仕様書 - 国立研究開発法人日本医療研究開発機構

シンポジウム「産学連携促進に向けた知財戦略とＡＭＥＤの役割
～がん分野の研究開発動向からみたこれからの産学連携の在り方～」
（仮称）運営支援業務
仕様書
１．件名
シンポジウム「産学連携促進に向けた知財戦略とＡＭＥＤの役割～がん分野の研究開発
動向からみたこれからの産学連携の在り方～」
（仮称）運営支援業務
２．目的
国立研究開発法人日本医療研究開発機構（以下、
「AMED」という。）が行う「平成
２７年度
がん領域における調査分析業務」の調査結果等を通じて得られた研究開
発動向、産学それぞれの研究活動の特徴、知財戦略に関する情報を、研究者、知的財
産担当者、産学連携担当者、研究支援業務従事者、行政関係者等に周知することで、
今後の効率的な研究開発の遂行や、産学連携促進に向けた知的財産戦略の策定、実行
に役立てることを目的とする。
３．業務内容
上記目的のためのシンポジウムの全体計画策定、事前開催準備、周知活動、当日運
営、事後処理における運営管理を実施し、AMED を支援することを業務とする。
３－１．シンポジウムの概要
・開催時期：2016 年 3 月下旬
・開催日程：半日
・参加者数：200～300 名程度
・会
場：東京駅近辺（AMED が手配）
・使用言語：日本語
３－２．事前開催準備
I.
プログラムの調整
AMED、演者と綿密に調整を行い、プログラムを作成する。プログラムに追加、変
更が生じた場合は、柔軟に対応し、AMED が提案する内容と合議にて変更できるも
のとする。
II.
全体スケジュールの調整
シンポジウム開催までに必要な作業項目とタイムスケジュールについて、基本計
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画を提示し、基本計画を基に、詳細な作業項目の洗い出しと作業工程管理を企画提案
し、実施する。
また、会場の施設担当者及び施設使用条件などについて、利用規則に従い、AMED
の了解を得たうえで、直接調整し、以下の作業項目とタイムスケジュールに反映させ
る。
（１）会場等の確認及び会場担当者との打合せ。利用関係書類の作成。
（２）運営ディレクターの確保。
（３）必要な機材、備品等のリスト作成・手配及び会場との調整。
（４）会場レイアウト（受付、関係者席を含めた会場レイアウト作成（電源、音声
ライン等含む）
、誘導動線（来場者、演者対応者等）の指示を含む）の作成、
及び会場等の調整。
（５）会場誘導（誘導サイン、張り紙、立て看板等を含む）に関する必要備品のリ
ストの作成、会場との調整、張り紙等表示の作成。
（６）当日の進行（講演プログラム含む）スケジュール（会場準備から撤収まで）
および進行台本の作成と調整。
（７） AMED と協議し、各種マニュアル（申込受付対応マニュアル、当日の運営
（AMED、会場スタッフの役割、車椅子等来場者への対応を含む）マニュア
ル）を作成する。
（８）演者への連絡として、当日のスケジュール案内など適宜行う。
III.
発表者、日程及び会場の調整
AMED、演者と綿密に調整し、以下の作業項目を行う。
（１）演者のうち、AMED が旅費、謝金を支弁する演者について、電子メール、必
要に応じて電話及び郵送／宅配により、シンポジウムへの出席を依頼する。
（２）会場の調達にかかる費用については、請負金額には含めない。
IV.
参加申込者対応
参加申込者対応事務局を設置し、以下の作業項目を行う。
（１）参加申込用のウェブサイトの開設および申込用フォーム（SSL 対応、自動返
信機能付き）の作成を行い、参加申込の受付を行う。但し、トップページは
AMED のウェブサーバ上に掲載し、そのリンク先となる。
（２） Web バナー、キービジュアルをポスターおよびフライヤーのデザインに合わ
せて、AMED が指定するサイズで作成する。これらは AMED のウェブサイ
トに掲載する。
（３）構築したウェブサイトは、公開前に、経済産業省が公表している「平成２７
年度情報セキュリティ監査企業台帳」に記載されている企業によりセキュリ
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ティ診断を受け、セキュリティ上の重大な問題がないことを確認する。その
際の診断報告書を機構に提出することによって、ウェブサイトの安全性を保
証すること。重大な問題の指摘を受けた場合は、ウェブサイトを改修し、再
度診断を受け、その報告書を AMED に提出し、問題が解決したことを示す
こと。
（４）申込フォームの記入事項は少なくとも以下を含む。
① 氏名
② 氏名ふりがな
③ 所属先名
④ 所属先部署名等
⑤ 身分
⑥ 所属先所在地
⑦ 電子メールアドレス
⑧ 属性（選択式）
⑨ 自由記入欄（事前質問等の記入欄）
必須記入項目を AMED と協議のうえ設定する。また、AMED のウェブサイ
トプライバシーポリシーにリンクを貼る。
（５）改ざん・個人情報の流出が起きないよう、セキュリティに十分配慮すること。
（６）参加申込受付開始後、参加申込者情報および申込者数を AMED の限られた
者がインターネットを利用して任意に確認できるアカウントを設けること。
もしくは、AMED 指定様式により、毎日報告すること。
（７）参加申込受付は、ウェブサイト経由以外に電話、ファクシミリで受け付ける。
（８）問合せ対応を電子メール、電話、ファクシミリにより行う。但し、問合せに
ついて AMED と協議が必要な場合に協議出来る体制を整えておくこと。電
子メールアドレス、電話番号、FAX 番号は、請負者がシンポジウム専用に用
意したものを使用する。
（９）所定の人数に達した際には、参加申込用ウェブサイトに受付終了の旨を表示
し、速やかに受付に利用したサーバをインターネットから切断する。
V.
施設設営対応
施設の利用計画の打ち合わせ、会場・施設側事務局との交渉に関しては、AMED の
了解を得たうえで、請負者の責任の元で管理する。また、必要に応じて請負者が提案す
る機材を用意し、設営の前準備を行う。
VI.
配付資料の作成
以下の通り、配付資料を作成し、冊子形態に印刷する。
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（１）必須掲載事項は、プログラム、演者プロフィール、発表スライド資料とし、
その他必要な事項については AMED と協議を行った上で決定する。
（２）表紙等のデザインはポスターおよびフライヤーのデザインに合わせて作成を
行い、 AMED が校正しながら最終案を決定する。
（３）作成にあたり必要となる資料については AMED、または演者から提供を行う。
（４）表紙は再生マットコート 110 ㎏または同等品質の紙、本文は再生マットコー
ト 90 ㎏または同等品質の紙を使用し、カラー印刷する。
（５）原稿の修正は、AMED または演者とメール等のやりとりで適宜対応し、色校
正を必要に応じて行う。
（６）印刷部数は最大 300 部とし、申込者数に応じて調整する。
VII.
演者に対する出張手配
シンポジウムにおける参加者のうち、AMED が旅費を支弁する演者（上記 III.と同
じ。
）について、以下の手配を行うこと。
（１）演者の宿泊・航空券等の手配（必要者のみ）を行う。宿泊先は会場近隣もし
くは会場への交通の便の良いところとする。
（２）演者の宿泊は最長シンポジウム前日から２連泊までとする。ただし、自己負
担等による泊数の延長を希望するときは、AMED と事前に相談すること。
（３）手配にあたっては、AMED が後日提示する規定等を基に行い、当該代金に
ついては、AMED が直接支弁する。
３－３．周知活動
I.
告知ポスターおよびフライヤーの製作
（１）ポスター（A2 サイズ）およびフライヤー（A4 サイズ）用にデザイン案を３通
り以上用意する。AMED の意見を受け改善を行い、最終的な採用を決定する。
（２）ポスターおよびフライヤーには AMED が指示する事項を記載する。①タイト
ル、② 概要、③開催日時、④場所、⑤定員、⑥演者名、⑦会場地図・アクセ
ス方法、⑧ 参加申し込み方法、⑨主催者名、⑩その他必要事項を表示。フラ
イヤーについては、裏面にファックス申込み欄を設けること。
（３）AMED の指示を受けて、印刷を行う。ポスターはコート紙・135kg または同
等品質の紙に片面、カラー印刷を行う。フライヤーはコート紙・110kg また
は同等品質の紙に両面（表：カラー、裏：単色カラー）印刷を行う。印刷部数
はフライヤー1,000 部、ポスター600 部を想定する。
II. 告知ポスターおよびフライヤーの発送
（１） AMED の指示を受けて、送付先を印刷した宛名ラベル及び送付状を作成する。
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（２）宛名ラベルを角２封筒等に貼付し、発送する。郵送想定は、送付約 300 件を
想定、封入物は概ね 1 件あたり、A4 送付状 1 枚、A4 告知フライヤー1～15
枚、A2 ポスター（四折り）0～2 枚。全国を対象に発送日含め 3 日以内に届
くようにすること。送料は別途実費精算を行う。
（３）送付用封筒は、AMED が指定したデザイン（AMED ロゴマーク）が入った
ものを作成し、使用する。
３－４．当日運営
以下の項目を行う適正規模の当日運営事務局を設置し、使用する会場および控え室の準
備、設営、調整、運営補助を行うとともに、トラブル等に早急に対応できる体制を整える。
I.
会場準備、設営、調整、撤収
講演会場、控室、必要機材等の準備、調整、調達、管理を行い、当日の全体進行管理
を行う。なお、実施にあたっては、使用規定を確認の上、制限事項等を遵守すること。
（１）準備は会場側指定の時間帯に行う。
（２）参加者配付用に、配付資料（プログラム、発表スライド資料）
、アンケート用
紙、その他、必要に応じ追加資料を角２封筒に入れる。
（３）会場の表通りから建物の入口、入り口から受付、受付から会場入口への参加者
の誘導を適切に行うとともに、会場内での効率的な座席利用が可能となるよ
うに誘導する。その際に、車椅子等来場者、車来場者の適切な誘導にも配慮す
る。
（４）一般受付、関係者受付をそれぞれ設置し、円滑な受付業務を行う。また、事前
申し込みのない参加者の受付にも対応すること。
（５）大きな荷物で座席が占有されるのを防ぐように、設置済みのクロークを使用す
るように促し、クローク対応も行う。
（６）
「スタッフ」用の名札、必要に応じてプレス腕章の用意を行い、当日受付にて
配付する。
（７）ステージ用の看板を作成し、設置する。タイトルについては AMED に確認の
上、作成する。パネルディスカッション用の「演者」、
「座長」の前垂れを作成
し壇上に設置、
「関係者席」等の席札を作成し椅子に張付する。また、誘導サ
イン用の張り紙を作成し適切に座席へ誘導出来るように工夫すること。
（８）開会前や休憩時に映写するタイトルバックを作成する。
（９）講演用 PC（Mac、Windows、CORE i7 または同等性能以上、Office2010 ま
たは 2013 搭載）およびタイトル用兼バックアップ用 PC（講演用 PC と同性
能）を用意し、演者のデータ変更等に対応する。また、演者や AMED の要請
等に応じてスイッチャーなどを使い適宜 PC の接続変更およびその補助を行
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う。
（１０）会場にタイムキーパーを配置し、演者へ適宜告知する。
（１１）必要に応じて、お弁当の発注代行を行い、数量、単価、内容については事前
に AMED に確認を行うこと。また業者は請求書払いができるところにするこ
と。弁当代金については別途実費精算とする。
（１２）講演時に演者および座長にミネラルウォーター（500ml）を供すること。な
お、演者毎にミネラルウォーターおよび透明プラスチックコップの交換を行
うこと。
（１３）急病人、事件・事故、紛失物等の対応について会場と調整を行い、当日の対
応を行う。
（１４）参加者数速報値をシンポジウム当日 16 時に集計し、速やかに AMED 担当
者に報告する。
（１５）会場設営関係の撤収
会場設営関係の撤収にあたっては、規定作業時間内にすべての持ち込み備
品などを撤去して施設側が準備した当初の状態まで復帰させること。
（廃棄物
処理を含む。
）
II.
当日運営スタッフの確保
以下の当日運営スタッフやその他必要な人員を確保し、円滑な進行・運営を行うこと。
なお、各スタッフは支障のない範囲で役割を兼任しても良い。
・運営統括ディレクター
・ステージ進行ディレクター
・発表者 PC 関連作業者
・受付責任者
・受付スタッフ（2 名）
・誘導スタッフ（兼マイクランナー）（2 名以上）
・控室スタッフ
・司会
・タイムキーパー
・クローク係
・音響、照明スタッフ（簡単な操作ができる方）
・撮影（静止画）
・議事録作成
・録音
III.
アンケートの実施
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参加者を対象にアンケート用紙を配付し、回収の上、回答結果を入力・集計する。また、
集計結果を電子データ（Excel、Word 等）にて納品する。
作業項目
（１）事前準備
アンケートの設問、設計は、別途、AMED と協議するものとする。回答率
がより上がるような設問の仕方、設問の順番、体裁等、効果的な手法を企画提
案し、実施する。
（２）アンケート用紙作成
数量：200 部サイズ：A4 判、2 ページ（上質 70K、両面印刷）
（３）アンケート実施
当日配付物の 1 つとしてアンケート用紙を来場者に配付する。
（４）アンケート集計
回収したアンケート用紙に基づき、回答結果を入力・集計する。集計方法は、
別途、AMED と協議するものとする。また、回収想定数は 100 件とする。
IV.
会議記録
（１）写真
シンポジウム全体を通して、デジタルカメラでの記録写真の撮影を行い電
子ファイル（jpg 形式）にて納品する。なお、イベント終了後、ホームページ、
報告書等に撮影した写真を掲載するため、会場内外や受付の様子（質疑応答等、
場の雰囲気が分かる写真）
、会場・ステージの俯瞰、各演者の全身、上半身お
よび顔写真（アップ）等をもれなく記録すること。なお、来場者の撮影時には、
報告書、ホームページ等で利用できるよう、肖像権に配慮すること。
（２）録音
シンポジウム全体の録音（オリジナル音源）を手配し、録音データを納品す
る。
３－５．事後処理
シンポジウム終了後、速やかに以下の作業項目を行う。
I.
参加者集計
AMED の指示を受けて、人数、属性等に基づき整理する。その結果を電子データ
（Microsoft Excel、Microsoft Word 等）にて納品する。
II.
完了報告書の作成
実施内容に則した完了報告書を作成する。記載内容については AMED と協議の上で
決定する。
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４．個人情報の取り扱い
本業務にて入手した個人情報を AMED に引き渡し、請負業者においては適切な方法で破
棄すること。 AMED から提出する個人情報に関しては細心の注意を払って取り扱うこと。
５著作権
第三者が既に所有するものを除き、AMED は、本業務の成果に伴い生じた全ての権利を
使用することができる。成果物の著作権（著作権法第２７条及び第２８条を含む）は AMED
に譲渡する。請負業者は、著作権者人格権を行使しない。但し、提案者もしくは第三者が既
に有していた著作権及び提案者が本契約のために提供した知的財産の権利は、請負業者も
しくは第三者に留保される。
６．納品
（１）履行期限
各納品物の履行期限、納品日については、６．
（２）に示す納品日予定を目安に、タイム
スケジュール決定後に AMED と協議の上決定する。電子データ（DVD または CDR にて一
括納品）の納品日は 2016 年 3 月 30 日。
（２）納品物
① Web バナー、キービジュアルデザイン（納品日予定 2016 年 2 月上旬）
納品形態：メール添付（※１）
② ウェブサイト・セキュリティ診断報告書（納品日予定 2016 年 2 月上旬）
納品形態：メール添付（※１）および紙媒体。
③ 参加申込受付対応マニュアル（納品日予定 2016 年 2 月上旬）
納品形態：Microsoft Word（または Microsoft PowerPoint）メール添付（※１）
④ シンポジウム専用参加申込受付ウェブサイト（ウェブサイト公開予定日 2016 年 2 月
上旬）
⑤ 告知フライヤー・ポスター（納品日予定 2016 年 2 月上旬）
納品形態：メール添付（※１）および紙媒体のうち一部を AMED 宛て送付。
残部は AMED の指示に従い発送。
⑥ 当日運営マニュアル（納品日予定 2016 年 2 月下旬）
納品形態：Microsoft Word（または Microsoft PowerPoint）メール添付（※１）
および紙媒体 15 部。
⑦ シンポジウム当日配付資料（納品予定日シンポジウム当日）
納品形態：印刷物および電子データ（※１）
⑧ ステージ用看板（納品予定日シンポジウム当日）
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⑨ スタッフ用名札（納品予定日シンポジウム当日）
⑩ パネルディスカッション用前垂れ（納品予定日
⑪ 記録写真（納品日予定
シンポジウム当日）
2016 年 3 月下旬）
納品形態：電子データ jpg 形式
50 枚以上 DVD（or CDR）２枚
⑫ アンケート集計結果（納品日予定 2016 年 3 月下旬）
納品形態：・Microsoft Excel, Microsoft Word メール添付（※１）
・回収したアンケート回答用紙（原紙）一式
⑬ 音声データ起こし原稿（納品日予定 2016 年 3 月下旬）
納品形態：・Microsoft Word メール添付（※１）
・録音データ（mp3 形式） CDR１枚
⑭ 参加者数集計結果（納品日予定 2016 年 3 月下旬）
納品形態：Microsoft Excel, Microsoft Word メール送付（※１）
⑮ 完了報告書（納品日予定 2016 年 3 月下旬）
納品形態：紙媒体 2 部、電子データ（※１）
※１：電子データは 2016 年 3 月下旬に DVD または CDR にて一括納品すること。
（３）納品場所
国立研究開発法人日本医療研究開発機構
〒100-0004 東京都千代田区大手町 1-7-1 読売新聞ビル
※配付資料等、シンポジウム会場で使用するものについては、シンポジウム会場に送付。
７．検査
納入物及び支援業務は、必要に応じ当 AMED 担当者の立ち会いのもとに検査を行い、本
仕様書に定められた仕様を満足しなければならない。
８．支払方法
本件は業務完了後に請求書を受理した後、１回に行う（月末締め、翌月払い）。なお、告
知フライヤーおよびポスターの送料とお弁当代金については別途実費精算とする。
９．受注者要件
受注者は、本件業務の運営統括ディレクターとして、平成 20 年度以降に 300 名以上のイ
ベントを主担当として実施したことがある者を配置すること。
１０．その他
打合せについては、AMED と協議の上、柔軟に設定すること。本仕様書に定められた事
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項以外で疑義が生じた場合及び本仕様書に記載のない事項については、AMED 担当者と協
議しその指示に従うこととする。
以上
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シンポジウム「産学連携促進に向けた知財戦略とＡＭＥＤの役割
～がん分野の研究開発動向からみたこれからの産学連携の在り方～」
（仮称）
プログラム（案）
日時：2016 年 3 月○日 14:00-17:00
場所： ☓ ☓ 会議室
１．開会挨拶
日本医療研究開発機構
２．がん治療のための創薬研究開発と知財・薬事戦略
（30 分程度）
３．知的財産情報からみたがん分野における研究開発動向と知財戦略
（調査結果報告）
休憩（15 分）
４．パネルディスカッション（アカデミア、企業より産学連携担当者）
（80 分）
５．閉会挨拶
日本医療研究開発機構
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