rakumo ワークフロー管理者マニュアルの

ワークフロー
管理者用マニュアル
2015/04/05
株式会社日本技芸
Copyright © Nihon Gigei, Inc. All Rights Reserved.
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
1
目次
1.本マニュアルについて .............................................................................................. 4
2.ワークフロー管理画面へアクセスする ........................................................................... 5
2.1. ワークフロー管理画面にアクセスできるユーザー（ワークフロー運用管理者）の登録 ·········· 5
2.2. ワークフロー管理画面へのアクセス ········································································ 8
3.ワークフロー運用管理画面の概要 ................................................................................ 9
4.申請書の設定の流れ ................................................................................................ 11
5.申請経路を設定する ................................................................................................ 12
5.1. 申請経路を作成する ··························································································· 12
5.2. 申請経路に上長を表示させる設定を行う ································································· 20
5.2.1 上長表示の概要 .............................................................................................. 20
5.2.2 役職・担当グループを作成する .......................................................................... 23
5.2.3 役職・担当グループを申請経路に設定する ............................................................ 25
5.2.4 役職・担当グループの詳細設定を行う ................................................................. 26
5.2.5 ユーザーが複数の Google グループに所属している場合の上長判断 ............................ 30
6.申請区分を管理する ................................................................................................ 34
6.1. 申請区分を新たに作成する ·················································································· 34
6.2. 入れ子で申請区分を追加する ··············································································· 36
6.3. 申請区分を編集する ··························································································· 37
6.4. 申請区分を削除する ··························································································· 38
6.5. 申請区分にアクセスできる／できないユーザーを登録する ··········································· 39
6.6. 申請区分の運用担当者を設定する ·········································································· 40
7.申請書ひな型の管理 ................................................................................................ 42
7.1. 申請番号の書式を設定する ·················································································· 42
7.2. 申請番号に対応する年度を設定する ······································································· 44
7.3. 申請書ひな型を作成する ····················································································· 45
7.3.1【ひな型ごとの申請番号書式】を設定する ............................................................. 47
7.4. 申請書のひな型の項目を登録する ·········································································· 48
1.
テキスト入力欄 ................................................................................................. 50
２．複数行のテキスト入力欄 ...................................................................................... 52
３．プルダウン ....................................................................................................... 54
４．ラジオボタン .................................................................................................... 56
５．チェックボックス .............................................................................................. 58
６．数字入力欄 ....................................................................................................... 61
2
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
7．計算結果 ......................................................................................................... 63
8．日付 ............................................................................................................... 65
9．ファイル添付欄※ .............................................................................................. 67
10．Google Drive ファイル添付欄 .............................................................................. 68
11．マスターデータ連携 ........................................................................................... 70
12．区切り線 ......................................................................................................... 72
13. 見出し ............................................................................................................ 73
7.5. 申請書に申請経路を設定する ··············································································· 74
7.6. 申請経路の分岐設定を行う ·················································································· 76
7.7. 申請経路の承認時編集の設定を行う ······································································· 84
7.8. 作成した申請書を申請画面で確認する ···································································· 86
7.9. 作成した申請書を使用可能にする／不可にする ························································· 87
7.10.申請書のひな型をテンプレートとしてエクスポートする ············································ 88
7.11.関連申請の設定を行う ······················································································ 89
7.12.申請書のひな型をコピーする ·············································································· 94
7.13.申請書ひな型の区分を変更する ··········································································· 96
7.14.申請番号のリセットを行う················································································· 97
8.申請書の管理 ....................................................................................................... 100
8.1. 申請データを確認する ······················································································ 100
8.2. 申請の取り消しと削除を行う ············································································· 102
8.2.1 申請を取り消す ............................................................................................. 102
8.2.2 申請を削除する ............................................................................................ 103
8.3. 申請の代理承認（確認）を行う··········································································· 104
8.4. 削除した申請書ひな型を確認する ········································································ 106
9.申請書のダウンロード ........................................................................................... 107
9.1. 申請データのダウンロード方法··········································································· 107
10.代理人の管理 ..................................................................................................... 110
10.1.ユーザーに代理承認者／代理申請者の登録を行う ·················································· 110
10.1.1 代理承認者を割り当てる ............................................................................... 111
10.1.2 代理申請者を割り当てる ............................................................................... 112
10.2. 代理人の登録を CSV ファイルで一括で行う ························································ 113
11.マスターデータの管理 .......................................................................................... 115
11.1.
11.2.
11.3.
11.4.
マスターデータの初期設定を行う ····································································· 115
Google Drive のスプレッドシートにマスターデータを作成する ······························· 116
作成したスプレッドシートのマスターデータを登録する········································· 117
登録したマスターデータの外部キーを設定する ···················································· 118
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
3
12.管理画面で行った運用ログを確認する ...................................................................... 120
13.未承認の申請書がある場合に、承認者にリマインダーメールを送信する設定を行う.............. 121
14.ガジェットを設定する .......................................................................................... 122
15.よくあるお問い合わせ .......................................................................................... 124
付録 1: ユーザーの詳細情報の登録を行う ..................................................................... 126
付録 2: 登録したユーザーの詳細情報の編集を行う .......................................................... 130
付録 3：rakumo にユーザー情報を設定する CSV ファイルの形式 ........................................ 137
付録 4：ワークフローからの自動通知メールに関するお願い ............................................... 138
4
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
1. 本マニュアルについて
本マニュアルでは、Google Apps の特権管理者とされている方を対象とし、rakumo ワークフロー
の管理設定について解説するものです。
Google Apps の特権管理者アカウント（rakumo 管理画面にログインが可能）とワークフロー運用
管理者アカウント（ワークフロー管理画面にログインが可能）で行っていただく必要があります。
rakumo ワークフローの管理設定を行う前に、rakumo 管理画面の共通設定を行って
ください。共通設定については、『【rakumo 共通】管理者用マニュアル』をご参照く
ださい。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
5
2. ワークフロー管理画面へアクセスする
この章では、下記について説明をします。
 ワークフロー管理画面にアクセスできるユーザーの登録
 ワークフロー管理画面へのアクセス
2.1. ワークフロー管理画面にアクセスできるユーザー（ワークフロー運用管理者）の登
録
最初に rakumo 管理画面へアクセスをします。
https://a-rakumo.appspot.com/admin
上記 URL 先の rakumo 管理者画面でワークフロー管理画面にアクセスできるユーザー（ワークフロ
ー運用管理者）の登録を行います。Google Apps の特権管理者だけがこちらの rakumo 管理画面に
ログインを行うことができます。
設定内容はドメイン内で共有されており、ドメイン内のどの管理者アカウントでログインしても、ド
メイン内共通の rakumo の管理画面に移動します。
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rakumo ワークフロー管理者マニュアル
トップ > サービス固有設定 > ワークフロー設定 > 運用管理者の管理へと進んでください。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
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この画面からワークフロー管理画面にアクセスできるユーザー（ワークフロー運用管理者）を登録し
ます。この画面で登録されたワークフロー運用管理者は、ワークフロー運用管理画面にアクセスし、
ワークフローの各種管理（申請経路や申請ひな型の設定等）を行うことができます。
運用管理者の選択
運用管理者の候補からユーザーを選択 > 「設定を保存する」をクリックします。
※ Google Apps の特権管理者でもワークフロー運用管理者になるためには、この画面で登録が必要
です。
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rakumo ワークフロー管理者マニュアル
2.2. ワークフロー管理画面へのアクセス
ワークフロー管理画面へのアクセスは、ワークフロー運用管理画面をクリックしてください。
もしくは、
▼ワークフロー運用管理画面アクセス URL
https://a-rakumo.appspot.com/workflow/admin
から直接アクセスをすることもできます。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
3. ワークフロー運用管理画面の概要
【各管理画面で行う設定】

申請経路の作成・編集・削除

申請区分の作成・編集・削除

申請区分の表示順序の変更

申請区分へのアクセスユーザーの設定

申請区分の運用担当者の割り当て
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rakumo ワークフロー管理者マニュアル

申請書のひな型の作成・編集・削除

申請書ひな型の有効化

申請書ひな型のインポート・エクスポート

申請書の関連づけ

申請書ひな型のコピー

申請書ひな型の区分の変更

申請経路との紐づけ

申請経路の分岐設定

申請された申請書の確認・取り消し・削除

申請書データの CSV ファイルでダウンロード

代理承認者の設定

代理申請者の設定

マスターデータの設定

ワークフロー運用管理画面上の運用ログの確認
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
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4. 申請書の設定の流れ
申請経路を作成します。申請経路とは、申請が通過する承認／回覧の道順になるものです。
申請区分を作成します。申請区分とは、作成した各申請書（例：備品購入申請）を収納管
理するためのフォルダ（例：経理部）です。
申請書のひな型を作成します。併せて、ここで作成した申請書と経路の管理で作成した申
請経路の紐づけも行います。
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rakumo ワークフロー管理者マニュアル
5. 申請経路を設定する
5.1. 申請経路を作成する
ワークフロー運用管理画面 > トップ > 経路の管理
(1) 「＋経路を追加する」をクリックします。
「順番を変更する」をクリックすると、登録されている申請経路の一覧に表示されている経路の
表示順を入れ替えることができます（表示順の入れ替えは申請経路の管理画面にだけ反映されま
す。実際のワークフロー上には反映されません）
。
(2) 申請経路の追加画面で必要項目を入力します。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
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① 【経路名】 ※入力必須
経路の名前を入力してください（例：住所変更届）
② 【経路コード】 ※入力必須
他の経路と区別するための任意の文字列を入力します（例：○○部用、○月○日改訂版）
。
③ 【経路の説明】
経路についての説明を入力してください。
④ 【管理者用メモ】
管理者用のメモ書きを入力してください。入力任意
全ての入力が完了したら「申請経路を追加する」をクリックしてください。
(3)
申請経路の一覧から確認後、詳細設定へ
登録されている申請経路の一覧に(2)で作成した経路が表示されるので、詳細をクリックして、申請経
路の詳細設定画面へ進みます。
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rakumo ワークフロー管理者マニュアル
(4) 申請経路の詳細画面
(2) 申請経路の追加画面で登録した情報が申請経路の概要で表示されます。
「申請経路の情報を編集する」ボタンから申請経路の情報を変更することができます。
(5) 承認ステップと回覧ステップを追加する
1.
承認ステップとは、ユーザーが承認者となり、自分に届いた申請書に対して「承認」
「却下」
「差し戻し」を行うことができます。
2.
回覧ステップとは、ユーザーが確認者となり、自分に届いた申請書に対して「確認」のみ行
うことができます。
※申請経路に対して、承認ステップのみ設定、回覧ステップのみの設定を行うこともできます。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
＜承認ステップを追加する＞
「+ステップを追加する」 > 経路のステップを追加する画面
① 経路ステップの設定
【ステップの名前】
※入力必須
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rakumo ワークフロー管理者マニュアル
【種別】

承認（全員）
ステップ内に登録されたユーザー全員が承認をしないと申請は次のステップに進むことが
できません。

承認（誰か一人）
ステップ内のユーザーのうち誰か一人でも承認すれば、申請は次のステップに進むことがで
きます。一人が承認されると他の承認者は回覧者に変更されます。
□ 申請時に、申請者が経路を変更することを許可する
チェックを入れるとできること・・・申請者が承認者を外す、変更、追加
□ 申請中に、承認者が経路を変更することを許可する
チェックを入れるとできること・・・承認者が自分より後ろのステップの承認者を外すまた
は変更
② 承認・回覧者の設定
組織・ユーザーの「+」ボタンをクリックした後、右側のウィンドウに表示されたことを確認しま
す。
※Google Apps のユーザーの変更、Google グループ内の変更が行われた場合は、現在の承認・
回覧者の設定を確認の上、承認・回覧者の変更設定を行ってください。
③ ステップを追加する
「+ステップを追加する」をクリックします。
「連続で追加する」にチェックを入れて、
「+ステッ
プを追加する」をクリックすると、経路のステップを追加する画面が再度表示されますので、次
のステップを登録することができます。
承認ステップが追加されたことを確認します。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
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※ 組織・ユーザーを全く登録しない空ステップを追加することもできます。空ステップを追加する場
合は、
「申請時に、申請者が経路を変更することを許可する」または「申請中に、承認者が経路を変更
することを許可する」のどちらか必ずチェックを入れてください。チェックを入れないと、ユーザー
は申請を行うことができなくなります。また、空ステップを申請経路の一番目に設定する場合は、
「申
請時に、申請者が経路を変更することを許可する」に必ずチェックをしてください。
＜回覧ステップを追加する＞
「+ステップを追加する」 > 経路のステップを追加する画面
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rakumo ワークフロー管理者マニュアル
① 経路ステップの設定
【ステップの名前】
※入力必須
【種別】
□ 申請時に、申請者が経路を変更することを許可する
チェックを入れるとできること・・・申請者が確認者を外す、変更、追加
□ 申請中に、承認者が経路を変更することを許可する
チェックを入れるとできること・・・確認者が自分より後ろのステップの確認者を外す、変
更
② 承認・回覧者の設定
組織・ユーザーの「+」ボタンをクリックした後、右側のウィンドウに表示されたことを確認しま
す。
※Google Apps のユーザーの変更、Google グループ内の変更が行われた場合は、現在の承認・
回覧者の設定を確認の上、承認・回覧者の変更設定を行ってください。
③ ステップを追加する
「+ステップを追加する」をクリックします。
「連続で追加する」にチェックを入れて、
「+ステッ
プを追加する」をクリックすると、経路のステップを追加する画面が再度表示されますので、次
のステップを登録することができます。
回覧ステップが追加されたことを確認します。
※ 組織・ユーザーを全く登録しない空ステップを追加することもできます。空ステップを追加する場
合は、
「申請時に、申請者が経路を変更することを許可する」または「申請中に、承認者が経路を変更
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
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することを許可する」のどちらか必ずチェックを入れてください。チェックを入れないと、ユーザー
は申請を行うことができなくなります。また、空ステップを申請経路の一番目に設定する場合は、
「申
請時に、申請者が経路を変更することを許可する」に必ずチェックをしてください。
申請経路の作成が完了しました。
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rakumo ワークフロー管理者マニュアル
5.2. 申請経路に上長を表示させる設定を行う
5.2.1 上長表示の概要
rakumo ワークフローでは、申請者が申請を上げた際に承認者に自分の「上長」だけを表示させること
ができます。
例えば、営業部に所属するユーザーが『備品購入申請』の申請を上げると、承認者に営業部の「上長」
だけが自動表示されます。また、総務部に所属するユーザーが『備品購入申請』の申請を上げると、
承認者に総務部の「上長」だけが自動表示されます。
「課長グループ」を作成して、ユーザーB（営業１課）、D（営業２課）
、F（総務１課）
、H(総務 2 課)
を承認ステップに登録
↓
ユーザーE（総務１課）が申請を上げる
↓
ユーザーE と同じ総務１課のユーザーF だけが承認者として自動表示
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
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上長表示の基本動作
申請者と上長が同じ Google グループに所属している場合
<総務 1 課グループ>
Google グループ
申請者
課長
<課長グループ>
この役職・担当グループは rakumo 管理画面で作成します。
ユーザーE が申請を上げると rakumo のシステムが、課長グループの中からユーザーE と同じ総務 1
課グループに所属しているユーザーF を見つけ出した後、ユーザーF だけが申請経路に自動表示されま
す。
課長グループ
総務一課
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rakumo ワークフロー管理者マニュアル
申請者の所属している Google グループと上長の所属しているグループが階層で離れている場合
<営業部グループ> Google グループ
部長
申請者
＜部長グループ＞この役職・担当グループは rakumo 管理画面で作成します。
ユーザーA が申請を上げると rakumo のシステムが、部長グループの中からユーザーA と同じ営業 1
課グループに所属しているユーザー（営業 1 課ユーザー＝部長ユーザー）を探します。いない場合は、
その上の階層のグループの中から部長グループにいるユーザー（営業部ユーザー＝部長ユーザー）を
見つけ出した後、ユーザーX だけが申請経路に自動表示されます。※探す対象は上階層に存在するグル
ープです。営業 2 課のような横並列のグループは探す対象にはなりません。
部長グループ
営業部
営業 1 課
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
5.2.2 役職・担当グループを作成する
ワークフローの申請経路に設定する役職グループを作成します。
rakumo 管理画面 > サービス固有設定 > 役職・担当の管理
「役職・担当を追加する」ボタンから作成画面に入ります。
23
24
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
役職・担当の追加画面
①
役職・担当の情報を入力する
【役職・担当の名前】
、
【メモ】にそれぞれ入力します。
② ユーザーを選択する
役職・担当を割り当てるユーザーを選択します。
「役職・担当を追加する」ボタンをクリックします。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
25
5.2.3 役職・担当グループを申請経路に設定する
ワークフロー管理画面 > 申請経路の管理 > 登録されている申請経路の一覧
> 設定を行う経路名の詳細
「+ステップを追加する」をクリックします。
承認・回覧者の設定 > [役職・担当]のタブを選択 > 役職・担当グループを選択 > 「ステップを追
加する」
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rakumo ワークフロー管理者マニュアル
5.2.4 役職・担当グループの詳細設定を行う
申請経路に設定された役職・担当グループの詳細設定を行います。
□
申請者は含めない
承認者に申請者が含まれている場合、申請者以外のユーザーを承認者として表示します。
申請者
申請者
マネージャーグループに登録されているユーザーI が申請を行った場合、通常承認者にはユーザーI と
ユーザーL が表示されます。
「申請者は含めない」のチェックをオンにすると、申請者=承認者である
ユーザーI は申請経路に承認者として表示されず、ユーザーL だけが承認者として表示されます。
マネージャーグループ
企画部
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
1.
27
「役職・担当」全て
→ 役職・担当グループに登録されたユーザー全員を承認・回覧者として表示します。
役職・担当・・・課長グループ(ユーザーB、ユーザーD、ユーザーF)
28
2.
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
「役職・担当」且つ上長
→ 役職・担当グループに登録されたユーザーのうち、申請者の上長のみ承認者・回覧者として
表示します。表示される承認者・回覧者は複数ユーザー可能です。
役職・担当・・・部長グループ（ユーザーB、ユーザーD、ユーザーG、ユーザーH）
ユーザーA が申請を上げると、同じ経理部+部長であるユーザーB、経理部の上階層+部長
であるユーザーH が申請経路に承認者として表示されます。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
3.
29
「役職・担当」且つ直近の上長 1 人
→ 役職・担当グループに登録されたユーザーのうち、申請者の直近の上長 1 名のみ承認者とし
て表示します。
役職・担当・・・部長グループ（ユーザーB、ユーザーD、ユーザーG、ユーザーH）
ユーザーA が申請を上げると、同じ経理部+部長であるユーザーB だけが申請経路に承認者として
表示されます。
ｓ
30
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
5.2.5 ユーザーが複数の Google グループに所属している場合の上長判断
ユーザーが複数の Google グループに所属している場合の上長判断については、設定により次の 2 パ
ターンのうちどちらか一方の対応が可能です。
【A】ユーザーは所属する特定の一組織の立場でのみ申請実行が可能。上長判断は、特定の一組織の
階層上のユーザーが承認者の対象。
【B】ユーザーは所属する全ての組織から選択してそれぞれの組織の立場で申請実行が可能。上長判
断は、選択した組織の階層上のユーザーが承認者の対象。
以下それぞれのパターンの詳細と設定を説明します。
【A】ユーザーは所属する特定の一組織の立場でのみ申請実行が可能。上長判断は、特定の一組織の
階層上のユーザーが承認者の対象。
ユーザー A が営業部営業 1 課と総務部総務 1 課に所属（特定の一組織は総務部総務 1 課）してい
る場合、ユーザー A は総務部総務 1 課の立場でのみ申請を行うことが可能です。上長判断も、総務
部総務 1 課内のユーザーと総務部総務 1 課の組織階層上にいるユーザーが承認者の対象になります。
ユーザー A は、営業部営業 1 課の立場では申請を行うことはできません。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
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必要な設定 1
rakumo 管理画面（https://a-rakumo.appspot.com/admin）> サービス固有設定 > ワークフロ
ー設定 > 一般設定申請時の申請部署選択機能の「有効にする」のチェックを外して、「設定を保存
する」をクリックしてください。
必要な設定 2
各ユーザーに対して、特定の一組織（優先組織）の指定を行う必要があります。
先の例の場合、ユーザー A に対して総務部総務 1 課を特定の一組織（優先組織）に指定を行う必要
があります。優先組織の指定を行うことで、優先組織に沿った（総務部総務 1 課の組織階層上の）承
認者が表示されるようになります。
rakumo 管理画面からダウンロードした CSV ファイルで優先組織が表示されている行に ” Primary ”
項目で “ 1 ” を登録します。それ以外の組織には、 “ 0 ” を登録してください。” Primary ” 項目の
登録は “ 1 ” もしくは “ 0 ” のみ使用をすることができます。また、1 ユーザーの優先組織は 1 組
織のみ指定を行うことがが可能です。
※ CSV ファイルの登録方法は、本マニュアルの付録 1~3 をご参照ください。
※ 役職・担当グループの作成と申請経路への設定も忘れずに行ってください。
32
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
【B】ユーザーは所属する全ての組織から選択してそれぞれの組織の立場で申請実行が可能。上長判
断は、選択した組織の階層上のユーザーが承認者の対象。
ユーザー A が営業部営業 1 課と総務部総務 1 課に所属している場合、ユーザー A は営業部営業 1
課の立場、総務部総務 1 課の立場を選択して申請を行うことが可能です。上長判断は、営業部営業 1
課の立場で申請を行った場合は、営業部営業 1 課内のユーザーと営業部営業 1 課の組織階層上のユ
ーザーが承認者の対象となり、総務部総務 1 課の立場で行った場合は、総務部総務 1 課内のユーザ
ーと総務部総務一課の組織階層上のユーザーが承認者の対象になります。
必要な設定
rakumo 管理画面（https://a-rakumo.appspot.com/admin）> サービス固有設定 > ワークフロ
ー設定 > 一般設定申請時の申請部署選択機能の「有効にする」のチェックを入れて、「設定を保存
する」をクリックしてください。
※ 役職・担当グループの作成と申請経路への設定も忘れずに行ってください。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
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申請時の申請部署選択機能を有効にした場合のユーザー画面上の違い
rakumo 管理画面で申請時の申請部署選択機能を有効にした場合、申請書作成画面上に申請部署のプ
ルダウンが表示されます。申請部署のプルダウンから、自分が所属する組織を選択して申請を行うこ
とができます。プルダウンからは下記の 2 つの条件を満たす組織を選択することができます。

申請者が自身が所属している組織

rakumo 管理画面で”表示”設定中の組織
34
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
6. 申請区分を管理する
6.1. 申請区分を新たに作成する
申請区分を作成します。申請区分とは、申請書ひな型を格納するためのフォルダです。
ワークフロー管理画面 > トップ > 申請区分の管理
「+申請区分を新規追加する」をクリックします。
申請区分の追加
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
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【申請区分名】 ※入力必須
申請区分の名前を入力します（例：経理申請、総務申請）。
【申請区分コード】 ※入力必須
申請区分コードを入力します。他の申請区分と区別するための任意の文字列を入力することができ
ます（例：経費申請―YYYY/MM/DD、）
。
【メモ】
管理者用のメモ書きを入力します。
最後に「＋申請区分の追加」をクリックします。
申請区分が新たに追加されたことを確認します。
36
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
6.2. 入れ子で申請区分を追加する
作成した申請区分の下に入れ子で申請区分を追加することができます。
申請区分の管理 > 申請区分を選択 > 「+申請区分を新規追加する」をクリック
必要事項を入力後に、
「+申請区分の追加」をクリック
申請区分が入れ子で追加されたことを確認します
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
6.3. 申請区分を編集する
作成した申請区分を編集することができます。
申請区分の管理 > 申請区分を選択 > 「申請区分を編集する」をクリック
申請区分の編集画面で内容を編集後、
「設定を保存する」をクリック
37
38
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
6.4. 申請区分を削除する
作成した申請区分を削除することができます。
申請区分の管理 > 申請区分を選択 > 「申請区分を編集する」をクリック
申請区分の編集画面で内容を編集後、
「この申請区分を削除する」をクリック
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
39
6.5. 申請区分にアクセスできる／できないユーザーを登録する
申請区分にアクセスできる／できないユーザーとして登録された場合、そのユーザーはその申請区分
内の申請書を利用して申請を行うことができなくなります。初期設定では制限はかけられていません。
使用例：申請区分「人事関連」は、人事部のユーザーのみ申請可能。それ他のユーザーは申請不可
申請区分にアクセス権限の設定を行う場合には、該当する申請区分を選択して、
「アクセス権限を割り
当てる」をクリックします。
アクセス権限の割り当て
「申請区分にアクセスできるユーザーを設定する」または「申請区分にアクセスできないユーザー
を設定する」のどちらかを選ぶことができます。設定は、特定のユーザー単位、組織、役職・担当単
位で行うことができます。
選択が終わったら、
「設定を保存する」をクリックしてください。
40
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
6.6. 申請区分の運用担当者を設定する
2.1 ワークフロー管理画面にアクセスできるユーザー（ワークフロー管理者）の登録で登録したワーク
フロー管理者以外に、設定された申請区分に対してだけ管理権限を持つユーザー（運用担当者）を割
り当てることができます。
「運用担当者を割り当てる」をクリックし、運用担当者の設定へ進みます。
申請区分の運用担当者に登録されたユーザーは、この申請区分に対してのみ運用担当者になります。
その区分内でひな型を作成したり、入れ子の区分を作成することができます。運用担当者は、特定の
ユーザーの他に、組織や役職・担当に設定することもできます。
運用担当者を選択したら、
「運用担当者を割り当てる」をクリックしてください。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
41
申請区分の運用担当者が、ワークフロー管理画面にログインをした場合は、下記の画面が表示されま
す。
42
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
7. 申請書ひな型の管理
申請書ひな型の新規作成、編集、ひな型のテンプレートのインポート、エクスポート及び削除を行う
ことができます
7.1. 申請番号の書式を設定する
申請書に記載される申請番号の書式を共通または申請書ひな型ごとに設定することが可能です。
ここでは、共通の申請番号の設定を行います。
※申請書ひな型ごとの申請番号の書式の設定方法は、7.3.1 【申請書ひな型ごとの申請番号書式】を
設定するをご参照ください。
rakumo 管理画面（ワークフロー運用管理画面ではありませんのでご注意ください） > サービス固
有設定 > ワークフロー設定 > 一般設定をクリック
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
43
【共通の申請番号の書式】
全申請書共通の申請番号の書式を設定することができます。何も設定しない場合は、通し番号が自動
的に申請書に割り当てられます。
%SN% → 申請番号を 1 から順に振っていきます。
%00000/SN% → 連番(0 の桁分まで 0 埋めされます)
%YYYY% → 西暦 4 桁の年。設定した年度が表示されます(設定方法は 7.2 申請番号に対応す
る年度を設定するをご参照ください)
%YY% → 西暦下 2 桁の年
%MM% → 2 桁の月
%DD% → 2 桁の日
例えば、申請番号を "%YYYY%-%MM%-%DD%:%000/SN%号"とした場合には、
2014-05-16:001 号、2014-05-16:002 号、2014-05-16:003 号…と発行されていきます。
※設定を完了される際は、画面下部「設定を保存」をクリックしてください。
【共通の申請番号開始値】
申請書共通の申請番号書式に連番（％SN％または%00000/SN%）を使用している場合（もしくは申
請番号の書式設定を何も行っていない場合）に、連番の開始値を設定することができます。
開始値を数字で指定し、この開始値をただちに適用するにチェック
画面下部
「設定を保存」をクリックすると、それまでの申請番号書式で割り当てられていた申請番
号はリセットされ、指定した申請番号開始値が適用されます。
44
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
7.2. 申請番号に対応する年度を設定する
申請書の申請番号書式に西暦を設定する場合は、西暦は年度表示になりますので、年度の開始日を設
定することができます。
※何も設定されない場合は、1 月 1 日を年度の開始日としてみなします。
rakumo 管理画面（ワークフロー運用管理画面ではありませんのでご注意ください） > トップ
> サービス固有設定 > ワークフロー設定 > 一般設定をクリック
年度の開始日から設定を行います。
共通の申請番号の年度リセット
7.1 申請番号の書式を設定するにて、年度ごとにリセットするにチェックを入れることで、年度の開
始日を過ぎると申請番号が自動でリセットされる設定を行うことができます。
設定完了の際は、最後にページ下部の「設定を保存する」をクリックします。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
45
7.3. 申請書ひな型を作成する
申請書ひな型の管理 > 申請区分を選択する > 「ひな型を新規作成して追加」をクリック
申請書ひな型の追加画面に移動します
46
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
【申請書ひな型の名前】 ※入力必須
ひな型の名前を入力します。
【コード】 ※入力必須
コードを入力します。他のひな型と区別するための任意の文字列を入力することができます。
【説明】
申請書ひな型の説明を入力します。説明を入力すると、申請書の画面に表示されます。
【管理者用メモ】
管理者用のメモを入力します。
【申請番号形式】
プルダウンで申請番号の形式を選択できます。
「共通の申請番号を使用」
→ 全ての申請書ひな型共通の申請番号を割り当てます。
「申請書ひな型ごとの申請番号を使用」
→ 申請書ひな型ごとに申請番号を割り当てます。こちらを選択すると、
【ひな型ごとの申請番号
書式】の設定を行うことができます。（※次ページ参照）
「申請番号を使用しない」
→ 申請書に申請番号が割り当てられません。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
47
7.3.1【ひな型ごとの申請番号書式】を設定する
【申請番号書式】
【申請番号形式】で「申請書ひな型ごとの申請番号を使用」を選択した場合、申請番号の書式を設
定することができます。何も設定しない場合は、通し番号が自動的に申請書に割り当てられます。
%SN% → 申請番号を 1 から順に振っていきます。
%00000/SN% → 連番(0 の桁分まで 0 埋めされます)
%YYYY% → 西暦 4 桁の年。設定した年度が表示されます(設定方法は 7.2 申請番号に対応す
る年度を設定するをご参照ください)
%YY% → 西暦下 2 桁の年
%MM% → 2 桁の月
%DD% → 2 桁の日
例えば、申請番号を "%YYYY%-%MM%-%DD%:%000/SN%号"とした場合には、
2014-05-16:001 号、2014-05-16:002 号、2014-05-16:003 号…と発行されていきます。
【申請番号開始値】
申請番号書式に連番（％SN％または%00000/SN%）を使用している場合（もしくは申請番号の書式
設定を何も行っていない場合）に、連番の開始値を設定することができます。
「設定を保存した時点でただちに適用する」
チェックを入れ、画面下部「設定を保存」をクリックすると、それまでの申請番号書式で割り当てら
れていた申請番号はリセットされ、指定した申請番号開始値が適用されます。
「年度ごとにこのひな型の申請番号をリセットする」
チェックを入れることで、年度の開始日を過ぎると申請番号が自動でリセットされます。
48
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
7.4. 申請書のひな型の項目を登録する
申請書ひな型に、ユーザーが申請を上げる際に入力する項目を設定します。
申請書ひな型の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型一覧から申請書ひな型名の[名称]をクリック
申請書の項目一覧
「項目を追加する」をクリックします。
デフォルトで件名が登録されています。この件名は編集を行うことはできますが、削除はできません。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
49
追加する項目を選ぶ
※追加する項目を選択してくださいのプルダウンから、ひな型の項目を選択して詳細設定を行います。
設定できる内容は、選択したひな型の項目によって異なります。
1. テキスト入力欄
2. 複数行のテキスト入力欄
3. プルダウン
4. ラジオボタン
5. チェックボックス
6. 数字入力欄
7. 計算結果
8. 日付
9. ファイル添付欄
※ローカルファイルを添付することができます。こちらの機能はオプションになりますので、
ご利用の場合は別途お申し込みが必要です。
10. Google Drive ファイル添付欄
11. マスターデータ連携
※ご利用の場合、初期設定が必要です。先に 10.マスターデータ管理をご参照ください。
12. 区切り線
13. 見出し
50
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
1. テキスト入力欄
①【項目名】
・・・項目名を入力します ※入力必須
②【入力幅】
・・・項目欄の入力幅を数字で指定します。オプションでは 20 文字です。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
51
③【最大入力文字数】
・・・項目に入力できる最大文字数を指定します。
④【入力文字制限】
・・・入力文字を「制限なし」
、「全角のみ」、
「半角のみ」の選択ができます。
⑤【入力を必須にする】
・・・項目欄への入力を必須にすることができます。
⑥【最初に入力されている値】

直接入力・・・項目欄に既定の数字や記号、文字を設定することができます。

ユーザー情報・・・項目欄に申請者の情報を既定値として設定ができます。

「名前」
・・・・・
（申請者の名前を既定値として設定します）

「よみ」
・・・・・
（申請者の名前のよみがなを既定値として設定します※）

「E-Mail」
・・・・
（申請者の E-Mail アドレスを既定値として設定します）

「役職」
・・・・・
（申請者の役職を既定値として設定します※）

「社員番号」
・・・
（申請者の社員番号を既定値として設定します※）
※既定値として表示を行うには、別途 CSV ファイルで登録が必要です。登録方法は、本マニュア
ルの付録 1～３をご参照ください。
⑦【説明】
・・・項目欄の下に説明として表示されます。
⑧【項目の前後に文字を表示する】
・・・項目欄の外側に文字の表示の設定ができます。
「表示しない」
、
「前に表示」
、
「後ろに表示」と選択ができます。
⑨【直前の項目の右側に配置する】
・・・項目欄を直前の項目の右側に配置することができます。
直前の項目との間に表示する文字（項目欄と直前の左側の項目欄との間に文字を表示することが
できます）
続けて項目の追加を行う場合は、「連続で追加する」にチェックを入れて、「項目を追加する」をクリ
ックしてください。
【ワークフローでの入力画面例】
52
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
２．複数行のテキスト入力欄
①【項目名】
・・・項目名を入力します。 ※入力必須
②【桁サイズ】
・・・項目欄の入力幅を数字で指定します。デフォルトでは 40 文字です。
③【行サイズ】
・・・項目欄の行の高さを指定します。デフォルトでは 3 行です。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
53
④【入力を必須にする】
・・・項目欄への入力を必須にすることができます。
⑤【最初に入力されている値】
・・・項目欄に既定の数字や記号、文字を設定することができます。
⑥【説明】
・・・項目欄の下に説明として表示されます。
⑦【項目の前後に文字を表示する】
・・・項目欄の外側に文字の表示の設定ができます。
「表示しない」
、
「前に表示」
、
「後ろに表示」と選択ができます。
⑧【直前の項目の右側に配置する】
・・・項目欄を直前の項目の右側に配置することができます。
直前の項目との間に表示する文字（項目欄と直前の左側の項目欄との間に文字を表示することが
できます）
続けて項目の追加を行う場合は、「連続で追加する」にチェックを入れて、「項目を追加する」をクリ
ックしてください。
【ワークフローでの入力画面例】
54
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
３．プルダウン
①【項目名】
・・・項目名を入力します。 ※入力必須
②【プルダウンの項目】
・・・プルダウンの項目を登録します。※入力必須

直接入力（1 行 1 項目で入力します）
最初に選択されている項目（選択する前に最初から選択されている項目を設定します。未設
定の場合は、直接入力の一番目の項目が選択されます）
rakumo ワークフロー管理者マニュアル

55
所属する組織（申請者の所属する組織をプルダウンに表示させる場合に使用します。申請者が複
数の組織に所属している場合は、優先する組織が最初に選択されます。優先する組織とは、ユー
ザーの詳細情報をインポートするときに、Primary に“１”を設定した組織です）
③【選択を必須にする】
・・・項目欄の選択を必須にする場合にチェックを入れます。
④【説明】
・・・項目欄の下に説明として表示されます。
⑤【項目の前後に文字を表示する】
・・・項目欄の外側に文字の表示の設定ができます。
「表示しない」
、
「前に表示」
、
「後ろに表示」と選択ができます。
⑥【直前の項目の右側に配置する】
・・・項目欄を直前の項目の右側に配置することができます。
直前の項目との間に表示する文字（項目欄と直前の左側の項目欄との間に文字を表示することが
できます）
続けて項目の追加を行う場合は、「連続で追加する」にチェックを入れて、「項目を追加する」をクリ
ックしてください。
【ワークフローでの入力画面例】
56
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
４．ラジオボタン
①【項目名】
・・・項目名を入力します。 ※入力必須
②【ラジオ項目】
・・・ラジオボタンの項目を設定します。1 行 1 項目で入力してください。
③【最初に選択されている項目】
・・・最初にラジオボタンにチェックが入っている項目を設定しま
す。
④【選択を必須にする】
・・・項目欄の選択を必須にする場合にチェックを入れます。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
57
⑤【説明】
・・・項目欄の下に説明として表示されます。項目の前後に文字を表示する
⑥【直前の項目の右側に配置する】
・・・項目欄を直前の項目の右側に配置することができます。
直前の項目との間に表示する文字（項目欄と直前の項目欄との間に文字を表示することができま
す）
続けて項目の追加を行う場合は、「連続で追加する」にチェックを入れて、「項目を追加する」をクリ
ックしてください。
【ワークフローでの入力画面】
58
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
５．チェックボックス
①【項目名】
・・・項目名を入力します。 ※入力必須
②【選択状態】
・・・最初からチェックボックスにチェックを入れておく場合は設定します。
③【説明】
・・・項目欄の下に説明として表示されます。
④【項目の前後に文字を表示する】
・・・項目欄の外側に文字の表示の設定ができます。
「表示しない」
、
「前に表示」
、
「後ろに表示」と選択ができます。
⑤【直前の項目の右側に配置する】
・・・項目欄を直前の項目の右側に配置することができます。
直前の項目との間に表示する文字（項目欄と直前の項目欄との間に文字を表示することができま
す）
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
59
※チェックボックスを横並びに表示させる場合
【ワークフローでの申請画面例】
「項目名」に『休暇の種類』と入力します。
「項目の前後に文字を表示する」に『有給休暇』と入力し、
「後ろに表示」を選択します。
「項目を追加する」をクリックします。
60
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
次に新しくチェックボックスの項目を作成します
チェックボックスのひな型作成から、
「項目名」を『休暇の種類』と入力します。「項目の前後に文字
を表示する」に『夏期休暇』を入力し、
「後ろに表示」を選択します。
「直前の項目の右側に配置する」
にチェックを入れます。最後に「項目を追加する」をクリックします。
『育児休暇』
、
『介護休暇』も「夏期休暇」と同様に作成します。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
６．数字入力欄
61
62
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
①【項目名】
・・・項目名を入力します。 ※入力必須
②【入力値制限】
・・・入力数字に制限を加える場合に設定します。

制限なし（制限の設定を行わない場合にチェックを入れます）

制限あり（半角で入力数字の最大値、最小値を設定することができます。制限ありにチェッ
ク
を入れた場合、最大値と最小値の入力は必須になります）
③【入力を必須にする】
・・・項目欄の入力を必須にする場合にチェックを入れます。
④【最初に入力されている値】
・・・項目欄に既定の数字を設定することができます。文字列や記号
を既定値にすることはできません。
⑤【小数点以下の有効な桁数】
・・・小数点以下 2 桁まで設定ができます。
⑥【マイナス値の表示方法】
・・・マイナス値を入力する際に、ワークフロー上でのマイナス値の表
示方法を設定します。マイナス値の表示記号は、
「‐」、
「△」、
「▲」
の 3 ついずれかになります。
⑦【表示方法】
・・・数字に桁区切りを入れたい場合に、チェックを入れます。
⑧【説明】
・・・項目欄の下に説明として表示されます。
⑨【項目の前後に文字を表示する】
・・・項目欄の外側に文字の表示の設定ができます。
「表示しない」
、
「前に表示」
、
「後ろに表示」と選択ができます。
⑩【直前の項目の右側に配置する】
・・・項目欄を直前の項目の右側に配置することができます。
直前の項目との間に表示する文字（項目欄と直前の項目欄との間に文字を表示することができま
す）
【ワークフローでの入力画面例】
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
7．計算結果
63
64
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
①【項目名】
・・・項目名を入力します。 ※入力必須
②【小数点以下の有効な桁数】
・・・小数点以下 2 桁まで設定ができます。
③【マイナス値の表示方法】
・・・マイナス値を入力する際に、ワークフロー上でのマイナス値の表
示方法を設定します。マイナス値の表示記号は、
「‐」、
「△」、
「▲」
の 3 ついずれかになります。
④【計算内容】 ※入力必須

四則演算（定数や〔６．数字入力欄〕で作成した項目の入力数字を使って、四則演算の設定
が
できます）

合計（右側に〔６．数字入力欄〕で作成した項目が表示されますので、合計を出したい項目
を
選択して「追加」をクリックすると左側に表示されます。合計する項目の解除を行い
た
い場合は、左側にある項目を選択して、
「解除」をクリックします）
⑤【表示方法】
・・・数字に桁区切りを入れたい場合に、チェックを入れます。
⑥【説明】
・・・項目欄の下に説明として表示されます。
⑦【項目の前後に文字を表示する】
・・・項目欄の外側に文字の表示の設定ができます。
「表示しない」
、
「前に表示」
、
「後ろに表示」と選択ができます。
⑧【直前の項目の右側に配置する】
・・・項目欄を直前の項目の右側に配置することができます。
直前の項目との間に表示する文字（項目欄と直前の項目欄との間に文字を表示することができま
す）
【ワークフローでの入力画面例】
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
65
8．日付
①【項目名】
・・・項目名を入力します。 ※入力必須
②【最初に入力されている値】

入力時の現在日付（申請書に入力を行う際に、入力時の現在の日付を表示させます）

特定の日付（申請書に入力を行う際に、特定の日付を表示させます）

指定しない（申請書に入力を行う際に、日付の入力欄を空白で表示させます）
66
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
③「入力を必須にする」
・・・項目欄の入力を必須にする場合にチェックを入れます。
④「説明」
・・・項目欄の下に説明として表示されます。
⑤「項目の前後に文字を表示する」
・・・項目欄の外側に文字の表示の設定ができます。
「表示しない」
、
「前に表示」
、
「後ろに表示」と選択ができます。
⑥「直前の項目の右側に配置する」
・・・項目欄を直前の項目の右側に配置することができます。
直前の項目との間に表示する文字（項目欄と直前の項目欄との間に文字を表示することができま
す）
※日付の期間を指定する項目を作成する場合
出発日に項目を作成する際に、
「連続で追加する」にチェックを入れて「項目を追加する」ボタンをク
リックして、帰社予定日の項目を作成します。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
67
「項目名」
「最初に入力されている値」
「入力を必須にする」は出発日と同じにします。
「項目の前後に
文字を表示する」では、
『帰社予定日』を入力し、
「前に表示」を選択します。
「直前の項目の右側に配
置する」にチェックを入れ、直前の項目との間に表示する文字には『～』を入力します。
9．ファイル添付欄※
※ローカルファイルの添付が可能になります。こちらの機能はオプションですので、ご希望の場合は
別途お申し込みが必要です。
①【項目名】
・・・項目名を入力します。 ※入力必須
②【ファイルの添付を必須にする】
・・・添付を必須にする場合にチェックを入れます。
③【説明】
・・・項目欄の下に説明として表示されます。
【ワークフローでの申請画面例】
68
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
10．Google Drive ファイル添付欄
＜初期設定＞
こちらの機能のご利用前に、rakumo 管理画面のワークフローの一般設定画面で Google ドキュメ
ント添付機能の「許可する」にチェックを入れてください。
rakumo 管理画面 > トップ > サービス固有設定 > ワークフロー設定 > 一般設定
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
69
「許可する」にチェックを入れた後に、
「設定を保存する」をクリックします。
ワークフロー運用管理画面に戻って設定を行います。
① 【項目名】
・・・項目名を入力します。 ※入力必須
② 【ファイル添付を必須にする】
・・・添付を必須にする場合にチェックを入れます。
③
【説明】
・・・項目欄の下に説明として表示されます。
【ワークフローでの申請画面例】
70
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
11．マスターデータ連携
rakumo ワークフローのマスター連携の設定方法を説明します。
マスター連携を設定すると Google ドキュメントのスプレッドシート上に登録したデータを申請書に
表示させることができるようになります。※マスターデータ連携を使用する場合には、先にマスター
データの設定が必要になります。11. マスターデータの管理のページをご参照ください。
① 【項目名】
・・・項目名を入力します。 ※入力必須
② 【連携項目の設定】
・・・連携項目を追加する場合は、
「＋連携項目を追加する」をクリックしま
す。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
71
③ 【マスターデータを選択】
・・・Google Drive のスプレッドシート上の列名を指定します。
マスターデータを選択からマスターデータのスプレッドシートを選択します。
次に、申請書に表示に使用する列を選択します。
その他のプルダウンは、追加して設定するマスターデータとの外部キーを選択します。
④ 【プレビュー表示】
・・・設定したマスターデータ連携のプレビューを表示します。
⑤ 【結果に追加する列】
・・・最後に設定された連携項目のマスターデータの中で、申請内に追加で
表示をさせたい列がある場合は、その列にチェックを入れます。
⑥ 【必須】
・・・項目欄の設定を必須にする場合にチェックを入れます。
⑦ 「説明」
・・・項目欄の下に説明として表示されます。
【ワークフローでの画面例】
72
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
12．区切り線
項目と項目の間に区切り線を挿入させる場合に設定します。入力が終わったら、
「項目を追加する」を
クリックします。
【ワークフローでの画面例】
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
73
13. 見出し
申請書の入力項目に対して、見出しを付ける場合に設定します。入力が終わったら、
「項目を追加する」
をクリックします。
【ワークフローでの画面例】
74
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
7.5. 申請書に申請経路を設定する
申請書ひな型に、5.1 申請経路を作成するで作成した申請経路を紐づけます。
申請書ひな型の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型一覧から申請書ひな型名の詳細をクリック
します。
申請経路の詳細の「申請経路を設定する」をクリックします。
経路設定の画面からひな型の申請経路を設定します。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
75
選択した“申請経路の概要”と“申請経路ステップ”が表示されます。
「経路として設定する」をクリックします。ひな型と申請経路が紐づけ付けられます。
76
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
7.6. 申請経路の分岐設定を行う
申請経路の分岐設定とは、申請書に入力された項目によって申請経路を分岐させる設定のことです。
<申請経路の分岐設定の利用例>
経費精算申請書の申請経路が、
【課長ステップ → 部長ステップ → 取締役ステップ】と 3 ステップ
設定されていた場合
1.
申請書内の項目『交際費』が選択され、かつ総額が 10 万円未満の場合は、承認者が【課長ステ
ップ → 部長ステップ→購買担当ステップ】の 3 ステップまで表示（取締役ステップ表示され
ない）し、最後は回覧ステップ
2.
申請書内の項目『交際費』が選択され、かつ総額が 10 万円を超える場合は、
【課長ステップ →
部長ステップ → 取締役ステップ→購買担当ステップ】の 4 ステップまで表示し、最後は回覧
ステップ
また、
【取締役ステップ】のみ、
【課長ステップ→取締役ステップ】などの分岐設定も行うことがで
きます。
申請経路の分岐設定を行う前に、申請書ひな型の申請経路の設定を行ってください。設定方法は、7.5
申請書に申請経路を設定するをご参照ください。
申請経路の設定を行った後に、申請経路の分岐設定の「申請経路の分岐を設定する」をクリックして
ください。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
77
経路の分岐設定画面に移動しますので、
「分岐条件を追加する」をクリックします。
分岐設定の追加画面が表示されます。この画面で一つの分岐設定を行います。
最初に、
「1. 申請書内の費用項目の中から『交際費』が選択され、かつ総額が 10 万円未満の場合は、
承認者が【課長ステップ → 部長ステップ→購買担当ステップ】の 3 ステップまで表示（取締役ステ
ップ表示されない）し、最後は回覧ステップ」の設定を行います。
78
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
分岐名を入力します。※必須入力
分岐条件を設定します。
分岐設定が可能な項目とその条件
条件記号
＝
≠
≧
≦
＞
＜
同じ ※1
異なる ※2
以上
以下
超
未満
テキスト入力欄 ※3
○
○
-
-
-
-
プルダウン ※4
○
○
-
-
-
-
ラジオボタン
○
○
-
-
-
-
数字入力欄
○
○
○
○
○
○
計算結果
○
○
○
○
○
○
マスターデータ連携 ※5
○
○
-
-
-
-
申請項目に表示されるひな型項目の種類
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
79
※1 カンマ区切りで、複数指定が可能です。この場合、「いずれか一つと同じ」条件が適用されます。
※2 カンマ区切りで、複数指定が可能です。この場合、
「いずれとも異なる」条件が適用されます。
※3 「件名」も分岐条件として設定が可能です。
※4 「所属する組織」を表示に設定を行っていた場合でも、分岐条件に使用することができますが、
所属組織に沿った上長表示には対応しておりません。
※5 階層構造の場合、最下層のアイテムが条件に設定を行うことができます。マスターデータ連携項
目の編集画面で設定した「結果に含める列」が項目として表示され、選択を行うことができます。
【分岐設定を行うことができないひな型の項目】
複数行のテキスト入力欄、チェックボックス、日付、Google Drive ファイル添付、ローカルファイ
ル添付、区切り線、見出し、優先度
『交際費』かつ『10 万円未満』を分岐条件に設定する
『交際費』が申請書の項目(プルダウン)の項目名「費用項目」に登録されていることを確認します。
80
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
プルダウンに申請書ひな型に設定中の項目のうち、分岐条件の設定が可能な項目が「項目名」で表示
されます。
『交際費』が登録されている「費用項目」を選択します。
分岐条件を設定する項目名「費用項目」を選択して、記号に「=」
（同じ）
、入力欄に『交際費』を入力
します。
「さらに分岐条件を追加する」をクリックします。
分岐条件を設定する項目名「合計金額」を選択して、記号に「＜」
（未満）
、入力欄に『100000』を入
力します。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
81
経路を設定します。課長承認、部長承認、購買担当、回覧のステップにチェックを入れます。
最後に追加するボタンをクリックします。
一つ目の分岐設定が追加されました。
82
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
次に、
「申請書内の項目『交際費』が選択され、かつ総額が 10 万円を超える場合は、
【課長ステップ
→ 部長ステップ → 取締役ステップ→購買担当ステップ】の 4 ステップまで表示し、最後は回覧ス
テップ」の設定を行います。
追加で分岐条件を設定する場合は、
「分岐条件を追加する」をクリックしてください。
分岐名、分岐条件、経路の設定を行った後に、「追加する」ボタンをクリックします。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
83
分岐条件が追加されたことを確認します。
申請経路の分岐設定に表示されます
【分岐条件の注意事項】

分岐は、分岐の設定画面に表示されている並び順に従い、画面上部の設定から適用されていきま
す。

いずれの分岐設定に適用されない申請書の経路に対しては、分岐が行われないため、設定されて
いる経路ステップ全てが表示されます。

分岐が適用されるのは、申請時（再申請時も含む）のみです。承認者が申請書内の分岐条件項目
の変更を行った場合でも、分岐は行われません。

申請書ひな型にプルダウン項目「所属組織」の表示を設定した場合、
「所属組織」に対応した分岐
条件の設定は可能ですが、所属組織に対応した上長表示には対応いたしておりませんので、ご注
意ください。
84
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
7.7. 申請経路の承認時編集の設定を行う
申請書に紐づけられた申請経路上の承認者に、承認時に申請書の項目を編集できるよう設定す
ることができます。
使用例：物品購入申請で、商品到着後、承認者が「商品到着日」を記入して承認
交通費精算申請で、経理承認時に項目「経理記入欄」を記入して承認
申請者に差し戻す程ではない軽微な不備があった場合に承認者が修正を行い承認
申請書ひな型と申請経路のひも付け設定が完了すると表示されます
承認時編集の設定
デフォルトでは、全て「編集不可」に設定されています。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
85
ひな型の各項目に対し、ステップごとに編集の可否の設定を行うことができます。
「編集不可」をクリックすると、「編集可」に表示が変わります。
※IE8 をご利用のお客様画面ではチェックボックスが表示されます。
「設定を保存する」をクリックすると、設定が保存されます。
本設定は、設定後に新しく申請される申請書から有効になります。設定前に下書き保存した申請書や
申請中の申請書に対しては、本設定の内容は有効になりませんのでご注意ください。
86
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
7.8. 作成した申請書を申請画面で確認する
申請書ひな型の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型一覧から申請書ひな型名の[プレビュー]を
クリック
または、申請を実際の画面で確認するの「申請をプレビューする」をクリックします。
別ウィンドウで申請書が表示されます。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
87
7.9. 作成した申請書を使用可能にする／不可にする
申請書を使用可能に設定する前に、申請書に申請経路（7.4 申請書に申請経路を設定する）の設定を
行ってください。
申請書ひな型の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型一覧から申請書ひな型名の[詳細]をクリック
申請を受け付けるの「申請を受け付ける」をクリックします。
ユーザーはワークフローで申請書を使って申請を上げることができるようになります。
申請書の使用を停止する場合は、
「申請を受け付けない」をクリックします。
88
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
7.10. 申請書のひな型をテンプレートとしてエクスポートする
申請書のひな型のエクスポート方法は以下の 2 通りあります。
1.
申請書ひな型の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型一覧から申請書ひな型名の[エクスポー
ト]をクリック
もしくは、
2.
申請書ひな型の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型一覧から申請書ひな型名の[名称]をクリ
ック
申請書ひな型をテンプレートとしてエクスポートの「エクスポート」をクリックします。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
89
7.11. 関連申請の設定を行う
関連申請は、これから申請を上げる申請書に対して、過去に申請をした申請書を連携させる場合に利
用します。
使用例

出張旅費の「仮払申請書」の申請を行う。出張から戻ってきた後に「仮払申請書」から『精算申
請書』で関連申請を行う

ユーザーA がシステムサポートの「作業依頼申請書」を申請 → IT システムサポート担当者が承
認。IT システムサポート担当者が作業完了後に「作業依頼申請書」から『作業完了報告書』を関
連申請 → ユーザーA が承認
IT 製品購入申請書の納入希望時期とユーザー登録申請の利用希望予定日を関連づける設定を行い
ます。
90
1.
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
申請書ひな型の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型一覧から申請書ひな型の[名称]をクリッ
クここでは、IT 製品購入申請書をクリックします。
2.
3.
申請書を関連付けするの「関連申請設定ダイアログを表示」をクリック
関連させたいひな型を選択＞選択したひな型「に情報を渡す」／「から情報を受け取る」を選
択＞「確定する」をクリック。ここでは、IT 製品購入申請書の関連申請に、ユーザー登録申請を
設定します。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
4. 申請書が関連付けされましたので、ユーザー登録申請をクリックします。
5. 関連づけされた申請書ひな型の詳細画面に移動します。
6. 利用開始予定日の編集ボタンをクリックします。
91
92
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
7. 関連申請項目で、IT 製品購入申請書の納入希望時期が選択されていることを確認して、
「設定を
保存する」をクリックします。
関連申請の項目の関連づけの設定が完了しました。他の項目も関連させたい場合は、同じように設定
を行います。
また、一つの申請書に対して複数の申請書の項目を関連づける設定を行うことも可能です。さらに、
項目の関連づけは一切行わず、申請書同士だけ関連づけることも可能です（その場合、上記手順番号 3
で設定完了）
。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
93
ひな型の項目と情報の受け渡し対応表
情報を受け取る項目
件名
情報を渡す項目
件名／テキスト入力欄／複数行のテキスト入力欄
／プルダウン／ラジオボタン／チェックボックス
／数字入力欄／計算結果／日付
テキスト入力欄
件名／テキスト入力欄／複数行のテキスト入力欄
／プルダウン／ラジオボタン／チェックボックス
／数字入力欄／計算結果／日付
複数行のテキスト入力欄
件名／テキスト入力欄／複数行のテキスト入力欄
／プルダウン／ラジオボタン／チェックボックス
／数字入力欄／計算結果／日付
数字入力欄
数字入力欄／計算結果
日付
日付
※対応表に記載のない項目は関連申請に対応しておりません。
【注意点】
チェックボックスのチェックが入っている場合は、情報を受け取る項目に半角数字 “ 1 ” が入ります。
逆に、チェックが入っていない場合は半角数字 ” 0 ” が入ります。
情報を受け取る項目と情報を渡す項目の入力制限（半角、全角などの入力文字制限、最大入力文字数、
最大値、最小値の入力制限値）は、お互い齟齬のない設定を行ってください。情報を渡す項目：テキ
スト入力欄（入力文字制限：半角）⇒情報を受け取る項目：テキスト入力欄（入力文字制限：全角）
などの設定を行うと、受け取った情報で関連申請を行うことができなくなります。
94
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
7.12.
申請書のひな型をコピーする
一度作成した申請書のひな型をコピーすることができます。設定した申請書ひな型の項目だけでなく、
申請経路や条件分岐、承認時編集設定も一緒にコピーをすることができます。
1.
申請書ひな型の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型一覧から申請書ひな型名の[名称]をクリ
ック
2.
申請書ひな型をコピーの「コピーダイアログを開く」をクリック
3.
申請書ひな型をコピーのダイアログが開くので、コピー先の申請区分を選択します。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
コピーするひな型の情報を編集で確認を行った後に、「完了」をクリックします。
※コードは必ず変更を行ってください。
95
96
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
7.13.
申請書ひな型の区分を変更する
申請書ひな型が格納されている申請区分を変更することができます。
1.
申請書ひな型の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型一覧から申請書ひな型名の[名称]をクリ
ック
申請書ひな型の区分を変更の「区分変更ダイアログを開く」をクリック
区分を変更から変更先の申請区分をクリックします。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
97
7.14. 申請番号のリセットを行う
申請番号のリセットを行うことが出来ます。
※共通の申請番号、ひな型ごとの申請番号ともに、一度リセットを行うとリセット前の申請番号へ戻
すことは出来ません。
1. 共通の申請番号のリセットを行う
rakumo 管理画面（ワークフロー運用管理画面ではありませんのでご注意ください） > トップ
> サービス固有設定 > ワークフロー設定 > 一般設定をクリック
共通の申請番号をリセットする > 共通の申請番号のリセットをクリック
現在の申請番号とリセット後の番号が表示されます。
内容を確認した後、
「申請番号をリセットする」をクリック
共通の申請番号のリセットが完了しました。
98
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
2. 申請書ひな型ごとの申請番号のリセットを行う
申請書ひな型の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型一覧から、申請番号をリセットしたい申請書
ひな型名の[詳細]をクリック
ひな型の詳細画面 > 申請書ひな型の詳細 > 申請書ひな型を編集するをクリック
≫今すぐこのひな型の申請番号をリセットするをクリック
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
現在の申請番号とリセット後の番号が表示されます。
内容を確認した後、
「申請番号をリセットする」をクリック
共通の申請番号のリセットが完了しました。
99
100
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
8. 申請書の管理
8.1. 申請データを確認する
過去に申請された申請データを一覧表示をすることができます。
ワークフロー管理画面 > トップ > 申請書の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型を選択
画面下にひな型を使った申請書の一覧が表示されます。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
101
「申請書ひな型名」ひな型を使った申請書の一覧
【絞り込み】
「全ての状況」
「承認・完了」「進行中」「承認」
「却下」「差し戻し」
「完了」
「取消」から選択が可能
です。
「承認」とは、
『承認ステップを経たにもかかわらず回覧ステップが残っていて未完了のもの』
「完了」とは、
『承認ステップと回覧ステップなどを経てすべてのステップを完了したもの』
「承認・完了」とは、
『承認ステップを経たにもかかわらず回覧ステップが残っていて未完了のもの』
、
ならびに『承認ステップと回覧ステップなどを経てすべてのステップを完了したもの』
、どちらかの条
件にあてはまるものを抽出します。
【基準日】
「申請日」
・・・申請者が申請を行った日を基準にする場合に選択します。
「最終決済日」
・・・最終承認ステップが完了した日を基準にする場合に選択します。
【年月日で期間指定】
年月日を半角で入力して、期間を指定してください。
最後に「絞り込む」をクリックします。
102
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
8.2. 申請の取り消しと削除を行う
8.2.1 申請を取り消す
現在の状況にかかわらず、申請をワークフロー管理画面から取り消すことが可能です。
ワークフロー管理画面 > トップ > 申請書の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型を選択
画面下にひな型を使った申請書の一覧が表示されます。
詳細をクリックします。
詳細をクリックすると申請書の詳細画面が開きますので、「申請を取り消す」をクリックします。
その申請の承認者は、承認、却下を行うことができなくなり、確認しかできなくなります。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
103
8.2.2 申請を削除する
現在の状況にかかわらず、申請をワークフロー管理画面から削除することが可能です。
※一度削除を行うと申請を復元することができませんので、ご注意ください。また、申請を削除する
ことができるユーザーはワークフロー管理画面の全ての権限を持つ管理者と申請区分の運用担当者だ
けです。
ワークフロー管理画面 > トップ > 申請書の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型を選択
画面下にひな型を使った申請書の一覧が表示されます。
詳細をクリックします。
詳細をクリックすると申請書の詳細画面が開きますので、「申請を削除」をクリックします。
一度この操作を行うと、削除された申請書の復元はできませんので、ご注意ください。
104
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
8.3. 申請の代理承認（確認）を行う
ワークフロー管理画面から、管理者が経路上の承認者の代理承認者として申請書の承認・確認・却下・
差し戻しを行うことが可能です。
使用例：
 経路上の承認者 A が長期不在で申請が進まない場合
 経路上の承認者 B が既に退職しておりアカウントが削除されてしまったために申請が進まない場
合
ワークフロー管理画面 > トップ > 申請書の管理 > 申請区分を選択 > 申請書ひな型を選択
画面下にひな型を使った申請書の一覧が表示されます。
詳細をクリックします。
詳細をクリックすると申請書の詳細画面が開きますので、「代理承認」までスクロールを行い、
「承認・回覧者」を選択、コメントを記入の上、
「差し戻す」
「却下」
「承認・確認する」いずれかをク
リックします。
※「差し戻す」を行う際は、
「差し戻し先」も選択の上、
「差し戻す」をクリックしてください。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
105
管理画面から代理承認を行った場合、通常の代理承認者と同様、管理者名は代理承認者として記録・
表示されます。運用管理画面の「ログの確認」からも操作ログを確認することができます。
※ 管理画面からの代理承認につきましては、ステップへの承認者追加や申請書編集などの機能には対
応しておりません。
106
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
8.4. 削除した申請書ひな型を確認する
作成後に削除をした申請書ひな型を一覧で確認することができます。
ワークフロー管理画面 > トップ > 申請書の管理 > ≫削除されたひな型をクリック
削除されたひな型の一覧が表示されます。
削除されたひな型に含まれる申請書ひな型一覧に表示される申請書ひな型は、ユーザーによって一度
も申請行為を行われていないものは表示されません。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
107
9. 申請書のダウンロード
申請データを CSV ファイルでダウンロードを行うことができます。
9.1. 申請データのダウンロード方法
①
条件による絞り込みを行います。
【絞り込み】
「全ての状況」
「承認・完了」「進行中」「承認」
「却下」「差し戻し」
「完了」
「取消」から選択が可能
です。
「承認」とは、
『承認ステップを経たにもかかわらず回覧ステップが残っていて未完了のもの』
「完了」とは、
『承認ステップと回覧ステップなどを経てすべてのステップを完了したもの』
「承認・完了」とは、
『承認ステップを経たにもかかわらず回覧ステップが残っていて未完了のもの』
、
ならびに『承認ステップと回覧ステップなどを経てすべてのステップを完了したもの』
、どちらかの条
件にあてはまるものを抽出します。
108
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
【基準日】
「申請日」
・・・申請者が申請を行った日を基準にする場合に選択します。
「最終決済日」
・・・最終承認ステップが完了した日を基準にする場合に選択します。
【年月日で期間指定】
年月日を半角で入力して、期間を指定してください。
※期間は 3 か月以内で指定を行ってください。
② 申請書ひな型を選択します。
申請区分の選択 > 申請書ひな型を選択（チェックボックスにチェックを入れます）
申請書ひな型の選択は、申請区分をまたいで選択をすることも可能です。
③ 画面下に指定した申請書ひな型の一覧が表示されます。確認後、
「CSV を生成する」をクリックし
ます。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
109
④ CSV ファイルのエクスポート処理が開始されます。少し時間をおいた後に、画面の更新を行ってく
ださい。
⑤ 各申請書ひな型に対して「ダウンロード」ボタンからダウンロードを行ってください。
110
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
10.
代理人の管理
ユーザーに対して、代理承認者と代理申請者を登録することができます。
※1 ユーザーに対して、代理承認者 1 名、代理申請者 1 名のみ登録が可能です。代理承認者、代理申
請者それぞれ 2 名以上の登録はできません。
10.1. ユーザーに代理承認者／代理申請者の登録を行う
ワークフロー管理画面 > トップ > 代理人の管理
被代理人を選ぶ
【組織から選ぶ】
組織から代理人を設定する人を選びます。検索から選ぶこともできます。
【選択中のユーザー】
【組織から選ぶ】で選択されたユーザーが表示されます。よろしければ「代理人を確認する」をク
リックします。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
111
10.1.1 代理承認者を割り当てる
上記の場合、
「都筑弘明」さんの代理で申請の承認ができるユーザーを割り当てます。
「代理承認者を割り当てる」をクリックします
【組織から選ぶ】からユーザーを選択後、【選択中のユーザー】を確認して「保存する」をクリック
「戸塚伸也」さんが「都筑弘明」さんの代理として、申請の承認を行うことができます。
112
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
10.1.2 代理申請者を割り当てる
上記の場合、
「都筑弘明」さんの代理で申請を行うことができるユーザーを割り当てます。
「代理申請者を割り当てる」をクリックします。
【組織から選ぶ】からユーザーを選択後、【選択中のユーザー】を確認して「保存する」をクリック
「足立深雪」さんが「都筑弘明」さんの代理として、申請を行うことができます。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
113
10.2. 代理人の登録を CSV ファイルで一括で行う
CSV ファイルをインポートして、代理人を一括で登録を行うことができます。
ワークフロー管理画面 > トップ > 代理人の管理 > CSV ファイルからインポートをクリック
114
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
<rakumo ワークフローの代理人情報を設定する CSV ファイルの形式>
ファイルの編集には Microsoft Office Excel 等の表計算ソフトをご利用下さい。CSV に必要な項目は
以下です。
項目名 ※
内容
備考
設定するユーザーID
Google Apps に登録されているユーザーの Email アドレス
必須項目
代理申請者のユーザーID
Google Apps に登録されているユーザーの Email アドレス
必須項目
代理承認者のユーザーID
Google Apps に登録されているユーザーの Email アドレス
必須項目
※ 項目名は CSV ファイルに記載する必要はありません。項目名を記載した CSV をインポートする際
に
は、インポート時のオプションの「先頭行のスキップ」を「スキップする」にチェックを入れてく
ださい。
※「代理申請者のみ」
、
「代理承認者のみ」の設定を行うことは可能ですが、その場合でもインポート
する CSV ファイルは必ず 3 列で設定を行ってください。
CSV ファイルを作成 > 「ファイルを選択」から作成した CSV ファイルを指定 > 文字コードを指定
> インポートをクリック
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
11.
マスターデータの管理
11.1.
マスターデータの初期設定を行う
115
ご利用前に、rakumo 管理画面のワークフローの一般設定画面でマスターデータ連携機能の「許可す
る」にチェックを入れてください。
rakumo 管理画面 > トップ > サービス固有設定 > ワークフロー設定 > 一般設定
116
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
「許可する」にチェックを入れた後に、
「設定を保存する」をクリックします。
11.2.
Google Drive のスプレッドシートにマスターデータを作成する
作成例：
「会社名」と「メーカー品番」をマスター連携させる設定方法
Google Drive のスプレッドシートにデータを登録します。最終的に、会社名マスタの“会社名“と製品
マスタの”メーカー品番“を連携させます。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
11.3.
117
作成したスプレッドシートのマスターデータを登録する
ワークフロー管理画面 > トップ > マスターデータの管理 > 「+マスターデータを追加する」をク
リック
マスターデータの追加画面が出てくるので、「マスターデータを追加する」をクリックします。マス
ターデータの追加（Google Drive 内のスプレッドシートの一覧）が表示されますので、その中から
会社名マスタを選択後、
「マスターデータを追加する」をクリックします。
製品カテゴリマスタと製品マスタのスプレッドシートも同じようにマスターデータに追加します。
118
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
11.4.
登録したマスターデータの外部キーを設定する
それぞれのマスタ内にあるデータに対して、外部キーを設定します。外部キーを設定すると、ひな型
のマスターデータ連携項目を作成する際、他のマスターデータとひも付けることが可能になります。
例：会社名マスタの『会社名』 ⇒ 製品マスタの『メーカー品番』を結び付けるためには、

会社名マスタの『会社名』⇔ 製品カテゴリマスタの『企業名』

製品カテゴリマスタ『カテゴリ』⇔ 製品マスタの『カテゴリ』
の紐づけが必要です。そのために、次の登録を行います。
1.
会社名マスタ⇒『会社名』に外部キー設定
2.
製品カテゴリマスタ⇒『企業名』と『カテゴリ』に外部キー設定
3.
製品マスタ⇒『カテゴリ』に外部キーを設定
チェックを入れたら、
「外部キーを設定する」をクリックします。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
119
＜Google Drive のスプレッドシートのマスターデータを変更した際の注意点＞
更新・・・・・・GooglDrive のスプレッドシート上でマスターデータの変更を行った際は、その
変更を反映させるためにクリックをしてください。
120
12.
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
管理画面で行った運用ログを確認する
運用管理画面で行った作業のログを表示することが出来ます。
ワークフロー管理画面 > トップ > ログの確認
【ログの種別】
全ての種別・・・・・・全ての作業のログを表示します。
申請経路関連・・・・・申請経路の管理画面上の作業のログを表示します。
申請区分関連・・・・・申請区分の管理画面上（アクセス権限と運用担当者は除く）の作業のログを
表示します。
運用担当者関連・・・・・運用担当者の設定画面上の作業ログを表示します。
アクセス権関連・・・・・アクセス権限の割り当ての画面上の作業ログを表示します。
申請書ひな型関連・・・・申請書ひな型の管理画面上の作業ログを表示します。
申請書関連・・・・・・・申請書の作業ログを表示します。
代理人関連・・・・・・・代理人の管理画面上の作業ログを表示します。
マスターデータ関連・・・マスターデータの管理上の作業ログを表示します。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
121
13. 未承認の申請書がある場合に、承認者にリマインダーメールを送信す
る設定を行う
未承認の申請書がある場合、承認者に１日に１度自動のリマインダーメールを送信する設定を行うこ
とができます。
rakumo 管理画面 > サービス固有設定 > ワークフロー設定 > 一般設定
ワークフローの一般設定でリマインダー機能の「許可する」にチェック > 「設定を保存する」をクリ
ック
※未承認の申請書がある場合にのみ、承認者宛に毎朝 4:00 頃にリマインダーメールが自動で送信され
ます。未確認の申請書については、リマインダーメールは送信されません。
122
14.
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
ガジェットを設定する
Google Sites 上に rakumo ワークフローのガジェットを表示することができます。
Google Sites 上の rakumo ワークフローガジェット
rakumo 管理画面のトップページ > ガジェット設定
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
123
rakumo ワークフロー for Google Sites に記載の URL を使用します。
設定につきましては、≫ マニュアルのダウンロード(PDF) からマニュアルをダウンロードして行って
ください。
124
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
15.
よくあるお問い合わせ
■ワークフロー管理画面にログインを行うと「権限エラーこのページを閲覧する権限がありません」
と表示されます。ログインを行うための設定方法を教えてください。
rakumo ワークフロー管理画面（https://a-rakumo.appspot.com/workflow/admin）にログインを
行うことができるユーザーは 2 通りあります。
1. ワークフロー運用管理画面の全ての機能を設定することができる「ワークフロー管理者」
設定方法は、本マニュアル『2.1. ワークフロー管理画面にアクセスできるユーザー（ワークフロー運
用管理者）の登録』をご参照ください。
2. ワークフロー運用管理画面の一部の機能のみ設定することができる「運用担当者」（利用例：経理
部の社員に、経理関連の申請書のみの管理を希望する場合に設定を行います）
設定方法は、本マニュアル『6.6. 申請区分の運用担当者を設定する』をご参照ください。
■
一度ユーザーが申請を上げた申請書を削除することはできますか。
申請書の削除を行うことは可能です。申請書の削除を行うことができるユーザーは、ワークフローの
管理者と申請区分の運用担当者だけです。一般ユーザーは削除を行うことはできませんので、ご注意
ください。
削除方法は、本マニュアルの『8.2.2 申請を削除する』をご参照ください。
■
新しく申請書のひな型を作成したら、「すでに登録されています」と表示されます
以前に作成した申請書のひな型に登録したコードと同一のコードを、新しい申請書のひな型に対して
登録している可能性があります（すでに削除したひな型も含みます）。
新しく作成した申請書に対しては、新規のコードで登録を行ってください。
■
申請経路の順番は、必ず「承認」→「回覧」となりますか？「回覧」→「承認」の順番で設定を
したいのですが。
申請経路の順番につきましては、必ず「承認」→「回覧」になります。申し訳ございませんが、現在
「回覧」→「承認」の順番を設定することはできない仕様となっております。ご了承のほどお願いい
たします。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
■
125
承認された申請書を経路上にいないユーザーに公開を行う設定はありますか。
一度申請が上がった申請書は、申請経路にいるユーザー、もしくは管理者のみ確認が可能です。一般
公開の設定はございません。ご不便をおかけしますが、ご了承のほどお願いいたします。
■
申請書ひな型の「件名」項目を削除したり、
「件名」から他の名称に変更をすることはできますか？
現在、申請書ひな型の「件名」につきましては、削除および変更を行うことはできかねます。その代
わり、入力の文字制限、入力必須設定、最初に入力されている値などの設定を行うことはできます。
126
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
付録 1: ユーザーの詳細情報の登録を行う
rakumo ワークフローで使用するユーザーの詳細情報の初期設定を行います。
1. 詳細設定画面にアクセス
トップ > ユーザー管理
> 詳細設定
2. ユーザー・グループ情報から CSV を作成する
「CSV を作成する」ボタンをクリックします。Google Apps 同期を行ったことにより、現在 rakumo
に取り込まれたユーザー・グループ情報から CSV データを作成します。
※表示中に設定されたユーザー・グループ情報のみが CSV で出力されます。事前にユーザーの表示設
定とグループの表示設定を行って下さい。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
127
“CSV の作成を開始しました。完了まで暫くお待ちください。”と表示されます。暫くお待ちいただい
た後に、更新ボタンをクリックしてください。
作成処理が終わると、
“CSV の作成が完了しました。
”と表示されます。
3. 作成した CSV のダウンロード
≫ 最後に作成した CSV をダウンロードするをクリックして、CSV データのダウンロードを行います。
128
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
4. CSV データの作成
ダウンロードした CSV ファイルを開きます。
※CSV ファイルの内容については、付録 3：rakumo にユーザー情報を設定する CSV ファイルの形
式
を参照のうえ行ってください。
必要な項目を入力後、CSV ファイルを保存します。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
129
5. 作成した CSV のアップロード
「ファイルを選択」からユーザー情報の入力を完成した CSV ファイルを選択します。選択後、
「更
新する」ボタンをクリックします。
“ユーザーの詳細情報を一時保存しました。データの反映まで暫くお待ち下さい。
”と表示されます。
暫くお待ちいただいた後に、更新ボタンをクリックしてください。
暫く時間をおいた後に、更新ボタンをクリックすると CSV データの反映が完了しました。と表示
されます。
130
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
付録 2: 登録したユーザーの詳細情報の編集を行う
rakumo ワークフローで使用しているユーザーの詳細情報の編集方法をご案内します。
Google Apps で新規 rakumo を利用するユーザー、グループの作成や変更、削除などを
行っていない場合
1. 詳細設定画面にアクセス
トップ > ユーザー管理 > 詳細設定
≫最後にアップロードした CSV をダウンロードするをクリックして、現在登録しているユーザー
の詳細情報を CSV でダウンロードします。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
131
3. ダウンロードした CSV データの編集
CSV のデータ内容を編集後、保存をします。
4. 編集した CSV のアップロード
「ファイルを選択」からユーザー情報の入力を完成した CSV ファイルを選択します。選択が終わ
ったら「更新する」ボタンをクリックします。
※CSV を選択後「更新する」ボタンをクリックすると、既存のデータが上書きされます。
132
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
Google Apps で新規 rakumo を利用するユーザー、グループの作成や変更、削除などを
行った場合
1. Google Apps 同期を実行
トップ > Google Apps 同期
「一括同期する」ボタンをクリックして、Google Apps 側で行った変更内容を rakumo 側に反
映させます。
同期完了後に、
「Google Apps とのデータの同期が完了しました。」と表示されます。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
133
Google Apps で行った作業が rakumo で使用する新規グループの作成の場合は、グループ管理
画面で該当のグループを表示に設定を行ってください。
トップ > ユーザー管理 > 詳細設定
現在登録している CSV ファイルの更新作業を行います。
ユーザー管理の詳細設定画面から「CSV を作成する」ボタンをクリックします。
134
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
完了後、「CSV の作成が完了しました。」と表示されます。
≫ 最後に作成した CSV をダウンロードするをクリックします。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
135
CSV のデータ内容を編集後、保存をします。
一度でも rakumo に CSV ファイルのアップロードを行っている場合は、
「CSV を作成する」ボタンか
ら新たに作成してダウンロードした CSV ファイルには、以下のデータが入っています。
(1) CSV ファイルで詳細情報を登録中のユーザー（「» 最後にアップロードした CSV をダウンロー
ドする」からダウンロードできるデータ内容と同一です）
(2) 新たに rakumo に取り込まれたユーザーや、新たにグループに追加されたユーザー
(1) 既に CSV ファイルで詳細情報を登録されているユーザーに対しては、CSV ファイル内の A 列
「Update」は空白です。(1)の中でも、所属グループから削除されたユーザー、すでに削除されたグル
ープに所属していたユーザー、すでに削除されたユーザー、元々 rakumo 内に存在しないユーザーに
対しては、CSV ファイル内の A 列「Update」に「D」が出力されます。
(2) Google Apps 同期を行ったことにより、新たに rakumo に取り込まれたユーザーや、新たにグ
ループに追加されたユーザーに対しては、CSV ファイル内の A 列「Update」に「A」が出力されます。
CSV ファイル上でこのユーザーの情報を更新・編集を行ってください。「A」はあくまでも目印ですの
で、削除して A 列「Update」は空白にしてください
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rakumo ワークフロー管理者マニュアル
【CSV ファイル内の A 列「Update」に「D」の行のユーザーの取り扱いについて】
CSV ファイルのアップロード時に「Update」列に「D」と記載されているデータは、rakumo には取
り込まれません。そのため、
「D」行のユーザーデータが不要の場合は、 CSV 上「D」行のユーザーデ
ータはそのままにしておく、もしくは「D」行のユーザーデータを削除して、アップロードを行ってく
ださい。
「Update」が「D」行のユーザーデータを CSV 上に残したい場合は、「Update」列を空白にして、
CSV 内に新たに「Protected」列を追加し「1」を入力してアップロードを行うと、次回の CSV 作成
時に「Update」列には「D」ではなく、空白が出力されます。
「ファイルを選択」からユーザー情報の入力を完成した CSV ファイルを選択します。選択が終わ
ったら「更新する」ボタンをクリックします。
※CSV を選択後「更新する」ボタンをクリックすると、今までの表示設定が上書きされます。
rakumo ワークフロー管理者マニュアル
137
付録 3：rakumo にユーザー情報を設定する CSV ファイルの形式
ユーザー情報の詳細設定を rakumo ワークフローにインポートするデータは CSV 形式のファイルを使
用します。ファイルの編集には Microsoft Office Excel 等の表計算ソフトをご利用下さい。CSV に必
要な項目は以下です。
“○”はワークフローで使用します。
項目名
（最大入力可能文字数：
内容
ワークフロー
256 文字）
Update
Google Apps 同期の実行による更新ステータス
※1
User ID
【必須】Google Apps に登録されているユーザーの Email ア
○
ドレス
Family Name
姓
○
Given Name
名
○
Family Name Yomi
姓のよみがな（ひらがな、カタカナ）
※2
○
Given Name Yomi
名のよみがな（ひらがな、カタカナ）
※2
○
Company
会社名
Company Yomi
会社名のよみがな（ひらがな、カタカナ）
Department Email
【必須】所属部署の Email アドレス
○
Department
所属部署名
○
Job Title
役職
Birthday
誕生日
Business Address
会社住所
Business Phone
会社電話番号
BusinessPhoneExtension
会社電話の内線番号
Business Fax
会社 FAX 番号
Mobile Phone
携帯電話番号
E-mail Address
コンタクトに表示するメールアドレス
E-mail 2 Address
コンタクトに表示するメールアドレス
E-mail 3 Address
コンタクトに表示するメールアドレス
Employee Number
社員番号
※2
○
Primary
優先組織の設定
※3
○
Display
ユーザーの表示／非表示設定
※2
○
○
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rakumo ワークフロー管理者マニュアル
Calendar Enabled
カレンダー利用設定
Contacts Enabled
コンタクト利用設定
Workflow Enabled
ワークフロー利用設定
TimeRecorder Enabled
タイムレコーダー利用設定
Board Enabled
ボード利用設定
Protected
「Update」列の「D」行のユーザーデータを CSV 上に残し
たい場合は、1 を入力します。
○
※４
※1 A（Added）新たに rakumo に取り込まれたユーザーや、新たにグループに追加されたユーザー
D(Deleted) 所属グループから削除されたユーザー、すでに削除されたグループに所属してい
たユーザー、すでに削除されたユーザー、元々 rakumo 内に存在しないユーザー
空白
A、D 以外の既に CSV ファイルで詳細情報を登録されているユーザー
Update 列を削除して、アップロードを行うことも可能です。
※2 申請書のひな型の項目「テキスト入力欄」を設定する際に、これらのユーザー情報を表示する
ことが可能です。
※3 設定は、【rakumo 共通】管理者マニュアルをご参照ください。
※4 Protected 列を削除して、アップロードを行うことも可能です。
CSV を作成する際は、全ての項目列を作成してください。ワークフロー上不要の項目の入力欄は、
空白にしてください。
付録 4：ワークフローからの自動通知メールに関するお願い
rakumo ワークフローからの自動通知メールの発信元メールアドレスは、今後変更になる可能性がござ
います。メールの振り分け設定をされる際は、メールアドレスではなく件名などを基準に行っていい
ただきますようお願いいたします。

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