≪　平成２６年度　職員提案　入賞提案　≫ 等級区分提案件名提案概要＜現状及び課題＞各業務において、膨大な表の作成や膨大なファイルの集計等、非効率的な業務が散見される。一方で、Ｅｘｃｅｌのマクロ機能やＡｃｃｅｓｓの簡易システムを使用し、事務改善が行われている部署があるものの、制度変更等の際に、当初開発した職員が異動していると、他の職員では対応できず、結果として、従来の非効率な運用方法に戻ってしまうことがある。＜提案内容＞庁内の課題を庁内から、ＥｘｅｃｅｌやＡｃｃｅｓｓ等のスキルを有している職員を公募し、毎年１０名程度を選抜し Excel・Access １等て、課題解決チームを結成する。等で解決する各所管課の職員は、非効率な事務の相談や引継ぎ後の対応に苦慮している仕組みに関して、当該チームにチームを結成相談し、協議することで、事務の効率化を図る。 ※なお、チーム結成にあたっては、特定の組織は作らず、庁内横断的なＰＴとして構成し、通常は所属課の業務を担うことを前提とする。＜効果＞一概に効果を測定することは難しいが、定型的に非効率な運用を行っている部署では、時間外業務の大幅な削減が可能になる。＜現状及び課題＞本市在住の外国人の中で、フィリピンやインドネシア国籍等の東南アジアの方々に関しては、中国や韓国区こども家庭課と違い、漢字文化圏ではないので、要件聞き取りから手続きの完了までに要する時間が極めて長くなってし窓口における取まう。２等扱い業務一覧＜提案内容＞（英訳付）の表日本語は不得手でも、英語であれば意志疎通が可能なことが多いので、英訳の付いた「取扱い業務一覧」示についてを作成し、窓口カウンターのデスクに敷くことで、来庁目的を指さししていただく。＜効果＞外国人来庁者の窓口で費やす時間が短縮（年間約１０時間）でき、コミュニケーションが楽になる。＜現状及び課題＞図書類の購入から管理までの一連の行為には、以下「３つの無駄」が生じている。 ①「費用」＋②「時間」の無駄・・・購入段階において、他課で図書類の情報が共有されていないため、二重に購入する等、「費用」＋「時間」の無駄が生じている。 ③「スペース」の無駄・・・管理段階において、定期的な更新が行われていないため、不要な図書が保管さ本棚に潜む「３れる「スペースの無駄」が生じている。３等つの無駄」の解＜提案内容＞消所管課において、定期的に図書類の一覧表を作成し、局主管課⇒物品総括管理者（会計室等）へ送付し、同管理者において庁内全体のデータを一括管理する。当該データは、ＣＨＡＩＮＳポータルサイトのリンク集で公開し、多数の目に触れされることで、全職員が活用できるようにし、図書類の適切な購入・廃棄等の更新作業を促す。＜効果＞「３つの無駄」の削減により、約６，０００万円の経費削減が見込める。