平成 18 年度 ファイル基準総括表 総ページ数 平成19年3月31日 作成 所属長 渡邉 光雄 第１ガイド（色） 全庁共通（白） 印 文書主任 渡邉 光雄 印 第２ガイド（色） 頁 全庁共通全般（白） 1 全庁文書管理（赤） 1∼2 全庁共通人事（青） 2 全庁共通財務（黄） 2∼3 全庁共通決算・監査（緑） 3 全庁共通議会（青） 3 牛房出張所共通（白） 出張所共通（白） 4 交付申請書（赤） 戸籍証明書等（赤） 5 住民票（青） 5 印鑑証明（黄） 日計・月計表（白） その他の証明（緑） 6 証明件数日計表（白） 7 税等日計表（赤） 加入及び届出（黄） 5∼6 7∼8 月計表（青） 8 交通災害共済（黄） 8 その他届出及び申請書（緑） 8 納税等処理（白） 8 8 市民環境部 部 牛房出張所 課 ファイリング担当者 浅沼 洋子 印 ファイリング担当者 印 第１ガイド（色） 第２ガイド（色） 頁 1頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 1 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 記入者 全庁共通（白） 継続 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 他の第２ガイド区分に入らない文書又 は全般に係る文書 全庁共通全般（白） 庁内通知 ↓ 17∼18 平成１8年度施政方針 18∼19 1 20年4月 ↓ 1 20年4月 平成１9年度施政方針 → 1 広報わこう → 第三次和光市総合振興計画 → 1 和光市総合振興計画実施計画（平成19 ↓ 1 → 1 17∼18 和光市行政評価システム(平成１7年度） ↓ 1 18∼19 和光市行政評価システム(平成１8年度） → 1 18 継 継 12∼22 18 他には入らない通知、全般的な通知 各号１年間保管 20年4月 ∼21年度） 継 継 14∼ 第三次和光市行政改革大綱 継 18∼ 和光市行政改革集中改革プラン → 1 継 15∼ 和光市市民参加条例の手引 → 1 和光市地域防災計画 → 新版と差し替え 文書事務通知 ↓ 文書管理に関する通知 全庁共通文書管理（赤） 18 1 継 58∼ 単位事務と文書の分類表 → 1 継 7∼ 文書分類基準表 → 1 継 12∼ 情報公開・個人情報保護事務の手引 → 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 20年4月 20年4月 2頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 1 第１ガイド（色） 第２ガイド （色） 全庁共通人事（青） 全庁共通財務（黄） 記入者 全庁共通（白） 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 課仮 番号 保存箱 番 号 継続 年度 継 11∼ 文書事務の手引 → 1 継 7∼ ファイリングシステムの手引 → 1 16∼18 ファイル基準表（平成１6年度） ↓ 1 継 17∼19 ファイル基準表（平成１7年度） → 1 継 18∼20 ファイル基準表（平成１8年度） → 1 18 人事・給与通知 ↓ 1 20年4月 18 職員課主催研修 ↓ 1 20年4月 18 出勤簿 暦年終了後職員課へ 18 職員休暇願書 暦年終了後職員課へ 18 超過勤務・特殊勤務命令簿 ↓ 5 24年4月 18 旅行命令簿 ↓ 5 24年4月 18 職員互助会通知 ↓ 1 20年4月 18 財務通知 ↓ 1 20年4月 17∼18 平成１8年度予算編成方針 ↓ 1 20年4月 17∼18 予算書（平成１8年度） ↓ 1 20年4月 18 予算配当通知書 ↓ 1 20年4月 18 単価契約品一覧表 ↓ 1 20年4月 18 在庫物品払出書 ↓ 1 20年4月 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 廃棄年月 20年4月 3頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 1 第１ガイド（色） 記入者 全庁共通（白） 第２ガイド （色） 年度 継 18∼19 継 18∼19 予算書（平成１9年度） 継 全庁共通決算・監査（緑） 個別フォルダー 継続 平成１9年度予算編成方針 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 → 1 → 1 課仮 番号 保存箱 番 号 廃棄年月 5∼ 備品台帳 → 永 18 決算書（平成１7年度） ↓ 1 20年4月 18 決算資料（平成１7年度） ↓ 1 20年4月 18 監査委員審査資料 ↓ 1 20年4月 18 平成１7年度決算委員会資料 → ６月定例会 → 新版と差替え ９月定例会 → 新版と差替え １２月定例会 → 新版と差替え ３月定例会 → 新版と差替え 臨時会 ↓ 1 20年4月 全庁共通議会（青） 18 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 4頁 平成 ヒキダシ番号 18 1 記入者 第１ガイド（色） 牛房出張所共通（白） 第２ガイド（色） 継続 出張所共通（白） 年度 ファイル基準表 個別フォルダー 年度 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 18 課長会議 ↓ 1 18 住基ネット ↓ 1 18 戸籍住民課通知 ↓ 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 課仮 番号 保存箱 番 号 5頁 平成 ヒキダシ番号 18 2 記入者 第１ガイド（色） 戸籍証明書（赤） 第２ガイド（色） 継続 戸籍証明書（赤） 住民票（青） 印鑑証明（黄） 年度 ファイル基準表 年度 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 18 戸籍証明書等交付申請書（4月∼7月） ↓ 1 18 戸籍証明書等交付申請書（8月∼11月） ↓ 1 18 戸籍証明書等交付申請書（12月∼3月） ↓ 1 18 住民票写し等交付申請書（4月） ↓ 1 18 住民票写し等交付申請書（5月） ↓ 1 18 住民票写し等交付申請書（6月） ↓ 1 18 住民票写し等交付申請書（7月） ↓ 1 18 住民票写し等交付申請書（8月） ↓ 1 18 住民票写し等交付申請書（9月） ↓ 1 18 住民票写し等交付申請書（10月） ↓ 1 18 住民票写し等交付申請書（11月） ↓ 1 18 住民票写し等交付申請書（12月） ↓ 1 18 住民票写し等交付申請書（1月） ↓ 1 18 住民票写し等交付申請書（2月） ↓ 1 18 住民票写し等交付申請書（3月） ↓ 1 18 印鑑証明交付申請書（4月） ↓ 1 18 印鑑証明交付申請書（5月） ↓ 1 18 印鑑証明交付申請書（6月） ↓ 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 課仮 番号 保存箱 番 号 6頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 2 記入者 第１ガイド（色） 戸籍証明書（赤） 第２ガイド（色） 継続 年度 個別フォ ルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 18 印鑑証明交付申請書（7月） ↓ 1 18 印鑑証明交付申請書（8月） ↓ 1 18 印鑑証明交付申請書（9月） ↓ 1 18 印鑑証明交付申請書（10月） ↓ 1 18 印鑑証明交付申請書（11月） ↓ 1 18 印鑑証明交付申請書（12月） ↓ 1 18 印鑑証明交付申請書（1月） ↓ 1 18 印鑑証明交付申請書（2月） ↓ 1 18 印鑑証明交付申請書（3月） ↓ 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 課仮 番号 保存箱 番 号 7頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 2 記入者 第１ガイド（色） 戸籍証明書（赤） 第２ガイド（色） 継続 その他の証明（緑） 年度 個別フォ ルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 18 税証明交付申請書 ↓ 1 18 諸証明交付申請書（有料） ↓ 1 18 年金の証明（現況届身上報告書） ↓ 1 18 住民記載事項証明交付書（控） ↓ 1 18 外国人登録済証明書(控) ↓ 1 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 課仮 番号 保存箱 番 号 8頁 平成 ヒキダシ番号 18 2 記入者 第１ガイド（色） 日計・月計表（白） 第２ガイド（色） 継続 証明件数日計表( 白 ) 税等日計表（赤） 年度 ファイル基準表 年度 個別フォルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 18 日計表兼交付証明件数報告書(4月） ↓ 1 18 日計表兼交付証明件数報告書(5月） ↓ 1 18 日計表兼交付証明件数報告書（6月） ↓ 1 18 日計表兼交付証明件数報告書（7月） ↓ 1 18 日計表兼交付証明件数報告書（8月） ↓ 1 18 日計表兼交付証明件数報告書（9月 ↓ 1 18 日計表兼交付証明件数報告書（10月） ↓ 1 18 日計表兼交付証明件数報告書（11月） ↓ 1 18 日計表兼交付証明件数報告書（12月） ↓ 1 18 日計表兼交付証明件数報告書（1月） ↓ 1 18 日計表兼交付証明件数報告書（2月） ↓ 1 18 日計表兼交付証明件数報告書（3月） ↓ 1 18 税等日計表（4月∼6月） ↓ 1 18 税等日計表（7月∼9月） ↓ 1 18 税等日計表（10月∼12月） ↓ 1 18 税等日計表（1月∼3月） ↓ 1 18 公金納付済通知書納付書 ↓ 18 埼玉県収入証紙売り捌き日計表 ↓ 毎日銀行へ3部送付 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 1 1 課仮 番号 保存箱 番 号 9頁 平成 ヒキダシ番号 18 年度 ファイル基準表 2 記入者 第１ガイド（色） 日計表・月計表（白） 第２ガイド（色） 継続 年度 個別フォ ルダー 移替 え 内容・取扱い説明 保存 年限 18 払込書（埼玉県証紙） 18 銀行送付確認用集計表（4月∼6月） ↓ 1 18 銀行送付確認用集計表（7月∼9月） ↓ 1 18 銀行送付確認用集計表（10月∼12月） ↓ 1 18 銀行送付確認用集計表（1月∼3月） ↓ 1 18 預かり張（出張所） ↓ 1 18 月計兼交付証明件数報告書 ↓ 戸籍住民課へ1部送付 1 18 税等月計表 ↓ 戸籍住民課へ1部送付 1 18 収入証紙売捌報告書等 ↓ 翌月会計課へ正本送付 1 18 会計事務報告 ↓ 翌月会計課へ正本送付 1 18 平成18年度交通災害共済加入受付整理簿 ↓ 1 18 平成18年度交通災害共済加入受付整理簿 ↓ 1 その他届出（緑） 18 妊娠届出書 ↓ 納税等処理 (白） 18 課税納付書（原付） ↓ 月計表（青） 交通災害共済（黄） 毎月各1部を戸籍住民課及び保 険センターへ送付 ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 1 10 課仮 番号 保存箱 番 号 10頁 浅沼 洋子 廃棄年月 #REF! #REF! #REF! ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 11頁 浅沼 洋子 廃棄年月 #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 12頁 浅沼 洋子 廃棄年月 #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 13頁 浅沼 洋子 廃棄年月 #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 14頁 浅沼 洋子 廃棄年月 #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘ 15頁 浅沼 洋子 廃棄年月 #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! #REF! ↑ ↑ ┌──────────┐ ┌─────────────────────────────────────┐ │継：現年度扱いを継続│ │↓：下段へ →：移し替えず現年度扱い ×：年度末廃棄 Ｈ：保管庫 Ｓ：書庫│ └──────────┘ └─────────────────────────────────────┘
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