2014 年 3 月現在 課外活動補助金申請要項（2014 年度版） 【概 要】 早稲田大学ではサークルなどの活発な課外活動を支援する目的で課外活動補助金を設けていま す。この補助金は講演会、演劇・演奏公演、スポーツ大会、遠征等、各サークルの企画・活動等 に対して、一定の基準にしたがって大学から交付されるものです。内容は、文化･芸術活動、スポ ーツ、ボランティア等の社会的活動等、ジャンルを問いません（新歓費用や収入を伴わない企画 による早稲田祭等への参加費も含みます） 。 申請できるのは基本的には公認サークルとなりますが、学生個人あるいは公認サークル以外の 団体が本補助金の趣旨に沿った活動を行った場合にも申請できます。 ただし、上述の通りサークルなどの課外活動に密接にかかわる活動にのみ補助金は交付されま すので、ゼミ論や卒・修論、体育各部の活動等については申請することができません。 【補助金交付までの流れ】 課外活動補助金の交付を受けるためには、以下のような申請や確認をする必要があります。 特に①と③を申請しない場合は補助金が振り込まれませんので、注意してください。 ① 補助金申請 例年 4 月上旬、サークルの新規登録、継続手続と同じタイミングでの申請となります。申 請書類は公認サークルの場合は継続書類等の入った封筒に同封されます。公認サークルでは ない団体が申請を希望する場合は、事前に学生生活課 3 番カウンターにご相談ください。補 助金申請する際には課外活動補助金交付対象としたい全てのイベントと、そのイベントに必 要と思われる経費を詳細に記載してください。 このタイミングで申請していないイベントは、それがサークルとしては重要で経費のかか るイベントであっても、補助金交付対象とはなりません。ただし、例外申請として 9 月に秋 学期分の申請をすることも可能です。 ② 査定結果確認 例年 6 月上旬、①で申請した課外活動補助金の査定結果を、学生生活課 Web サイトや学生 会館掲示板にて発表いたします。当該年度の各サークルの補助金対象イベントや補助金のコ ースを必ず確認してください（申請通りの結果にならない場合もあります）。 ③ イベント実施報告書提出 ①、②をクリアしても事前に各サークルに補助金が振り込まれるわけではありません。査 定結果は例えるならば「予算」のような扱いです。実際には、正しい領収証が添付されたイ ベント実施報告書を学生生活課に提出し、その内容が確認された後、各サークルの個々のイ ベントの直接経費の半額を交付します。 ①～③の流れ、特に①と③については、振り込まれる時期や上限額、どのような活動が直接経費に なるのか等は、以降の項目で説明します。 1 ① 補助金申請について （1）課外活動補助金のコース 補助金のコースは、以下の 4 種類になります。 コース名 ①30 万円 コース ②15 万円 コース ③10 万円 コース ④その他 概要 申請資格 ・公認サークルであること ・継続願を 5 年以上連続して提出しているサークルであること 補助金対象となる活 ・サークルの前年度総支出金額（合宿・交通費等含む）が 60 万 動の直接経費の 50％ 円を超えていること を上限 30 万円の範囲 ・前年度に合宿・遠征届、活動報告書、イベント実施報告書のい で交付します。 ずれかを提出していること ・公認サークルであること ・継続願を 5 年以上連続して提出しているサークルであること 補助金対象となる活 ・サークルの前年度総支出金額（合宿・交通費等含む）が 30 万 動の直接経費の 50％ 円を超えていること を上限 15 万円の範囲 ・前年度に合宿・遠征届、活動報告書、イベント実施報告書のい で交付します。 ずれかを提出していること ・①、②の申請資格を満たしていないサークルやその他の団体、 補助金対象となる活 個人の活動であっても、本補助金の趣旨に沿った活動を行おう 動の直接経費の 50％ とする場合 を上限 10 万円の範囲 ※公認サークル以外の団体が申請する場合には、早稲田大学 で交付します。 専任教職員 1 名の推薦が必要となります。 補助金対象となる活 動の直接経費の 50％ を原則交付します。 ・30 万円コースではおさまりきらないような大規模な企画や社会 貢献活動等、大学が特に支援する必要性があると認められた活 動 ※申請する際には事前に活動内容が分かる資料等をご作成、 持参の上、学生生活課③番カウンターまでお越し下さい。 （2）申請の時期 例年 4 月上旬のサークル登録、継続と同時期に申請を受け付けます。例外的に 9 月下旬に秋学期サ ークル活動に関する補助金を申請することができます。また、春学期に申請済みのサークルでも査定 上限額内であれば、9 月下旬に追加申請できます。 （3）申請時の注意 ・「課外活動補助金申請書」と「銀行口座振込依頼書」・通帳１ページ目（コピー）を同時に 提出してください（口座名義が変更になった場合は、再度提出してください）。 銀行口座振込依頼書は、学生生活課カウンターにて配布しておりますが、下記 Web サイトから ダウンロードすることも可能です。 http://www.waseda.jp/student/gakusei/documents.html ・課外活動補助金申請書裏面の活動計画には、イベントごとに必要となる経費の項目や予算を できるだけ詳細に記入してください。コース額を上限として、記入されたイベント予算の内、 補助金対象となり得る項目の総額の半額が補助金の交付上限額となります。なお、課外活動補 助金申請書に記載していないイベントは、全て補助金交付対象外となります。 ・課外活動補助金申請書の活動計画記入欄（裏面）に記載されている項目でも、補助金交付対象 外となる場合があります。どのような活動が交付対象となり得るかは、最終ページの交付対象 の具体例をご覧ください。 ・課外活動補助金申請書のスペースでは説明しきれない場合はイベント等の企画書（書式自由、 A4）を別途作成して提出してください。 2 ・申請が通っても、イベント実施報告書の提出がなければ補助金は交付されません。 ・サークル活動の年間経常費に対する補助金ではなく、サークル個々の課外活動に密接に関連す るイベント等の企画に対する支援を目的とした補助金ですので注意してください。 ・事後提出の活動報告書とイベント実施報告書は、上記の内容を確認した上で、どちらか一方を 提出してください。 ②査定結果確認について 6 月上旬に学生会館掲示板や Web サイトに発表される結果を確認してください。 課外活動補助金申請書にて申請されたイベントやその具体的な活動内容を確認した結果、個々 のサークルに交付される補助金の限度額を当該年度の「査定額」として公表します。申請コース が 30 万円コースでも、申請したイベントやその内容の記載が補助金対象とみなされない場合は、 そのコース額を大きく下回る査定額となる場合もあります。 ③イベント実施報告書の提出について 課外活動補助金申請書に記載していないイベントは、全て補助金対象外となります。イベント 実施報告書作成の際は、以下のような点に注意してください。 （1）イベント実施報告書作成の際の注意事項 ・活動状況等の必要事項を記入し、 「領収証貼付用紙」に領収証を貼付してください。 ・チラシ･ビラ等を作成した場合は、併せて添付してください。 ・用紙は、学生生活課カウンター横のラックにて配布しておりますが、下記 Web サイトからダウ ンロードすることも可能です。（http://www.waseda.jp/student/circle.html） ・活動期間は、活動状況を判断する上で重要なポイントになりますので、イベント開催日の前後 も詳細に記入してください。活動状況が不明と判断された場合は、提出期限延ばしと判断され ることがあります。その場合、補助金は交付されません。 ・数件のイベントを１件にまとめて提出することはできません。（補助金申請書通りに提出） 活動期間は、当該年度内 3 ヵ月間（準備・事後処理含む）を最長とします。期間外、3 ヵ月 の期間を超えている、年度をまたぐ領収証については、原則認められません。 ・一度提出した領収証類は返却しませんので、事前にコピーをとっておいてください。返却が必 要な場合は、当年度末までに学生生活課へ相談してください。 （2）領収証に関する注意事項 領収証は報告書の中でも大きく査定に関わる重要な資料です。以下のような規則に従い、必ず 貼付し提出してください。 ＜内容等について＞ ・宛名にはサークル名が記載されていること。 （個人名不可） ・但し書きには、具体的（購入品等）に明記されていること。（お品代不可） ・発行者の住所・氏名・電話番号・捺印があること。 ・金額に訂正がある場合は、発行者印で訂正印が押されていること。 ・クレジット払いをした場合は、カードの利用明細書を一緒に提出すること。 ・宅配便を利用した場合は、送り状（送付先明細）を一緒に提出すること。 ・レシートではなく、上記の要件を満たす領収証を発行してもらうこと。 ただし、コンビニ、100 円ショップ、スーパー、ドラッグストア、量販店などで買い物をした 場合は、購入した商品が不特定多数であるため、領収証と併せて明細のわかるレシートを貼付 すること。 （レシートに記載されている商品名等が不明確な場合は、購入品目を余白に記入） ・領収証は、活動期間内（最長 3 ヵ月）であること。 ・税抜 3 万円以上の領収証には、収入印紙が貼付されていること。(営利目的外は貼付不要、例外有) 3 ・金融機関で振り込みをした場合は、振込明細書と請求書や案内書など金額内容、振込先口座情 報がわかるものを提出すること。 ・上記の確認事項以外でも、領収証の内容によって説明や明細・資料の添付が必要と思われる場 合は、余白に説明を加えるか別途資料を添付すること（このような記載が無い場合は、学生生 活課から加筆等を依頼する場合があります）。 ※ご参考 イベント実施報告書 提 出 期 間 領収証有効期間 （活動開始日） 3 ヵ月 （最長） （活動終了日） 1 ヵ月 ＜添付方法について＞ ・重ねて貼らず、各々の金額が見えるように貼ること。 ・上下逆さまに貼ったり、何枚も重ねてホチキス留めをしたり、細かく折りたたんで１枚の用 紙に何十枚も領収証を貼付したりしないこと。 ・用紙が足りない場合は、コピーして使用すること。 ・全ての領収証を１枚の用紙に無理矢理貼らないこと。 （3）提出期限に関する注意事項 ・提出期限は事後処理も含めたイベント活動最終日より起算して、1 ヵ月以内です。 （例）活動終了日が 6 月 2 日の場合、締切は 7 月 1 日です。 ※その際、事務所閉室日にご注意ください。 ・会長の自署捺印は必須ですので、予め余裕を持って連絡をとって下さい。（期限厳守） ただし、前後期の新歓活動に関しては別途提出期限を設けておりますので、サークル三役に 対するメール等をご確認ください。 ・例年、補助金申請結果は 6 月上旬に発表されます。4 月～発表までにイベントを実施した 場合は、申請結果発表から 1 ヵ月以内にイベント実施報告書をご提出ください。 ・4 月の新歓イベント活動は、特例として前年度 3 月（領収証含む）を活動期間として認めます。 ただし、新歓イベント活動の申請は１回限りです。 ・全てのイベント実施報告書は 2015 年 3 月 12 日（木）までに提出してください。それ以降の 提出を希望する場合は、必ず事前に学生生活課にご相談の上、2015 年 3 月 31 日（火）を 目途にご提出いただくこととなります。詳細は適宜公認サークル三役宛てにお知らせいたし ます。事前に相談の無い場合やこちらが指定した締め切り後の提出は受け付けられません。 【補助金交付について】 ・ 補助金交付はイベント実施報告書が提出されてから 3～4 ヵ月後を目安としていますが、会計 監査の関係上支払いが遅れる場合があります。 ・振込完了の通知は行っておりません。具体的な振込金額等については、各サークルで定期的に 記帳し確認してください。 ・補助金査定額が発表されても、事前に振り込むことはありません。イベント実施報告書の 提出後に会計監査を経た上で、交付します。 ・提出されたイベント実施報告書は厳正な会計監査を行います。その結果、イベント自体が 補助金の対象外となったり（学内で有料公演等） 、高額な領収証が認められなかったりする 場合（収入印紙貼付なし等）があります。なお、その内容は個別には通知しません。 【補助金交付対象について】 申請するイベント活動の直接経費に限るものとし、本来個人で負担すべきものなど、当事者 本人に帰属するものは一切認められません。具体的には次項、「補助金交付対象の具体例」を 参考にして下さい。 4 【 補助金交付対象の具体例 】 ■対象になる可能性が高いもの ・ポスター・チラシ等の印刷製本費 ・音響設備等の機材賃借料 ・会場等施設使用料（内訳明細書添付） ・切手、ＦＡＸ（送付先明記） ・旅行の際の保険代（人数明記） ・燃料費（電池、ガスボンベ代等） ・書籍、ＣＤ、ＤＶＤ代（タイトル、金額明記） ・医療品等 ・運動施設料（対象年月日が記載） ・文具代（賞状、トロフィ含む） ・ＰＣ、デジカメ等の購入費 ・講師謝礼※ ・大会参加費・協会等への登録料（人数内訳明記） ・保管料（ボート保管、用具保管代等） ・プレー代、リフト代等（人数内訳明記） ・楽器・機材等を運ぶためのレンタカー代それに関連するガソリン代、高速代、駐車場代 （バン・トラック限定、車種がわかる明細書添付） ・ボランティア系サークルの交通費（介護等、継続して訪問する場合のみ。回数券等ご利用の 際は、ご使用になった回数券の使用枚数や人数等詳細を記載ください。）※ ※3 万円以上の資産となるような物品は、 「課外活動補助金申請書」に用途を含め、事前に申請さ れていることを前提とします。領収証と併せて、購入理由やその経緯が記載された購入理由書 （フリーフォーマット）を必ずご提出ください。３万円以上の物品でも、一部のものについて は、課外活動補助金申請書に明記されていても認められない場合があります。 ※合宿の領収証で、宿泊料と施設利用料等が含まれている場合は、必ず内訳のわかる明細書を添 付してください。 （補助金交付の対象となるか否か判断をするため） ※補助金対象イベントで利用した施設の領収証をご提出いただく場合（スキー合宿でのリフト券 やテニス合宿でのコート使用料等）は、補助金交付の対象となるか判断するため、該当する領 収証のみではなく、対象イベントの領収証も併せてご提出ください。 ※講師謝礼については学内基準との統一を図り、上限 5 万円です。謝礼金等を渡した場合は、講 師本人の署名・捺印・連絡先（住所・電話番号）の記載された領収証を提出してください。 謝礼は学外者に限るため、サークル会員に対する日当や在学生に対する謝礼等は交付すること ができません。 ※介護以外のボランティアは、補助金申請書の活動計画により交通費の交付可否を判断します。 ■ 原則、対象にならないもの ・お弁当・飲み物代 ・合宿等の宿泊費 ・サークル員を含む学内者に対する日当 ・お土産代 ・食器・紙コップ代 ・差し入れ代 ・サークル員宛ての郵送費 ・講師へのお中元・お歳暮代 ・シュラフ代 ・サークル員や卒業生への花束・プレゼント代 ・販売目的の機関紙・パンフレット・ＣＤ等の制作費 ・遊興費（入場料、温泉入浴料、キャンプ代・バンガロー代、幕営代） ・サークル員の交通費（電車代・バス代・タクシー代・ガソリン代・高速代・レンタカー代等） ※日用品、飲食代、個人に付与される資格・権利などを取得するための費用（TOEIC などの語学検 定料、武道の昇級審査料、スキーのバッチテスト等）は、補助金の交付対象外となります。 ※販売目的や、収益の生じるイベントは、補助金の交付対象外となります。 （例：作成した機関紙やＣＤ等を販売する。イベントで飲食物を販売し、収益を得る。） ※学内施設での有料イベントについては、補助金の交付対象外となります。無料で行う場合のみ、 補助金の交付を認めます。ただし、学外での公演・演奏会・上映会等については、有料上演で も補助金の交付を認める場合があります（早稲田祭での有料模擬店出店は、補助金の対象外と なります） 。 ※その他最新情報は学生部 Web サイト等で確認してください。 http://www.waseda.jp/student/ circle.html 5
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