Google Apps for Work 小集団ごとに「Google リーダー」を選出し Google Apps for Work の活用を促進！ ワークスタイルの確実な変化に導く 既存メールシステムの数々の問題点 大手ハウスメーカーの三井ホームは、2014年7月、Google Apps for Work をグループ会社等合わせて 6500アカウント導入した。その直接的な契機は、2014年3月末に既存メールサーバーの保守契約期間が終了 することであった（後日、2015年3月末まで延長） 。そこで、2012年4月より、次期メールシステムの検討・検証 を始める。 それに先立ち、同社情報システム室では、既存メールシステムの問題点を確認。まず、冗長化のために2台 三井ホーム株式会社 〒163-0453 東京都新宿区西新宿 2 － 1 － 1 新宿三井ビル 53 階 必要であったメールサーバー以外に、同社のセキュリティポリシー上で、必要であった2種類のアンチウィルス用 サーバー、監査用サーバー、アーカイブ用サーバーの計5システム7サーバーが必要という問題があった。 「これにより、保守運用管理や障害対応の手間、5 ～ 7年おき、つまり1年に1サーバー以上の入れ替えによる構 築作業やコストが発生するという問題がありました」と情報システム室長の長野正人氏は説明する。 このほか、POP 型のメールシステムであったことで、4年ごとのパソコン入替時に発生するメールデータの移 www.mitsuihome.co.jp/ 行作業が大変という問題もあった。 「約4,000台で4,000万円の費用および、1台あたりデータ移行に半日かか 会社概要 るとしてのべ2000日分パソコンを利用できないというロスが発生していた」と情報システム室シニアマネジャー ツーバイフォー戸建て住宅の受注・設計・施工 の髙橋敏介氏は打ち明ける。 を手がける注文住宅事業のほか、賃貸住宅や 1人あたりのメールサーバーのデータ容量が 100MB と小さく、メールボックスがすぐパンクしたり、Outlook 建売請負の各事業を手がけるハウスメーカー。 Express はメール容量が 2GB を超えるとメールデータが消失してしまうというトラブルも頻発していた。サー 個人の専用住宅だけでなく、賃貸や店舗、レス トラン、医院などの併用住宅、居住用以外の非 専用住宅など、顧客の多彩なニーズに応える 様々な建物を手がけている。また、3 階建てや 二世帯住宅、地下室付き住宅、耐火建築、免 震付住宅も用意。海外居住者向けの帰国後の 建築サポート、ライフスタイルの変化などにも 幅広い企画力と高い技術力で対応している。 バーはデータセンター 1ヶ所のみに設置していたことで、万一、データセンターが被災した場合にメールが使えな くなるというリスクもあった。 また、メールサーバー自体は冗長化しているものの障害が絶対に発生しないわけではなく、 「過去実際にハー ドウェア障害により3日間、メールが使えなくなるという事態もありました」と髙橋氏。 Web ブラウザでメールが見られる Google Apps for Work への高評価 こういった問題点を踏まえ、長野氏らはまず従来のオンプレミス型か、クラウドサービス利用に変更するかを 検討。 「初期および運用コスト、構築・導入期間、システム管理の手間、モバイル利用、機能、セキュリティなどの面で 比較検討した結果、クラウドが有利という結論を得ました」と髙橋氏は言う。また、すでに数多くの大企業がクラ ウド型のサービスを導入しているという実績も追い風となった。 次に、具体的な製品の検討に入る。当初は、Google Apps for Work のほかに Microsoft Office365 と日 本のベンダーのサービスをテスト。日本のベンダーのものはレスポンスの点で早々に落選し、残る2製品で半年 間、実際にテスト利用しながら検討を進めた。 自社での検証だけでなく、長野氏らは両製品を先行して利用しているユーザーに使い勝手をヒアリングする。 「ある Microsoft Office365 のユーザーは、パフォーマンスを最大限にするには Outlook は最新バージョン への更新が好ましく、その分のコストがネックであると指摘していました。一方、ある Google Apps のユーザー は、Web ブラウザさえあればどこでもメールが利用出来る点を評価していました。豊富な機能がワンプライス で使える点も好評でした」 （髙橋氏） （左） 三井ホーム株式会社 情報システム室 シニアマネジャー 髙橋 敏介氏 （中央） 情報システム室長 長野 正人氏 （右） 情報システム室 村上 真広氏 また、この間、 「外部からでもメールを確認したい」という役員層の要請に応え、iPad を配布し、Web ブラウ Google Apps for Work について 「Google Apps for Work」は、クラウドの価値 を実感できる、画期的なホスティング型オフィス スイート。1 人 30 GB までの大容量メール ボッ クス、会議への招集も簡単なカレンダー、1 つ のドキュメントをオンラインで共有しながらのレ ビュー、誰でも簡単に立ち上げられるサイト、急 ぎの用件や確認に便利なチャット、円滑なリモー ト ワークを実現するビデオ通話、動画の投稿 ザでメールが見られる Google Apps for Work を先行して使ってもらうことにした。 「 Web ブラウザさえあればメールが利用できる点や検索の性能、メンテナンスのための計画停止がないこと、 そして永続的な機能強化による先進性といった点で、Google Apps の評価ポイントが上回りました。先行して 使っていた役員の評判も悪くなかったです」と長野氏は説明する。 既存システムに比べ Google Apps for Work の圧倒的コストメリット 初期構築・導入費用および5年間のランニングコストは、実は以前のオンプレミス型メールシステムの再構築 のほうが若干下回ったが、そのメールボックスは1人あたり 100MB。Google Apps for Work と同じ 30GB や共有、そして強力無比の検索など。Google にするには、コストはその何十倍もかかることが予測される。 「さらに、サーバーなどのハードを保守管理する手 Apps for Work には、社内情報を共有・管理 間が一掃されることを加味すれば、比較するまでもないと思います」と髙橋氏。 し、最大限に活用するさまざまな機能がセットさ れています。しかも、費用は 1 ユーザーあたり 年間 6,000 円。IT 部門の管理者は、サーバー 需要の増加、メンテナンス作業、セキュリティ対 策などに悩む必要もありません。 詳細は、http://www.google.co.jp/work まで Google Apps for Work の導入にあたり、情報システム室では各部署に基本的な利用法を説明して回った。 「メールシステムを切り替えたことによる細かな課題は諸々あったものの、例えば、Outlook で使えた名前での ソート機能などは検索を使えばいいという説明で済んだ」と情報システム室の村上真広氏は言う。 情報システム室では、さらに活用を促進するため、各部署（5 ～ 8人）ごとにひとり、比較的 IT リテラシーの 高い人を「Google リーダー」と称する推進役に選出してもらったという。その経緯について、髙橋氏は次のよう に説明する。 「ある先行ユーザーからこういう話を聞きました。当初、細かい使い方まで決めて説明しようとしたものの、それ では説明するほうもされるほうも覚えきれず、負担感が増すだけで逆効果と気づいた、と。それで、大ざっぱな * すべての企業名及び製品名は、該当する企業の商標または登録商標です。 説明だけで後は各職場に任せたら、みんなそれなりに使い始めたということです（笑） 」 「Google リーダー」導入の効用 同社でも、 「 Google リーダー」が Google Apps for Work の諸機能の使い方を広め始めると、さっそく 若手社員がチャットを使い始めるといった効用が現れ始めた。また、住宅の施工現場で撮った写真を Google Drive で社内の他部署と共有することに活用するケースも出始めているという。 「以前は、デジカメを社内に持ち帰って共有フォルダにアップする、という作業が必要でしたが、Google Apps 導入後はモバイル端末で撮った写真をその場で共有できます。このスピード感が好評ですね」 （村上氏） 導入を検討した時から、長野氏らも Google Drive の活用を考えていたという。 「役員は、外部でもファイルにアクセスして資料が見れることが大変便利と評価していました」 （長野氏） また、経営会議の資料なども、権限に応じての Google Drive での共有化が進み、徐々にペーパーレス化が 広がっている。 従来、毎週支店の業績を集計するのに、各支店から送られたExcelをマージする作業が発生していたが、スプ レッドシートを Google Drive で共有することで当該作業は一掃された。 「こうした細かい作業がどんどん効率化されていっていると思います。さらに、外部でも資料やメールが見られる ようになり、ワークスタイルは確実に変わりました。2015年4月には、営業などの外勤の社員全員にも iPad を 配布し、この流れをさらに推し進めようと考えています」と長野氏は結んだ。 ●三井ホームのオーダーメイド・イメージ お問い合わせ Google Apps for Work の詳細については、http://www.google.co.jp/work をご覧ください。 © Copyright 2015 Google Google は、Google Inc. の商標です。その他すべての社名および製品名は、それぞれ該当する企業の商標である可能性があります。 © Copyright 2015 Google is a trademark of Google Inc. All other company and names many be trademarks of the respective companies with which they are associated. GECS 03/15/12
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