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Änderungen in BCS-MegaSoft Version 2.22 [2] Build [162]
INHALTSVERZEICHNIS
Kundenstamm
Punkt [ 1 ] = Kunde nach Jahresabschluss löschen
Technikerstamm
Punkt [ 2 ] = Techniker nach Jahresabschluss löschen
Leistungsliste
Punkt [ 3 ] = Leistungsnummer nach Jahresabschluss löschen
Materiallisten
Punkt [ 4 ] = Materialnummer nach Jahresabschluss löschen
Datensicherung
Punkt [
Punkt [
Punkt [
Punkt [
5 ] = Änderung bei der manuellen Datensicherung
6 ] = XML-Transfer Ordner neu bei der manuellen Datensicherung
7 ] = Infos über die Datensicherung
8 ] = Änderung bei der kompletten Datensicherung
Setup
Punkt [ 9 ] = Einstellung der Datensicherung mit Unterverzeichnissen
Jahresabschluss
Punkt [ 10 ] = Änderung am Verhalten des Jahresabschlusses
Diverses
Punkt [ 11 ] = Kleine Verbesserungen und Software Korrekturen
Kundenstamm
Punkt [ 1 ]
„Kunde nach Jahresabschluss löschen“
Im Kundenstamm auf der ersten Registerseite Kunden sehen Sie einen neuen Option mit der
Bezeichnung „Kunde nach Jahresabschluss löschen“.
Diese Option kann durch die Checkbox aktiviert „“ werden. Durch diese Aktivierung ist der Kunde in den
Einzelbelegen nicht mehr aufrufbar und es können somit keine neuen Belege für den Kunden erstellt
werden. Zusätzlich wird dieser Kunden beim Jahresabschluss automatisch aus dem Kundenstamm des
neuen Geschäftsjahres gelöscht. Alle Daten des Kunden, wie z.B. Angebote, Aufträge, Touren,
Kundendepot usw. werden nicht mit in das neue Geschäftsjahr übernommen.
Im alten Geschäftsjahr bleibt dieser Kunde nach wie vor mit allen gespeicherten Daten vorhanden.
Der Vorteil für Sie als Anwender ist, dass Sie im laufenden Geschäftsjahr jederzeit durch diese Checkbox
ihre Kunden „vormerken“ können, die im aktuellen Geschäftsjahr keine Rechnungen mehr erhalten und
beim Jahresabschluss nicht mit in das neue Geschäftsjahr übertragen werden sollen.
Sie müssen also nach dem Jahresabschluss nicht nochmal manuell den Kundenstamm aufrufen, um
bestimmte Kunden zu löschen.
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Technikerstamm
Punkt [ 2 ]
„Techniker nach Jahresabschluss löschen“
Im Technikerstamm auf der ersten Registerseite Techniker sehen Sie einen neuen Option mit der
Bezeichnung „Techniker nach Jahresabschluss löschen“.
Diese Option kann durch die Checkbox aktiviert  werden. Durch diese Aktivierung ist der Techniker in
den Einzelbelegen nicht mehr aufrufbar und es können somit keine neuen Belege mit dem Techniker
erstellt werden. Zusätzlich wird dieser Techniker beim Jahresabschluss automatisch aus dem
Technikerstamm des neuen Geschäftsjahres gelöscht. In allen Programmteilen, in dem der Techniker
eingetragen war, wird die zu löschende Techniker-Nummer durch die Techniker Nummer 0 (Null) des
Sammeltechniker ersetzt. Zu den Programmteilen gehören z.B. die Jumbos, Tourenliste, Aufträge,
Angebote, usw.
Im alten Geschäftsjahr bleibt dieser Techniker nach wie vor mit allen gespeicherten Daten vorhanden.
Auch hier ist der Vorteil für Sie als Anwender, dass Sie im laufenden Geschäftsjahr jederzeit durch diese
Checkbox ihre Techniker „vormerken“ können, die im aktuellen Geschäftsjahr nicht mehr eingetragen
werden sollen und beim Jahresabschluss nicht in das neue Geschäftsjahr übertragen werden sollen.
Sie müssen also nach dem Jahresabschluss nicht nochmal manuell den Technikerstamm aufrufen, um
bestimmte Techniker zu löschen.
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Leistungslisten
Punkt [ 3 ]
„Leistungsnummer nach Jahresabschluss löschen“
In der Leistungsliste auf der ersten Registerseite Leistung sehen Sie einen neuen Option mit der
Bezeichnung „Leistungsnummer nach Jahresabschluss löschen“.
Diese Option kann durch die Checkbox aktiviert  werden. Durch diese Aktivierung ist die
Leistungsnummer in den Einzelbelegen für neue Belege nicht mehr nutzbar. Zusätzlich wird diese
Leistungsnummer beim Jahresabschluss automatisch aus der Leistungsliste des neuen Geschäftsjahres
gelöscht.
Tipp
Es ist zu empfehlen, dass Sie Ihre Jumbos vor dem Jahresabschluss mit der Funktion (Pos. suchen &
ersetzen) bearbeiten (Tipp: siehe Handbuch in BCS-MegaSoft  Menüleiste  BCS-MegaSoftHandbuch Seite 67 Punkt 11.4). Wird das von Ihnen nicht vor dem Jahresabschluss durchgeführt, wird
diese Leistungsnummer in den Jumbos im neuen Jahr durch z.B. folgenden Text „BEL2 4060 wurde beim
J-Abschl. gelöscht!!“ im Jumbo ersetzt.
Dieser Text dient dann als Hinweis, dass hier noch eine Leistungsnummer fehlt und im Jumbo noch
ergänzt werden muss.
Im alten Geschäftsjahr bleib diese Leistung nach wie vor mit allen gespeicherten Daten vorhanden.
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Materiallisten
Punkt [ 4 ]
„Materialnummer nach Jahresabschluss löschen“
In der Materialliste auf der ersten Registerseite Material sehen Sie einen neuen Option mit der
Bezeichnung „Materialnummer nach Jahresabschluss löschen“.
Dieser Menüpunkt kann durch die Checkbox aktiviert  werden. Durch diese Aktivierung ist die
Materialnummer in den Einzelbelegen für neue Belege im aktuellen Jahr nicht mehr nutzbar. Zusätzlich
wird diese Materialnummer beim Jahresabschluss automatisch aus der Materialliste des neuen
Geschäftsjahres gelöscht.
Tipp
Es ist zu empfehlen dass Sie Ihre Jumbos vor dem Jahresabschluss mit der Funktion (Pos. suchen &
ersetzen) bearbeiten (Tipp: siehe Handbuch in BCS-MegaSoft  Menüleiste  BCS-MegaSoftHandbuch Seite 67 Punkt 11.4). Wird das von Ihnen nicht vor dem Jahresabschluss durchgeführt, wird
diese Materialnummer in den Jumbos im neuen Jahr durch z.B. folgenden Text „MAT 9090 wurde beim
Jahresabschl. gelöscht!“ im Jumbo ersetzt.
Dieser Text dient dann als Hinweis, dass hier noch eine Materialnummer fehlt und im Jumbo ergänzt
werden muss.
Im alten Geschäftsjahr bleib dieses Material nach wie vor mit allen gespeicherten Daten vorhanden.
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Datensicherung
Punkt [ 5 ]
„Änderung bei der manuellen Datensicherung“
Bei der manuellen Datensicherung können Sie jetzt auch einstellen, ob die Unterverzeichnisse, falls
vorhanden mit gesichert werden sollen.
Die manuelle Datensicherung wählen Sie in der Menüleiste über Pflege  Daten sichern  Daten
1/2015... an.
In dem Dialogfenster für die Datensicherung wurde die Option „Unterverzeichnisse mit sichern“
hinzugefügt. Die Voreinstellung (aktiv oder deaktiv) für diesen Menüpunkt kommt aus der Einstellung im
Setup. Sie können mit dem aktivieren oder deaktivieren dieser Checkbox einmalig von den
Standardeinstellungen im Setup abweichen.
Weitere Infos siehe Setup.
Mit dieser Option können Sie einstellen, ob bei der
manuellen Datensicherung die vorhandenen
Unterverzeichnisse mit gesichert werden sollen.
Bitte bedenken Sie, das die Sicherung von Fotos
und SCANS evtl. viel Kapazität und damit auch
mehr Zeit in Anspruch nehmen können.
Punkt [ 6 ]
„XML-Transfer Ordner neu bei der manuellen Datensicherung“
Bei der manuellen Datensicherung können Sie
jetzt auch den XML-Transfer Ordner mit sichern.
Dieser beinhaltet alle für den gesammelten
Versand gespeicherten XML-Dateien, sowie
bereits versendete XML-Dateien für den
gesammelten Versand. Dies hat den Vorteil, dass
wenn Sie im laufenden Monat auf einen neuen
Computer umziehen, Sie die erstellen XMLDateien mitnehmen können.
Diese Datensicherung wählen Sie in der
Menüleiste über Pflege  Daten sichern 
XML-Transfer Ordner... an.
Punkt [ 7 ]
„Infos über die Datensicherung“
Unter dem Menüpunkt Pflege  Infos über die Datensicherung finden Sie nun zusätzlich zu den
bisherigen Informationen auch die Informationen über die Datensicherung der Patientenkartei und die des
XML-Transfer Ordners.
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Punkt [ 8 ]
„Änderung bei der kompletten Datensicherung“
Die Komplett-Sicherung finden Sie in der Menüleiste über Pflege  komplette Daten sichern....
Bei der Komplettsicherung aus BCS-MegaSoft haben Sie nun zusätzlich zu den bisherigen Optionen die
Möglichkeit „globale Programmeinstellungen“ (Megaglob.ini) und den „XML-Transfer Ordner“ mit zu
sichern.
Bei der Kompletten Datensicherung werden die gemachten Setup-Voreinstellungen für das Sichern der
Unterverzeichnisse nicht mit berücksichtigt. Weitere Infos siehe Setup.
Wenn Sie nur die Daten eines Geschäftsjahres sichern möchten, klicken Sie die „Daten“-Checkbox an und
deaktivieren die Checkboxen unterhalb der entsprechenden „Daten“-Checkbox für Statistik und Fotos
/Scans.
Beispiel
Globale Programmeinstellungen und der XML-Transfer Ordner.
Beim Sichern des Ordners Fotos werden jetzt auch die SCANS mit gesichert!
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Setup
Punkt [ 9 ]
„Einstellung der Datensicherung mit Unterverzeichnissen“
Im Setup haben Sie die Möglichkeit der Einstellung ob Ihre Datensicherungen mit oder ohne
Unterverzeichnisse erstellt werden sollen.
Zu den Einstellungen gelangen Sie über die Menüleiste Option  Setup  System.
In der Registerseite System sind zwei neue Optionen dazu gekommen.
Auto. Datensicherung: Unterverzeichnisse mit sichern
Manu. Datensicherung: Unterverzeichnisse mit sichern
Mit diesen beiden Optionen können Sie einstellen, ob bei der automatischen und / oder der manuellen
Datensicherung die vorhandenen Unterverzeichnisse mit gesichert werden sollen.
Das Sichern von Unterverzeichnissen ist besonders wichtig, wenn sie mit dem Bildarchiv und / oder dem
Scanmodul arbeiten. Diese Einstellungen betreffen jedoch nicht die „Komplette Datensicherung“ in BCSMegaSoft und nicht das Versenden von Datensicherungen per E-Mail aus dem Programm heraus.
Was sind Unterverzeichnisse (Ordner) und was sind dort für Daten enthalten?
Beispiel
 DAT02015
  Statist
  Fotos
 SCANS

Statist und Fotos sind Unterverzeichnisse vom Datenverzeichnis (Ordner) und SCANS ist ein
Unterverzeichnis vom Fotoverzeichnis (Ordner).
Ordner / Unterordner
 DAT02015
 Statist
 Fotos
 SCANS
Inhalt:
Alle Daten (KD, BEL, MAT, Rechnungen usw.) aus dem Jahr
Statistiken aus dem Jahr
Fotos aus dem Bildarchiv und die Scans-Datenbank
Die einzelnen Scan-Bilddateien aus dem Jahr
Daten, Statistiken und Fotos können auch separat gesichert werden. Die SCANS werden mit den Fotos
zusammen gesichert. Wer nicht mit dem Bildarchiv arbeitet, aber mit dem Scanmodul, der muss zum
Sichern der SCANS dennoch den Foto-Ordner sichern.
Tipp
Wenn Sie die Checkbox Auto. Datensicherung: Unterverzeichnisse mit sichern aktivieren, wird
das oben beschriebene Verhalten der Datensicherung auf die automatische Datensicherung (beim Starten
von BCS-MegaSoft, beim Monatsabschluss und beim Jahresabschluss angewendet). Dieses Verhalten
kann dazu führen, dass gerade beim Starten von BCS-MegaSoft die Datensicherung somit deutlich länger
dauert, sofern Sie intensiv mit dem Scanmodul oder dem Bildarchiv arbeiten.
Wenn Sie nicht mit diesen Zusatzmodulen arbeiten oder Sie ihren Programmstart beschleunigen wollen, so
lassen Sie die Checkbox deaktiviert.
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Jahresabschluss
Punkt [ 10 ]
„Änderung am Verhalten des Jahresabschlusses“
Der Vorgang des Jahresabschlusses wurde so erweitert, dass Sie jederzeit während des JahresabschlussVorgangs diesen abbrechen können.
Nach dem Abbrechen des Jahresabschlusses können Sie jederzeit den Jahresabschluss erneut
durchführen.
Am Ende des Jahresabschlusses wird im Protokoll aufgeführt, in welchen Stammdaten wie viele
Datensätze gelöscht wurden.
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Diverses
Punkt [ 11 ]
„Kleine Verbesserungen und Software Korrekturen“
-
Korrektur im Patientenauswahlfenster:
Beim Speichern eines Patienten in die Patientenkartei aus den Einzelbelegen wird nun die
Sortierreihenfolge der Tabelle in dem Patientenauswahlfenster nicht mehr gespeichert. An dieser
Stelle muss nach dem Nachnamen sortiert werden, da eine evtl. Übereinstimmung mit dem zu
speichernden Patienten geprüft werden muss.

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