文書管理システム FilingStarsシリーズ お客様導入事例 契約書・申込書管理 重要情報資産の安全な管理運用 日本調剤株式会社 様 名港海運株式会社 様 プライベートクラウド上で、 店舗不動産契約書の期限管理運用を実現 NACCS連携で紙スキャンの手間なく輸出入許可通知書を自動ファイリング 株式会社 サンライズ 様 財団法人 日本品質保証機構（JQA）様 複雑化・多様化するアニメ作品関連契約書を電子化により効率化 審査報告書を一元管理、全国約800名の審査員にリアルタイムで情報提供 生和建設株式会社 様 宝塚市役所 様 基幹業務を統合的に見直し、 確証管理を実現して内部統制強化 膨大な土地・家屋の台帳データを旧システムよりスムーズに継承 NECキャピタルソリューション株式会社 様 社会福祉法人 京都桂病院 様 多種多様なリース契約書等を一元管理、 法令遵守と業務効率化を両立 蓄積された退院サマリを電子化、患者サービスと業務効率の向上に貢献 株式会社 シー・ティー・ワイ 様 サミット美浜パワー株式会社 様 CATV加入者管理に活用し、CS向上や個人情報保護に貢献 発電所の運転日報を電子化、省スペース／検索性向上による業務効率化 FilingStars es 文書管理システム 重要な紙文書の管理に お困りではありませんか? NTTドコモ・グループ会社 様 膨大な手書きの申込書の管理に活用、 問合せにも迅速に対応 図面・技術情報管理 Notes連携による全社文書管理 株式会社 牧野フライス製作所 様 三井倉庫ロジスティクス株式会社 様 旧システムに保存されていた重要な図面・技術情報をスムーズに継承 『契約書は資産！』原本は厳重保管し、文書管理システムで検索閲覧 三菱伸銅株式会社 様 マブチモーター株式会社 様 ワークフロー「FlowLites」 と連携、 ISO文書の管理効率化を実現 グループウェアの操作性やインフラを活かした全社文書管理 株式会社 角田測量 様 紙文書電子化サービス 過去の測量データや図面情報を確実に保存し、 業務や経営判断に有効活用 アセット・インベストメント・アドバイザーズ株式会社 様 株式会社 スミハツ 様 一括出図等の多彩な図面管理機能で、 業務の迅速化と確実性向上に貢献 大型キャビネット70本を約半数に削減、業務品質の向上に加え、環境にも貢献 法令対応 BCP対策 リスク保全 証跡の見える化や個人情報の 地震・津波・台風等の 原本取り扱いによる 保護対策は十分ですか? 災害への備えは万全ですか？ 紛失・盗難・劣化・破損の心配は？ 業務効率化 顧客満足向上 保管・管理コスト削減 株式会社 ムトーエンジニアリング 様 保守レポートを現場で活用、 ノウハウ共有により作業を大幅効率化 ※様々なシーンでご利用いただいております。 各事例の詳細および最新の事例につきましては、 弊社ホームページをご覧ください。 IT、で、エコ NECが独自に定めた環境配慮基準を満たす製品に付与するラベルです。 また先進性の維持や透明性の確保が条件となっています。 お客様のお問合せ・クレームに 無駄なスペースや、 要していませんか? 迅速に対応できていますか? 管理コストがかかっていませんか？ これらの課題を 紙文書を電子化することにより、 紙の出力や保管スペースの削減が実現できます。 エコシンボルスター （2013年度認定） 書類探し等に無駄な時間を ちなみにA4書類で10,000枚 /月の紙利用を減らすと、 1051.2kgものCO2削減 になるとされ、 地球温暖化の防止にもつながります。 （スギ75本分※の年間吸収量） ※林野庁／こども森林館ホームページ 「岐阜県収穫予想表」のデータを基に試算。 50年生のスギ1本につき、 １年間に約14kgのCO2を吸収するといわれています。 紙文書の管理に強い 「文書管理システムFilingStars」が解決! お問い合わせは、下記へ NECマグナスコミュニケーションズ TEL： 03（3798）7075 FAX： 03（3798）7095 E-mail ： [email protected] 当社全般に関する情報 ： http://www.necmagnus.com 取り扱い製品・サービスの情報 ： http://necmagnus.jp ●本カタログのシステム名、製品名、会社名、及びロゴは各社の商標または登録商標です。 ●本カタログに記載の内容 （会社名、役職名、製品・サービス内容等） は、取材時の情報です。 ●本製品 （ソフトウェアを含む） が、 外国為替および外国貿易法の規定により、 輸出規制品に該当する場合は、 日本国外に持ち出す際に日本国政府の 輸出許可申請等必要な手続きをお取りください。詳しくは、 マニュアルまたは各製品に添付しております注意書きをご参照ください。 ●本カタログの内容は改良のため予告なしに仕様・デザインを変更することがありますのでご了承ください。 NECマグナスコミュニケーションズ株式会社 〒108-0073 東京都港区三田一丁目4番28号 三田国際ビル http://necmagnus.jp 2014年6月現在 14062001NN オフィスにおける 文書管理の課題をすっきり解決。 業務効率化 例 導 入 後 導 入 前 約20名の利用者、平均ローディングコスト4 ,000円 /H。 一人あたりの文書を探す時間を平均 45分/日で試算 ・一人あたりのコスト 4,000円/Ｈ × 45分（約0.75Ｈ）= 3,000円/人 ■文書管理システムによるコスト削減 ・文書管理システムを導入すれば文書を探す時間が1/10に短縮 ・1年間の無駄な時間（14,400,000円）の、90％が削減できます！ 導 入 後 導 入 前 例 紙文書の保管コストと省スペース化 ■紙文書を保管する無駄なスペース フロア管理費を月額 2 万円 / 3 . 3 m 2、 キャビネット書庫 25 本・平均 0 . 6 m 2/ 本×25 本 = 15 m 2占有で試算 ・ （15m2/3.3m2）× 20,000円 = 約91,000円/月 ・91,000円× 12ヶ月 = ■文書管理システムによるコスト削減 1,092,000円/年 導入効果 原本の「紛失・破損、老朽化」対策 例 企業 ・重要な契約書 ・技術情報等 自治体 ・住民情報 等 ・災害対策に必要な情報等 文書 ・被災による文書損失 倉庫 ・交通事情悪化による取出し困難 重要文書の消失は、事業継続に影響大！ 紙文書も バックアップ対策 が不可欠 紙文書の「セキュリティ・安全性」対策 リスク保全 ■紙文書のリスク 安全性対策における文書管理の必須項目 ・持ち出しやコピー、紛失による 情報漏えい、管理の難しさ ・外部対策に加え、内部対策も必須 検索の流れ 登録の流れ キーワードを入力して検索実行※１ 豊富なオプション機能 OCR機能 ● 紙文書上の情報検索が可能です。 スキャナ、 またはファイル読み込み ● 紙文書を登録する際、 自動でOCRテキスト 認識させる事で全文検索・ハイライト表示を 行うことができます。 ＜例＞検索キーワード「文書管理」 結果をサムネイル表示 一覧表示も可能 該当文書を開いて 専用ビューアで閲覧できます※2 アクセス・コントロール アクセス・ログ 版数管理 管理者・登録編集者・ 参照者などの権限設定 毎日の作業状況を すべて記録 最新版の表示 ※1：全角・半角、 大文字・小文字など 「あいまい検索」 にも対応 ※2：権限設定によっては閲覧不可能にも設定可能 サーバに登録 FilingStars OCR は横・縦英数字を キャビネット 判別いたします。登録後の テキスト編集が可能です。 現場の声を活かした登録機能！ ● 画面を見ながら属性入力できますので、 画面 期限切れ通知 ● ペ ージ数 の 多 い 文 書や大 判 の 図 面 等も、 ● IME 自動制御、 入力値チェック等、登録ミスを ● 有効期限と通知期限を登録設定すると、 所定の 日付に担当者に通知メールを発信します。 ● きめ細かいアクセス権設定により、 重要文書も ● バ ー コ ード や Q R コ ードに よる 属 性 登 録 、 ● 紙文書 （イメージ情報）のカット& ペースト等、 その他便利な機能 専用ビューアで紙文書を本格活用！ 切り替えや原紙は不要です。 ストレスなく高速で閲覧できます。 ■紙文書のリスク ■消失時の影響 大災害による倒壊・津波・火災等で重要な文書が消失！ ・取扱い不注意による 紛失・破損、老朽化 ・火災や津波等、 災害による消失・流出 登録業務の効率化 ・画面で閲覧できることから、紙文書を身近に置く必要が無くなります 1,092,000円 /年 BCP対策 専用ビューアの採用 導入効果 720,000円 × 20名 = 14,400,000円 保管・管理コスト削減 例 ① 紙文書管理に強い 12,960,000円/年 ・月20日で1年では、 3,000円/日 × 20日 × 12ヶ月 = 720,000円/人 ・20名分の費用は FilingStars es 特長 管理が難しい紙文書を、専用のビューアで安全&高速にハンドリング。OCR機能や期限切れ通知等も充実。 紙文書を探す無駄な時間とコスト削減 ■紙文書を探す無駄な時間（＝費用） 文書管理システム FilingStars es 安全にご利用いただけます。 情報の再利用が可能です。 事前に防止できます。 ● 期限切れによる失効防止に有効です。 OCR入力等も可能です（オプション）。 ● Excel等、 他のセルからのコピー&ペースト ● マルチデータ管理 ② 他システム連携 多様化するニーズに備え、 外部インターフェースを標準装備。業務システムや複合機等の各種連携にも対応。 文書管理システム による管理が 簡単・確実 業務システムから文書検索 複合機マルチベンダ対応 CRMからFilingStarsのデータを直接検索・表示 FilingStarsの巡回機能で自動登録 連携検索 ファイルサーバ ネットワークに接続した複合機であれば、機種・メーカーを問わず登録デバイスとして利用できます。 FilingStarsは重要な紙文書を電子データ化し、 セキュアな運用管理を実現！ FilingStarsからスキャナを直接制御 契約書・申込書・図面・技術情報・手書き伝票等の、 大量の紙文書を一括管理。 簡単な操作で、 文書の運用・管理を支えるほか、内部統制強化等に必要な各種要件にも対応したシステムです。 紛失リスクの低減 文書 省スペース化 ワークフロー連携 FlowLites（NEC製ワークフローソフト）で承認された申請書を保管 ・契約書、 申込書他 ・図面、 技術情報他 電子化 ③ 情報資産継承 ※証拠能力としては イメージ＝画像データが前提となります。 散在する様々な情報データを、汎用形式にて継承、長期に渡って貴重な情報資産を有効活用できます。 1985年∼ 情報共有 登録・管理 伝送系 情処系 アクセス制御 アクセスログ データセンターへバックアップ 専用機 役員OAシステム NEOFile300 NEFILE30・50 文豪DP70F ImageFolder オープン系 文書管理システム （専用機タイプ） VisualRecall QuickBinder OEF3 他社製 閲覧 1995年∼ NECの文書管理システム 業務の効率化 契約期限管理 電子化後は、 原本を 複数の倉庫で厳重保管。 FilingStars上からスキャナのドライバを起動して直接登録することができます。 ドキュメント管理サーバ スキャナ 原本保管 スキャナからの直接登録 FilingStars画面 他社製 文書管理システム （汎用タイプ） 2000年∼ FilingStars シリーズ 10年以上の 販売実績と 豊富な移行事例
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