Heyform - Isgus

Dank ZEUS® kann die Personalabteilung des Automobil-Zulieferers Heyform
viel effektiver arbeiten und der Geschäftsleitung schneller Informationen zur
Verfügung stellen
Wenn sich Firmen zusammenschließen, treffen meist verschiedene Unternehmenskulturen und Organisationskonzepte aufeinander. Nicht immer lassen sie sich ohne Weiteres miteinander vereinbaren – was Folgen für jede
einzelne Abteilung und jeden Mitarbeiter hat. Das trifft oft besonders die Personalabteilung, übernimmt sie doch
eine Art Vermittlerrolle zwischen Mitarbeiter und Organisation.
Neue Anforderungen brauchen neue Lösungen. Diese
Erfahrung hat auch Antje Loga gemacht, als sich die
Heyform-Gruppe in den Jahren 2010 und 2011 neu
aufstellte. Der Zulieferer der Automobilindustrie und
Spezialist für Innenraumverkleidungsteile und
andere Hightech-Fahrzeugkomponenten hatte ein
Geschäftsfeld seinerzeit komplett ausgegliedert. Es
konstituierte sich die Muttergesellschaft Heyform
Bramsche GmbH bei Osnabrück mit der zur Unternehmensgruppe gehörenden Heycoustics GmbH
(Bayern) sowie der Heycomfort GmbH (Sachsen) zu
einer leistungsstarken, breit aufgestellten und
synergetisch strukturierten Organisation mit dann
über 600 Mitarbeitern.
„Mit der Vergrößerung der Firmengruppe und der
höheren Mitarbeiterzahl kamen auch neue Anforderungen. Beispielsweise hat das Controlling detailliertere Auswertungen von Unternehmensdaten
notwendig gemacht“, erzählt die Personalreferentin.
„Die neu hinzugekommenen Werke arbeiteten
allerdings mit anderen Lohn- und Zeiterfassungspro-
grammen, die mit unseren nicht kompatibel waren.
Unsere Systeme wiederum waren für die umfangreicheren Prozesse weder ausgelegt, noch ließen sie
sich daran anpassen.“ Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter hatte man zum Beispiel manuell in ExcelListen eingegeben, um sie dann wieder mit den Lohnund Gehaltsdaten zu verknüpfen – eine zeitaufwändige Angelegenheit. „Für konzentrierte Mitarbeitergespräche oder -beurteilungen blieb viel zu wenig Zeit
übrig“, so Antje Loga. Ganz klar: Die Personalabteilung musste softwaretechnisch einen neuen Weg
einschlagen.
Zum Einen entschied sich Heyform für die Lohn- und
Gehaltssoftware des Anbieters Hansalog. Zum
Anderen legte der dann den Verantwortlichen nahe,
als Zeiterfassungssystem ZEUS® von ISGUS
einzusetzen. „Wir arbeiten mit vielen Anbietern
zusammen“, so Hansalog-Vertriebsleiter Stefan
Hömme „aus unserer Erfahrung gehört ZEUS® zu
den Besten.“ Dafür hat er gute Argumente: „Der
größte Vorteil ist, dass das System fast alle Anforde-
rungen der Anwender schon im Standard erfüllen
kann, ohne dass kostentreibende Sonderfunktionen
aktiviert oder Sonderprogrammierungen vorgenommen werden müssen.“ Die Lösung sei schnörkellos
und funktionell. Außerdem sei die Kommunikation
mit dem ISGUS-Service vorbildlich, was Antje Loga
und ihre Kollegin Carolin Overin bestätigen.
„Die Zusammenarbeit hat sich bewährt“, sagt auch
Andreas Lange, Leiter der ISGUS-Niederlassung in
Osnabrück. „Wir erarbeiten gemeinsam mit den
Anwendern, welche konkreten Leistungen des
Systems gewünscht sind. Dann sitzen die Systemberater von ISGUS und Hansalog zusammen, um die
Schnittstellen an der Praxis auszurichten.“ Mit
Erfolg, wie Heyform zeigt. Die Personalabteilung ist
begeistert – nicht zuletzt, seit Geschäftsführer Stefan
Zubcic eines Tages in der Tür stand, um ein dickes
Lob dafür auszusprechen, wie schnell eine gerade
Produktionsmitarbeiter von Heyform im Gespräch.
HANSALOG:
Die Zusammenarbeit zwischen Hansalog und
ISGUS besteht seit über 3 Jahren. Gemeinsam
werden Projekte zwischen 200-2000 Mitarbeitern
umgesetzt.
Die Schnittstelle ist bidirektional, die Stammdaten
von Hansalog werden übernommen und die
abrechnungsrelevanten Daten werden von ISGUS
an Hansalog zurück geliefert.
Gemeinsame Kunden von Hansalog und ISGUS
haben die Sicherheit, dass die Kommunikation
zwischen den Lösungen der Partner ständig
gepflegt und weiterentwickelt wird.
ISGUS GmbH
Oberdorfstraße 18-22
D-78054 Villingen-Schwenningen
Tel. +49 7720 393-0
Fax +49 7720 393-184
angeforderte Aufstellung in seinem elektronischen
Briefkasten eingegangen war.
Die Abläufe in der Praxis zeigen auf allen Ebenen, wie
bedienerfreundlich und effektiv die Software ist: Die
Mitarbeiter buchen zu Arbeitsbeginn und -ende mit
ihren Transponderchips berührungslos an den
ISGUS-Terminals in ihren Niederlassungen. Diese
elektronisch erfassten Zeitdaten werden in Bramsche
mit den Zeitarten zusammengeführt, woraus sich im
Zusammenwirken mit der Lohn- und Gehaltssoftware
die Auszahlungen ergeben. Knapp 40 Zeitmodelle
gibt es bei der Heyform-Gruppe. „Vorher waren es
über hundert“, erinnert sich Carolin Overin, „auch
das ließ sich dank der Flexibilität von ZEUS® weitaus
effektiver gestalten.“
Dabei ist es von Vorteil, dass es sich nicht allein um
ein Zeiterfassungssystem handelt, sondern es lässt
sich dank individuell programmierter Schnittstellen
und weiterer Funktionen in die bestehende Infrastruktur einer jeden Organisation bestens einbinden.
Heyform beispielsweise nutzt ZEUS® noch für die
Zutrittskontrolle zum Firmengelände sowie für den
so genannten WebService, also das papierlose
Antragswesen. Bei Mitarbeitern ohne eigenen WebZugang fällt das ins Ressort der Schicht- und
Abteilungsleiter oder Vorarbeiter, die diese Infos
dann elektronisch nach Bramsche weiterleiten.
Auch wenn sich mancher Mitarbeiter zunächst
schwer tat mit der neuen Technik, so ist die Belegschaft heute froh darüber, denn die Abrechnungen
sind transparenter und für jeden leichter nachzuvollziehen. „Die Fehlerquellen durch manuelle Eingabe
sind naturgemäß größer als bei der elektronischen
Buchung. Da habe ich mir früher den einen oder
anderen Vorwurf anhören müssen. Das ist zum Glück
vorbei“, so Antje Loga. Außerdem hat sich das Bild
der Personalkosten mit dem Beginn der elektronischen Zeiterfassung maßgeblich geändert, sprich:
objektiviert – Lohnarten und Zuschläge verteilen sich
ganz anders, die Ausweisung von Pausenzeiten
sensibilisieren die Mitarbeiter zusätzlich. Übersichten und Listen lassen sich auf Knopfdruck erstellen
und stehen unmittelbar zur Verfügung.
„Wir haben jetzt mehr Zeit für unsere eigentliche
Arbeit als Human-Ressource-Abteilung“, fasst Antje
Loga zusammen. „Man darf ja nicht vergessen, dass
die intensive Betreuung der Mitarbeiter ein Unternehmen zum attraktiven Arbeitgeber macht. Dieser
Effekt ist in Zeiten des wachsenden Fachkräftemangels nicht zu unterschätzen.“
[email protected]
www.isgus.de

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