H26-初期登録_T01 工事情報共有システム 初期登録マニュアル Copyright (c) NEC Corporation 2014 利用開始までの流れ 発注者 受注者 Step1 利用協議書の作成・提出 （P.3） Step2 工事管理システムへ案件情報を入力（P.7） Step3 「利用申込のお知らせ」を転送 （P.9） Step4 利用申込書作成・提出（P.11） Step5 案件に発注者情報を追加 （P.17） Step6 「利用開始のお知らせ」メールの通知（P.26） 工事情報共有システムの利用開始 2 Step1 利用協議書の作成・提出 Step1 利用協議書の作成・提出 発注者 受注者 提出 利用協議書 受注者は利用協議書を作成し、発注者に提出します → P.4～6 3 Step1 利用協議書の作成・提出 受注者 ① ② ③ 工事情報共有システムポータルサイト ①ブラウザにhttp://www.cals.metro.tokyo.jp/ を入力します ②「システムの利用を始めるには」をクリックします ③『利用協議書』をクリックしファイルをダウンロードします 4 Step1 利用協議書の作成・提出 受注者 ④ ④表紙、協議内容共に黄色で色付けされている項目を記入してください （入力項目にカーソルを移動させると入力例が表示されます） 5 Step1 利用協議書の作成・提出 受注者 ⑤ ⑥ 受注者 発注者 提出 ⑤システムで情報共有する帳票を「○」、「×」で設定してください ⑥作成した利用協議書を発注者に提出してください 6 Step2 工事管理システムへ案件情報を入力 Step2 工事管理システムへ案件情報を入力 発注者 工事管理システム ① ①工事管理システムに案件情報を入力します ※下記入力画面の★印の項目を全て入力してください 【入力画面】工事基本情報、基本情報ーその他、受注者情報 ※契約前に入力している場合は、契約番号や受注者名を追加してください 7 参考）「利用申込のお知らせ」発送のスケジュール 「利用申込のお知らせ」は、毎週第二営業日に発送しています。 このため、工事管理システムへの入力タイミングによっては、入力から「利用申 込のお知らせ」送付までの日数に1日～7日程度かかります。 例１） 工事管理システムに金曜日に入力が完了した場合 →翌週の火曜日に登録データが反映され、「利用申込のお知らせ」送付（反映まで3日） 例２） 工事管理システムに月曜日の午後に入力が完了した場合 →翌週の火曜日に登録データが反映され、「利用申込のお知らせ」送付（反映まで7日） ※入力から一週間以上経過しても「利用申込のお知らせ」が送付されない場合 ⇒工事管理システムの入力必須項目に漏れがないか確認してください ⇒ヘルプデスクまたはシステム調整係へ連絡してください 8 Step3 「利用申込のお知らせ」を転送 Step3 「利用申込のお知らせ」を転送 発注者 受注者 ① 利用申込のお知らせ 工事情報共有 システム メール 利用申込のお知らせ ② メール ①工事情報共有システムから発注者へ「利用申込のお知らせ」メールが送付されま す→ P.10 ②発注者は申込書が添付された「利用申込のお知らせ」メールを受注者へ転送しま す 9 ※ 「利用申込のお知らせ」について 『利用申込のお知らせ』 メール（イメージ） 利用申込書 工事管理システムに入力した発注者のメールアド レス宛てに左記のメールが送付されます メールの本文に利用申込書と申込専用URLが記 載されておりますので、受注者の方へ転送してくだ さい 申込専用URL 10 Step4 利用申込書作成・提出 Step4 利用申込書作成・提出 受注者 工事報共有 システム 提出 利用申込のお知らせ 利用申込書 受注者は利用申込書に受注者情報を記入し、メールに記載されている申込専用 URLから申込書を提出します→P.12～16 11 Step4 利用申込書作成・提出 受注者 ① ・水色の項目を全てご記入ください。 ・会社名にJV名称を使用する場合は会社名称を 修正してください。 ・請負金額以外の項目は自動入力されています。 ・契約金額のみ入力可能です。 ①利用申込書に受注者情報を記入します 12 Step4 利用申込書作成・提出 受注者 ① ・現場代理人と作成者の情報は必ず 記入してください。 ・現場代理人と作成者を兼任する場合は、 [氏名]、[メールアドレス]、[電話番号]の欄に それぞれ”同じ”内容を記入してください。 ・現場代理人、作成者以外で利用を希望する場合は、 [職位]、[氏名]、[メールアドレス]、[電話番号] を記入してください。 選択可能な職位 ◆主任技術者 ◆監理技術者 ◆監理業務受託者 ◆工事関係者 ①利用申込書に受注者情報を記入します（続き） 13 Step4 利用申込書作成・提出 受注者 ② 申込専用URL ③ ④ ②「利用申込のお知らせ」メールに記載されている申込専用URLより、利用申込書 の提出画面を開きます ③[参照]ボタンより記入した利用申込書のファイルを選択します ④[提出]ボタンをクリックします 14 Step4 利用申込書作成・提出 受注者 ⑤ 第一建設事務所 道路補修工事 ⑤ 「利用申込書」に記載した内容が表示されます ※本画面では入力内容を変更する事は出来ません ⑥内容に間違いがなければ[確定]ボタンを クリックします ⑥ 15 Step4 利用申込書作成・提出 受注者 ⑦ ⑦申込書の提出が正常に完了すると本画面が表示されます 16 Step5 案件に発注者情報を追加 Step5 案件に発注者情報を追加 発注者 ① 担当者設定依頼 工事情報共有 システム メール ② ①受注者が利用申込を行うと、工事情報共有システムから発注者に「担当者設定 依頼」メールが送付されます ②工事情報共有システムにログインし、登録された案件に発注者情報を追加します → P.18～25 17 Step5 案件に発注者情報を追加 発注者 ① ①[初期登録]ボタンをクリックします 18 Step5 案件に発注者情報を追加 発注者 ② 初期登録可能な案件の一覧が表示されます ※初期登録可能な案件が存在しない場合は、表示されません ②[初期登録する]ボタンをクリックします 19 Step5 案件に発注者情報を追加 発注者 ③ 案件情報が表示されます ※案件情報を修正する場合は、各課のcals運用管理者に作業を依頼してください ③[次の処理へ進む]ボタンをクリックします 20 Step5 案件に発注者情報を追加 発注者 ④ ④[担当者を追加する]ボタンをクリックします ※担当者を追加する必要がない場合は、[次の処理へ進む]をクリックしてください ⇒P.24の画面に遷移します 21 Step5 案件に発注者情報を追加 発注者 ※所属事務所を空欄で検索すると、事務所横断的 に検索できます ⑤ ※氏名にスペースを入れて検索すると検索できま せん ○：総括00 ×：総括 00 ⑥ ⑦ ⑤検索条件を入力し、[検索]ボタンをクリックします ※発注者が検索結果に表示されない場合は、ヘルプデスクまたは、システム調整 係へ連絡してください ⑥表示された検索結果から追加したい担当者を選択（チェック）します ⑦[選択した担当者を追加する]ボタンをクリックします 22 Step5 案件に発注者情報を追加 発注者 ⑧ ⑧設定した担当者を確認し、[次の処理へ進む]ボタンをクリックします ※さらに担当者を追加する場合は、[担当者を追加する]ボタンをクリックします ⇒P.22の画面に遷移します 23 Step5 案件に発注者情報を追加 発注者 ⑨ ⑨受注者の登録内容を確認し、[次の処理へ進む]ボタンをクリックします 24 Step5 案件に発注者情報を追加 発注者 ⑩ ⑩[終了]ボタンをクリックします ⇒受注者宛てに『利用開始のお知らせ』が送付されます 25 Step6 「利用開始のお知らせ」メールの通知 Step6 「利用開始のお知らせ」メールの通知 受注者 ① 工事情報共有 システム 利用開始のお知らせ メール ② ＩＤとパスワードを入力してログイン ①「利用開始のお知らせ」メールが受注者へ送付されます→P.27 ②記載されている、ユーザIDとパスワードを入力してログインします 26 （参考）「利用開始のお知らせ」について 「利用開始のお知らせ」 メール（イメージ） 利用申込書に記入した担当者宛てに 左記メールが送付されます 記載されているユーザIDとパスワードを入力し ログインしてください 工事情報共有システムポータルサイト 27 トラブルシューティング 項番 事象 原因/対処方法 １ 「利用申込のお知らせ」メールが 届かない 【原因1】 発注者の工事管理システムへの入力作業が未完了 【対処方法1】 発注者は、工事管理システムの★印をすべて入力してください （発注者対応） 【原因2】 工事管理システムへの入力に不備がある 【対処方法2】 工事管理システムの★印がすべて入力されているか確認してくだ さい（発注対応） （よくある入力不備） “基本情報-その他”画面で「契約番号」が未入力 “受注者情報”画面で「法人名」が未入力 ※参考資料 建設ナレッジ＞1本庁フォルダ＞01総務部＞08建設局IT広場＞ 03建設局情報システム【局内システム】＞05工事情報共有シス テム(CALS/E)＞工事情報共有システムの概要と利用開始まで の流れ 【原因3】 発注者から受注者にメールが転送されていない 【対処方法3】 発注者は受注者にメールを送信してください（発注者対応） 28 トラブルシューティング 項番 事象 原因/対処方法 2 「担当者設定依頼」を受信したが、 【原因1】 初期登録画面に「該当の案件情 ログインに使用しているユーザIDが違う 報は存在しません」と表示される。 【対処方法1】 工事管理システムから連携登録される、発注者のユーザIDは『T+ 職員番号7桁』となります。『T+職員番号7桁』のIDでログインしな おしてください。（発注者対応） ３ 「利用開始のお知らせ」メールが 届かない 【原因１】 発注者の初期登録作業が未完了 【対処方法1】 発注者にstep5～の作業が完了しているかどうか確認してくださ い。（発注者対応） 【原因2】 システム送信メールがブロックされている 【対処方法2】 社内のシステム管理者様に設定を確認してください。 4 ユーザIDが分からない 【原因1】 「利用開始のお知らせ」が届いていない。 【対処方法1】 項番3 参照 【原因2】 IDを忘れた。 【対処方法2】 ポータルサイトのお問合せはこちらからヘルプデスクへお問合せく ださい。 29
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