所沢市 PI 実施マニュアル ＰＩ実施マニュアルとは 所沢市まちづくり基本条例検討委員会（以下「基本条例検討委員会」） が P I （パブリック・インボルブメント）を実施するにあたり、メンバ ーとしての一般的な心構えと実施要領、並びに、統一的な共通認識の標 準化を図るために定めたものである。 P I（パブリック・インボルブメント）とは、 ●ＰＩとは、市民の一人である私たち基本条例検討委員会メンバーが、 自ら自治会や議会、学校、各種団体等へ出向き、基本条例の性格や 作成経緯等の説明を行い、意見交換を図って、市民総意の条例をつ くりあげる手法です。 したがって、基本条例検討委員会の活動そのものがパブリック・ インボルブメントということもできます。 ●ＰＩの目的は、基本条例になるべく多くの市民のさまざまな意見を 取り入れようとするものですから、意見を聞くことから始まります。 ●同時に、意見交換を通じて、条例にも関心をもって貰おうとするも のです。 第１ マニュアル作成の具体的な目的： ① ＰＩにおけるメンバー間の知識・情報・認識等の共通化を図る。 ② ＰＩの信頼性と精度を高め、ＰＩの効果を上げる。 ③ ＰI を良い雰囲気で実施し、無用なトラブルを防止する。 ④ ＰＩを決められた時間の中で効率的に実施するための指標とする。 ⑤ 自治基本条例やＰＩの一般市民への普及・啓発にも役立たせる。 第２ 班編成：1 班６∼７ 名程度（基本ベース） ①班の責任者・・・・・・１名（挨拶） ② 進行役（兼説明役）・・ 1 名（②の兼務もある） ③ 説明役 1 ・・・・・・・1∼2 名（説明、回答、聞き出し、討議） ④ 記録役・・・・・・・ ・1 名（議事録作成、テープ録音等） ⑤ 資料・小道具役・・・・・・（①②③④が適宜兼務） ⑥ アポ・会場設営役・・・・・（①②③④が適宜兼務） 第３ 会議記録作成要領 ① 書記役となった者は、参加者の意見要望、質問応答の要点を要領よく記録し、一週間を目処 1 にＰＩ推進委員会に提出すること。（様式は別紙１） ② 記録に当たっては、一言一句記録する必要ないが、要点を要領よく記録すること。 ③他の参加者は、自ら応答した事項や、記録にとどめるべき事項と判断したことについては、 記録役に回付すること。 ④後日回答を要する質問・要望等を受けた場合には、速やかにＰＩ推進委員会に報告するもの とする。 ⑤録音を行う場合には、先方の了解を得ることを前提とする。 上記①から⑤は、班として一体的に行うものである。 第４ 所要時間：90 分（基本ベース） ① 午前は１０：００∼１１：３０を午後は１３：３０∼１５：００を基本とする。ただし、相 手方と話し合いで時間の長短を設定する場合は、担当班で適宜判断する。 第５ 事前準備 ① 決定している P I 対象先との事前連絡は、班の責任者が行うこと。 ② ＰI 日時・場所・人数・スペース等の確認を行い、参加者全員のイメージ合わせを行うこと。 ③ 事前配布資料がある場合には、遅くとも 1 週間前に届けること。 ④ ＰＩ班編成の中の役割分担および説明内容の確認を行うこと。 ⑤当日のＰI 手順および進行方法について確認を行うこと。 ⑥ 当日のＰＩ説明資料、進行予定表、名札等の準備を行うこと。 ⑦ 緊急時の連絡に供え、双方の連絡先の確認を行うなど。 ⑧ 説明資材を用いる場合は、事前の準備を怠らないこと。 第６ 進行予定表：（別紙２のとおり） 第７ 当日の対応 ① 当日は、開会の１５分∼２０分前に到着することを心がけること。 ② 到着時に、先方の窓口担当者および責任者に全員が挨拶して、友好的な雰囲気を作ってお くこと。 ③ 先方との間で、進行予定表に基づき当日の段取りについて再確認を行うこと。 ④ 当日配布資料の配布および小道具等の活用準備を行うこと。 ⑤当日の説明は別紙「広報ところざわ１０月号」「ＰＩ実行時の説明資料」を中心に行って下 さい。 ⑥質疑における解答も、上記資料や「Ｏ＆Ａ」（手持ち資料）などをもとに行って下さい。 ＜質疑応答時の留意事項＞ ① 基本条例策定に全く関係のない問題を提起された場合は、丁寧に今回の説明会の趣旨を説 明して、回答ができる立場ではないことを理解して頂くよう努めること。 ② 基本条例に関係ないことで、市役所に対する意見、要望、苦情があった場合も、上記準じ た対応とすること。 ③ 基本条例に関係ない地域特有の仔細な問題が提起された場合、その細かい問題が基本条例 の策定によって何らかの解決方法があるのではないかと、質問者が思い込んでいる場合に は、回答する立場にないことを説明し、今後の条例策定時の参考とさせていただくという 対応で、専ら傾聴するにとどめこととする。 2 ④ 基本条例に関係する質問ではあるが、回答が困難な問題については、専ら傾聴するにとど め、 「今後の条例策定時の参考とさせていただく」という回答が望ましい。いずれの場合も、 その場で議論をするのではなく、条例に対する意見や要望を聞いて下さい。 第８ 説明会終了時の対応 ①アンケートのお願いをする。（アンケート用紙は別紙） ②説明会が終了したときには、全員が起立してお礼を申し上げること。 ③跡片づけは、机、資料、塵にいたるまで留意し、遺漏なく処理すること。 ④責任者、窓口担当者および出席者に対する感謝の気持ちを伝えること。 ⑤説明会終了後に、出席者から新たな質問・要望等があった場合には、アンケート用紙に書い て貰うなり、時間の許す範囲内で丁寧に対応すること。 第９ 当日のシナリオ（別紙３） 3
© Copyright 2024 ExpyDoc
