
Sie können folgende Optionen als Zahlungsweise wählen:
▪
Lastschriftverfahren
▪
Rechnung
Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Option „Lastschriftverfahren“ eine Bankverbindung mit Einzugsermächtigung angeben müssen.
3. Wählen Sie auf der Symbolleiste die Schaltfläche Speichern.
Ergebnis ▪
Ihre Zahlungsweise wird geändert.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.5.2 Einzelverbindungsnachweis einstellen
Sie können einstellen, ob Sie Einzelverbindungsnachweise erhalten möchten und wie diese
ausgeprägt sind.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
ü Sie haben die Übersicht Vertrags- und Kontodaten E‑POST geöffnet.
Vorgehen 1. Wählen Sie bei Einzelverbindungsnachweis Jetzt ändern (siehe Abbildung 3.5-1 auf
Seite 27, Position 4).
Ein Auswahlmenü mit den verfügbaren Optionen erscheint.
2. Wählen Sie die gewünschte Option:
▪
kein Einzelverbindungsnachweis
▪
anonymisierter Einzelverbindungsnachweis
▪
vollständiger Einzelverbindungsnachweis
3. Lesen Sie die Erklärung zur Informationspflicht und markieren Sie das Kontrollkästchen
zur Bestätigung.
4. Bestätigen Sie im Hauptfenster mit der Schaltfläche Speichern.
Ergebnis Die geänderte Art des Verbindungsnachweises wird übernommen.
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
28
3
Selbstadministration nutzen
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.5.3 Zahlungsdaten bearbeiten
Sie können Ihre Zahlungsdaten über den Selbstadministrationsbereich ändern.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
ü Sie haben die Übersicht Vertrags- und Kontodaten E‑POST geöffnet.
Sie können folgende Informationen zu den Zahlungsdaten ändern:
▪
Bankverbindung(en),
▪
Zustimmung zum Lastschriftverfahren (Einzugsermächtigung),
▪
Rechnungsadresse,
▪
Rechnungsempfänger.
Vorgehen 1. Wählen Sie bei Abrechnungskonto E-POST Jetzt ändern (siehe Abbildung 3.5-1 auf
Seite 27, Position 5).
Sie gelangen zu Zahlungsdaten bearbeiten.
2. Geben Sie Ihre Änderungen an.
3. Wählen Sie auf der Symbolleiste die Schaltfläche Speichern.
Ergebnis Ihre Zahlungsdaten werden angepasst.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.5.4 Rechnungen herunterladen
Sie können alle Rechnungen, die über das E‑POST Portal einsehbar sind, herunterladen.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
Sie können die empfangenen Rechnungen der letzten sechs Monate herunterladen. Dies
umfasst Gesamtrechnungen und ggf. Rechnungen mit Einzelverbindungsnachweis.
Vorgehen 1. Wählen Sie in der Navigation Vertrags- und Kontodaten E‑POST > Rechnungshistorie (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 27, Position 6).
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
29
3
Selbstadministration nutzen
Abbildung 3.5-2 Rechnungshistorie: Überblick
▪
Die Rechnungshistorie mit allen bisherigen Rechnungen erscheint.
HINWEIS
Es werden pro Seite 12 Rechnungen angezeigt.
2. Unter Herunterladen können Sie je nach gewünschtem Rechnungstyp und Ausgabeformat wählen:
▪
Zum Herunterladen der Gesamtrechnung als PDF-Datei wählen Sie die linke Schaltfläche (siehe Abbildung 3.5-2 auf Seite 30, Position 1).
▪
Zum Download der Rechnung mit Einzelverbindungsnachweis als CSV-Datei wählen
Sie die mittlere Schaltfläche (siehe Abbildung 3.5-2 auf Seite 30, Position 2).
▪
Zum Download der Rechnung mit Einzelverbindungsnachweis als PDF-Datei wählen
Sie die rechte Schaltfläche (siehe Abbildung 3.5-2 auf Seite 30, Position 3).
Ergebnis Die Rechnung wird heruntergeladen.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.5.5 Tarif-Details einsehen
Sie können die Merkmale Ihres Tarifs über die Selbstadministration einsehen.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
ü Sie haben die Übersicht Vertrags- und Kontodaten E‑POST geöffnet.
Vorgehen 1. Wählen Sie im Hauptfenster neben Aktiver Tarif Ihren Tarif aus (siehe Abbildung 3.5-1
auf Seite 27, Position 2).
Der Reiter Tarif öffnet sich und Sie sehen die wesentlichen Merkmale Ihres Tarifs.
2. Wählen Sie Detailansicht Produktpaket.
Ergebnis Ein neues Fenster öffnet sich, in dem Sie alle Leistungen Ihres Tarifs einsehen können.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
30
3
Selbstadministration nutzen
3.6 Subdomain beantragen
Eine Subdomain ermöglicht es, eine Unternehmensstruktur mit Unternehmens- oder Fachbereichen abzubilden. Dabei wird die Subdomain jeder E‑POSTBRIEF Adresse vorangestellt. Ein schematisches Beispiel für eine Subdomain ist vorname.nachname@<subdomain>.epost.de. Sie können weitere Subdomains beantragen und diesen den
E‑POSTBRIEF Adressen Ihrer Mitarbeiter zuweisen.
Voraussetzung ü Ihr Tarif ermöglicht Ihnen die Einrichtung mindestens einer weiteren Subdomain und die
mögliche maximale Anzahl ist noch nicht erschöpft.
Es gibt drei Möglichkeiten zur Beantragung:
▪
Sie besitzen eine .de-Domain, die Sie als Subdomain übernehmen möchten.
▪
Sie möchten ohne vorhandene .de-Domain eine Subdomain beantragen.
▪
Sie möchten eine Nicht-.de-Domain als zweiteilige Subdomain übernehmen.
Um eine Subdomain zu beantragen gehen Sie folgendermaßen vor:
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmenstammdaten (siehe Abbildung 3.6-1 auf Seite 31, Position 1).
2. Wählen Sie Subdomains (siehe Abbildung 3.6-1 auf Seite 31, Position 2).
Abbildung 3.6-1 Subdomains wählen
Der Reiter Subdomain Verwaltung öffnet sich.
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
31
3
Selbstadministration nutzen
Abbildung 3.6-2 Subdomain Verwaltung
3. Prüfen Sie unter Anzahl der gemäß Ihres Tarifs freigegebenen oder reservierten
Subdomains, dass Sie weitere Subdomains beantragen können.
HINWEIS
Die Anzahl an Subdomains, die Sie voranschalten können, unterscheidet sich je nach
Ihrem gewählten Tarif.
4. Wählen Sie Neue Subdomain beantragen (siehe Abbildung 3.6-2 auf Seite 32, Position 1).
Die Einblendung Subdomain beantragen erscheint.
5. Wählen Sie eine Möglichkeit für die Subdomain-Beantragung aus (siehe Abbildung 3.6-3
auf Seite 32).
Abbildung 3.6-3 Subdomain beantragen
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
32
3
Selbstadministration nutzen
Option
Beschreibung
Abbildung 3.6-3 auf Seite 32, Position 1
Geben Sie eine .de-Domain an, die auf Ihr
Unternehmen registriert ist (z. B.
musterfirma-gmbh.de oder musterfirmastandort.de). Geben Sie die Domain ohne
Endung ein. Die Subdomain sollte so kurz
wie möglich sein und darf weder Sonderzeichen noch Umlaute beinhalten.
Abbildung 3.6-3 auf Seite 32, Position 2
Prüfen Sie vorab, dass die Domain noch
nicht auf Dritte registriert ist. Sollte eine mit
Ihrem Wunsch gleichlautende .de-Domain
bereits vergeben sein, so wird Ihr Vorschlag
mit einer zweistelligen Ziffernfolge erweitert
und Ihnen die erste Zahlenkombination, zu
der keine .de-Domain besteht, als Subdomain zugewiesen, z. B. musterfirmaonline01.epost.de.
Abbildung 3.6-3 auf Seite 32, Position 3
Geben Sie eine Domain, die auf die Endung .biz, .com, .eu, .info, .net und .org
für Ihr Unternehmen registriert ist, ohne Endung ein. Wenn keine gleichlautende Subdomain vergeben ist, wird Ihnen die Subdomain
mit Endung zugewiesen, z. B. @musterfirma.com.epost.de.
6. Geben Sie den Namen der Subdomain ein.
7. Bestätigen Sie mit Beantragen.
▪
Ihre Angabe wird vom Kundenservice der Deutschen Post AG geprüft.
▪
Die zu prüfende Domain erscheint unter Firmenstammdaten > Subdomains > Reservierte Subdomains.
Ergebnis Die beantragte Subdomain steht nach der Prüfung zur Verfügung.
▪
Nach erfolgreicher Überprüfung erscheint die beantragte Subdomain unter Firmenstammdaten > Subdomains > Freigegebene Subdomains.
3.7 E‑POSTIDENT verwalten
Sie können den Dienst E‑POSTIDENT über die Selbstadministration beauftragen und kündigen.
3.7.1 E‑POSTIDENT: Überblick
Der E‑POSTIDENT Service der Deutschen Post AG ermöglicht es Ihnen als Diensteanbieter
im Internet (z. B. Webshop-Betreiber), die Identität und das Alter Ihrer Kunden online zu prüfen. Ihre Kunden identifizieren sich Ihnen gegenüber mit Daten, die im Rahmen der
E‑POSTBRIEF Registrierung von der Deutschen Post AG erhoben und verifiziert wurden.
Sie können den E‑POSTIDENT Service beispielsweise für folgende Zwecke nutzen:
▪
Version 2.2
Erstidentifikation von Kunden, die einem Diensteanbieter unbekannt sind, z. B. bei der
Registrierung oder vor Abschluss eines Online-Einkaufs.
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
33
3
Selbstadministration nutzen
▪
Authentifizierung eines Kunden zur Wiedererkennung in einem Geschäftsprozess.
▪
Überprüfung des Mindestalters, z. B. ob ein Kunde das vorgeschriebene Alter für die
beabsichtigte Transaktion erreicht hat (Ü18, Ü21).
▪
Vergabe eines speziellen Kundenstatus an E‑POSTIDENT geprüfte Kunden durch den
Diensteanbieter, z. B. durch ein E‑POSTIDENT Gütesiegel im Profil des Kunden, das die
geprüfte Identität und damit die höhere Verlässlichkeit gegenüber anderen Kunden sichtbar macht.
HINWEIS
Alle im Handbuch verwendeten Parameter unterscheiden Groß- und Kleinschreibung.
3.7.2 E‑POSTIDENT beauftragen
Sie können den Dienst E‑POSTIDENT über den Selbstadministrationsbereich beauftragen.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
Vorgehen 1. Wählen Sie im Auswahlmenü auf der linken Seite E‑POSTIDENT (siehe Abbildung 3.7-1
auf Seite 34, Position 1).
Abbildung 3.7-1 E‑POSTIDENT im Selbstadministrationsbereich beauftragen
2. Klicken Sie im oberen Bildschirmbereich auf das Symbol E‑POSTIDENT beauftragen
(siehe Abbildung 3.7-1 auf Seite 34, Position 2).
Ein Dialogfenster erscheint.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen zum Bestätigen der AGB, und wählen Sie die
Schaltfläche E‑POSTIDENT beauftragen.
Ein kostenfreier E‑POSTBRIEF wird an den Kundenservice der Deutschen Post AG versendet, in dem die Beauftragung von E‑POSTIDENT enthalten ist. Diesen
E‑POSTBRIEF finden Sie in Ihrem „Gesendet“-Ordner.
Der Kundenservice der Deutschen Post AG schaltet Sie innerhalb von 3 Werktagen für
den Dienst E‑POSTIDENT frei. Sie erhalten einen E‑POSTBRIEF, sobald der Dienst freigeschaltet ist.
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
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3
Selbstadministration nutzen
Den aktuellen Status Ihres Auftrags können Sie jederzeit unter
Administration > E‑POSTIDENT anzeigen (siehe Abbildung 3.7-1 auf Seite 34, Position
3).
4. Konfigurieren Sie nach Ihrer Freischaltung den Dienst.
HINWEIS
Die Informationen zur Konfiguration finden Sie in der Dokumentation zu
E‑POSTIDENT (http://www.epost.de/privatkunden/downloads.html).
HINWEIS
Sie können E‑POSTIDENT jederzeit im Selbstadministrationsbereich des E‑POST Portals
kündigen. Der Vertrag wird innerhalb von drei Werktagen beendet.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.8 Datennutzung verwalten
Bei der Nutzung der E‑POST Anwendung werden von der Deutschen Post AG Bestandsdaten sowie Verkehrsdaten gespeichert und weiterverwendet, deren Nutzung Sie verwalten
können.
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
Abbildung 3.8-1 Datennutzung auswählen
Vorgehen 1. Wählen Sie in der Navigation Firmenstammdaten (siehe Abbildung 3.8-1 auf Seite 35,
Position 1).
Im Hauptfenster öffnet sich die Übersicht über die gespeicherten Daten.
2. Wählen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Datennutzung (siehe Abbildung 3.8-1
auf Seite 35, Position 2).
Die Übersicht zu den Einstellungen zur Verkehrsdaten- und Bestandsdatenutzung wird
angezeigt.
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
35
3
Selbstadministration nutzen
Abbildung 3.8-2 Übersicht zu Verkehrsdaten- und Bestandsdatenutzung
3. Markieren oder entfernen Sie zur Zustimmung oder zum Widerspruch zur Datennutzung
das entsprechende Kontrollkästchen (siehe Abbildung 3.8-2 auf Seite 36, Position 1 und
Position 2).
4. Bestätigen sie mit Speichern (siehe Abbildung 3.8-2 auf Seite 36, Position 3).
Ergebnis Ihre Angaben zur Änderung der Datennutzung werden innerhalb weniger Minuten übernommen.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.9 Entsperrpasswort neu beantragen
Wenn Ihnen das Entsperrpasswort aus dem Begrüßungsschreiben nicht mehr vorliegt, können Sie es neu beantragen.
3.9.1 Entsperrpasswort: Überblick
Sie haben im Zuge der Registrierung für die E‑POST Anwendung das Entsperrpasswort erhalten, das Sie in verschiedenen Situationen verwenden können.
Verwenden Sie das Entsperrpasswort:
▪
wenn Sie Ihr Passwort für das E‑POST Portal vergessen haben,
▪
wenn Sie eine neue Mobilfunknummer erhalten haben und Ihre vorherige Nummer nicht
mehr nutzbar ist,
▪
zum Entsperren Ihres E‑POST Postfachs.
Das Entsperrpasswort ist ein Einmalpasswort und somit nur einmal gültig. Nach erfolgreicher
Verwendung des Entsperrpassworts wird dieses ungültig und Sie bekommen automatisch
ein neues Entsperrpasswort per Post zugeschickt.
Sie können das Entsperrpasswort je nach Situation unterschiedlich beantragen:
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
36
3
Selbstadministration nutzen
Beantragung
Situation
3.9.2 Entsperrpasswort über den Selbstadministrationsbereich beantragen
▪
Sie können sich mit HandyTAN als Administrator anmelden.
3.9.3 Entsperrpasswort über das E‑POST Portal beantragen
▪
Sie können sich mit Ihrem Anmeldepasswort am E‑POST Portal anmelden.
▪
Sie können keine HandyTAN über die im
E‑POST Portal hinterlegte Mobilfunknummer erhalten.
3.9.4 Entsperrpasswort außerhalb Ihres
E‑POST Kontos beantragen
▪
Sie haben Ihr Anmeldepasswort vergessen.
▪
Sie können eine HandyTAN über die im
E‑POST Portal hinterlegte Mobilfunknummer erhalten.
3.9.5 Entsperrpasswort über Kundenservice
beantragen
▪
Sie haben Ihr Anmeldepasswort vergessen.
▪
Sie haben keinen Zugriff auf die im E‑POST
Portal hinterlegte Mobilfunknummer und
können keine HandyTAN erhalten.
Tabelle 3.9-1 Passende Vorgehensweise für die Beantragung eines neuen Entsperrpassworts
3.9.2 Entsperrpasswort über den Selbstadministrationsbereich beantragen
Voraussetzung ü Sie sind als Administrator angemeldet.
Wenden Sie diese Vorgehensweise an, wenn Ihnen Ihr Anmeldepasswort vorliegt und Sie eine HandyTAN empfangen können.
HINWEIS
Bei der Beantragung eines neuen Entsperrpassworts über den Selbstadministrationsbereich bleibt Ihr Anmeldepasswort gültig und Sie haben weiterhin Zugriff auf Ihr Konto.
Vorgehen 1. Wählen Sie in der Mitarbeiterübersicht Ihren eigenen Namen aus.
Ihre Mitarbeiterdetails werden geöffnet.
2. Wählen Sie auf der rechten Seite unter Neues Entsperrpasswort die Schaltfläche Anfordern.
Die Maske Neues Entsperrpasswort anfordern erscheint.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein.
4. Wählen Sie Bestätigen.
Ergebnis Es wird ein neues Entsperrpasswort generiert und Ihnen per Post zugesandt.
Siehe auch 2.2 Administrationssicht öffnen auf Seite 5
3.9.3 Entsperrpasswort über das E‑POST Portal beantragen
Voraussetzung ü Sie sind an Ihrem E‑POST Nutzerkonto angemeldet.
Wenden Sie diese Vorgehensweise an, wenn Ihnen Ihr Anmeldepasswort vorliegt, Sie aber
keine HandyTAN empfangen können.
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
37
3
Selbstadministration nutzen
HINWEIS
Bei der Beantragung eines neuen Entsperrpassworts über das E‑POST Portal bleibt Ihr
Anmeldepasswort gültig und Sie haben weiterhin Zugriff auf Ihr Konto.
Vorgehen 1. Wählen Sie auf der rechten oberen Seite Mein Konto.
Die Kontoübersicht öffnet sich.
2. Wählen Sie in der Navigation Zugangsdaten.
Die Übersicht über alle Zugangsdaten öffnet sich.
3. Wählen Sie Entsperrpasswort neu anfordern.
Die Eingabemaske zum Beantragen eines neuen Entsperrpassworts öffnet sich.
4. Geben Sie bei Passwort Ihr Anmeldepasswort ein.
5. Wählen Sie Bestätigen.
Ergebnis Es wird ein neues Entsperrpasswort generiert und Ihnen per Post zugesandt.
Siehe auch 2.1 Posteingang des Administratorkontos öffnen auf Seite 3
3.9.4 Entsperrpasswort außerhalb Ihres E‑POST Kontos beantragen
Voraussetzung ü Ihre aktuelle Mobilfunknummer muss in Ihrem E‑POST Konto hinterlegt sein.
Wenden Sie diese Vorgehensweise an, wenn Ihnen weder Ihr Anmeldepasswort vorliegt und
Ihre Mobilfunknummer korrekt in Ihrem E‑POST Konto hinterlegt ist.
ACHTUNG
Bei der Beantragung eines neuen Entsperrpassworts außerhalb Ihres E‑POST Kontos im
ausgeloggten Bereich wird Ihr Anmeldepasswort ungültig und Sie haben keinen Zugriff
mehr auf Ihr Konto. Erst mithilfe des neuen Entsperrpassworts können Sie sich wieder
einloggen.
Vorgehen 1. Rufen Sie die Webseite des E‑POST Portals auf (https://portal.epost.de).
2. Wählen Sie auf der oberen Menüleiste bei Login als Privatkunde die Schaltfläche
Wechseln.
Abbildung 3.9-1 Login als Geschäftskunde
3. Wählen Sie Passwort vergessen.
Die Eingabemaske Passwort vergessen erscheint.
4. Geben Sie Ihre E‑POSTBRIEF Adresse ein.
5. Wählen Sie im unteren Bereich der Eingabemaske Entsperrpasswort neu anfordern.
Die Auswahlmaske Neues Entsperrpasswort erscheint.
6. Wählen Sie Weiter.
Ihnen wird eine HandyTAN zugesendet.
7. Geben Sie die HandyTAN ein.
8. Wählen Sie Bestätigen.
Version 2.2
E‑POST Administratoren-Handbuch für Geschäftskunden
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Selbstadministration nutzen
Ergebnis Es wird ein neues Entsperrpasswort generiert und Ihnen per Post zugesandt.
3.9.5 Entsperrpasswort über Kundenservice beantragen
Wenden Sie diese Vorgehensweise an, wenn Sie Ihr Anmeldepasswort vergessen haben
und Sie keinen Zugriff auf die im E‑POST Portal hinterlegte Mobilfunknummer haben.
ACHTUNG
Bei der Beantragung eines neuen Entsperrpassworts außerhalb Ihres E‑POST Kontos im
ausgeloggten Bereich wird Ihr Anmeldepasswort ungültig und Sie haben keinen Zugriff
mehr auf Ihr Konto. Erst mithilfe des neuen Entsperrpassworts können Sie sich wieder
einloggen.
Vorgehen
‣
Kontaktieren Sie den Kundenservice und schildern Sie den Sachverhalt.
▪
Telefon: +49 228 92399329 (Mo. bis Fr. 08:00 – 20:00 Uhr)
▪
E‑Mail: E‑[email protected]
Ergebnis Es wird ein neues Entsperrpasswort generiert und Ihnen per Post zugesandt.
Siehe auch 4. Kundenservice auf Seite 40
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Kundenservice
4 Kundenservice
Wenn Sie Fragen haben, steht Ihnen unser Kundenservice sowohl online als auch telefonisch zur Verfügung.
Kontakt
Information
Telefon
+49 228 92399329 (Mo. bis Fr. 08:00 – 20:00 Uhr)
E‑Mail
E‑[email protected]
E‑POSTBRIEF
[email protected]
Adresse
Deutsche Post AG
Kundenservice
E‑POST
Postfach 10 09 51
33509 Bielefeld
Tabelle 4-1 Kontakt zum Kundenservice
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Glossar
AdressTAN Die AdressTAN ist eine Transaktionsnummer zur Bestätigung eines Unternehmenssitzes im
E‑POST Portal. Die AdressTAN wird nach der Registrierung eines Kunden und nach jeder
Adressänderung in Form eines klassischen Briefes automatisch an die Geschäftsführung
des Unternehmens versandt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Adressangaben für die
E‑POST Anwendung korrekt sind.
HandyTAN Die HandyTAN ist ein Einmalpasswort, das vom E‑POST System per SMS versendet wird.
Es dient neben der Eingabe des persönlichen Passworts zur Authentifizierung. Das
HandyTAN-Verfahren ist auch der Grund, warum bei der Registrierung eine persönliche Mobilfunknummer mit angegeben werden muss.
Ident-Nachweis Es gibt für die Authentifizierung am E‑POST Portal zwei verschiedene Nachweisstufen.
Zum einen gibt es den normalen Ident-Nachweis, bei dem ein Nutzer sich mit seinem Passwort anmeldet.
Zum anderen gibt es den hohen Ident-Nachweis, der aus einer kombinierten Eingabe von
zwei Kennungen (Passwort und HandyTAN) besteht. Beim hohen Ident-Nachweis wird sichergestellt, dass die sich anmeldende Person durch getrennte Kanäle einen eindeutigen
Identitätsnachweis erbringt.
Individualkomm Mit dem Individualkommunikations-Gateway ist es möglich, E‑POSTBRIEFE per E‑Mailunikations- Programm zu senden und zu empfangen. Das Individualkommunikations-Gateway zeichnet
Gateway sich dadurch aus, dass dieses nicht über das E‑POST Portal aufrufbar ist, sondern ausschließlich über die zugeordnete E‑Mail-Adresse. Die Zuordnung zwischen Firmen-E‑MailAdressen und E‑POSTBRIEF Adressen erfolgt bei der Registrierung für die E‑POST Anwendung.
Eine Änderung der Zuordnung der Firmen-E‑Mail-Adresse zur E‑POSTBRIEF Adresse erfolgt über den Kundenservice der Deutschen Post AG (Mapping-Auftrag). Für einen
Gateway-Zugang darf kein gleichlautendes (Portal-)Nutzerkonto angelegt werden, da sonst
E‑POSTBRIEFE im Portal-Postfach ankommen (das Portal-Postfach hat Vorrang vor dem
Individualkommunikations-Gateway).
MasterTAN Die Geschäftsführung eines für die E‑POST registrierten Unternehmens erhält mit dem Begrüßungsschreiben zur Registrierung eine MasterTAN. Diese verleiht jener die weitestgehenden Rechte im E‑POST Portal. Zur Anwendung kommt die MasterTAN, wenn kein Zugriff
mehr auf ein Administratorkonto besteht: Es ist damit möglich, über den Kundenservice einen Administrator neu zu benennen oder einem Konto die Adminsitrationsrechte zu entziehen.
Portal-Postfach Das Portal-Postfach ist ein Benutzerkonto, das über die E‑POST Portaloberfläche unter
http://portal.epost.de zu erreichen ist. Für administrative Aufgaben wird zwingend ein PortalPostfach benötigt. Dieses wird initial bei der Registrierung für Sie angelegt. Wenn Sie zusätzliche Administrator-Konten anlegen, ist dafür ebenfalls das Anlegen eines PortalPostfachs notwendig.
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Zugriffsberech- Es ist möglich, mit einem Portal-Postfach auf andere Portal-Postfächer zuzugreifen. Dabei
tigung ist die Anzahl der auf ein Postfach zugreifenden Postfächer nicht beschränkt und es können
mehrere Postfächer auf ein einzelnes Postfach zugreifen. Der Zugriff auf ein Postfach kann
in unterschiedliche Berechtigungen unterteilt werden: Lesen, Lesen und Schreiben, Lesen
und Schreiben sowie Löschen. Das Postfach, auf das Zugriffsberechtigungen vorliegen, wird
nach dem Einloggen am Portal unter dem eigenen Postfach angezeigt.
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Deutsche Post DHL Group
Deutsche Post AG
Charles-de-Gaulle-Straße 20
53113 Bonn
www.deutschepost.de
Stand 06/2015

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