平成 27 年 9 月 28 日 (公財)公益法人協会事務局 特定個人情報取扱いに関する基本的考え １ 当協会の立ち位置 （１）当協会は、「個人情報保護法」の適用を受けない小規模事業者（個人情報が過去６か 月以内のいずれの日においても 5,000 件を超えない法人）であるが、「個人情報保護に 関する基本方針」及び「個人情報管理規程」を定めている。 （２）行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（「番号法」 ） は、全ての事業者に適用されるが、当協会は従業員が 100 人以下であるため、中小規 模事業者となり、軽減規定（規程の制定等が免除）が適用される。しかし、必要最小 限のルールは、規則として定めた。 ２ 既存の「個人情報管理規程」等との関係 （１）番号法等で作成が要請されている「基本方針」等は、既存の「個人情報保護に関す る基本方針」及び「個人情報管理規程」に織り込んだ。→〔理事会承認事項〕 （２）新たに作成する必要最小限のルールは、「個人情報管理規程」の下位に位置づけ、 規程でなく規則（特定個人情報管理規則）として定め、理事長が制定することとした。 （３）「就業規則」及び「準職員就業規則」に、採用時に個人番号の提出を義務付ける規定 と「特定個人情報管理規則」を遵守する事項を盛り込んだ。→〔理事会承認事項〕 （４）「特定個人情報取扱規則」は、できるかぎりコンパクトなものとした。 ３ 番号法の概要 ・行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法） →「目次」「総則」別添参照。 ・特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編） →「目次」「はじめに」別添参照。 ４ 公法協の対応 （１）事務取扱担当部署は総務部とし、その他の部署では特定個人情報は取扱わない。 （２）事務取扱担当者は、総務部長、総務課長及び会計担当者（委託先の特定の一名）と し、総務部長を事務取扱責任者とした。 （３）役職員等及び第三者から取得する個人番号が記載された特定個人情報は、全て紙ベ ースで受け取り、専用封筒に入れ■■金庫へ保管する。 1 （４）特定個人情報を取扱う機器は、スタンドアローン式のノートパソコン・専用プリン ターとし、ネットワーク接続はしない。 （５）取扱区域は、会計担当者の■■階作業場所とし、パーテーションを設置する。 ５ 委託契約の締結 会計業務等委託先に、個人番号関連事務の全部又は一部を委託する。事務取扱区域は、 上記 3（4）に記載のとおり。 ６ 新たな設備関係 ・専用パソコン１台、専用プリンター１台の購入 ・給与ソフトウェアのメンテナンス作業 ・支払調書ソフトウェアの購入 ・パーテーションの購入 ・その他 ７ 今後の作業日程 時期 １ 平成 27 年 9 月 28 日 内容 「個人情報保護に関する基本方針」 「個人情報管理規 程」「就業規則」等の理事会でのご承認 ２ 平成 27 年 10 月初旬 役職員等への個人番号保管の通知（説明会・通知 書） ３ 平成 27 年 10 月初旬 特定個人情報管理規則等のＨＰへのアップ ４ 平成 27 年 11 月初旬 役職員等相談員・会計顧問等への個人番号の提出 依頼 ５ 平成 28 年 1 月より マイナンバー制度スタート ６ 平成 28 年 1 月より セミナー講師への個人番号の提出依頼 以上 2
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