仕様書１件名平成２６年度関東支社郵便営業優績者表彰式の会場設営等の委託２開催日時等平成２７年３月４日（水）１５：００∼１９：００３開催場所ＪＲ浦和駅またはＪＲ大宮駅から徒歩１５分以内または、１ｋｍ以内に所在する会場施設（浦和ロイヤルパインズホテルもしくはパレスホテル大宮のいずれか又は同等程度のグレードの施設）とすること。なお、優績者研修および懇親会を同じホテルで実施すること。４研修および表彰式 (1) 会場など参加者１２０名(予定)の平成２６年度関東支社営業優績者表彰式を実施するための会場及び備品等を用意すること。ただし、会場は１５：００∼１７：００を研修及び表彰式とし、１７：００∼ １９：００を懇親会とすること。なお、参加人数は予定人数であり、２月１３日（金）までに人数を確定する。おって、本件仕様書によるほか、詳細については、日本郵便株式会社関東支社郵便事業本部営業部営業企画担当(以下、担当係という。)と調整の上、実施すること。 (2) 音響・照明制作式典の運営に必要な音響照明設備一式、液晶プロジェクター、スクリーン・吊看板、演台、ホワイトボードを準備すること。表彰式開始前及び表彰式中、必要に応じてＢＧＭを流し、環境整備に配意すること。 (3) ステージ及び看板等の制作表彰式開催の１時間前までに、式典会場の設営、看板及び備品類等を設置すること。なお、詳細については、事前に担当係の承認を得た上で制作・設営すること。 (4) 控室弊社社員(２０人名程度)および講師(５名程度)収容できる控室を各１室(計２室)づつ確保し、スタッフを一人以上配置すること。また、控室には、お茶、コーヒー及びおしぼりを人数分(予定)用意すること。５懇親会 (1) 会場上記表彰式開催場所と別の会場を使用し、同じホテルとすること。 (2) 会場設営１２０人着席ブッフェスタイル(予定)で懇親会を行うに当たり、必要となる円 1 卓等を設営するとともに、ステージを設営すること。懇親会に係る会場設営に際しては、担当係と事前に打合せを行うこと。 (3) 音響・照明制作式典の運営に必要な音響照明設備一式を準備すること。懇親会中、必要に応じてＢＧＭを流し、環境整備に配意すること。 (4) 料理及び飲み物食べ物および飲み放題を含め１人前１０，０００円（税込み）以内で用意すること。また、飲み放題については、フリードリンク形式で次の飲み物を用意すること。「ソフトドリンク、ビール、ウィスキー、日本酒、焼酎、ワイン（赤・白）」 (5) 事前打合せ式典開催に係る会場設営及び上記以外の会場付帯設備等の使用に際しては、担当係と事前に打合せを行うこと。６記念品 (1) 数量(予定) ５，０００円分７５個１，０００円分の商品券５枚を１個とし、次の銘柄又は同等以上のものとし、また同等品で入札する場合は、入札日の８営業日前までに同等性証明書を担当係へ提出承認を得ること。アＵＣギフトカードイＪＣＢギフトカードウＶＩＳＡギフトカード (2) 包装等ア包装１，０００円分５枚の金額分を１個として、担当係から、指示書により指定する封入単位ごとに商品券、取扱店舗網一覧及びアフターサービスを行う部署等の連絡先案内を化粧箱に入れること。化粧紙で包装の上、別に指示する「のし紙原稿例」のとおり、各副賞品の外装にのし紙をかけること。イのし紙の作成上記(１)を、のし紙掛け(外のし)(予定７５枚)すること。ウ校正のし及び化粧箱の校正を納入日の５営業日前までに担当係に確認をとること。エ納入場所別途、担当係の指定する場所とする。オ納入日(予定) 平成２７年３月４日(水) ７秘密の保持等 (1) 受託者は、本契約に関して日本郵便株式会社関東支社が開示した情報及び契約履行過程で生じた情報等を本契約以外の目的に使用又は第三者に開示若しくは漏洩してはならないものとし、そのために必要な措置を講じること。（公知の情報は除く。） (2) 受託者は前項に違反して日本郵便株式会社関東支社に損害を与えた場合は、その損害を賠償しなければならない。 (3) この契約の規定は、契約満了後も有効とする。 2 ８その他 (1) 詳細ついては、事前に担当係（電話:048-600-2145）と打ち合わせること。 (2) 上記「３開催場所」に例示される施設と同等グレードの施設を使用する場合は、入札日の８営業日前までに同等性証明書を担当係へ提出承認を得ること。 (3) 納入前に必ず支社長室総務部切手・調達担当（以下「検査担当」という。）(電話:048-600-2109)の品質確認を受けること。なお、品質確認希望日の前日から起算して１週間前の日までに確認日、確認場所等について検査担当と協議を行い、同担当に「品質確認申請書兼(委託)実施指示書」を提出し、指示を受けること。 (4) 納入の際は、「納品書」（様式適宜）を提出すること。 (5) 契約に関する疑義は、総務部契約担当(電話：048-600-2151)まで照会すること。 (6) 履行完了後、速やかに作業完了届等(様式適宜、契約業者名、契約件名、委託内容等、作業場所、作業完了日)を提出すること。 3