ユニットベース 製品紹介 記者が挑戦！専門知識がなくても 本当に業務システムは作れるか？ 営業部門での案件管理や、サポート窓口担当の問い合わせ管理を始 め、ユーザ部門においてExcelやAccessを駆使して業務を行っていると いうケースは、どの企業でも多いだろう。 しかし、取り扱うデータ量や業務に関わる社員の数が増えてくると、 問い合わせ管理システムの構築を例にとって、ノンプログラミング Webデータベースソフト「UnitBase」を試してみる！ 実際の利用シーンを想定して、インストールから実施！ 情報の集約や同時作業のやりづらさが表面化したり、セキュリティやバ ックアップといった運用・管理面で要求されることも高度になる。ユー ザ部門だけでは解決できないことも増えてくるのではないだろうか。 そんな時「なんとかしてくれ！」と頼られてしまうのが情シス部門。しか し…「それぞれ専用の業務システムを構築できればいいけど、コスト も時間もかかる…」という大きな壁が立ち塞がる…。 だが、あきらめてしまうのはまだ早い。長く使っていける業務システム をExcelマクロやAccess、プログラミングなどに頼らず簡単に構築 できる、夢のようなITツールがあるのだ。このツールを使えば、情シス 部門の手を煩わすことなくシステムが作れ、しかも最終的にはユーザ部 門が自分で問題を解決できるようになるという。 案件情報や問い合わせ履歴、顧客リストなど、件数が増えていくデー タはデータベースに格納するのが常道。それらをチームや部署に共有し ていくことも考えれば、入力フォームや検索・集計を備えた“システム化 ”が必要になる。だが本格的なプログラミングを行ってシステムをイチか ら構築するのは情シスでもハードルが高い作業だ。 早速、そのITツールをキーマンズネット記者が検証してみた。 そんなシステム構築をプログラミング不要で、しかも超短期間で行え るITツールが存在するという。噂に聞くそのツールはジャストシステムの 「UnitBase」。しかし「プログラミング不要と言っても、どこまで簡 単なのか？」「実際の業務利用に耐えうるシステムが作れるのだろうか 果たして、 専門知識がほとんどない記者でも、 データベースを作成し“ 簡単に”業務システムが 構築できるのだろうか？ ？」といった疑問は尽きない…。 果たして、専門知識がない記者でも問い合わせ管理システムが 作れるか？ そこで、公開されている「UnitBase」の試用版を使って、記者が実 際に試してみることにした。 ▼「UnitBase」試用版ダウンロードサイト(30日間無料) http://www.justsystems.com/jp/products/unitbase/trial.html 会社名、連絡先など簡単なアンケート項目に答え、試用版のプロ グラムをダウンロード。インストールは特に難しいところはなく、 ほんの5分程度で完了した。導入の段階から簡単さが垣間見られ るこの「UnitBase」を使って、実際に問い合わせ管理システムを 試作してみよう。 ユニットベース 製品紹介 Step.1 問い合わせ入力フォームの作成 例えば、企業のサポート窓口担当が顧客から受けた問い合わせ情報を どのような画面で入力できればいいのか思い浮かべながら構築作業を進 めなければ…とはいえ、作業はほとんど簡単なマウス操作だけだった。 「UnitBase」にログインしてデータベース作成開始 サンプルもあるが、ここはイチから作成にトライ！ 左側のフィールド一覧から「文字列(1行)」をドラッグ＆ドロップし「タイ トル」欄を作成。次に「日付時刻」をドラッグ＆ドロップし「受付日付」欄 を作成…といった操作を繰り返していく。これが言ってみれば通常のプロ Webブラウザを使って「UnitBase」にログイン。インストール時に「 グラミング作業の代わり。裏ではデータベースのテーブル定義や検索・集 サンプルデータベースあり」を選択した場合は、ここでいくつかの業務シ 計機能に必要な設定などが行われているようだが…。あっけないほど簡 ステムのサンプルが表示される。これらを使ってカスタマイズするという 単に、わずか数分で、記者でも入力フォームが作成できた。 方法も考えられるが、今回はイチから新しく作っていくのにどれだけかか 「新しいデータベースを作る」のボタンを押下し、す るか知りたいため、 ぐに構築作業へと進んだ。 左側の一覧からドラッグ&ドロップでフィールドを並べてフォームを作成 「UnitBase」でのデータベース構築は、 以下の3つの方法から選択できる。 白紙から作成する …ドラッグ＆ドロップでフィールド(入力フォーム)を作成する 表計算ファイルを取り込む …Excelなどからデータベースを一発作成する テンプレートから作成 …よくある業務のテンプレートからデータベースを作成 これらから、記者はまず「白紙から作成する」を選択し、 問い合わせ管理業務の基本画面となる、入力フォームの 作成に取りかかった。 Step.2 顧客リスト取り込み 「UnitBase」のスタートメニューから「白紙から作成する」を選択 続いて、すでにある顧客リストを取り込んでみる Excel形式のファイルがあれば、瞬時にデータベースを作成！？ 次に、顧客情報を管理している Excelファイルを「UnitBase」に 取り込んで顧客マスタのデータベー スを作成してみる。問い合わせを受 ける顧客の会社名や契約状況、契 約日といった情報は、Excelファイ ルなどのリストで管理されているケ ースが多いだろう。 ほとんどの操作がドラッグ＆ドロップ ノンプログラミングで簡単にデータベースが作れるというのは 本当だった！ 先ほどのデータベースの作成メニューから、今度は「表計算ファイ ルを取り込む」を選択し、あらかじめ用意しておいた架空の顧客リスト を「取り込むファイル」に指定。 「白紙から作成する」ボタンを押すとデータベース構築画面が表示さ その後の設定は任意だが、Excelファイルのタイトル行を自動的に れた。画面左側には「文字列」 「日付時刻」 「ドロップダウン」などのフィー 「UnitBase」のフィールド名に設定したり、取り込み開始行の位置 ルド(部品)一覧がある。右側には何もないスペース。ここに入力フォーム の指定も可能。更には各列がどんな種類のデータかに合わせて、どの を作成していくようだ。 ようなフィールドの型(文字列、数値、日付など)として取り込むかをあ ユニットベース 製品紹介 らかじめ選択することもできる。 ここまでの操作で顧客マスタのデータベースも完成。「UnitBase」 Step.3 帳票出力設定 は、どこまでも“簡単さ”を追求したデータベースソフトであることがよ く分かった。 Webシステムの弱点、報告書やレポートの印刷については？ 「紙」にする必要がある業務については、帳票出力機能で対応できる！ Excelなどの表計算ファイルを取り込んでデータベース化することが可能！ 「UnitBase」は"Webデータベース"に分類される。このジャンルの システムは Webブラウザだけあれば動作するため、クライアント側のメ ンテナンスが不要という大きなメリットがあるが、一方で、印刷について はブラウザが持つ機能に依存するというデメリットも存在する。 「UnitBase」には標準でExcel形式の帳票フォーマットに出 しかし、 力する機能を持っているため、印刷が必須となる業務についても柔軟 に対応が可能だ。 実際の作業としては、Excelで作成した問い合わせ報告書のテンプ レートを用意し「「UnitBase」の中に保存されているデータを出力し たいセルへ「帳票キーワード」をテキスト入力するだけ。帳票への出力 も、当然ノンプログラミングだ。 2つのデータベースの連携も簡単！ 「問い合わせ管理」フォームから「顧客マスタ」を呼び出せるように Excelで作成した帳票フォーマットにUnitBaseのデータを出力できる 顧客からの問い合わせ内容を入力する際には、顧客リストのデータを 呼び出せることが望ましい。同じ内容を何度も入力する手間や、誤った データが入力されることを防止し、入力コストを削減するためだ。 このような設定も「UnitBase」なら簡単にできる。 まず、最初に作った問い合わせ管理データベースにアクセスし「データ ベースの編集」画面へ。左側のフィールド一覧から「ルックアップキー」 「ルックアップ」をドラッグ＆ドロップして追加し、参照するデータベース に先ほどExcelファイルから取り込んだ「顧客マスタ」を設定すれば、連 携が完了。 たったこれだけの操作で、 「この問い合わせをした顧客名は？顧客担 結論！「UnitBase」を使えば、業務に必要なシステムが 驚くほど簡単に作成できる！ 当者名は？契約状況は？」など、簡単に間違いなく入力できる“高度な” データベースシステムが作成できたのだった。 他のデータベースに登録された情報を呼び出す機能も簡単に追加できる 今回、記者が挑戦した問い合わせ管理システムの構築。試用版のダウ ンロードから、インストール、問い合わせ入力フォーム作成、顧客リスト取 り込み、帳票出力設定まで、システム構築に要した時間は、わずか30分 だった。専門知識も経験も豊富な情シス担当者が使えば、より高度なシ ステムを短時間で構築することも可能だろうし、ユーザ部門の担当者で ユニットベース 製品紹介 も十分に構築・メンテナンスが可能なレベルであることが実証されたと 様々な活用が可能 言ってもいいだろう。 また、一旦記者が作った問い合わせ管理システムについて、ジャストシ ステムの担当者の方も交えて改善点について議論した。 「このフィールド があったほうが、現場ではもっと使いやすくなるかも」などの要望を受け た記者が、ものの数分で“システム改修”を行ったことも付け加えておく。 情シス部門、ユーザ部門が一体となって、リアルタイムに修正を行ってい けることも「UnitBase」を使った開発の大きなメリットだろう。 Webブラウザで使える 様々な○○管理システムが「UnitBase」で簡単構築 案件管理、問い合わせ管理、顧客管理にも活用できる ノンプログラミングWebデータベースで情報共有の課題は一挙に解決！ 「UnitBase」は、システム構築、データの登録・検索、集計・グラフ 化から普段のメンテナンスまで、すべてをWebブラウザ上で扱える“Web データベース”。技術的な専門知識は必要なく、記者が挑戦したような マウスでのドラッグ＆ドロップで1から作っていく方法や、既存のExcelフ ァイルを活用する方法、あるいはよくある業務のテンプレートを使ってカ スタマイズしていく方法など、利用者のニーズに合わせて構築方法を選 「UnitBase」上 択可能。いずれの方法でも作り始めて数分もすれば、 で業務に必要な“システム”が稼働できる。 専門知識不要で簡単データベース構築 また、Excelと連携した帳票・レポート出力、メールと連携した社外か らのデータ登録、メニュー画面の作成、複数のデータベースを組み合わ せて1つの業務で活用するといった“現場”でニーズの高い機能を、追加 開発不要な「製品標準」として次々に採用している点も大きな特長となっ ており、様々な業務改善や効率化に役立てられる。 30日間無料トライアル版で、 まずは体験を！ 「UnitBase」に少しでも興味を持ったのなら、30日間すべての機能を使うことができる「無料トライアル版」を試してみていただきた い。 「UnitBase」は複数人での利用を想定したクライアントサーバー型のシステムではあるが、Window 7/8をインストールしたPCとWeb ブラウザーさえあればインストールは非常に簡単だ。社内のネットワーク上に「UnitBase」をつなげることができれば、申請や承認を実際 に行ってみるなど、実運用を想定した検証も可能である。また、試用期間中に作成したデータベースは本番環境でも利用可能だ。 ★ トライアル版のダウンロードはこちら 製品についての詳しい情報や最新情報は 東京本社 http://www.justsystems.com/jp/products/unitbase/trial.html http://www.justsystems.com/jp/products/unitbase/ 163-6017 新宿区西新宿 6-8-1 住友不動産新宿オークタワー ご購入のご相談を 承っております。 法人専用インフォメーションセンター TEL:03-5324-7655
© Copyright 2024 ExpyDoc
