Terms of reference - call for services to outsource the promotion of

EU-Japan Centre for Industrial Cooperation
Open call for tender to outsource the “consulting work for preparing and
arranging individual company visits for EU managers of the HRTP training
programme”
Terms of reference
Preliminary remarks:
(1) the "Centre" refers to the EU-Japan Centre for Industrial Cooperation, Tokyo, Japan;
(2) the "consultant" refers to the outside organization - legally independent from the EU-Japan Centre
for Industrial Cooperation - whose services are requested by the EU-Japan Centre for Industrial
Cooperation under the framework of this tender;
(3)
the
“individual
company
visits”
is
a
one-week
long
module
part
of
the Human Resources Training Programme (HRTP) prepared and organized by the EU-Japan Centre for
Industrial Cooperation. Refer to section H.1 for more information about HRTP and more details about
the individual company visits;
(4) this proposal has 9 numbered pages;
(5) 日本語抄訳が6頁以降にございます。
Interested parties are requested to deliver their draft in accordance to the terms of paragraph A
“Submission of proposals”.
A) Submission of proposals
Interested parties are required to submit a written proposal to the call for tender to outsource the
“consulting work for preparing and arranging individual company visits for EU managers of the HRTP
training programme”. To be valid, all written proposals must arrive at the Centre by e-mail, fax or post
no later than Monday 17th March 2014 17h30 Tokyo local time.
Postal address for the submission of proposals:
Attn: HRTP section
EU-Japan Centre for Industrial Cooperation
Shirokane Takanawa station building. 4F, 1-27-6 Shirokane, Minato-ku, Tokyo 108-0072
Email: [email protected] Tel: +81 (0)3 6408 0281 Fax +81 (0)3 6408 0283
Important notes:
(1) Size limitation on e-mail attachments: all files and proposals attached by e-mail must be smaller than
3 Mega Bytes in total cumulative size (obtained by adding the sizes of all file attachments) – contact the
Centre beforehand if you plan to e-mail files with total cumulative size exceeding 3 Mega Bytes.
(2) Acknowledgment of receipt: all submitted proposals will be returned by an acknowledgement of
receipt from the Centre for validation purposes. Applicants who have sent proposals by e-mail
must promptly confirm their sending by calling the Centre at +81 (0)3 6408 0281 (Attn: Manager,
Training Programmes Section).
HRTP 50 individual company visits dates (duration: 5 days, dates below are tentatively fixed):
First day
Monday 9 June 2014
in Tokyo
Last day
Friday 13 June 2014
in Tokyo
1
B) Description of services to be rendered:
Prepare and arrange individual company visits at the request of the EU participants who have been
selected by the Centre to take part in the HRTP 50 programme (refer to section H)6) of this document
for a detailed calendar of HRTP 50).
The consultant shall:
1) Identify and draft a long-list of target Japanese firms or organizations, based on EU participant(s) who
have specifically requested the Centre to arrange the individual company visits (requests for meetings
are made by HRTP participants well before the start of the HRTP course);
2) After having handed over the long-list on request by each EU Participant, prepare a short-list of
potential meetings with target Japanese firms or organizations, based on the long-list and based
on face-to face discussions with the EU participant(s),
3) Contact the short-list target firms and set up a schedule of visits in agreement with the EU
participant’s timetable (the schedule of visits must be set during the 5th week of HRTP (refer to the
Annex 2 for details about the 5th week). No individual company visit shall interfere with the EU
participants’ core schedule in the first 4 weeks of HRTP);
4) Before each individual company visit, prepare and hand over to the HRTP participant:
a) a clear and detailed travel itinerary to the meeting place;
b) the address of the meeting place, a list of people and their contacts involved in the meeting,
including an interpreter if necessary;
c) a detailed timetable of the meeting including information about estimated travel time and
meeting time in agreement with the target Japanese firm or organization;
d) an estimate of the travel costs to the meeting place (and interpretation costs if interpretation
is necessary) (note: all transportation costs to/from all meetings will be covered by the HRTP
participant);
5) At the end of the individual company visits, produce a written assessment to the Centre, which
includes:
a) The list of all successfully completed visits for each EU participant (including the name(s) and contact
information of the persons met during all visits);
b) The list of all unsuccessful visits together with a short explanation of the reasons for the lack of
success;
C) Request for pricing:
The consultant must quote fees for the following services (but not limited to):
1) All work for planning, preparing and arranging the individual company visits at the request of HRTP
participants;
2) Unit price per visit
3) Work for drafting the written assessment at the end of HRTP 50;
4) Fees for management and consulting (if relevant);
5) Other fees (please specify);
2
All prices must be quoted in Japanese Yen (JPY).
D) Legal, economic and technical information required:
The consultant must provide the following documents:
* Legal position: a copy of the papers indicating the trade or professional registration of the consultant.
The papers must contain information about the consultant's legal status on the profession;
* A list of the directors and managers in the consultant's organization;
* Economic and financial capacity: bank contact for reference and balance sheet, trading account and
turnover for the past year are required;
* Technical capacity:
_ Educational and professional qualifications of those who will provide the consulting service;
_ list of past principal projects in the field of arranging individual business meetings or business
matching between Western firms and Japanese firms carried out in the past 3 years with dates;
_ A copy of the CV of the consultant(s) who will be directly involved in the individual company
meetings for HRTP;
E) Payment terms
Payment will be based on the consultant’s ability to successfully prepare and secure individual company
visits at the request of EU participants. A visit is deemed successfully prepared when the consultant has
effectively obtained approval from both parties (the targeted company in Japan and the HRTP
participant) on the schedule and location of a meeting:
_ 30% at the signature of the contract with the consultant;
_ 70% after the successful completion of all individual company visits and based on completion of the
required written assessment as described in paragraph B.5) above.
F) Remarks
1) The Centre is the main organizer of the HRTP 50 course in Japan. The Centre staff may provide
logistic coordination (at the consultants’ justified request) to ensure continuity between the individual
company visits and the overall schedule of the HRTP 50 programme (the consultant must include a
written, justified request to ask for logistic coordination in his/her proposal);
2) European managers who are full course participants of HRTP 50, as defined in section H.2, are
pre-selected and directly recruited by the Centre – the consultant is not involved in the recruitment of
full course participants of HRTP 50.
3) For further questions about the contents of HRTP 50, please contact the project manager in charge of
the course: tel: +81 (0)3 6408 0281.
G) Award criteria
3
The contract will be awarded on the basis of the following criteria to determine the best value for
money:
- Quality of the proposal: validity of the solution proposed (30%)
- Quality of the team in charge of the project (30%)
- Price (40%)
H) Notes
(1) About the HRTP programme in general
HRTP is a short management-oriented training course aimed at European managers who are interested in
succeeding in Japan by improving their understanding of Japanese business practices and acquiring
appropriate negotiation skills. HRTP is specifically aimed at managers from the EU who are interested
in:
- gaining better understanding of the Japanese business mindset by learning from the Japanese
society, history, economy, industry, finance and politics, as well as the legal and practical aspects of
doing business in Japan;
- understanding the decision-making processes which take place in Japanese companies and gaining a
better insight in their negotiation style and hierarchy;
- reinforcing relationships with current Japanese customers and/or facilitating contacts with future
customers;
- gathering up-to-date information on the current business, trade and economic situation and the political
developments in Japan.
HRTP stands for Human Resources Training Programme.
(2) Contents of the HRTP programme
HRTP is a 3 to 5 weeks course, which takes place in Japan and is designed around the following
modules:
* Business-related Japanese language lessons;
* Lectures about Japan;
* Group visits to companies in Japan;
* Joint seminar with Japanese mangers;
* Individual visits to companies in Japan;
Each part is built independently, but modules are designed to provide extra input for others in the
programme (for example, the business Japanese language course is designed to help participants to
develop a basic language ability, which will allow participants to communicate in Japanese during the
individual company visits in Japan).
* For a more detailed description of each module, please go to:
http://www.eu-japan.eu/detail-business-programmes/HRTP
4
(3) About the individual company visits:
Participants of HRTP have an opportunity to meet one or more companies in Japan face-to-face in order
to:
- initiate a business proposition or transaction;
- gather market information or competitive intelligence;
- interview experts in the business areas of their interest;
(4) Target participants from EU firms
The HRTP candidates:
- must be citizens of an EU Member State;
- must work for an organization that is >50% EU-owned, or a subsidiary thereof;
- must be presented by their employer and be able to participate in the entire programme;
- must have a reasonable command of English;
- should be managers from industrial companies;
- should have a minimum of 5 years’ experience in industry.
(5) Costs for EU participants
HRTP participants who request individual company visits must cover all transportation costs to/from all
meetings.
(6) Suggested duration and timing to arrange the individual company visits
Step 1: draft a long-list of target firms to meet at the request of each EU participant (the long-list is to
be handed to the EU participant and to the Centre before the start of HRTP 50, e.g. before 12th May
2014).
Step 2: hold face-to-face negotiations with each EU participant to draft a short-list of
firms/organization in Japan to meet (the face-to-face negotiation process must happen between Tuesday
13 May 2014 and Friday 16 May 2014 outside the timetable of the core modules of HRTP 50).
Step 3: EU participants travel within Japan to attend the individual company visits in the short-list
whose meeting details have been pre-arranged by the consultant.
HRTP 50 individual company visits dates (duration: 5 days, dates below are tentatively fixed):
First day Monday 9 June 2014
in Tokyo
Last day Friday 13 June 2014
in Tokyo
For reference:
- Start date of HRTP 50:
Monday 12 May 2014
- Finish date of HRTP 50:
Friday 6 June 2014
The tender announcement
Monday 3rd February 2014
Deadline for submission
Monday 17th March 2014
Announcement of winning bidder
Monday 31st March 2014
5
（抄訳）
受入研修事業HRTP50 個別企業訪問のアレンジ及びマッチングのコンサルタント
に関する公募要項
“Individual Company Visits”（日欧ビジネス・パーソン対象）
はじめに
１） ”Centre／センター”とは日欧産業協力センター（東京事務所）を指す。
２） ”コンサルタント”とは、本公募要領に基づき役務を提供する、「当センターから法的に独立し
た」法人・個人を指す。
３） ” 個別企業訪問 ” とは当センター実施の受入研修事業 (Human Resources Training
Programme / HRTP)の 1 週間モジュールである。HRTP に関する追加詳細はセクション H.1 を
ご参照ください。
４）本公募要項は 4 ページから構成される。
ご興味のある方／団体は、A)“Submission of Proposal”（企画案の提出）の条件に従い企画書をご
提出ください。
Ａ）Submission of Proposal ／企画書の提出について
本公募要領をご熟読の上、日欧ビジネス・パーソンを対象とした「個別企業訪問」におけるア
レンジ及びマッチング業務のコンサルタント公募にご関心のある方は、書面で企画書をご提出
ください。
公募期限は2014年3月17日（月）17：30分必着とし、電子メール、ファックスまたは郵送にてお
受け付け致します。
提出・照会先：日欧産業協力センター受入研修事業宛
〒108-0072 東京都港区白金1-27-6白金高輪ステーションビル4階
電子メール：[email protected]
Tel: +81 (0)3 6408 0281
Fax: +81 (0)3 6408 0283
注記：
１）電子メールでのファイル添付：合計許容サイズは3MBです。
２）受領通知：企画書を受領後、センターよりその旨通知いたしますが、電子メールにてご
提出の方に限り、念のため送信直後にお電話（03 6408 0281 HRTPマネジャー宛）でのご
連絡をお願い致します。
第50回
個別企業訪問予定日程（5日間）：
初日
2014年6月9日（月曜日）
最終日 2014年6月13日（金曜日）
Ｂ）業務内容及び要項
HRTP50 研修参加者(当センター欧州事務所で選出済み)のリクエストにより個別企業訪問
のアレンジ及びマッチングを実施するものとする。
6
１）
当センターに個別企業訪問のリクエストをしてきた研修参加者の訪問・商談希望企業、
情報等のリストを基とする。（訪問・商談希望の申請は本研修開始前に限る。）
２）
研修参加者からの訪問・商談希望リストの提示後、彼らの情報を基に訪問・面談可能
な企業のリストを作成し、双方のリストを基に研修生とのミーティングを行う。
３）
日本企業への訪問・商談を設定し、スケジュールを埋めていく。（イベントの実施は
HRTP研修中の5週目のみ。個別企業訪問をHRTP研修中の4週間には組み込まないこと。）
４）
a)
b)
c)
d)
５）
a)
b)
各個別企業訪問の前に、HRTP参加者に以下の資料を用意し、配布すること。
訪問企業までの地図、交通手段、時刻表などの日程表
場所の住所、訪問・商談対応者リスト（コンタクト・パーソン、訪問・面談参列者）、
通訳者対応の有無など
訪問企業との訪問・商談開始時間、移動時間等を含むミーティングに関する詳細な時
間割表
訪問・商談場所までの交通費、（通訳が必要な場合は通訳に係る交通費の見積も含め
る）（注記：通訳の同伴が必要な訪問・商談に関しては、研修生が通訳者の交通費も
負担。）
個別企業訪問後はセンター宛に報告書を提出。
研修生が訪問した全訪問企業のリストの提出。（全訪問での面談対応者、面談同席者
の名前、連絡先を含む。
）
アポイントの取れなかった企業リストとその理由を簡単にまとめて提出。
C) 見積もり依頼
コンサルタントは以下のサービスに対する費用を見積もってください。
1) HRTP 参加者が要求する個別企業訪問の全ての企画、準備、アレンジ作業。
2) 企業訪問 1 件における単価
3) HRTP50 終了時報告書作成作業。
4) コンサルティング管理に関わる詳細な費用。
5) その他特にあれば
すべての費用は日本円で見積もってください。
D) 法的、経済的かつテクニカル情報
コンサルタントは次の書類を提供してください；
＊法的状況：コンサルタントの法人登記簿のコピー。書類はコンサルタントの職業上の法的立場の情
報を含む。
＊コンサルタント企業の役員やマネジャーのリスト
＊財務能力：過去 3 年の売り上げ実績、事業内容など
＊テクニカル能力：
―コンサルティングサービスできる専門的教育資格。
―過去 3 年間（日付要）の個別ビジネスミーティングのアレンジや欧州企業と日本企業とのビジネ
ス
マッチングに関わる主要なリスト。
―ＨＲＴＰの個別企業訪問に直接関わるコンサルタントの経歴。
7
Ｅ）支払い条件
EU参加者の要求の基に個別企業訪問を遂行できる事を基本に支払う。
―コンサルタントとの契約書の署名時に30%支払い
―上記 B.5に記載された報告書の完成と個別企業訪問の成功時に完了後70%支払い
Ｆ）重要事項
１）当センターは、日本における HRTP50 の主要運営者である。当センターのスタッフは、HRTP50 プ
ログラムの個別企業訪問と全スケジュールの実行においてロジスティックのコーディネーション（コ
ンサルタントの正当な要求により）を行います（コンサルタントは、提案書にロジスティック・コーディ
ネーションに関わる要求を正当に書面で要求）。
２） H.2 に記載されているように HRTP50 に参加する欧州マネジャーは、当センターにより事前選考さ
れ採用されますので、コンサルタント側はリクルートには関わりません。
３） HRTP50 の詳細は、コース研修担当までご連絡ください。
電話：03-6408 0281,
G) 入札決定評価基準
採用に関する評価基準は下記の通りです：
―提案書全体の質の評価 30%
―担当チームおよび人材の質の評価 30%
―入札価格 40%
H) 注記
(1) HRTP プログラム（受入研修事業）について
HRTP は Human Resources Training Programme の略称で、将来の日本と EU との産業協力を担う人材
を育成するため、EU 企業幹部を対象に、現場研修に力点を置き、実務と講義とが有機的に関連した
研修事業を年間１回、約 5 週間にわたり行います。下記のモジュールを基本に設計されており、これら
は参加者が最新の日本のビジネス環境と日本についての広義な理解ができるよう設計されています。
研修内容
＊日本言語文化研修―研修生の学習経験に応じた少人数グループでのビジネス日本語研修。
＊講義―日本の歴史、社会、経済、政治、産業等に関する講義。系列・流通、商習慣、経営、意思
決定メカニズム等に関する講義。
＊事例研究―生産管理、品質管理、人事管理、価格形成メカニズム、商社の役割、外資企業の経
営、地域経済等特定のテーマごとの講義及び企業訪問
＊ジョイント・セミナー―日本人ビジネス・パーソンとの模擬商談等による異文化間マネージメントトレ
ーニング。
＊個別企業訪問―研修生の要望に応じた個別の企業訪問。
詳細については下記サイトを参考にしてください
http://www.eu-japan.eu/ja/detail-business-programmes/HRTP-JP
(2) HRTP プログラムの内容
HRTP は 3～5 週間コースがあり日本で行われます
＊ビジネス日本語レッスン
＊日本についての講義
＊グループ企業訪問
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＊日本のビジネスマンとのジョイント・セミナー
＊個別企業訪問
それぞれのパートは独立しているが他の部分と関連性のあるように設計されています（例えば、ビジネ
ス日本語コースは基本的な日本語能力の開発と個別企業訪問した時に日本語でコミュニケーションで
きるように設計）
(3) 個別企業訪問について
HRTPの参加者は一社以上の企業と面会する機会があります。その目的は：
―取引の開始
―市場の情報や重要な知識を得る
―興味の或る業界の専門家との面談
(4) EU企業からの参加者資格
HRTP参加者は：
―EU加盟国の市民である事
―50%以上のEU資本企業に勤務するもの
―会社派遣で全プログラムに参加可能であること
―適合できる英語力があること
―産業界からの管理職であること
―業界で5年以上の経験があること
(5) EU参加者の経費
個別企業訪問を希望するHRTP参加者は、全ミーティングに関わる全交通費を負担する。
(6) 個別企業訪問の予定期間
ステップ1. EU参加者の要求を基に訪問予定企業を作成する（2014年5月12日までのHRTP50開始前
にＥＵ参加者及び当センターに提出）。
ステップ2. 各ＥＵ参加者と直接面談交渉し訪問企業の最終リストを作成する（直接の面談はHRTP50
の主たるスケジュール外の2014年5月1３日から5月16日までの間に行う）。
ステップ3. ＥＵ参加者はコンサルタントによって事前に詳細をアレンジされた訪問企業リストにある企
業訪問のために国内を旅行する。
第48回
個別企業訪問予定日程（5日間）：
初日
2014年6月9日（月曜日）
最終日 2014年6月13日（金曜日）
参考：
HRTP50 開始日
HRTP50 最終日
2014 年 5 月 12 日（月）
2014 年 6 月 6（金）
入札案内
提出締め切り
入札決定者案内
2014 年 2 月 3 日（月）
2014 年 3 月 17 日（月）
2014 年 3 月 31 日（月）
以上
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