平成２８年２月 「平成２８年度ハワイ東西センター連携事業」委託業務経理処理手引き 沖縄県 企画部 科学技術振興課 委託契約の経理処理については、委託契約書の他、以下により行うものとし、当該手引きに無い 事項、又は疑義を生じる場合は事前に県と調整すること。 １．経理処理全般について １）経理処理方針等について ①経理処理は、組織内の慣例に捕らわれずに、目的、必要性、妥当性、経済性、正当性等につ いて、業務担当者、経理担当者、責任者等の複数人によるチェックがなされていること。ま た、書面により外部の第３者が目的、内容、根拠等が容易に再確認できるように整理されて いること。 ②経理処理の方法は、基本的には受託者の規程によるが、公金支出の県民への説明責任の観点 から、基本的事項を客観的な基準による規程等で整備して処理し、また、例外的事項は、そ の都度、書面による理由記載、資料添付等により根拠を示し、受託責任者の決裁を得て処理 すること。 ※稟議書等による決裁処理例：各経理規程制定、個別人件費単価の算出・決定、会議開催・報 告、外部委員の選任、出張命令・報告、物品購入・検品、業務発注・履行確認、支払決定等 ２）対象経費の範囲等について ①委託期間内に発生し、かつ原則として契約期間内に支払われた経費が支払いの対象（県から 受託者へ支払う費用）となり、契約期間外に発生した経費は認められない。 （下記を参照） 【委託業務における調達の委託対象可否判断の例】 〈委託業務期間〉 注 「検収」とは、納品物が発注した内容に適合するか検査をする行為をいいます。 1 ※ 支払が委託業務期間外であっても以下の要件を満たす経費は、委託対象として認められる場合があります。 委託業務期間中に発生し、かつ当該経費の額（支出義務額）が確定しているものであって、業務期間中に 支払われていないことに相当な事由があると認められるもの 例① 人件費（給与等の支払いが月末締→翌月払いになる場合が多いため） 例② 業務の進捗上、業務期間の終了直前に経費が発生したが、経理処理の都合上、業務期間中の支払 いが困難なもの。 ３）経理処理の留意事項について ①当該業務費は、他の業務費と混同して使用しないこと（複数の業務費をプールして使用しな いこと。 ） 。 ②委託業務の実施に要する経費は、原則として実施計画書に記載された経費の内訳にしたがっ て、計画的に執行すること。 ③実施計画書と異なる経費執行となる必要が生じた場合は、速やかに県と調整し、契約書に基 づき、実施計画書の変更承認申請書等の必要な手続きを経ること。 ４）直接経費、間接経費、消費税について ①直接経費は、当該業務に直接必要な経費のみを計上し、適切な経理処理による帳票、関係書 類等により、経費内容、支出根拠等を書面により明確に説明できること。 ②間接経費（一般管理費）は、直接経費（直接人件費＋直接経費－再委託費）の１０％以内に おいて認める。なお、間接経費の算出においては、再委託費及びその消費税の取り扱いに注 意すること。 ③各経費は、消費税の取り扱いに注意し、必要に応じて割り戻し額を算出して支出総額を確定 すること（一般的な給料、謝金等の不課税経費や、旅費、郵送料、使用料等の単価に既に消 費税が含まれている場合等は注意を要する。 ） 。 ５）見積書の徴収について ①物品購入、役務提供等（人件費、謝金、旅費を除く）について、計画的な執行の下、経済性 を考慮して、複数業者からの見積り比較による競争性の確保に努め、公平・公正な発注業者 の決定に努めることとする。 ②購入又は契約の総額が１０万円以上となる場合、原則として２者以上から同一仕様（規格・ 数量等）による見積書を徴収し、最低価格を提示した者から購入又は契約を締結すること。 ③上記②において、例外として、１者のみ見積りよる場合は、その理由を明らかにした書類を 整備すること（県と要調整。 ） 。なお、その場合は、当該１者でなければ業務遂行に重大な影 響を及ぼすなどの客観的な資料に基づく十分な理由書が必要である。 ６）経費の支払いについて ①原則として、契約期間内に全ての支払いを終了すること。 ※契約期間内であっても支払は速やかに行う（2 ヶ月以上遅延する場合は理由書を添付） ②支払いは原則として銀行振込とし、現金支払いや手形決済、金券等は避けること。 ※現金等の場合、保管場所、管理方法、受渡簿、本人受領印、使用用途の確認等が必要 2 ③振込手数料は受託者負担とすること。 ※銀行振込手数料は、直接経費として認められないため、一般管理費で処理すること。また 発注先等へも、振込手数料を請求額に含まないよう依頼すること。 ７）関係書類の確認について ①各経費の見積書、納品書、請求書、入金伝票等の関係書類における日付、宛先、業者名、印 影、品名、規格、数量、金額等の整合性を必ず確認すること。 ※日付が前後している書類や、業者名、印影、品名、金額等が異なる書類は原則として認め られない。 ②各経費と関連する資料の整合性は必ず確認し、必要に応じて説明等を記載すること。 ※有給休暇・出張移動日と業務日誌、材料購入数と参加者数、謝金積算時間と議事録内容、 印刷部数と送料件数、会場使用料の時間と会議報告書等 ８）自主検査等について ①受託者は、関係法令及び当該経理手引き等に基づく適正な経理処理について、業務関係者に 対し、研修会の開催等により指導し、不適正経理の未然防止、コンプライアンスの向上に努 めること。 ②受託者は、関係法令及び当該経理手引き等に基づき、適正に経理処理が実施されているかを 自ら確認するため、当該業務に係る全経理書類、帳簿等の再チェックを複数人で行う再点検 （以下、 「自主検査」という。 ）を実施すること。 ③再委託がある場合は、受託者が再委託先に対し、自主検査を実施し、県に報告すること。 ④共同企業体は、各法人の自主検査に加え、管理法人が構成法人に対し、自主検査を実施し、 県に報告すること。 ⑤自主検査は、県の中間及び確定検査前に実施し、結果内容を県に報告すること。 ⑥自主検査において、各経費支出の必要性、根拠、妥当性、適正な手続き、積算金額、各証拠 書類との整合性等を確認すること。 ※特に人件費については、出勤簿、有給休暇簿、出張命令簿、業務日誌等の整合性に十分に 注意すること。 ９）帳票等の整理・保管について ①当該業務に要した経費について、帳簿等を備え支出額を記載してその出納を明らかにし、支 出内容を証する関係書類を整理して保管し、県の求めにより随時、提示できるように準備し ておくこと。 ②見積書、納品書、請求書等の帳票は、経費別、時系列に分かり易く整理すること。 ※目次、番号、インデックス、蛍光ペン、必要に応じて補足等の記載等 ※他の項目に跨がる帳票は、写しを一方に添付し原本の保管場所を記載 ③委託費にかかる領収書等の証拠書類、帳簿及び伝票類には、委等の印を表示し、一般業務の 書類とは明確に区分し、別ファイルにて整理・保管すること。 ④帳票、帳簿、関係書類等は、経費支出の根拠となるため、適切に整理し、事業年度終了後５ 年間は保管すること。 3 ２．個別の経理事務処理について １）人件費（労務費）について ①実施計画書において登録した人員について、日誌および出勤簿により従事時間を管理すると ともに、月別、個人別の従事時間を、 「人件費積算書」で整理すること（人員の変更があっ た場合、速やかに報告すること。 ） 。 ②正職員及び臨時雇用職員の人件費単価については、原則、下記の算定方法１または２に基づ く人件費単価（時間）を基準とし、当該単価に、直接従事する時間数（有休休暇分を除く） を乗じて、人件費を算出するものとする。 ※ただし、業務者の従事実態および給与規程等に応じて、算定方法１または２に準じて算出した日額単価等あ るいは給与規程等に時間単価、日額単価の定めがある場合には、県が認める範囲でその単価を基礎に人件費 の算出をすることができる。 ※「臨時雇用職員」とは、単純作業を行うアルバイトではなく、正職員と同等以上又は補助者として一定の経 験がある者のことです。 なお、受託者に公表・実際に使用している受託人件費単価規程等が存在する場合、 ａ．当該単価規程等が公表されていること ｂ．他の官公庁で当該単価の受託実績があること ｃ．官公庁以外で当該単価での複数の受託実績があること のいずれかの条件を満たす場合、規程に基づく受託単価による算出を認める場合もある。 受託人件費単価規程を適用する場合は、事前に県と調整する必要があり、当該単価を決定し た積算方法、稟議書等の資料のほか、単価の妥当性を比較できる資料として、類似業務・責 任等に係る公的団体の公表単価資料等を提出して了解を得ること。 【算定方法１：実質単価計算】 Ｗ 各個人の人件費単価 Ａ＝ Ｈ （円未満の端数があるときは、切捨てとする。 ） Ｗ：年間総支出額＋年間法定福利費 ※年間総支出額は、基本給、管理職手当、住宅手当、家族手当、通勤手当等の諸手 当（当該委託内容と関連の無い手当を除く）及び賞与を含めることができるが、 時間外手当、食事手当などの福利厚生面で補助として助成されているものは含め ることはできない。 ※年間法定福利費は、健康保険料、厚生年金保険料（厚生年金基金の掛金を含む） 、 労働保険料、児童手当拠出金、労働基準法の休業補償等の事業者負担分とする。 Ｈ：理論労働時間数（年間所定労働日数に、１日の所定労働時間数を乗じた時間数） 4 【算定方法２：健保等級単価計算】 ・以下の条件を全て満たしている場合は、 「健保等級」による人件費単価を使用すること ができる。 ①健康保険料を徴収する事業主との雇用関係に基づき、当該委託業務に従事する者 ②健康保険法による健康保険加入者であり、標準報酬月額保険料額表の健保等級適用者 ・健保等級適用者に適用する人件費単価は、賞与回数に応じて以下の通り、該当する単価 表の区分を用い、人件費単価一覧表において法定福利費を加算した人件費単価を適用す る。 ① 与が通常支給されない者、又は通常 4 回以上支給される者 → 人件費単価一覧表のＡ区分を適用する。 ② 与が年 1～3 回まで支給されている者 → 人件費単価一覧表のＢ区分を適用する。 ③業務補助等を行う補助員（アルバイト等）の人件費単価は、受託者の給与規程若しくは雇用 契約額等から算出した単価を基礎とする。なお、単価の算出にあたっては、通勤手当及び法 定福利費を加えることができる。 ④他の企業等から人員等の出向（派遣を含む。 ）を受けている場合は、両者の間で文書により 契約書を必ず取り交わし、身分と給与内容を明確にしておくこと。 ⑤人材派遣会社からの派遣の場合は、派遣会社は派遣社員の個人情報の秘密保持義務が課せら れ、派遣社員本人への支払額の確認が困難であることから、派遣契約等で定められている単 価（時間給）を計上することができるものとする。 ⑥委託業務に直接従事する人員及び事務員の従事時間は、従事日誌で管理（補助員等について は、出勤簿等により、出勤日数及び勤務時間を管理）し、月別、個人別の従事時間を人件費 積算書（別紙３）で整理すること。 ⑦基本的に時間外労働は認めない。ただし、委託業務の内容から、平日に所定時間外労働が必 要不可欠な場合、または休日出勤（委員会やシンポジウム等イベント開催等）が必要である 場合で、かつ受託者が休日手当を支給している場合は、県と調整の上、計上することができ る。なお、この場合の時間単価については、時間内、時間外、休日等の区分を問わず、同一 の単価を使用するものとする。 ⑧当該業務に係る出張等における移動時間については、当該委託業務のために従事した時間と して計上することができる。 ※ただし、出張行程に自社業務等他の業務が含まれる場合は、所定労働時間外の移動に関する計上等について は、別途県との調整が必要。 ⑨当該業務のみに専属で雇用されている者については、以下の条件に該当する場合、雇用に係 る義務的な経費として、有給休暇分の費用を計上することができる。 ａ）雇用契約書等で当該業務のみに従事することが記載されていること ｂ）雇用契約書等に有給休暇の取扱い及び取得可能日数が記載されていること ⑩会社の都合により給与明細を提示できない場合は、例外として人事担当責任者等の証明で給 与明細の提示に代えることができるが、この場合、給与証明の構成要素を明示できるように 5 すること。 ２）謝金、費用弁償（外部者旅費） ①謝金又は費用弁償（外部者旅費）が発生する会議等について、開催日時、出席者、内容等を 示す資料を用意すること。 （開催通知や出席者名簿、議事録等） ②代理の方が出席される場合は、委員本人の代理であることが確認できる資料（委任状）を整 理すること。 ③謝金単価は、受託者の謝金規程等の内規に基づく基準とするが、内規等がない場合は、日額 8,400 円程度を目安とする。 ④費用弁償（外部者旅費）は、３）の旅費、交通費を準用する。 ３）旅費、交通費 ①原則として、受託者の旅費規程等の内規に基づく実費を基準とするが、②以下の事項につい て留意すること。なお、受託者において旅費規程がない場合は、県の旅費規程等を準用して も良い。 ②実施計画書において登録された人員が業務に直接関わる用件で発生した旅費について、支出 すること。 ③出張の場合、 「出張報告書」を作成し、業務上必要であったことを明確にすること。 ④航空運賃については、往復割引運賃を上限とし、搭乗券（又は、搭乗証明書） 、航空運賃領 収書を保管すること（スーパーシート等の運賃は認められない） 。 ただし、ピーク期など往復割引運賃設定がない場合は、片道運賃×２を上限とする。 ⑤鉄道運賃については、閑散期、繁忙期料金、往復割引料金の適用のある路線については、こ れを適用すること（グリーン料金は、認められない） 。 ⑥その他、旅費規程等で宿泊費の支払基準がない場合は、宿泊領収書を保管すること。 （支払 基準がない場合の宿泊費（食費分を含む）の目安は、東京、大阪、福岡等の都市部で 10,900 円、その他地域は 9,800 円程度とする） ⑦公共のバス、鉄道等を利用した場合は、公示された運賃を証明する資料（駅すぱあと等、Web 等で入手したもので良い）を添付すること。 ⑧車を利用した場合は、受託者の旅費規程等に基づき車賃を計算した資料及び経路を示した地 図を添付すること。 ⑨タクシー及びレンタカーは、原則認めていない。ただし、電車、バス等の公共交通機関の路 線数が少ないなど、地域の事情、用務の性格上、やむを得ず利用せざるを得ない場合は、事 前に県の了解を得た上で利用することが可能である。 ⑩受託者の旅費規程等に、実費以外の日当や雑費等が含まれている場合は、当該実費以外の経 費に想定されている経費内容と他の経費（食糧費や駐車料金等）を重複して支給しないこと。 ⑪勤務地を経由しない自宅からの出発又は帰任について、人件費単価の算出に通勤手当分が含 まれている場合、その経路分の経費相殺を検討すること。 ４）食糧費 ①公費で賄う必要性について十分に検討したうえで、承認された実施計画書の範囲において、 6 予定されている対象者の要職、人数、内容、金額等について、県と事前に調整すること。 ５）消耗品費 ①消耗品費は、原則として３万円未満のもの、又は使用可能期間が 1 年未満のものを対象とす る。 ②原則として当該業務のみで使用されることが確認できる消耗品であり、また、中古品は認め られない。 （認められない例：他業務と共同使用プリンターのトナー、３万円未満の中古備 品等） ③消耗品は計画的に購入し、一時在庫として保管する場合は、他業務の消耗品と混同すること が無いように保管場所、表示、入出庫簿等により適切に管理すること。なお、特別な理由が 無い限り、契約終了間際の大量購入は認められない。 ６）備品購入費 ①備品購入費は、消耗品以外の物品（３万円以上のもの及び使用可能期間が 1 年以上）のもの を対象とする。 ②購入した備品は、品名、型式、金額、保管場所等について、県への登録の必要がある。 ③適切な管理義務を持って保管する必要があり、原則として、当該委託業務以外での使用は認 められない。 ④備品の移動、変更、使用廃止等については、所定の手続きが必要なため、事前に県と調整す る必要がある。 ７）外注費（請負契約） ①外注費は事業を行うために必要な経費の中で、他の事業者に外注（請負契約）するために必 要な経費とする。 （例：機械装置の修繕、コンピュータプログラムの開発、コンテンツ制作、 試料の分析、旅行業務の代行等） ※請負：当事者の一方がある仕事を完成することを約し、相手方がその仕事の結果に対してその報酬を支払う もの（民法第 632 条） ②請負契約の仕様書、複数業者からの見積書、契約書等、業者決定までの一連の流れが分かる 書類を整備すること。 ③外注した業務の特殊性・専門性等を示す説明、外注した金額の妥当性を示す資料、成果物の 適切な確認（検収）等がわかる資料を整理すること。 ８）その他の経費（印刷費、郵送料、通訳料、リース料、使用料等） ①印刷物は、部数とその配布先リストの資料を整理しておくこと。 ②郵送料は、目的、郵送物、送り先リスト等で内容を確認できるようにしておくこと。 ③通訳料、リース料、使用料等は、一般的な単価が比較確認できるように、ＷＥＢ等に公表さ れている類似経費の資料を整備しておくこと。 ９）再委託費（委任又は準委任） ①再委託は、受託者が当該業務の全部又は一部を他者に行わせる（委任又は準委任する）業務 7 とし、調査研究、施設管理、指導監督、事務の代行等を伴った包括的なものとする。 ※委任：当事者の一方が法律行為をすることを相手方に委託すること（民法第 643 条） ※準委任：法律行為でない事務の委託（民法第 656 条） ②受託者が当該業務の全部を再委託することは原則禁止であり、当該業務の一部を再委託する 場合は、事前に県へ申請し、承認を受ける必要である。 ③再委託の場合においても、再委託業務分として、再委託先に対し、経費執行内訳書（別紙１） 、 執行状況一覧（別紙２） 、人件費積算書（別紙３） 、業務日誌（別紙４）を作成させるととも に、本手引きに従って、支出までの一連の流れが確認できる書類を一式整理させること。 ④再委託先に対し、受託者自身が本手引きに基づいて各関係書類等を確認し、支払額を報告す ること。 （参考）外注（請負）と再委託（委任又は準委任）の違いについて どちらも役務系（サービス提供）の契約であり、どちらも人（法人を含む）に依頼して仕事をしても らうという部分は変わらない。また、契約名称もどちらも「○○委託業務契約」として呼ばれているこ とが多い。 「外注」では依頼した仕事が「完成」することが契約の目的となるのに対し、 「再委託」契約では業務 （任された仕事、提案や事務処理の代行など）の「実施」が目的であり「完成」させて引き渡すことで はない。 「外注」タイプの契約であれば、仕事の「完成」が目的となるので、仕様書等で仕事の完成した状態 （完成品）を詳しく規定する必要があり、 「再委託」タイプの契約であれば、 「完成品」の概念がないた め、業務のプロセスそのものを定義する必要がある。 ３．中間検査、確定検査等に際して整備すべき書類等 １）事前の自主検査と提出書類 関係書類は、委託業務の進捗状況を取りまとめ、事前に受託者内において自主検査を実施し、 次の書類を提出すること。 ・経費執行内訳書（別紙１） 、執行状況一覧（別紙２） 、人件費積算書（別紙３） 、業務日誌 （別紙４） 、進捗状況報告書（別紙５） 、自主検査報告書（別紙６） ２）検査当日に整備しておくべき関係書類等 ①実施体制表（役職、氏名、担当業務、雇用期間、人件費単価等） ②経費執行に関連する各種規程類 ※給与規程、旅費規程、謝金規程、決裁規程、経理規程等 ③人事雇用に係る資料 ※雇用契約書、労働条件通知書、社会保険料決定通知書 ④人件費単価の算出に係る資料 ※実質単価又は健保等級単価により人件費単価を算出した場合は、給与台帳、各種手当認定 簿、給与明細（写）及び社会保険料等の法定福利費関連書類等 ※受託者の受託人件費単価規程等による場合は、当該単価の積算資料、決定手続きの稟議書、 公表又は実績を示す資料、公表されている類似団体等との比較資料等 ⑤勤務管理に係る書類 ※出勤簿又はタイムカード、有休休暇簿、出張命令簿等 ⑥旅費に係る書類 ※出張命令・報告書、旅費計算書、領収書、航空搭乗券、車両運行簿等 8 ⑦謝金に係る書類 ※就任依頼書、承諾書、開催通知、出席簿、委任状、謝金額算出表、謝金受領書、源泉徴収 書類、議事録等 ⑧その他経費に係る書類 ※決裁書、見積書（金額により複数） 、納品書、請求書、銀行振込書等 9
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