プラット フォーム移行 による ワークスタイ ル変革の実現 事例から見る現状調査から 移行後の姿まで 2013年4月26日 リコーITソリューションズ株式会社 ソリューションマーケティングセンター アライアンス部 ＭＳ推進グループ リーダー 堂前 昌洋 本日お話しすること プラットフォーム移行によるワークスタイル変革の実現 事例から見る現状調査から移行後の姿まで 会社紹介 なぜ今ワークスタイル変革なのか？ プロジェクト紹介(プロジェクトの内容) 移行概要と現在の状況 プラットフォーム移行のポイント まとめ 参考資料 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 2 会社紹介 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 3 会社概要 会社名 リコーＩＴソリューションズ株式会社 設立年月日 １９８２年１０月５日 本社事業所 東京都中央区晴海１-８-１０ 晴海アイランド トリトンスクエア オフィスタワーＸ 代表取締役 社長執行役員 森田 哲也（もりた てつや） 北見 札幌 資本金 ２億５０００万円 従業員数 １，３３３名 （２０１２年 ４月 １日現在） 主用事業 システムインテグレーション事業 ITサービス事業 組込みソフトウェア事業 秋田 仙台 金沢 鳥取 拠 点 北見/ 札幌/ 秋田/ 仙台/ 本社（東京）/ 新横浜/ 名古屋/ 金沢/ 大阪/ 鳥取/ 広島/ 福岡/ 鹿児島 ： 計１３拠点 福岡 広島 大阪 本社（東京） 新横浜 名古屋 鹿児島 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 4 ＩＴソリューション リコーグループのＩＴ中核企業として、グループのグローバルなＩＴインフラの構築・運用を手 掛けています。 その経験で培った業務改善のノウハウにより、お客様企業のビジネス変革を実現するためのＩＴ ソリューションを 提供いたします。 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 5 Microsoftとの事業展開 Microsoft社とはフォント事業の協業をきっかけとし、ソリューション事業、ライセンス事業へと提携の幅を 拡大してまいりました。(リコーはハードウェアを選ばないマルチベンダーとして関係を深めております。) 近年ではWindowsやSQL Server、SharePoint Server等のソリューション事業を展開しております。 ノーツからMicrosotソリューションへの移行 代表例 ) ソフトバンク様 Windows用メイリオフォント開発 Microsoft社との事業展開の拡大 SharePoint・R@bitFlow導入・構築 代表例)ベネッセ様 Windows用フォント開発で協業 MSパートナーアワード コンテ ンツマネジメントアワード受賞 2006年 フォント事業 ライセンス事業 ソリューション事業 2000年 2012年 2008年 2004年 ノーツからMicrosotソリューションへの移行 代表例 ) 朝日新聞社様 パートナーアワード受賞 SQL Server2000国内ファーストユーザーへ導入・構築 リコーグループはMicrosoft社の認定ゴールドパートナーです。 ◇ 取引実績：年間100億 国内ランク 5位 ◇ マイクロソフト関連資格者：5000名以上 ◇ 認定コンサルティングパートナー ・Exchange Server マイクロソフト認定コンサルティングパートナー ・SharePoint Server マイクロソフト認定コンサルティングパートナー ◇ ご参考ＵＲＬ：https://www.microsoft.com/japan/service s/partner/ricoh. mspx （リコー調べ） Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 6 なぜ今ワークスタイル変革なのか？ Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 7 ソーシャルコミュニケーションのイメージ 「新しい働き方の世界観」実現のためのコミュニケーション環境 社内コミュニケーション 社内コミュニケーション この分野は誰に聞けば良いのだろう・ 経営層の想いを伝えたい 社員の意見を発信したい ・・ 経営層と社員の直接的な コミュニケーション ① ポータル ② SNS ③ リアルタイムコミュニケーション グローバルコミュニケーション 個人のプロフィールやノウハ ウの公開（見える化） ① ポータル ② SNS 社内情報公開・共有 海外の上司に今すぐ連絡を取りたい 「△△プロジェクト」の議事録が見れ ない・・・ 相手と適切に最速にコンタクト ② SNS ③ リアルタイムコミュニケーション ④ メール 組織の階層を超えた情報共有 ⑥ ドキュメントマネジメント ⑤ スケジューラ Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 8 プロジェクト紹介 (プロジェクトの内容) Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 9 移行のきっかけ お客様の課題 情報の効率的且つ有効的な共有化が必要 分散されたナレッジを有効に活用出来ていない →継続的な情報の利用、活用を促進する場が必要 いつでも ロケーションフリー ユビキタス どこでも だれでも グローバル化 ナレッジ共有 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 10 テーマはワークスタイルの改革 ロケーションフリー • どこからでも社内と同様に業務が行える環境づくり グローバル化 • 新拠点の追加に柔軟かつ効率的に対応でき、新拠点に赴任する社員が本社と同じ環境で業務を行える 社の内外を問わない、ロケーションフリーな環境でのメールや社内データの利用と業務遂行 分散されたナレッジを効率的、有効的に共有出来る仕組み メールだけでない、コミュニケーションツールの活用 ロケーションフリーでコミュニケーションを可能にする仕組み スマートフォン、ＰＤＡ等のＰＣ以外の端末の利用 社内の情報共有、コミュニケーションの基盤となるグループウェア、および それを補完するワークフローの全面刷新 「対象範囲はメーラーやスケジュール管理、掲示板、様々な承認業務の基盤となるワークフローなど、日々の業務の 基盤となるシステムです。刷新に取り組んだ目的は、大きく二つ。一つめはロケーションフリーの実現。二つめは、 グローバル化への対応です」 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 11 移行前のプラットフォーム Start! ・移行の要否 何DBあって、何DB使われて いるか Lotus Notes 27 DB ワークフロー 110 DB 37 DB 掲示板 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 規定集 ドキュメ ント共有 12 ご提案内容 before After Notes / Domino 社内情報共有システム基盤 データベース 業務アプリケーション ※ ノーツクライアント 掲示板 掲示板 ワークフロー ワークフロー 業務管理 業務管理 ワークスペース ポータル アクセス権 サイト メール コミュニケーション コミュニケーション カレンダー 予定表 チャット 公開アドレス帳 ユーザー メール チャット ユーザー管理 ユーザー グループ グループ ※ 業務要件が複雑な場合、個別開発で対応する可能性有 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 13 R@bitFlow 開発コストの削減 業務変化への柔軟な対応 社内セキュリティの向上 システム概要 開発はプログラミングレス は、簡単な開発ツール ■ 専門的な知識や高度な技術がなくとも文書フォームや承認経路を 作成できます。 ■ 掲示板・公開掲示板等の文書管理に必要な機能を標準装備し、 開発コストの削減が期待できます。 多彩な運用管理機能 は、運用管理者の負担軽減 ■申請フォームや承認経路・承認条件の変更もマウスの操作で簡単に 変更でき、運用後の業務見直しにきめ細かく対応します。 ■人事情報の改編を事前に登録でき、改編後の問題経路の発見など 追跡機能も充実しています。 大規模フローに対応 は、大規模フローに最適 ■部門をまたがる大規模なワークフローの問題点を解決します。 ■社内規定に基づいた参照・閲覧を項目単位まで設定でき、セキュリ ティーを確保した情報共有を実現します。 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 14 製品採用とその理由 Office 365の活用などを要件に掲げ、複数のベンダーに提案 を依頼。各社の提案内容を綿密に検討した結果、選定した 移行前のプラットフォームの利用がワークフローが多かった ため、エンドユーザーにとって使いやすいワークフローで あったこと。また、ワークフローが開発しやすく、スマート デバイス対応 リコーグループでパソコン、プリンタ等のグローバルサポー トを行っていること 「要件を満たすには、クラウドサービスへの移行が不可欠だと考えました。Office 365を選んだのは、メーラー、ス ケジューラー、掲示板など、グループウェアベースの機能の使い勝手のよさと、Web会議ソリューション 『Microsoft® Lync™ Online』の使い勝手を評価していたためです。メーラーやスケジューラーと連動させることで、 より利便性を向上させることができると考えたのです」 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 15 移行概要と現在の状況 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 16 ハイブリッドな環境への移行 ITによる「ワークスタイルイノベーション」 目的 ゴール ロケーションフリー環境の構築 Office365によるクラウドでのメール環境構築 R@bitFlowによるワークフローのWeb化 分散されたナレッジの共有 SharePointによる情報共有のための ポータルサイト構築 NotesDBのデータを移行することで 過去のナレッジを活用 方針 SharePointへの移行 SharePointは基本機能を利用する R@bitFlowへの移行 EUCかつプログラミングレスによる開発で業務を移行する Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 17 導入までのプロセス Phase.1 セキュリティ基盤の構築 ◆アプローチ ：Office365への登録、またはActive Directory連携 ◆得られる効果：適切な情報共有の為のセキュリティ基盤 Phase.2 コミュニケーション基盤の構築 ◆アプローチ ：メール、カレンダー機能の移行 ◆得られる効果：メールを活用したコミュニケーションの生産性向上 Phase.3 情報共有基盤の構築 ◆アプローチ ：電子化された社内重要文書の移行 ◆得られる効果：ノウハウやナレッジの共有及び活性化 Phase.4 内製化及び展開 導 入 ス テ ッ プ ◆アプローチ ：習得したノウハウやナレッジに基づくシステム化プロセスの展開 ◆得られる効果：自社内開発のスキル Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 18 移行の考え方 移行シナリオ（ノーツとの共存） Start! Phase.1 Phase.2 展開 Phase.3 Phase.4 ノーツ ユーザー 管理 電子メール カレンダー 全社アプリ （DB） ユーザー管理 (Office365/Active Directory) 電子メール 予定表 (Exchange Online) ポータル (SharePoint Online) 全社アプリ (コンテンツ移行) (SPO/SPS/R@bitFlow) 部門アプリ （DB） 部門アプリ (コンテンツ移行) (SPO/SPS/R@bitFlow) SharePointへ移行 出来なかったアプ リ 業務アプリ コラボレーション環境の段階的な実現 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 19 スケジュール Exchange Onlineの設計・設定、SharePoint(ポータルサイトの構築、ブログ、wiki)、 R@bitFlowを導入、環境構築。まず、移行のアセスメントを実施し、その後、お客様にて構 築・移行を実施している。 Start 1か月 2か月 3か月 4か月 5か月 6か月 7か月 環境構築 Office365設計・設定 教育 アセスメント SharePointサイト作成 R@bitFlowワークフロー作成 本 稼 働 約半年でハードウェアやソリューションの導入が完了。その後、お客様がデータベースの作成な ど、エンドユーザーへの展開に向けた準備作業を行った上で本格稼働を開始した。 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 20 運用イメージ 外出先 社内 社内環境 出張先から 会議に参加 あらゆる申請は R@bitFlowで。 情報へのアクセ スはSharePoint が起点 社長がBlog 投稿 情 報 共 有 基 盤 イントラネット インターネット メール スケジュール 電子会議 営業資料 R@bitFlow SharePoint 2010 Office365 社内ポータル • コーポーレートサイト • 部署別サイト • プロジェクトサイト • 会議ワークスペース 文書ポータル blog Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 稟議書 報告書 出張申請…etc Webパーツでの連携 21 移行してここがよかった！ 効率的な会議運営 月に一度、国内外の全拠点をつなぎ、ビデオ会議による朝会を行って いる。簡単な操作で遠隔会議を開始できるLync Onlineによって、こ の朝会準備にかかる手間を削減することができた。さらに、会議室に 集合できない社員が、外出先から朝会に参加する。 海外拠点での活用 クラウド型のシステムであるため、今後、新たな拠点を設置しても、 ネットワーク環境さえあれば、全員が同じ環境で業務を行える。また、 営業の方のPCもLyncのリモートデスクトップでサポート ワークフローの活用 「加えて、R@bitFlowのワークフロー機能も重宝しています。発注稟議、価格稟議など、あらゆる承認系業務で利用 していますが、定義したワークフローには、何月何日から有効にするといった設定も行え、期末の人事異動の際など には非常に重宝しています」 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 22 プロジェクトで苦労した点 1DBに50フォームものワークフローが… 減らす、統合する 切るところは切る、できないことはあきらめる。割り切りが大事 アセスメントでの取捨選択 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 23 プラットフォーム移行のポイント Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 24 業務系コンテンツ移行 Step 1 機能とその役割における優先順 位を決定する 2 コンテンツ移行に向けての取り 組み 3 現状とSharePointの違いを認 識する 4 ノーツDBをSharePointコンテ ンツとして実装する 5 ノーツDBからのデータ移行を 考える ポイント1 アセスメントの実施：どこに何を持ってい くのか、移行先判定を実施する ポイント2 ユーザー教育の実施：現行プラットフォー ムとSharePointとの違いを理解する Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 25 ポイント1 アセスメント アセスメントを始める前に 機能 機能の役割 高 ポータル コンテンツ管理 アクセス権 検索 運用管理 掲示板 ディスカッション 公開掲示板 ワークフロー 文書ライブラリ 業務管理 個人用サイト チームサイト 他システム連携 ・プラットフォーム 情報基盤の入口、導線として 中核を成すものであり、外せ ない機能 ・現行システムの機能 現行システムで稼働している コンテンツであり、優先して 実現すべき機能 ・新しい機能 現行システムにない機能 今後検討していく可能性が ある機能 低 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 26 ポイント1 アセスメント コンテンツ移行の流れ 事前準備 アセスメント 計画 設計 次期プラット フォームへの理解 移行アセスメント グランドデザイン の定義 コンテンツの 詳細設計 ユニバーサルデザ ポータルサイトの詳細設 インの定義 計 お客様自身で運用 業務要件の定義(フォー 活用シナリオを描く ノーツとSharePoint の違いを認識 •業務で誰が何のために利用するの かを具体的に想定してみる コンテンツへのアプローチ ノーツとR@bitFlow の違いを認識 •ライフサイクルの定義 •テンプレートに必要な機能の定義 移 行 方 針 の 策 定 できる環境づくり ム、ルート、ビューな ど)及び詳細設計 コンテンツと向き合い、全体最適の上で情報共有基盤を検討する事が重要！ Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 27 ポイント1 アセスメント アセスメント調査ステップ DB移行調査 利用しているDBの調査・分類 スケジュール・難易度などの明確化 移行するデータベース を一覧化 利用状況の調査による DBテンプレートの調査 移行可否 査 •ノーツデータベース •利用頻度 •コピー元の調査 を把握し、移行の要 •利用者数 •難易度 •不要データ数 •外部連携・出力等 否を判断する フォーム設計情報の調 •nsf毎のフォーム(サ ブフォーム、レス フォーム）設計数 •データフロー分析 移行アセスメント Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. コンテンツの詳細設計 28 ポイント1 アセスメント 移行対象は少ない方がいい 移行要否の基本的な考え方 移行するデータベースの一覧化 ノーツデータベースの把握 データベースオーナーの把握 アクセス状況の把握 データベースオーナーへの要否確認 （必要ＤＢを申請してもらう形をとります。） 必要 （移行） アクセス状況から必要 だが移行は不要なＤＢ オーナーが不明かつ 利用されていないＤＢ オーナーに必要とされたが 移行は不要とされたＤＢ オーナーに不要と されたＤＢ 必要 （塩漬け） 不要 （廃棄） 利用状況の調査による移行可否 ※廃棄対象のデータベースについては、基本的にアーカイブし一定期間経過した後、廃棄します。 （廃棄を前面に押し出すと、『取り敢えず取っといて・・』が多くなり、移行対象が多くなります。） Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 29 ポイント1 アセスメント 移行先判定 移行するコンテンツの用途と機能により、実装するアプリケーションを選定 ノーツDB 移行 SharePointで 実装可能か No Yes クラウドに乗せてよい コンテンツか Yes SharePoint Online 標準機能 No SharePoint Server 申請業務を行うための ワークフローか R@bitFlow 標準機能 Yes No SharePoint カスタマイズ NSF Converter 塩漬け オンプレミスからクラウドへの移行先判定は、セキュリティポリシーによって 判定することが必要 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 30 ポイント1 アセスメント 移行アセスメント結果 Start! ・移行の要否 Lotus Notes 110 DB ・スクリプト記述が難しいもの ・外部連携・出力等があるもの ・ACL記述が難しいもの NotesConverter for R@bitFlowにて移行 その他のプラット フォームまたは開発 ・簡易な掲示板 ・簡易なディスカッション 27 DB 37 DB 15 DB 28 DB SharePoint Converter for Lotus Notesにて移行 R@bitFlow SharePoint Server 詳細を検討した結果、 R@bitFlow標準機能 にて実現 R@bit NotesConverterで、 ユーザー部門にて移行 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 塩漬け 基本的にアーカイブ し一定期間経過した 後、廃棄 31 ポイント1 アセスメント 移行調査のゴール アウトプットは移行するデータベース一覧とフォーム設計情 報調査 利用しているDBを調査・分類し、具体化することで、業務に 合わせたプラットフォームを作る DBやフォームを調査し、分類することで、次フェーズでのス ケジュールや難易度を明確にする →だから、アセスメントは大事！ Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 32 ポイント2 ユーザー教育 現状とSharePointの違いを 認識する 権限に応じて、新規サイト コ レクションやサブ サイトを Web から作成して、 多階層でのサイト構成が可能 Web アプリケーション（Web サイト） サイト コレクション サイト コレクション サイト コレクション プロジェクト A IT サイト 人事サイト 法人営業部 サイト トップレベル サイト ノーツのアクセス権はデータベ ース単位ですが、SharePoint はサイトの構成（ツリー構造） に依存します。 リテール 営業部 サイト 総務サイト 全社ポータル SharePointにはワー クスペースという考え 方がありません。 営業部ポータル 権限に応じて、リストやライブラリを 複数追加可能 これらリストやライブラリは、 Web パーツとしてページに 張り付けることができる プロジェクト サイトの構成 リスト・ライブラリ リスト ページ ライブラリ ライブラリ ウェルカム ページ ページ その他、サイトごとに各種設定を保持 利用可能な機能の有効化・無効化など Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 33 ポイント2 ユーザー教育 現状とSharePointの違いを 認識する リボン インタフェースとブラウザ上で動作する リッチ テキスト エディタにより直観的な操作でページ作成可能 権限・選択したオブジェクトに応じて 自動的に切り替わるリボン インタフェース 画像の挿入、ドラッグ操作 によるレイアウト・サイズ変更 テーマの設定 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. レイアウトの変更 34 ポイント2 ユーザー教育 現状とSharePointの 管理する単位の違い Notes/Dominoは、目的や用途に応じてワークスペースのタブを作成します。それはSharePointに当てはめ ると、サイトになります。 Notes/Dominoは、データベース単位にアクセス権を設定していますが、SharePointではサイト単位にアク セス権を設定します。 ■Notes/Dominoの場合 ■SharePointに当てはめると・・ ユーザーが目的や用途に 応じてワークスペースを 設定 データベース単位に アクセス権を設定 サイト（アクセス権を設 定する単位） 掲示板、WF、業務管理 リスト／ライブラリ ※ここでは、理解しやすくする為、データベースをリスト／ライブラリと宣言しています。また、ワークスペースのタブを サイトと宣言しています。実際はサイト構成の検討結果やデータベースの構造によって異なります。 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 35 ポイント2 ユーザー教育 ユーザー教育のゴール 教育の実施内容 管理者は移行する際に現行プラットフォームとの違いを認識しておく 必要がある ユーザーは移行先のプラットフォームを活用し、スムースに業務を移 行するために、特長を捉えておく必要がある →だから、ユーザー教育は大事！ Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 36 まとめ Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 37 なぜアセスメントが大切か 移行対象を移行すべき場所を明確にすること 移行対象を移行する時に『どこへ移行したらよいか分からない』とい う事態を避けたい 管理する単位の違いによって、移行している時に『どう権限を設定し たらよいか分からない』という事態を避けたい 業務の入り口がどうなるか明確にすること 日々、仕事をする画面がどうなるか（どうしたいか）を明確にして、 業務への影響を少なくしたい やりたいことにたどり着く手間を省き、『何がどこにあるか分かりや すくなる』ようにしたい 移行先の特性を考慮した移行先の判定を行うこと Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 38 スムースな運用を目指して 教育が必要 基本的には標準機能で実現できる範囲で実装する。 現行プラットフォームのすべての機能が移行できるわけではない。 なるべく文書単位でのアクセス権設定はしないようにする。アクセス 権はコンテンツ単位で実装することをお勧め。 自動で、文書にアクセス権を付与することは可能。 SharePointのワークフローを設定することで実装可能。実装には無償の 「SharePoint Designer 2010」が必要。 スムースな移行にはユーザー教育が大事 新しいプラットフォームとの違いを体感していただくこと Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 39 その後の展開 ドキュメント管理をSharePointに統合 製造指示書、配合などの保管期間が法的に定められている文書の管理 をGlobalScanとSharePointで実現 お客様からの依頼・お問い合わせを進捗管理 依頼・問い合わせのメールをSharePointへ取込み、進捗管理を実現 R@bitFlowのユーザーの活用 「海外での事業を活性化し、無国籍なグローバル企業を志向していきたいと 考えています。そのためにも、利用するITシステムは、常にグローバルスタ ンダードを採用し続けたい。」 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 40 参考資料 RITSサービスメニュー NSF Converter Global Scan ノーツ移行サービス Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 41 RITSサービスメニュー コラボレーションサポート アプリケーションやデータベース内に散在する情報を横断に検索し、必要な時に・必要な情報に・確実にアクセスすることを可 能にします。 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 42 NSF Converter ノーツ文書のHTML変換のためのツールです。 ビューやナビゲーターを再現し、直感 的な操作感を変えない事で、これまで 通り、容易な文書アクセスを可能にし ました。 DB ・ビュー・文書リンク も機能ごと再現 Notes文書のリッチテキストの内容を高い再現性で変換することで、コン テンツが劣化することを防ぎます。 色・フォントなどの文字装飾、インデント、セクション、ビュー・DB・ 文書リンク、リスト文字列、表、画像など、これまでのNotes文書変換で は再現が難しいとされていたものも再現します。 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 43 Ridoc GlobalScan お客様の課題 ファクス受発注業務に 携わるお客様 スキャン文書の 電子化で お困りのお客様 ■ファクス文書を印刷させず、紙とトナーにか かるお金を削減したい。 ■顧客情報が盗まれると困るので、ファクスの 紙を出しっぱなしにしたくない。 ■何か問題があったときのために、ファクス受 信データを管理し、後ほど探しやすいとよい。 ■業務担当者が担当者／担当部署へ簡単に転送 したり、納期回答を簡単に行えるとよい。 ■複数台の複合機を管理したい。 ■サーバーを使わずに、管理の手間やコストを 削減したい。 ■簡単にスキャン操作できて、どの複合機でも 同じように扱えると便利。 ■きちんと文書管理して、情報を活用したい。 ■高価な複合機を入れたのであれば、スキャ ナー機能も使いこなしたい。 ■複数台の複合機を管理したい。 ■サーバーを使わずに、管理の手間やコストを 削減したい。 少ない操作ス テップで簡単ス キャン 操作レスで 受信ファクス を自動配信 監視フォルダー経由で 非対応機からの入力 にも対応* エンド ユーザー スキャン ファクス受 信 監視フォルダー ●フォルダー配信＋メール配信による通知など、 複数同時配信に対応 Smart Navigator などの文書管理シ ●Ridoc ステムへの配信に対応 FAX Order-Flowにファクス受信デー ●Ridoc タを引き渡し可能 スキャン ファクス受信 ・MFPの画面設計、管 理 ・配信フローの設計 ・サーバー管理 ・ログ管理 など・・・ Ridoc GlobalScan 配信＊ （サーバー経 由） 設定 配信 配信 これまでよりも大きなボタン、少ない操作ステップで 簡単になった新UIの提供 ●サーバーレス運用によるコスト／手間の削減を実現。 サーバー導入で大規模／高機能システムへの発展も可能 MFPの 画面設計 エンド ユーザー クライアント（ESAアプリ ケーション） Ridoc GlobalScanで解決！ ● 受信ファクスやスキャン文書を自動振り分け配信！ カンタン操作で、TCO削減や業務プロセスの改善を 実現するソフトウェアです。 Eメールに添付 フォルダーに保存 管理ツール サーバー＊ （サーバーアプリ ケー ション、管理ツー ル） 配信 設定 管理者 ＊スタンダードモードのみ （運用モードについては P.5を参照） Ridoc Smart Navigator* その他文書管理システム こんなことができます！ こんなことができま 詳しくは P.4以降を ご覧ください！ す！ 管理ツール（Webブラウザー ）によ る簡単 操作で 、MFPの操作 パネル や配信 フロー の設計 が行え ます。 管理ツール（Webブラウザー ）によ る簡単 操作で 、複合 機の操 作パネ ルや配 信フロ ーの設 MFPで 受信し たファ クスや スキャ ンして 電子化 した文 書を、Eメ ールに 添付し て指定 したユ ーザー に送信 できま す。 計 が行えます。 MFPで受信したファクスや スキャ ンして 電子化 した文 書を、 ファイ ルサー バーの 指定フ ォルダ ーに配 信でき ます。 複合機で電子化した紙文書を、Eメー ルに添 付して 指定し たユー ザーに 送信で きます 。 MFPで受信したファクスや スキャ ンして 電子化 した文 書を、Ridoc Smart Navigatorやお使いの文書管 理シス テム 複合機で電子化した紙文書を、フ ァイル サーバ ーの指 定フォ ルダー に配信 できま す。 に配信できます。 複合機で電子化した紙文書を、お 使いの 文書管 理シス テムに 配信で きます 。 また、文書情報を付与することも 可能で す。 また、文書情報を付与することも 可能で す。 Ridoc GlobalScanが対応していないリコー 旧機種 、スキ ャナー 専用機 で電子 化した 文書で も、Ridoc GlobalScan の監視フォルダーに 指定のファイル形式で出力するこ とによ り、配 信処理 が行え ます。 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. 44 ノーツ移行サービス リコーITソリューションズでは、Lotus Notesから新たな情報共有基盤への移行を検討しているお客様へ『Notes移行サービ ス』をご提供致します。Notes移行サービスは、NotesDBの利用状況の調査及びDB設計情報の分析を短期間で行い、お客様への 最適な次期ソューションの提案及び導入構築までNotes移行をトータルに手掛けます。 「NotesDBアセスメントサービス」「NotesDB移行サービス」に分類し、ご提供致します。お客様の現在の困りごとに合わせて 様々な場面からご支援致します。 NotesDBアセスメントサービス サービス内容 ■DB一覧化 DB数、構成、管理者 の調査 ■設計情報調査 設計要素、複雑性、規模 テンプレート解析 NotesDB移行サービス ■移行対象業務 要件定義 業務内容の確認 処理内容の把握 セキュリティポリシー の確認 ■利用状況調査 ■DB解析 利用者、最終アクセス ツールを利用したDB解析 日の調査 ■移行先プラット 解析結果分析 フォーム設計 用途と機能による移行 ■移行対象判定 ■移行方法判定 先アプリケーションの 移行対象の絞り込み 解析結果から移行方法 実現方法を解析 移行対象決定 判定 Copyright © Ricoh IT Solutions Co., Ltd. All Rights Reserved. ■アプリケーション移行 アプリケーション設計 開発 検証 ■データ移行 Notesデータ移行 45 リコーITソリューションズ株式会社 東京都中央区晴海1-8-10 トリトンスクエア オフィスタワーX 42F 〒104-6042 http://www.jrits.ricoh.co.jp/ ●本サービスへのお問い合わせは当 社ソリ ューシ ョン問 い合わ せ窓口 まで 0120-446-436 ソリューション 問い合わせ窓口 [email protected] ●受付時間 9時～12時、13時～17時（土・日、祝祭日、弊社休業日を除く）
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