Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline Team IT Medizinische Universität Graz 24.2.2016 Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline Inhalt Allgemeine Kalenderfunktionen und Einträge............................................................................5 Persönliche Kalenderfunktionen und Einträge ..........................................................................5 Erstellen von persönlichen Terminen ..........................................................................................6 Termine ändern ..........................................................................................................................8 Persönliche Einstellungen für Terminkalender .............................................................................9 Kalendersynchronisation .............................................................................................................9 Kalender-Abonnement mit automatischer Aktualisierung ...........................................................9 Synchronisation des MEDonline-Kalenders über den Google-Kalender ...................................... 11 Synchronisation auf einem Smartphone mit Android-Betriebssystem........................................ 11 Synchronisation über Outlook an der Medizinischen Universität Graz ....................................... 13 Synchronisation mit Apple-iCloud-Kalender............................................................................... 14 5 Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline Der Terminkalender aus MEDonline kann von Ihrer Visitenkarte aus aufgerufen werden. Melden Sie sich dazu mit Ihren BenutzerInnendaten an: https://online.medunigraz.at/ Unter Ihrer Visitenkarte finden Sie im Bereich „Ressourcen“ den Link „Terminkalender“. Der Kalender in MEDonline ermöglicht allgemein folgende Ansichten auf eingetragene Termine: Tag Monat Woche Wochentag im Semester Die angezeigten Kalenderdaten können einerseits über den Button 'Drucken' ausgedruckt oder über die 'Export'-Funktion in das iCal- bzw. CSV-Format exportiert werden, um die Termine auch in anderen Systemen nutzbar zu machen. 6 Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline Wählen Sie dazu ein "Datum von" aus und es werden in Folge alle Termine ab diesem Datum exportiert, sobald Sie „Download“ drücken. Wenn Sie in der Terminansicht den Mauszeiger über einen Termin bewegen, erhalten sie in einem zusätzlichen Tooltip weitere Informationen zum Termin, wie z.B. bei LV-Terminen Name der Vortragenden, LV-Typ, Wochenstundenanzahl, etc. Allgemeine Kalenderfunktionen und Einträge Folgende Termine werden automatisch in Ihren Kalender eingetragen: Alle Termine der Lehrveranstaltungen bzw. Gruppen zu Lehrveranstaltungen, bei denen Sie als Vortragende/r tätig sind. Dabei werden alle LV-Termine vom Typ Abhaltung, Vorbesprechung, Vorbereitung und Nachbereitung übertragen. Prüfungstermine, bei denen Sie als PrüferIn eingetragen sind. Termine zu Weiterbildungs- und Personalentwicklungsprogrammen. Termine zu Weiterbildungskursen, zu denen Sie sich angemeldet haben. Zusätzlich zu diesen Terminen können Sie persönliche Termine in den eigenen Terminkalender eintragen. Persönliche Kalenderfunktionen und Einträge Innerhalb der allgemeinen Kalenderfunktion ermöglicht Ihnen das Programm auch das Führen eines persönlichen Terminkalenders. Ihre persönlichen Termine sind nur für Sie nach dem Einloggen in MEDonline sichtbar und bearbeitbar. 5 Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline Um persönliche Termine zu erstellen, verwenden Sie die Schaltfläche "Neuer persönlicher Termin", mit der Sie in die Terminerstellungsmaske gelangen. Als Datum ist das aktuelle Datum vorgegeben. In der Maske können Sie wählen, ob Sie einen Einzeltermin oder eine Terminserie erstellen möchten. Attribut Betreff Datum Zeile Bedeutung Geben Sie hier den Betreff des Termins an, der als Name des Termins im Kalender angezeigt wird. Serientyp Wählen Sie aus, ob es sich beim Termin um einen Einzeltermin oder um eine (tägliche oder wöchentliche) Terminserie handelt. Je nach gewähltem Serientyp werden zusätzliche Attribute eingeblendet: Einzeltermin am: Wählen Sie das Datum des Termins aus. 6 Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline täglich/wöchentlich (Terminserie) Serienbeginn/Serienende: Ende nach [x] Terminen: Geben Sie hier eine Zahl zwischen 1 und 99 an, um die Anzahl der Termine der Serie zu bestimmen. Ende am [y]: Alternativ dazu können Sie auch das Enddatum der täglichen oder wöchentlichen Serie angeben. Es wird dann bis zum angegebenen Enddatum jeden Tag/jede Woche ein Termin erstellt. Frequenz: Alle [x] Tage: Das Attribut wird bei Auswahl "tägliche Terminserie" eingeblendet. Erfassen Sie den Wert "1" für tägliche Abhaltungen bzw. den Wert "2", wenn der Termin nur jeden zweiten Tag eingetragen werden soll, z.B. montags und mittwochs, freitags und montags, usw. Alle [x] Wochen am [y]: Bei wöchentlich abgehaltenen Terminen erfassen Sie den Wert "1", bei zweiwöchigen (Abhaltung jede zweite Woche) "2", usw. und wählen dann den Wochentag. Uhrzeit Beginn- und Endezeit des Termins. Durch Klick auf das Feld "von" oder "bis" erhalten Sie eine Auswahlliste, in der Sie die gewünschte Uhrzeit wählen können. Alternativ dazu können Sie die Uhrzeit auch manuell eingeben; ein systemeigener Algorithmus gibt dann die nächstliegende Uhrzeit vor (wenn Sie z.B. "830" eingeben, wird automatisch 08:30 Uhr eingetragen). LV-frei Wählen Sie, ob Termine auch an LV-freien Tagen erstellt werden sollen. Ferien und Feiertage werden von zentraler Stelle im System erfasst. Welche Wochentage (Samstag, Sonntag) als LV-frei angesehen werden, hängt von zentralen Einstellungen an Ihrer Universität/Hochschule ab. Anmerkung Hier können Sie eine beliebige Anmerkung zum Termin eingeben. Speichern Sie Ihre Eingaben im System, indem Sie sie mit der Schaltfläche "Speichern" oder "Speichern und Schließen" bestätigen. Der Termin wird dann im persönlichen Terminkalender angezeigt. 7 Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline Sollten Sie nachträglich noch Änderungen an Terminen vornehmen wollen, so können Sie diese für folgende Terminarten durchführen: Persönliche Termine (ohne Bezug zu einer Ressource) Termine für die persönliche Nutzung einer Ressource (Einzelnutzung) Termine, die Sachbearbeiter in den von ihnen verwalteten Räumen erstellen Von der Terminart hängt ab, welche Attribute geändert werden können. Beispielsweise können Datum und Uhrzeit bei persönlichen Terminen ohne Ressourcenverknüpfung (= Termine des persönlichen Terminkalenders) sowie bei Sperrterminen nicht geändert werden und somit diese Termine nicht verschoben werden. Verwenden Sie dazu den Link auf dem Termin, nehmen Sie im Termindetailfenster die gewünschten Änderungen vor und speichern Sie sie. Wenn Sie Termine löschen, bleiben diese im System gespeichert und können auf Wunsch angezeigt werden (durch Festlegen der Anzeige in den Kalendereinstellungen). Um eine Terminserie zu bearbeiten, rufen Sie das Bearbeitungsfenster eines beliebigen Einzeltermins der Serie auf und wählen Sie dann den Link 'Terminserie' rechts oben im Fenster an. Es öffnet sich das Detailfenster der Terminserie, in dem im Bereich "Serie" die ursprünglich angegebenen Werte und im Bereich "Termine der Serie" die einzelnen Termine der Serie angezeigt werden. Falls einzelne Termine der Serie geändert wurden, können die Termine von den ursprünglichen Terminen der Serie sowohl im Datum als auch in der Uhrzeit abweichen. Zum Bearbeiten von Terminserien in einem Schritt siehe die Online-Hilfe im Detailfenster der Terminserie "Terminserien verwalten". Hinweis: Wenn Termine aus Bereichen, in denen Sie die Berechtigung zur Terminverwaltung haben, in Ihrem persönlichen Terminkalender angezeigt werden (Beispiel: Sie haben die Berechtigung zum Verwalten von Weiterbildungsterminen und sind selbst Teilnehmer/in bzw. Vortragende/r eines Kurses, dessen Termine daher in Ihrem Kalender aufscheinen), so können Sie diese Termine auch aus dem 8 Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline Terminkalender heraus verschieben. Siehe dazu die Online-Hilfe zur Terminverwaltung im jeweiligen Bereich. Authentifizierte BenutzerInnen können für die Anzeige des Terminkalenders persönliche Einstellungen festlegen. Über den Link 'Einstellungen' (nicht verfügbar in der Bestätigungsansicht für Terminanfragen) stehen dafür mehrere Optionen zur Verfügung, die selbsterklärend sind. Die Einstellungen wirken sich sowohl auf den persönlichen Kalender als auch auf Kalender von Ressourcen sowie auf die Bestätigungsansicht aus. Die persönlichen Kalendereinstellungen werden für jede/n einzelne/n Benutzer/in im System gespeichert, sodass die/der Benutzer/in beim erneuten Anmelden am System wieder dieselben Einstellungen vorfindet. Im Einstellungsfenster können Sie u.a. festlegen, ob auch abgelehnte und gelöschte Termine angezeigt werden sollen. Abhängig von den zentralen Einstellungen besteht die Möglichkeit, die Standardfarben für die verschiedenen Ereignistypen (LVTermine, Prüfungstermine, persönliche Termine etc.) und für die verschiedenen Terminstatus (geplant, fix etc.) zur besseren Unterscheidbarkeit an die persnliche Farbwahrnehmung anzupassen. Mit der Option Liste können Sie die Kalenderanzeige umschalten und anstelle des grafischen Kalendariums eine Listendarstellung der Kalendereinträge anzeigen. Kalendersynchronisation Im Navigationsbereich der Terminübersicht finden Sie den Button 'Veröffentlichen'. Damit können Ihren persönlichen Terminkalender mit Hilfe von iCalendar in anderen Programmen/Geräten anzeigen, wobei die Daten in einem bestimmten Intervall automatisch aktualisiert werden. 9 Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline Was macht das automatische Kalender-Abonnement, kurz iCal-Abo? Das iCal-Abo synchronisiert Ihren externen Kalender (Outlook, Thunderbird+Lightning, Kalender von Mobiltelefonen, etc.) mit dem persönlichen Terminkalender von MEDonline. Im Gegensatz zum bereits bestehenden iCalExport (Link 'Export') werden Termin-Updates vollautomatisch auf Ihr externes Programm/Gerät übertragen. Es handelt sich dabei um eine "One-WaySynchronisation", d.h. der Datentransfer verläuft nur in eine Richtung: Änderungen werden von MEDonline an den Client geschickt, umgekehrt übernimmt MEDonline jedoch keine Termine, die Sie in Ihrem externen Kalender eintragen Wie verwende ich das iCal-Abo? Als angemeldete/r Benutzer/in finden Sie im persönlichen Terminkalender von MEDonline den Link 'Veröffentlichen'. Über diesen Link können Sie in einem eigenen Fenster eine beliebige URL generieren, die Sie dann in der Benutzeroberfläche des externen Programms/Geräts an geeigneter Stelle einfügen und damit Kalenderdaten aus MEDonline importieren und einsehen können. Welche Programme/Betriebssysteme/Geräte können das iCal-Abo nutzen? Die Mehrzahl der aktuellen Programme und Geräte unterstützen mittlerweile iCal als Quasi-Standard, u.a. Outlook (ab Version 2007), Thunderbird mit LightningAdd-on, GroupWise von Novells, Apple iCal, zahlreiche Linux-Clients, moderne Smartphones (iPhone, Google Android, etc.), Web-Kalender (Google Calendar, mit Einschränkungen – siehe nächster Punkt). Bekannte Einschränkungen bei externen Programmen/Geräten: - Outlook 2003 unterstützt iCal derzeit noch nicht - Google Calendar ist sehr langsam beim Laden/Aktualisieren der externen Kalender (je nach Umfang der Kalenderdaten bis zu mehreren Tagen!). Hinweise: - Exportierte Kalenderdaten beinhalten alle Termine von einem bestimmten Datum in der Vergangenheit bis zu einem bestimmten Datum in der Zukunft. - Die Kalenderdaten werden zwischengespeichert. Änderungen im Terminkalender von MEDonline werden mit einer gewissen Verzögerung auf dem externen Kalender angezeigt. 10 Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline - Halten Sie die automatisch generierte URL geheim und schützen Sie sie vor dem Zugriff durch Dritte! Mit der URL können andere Personen Ihre persönlichen Kalenderdaten auf externen Programmen/Geräten einsehen! Da die meisten Smartphones mit Android-Betriebssystem mit Google synchronisiert sind, kann der MEDonline-Kalender auch über den Google-Kalender hinzugefügt werden. 1.) Kopieren Sie die automatisch generierte URL aus Ihrem persönlichen Terminkalender (MEDonline -> Terminkalender -> Link "Veröffentlichen") 2.) Öffnen Sie Ihren Google-Kalender und klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben "Weitere Kalender" 3.) Wählen Sie den Eintrag "Über URL hinzufügen", setzen Sie die kopierte URL in das Feld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Kalender hinzufügen" 1.) Kopieren Sie die automatisch generierte URL aus Ihrem persönlichen Terminkalender (MEDonline -> Terminkalender -> Link "Veröffentlichen"); diesen Link benötigen Sie für die weiteren Schritte. Sie können den Link entweder direkt am Smartphone kopieren oder sich per E-Mail oder SMS zusenden lassen und ihn dann von dort kopieren. 11 Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline 2.) Richten Sie die Synchronisation über eine beliebige App auf Ihrem Smartphone ein (Tipp: eine kostenfreie App, die für eine Synchronisation ohne Google verwendet werden kann, ist "ICalSync2") 3.) Öffnen Sie die zuvor im Playstore heruntergeladene App "ICalSync2" und klicken Sie auf Synchronisationskonten anzeigen -> Konto hinzufügen -> ICalSync2 4.) Geben Sie im Menü von ICalSync2 einen Kalendernamen, z.B. "MEDonline", ein und bestätigen Sie die Eingabe 5.) Setzen Sie im Feld "URL" die zuvor kopierte URL ein und speichern Sie Ihre Eingaben; das somit erstellte Konto kann in jeder Kalender-App angezeigt werden. MEDonline 12 Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline Zudem ist es auch möglich den Terminkalender zuerst mit Ihrem Exchange-E-MailAccount zu synchronisieren und die Daten danach erst auf das Smartphone zu transferieren. 1.) Melden Sie sich unter Sie auf https://webmail.medunigraz.at/ an und klicken Sie dort auf "Kalender". Wählen Sie den Navigationspunkt "Weitere Kalender" und wählen Sie dann die Option „Kalender öffnen“ aus. Setzen Sie nun die zuvor kopierte URL im Feld "Internetkalender" ein und klicken Sie auf "Öffnen" 13 Kalender-Synchronisation von Terminen aus MEDonline Öffnen Sie dazu iCloud und fügen Sie eine neue Kalender-Subscription hinzu. Sie können die Subscription entweder lokal oder zu Ihrem bestehenden iCloud-Account hinzufügen. Im zweiten Fall besteht der Vorteil, dass Sie den Kalender auch sofort am iPhone, iPad o.ä. sehen können, wenn Sie dort Ihren iCloud-Account eingerichtet haben. https://online.medunigraz.at/mugtest/ 14
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